ic-pl-do(012) manual de calidad crc 2014 v2 (1)

Sociedad Nacional de

la Cruz Roja

Colombiana

Manual de Calidad Cruz Roja Colombiana

2014

SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA

COLOMBIANA

Manual De Calidad

Código: IC-PL-DO(012)

Versión: 2

Reviso: Coordinación de

Planeación

Aprobó: Dirección

Ejecutiva Nacional

Tabla de contenido

1. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE GESTION DE CALIDAD: ............... 4

2. DIRECTRICES DE CALIDAD: .................................................................................... 4

1.1. MISIÓN: .......................................................................................................................... 4

1.2. VISIÓN:........................................................................................................................... 4

1.3. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES - Movimiento Internacional de la Cruz Roja y la Media Luna Roja 5

1.4. VALORES CORPORATIVOS ....................................................................................... 5

1.5. POLITICA DE CALIDAD:............................................................................................. 6

1.6. OBJETIVOS DE CALIDAD: ......................................................................................... 6

3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ............... 7

3.1. ESTRUCTURA DOCUMENTAL .................................................................................. 7

3.1.1. REQUISITOS GENERALES. .............................. ¡Error! Marcador no definido.

3.1.2. REQUISITOS DOCUMENTALES: ........................................................................ 7

3.2. RESPONSABILIDAD POR LA DIRECCIÓN .............................................................. 9

3.3. PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE CAMBIOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD............................................................................................................................... 9

3.4. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN .................. ¡Error! Marcador no definido.

3.5. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. .............................................................................. 11

3.6. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ....... 11

4. MATRIZ DE COMUNICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD .... 12

5. MAPA DE PROCESOS ................................................................................................ 13

ANEXO 1. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS .......................................................... 15

Direccionamiento Estratégico. .............................................................................................. 16

Gestión Integral de Control .................................................................................................. 18

Gestión Integral de Riesgo .................................................................................................... 32

Gestión de Salud. .................................................................................................................. 36

Gestión de principios y valores- doctrina y protección ........................................................ 40

Gestión de Proyectos............................................................................................................. 47

Gestión administrativa y financiera ...................................................................................... 51

Gestión del talento humano .................................................................................................. 65

MDR y Unidades de negocio ................................................................................................ 75


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DELEGACION DE LA DIRECCION SOBRE EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EN LA

SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA

El manual de calidad de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana, describe las

disposiciones aprobadas para cumplir y comunicar la misión, la política, los objetivos, los

requisitos legales e institucionales relacionados con la calidad y orientado a satisfacer las

necesidades de partes interesadas en el direccionamiento a sus seccionales para la prestación

de servicios bajo el cumplimiento con los requisitos legales y los exigidos por la norma ISO

9001.

La alta dirección de la Cruz Roja Colombiana, delega al Coordinador de Calidad como

representante de los temas referentes al Sistema de Gestión de Calidad.


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1. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE GESTION DE CALIDAD:

Objetivo:

El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Gestión de Calidad implementado por la Cruz

Roja Colombiana para la planeación, control, aseguramiento y mejora de la calidad en sus servicios;

cumpliendo con los estándares del marco legal que los rige. Este Manual de Calidad muestra el alcance, los

procesos involucrados, la interacción y roles en los proceso, comunicando a todos los empleados las políticas y

objetivos de calidad.

Alcance del Manual: El Manual de Calidad cubre todos los procesos que se han identificado y definido internamente en la Sociedad

Nacional; son elementos de cumplimiento obligatorio por todos los Voluntarios, Directivos y Empleados

responsables de los procesos de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana.

2. DIRECTRICES DE CALIDAD:

1.1. MISIÓN: La Misión de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana es prevenir y aliviar, en cualquier circunstancia

en la cual sea su deber intervenir, el sufrimiento y la desprotección de las personas afectadas por contingencias

ocasionales, con absoluta imparcialidad, sin discriminación por motivos de nacionalidad, raza, sexo, religión,

idioma, condición social u opinión política; proteger la vida y la salud de las personas y su dignidad como seres

humanos, en particular, en tiempo de conflicto armado y en otras situaciones de emergencia; contribuir, de

acuerdo con su misión y objetivos, a la promoción de la salud, el bienestar social y la prevención de las

enfermedades; fomentar el trabajo voluntario y la disponibilidad de servicio por parte de los miembros del

Movimiento, así como un sentido universal de solidaridad para con quienes tengan necesidad de su protección y

de su asistencia; promover y defender los derechos humanos, el derecho internacional humanitario y los

principios fundamentales del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja.

1.2. VISIÓN: En el 2015 la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana será la institución líder en el desarrollo de

acciones humanitarias en favor de los vulnerables en el país, soportada en el talento humano comprometido con

una gestión eficiente y eficaz sostenible en el tiempo.


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1.3. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES - Movimiento Internacional de

la Cruz Roja y la Media Luna Roja

Humanidad: Presta auxilio sin discriminación a todos los heridos en campos de batalla, se esfuerza bajo

un aspecto internacional y nacional en prevenir y aliviar el sufrimiento de los hombres en todas las

circunstancias. Tiende a proteger la vida y la salud, así como hacer respetar a la persona humana.

Favorece la comprensión mutua, la amistad, la cooperación y una paz duradera entre todos los pueblos.

Imparcialidad: El Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja no hace ninguna

distinción de nacionalidad, raza, religión, condición social ni credo político. Se dedica únicamente a

socorrer a los individuos en proporción con los sufrimientos, remediando sus necesidades y dando

prioridad a las más urgentes.

Neutralidad: Con el fin de preservar la confianza de todos, el Movimiento Internacional de la Cruz

Roja y de la Media Luna Roja se abstiene de tomar parte en las hostilidades y, en todo tiempo, en las

controversias de orden político, racial, religioso e ideológico.

Independencia: El Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja es

independiente. Auxiliares de los poderes públicos en sus actividades humanitarias y sometidas a las

leyes que rigen los países respectivos, las Sociedades Nacionales deben, sin embargo, conservar una

autonomía que les permita actuar siempre de acuerdo con los Principios del Movimiento.

Voluntariado: El Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna roja es un movimiento

de socorro voluntario y de carácter desinteresado.

Unidad: En cada país sólo puede existir una sola Sociedad de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja,

que debe ser accesible a todos y extender su acción humanitaria a la totalidad del territorio.

Universalidad: El Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, en cuyo seno

todas las Sociedades tienen los mismos derechos y el deber de ayudarse mutuamente, es universal.

1.4. VALORES CORPORATIVOS

Respeto: Representa el reconocimiento en sí mismo o en los otros hombres, de una dignidad que se

tiene la obligación de salvaguardar. En una sociedad pluriétnica y multicultural todas las personas son

iguales en dignidad, independientemente de su raza, edad, condición social y procedencia.

Solidaridad: Pauta de comportamiento que se traduce en una actitud de participación y apoyo hacia las

personas en relación con sus problemas, actividades o inquietudes

Justicia: Uno de los valores fundamentales en la conformación y transformación de las relaciones

sociales. Es la voluntad constante de dar a cada uno lo que es suyo.

Lealtad: Manifestación plena de fidelidad hacia la verdad, proyectada hacia sí mismo, la familia y la

Institución.


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Autoridad: Derecho de la propia decisión a la libre disposición de sus actos sin coacción de otro

alguno. Capacidad de ser guiado por sus propios conceptos con alto sentido de responsabilidad social.

Confidencialidad: Respeto a la privacidad de las personas a quienes se prestan los servicios

conservando el carácter confidencial de la información institucional

Honestidad: Actuar con rectitud, sinceridad consigo mismo y con los demás.

Responsabilidad: Cumplimiento a cabalidad de las obligaciones y deberes.

Transparencia: Son acciones que demuestran indicadores de claridad, responsabilidad y

discernimiento.

