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Informática Administrativa

INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA

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Sesión No. 10

Nombre: Gestor de base de datos (Access). Parte I. Objetivo: al finalizar la sesión, el estudiante conocerá el funcionamiento básico

de Microsoft Access 2003.

Contextualización.

El control de la información pertinente a las operaciones diarias de las empresas,

se ha convertido en un principio básico de gestión que permite optimizar

procesos, tomar decisiones, y tener una operación diaria óptima.

Las bases de datos son conjuntos de datos o información relacionada entre si y

almacenada de forma estructurada.

Las bases de datos tienen el objetivo de manipular la información

poderosamente mediante consultas, las cuales, permitan obtener información

para ser mostradas en otros medios, tales como sistemas de compras, ventas,

inventarios, nóminas, manufactura, etc.

Algunas de las bases de datos más utilizadas hoy en día son las siguientes:

Microsoft SQL.

ORACLE.

MySQL.

PostgreSQL.

Microsoft Access.

También algunos servicios en nube como son:

ORACLE CLOUD.

Microsoft Azure.


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Introducción al Tema

El paquete de ofimática de Microsoft Office incluye un gestor de base de datos

llamado Access. Cuyo objetivo es el almacenaje ordenado de datos con un

propósito particular. Cuenta con una alta compatibilidad con Excel y es una

herramienta de gestión de datos óptima para software de desarrollo de las

herramientas de programación de Microsoft (C#, Visual Basic).

Es común que en las empresas se tengan sistemas de uso interno y externo

para realizar sus operaciones o actividades económicas, control de empleados,

pedidos, inventarios, etc. Las bases de datos ayudan a que los usuarios tengan

a la mano esta información para la oportuna toma de decisiones.

Suponiendo que un cliente quiere comprar algo de una empresa vía web, esta

consulta la existencia del producto para pedirla, o encargarla, los encargados de

ventas reciben la petición y consultan si se puede enviar de inmediato o de lo

contrario habrá que pasarlo a producción para su fabricación. Si llega a

fabricación los empleados tendrán que revisar si existe el material para

fabricarlo, de lo contrario se tendrá que hacer un pedido de materia prima. En las

operaciones grandes, puede ser muy tardado o casi imposible el hecho de

consultar eta información de forma física, para eso es que existen las bases de

datos.


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Explicación

7. Gestor de base de datos (Access)

7.1 Componentes de la interfaz de Microsoft Access 2003

Al igual que todas las herramientas de Microsoft Office Access también tiene un

espacio de trabajo definido por barras y paneles, ésta es la interfaz principal.

7.1.1 Las barras

Comenzando desde la parte superior, se encuentra como siempre la barra de

título y la barra de menús.


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Estas funcionan de igual forma que las demás herramientas que hemos visto en

sesiones anteriores (WORD, Power Point, Excel).

Continuamos con la barra de herramientas, que como se ha visto a lo largo de

este curso, contiene controles o comandos básicos como Nuevo, Abrir, Guardar y otras opciones específicas, en este caso, de Access 2003.

Otra barra que nos será de mucha utilidad en esta herramienta, es la barra de

estado, la cual reflejará las acciones que estemos ejecutando en su momento,

más adelante veremos cómo se va modificando el contenido de esta barra.

7.1.2 Panel de tareas

De nuevo encontraremos el panel de tareas, que como se ha visto en las

herramientas anteriores nos ayudará mucho en la ejecución de tareas en las que

nos encontremos trabajando.

7.2 Operaciones básicas con Access:

7.2.1 Conceptos básicos

Al trabajar con Access 2003 se tiene la confianza de que, al igual que las demás

aplicaciones de Microsoft Office, la interfaz gráfica ayudará mucho a la

manipulación y trabajo sobre las bases de datos creadas en Access 2003.


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Las bases de datos de Excel se guardan como archivos separados, lo cual

brinda una gran funcionalidad al exportarlo o reemplazarlo.

Al igual que en Word o Power Point, Access nos brinda plantillas para iniciar a

trabajar, tales como plantillas de formularios. En Access, las actividades sobre la

base de datos recae en los formularios, de los cuales Office tiene plantillas

prediseñadas para iniciar a trabajar más rápidamente.

¿Qué es un formulario?

Los formularios son campos de texto donde se ingresa información, en Access,

sirven para recopilar la información que se ingresará en la base de datos, o la

información con la cual el usuario trabajará.

Existen cuatro funciones básicas que los usuarios realizan a partir de los

formularios.

