INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

JOSE MANUEL CASTAÑO MESA

Período evaluado: julio 1º- octubre 31 de 2013

Fecha de elaboración: 08 de noviembre de 2013

Subsistema de Control Estratégico

Dificultades

Debilidad en el compromiso y continuidad por parte de la gran mayoría de las Secretarias de la Administración Municipal en la adopción de los Acuerdos de Gestión para los cargos de Gerencia Pública (solo dos Secretarias han realizado dicha tarea), dificultando así, que el Nominador haga uso de ésta herramienta para la toma de decisiones en torno a la evaluación del desempeño de estos funcionarios. Así mismo y, a pesar de haberse realizado actividades tendientes frente al fortalecimiento de la administración de los riesgos, a la fecha, aún se presentan dificultades respecto de la etapa de análisis en el contexto estratégico, pues se evidencia un significativo desconocimiento en la materia en términos generales por parte de los funcionarios que hacen parte de las Secretarias. Igualmente, a la fecha, no existe evidencia alguna sobre la jornada de re-inducción. En el proceso o fase de entrenamiento al nuevo funcionario, no existe total claridad respecto de los roles de quienes deberían intervenir en dicha actividad legal. Bajo seguimiento y control por parte del nivel directivo de las políticas adoptadas en el sistema de control interno. No existe en la entidad Código de buen gobierno.

Avances

Con el apoyo de la profesional universitaria del SGC, se viene realizando un trabajo de acompañamiento a las diferentes dependencias para de manera concertada hacer el levantamiento del contexto estratégico como elemento fundamental para la actualización de los riesgos al interior de cada uno de los procesos de la entidad.

Subsistema de Control de Gestión

Dificultades

No se cuenta con un buen seguimiento y análisis al sistema de indicadores de gestión, que permitan medir acertadamente por procesos la gestión, a nivel general tanto en las áreas misionales como las de apoyo. No se cuenta con un Manual de Funciones actualizado acorde a la estructura adoptada en el proceso de modernización realizado. No se cuenta con una información fluida hacia la ciudadanía en general en el tema de vinculación laboral en la entidad. Aunque existe un Manual de Procesos y Procedimientos adoptado y divulgado, como manual de calidad (SGI) se requiere para una mejor comprensión, establecer diagramas de flujo en este. Poca efectividad en el proceso de comunicación interna, mínima comunicación externa para dar a conocer los diferentes procesos que se llevan a cabo dentro de la Administración y en particular aquellos que reviste el carácter de interés público.

Avances

Se cuenta con un Comité Central de Mejoramiento activo, que mediante reuniones periódicas evalúa los resultados de sus procesos y propone recomendaciones de mejora para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Se tiene claro e institucionalizado el rol y las competencias de cada uno de los funcionarios responsables de la rendición de los diferentes informes que debe rendir la Administración ante los entes de control y los diferentes entes externos. Se tiene programada para el próximo mes de diciembre de hogaño la rendición pública de cuentas de la Administración del año 2013, ante la comunidad en general.

Subsistema de Control de Evaluación

Dificultades

Se detecta en términos generales bajo compromiso en el seguimiento riguroso a los planes de mejoramiento producto de auditorías tanto internas como externas lo que no permite determinar la efectiva implementación de estas al interior de los procesos, dificultando la labor de verificación de la oficina de control interno. Así mismo tampoco se evidencia la toma de acciones de mejora producto de la evaluación del SCI, o la implementación de las recomendaciones formuladas por esta oficina producto de su función legal y constitucional. Baja cobertura en el número de auditorías de control interno sustentado en la escases de recursos humanos, técnicos y financieros; con el agravante que a raíz de la Modificación de la Estructura Administrativa adoptada mediante Decreto 101 de junio 04 de 2013, en el alcance de dicha Oficina se vislumbra una situación de precariedad en el proceso auditor, toda vez que tal modificación limita aun mas los recursos citados y mengua el alcance en la gestión. Ausencia de auditorías de cumplimiento o de legalidad en Secretarias como Hacienda, e Infraestructura o el elemento sistemas de información en lo que concierne al trabajo de campo, debido a las dificultades ya mencionadas y al hecho de no disponer de un equipo multidisciplinario que apoye el proceso auditor.

Avances

Se ha cumplido hasta la fecha con el cronograma de auditorías de legalidad programado al inicio de año en el plan de trabajo de la Oficina de Control Interno. Se han realizado los correspondientes seguimientos a los planes de mejoramiento al interior de las Secretarias que han realizado dicha labor con el juicio que corresponde. Se ha dado el apoyo y acompañamiento en la elaboración del Plan de Mejoramiento a la auditoria integral vigencia 2012 y enviado a la CGA el 30 de octubre del presente. Se realizaron los diferentes informes finales resultantes de las auditorias de legalidad (cumplimiento) trazadas en el plan para el año 2013, con sus respectivos hallazgos y recomendaciones, insumo este, para la elaboración de los planes de mejoramiento al interior de las correspondientes Secretarias, dueñas de los procesos auditados.

Estado general del Sistema de Control Interno

El SCI actualmente se encuentra en un nivel medio de desarrollo, el cual viene realizando un proceso importante como es el de concientización en todos los niveles de la administración respecto del mismo.

Recomendaciones

Dar trámite de manera perentoria para adoptar la metodología para la formulación seguimiento y evaluación de los acuerdos de gestión, no solo por tratarse de de un tema de cumplimiento legal, sino también por tratarse de una herramienta de ayuda a la gestión.

Fortalecimiento de la administración de los riesgos en los diferentes procesos, concretamente en la etapa de análisis en el contexto estratégico.

Replantear, bajo una visión institucional, un programa sistemático de re-inducción que conduzca a un verdadero compromiso en el mejoramiento continúo y amplié el sentido de pertenencia de cada uno de los funcionarios.

Revisar y adoptar medidas que permitan establecer claramente de los roles de quienes deberían intervenir en la actividad de entrenamiento al funcionario que eventualmente ingresa por primera vez a la Entidad.

Fortalecer y no debilitar la Oficina de Control Interno para que no solo cumpla a cabalidad las metas trazadas y los compromisos de índole legal, sino quizás más importante aun se convierta en esencia un verdadero apoyo para la gestión y el autocontrol en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Aunar esfuerzos junto con la coordinadora del SGC para continuar la tarea de la articulación MECI-SGC.

Realizar, por parte de los responsables de los procesos, monitoreo y seguimiento permanente a los planes de mejoramiento suscritos con la Oficina de Control Interno y, los diferentes órganos de control.

Mayor operatividad y/o funcionabilidad del Comité de Coordinación de Control Interno, frente a la toma de acciones, monitoreo y seguimiento del Sistema de Gestión Integrado.

Elaboración de estrategias administrativas que permitan convertir al SGI, en una herramienta flexible y sistemática, para todos sin importar el nivel.

(Original Firmado) JOSE MANUEL CASTAÑO MESA Jefe Oficina de Control Interno