Compromiso: Adhesión voluntaria y afectiva con la Institución, identificación con la misión, valores, y

demás directrices de nuestro Movimiento Humanitario.

1.5. POLITICA DE CALIDAD:

La Cruz Roja Colombiana está comprometida en aliviar y prevenir el sufrimiento humano en cualquier

circunstancia, por medio de:

Cumplimiento de los principios fundamentales del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y la

Media Luna Roja.

Asistencia humanitaria a la población más vulnerable

Lineamientos estratégicos que permiten el mejoramiento continúo de todos los procesos.

Identidad corporativa presente en toda la organización

Desarrollo de proyectos en beneficio de las poblaciones más vulnerables.

Adecuada planificación y desempeño de todos los procesos.

Disciplina, ética y satisfacción en todas las actividades desarrolladas.

Logramos lo anterior gracias al Compromiso y la Formación de todos nuestros colaboradores y voluntarios

que permiten la existencia de esta gran organización.

1.6. OBJETIVOS DE CALIDAD:

Salvar vidas mediante la gestión integral de riesgo

Posibilitar una vida sana y segura

Promover la inclusión social y una cultura de la no violencia y la paz

Desarrollar un modelo organizacional simple y funcional

Fortalecer la unidad e interlocución con actores internos y externos

Garantizar la sostenibilidad mediante la Gestión eficiente de los recursos

Mantener la eficacia del SGC en todos nuestros procesos que contribuyan al accionar humanitario de la

Sociedad Nacional


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3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

3.1. ESTRUCTURA DOCUMENTAL La Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana está implementando por medio de los sistemas de

información que posee la Institución un sitio de en la red mediante las herramientas drive y site de google.apps,

en el cual se busca minimizar el impacto ambiental y concientizar a todo el personal del uso de las herramientas,

disminuyendo la impresión de documentos. Adicionalmente permite:

Publicación de los documentos aprobados

Vigencia de los mismos

Asegura que las versiones de los documentos se encuentran disponibles

Criterio de unidad en el manejo de la documentación

Previene el uso de documentos obsoletos o no controlados, entre otros.

El site disponible es:

https://sites.google.com/a/cruzrojacolombiana.org/sistema-gestion-para-la-calidad-cruz-roja-

colombiana/home/mapa-de-procesos.

Y esta compartido por el sistema google.apps a todo el personal que tenga cuenta institucional

(@cruzrojacolombiana.org).

3.1.1. REQUISITOS DOCUMENTALES:

Instrucciones de

Trabajo: • Manuales

• Planes de Calidad

• Procedimientos

• Protocolos

• Instructivos

• Guías

• Cajas de Herramientas

Caracterizaciones de los

procesos

Manual de

Calidad

https://sites.google.com/a/cruzrojacolombiana.org/sistema-gestion-para-la-calidad-cruz-roja-colombiana/home/mapa-de-procesos

https://sites.google.com/a/cruzrojacolombiana.org/sistema-gestion-para-la-calidad-cruz-roja-colombiana/home/mapa-de-procesos


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La documentación del Sistema de Gestión De Calidad de la Cruz Roja Colombiana, se basa en el análisis de sus

requerimientos internos y como referencia la normatividad legal Colombiana.

MANUAL DE CALIDAD: Se constituye como el documento maestro que integra los conceptos generales del

sistema de la Sociedad Nacional, hace referencia a los procesos y su interacción.

CARACTERIZACIONES: Es el documento que principal de un proceso, donde se describen las

metodologías asociadas al proceso de acuerdo al ciclo PHVA, y refleja los recursos necesarios para

desarrollar las actividades del proceso y el cumplimiento de objetivos y normatividad.

INSTRUCCIONES DE TRABAJO: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

Encontramos dentro de la esquematización los siguientes tipos de instrucciones:

Manuales: Instrumento administrativo, que contiene de forma explícita, ordenada y sistemática,

documentación sobre la planificación para el desarrollo de los procesos.

Planes de calidad: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,

quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso producto o contrato específico.

Procedimiento: Documento que describe de forma general, los pasos necesarios para realizar una actividad

o procesos; cuenta con los procedimientos documentados exigidos por la normatividad y los que se requieren

para garantizar una excelente prestación de servicio los cuales son:

Control de documentos

Control de registros

Auditoria interna

Control de producto no conforme

Acciones correctivas y acciones preventivas

Protocolo: Conjunto de instrucciones que describe la secuencia del proceso de atención. Son el producto de

una validación técnica que puede realizarse por consenso o por juicio de expertos.

Instructivos: Documento que detalla el paso a paso de las acciones necesarias para ejecutar actividades o

desarrollar procedimientos.

Guía: Conjunto de datos, instrucciones o modelos que permiten dirigir, conducir o encaminar las acciones o

de actividades puntuales de los procesos.

Caja de Herramientas: Conjunto de información necesaria e indispensable para el desarrollo puntual de los

programas misionales de la Institución (ver guía caja de herramientas).

REGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades

desarrolladas para efectos de control de las funciones y medición de los alcances de la política de calidad de la

Sociedad Nacional.

Adicionalmente se cuenta con una información de soporto para el desarrollo de actividades de la institución:

DOCUMENTOS EXTERNOS: Documento generado por una organización externa a la Sociedad Nacional, y

que tiene que ver con el desarrollo de los procesos internos. Se destacan como documentos externos la

Normatividad legal que nos compete por el Gobierno, comunicados, circulares, convenios entre otros.

Todos estos documentos serán controlados de acuerdo al procedimiento de CONTROL DE DOCUMENTOS.


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3.2. RESPONSABILIDAD POR LA DIRECCIÓN La Cruz Roja Colombiana es una Sociedad Nacional dentro del movimiento, decidida a implementar y

mantener con eficacia el sistema de gestión de calidad basándose en la norma NTC ISO 9001 con el fin de

prestar el mejor servicio y por ende lograr la satisfacción de la comunidad, para lograr esta meta contamos con

órganos de gobierno y gestión, que mediante la planificación y revisión de acuerdo a sus roles dentro del

Sistema de Gestión de Calidad nos asegura el adecuado funcionamiento del mismo.

Además, la Alta Dirección garantiza el compromiso de su personal, el recurso financiero y tecnológico para el

cumplimiento de la misión humanitaria, que garantice la aplicación permanente del Sistema de Gestión de

Calidad y su adaptación permanente a los cambios impuestos por el medio.

3.3. PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE CAMBIOS EN EL

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Dentro del contexto de un Sistema de Gestión de la Calidad, el PHVA es un ciclo dinámico que puede

desarrollarse dentro de cada proceso de la Sociedad Nacional y en el Sistema de Gestión de Calidad como un

todo. Está íntimamente asociado con la planificación, implementación, control y mejora continua.

Por esto en la Cruz Roja Colombiana el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, la mejora continua

y el aumento de la capacidad de los procesos; se logran aplicando el concepto de PHVA en todos los niveles

dentro de la Sociedad Nacional de la siguiente forma:


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Planificar

Establecer el marco de trabajo, los servicios y acciones que desarrollará la institución, sus jerarquías

administrativas y operativas, los manuales de funciones y responsabilidades de las personas así como las

dependencias con el fin de promover en todos los niveles de la Sociedad Nacional, la conciencia e importancia

de sus actividades regulares y extraordinarias, para crear estrategias coordinadas que integren el talento

humano, los recursos tecnológicos y financieros de la Sociedad Nacional.

Durante la planificación se desarrollan las siguientes actividades:

a) Analizar la necesidad de modificar o incluir directrices dentro del sistema.

b) Recolectar información y formular los lineamientos de control.

c) Modificar la documentación pertinente estableciendo los registros necesarios según sea aplicable.

d) Implementar las directrices desarrolladas empleando el método que mejor se ajuste de acuerdo con las

necesidades.

Hacer

Se ejecutan las actividades de acuerdo con las directrices establecidas. La responsabilidad por desarrollar cada

una de las tareas planeadas se describe en los documentos desarrollados por la organización.