Ingresar información.

Consultar información.

Modificar información

Eliminar información.

7.2.2 Crear, cerrar y abrir una base de datos

Comencemos a ver las operaciones básicas, como son:

Crear una nueva base de datos.- Para iniciar a trabajar con Access

podemos crear una base de datos con ayuda del panel de tareas o bien

dando clic en el botón nuevo de la barra de herramientas. Al dar clic en

una nueva base de datos, a diferencia de los otros programas, tenemos

que indicarle inmediatamente donde se guardará la base, por lo cual nos

encontraremos con la ventana de guardar clásica, donde le indicaremos la


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ruta en la que queremos guardar nuestra base de datos, indicamos un

nombre, y damos clic en crear.

Esto creará el archivo de base de datos con el cual esteremos trabajando, de

forma automática, Access mostrará la ventana Base de datos con el nombre

con el cual fue grabada y lista para trabajar:

Cerrar base de datos.- Si se ha terminado de trabajar con la base de

datos, podemos cerrarla simplemente dando clic en el botón cerrar, como

en cualquier otra aplicación, así podremos trabajar con la base en otra

ocasión.


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Abrir la base de datos.- Para abrir la base de datos con la que se ha

estado trabajando, debemos primero abrir Access y escoger la opción

abrir base de datos, ya sea desde el panel de tareas o desde el botón

abrir de la barra de herramientas, esta acción desplegará la ventana

clásica de navegación de Windows donde podremos buscar la base de

datos justo donde se guardó anteriormente, selecciónala y da clic en abrir.

7.3 Tablas

Las bases de datos almacena la información en elementos llamados tablas, en

éstas, la información se crea bajo un modelo de negocio, el cual tendrá tantas

tablas como información deba almacenar y ordenar. Las tablas están definidas

por columnas de datos, las cuales serán llenadas con registros enlistándose fila

tras fila.

7.3.1 Operaciones básicas

Crear tabla. Una vez iniciada la base de datos, en la ventana de Base de datos

da clic en el objeto Tablas ubicado a la izquierda del panel y damos clic en el

botón Nuevo de esa misma ventana, eso desplegará las opciones para la nueva

tabla.


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Para este curso vamos a utilizar Vista diseño, pues es más flexible para trabajar

y se puede definir de mejor forma. Ahora selecciona Vista diseño y da clic en

aceptar, aparecerá la ventana de diseño de tabla.

7.3.2 Campos

En esta ventana se presenta una cuadrícula que debemos rellenar con la

configuración de la tabla, en el debemos enlistar y definir nuestros campos de la

siguiente forma:


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Nombre del campo. Es el nombre que recibirá la cabecera de una

columna, En las bases de datos se pueden definir varios campos que

definan la funcionalidad de nuestra tabla, por ejemplo, si la tabla será de

calificaciones, podemos agregar los campos: Alumno, Matemáticas,

Español, Inglés, etc.

Tipo de datos. Es el tipo de dato permitido para almacenar en este

campo, al igual que en Excel, podemos definir el tipo de cada campo, esto

permitirá hacer operaciones específicas con los datos de este campo.

Descripción: Podemos agregar información destallada en caso de

necesitarla, esto puede ser cuando la idea de un campo es un poco

extensa como para usar este como nombre de columna, por ejemplo se

puede usar el nombre numlistpadprimmat el cual no es muy descriptivo

y que puede significar algo como número de lista del padre de primaria turno matutino, esta descripción funciona como referencia para los que

se encuentran trabajando directamente en la base de datos y necesiten

saber que representan los datos contenidos en ese campo.

7.3.3 Tipos de datos y clave principal

Al dar clic en el recuadro de tipo de dato, una lista se desplegará para que

seleccionemos el tipo de dato que deseamos, entre ellos están los siguientes:

Texto: permite almacenar hasta 255 caracteres

alfanuméricos (números y letras).

Memo: permite almacenar información alfanumérica

pero con una longitud mayor a 255 caracteres.

Número: permite almacenar información numérica, con

este tipo de datos se pueden realizar operaciones matemáticas (texto y

memo no se permite).


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Fecha/Hora: permite almacenar información de tipo fecha, esto activa

operaciones de conteo de días, diferencia en fechas, etc.

Moneda: permite almacenar valores numéricos con precisión de hasta

cuatro decimales.

Auto numérico: éste es un tipo de dato que no puede ser insertado

manualmente, a cada registro nuevo se le asigna un valor secuencial que

no se repite.

Si/NO: permite trabajar con valores lógicos y boléanos, sirven para definir

mejor las búsquedas o especificar el estatus del registro.

Objeto OLE: es un objeto que se guarda en el campo, estos pueden ser

hojas de cálculo completas o documentos de Word.

Hipervínculo: permite almacenar direcciones de Internet con sus

descripciones.

La clave principal: en las tablas es recomendable seleccionar un campo

de la tabla como clave principal, esto nos ayudará a unir varias tablas que

tengan alguna relación entre sí, para realizar búsquedas de información

más robustas. Los campos principales se les conoce como ID

(identificador) y en la mayoría de los casos es un campo auto numérico,

esto nos ayuda a evitar repeticiones e incongruencia de datos.

Para asignar un campo como clave principal selecciónalo y en la barra de

herramientas superior encontrarás el icono Clave Principal al dar clic

sobre él, se asignará de forma automática la llave al campo.


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7.3.4 El asistente

Existe una herramienta en Access que nos permite configurar los campos con

ayuda de un asistente, para utilizarlo da clic en el botón de la barra de

herramientas, éste desplegara la siguiente ventana:

Éste nos muestra ayuda para crear los campos en caso de que no sepamos que

campos agregar a ciertas tablas.

De lado izquierdo puedes seleccionar una tabla similar a la que estés por diseñar,

al seleccionarla, el panel del lado derecho se llenará con los posibles campos

que puedas utilizar, selecciona los que desees agregar y da clic en el botón

aceptar, esto agregará esos campos con sus configuraciones recomendadas a la

tabla en la vista de diseño.

7.4 Las relaciones:

7.4.1 Concepto de relaciones

Cuando se crea una base de datos, la intención es mantener un almacén de

información sobre distintos rubros, esto generará varias tablas a agregar en la

base de datos. Pero hay información que pertenece incumbe o afecta a otras

tablas, por ejemplo, de una escuela existe la tabla PadresDeFamilia en las

cuales cada padre es un ID diferente, existe otra tabla que se llama Alumnos en


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cuyos campos se encuentra el ID del padre, esto para identificar cuantos hijos

tiene el padre en el colegio, así se podrán amarrar las dos tablas por el campo

IDpadre. A eso se le conoce como relación.

7.4.2 Operaciones de relaciones

Crear una relación. Una vez creadas nuestras tablas y sus respectivos campos,

podemos crear relaciones entre ellas para optimizar las búsquedas y asegurar

contenidos. Para agregar una relación ve al menú herramientas y selecciona la

opción de Relaciones o bien busca el icono relaciones de la barra de

herramientas , éste abrirá la siguiente ventana:

Esta muestra todas las tablas que hemos

creado en nuestra base de datos, para crear

las relaciones entre ellas, selecciona las que

sepas que se deben unir por uno o varios de

sus campos y da clic en el botón agregar.

Al dar clic en el botón cerrar aparecerá un

espacio de diseño de relaciones donde

aparecerán las tablas como una especie de

ventanas, en las cuales se enlistan sus

respectivos campos.


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Para crear una relación entre estas dos tablas, selecciona el campo coincidente

o con el que crees que debe tener una relación, arrástralo hasta la otra tabla

encima del campo a amarrar y suéltalo, esto abrirá la siguiente ventana:

Verifica que la información marcada sea la correcta y da clic en el botón Crear.

Modificar y eliminar relaciones. Para modificar en la misma ventana de

relaciones selecciona la relación que desees modificar y da clic con el botón

secundario, ahí encontrarás la opción Modificar relación y Eliminar relación, selecciona la que desees utilizar.

7.5 Las consultas

Las consultas también son conocidas como Querys es una sentencia donde se

le solicita a la base de datos que muestre, elimine o modifique los registros

pertinentes de una condición dada.

7.5.1 Operaciones de consulta

Crear una consulta: una vez creada nuestras tablas y ya con la información

almacenada en ella, podemos crear consultas que nos muestren el contenido,

para crear una consulta selecciona el objeto consulta de la venta de base de

datos.


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Al igual que la tabla nos muestra opciones para generar la consulta, en este

caso, daremos doble clic en la opción de Crear una consulta en vista diseño.

La cual nos mostrará la siguiente ventana:

Esto nos permitirá seleccionar las tablas sobre las que deseamos realizar la

consulta. Selecciónalas y da clic en el botón agregar.