Verificar

Realizar un monitoreo de las variables de referencia medibles y establecer parámetros comparativos con las

políticas, objetivos y requisitos del producto o los procesos para finalmente elaborar informes que faciliten el

análisis de cumplimiento de metas.

Con el fin de mantener la integridad y mejorar la eficacia del Sistema se han establecido las siguientes

actividades:

a) Seguimiento y medición del plan de acción.

b) Auditorías internas.

c) Revisiones por la dirección.

d) Gestión de riesgos

Actuar

A partir de los resultados de la verificación se originan actividades tendientes al mejoramiento continuo, dentro

de dichas actividades se encuentran acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento, siguiendo los

lineamientos del Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas. Tomando como base los resultados de la

presente actividad se inicia nuevamente el ciclo PHVA buscando mejorar continuamente la eficacia del

Sistema.


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3.4. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.

La alta dirección de la Sociedad Nacional ha estipulado realizar revisiones periódicas (mínimo una vez al año)

al sistema de gestión de calidad para asegurar la adecuación del sistema y las mejoras del mismo. Esta revisión

se realizará con los Directores de la Sociedad Nacional y estarán moderadas por el coordinador de calidad

basándose en lo definido en el procedimiento de revisión por la dirección.

La revisión por la dirección permitirá evaluar las fortalezas del sistema de gestión de calidad, el desempeño de

los procesos, evaluar que tan efectivas han sido las acciones correctivas, preventivas y de mejora con respecto

al mejoramiento de la Sociedad Nacional, retroalimentación con el cliente y analizar que la política y los

objetivos de calidad estén acordes.

Esta actividad le permite a la Cruz Roja Colombiana, plantear estrategias de mejoramiento de los procesos o

afianzamiento de los mecanismos positivos que generan confianza y resultados favorables incluye las

decisiones y acciones relacionadas con la mejora de la eficacia del sistema de gestión de calidad y sus procesos

3.5. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD

Alcance: Direccionamiento a las seccionales, soportado en nuestros voluntarios y empleados, propendiendo por

la mejora de la calidad de vida de las comunidades en: La prestación de servicios de salud. Gestión en materia

De riesgos asociados a eventos de carácter natural, social o antrópico, Promoción de inclusión social. Desarrollo

de programas de educación, formación, bienestar y desarrollo de la Cruz Roja Colombiana.

Exclusiones del Sistema de Gestión de Calidad. . El sistema de gestión de calidad se estructuró teniendo en

cuenta el cumplimiento de los requisitos especificados en la norma NTC ISO 9001:2008 en la cual se presentan

las siguientes exclusiones:

Numeral 7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN

La Institución no requiere equipos de seguimiento y medición para generar el direccionamiento a las

seccionales para la prestación de servicios.

No utilizamos equipos que requieran ser calibrados Para la prestación de nuestros servicios.

Numeral 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

La Institución no diseña, ni desarrolla productos o servicios, solamente aplica requisitos o criterios previamente

establecidos y de acuerdo a unas condiciones ajustadas a la normatividad legal, de movimiento o institucional.


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4. MATRIZ DE COMUNICACIÓN DEL SISTEMA.

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA

CARGO QUE COMO A QUIEN CUANDO

COORDINADOR DE

CALIDAD.

Apoyo en la difusión de:

* Los Documentos del Sistema de

Gestión de Calidad

(Procedimientos, Instructivos,

Formatos, Manuales de Gestión,

entre otros).

* Apoyo en la divulgación de:

* Políticas del Sistema de Gestión

de Calidad.

* Misión, Visión, Valores.

* Objetivos del Sistema de

Gestión de Calidad.

* Información de Desempeño de

los Procesos.

* Capacitación.

* Inducciones

* Boletines.

* Carteleras.

* Charlas o

reuniones.

* Videos.

A todo el personal de la

Cruz Roja Colombiana.

*Cuando se requiera elaborar o

revisar un documento.

*Permanentemente o cada vez que

sean revisados y aprobados.

*Frecuentemente para reforzar y

asegurar el reconocimiento de la

información.

* Cuando la organización así lo

considere.

Información sobre resultados

de las Auditorias.

En reuniones y

revisiones de los

comités y juntas

directivas.

Dirección Ejecutiva

Nacional y Direcciones

nacionales y personal

involucrado

Mínimo una vez al año (Revisión

por la Dirección).

Programación de Auditorias Planes de auditoria. * Indispensable a las

direcciones nacionales.

*Cada año o en caso de revisión

del proceso.

Revisión por la Gerencia * Informe de la

revisión

* Indispensable a las

direcciones nacionales.

Mínimo una vez al año (Revisión

por la Dirección).

DIRECCIONES

NACIONALES.

Comunicar la importancia del

sistema de gestión de calidad

y motivar al personal al

aporte para su

implementación, desarrollo y

mejora

Reuniones. A todo el personal.

Esporádicamente o cuando se

establezcan cambios en los

requisitos.

Política y Objetivos de

calidad.

Reuniones de

Sensibilización y

concientización

A todo el personal. Cada vez que sean revisados y

aprobados.

Información sobre

modificaciones de los

instrumentos jurídicos y/o

cambios de requisitos legales.

Reuniones comités. A todo el personal.

En caso de que se presenten

modificaciones de instrumentos

jurídicos y/o requisitos legales.

Mejoras y recursos necesarios

para el sistema de gestión de

calidad y la revisión por la

gerencia

Reuniones Todo el personal

Después de la revisión por la

gerencia y cuando la Cruz Roja

Colombiana lo requiera.

TODO EL

PERSONAL

Asuntos de interés que

promuevan la mejora de los

procesos.

* Reuniones

Coordinador de calidad.

En reuniones o charlas informales

con el personal de la Cruz Roja

Colombiana.

Información sobre los

Indicadores correspondientes

a cada proceso, desempeño de

los procesos.

* Planeación.

Según frecuencia para presentar

indicadores, Presentación del Plan

Operativo Anual (POA) y en la

revisión por la dirección.


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Planeación

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Ejecutiva Nacional

5. MAPA DE PROCESOS

La Cruz Roja Colombiana ha implementado un Sistema de Gestión en Calidad, describiendo una serie de

procesos correlacionados utilizando como base el ciclo de mejora continua PHVA y enfocados a satisfacer las

expectativas de la comunidad mediante las actividades enunciadas en el siguiente mapa de procesos.


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Ejecutiva Nacional

Procesos Estratégicos

Revisión por la Dirección

Planeación

Jurídica

Auditoria interna

Control interno

Comunicación

Cooperación

Reducción del riesgo

Respuesta a emergencia.

Recuperación y desarrollo humanitario

Salud Comunitaria

VIH / SIDA Apoyo

psicosocial Salud Publica en

Emergencias

Proyectos Contaminación por armas

Doctrina Protección

Procesos Misionales

Procesos de apoyo

Gestión humana Capacitación interna Voluntariado

Sistemas Logística Financiero

Movilización de Recursos Capacitación Externa Empresas

Las unidades de Banco Nacional de Sangre y Lotería, cuentan con sus propios sistemas de calidad y solo se hace referencia.


Caracterización De Procesos

Código: IC-PL-FO(003)

Versión: 1

ANEXO 1. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS




Versión: 1

PROCESO Direccionamiento Estratégico. AUTORIDAD: Junta Directiva Nacional

OBJETIVOS DEL

PROCESO

Proveer a la Institución de un proceso que permita la toma de decisiones, mediante sistema de

rendición de cuentas permitiendo revisar, evaluar la eficacia y eficiencia de las acciones

tomadas orientados a los objetivos estratégicos de la Institución. RESPONSABLES


Nacional

OBJETIVOS

RELACIONADOS

CON LA CALIDAD

Salvar vidas mediante la gestión integral de riesgo

Posibilitar una vida sana y segura

Promover la inclusión social y una cultura de la no violencia y la paz

Desarrollar un modelo organizacional simple y funcional

Fortalecer la unidad e interlocución con actores externos

Garantizar la sostenibilidad mediante la gestión eficiente de los recursos

Mantener la eficacia del SGC en todos nuestros procesos que contribuyan al accionar humanitario de la Sociedad Nacional

PLANEAR

Directrices del Plan estratégico 2010-2015 de la Cruz Roja.

Plan de acción consolidado de la Institución.

Presupuesto.

Cronogramas para establecer las actividades y fechas estipuladas.

HACER

Proveedor Entradas Actividades Salidas Clientes

Planeación

Auditoria Interna

Control Interno

Revisoría Fiscal

Empresas externas

Revisión por la Dirección del periodo anterior

los resultados de auditorías internas como externas.

Resultados de comunicaciones y retroalimentación con

el cliente.

Resultado de mediciones de la planeación táctica,

estratégica y operativa.

Estado de las acciones correctivas y preventivas y las

oportunidades de mejora.

Los cambios que podrían afectar el sistema de gestión

de la calidad.

Revisión Por la Dirección

Toma de decisiones o acciones

mediante la incorporación en un

plan de acción para la mejora, la

disposición de recursos para esta y

acciones pro pendientes a la mejora

del producto, procesos y del

mismo sistema en relación con los

requisitos establecidos.

Verificar la conveniencia,

adecuación y eficacia del sistema

de gestión de la calidad.

La Institución

Clientes,

(Beneficiarios) y

otras partes

interesadas




Versión: 1

Procesos del Sistemas

de Gestión

Oportunidades de mejora Revisión y aprobación de Política

de Calidad, Objetivos de Calidad,

mapas de procesos, los documentos

estratégicos, matriz de

comunicación y la aprobación de

cambios que afectan el SGC,

Manual del Calidad y documentos

del Sistema Aprobados.

Cambios que afectan el SGC, con

impactos controlados.

Los procesos

Clientes,

(Beneficiarios) y

otras partes

interesadas

VERIFICAR

Auditorías Interna de Calidad.

Consolidado de la Ejecución del Plan de Acción

Informes de gestión

Informes de auditoría interna, control interno y revisoría fiscal.

Mediciones de satisfacción

Mediciones de comunicaciones y retroalimentación del cliente

Cumplimiento de indicadores del Plan de Acción

ACTUAR:

Acción Preventiva

Acción preventiva

Acción de Mejora

RECURSOS DOCUMENTOS

RELACIONADOS

INDICADORES

REQUISITOS

Recurso humano: Todo el personal de la Institución

Recursos Tecnológicos y/o Infraestructura:

Todos los recursos TIC´s e infraestructura institucional

Recursos Económicos:

Presupuesto Institucional.

Ver: Listado

Maestro de

Documentos

Ver: Listado

Maestro de

Registros

Ver: Plan de

Acción

NORMA ISO 9001:2008:

4.1 Requisitos generales, 4.2.3 Control de documentos, 4.2.4

Control de registros, 5. Responsabilidad de la dirección, 5.1.

Responsabilidad de la dirección, 5.2. Enfoque al cliente, 5.3.

Política de calidad, 5.4. Planificación, 5.5. Responsabilidad,

autoridad y comunicación, 5.6. Revisión por la Dirección, 8.1

Generalidades de medición análisis y mejora, 8.2.3 Seguimiento

y medición de los procesos, 8.4 Análisis de datos, 8.5.1 Mejora

continua, 8.5.2 Acción correctiva, 8.5.3 Acción preventiva.

LEGALES:

Ver matriz legal




Versión: 1

PROCESO Gestión Integral de Control

AUTORIDAD:

Presidencia Nacional.

Dirección Ejecutiva Nacional.

OBJETIVOS DEL

PROCESO

Planeación

Apoyar el proceso de planeación Estratégica de la

organización en conjunto con las direcciones nacionales y

las seccionales, para el fortalecimiento institucional,

estandarizando los procesos administrativos y de gestión

para optimizar el desarrollo de la misión en concordancia

con las políticas y prioridades establecidas.

RESPONSABLES

Coordinador de planeación.

Cooperación

Fortalecer la capacidad institucional de la Sociedad

Nacional, a través de la asesoría y el acompañamiento en

la búsqueda, captación y gestión de mecanismos de

Cooperación para el Desarrollo y alianzas estratégicas bajo

dos línea;

1. Fortalecimiento de Cooperación con el Movimiento

bajo el marco de las políticas de la Federación

Internacional de la Cruz Roja y la Media Luna Roja y

de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana.

2. Frentes de Cooperación por medio de alianzas

estratégicas con organizaciones nacionales e

Internacionales; gubernamentales,

intergubernamentales, ONG´S, agencias y organismos

para la cooperación y el desarrollo, entorno a

temáticas humanitarias del Movimiento.

Director de Cooperación y

Desarrollo.

Jurídica

Asesorar legalmente a cada una de las direcciones a fin de

que las actividades que se realiza se minimicen en gran

medida el riesgo legal.

Asesor Jurídico

Auditoria Interna

Verificar el cumplimiento de los procesos y

procedimientos de la Sociedad Nacional mediante

ejercicios de evaluación como auditoria interna.

Auditor interno

Control Interno

Acompañar en la implementación del sistema de control

interno del modelo aplicable a la Cruz Roja Colombiana.

Coordinador Control Interno

Comunicación e imagen Prestar soluciones de comunicación integral en el ámbito

externo y/o internos a la Cruz Roja Colombiana.

Jefe de comunicaciones.




Versión: 1

OBJETIVOS

RELACIONADOS

CON LA CALIDAD

• Desarrollar un modelo organizacional simple y funcional

• Fortalecer la unidad e interlocución con actores externos

• Garantizar la sostenibilidad mediante la Gestión eficiente de los recursos.

• Mantener la eficacia del Sistema de gestión de calidad en todos nuestros procesos que contribuyan al accionar humanitario de la Sociedad

Nacional.

PLANEAR

Planeación

Objetivos de desarrollo del milenio.

Estrategia del Movimiento.

Estrategia 2020 de la FICR.

Construir una Sociedad Nacional fuerte. FICR

Proceso de Evaluación y Certificación de la Capacidad Organizacional OCAC - FICR

Marco inter-americano de acción 2012-2016.

Directrices del plan Estratégico 2010-2015 de la Cruz Roja Colombiana.

Plan de acción anual de la Sociedad Nacional.

Marco de referencia para el fortalecimiento de capacidades FICR.

Planes de desarrollo/Programas / proyectos.

Cooperación

Directrices del Plan Estratégico 2010-2015 de la Cruz Roja Colombiana.

Código de Buena Cooperación del Movimiento

Marco de la Estrategia 2020 de la Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y Media Luna Roja (Salvar, Vidas y Cambiar Mentalidades).

Plan de Acción.

Plan de Cooperación para Socios y Cooperantes.

Acuerdo marco de Coordinación y Cooperación del Movimiento( CRC-CICR-FICR)

Estatutos del Movimiento.

Estatutos Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana; Pág 5 Art. 8

Jurídica

Directrices del Plan estratégico 2010-2015 de la Cruz Roja Colombiana.

Plan de Acción presentado a planeación para validar el cumplimiento con el plan estratégico.

Estrategia 2020 de la Federación Internacional de las Sociedades de la Cruz Roja y de la media Luna Roja.

Estrategia Jurídico-legal como plan de desarrollo a corto plazo.

Manual de contratación orientado a los procesos de trámite interno.

Presupuesto para el desarrollo de las actividades.

Auditoria Interna




Versión: 1



(PAI) Plan Anual de Auditoria Interna para el desarrollo de las actividades.

Aplicación del Plan de mejora a los procesos.


Control Interno



Sistema de control interno COSO.


Comunicación e imagen



Cronogramas específicos de comunicación.

Presupuesto para el desarrollo de las actividades de comunicación.