La ventana que a continuación aparece es la ventana donde diseñaremos

nuestra consulta, en la parte de superior encontrarás las tablas agregadas, y en

la parte de inferior, un formulario que se llenará de acuerdo a la consulta que

queramos generar.


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¿Cómo realizar una consulta?

En la cuadrícula inferior se encuentran varias filas y columnas, cada columna

representa una columna en la tabla, por otro lado, las filas, nos ayudarán a

definir la búsqueda de acuerdo a los siguientes criterios:

Campo: nombre del campo por el cual se realizará la búsqueda.

Tabla: nombre de la tabla a la que pertenece ese campo.

Orden: forma de ordenamiento en que se mostrarán los resultados,

puede ser ascendente o descendente.

Mostrar: si quieres ver el valor del campo marca la casilla, esto mostrará

los resultados coincidentes que existen en ese campo, si sólo deseas

utilizar el campo para filtrar pero deseas ver el contenido de otra columna

relacionada a ese registro, no es necesario seleccionar la casilla, por

ejemplo, si quiero saber el apellido paterno de un alumno con el nombre

de José Luis, puedo ejecutar el filtro para el campo Nombre y no

seleccionar la casilla, pero a su vez, seleccionar la columna de apellido

paterno y seleccionar la casilla, esta búsqueda mostraría sólo los

apellidos paternos de aquellos alumnos cuyo nombre sea José Luis.


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Criterios: son las condiciones que definirás para realizar una búsqueda

específica, por ejemplo, que el valor de ese campo sea mayor a 200 (>

200) o un registro cuyo nombre sea José Luis (“José Luis”) (el valor por

omisión es igual que) pueden ser varios criterios anidados por los

ordenadores AND y OR.

O: sirve para combinar varios criterios de búsqueda, es equivalente a un

operador lógico OR para la condición de búsqueda.

Para agregar campos a la cuadrícula sólo debes dar clic en el nombre del campo

en la lista de tablas superior, este campo se agregará en la siguiente columna

libre de la cuadrícula, así podrás definir sus filtros de búsqueda para ese campo.

Una vez definida la búsqueda se debe guardar, esto es recomendable pues es

muy probable que cada que se regrese a la base de datos se generan

búsquedas similares, como una consulta del total de ventas semanal o una

búsqueda del vendedor con mayores ventas del día.

Para guardar la búsqueda sólo debes dar clic en el botón de guardar o cerrar la

ventana de diseño de consultas, esto te avisará si deseas guardarla, agrega un

nombre que haga alusión a la acción de la búsqueda y da clic en aceptar.


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Ejecutar búsqueda. Una vez definida la consulta, podemos ejecutarla dando

clic en el botón ubicado en la barra de herramientas, este botón realizará la

consulta con los parámetros ingresados y desplegará la el resultado de acuerdo

a los criterios especificados, si el resultado no es el esperado siempre puedes

modificar la consulta y grabarla hasta cerciorarse que el resultado de la consulta

sea el correcto, el resultado de la consulta se mostrará en una ventana como

esta:

Donde se muestran los resultados de la consulta con los parámetros ingresados

y una barra de navegación por registrar en la parte inferior de la ventana.

7.5.2 Consultas resumen

Las consultas resumen son aquellas que por la naturaleza de sus datos pueden

ser agrupadas o contabilizadas en un sólo campo, resumiendo así el total de un

mismo concepto en una fila y no en varias desglosadas, por ejemplo, el total de

las ventas del día por empleado, no necesitamos saber que vendió y de cuánto

fue cada venta, sólo nos importa saber el monto final y el nombre del vendedor,

a ese resultado lo llamamos una consulta resumen. Para poder hacerla debemos

activar la opción de Totales del menú Ver en la vista diseño, o dar clic en el

botón autosuma .

Existen otro tipo de resúmenes en las consultas, están definidas por funciones

de agrupación o agregación, para realizar este agrupado se debe definir en el


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campo seleccionado y agregar la función a realizar, las funciones son las

siguientes:

Cuenta: regresa el número de valores contenidos en ese campo, es decir,

el número de registros que existen en esa tabla.

Suma: regresa el valor acumulado de los valores contenidos en ese

campo, no aplica para los campos de tipo texto.

Promedio: regresa el resultado de la suma total de los registros dividido

entre el conteo de los registros existentes en la tabla.

Min y Max: regresan el valor más alto o el más bajo de una lista de

números en ese campo.

Primero y último: regresan el primer valor agregado a la tabla o el último

agregado.