HACER

Planeación


Ente Externo


Nacional, Federación

Internacional de

sociedades de la Cruz

Roja y de la Media

Luna Roja, Cruz Roja

Colombiana.

Planes y programas globales,

interamericanos, regionales

Guía de la construcción del

plan estratégico,

participativo e incluyente de

todo el país. Diagnóstico,

lecciones aprendidas.

Estatutos y políticas de la

CRC, Estrategia plan

estratégico 2020, plan

Nacional, vulnerabilidad

nacional.

Alinear los planes y programas globales al contexto

Nacional.

Elaborar el Plan Estratégico de la Sociedad Nacional

haciendo un análisis de necesidades y capacidades para

aprobación por parte de las autoridades de la Cruz Roja

Colombiana.

Planes y programas nacionales,

departamentales y locales.

Plan Estratégico de la Cruz Roja

Colombiana aprobado.

Sociedad Nacional de la



Cruz Roja Colombiana,

Federación Internacional

de Sociedades de la Cruz

Roja y de la Media Luna

Roja




Versión: 1

Todos los procesos.

Federación

Internacional de

sociedades de la Cruz

Roja y de la Media

Luna Roja, Cruz Roja

Colombiana.

Sociedad Nacional,

Federación

Internacional de la

Cruz Roja y de la

Media Luna Roja.


Nacional.

Junta Directiva

Nacional, Presidente

Nacional, Director

Ejecutivo Nacional, ,

Plan de Acción de las

direcciones Nacionales y

seccionales, Informes de

Gestión.

Documentos requeridos en

cuanto a planeación,

evaluación, proyectos,

documentos jurídicos,

técnicos y financieros, e

informes técnicos de

Direcciones Nacionales, Plan

estratégico.

Plan Estratégico, Plan FCI,

Proyectos de

Fortalecimiento.

Estadísticas, indicadores,

presupuestos, cooperantes y

socios, Marco de acción para

construir una Sociedad

Nacional fuerte, Estrategia

2020, Informes de gestión

por áreas, Seguimiento

trimestral plan de acción.

Agenda comité de gestión,

actas de reuniones

Evaluar el cumplimiento de los objetivos

contemplados en el Plan Estratégico con apoyo de las

Direcciones Nacionales y seccionales.

Consolidar la información de la gestión local de las

seccionales, unidades municipales y grupos de apoyo, a

través de herramientas de seguimiento y evaluación.

Apoyar al fortalecimiento y desarrollo institucional a

nivel nacional y local y asesoramiento a las

Seccionales estableciendo junto con la Dirección

Ejecutiva Nacional las prioridades de asesoramiento o

intervención requeridas.

Consolidar los resultados alcanzados por la gestión de

la Cruz Roja Colombiana como mecanismo de

rendición de cuentas.

Recopilación y seguimiento de los compromisos y

decisiones establecidas en el comité de gestión y

reuniones de Junta Directiva Nacional, a través del

documento compartido Matriz de compromisos.

Informe de Estado de

cumplimiento de objetivos del Plan

Estratégico.

Informe de cumplimiento.

Estrategias de Fortalecimiento y

desarrollo institucional que apunten

al cumplimiento de la misión.

Informe de gestión.

Matriz de Compromiso y

cumplimiento de la misma,



Direcciona Ejecutiva

Nacional, Junta Directiva

Nacional.




nacional, seccionales,

todos los procesos.


Nacional, Órganos de

Gobierno y Gestión.




Versión: 1

Direcciones

Nacionales

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Procesos misionales.

Normas, políticas,

instructivos de gestión

nacional e

internacionalmente

aplicables a la Cruz Roja

Colombiana.

Documentos, formatos,

instructivos y manuales.

Información del sistema de

gestión de calidad por cada

proceso.

Acciones correctivas,

preventivas y de mejora.

Producto no conforme

identificado.

Estandarizar los procesos de gestión de la Cruz Roja

Colombiana para el cumplimiento de las normas,

políticas, y otros lineamientos aplicables;

documentando lo pertinente y dejando evidencias del

cumplimiento de los procesos, apuntando a tener una

estructura simple, eficiente y funcional.

Controlar los documentos y registros del sistema de

gestión de calidad de la Sociedad Nacional.

Planificar y realizar auditorías internas al sistema de

gestión de calidad.

Evaluar la eficacia de las acciones correctivas,

preventivas y de mejora.

Control y seguimiento del producto no conforme.

Documentos, formatos, instructivos

y manuales.

Listado maestro de documentos,

listado maestro de Registros.

Informe de auditoría.

Seguimiento de las acciones

correctivas, preventivas y de

mejora.

Producto no conforme tratado.

Seccionales, todos los

procesos.

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Procesos Misionales.

Cooperación





Versión: 1

Federación

Internacional de la

Cruz Roja y la Media

Luna Roja, Sociedad

Nacional.

Cooperación y

Desarrollo.

Gestión de proyectos

Gestión de Proyectos,

Cooperación y

desarrollo.


Cooperación y

desarrollo.

Cooperación

Marco de políticas y

lineamientos, Planeación

Estratégica 2010-2015,

Estrategia 2020.

Plan de cooperación del

posible socio y/o cooperante.

Acuerdo marco de

Coordinación y Cooperación

Proyecto, cooperación

técnica, intercambio de

voluntario extranjero y

nacional.

Guía de Seguimiento,

Rendición de cuentas.

Acta de cierre de Proyectos,

Ficha de cooperación, Mapeo

de cooperación.

Acuerdo Marco de

Cooperación.

Buscar socios estratégicos para el fortalecimiento y

gestión de nuevas alianzas nacionales e internacionales

en la cooperación de la Misión Humanitaria.

Formalizar el plan de cooperación y el establecimiento

de los acuerdos aplicables a lo que se requiere para el

desarrollo del accionar Humanitario.

Apoyar en la coordinación técnica del proyecto a

ejecutar, estableciendo una guía de seguimiento y

rendición de cuentas.

Realizar un mapeo de cooperación del movimiento y

de socios y una ficha de cooperación y participar en la

comisión de cooperación de la toma de decisiones en el

fortalecimiento de cooperación de la sociedad nacional

y la Federación Internacional de la Cruz Roja y la

Media Luna Roja.

Apoyar en el análisis de inventario de proyectos.

Cumplir con la agenda establecida en el Acuerdo

Marco de Cooperación, para tratar los temas

estipulados.

Plan de cooperación del posible

socio y/o cooperante.

Acuerdo del Marco de cooperación

y coordinación, Acuerdo operativo

general del proyecto, Acuerdo

operativo seccional del proyecto.

Guía de Seguimiento, Rendición de

cuentas, procedimiento de viajes y

visitas internacionales.

Informes intermedios y finales,

Acta de cierre de Proyectos, Ficha

de cooperación, Mapeo de

cooperación.

Análisis de inventario de

proyectos.

Acta, Planes, Proyectos ,Acciones

de Mejoras

Cooperación y

Desarrollo.


jurídica, cooperante y/o

socio.


Cooperación y

desarrollo.


Cooperación y

desarrollo, cooperante

y/o socio.


Cooperación y

desarrollo.

Cooperación, Socios del

Movimiento.

Jurídica




Versión: 1


Órganos de Gobierno,

Órganos de gestión.

Órganos de Gobierno.

Convención Nacional,

Junta de Presidentes,

Junta directiva

Nacional,

Presidente Nacional.

Todos los procesos.

Entes de control,

Proveedor externo.

Todos los procesos.

Todos los procesos,

seccionales.

Solicitud asesoría Estatutos

o asesoría jurídica.

Solicitud asesoría legal.

Necesidad Estatutaria de

acuerdo a las funciones de

órganos de gobierno.

Formato solicitud

elaboración de contrato.

Demanda, Denuncia,

Requerimiento de

autoridades de control.

Solicitud jurídica, Histórico

de la ejecución del contrato.

Incumplimiento de

obligación de hacer, dar o no

hacer en las actividades de la

cruz roja.

Atender a la solicitud de la asesoría legal y dar

respuesta respecto al sentido jurídico del mandato legal

estatutario y los instrumentos jurídicos aplicables.

Atender a la solicitud de la asesoría legal de acuerdo a

casos específicos que se puedan presentar en la

aplicación Estatutaria.

Hacer la elaboración de la reglamentación de acuerdo a

los criterios requeridos.

Tramitar contratos, acuerdos y convenios en los que

interactúa la institución.

Representar en procesos judiciales en los que la

institución hace participe como actor o contradictor de

algún derecho.

Enviar pre jurídico y/o acción legal entablando según

corresponda una demanda para obtener el

cumplimiento del objeto contractual.

Realizar el Cobro jurídico o proceso ejecutivo según

corresponda.

Concepto jurídico, sugerencia,

apreciación legal.

Resultado de la asesoría legal.

Reglamentación y acuerdos.

Requisitos para la legalización de

contrato, Contrato.

Exoneración, Tramite legal resuelto

favorable o desfavorable frente a la


Acuerdo y cumplimiento del objeto

contractual.

Informe de procesos de cobro

coactivo.

Órganos de Gobierno,

Órganos de gestión.


Sociedad Nacional.

Todos los procesos.

Sociedad Nacional

Todos los procesos.

Comité de cartera




Versión: 1

Sede nacional

Todos los procesos.

Doctrina y protección.

Seccionales.

Todos los procesos.

Dirección ejecutiva

nacional.

Proveedor externo.

Lotería

Programas de seguros de la


Acuerdos, convenios

Lineamientos en armonía

legal, principios de la

institución y del movimiento.

Solicitud de asesoría legal

Necesidad de soportes

legales.

Solicitud de participación

legal.

Demanda

Solicitud de asesoría legal.

Asesorar y dar apoyo en los diferentes programas de

seguros de la Cruz Roja Colombiana.

Verificar y avalar a fin de q no existan riesgos legales a

la institución, si se evidencia alguna complementación

se devuelve.

Interactuar y acompañar en el establecimiento de los

documentos de tipo legal que protege el actuar

humanitario de acuerdo a la Misión de la Institución.

Asesorar en temas tributarios y legales a las

seccionales.

Suministrar formatos y/o suministros legales.

Participar legalmente en construcciones legislativas

como objetivo que Perdure legalmente el actuar

humanitario de la institución.

Coordinar la interacción con asesores externos para

resolver una actividad de carácter especial.

Interactuar con la lotería en aspectos legales

asesorando con entes de control o relación.

Programas de seguros establecidos.

Validación o devolución

complementaria legal del

documento.

Documentos legales establecidos.

Especificación y Orientación legal,

exención tributaria.

Formato legal de autorización o

permisos, soportes legales.

Cartas, recomendaciones,

Participación en la construcción

legislativa o trámite legislativo.

Autorización, encausa la situación

del asesor externo especializado en

la materia para que acuda a

resolver ese caso.

Asesoría legal

Sociedad Nacional.

Todos los procesos.

Sociedad nacional

Seccionales.

Sociedad nacional

Entes gubernamentales.

Sede Nacional

Lotería




Versión: 1

Entidades públicas.

Proveedor externo.

Proveedor externo.

Comité de Vivienda.

Sindicato o

Institución.

Tramite de procedimiento

legal.

Quejas y/o peticiones

Certificado de libertad,

comprobante de impuestos,

Escritura de tradición,

Acuerdo.

Certificado de libertad y

tradición, Escritura de

tradición, Paz y salvo

distritales, Carta aprobación

de los créditos.

Pliego de condiciones q se

demande bien sea por los

empleados o la institución.

Tramitar ante distintas entidades públicas la solicitud o

inconveniente.

Resolver peticiones y quejas legales que se presente en

la institución.

Realizar trámites notariales de los inmuebles de la

institución.

Verificar que los inmuebles dados como garantías de

los préstamos otorgados reúnen las condiciones legales

para que sean hipotecados a la Cruz Roja Colombiana.

Prestar la asesoría legal respecto a las negociaciones

sindicales en virtud de la Convención Colectiva de

Trabajo, según el término de la misma propendiendo

por salvaguardar intereses de la institución.

Trámite legal ante entidades

públicas.

Tratamiento de quejas y/o

peticiones

Tramites notariales.

Estudio de títulos o Escritura,

Certificado de Libertad y tradición.

Negociación del pliego de

peticiones.

Entidades públicas.

Sede Nacional

Sede Nacional.

Comité de Vivienda,

Sociedad Nacional.

Sociedad Nacional.

Auditoria Interna





Versión: 1

Planeación, Todos los

procesos.

Auditoria Interna.

Auditoria Interna,

Planeación.

Todos los Procesos.

Plan Estratégico, Plan de

Acción, Balanced Score

Card( BSC)

(PAI) Plan Anual de

Auditoria.

Informe Definitivo de

Auditoria, Informe y/o

Hallazgos de Auditorias de

Calidad, Plan de

mejoramiento.

Informes de auditorías

Externas

Documentos pertinentes.

Seleccionar y/o priorizar las actividades de los procesos

de acuerdo a los planes establecidos por la Sociedad

Nacional.

Realizar el ejercicio de evaluación y/o verificación a los

procesos utilizando las herramientas propias de

auditorías.

Realizar el seguimiento de los hallazgos y

oportunidades de mejora sugeridas.

Asesorar en la definición de políticas de control de los

procesos.

(PAI) Plan anual de Auditoria.

Informe de Auditoria.

Informe de seguimiento.

Política de control

Auditoria interna, Todos

los procesos.

Comisión De Auditoria

Auditado.


Auditado.

Junta directiva,


Control Interno.

Control Interno





Versión: 1

Todos los procesos.

Control interno.

Dirección

administrativa y

financiera.

Dirección

administrativa y

financiera.

Documentación pertinente.

Informe de implementación

del sistema de control

interno.

Manual de inversiones, acta

de comité de inversiones.

Manual de inversiones, acta

de comité de inversiones.

Apoyar a los procesos para la implementación del

sistema de control interno.

Dar Recomendaciones de control a los procesos.

Verificación del cumplimiento en el manejo de

inversiones de la sede nacional.

Analizar el riesgo de inversiones de la sede nacional

Informe de implementación del

sistema de control interno.

Informe de recomendaciones de

control a los procesos.

Informe de inversiones.

Evaluación de riesgo.


Nacional.


Nacional.


Nacional.


Nacional.






Versión: 1

Doctrina y

Protección.

Todos los procesos

Comunicación e

imagen.

Todos los procesos

Todos los procesos

Jurídica

Manual del Respeto del

emblema de la Cruz Roja.

Calendario Institucional

Agenda Institucional

Propuesta de

comunicación interna y/o

externa.

Propuesta de comunicación

interna aprobada,

Información de los eventos

y/o campañas de la Cruz

Roja Colombiana.

Propuesta de comunicación

Externa aprobada,

Información accionar

Humanitario.

Formato de solicitud de

fotografía.

Hacer un buen manejo del emblema de la Cruz Roja

Colombiana, difundiendo instructivos para la

utilización del emblema en cualquier informe,

presentaciones y/o documentos.

Evaluar el servicio solicitado con base de la capacidad

de respuesta pertinente de la solicitud analizando el

medio adecuado en que se puede dar solución a la

difusión de la información.

Se da respuesta a que medio se publica la información

Desarrollar la propuesta de comunicación interna para

su publicación en los diferentes medios establecidos de

acuerdo a la información y/o necesidades de la Cruz

Roja Colombiana.

Visibilizar, comunicar, informar y divulgar los

logros e impactos de las acciones humanitarias que

desarrolla la Cruz Roja Colombiana en el cumplimiento

de su Misión.

Solicitar permiso para la toma de fotografías a quien

considere necesario.