Var: calcula la varianza de los valores contenidos en el campo.

7.5.3 Consultas cruzadas

En ocasiones los

usuarios requerirán más

de un campo de

agrupación, para hacerlo

necesitarán hacer una

consulta cruzada, para

ayudar a hacer estas

consultas, Access nos

brinda un asistente

especial para consultas cruzadas, para abrirlo, abrimos desde la ventana Base de Datos, una nueva consulta y seleccionamos la opción de Asistente de consultas de tablas referenciadas cruzadas.


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Al iniciar el asistente nos preguntará cuál es el origen de nuestros datos,

selecciona la opción que sea pertinente según el caso, lo común es elegir la

opción tablas, ya que trabaja sobre los datos concretos de la base de datos.

A partir de este paso, existen varios pasos los cuales permitirán personalizar el

resultado final de la consulta, como lo son el título de las columnas y filas del

resultado, a lo

largo del asistente,

como se puede

ver en la imagen,

en la parte inferior

nos mostrará un

ejemplo del

resultado final,

sólo debes

cerciorarte que

sea el formato que

necesitas. Para

todos los casos llegaremos a la siguiente ventana, la cual, dependiendo el tipo


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de campo, nos permitirá realizar las funciones de agregación antes definidas

sobre esos campos, selecciona la que satisfaga la necesidad y da clic en el

botón siguiente.

Una vez terminada la configuración damos clic en el botón siguiente, ahora solo

tenemos que agregar un nombre a la consulta y podremos ver el resultado o ir al

modo de vista diseño para trabajar con ella como ya se vio anteriormente.


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Conclusión

Como pudiste ver en esta sesión, Access es una herramienta que nos permite

realizar consultas sobre un gran número de datos de forma muy amigable, crear

bases de datos, tablas y consultas resulta realmente fácil utilizando los

asistentes que te llevan de la mano en los procesos.

Las consultas sobre la información resulta una práctica de vital importancia, pues

es esta información la que ayudará a decidir planes de acción, corrección de

procesos y simplemente generar reportes que mantengan informados a los

usuarios en cuanto a sus movimientos en el modelo de negocio.

En esta sesión vimos la forma de crear y consultar la información, falta aprender

cómo agregar información a la base de datos, cómo se llena para poder

consultarla, para esto es necesario estudiar formularios, tema del cual se hablará

en la siguiente sesión.


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Para aprender más

En Microsoft Access se agregó una modalidad de trabajo basada en el lenguaje

SQL, todas las operaciones vistas en esta sesión pueden ser ejecutadas desde

sentencias declaradas en SQL.

Es recomendable que practiques un poco estas funciones, ya que uno de los

gestores de bases de datos más implementados a nivel mundial es

precisamente SQL Server, para poder ejecutar líneas de código SQL en Access

sigue las siguientes instrucciones definidas por Microsoft:

Microsoft (s/f). Cómo crear una consulta SQL de paso a través en Access.

Información disponible en:

https://support.microsoft.com/es-es/kb/303968

Para practicar un poco, a continuación en encontrarás un link a un manual

básico de las sentencias de SQL para que practiques.

García, E. A. (2003). Manual práctico de SQL. Documento disponible en:

http://www.lawebdelprogramador.com/cursos/archivos/ManualPracticoSQ

L.pdf


http://www.lawebdelprogramador.com/cursos/archivos/ManualPracticoSQL.pdf



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Actividad de Aprendizaje

“Creación de una base de datos”

Con el objetivo de reafirmar lo visto en esta sesión, realiza la siguiente actividad:

Instrucciones: Crea una base de datos en Access sobre algún tema de libre

elección, por ejemplo, una base de datos de un sistema de gestión escolar con

alumnos, grupos, materias, profesores y calificaciones.

Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en consideración

lo siguiente:

Creación de base de datos.

Creación de tablas de un modelo de libre elección.

Creación de al menos 5 consultas de información diferente.

Deberás entregar la evidencia en un archivo de Microsoft Word con las

impresiones de pantalla de evidencia.

Guarda tu actividad y entrégala de acuerdo a las indicaciones de tu profesor.


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Bibliografía

Varela, C. (2006). Microsoft Access 2003 Nociones básicas. España: Ideas

propias.

Cibergrafía

García, E. A. (2003). Manual práctico de SQL. Documento disponible en:


Microsoft (s/f). Cómo crear una consulta SQL de paso a través en Access.

Información disponible en:




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