Guía de estilos gráficos, manual de

comunicación.

Propuesta de comunicación interna

y/o externa.

Propuesta de comunicación interna

y/o externa aprobada.

Boletín Interno, Carteleras

Pantallas humanitarias, boletines,

intranet, e-mailing.

Comunicados de prensa, Ruedas de

prensa, Nota web, Mensajes por

WhastApp y BlackBerry

Messenger, Mensajes en redes

sociales (Facebook y Twitter)

Campañas de comunicación

externa, Eventos con públicos.

Formato solicitud de fotografía.

Seccionales, Todos los

Procesos.

Todos los procesos,

seccionales.


procesos.


procesos.

Sociedad Nacional,

cliente externo.





Versión: 1

VERIFICAR

Auditoría Interna de Gestión

Auditoría Interna de Calidad

Control Servicio no Conforme

Seguimiento de riesgos

ACTUAR:

Acción Preventiva

Acción preventiva

Acción de Mejora

RECURSOS

DOCUMENTOS

RELACIONADOS

INDICADORES REQUISITOS

Planeación

Ver: Listado Maestro

de Documentos

Ver: Listado Maestro de

Registros

Ver Plan de

Acción


4.1 Requisitos generales, 4.2.3 Control de documentos, 4.2.4 Control

de registros, 5.2 Enfoque al cliente, 5.3 Política de calidad,5.4.1

Objetivos de la calidad, 5.5.1 Responsabilidad y autoridad,6.2

Recursos humanos 6.2.1 Generalidades de Recursos humanos, 6.2.2

Competencia toma de conciencia y formación, 6.3 Infraestructura, 6.4

Ambiente de trabajo, 7.2 procesos relacionados con el cliente, 8.1

Generalidades de medición análisis y mejora, 8.2.3 Seguimiento y

medición de los procesos, 8.4 Análisis de datos, 8.5.1 Mejora

continua, 8.5.2 Acción correctiva, 8.5.3 Acción preventiva.

LEGALES:

Ver matriz legal

Recursos Humanos

Recursos Tecnológicos y/o infraestructura:

Equipo de Cómputo, Redes y/o equipo tecnológicas y

de telecomunicación, Módulos de Oficina.

Recursos Económicos

Presupuesto.

Nómina.

Jurídica

Recursos Humanos





Presupuesto.

Nómina.

Auditoria interna




Versión: 1

Recursos Humanos





Presupuesto.

Nómina.


Recursos Humanos

Recursos Tecnológicos y/o infraestructura

Equipo de Cómputo, Redes y/o equipo tecnológicos y

de telecomunicación, Módulos de Oficina, internet

ilimitado, software de diseño de piezas gráficas,

Software creación de videos y audio, cámara de video

full HD, cable de telefonía, Telefonía fija y móvil.


Presupuesto, Nomina.




Versión: 1

PROCESO Gestión Integral de Riesgo OBJETIVO DEL PROCESO Desarrollar la gestión del riesgo en todos sus componentes para el cumplimiento del accionar humanitario de la Cruz Roja Colombiana.

RESPONSABLE DEL

PROCESO

Director General de Socorro Nacional. AUTORIDAD: Director Ejecutivo Nacional.

OBJETIVOS

RELACIONADOS CON LA

CALIDAD

Salvar vidas mediante la gestión integral de riesgo.

Desarrollar un modelo organizacional simple y funcional.

Mantener la eficacia del Sistema de gestión de calidad en todos nuestros procesos que contribuyan al accionar humanitario de la

Sociedad Nacional.

PLANEAR:



Plan Estratégico de la dirección del socorro nacional 2010-2015.

Presupuesto para el desarrollo de actividades.

PROVEEDOR ENTRADAS HACER SALIDAS CLIENTES

Comunidad, autoridades

locales, Dirección Nacional de

Educación.

Dirección General de Socorro

Nacional, comunidad,

autoridades

Dirección general de Socorro

Nacional.

Seccionales, Comunidad,


Mapeo de Riesgos y

amenazas, Guía

metodológica, Plan de

clase por lección.

Investigación de

fenómenos

potencialmente

peligroso.

Metodología AVC

Solicitud de

capacitación, programas

de capacitación.

Realizar Metodologías para la Incorporación de las

medidas preventivas en los planes y programas

regionales y nacionales de mediano y largo plazo.

Implementar acciones que disminuyan la magnitud

del evento y los daños que puedan ocurrir.

Realizar la metodología AVC para desarrollar los

proyectos para abordar el riesgo.

Realizar capacitación profesional a los funcionarios

de las instituciones comprometidas con la

administración en desastres para el fortalecimiento de

la planificación del ordenamiento urbano y territorial,

expedición de normas y vigilancia del cumplimiento

de la reglamentación.

Metodología AVC,

Metodología para formulación

de planes de respuesta y

contingencias.

Métodos de mitigación.

Herramientas de Diagnóstico

Local Participativo (DRP).

Solicitud de capacitación

aprobada, informe de

Capacitación.







Dirección nacional de

Educación Seccionales,

Comunidad, autoridades de

control.




Versión: 1



Dirección general de socorro

nacional.


nacional.





nacional

Herramientas de

Diagnóstico Rápido

Participativo (DRP).

Metodología para

formulación de planes

de respuesta y

contingencias,

.

Estrategias de

vinculación para

personal interno y/o

externo, Ciclo de

gestión del

voluntariado.

Planes de emergencia y

planes de contingencia,

programas de

información pública y

capacitación.

Procedimientos

generales ante la

declaración de un

estado de alerta.

Lineamientos para la

respuesta.

EDAN / evaluación inicial e intermedia de la

situación

Apoyar y/o elaborar los planes de emergencia y

planes de contingencia comunitarios y escolares.

Realizar la conformación de brigadas de emergencias

comunitarias y escolares, voluntariado de socorro.

Desarrollo de sistemas de alerta y realización de

simulaciones y/o simulacros.

Protocolo general de respuesta de la cruz roja

colombiana.

Definir y establecer el sistema de organización,

coordinación y soporte logístico pertinente,

determinando los parámetros de seguridad integral.

.

Planificación de las

operaciones, proceso de

planificación de contingencia.

Planes Escolares de

Emergencia, Planes

Hospitalarios de Emergencia y

el Programa de Centros de

Reserva, Plan de contingencia.

Brigadas de emergencias

comunitarias y escolares,

voluntariado de Socorro.

Procedimientos generales ante

la declaración de un estado de

alerta.

Activación de sala de crisis (al

interior de la CRC)

Activación de planes de

respuesta y contingencia

Acciones de seguimiento y

monitoreo

Sistema de organización,

coordinación y logística

establecido, Política de

seguridad de la SNCRC,

Decálogo de seguridad












autoridades de control, sede

nacional.




Versión: 1

Seccionales,


nacional

Dirección nacional de

voluntariado, Dirección

General de Socorro Nacional.

Dirección Nacional de Doctrina

y Protección.


nacional.

Seccionales, comunidad.


Nacional.


Nacional.

Operaciones de

búsqueda y rescate.

Convenios y/o actas de

proyectos, lineamientos

de proyectos.


emblema de la Cruz

Roja, instrumentos

jurídicos institucionales

aplicables.

Lineamientos para la

respuesta.

Solicitud de proyectos

de recuperación.

Informes de accionar

humanitario de la

gestión integral de

riesgo.

Información y

documentación de la

gestión integral de

riesgo

Coordinar con el grupo asesor internacional las

operaciones de búsqueda y rescate “INSARAG”.

Realizar la elaboración, ejecución, seguimiento y/o

monitoreo de proyectos.

Actuar frente a la no violación de la base doctrinal,

los principios fundamentales del movimiento y los

derechos humanos en todas las actividades de acción

Humanitaria.

Establecer y desarrollar los 20 principios de

adecuación del sistema para comando de incidentes a

las actividades de respuesta de la cruz roja

colombiana.

Realizar y difundir la Guía metodológica para

implementar proyectos de desarrollo comunitario.

Definir los mecanismos de información y reportes de

situación ante el accionar humanitario.

Actualizar y suministrar información pertinente a

la plataforma de SIGERMED.

Provisión de una plataforma

para el intercambio de

información.

Informe de seguimiento de

proyectos.


emblema de la Cruz Roja,

instrumentos jurídicos

institucionales aplicables.

20 Principios de adecuación

del sistema para comando de

incidentes a las actividades de

respuesta de la cruz roja

colombiana.

Guía metodológica para

implementar proyectos de

desarrollo comunitario

Solicitud de comunicación

interna y/o externa.

Información actualizada en

SIGERMED.


autoridades de control, sede

nacional.

Seccionales, sociedad

nacional.

Seccionales, Dirección

general de Socorro nacional.


general de Socorro nacional

Dirección general del

Socorro Nacional, Gestión

de Proyectos.

Comunicación e imagen,

seccionales, comunidad.

Seccionales, entes externos

e internos.

VERIFICAR: Auditoría Interna de Calidad


Seguimiento Indicadores de Gestión

Donantes externos.




Versión: 1

ACTUAR: Acción Preventiva, Correctiva y Mejora.

RECURSOS DOCUMENTOS RELACIONADOS INDICADORES REQUISITOS

Recursos Humanos

Recursos Tecnológicos y/o

infraestructura:

SIGERMED,

Equipo de Cómputo, Redes y/o equipo

tecnológicos y de telecomunicación,

Módulos de Oficina.


Presupuesto.

Nómina.

Ver: Listado Maestro de Documentos

Listado Maestro de Registros

Ver: Plan de Acción


4.1 Requisitos generales, 4.2.3 Control de

documentos, 4.2.4 Control de registros, 5.2

Enfoque al cliente, 5.3 Política de calidad, 5.4.1

Objetivos de la calidad, 5.5.1 Responsabilidad y

autoridad, 7. Realización del producto

7.1 planificación de la realización del producto, 7.2

procesos relacionados con el cliente, 8.1

Generalidades de medición análisis y mejora, 8.2.3

Seguimiento y medición de los procesos, 8.4

Análisis de datos, 8.5.1 Mejora continua, 8.5.2

Acción correctiva, 8.5.3 Acción preventiva.

LEGALES:

Ver matriz legal




Versión: 1

PROCESO Gestión de Salud. OBJETIVO DEL

PROCESO

Estructurar y orientar estrategias de promoción de la salud y prevención de la enfermedad, atención primaria en salud y salud pública, que contribuyan

a la disminución de las brechas de comunidades en contexto de vulnerabilidad social y sanitaria, logrando mayor equidad, tanto en el fortalecimiento

de las capacidades individuales y comunitarias en salud, como en el acceso a programas y servicios, con criterios de sostenibilidad y sustentabilidad

RESPONSABLE DEL

PROCESO

Dirección General de Salud AUTORIDAD: Dirección Ejecutiva Nacional

OBJETIVOS

RELACIONADOS CON

LA CALIDAD

• Posibilitar una vida sana y segura.


Nacional.

PLANEAR:



Estrategia 2020.

Objetivos de desarrollo del Milenio.

Presupuesto para el desarrollo de actividades.

Sistema de Seguridad Social en Salud

Ley 1438 de 2011




Versión: 1


Federación Internacional de

la Cruz roja y de la Media

Luna Roja

Organización de Naciones

Unidas, Organización

Mundial de Salud/OPS-OMS

Sistema General de

Seguridad Social en Salud

Estrategia 2020.

Objetivos de Desarrollo del

Milenio.

Estrategia Atención

primaria de Salud

Ley 1438 de 2011

Desarrollar acciones y planes orientados bajo los ejes

estratégicos de la Federación Internacional de la Cruz

Roja y Media luna Roja para el nuevo milenio y su

misión de “mejorar la vida de las personas

vulnerables movilizando el poder de la humanidad”,

centrada en cuatro áreas esenciales: promoción de los

Principios Fundamentales y los valores humanitarios

del Movimiento; respuesta en casos de desastre;

preparación para desastres; y salud y asistencia en la

comunidad.

Promover el Desarrollo Humano a través de 8

objetivos para la realización de la dirección científica

y técnica de los programas, proyectos y actividades en

salud que contribuyan a la misión institucional.

Fortalecer el Sistema General de Seguridad Social en

Salud a través de la estrategia de Atención Primaria

en Salud que permita la acción coordinada del

Estado, las instituciones y la sociedad para el

mejoramiento de la salud y la creación de un ambiente

sano y saludable, que brinde servicios de mayor

calidad, incluyente y equitativo.

Líneas de acción de Salud

enmarcadas en el Plan

estratégico 2010-2015 de la

CRC

Programa de Atención

Primaria en salud de la CRC,

Aporte al cumplimiento de

los siguientes Objetivos de

Desarrollo del Milenio

Objetivo 3: Promover la

igualdad entre los géneros y

la autonomía de la mujer.

Objetivo 4: Reducir la

mortalidad infantil.

Objetivo 5: Mejorar la salud

materna

Objetivo 6: Combatir el

VIH/SIDA, el paludismo y

otras enfermedades.

Objetivo 7: Garantizar el

sustento del medio ambiente.

Salud Pública,

Atención Primaria de Salud,

Promoción de la salud y

Prevención de la enfermedad

Comunidades Vulnerables

Sociedad Nacional.

Comunidades Vulnerables

Sociedad Nacional, Entes

Gubernamentales y No

Gubernamentales

Estado Colombiano

Comunidad




Versión: 1

Entes Gubernamentales y de

control.

Ministerio de Salud y

Protección/

OPS/

Instituto Nacional de Salud,

Federación Internacional de

la Cruz Roja y la Media

Luna Roja


Protección Social /Junta

Directiva

Nacional/Comisión de Salud


Protección Social/Entes

Territoriales

Instrumentos jurídicos de

salud.

Políticas de Sangre

Certificado de Habilitación

Lineamientos para Redes

de negocios en salud

Programa y Política de

Atención Primaria en

Salud.

Complementar al Estado Nacional para el

fortalecimiento de salud.

Fortalecer el Sistema de Sangre del país a través de la

promoción de la cultura de donación de sangre

responsable y voluntaria, contribuyendo al acceso y

adecuado uso de sangre de calidad, para abastecer las

necesidades del país.

Verificación del cumplimiento de la normatividad

para IPS y de la implementación del Sistema

Obligatorio de Garantía de la calidad.

Fortalecer la prestación de servicios de salud en la

CRC con el propósito de prestar servicios de calidad,

que sean rentables y que generen excedentes que

apoyen la misión humanitaria; la Sociedad Nacional,

seccionales y unidades municipales en armonía con

los servicios del estado

Mejorar la resiliencia de las comunidades mediante

programas de Atención Primaria en Salud. Establecer

herramientas y recursos requeridos para la adecuada

implementación de los programas y proyectos de

salud de la Cruz Roja Colombiana.

Enfoque en Atención

Primaria en Salud.

Instrumentos jurídicos,

programas de salud nacional.

Programa Nacional de

Sangre

Información consolidada y

actualizada de la RED de

IPS de la CRC con

certificados de habilitación.

Reportes de Redes de

negocios Ambulancias, IPS,

farmacias

Salud Comunitaria,

Apoyo Psicosocial,

VIH-SIDA,

Salud Pública en

Emergencias y Desastres/

Caja de Herramientas

Metodológicas

Estado Colombiano

Sociedad Nacional,

Donantes de Sangre,

Profesionales de Salud,

Pacientes,

Hospitales y Clínicas/EPS,

Comunidad Científica

Sede Nacional, Seccional

Sede Nacional, Seccionales

Comunidades Vulnerables,

Sociedad Nacional

Comunidades Vulnerables,

Sociedad Nacional




Versión: 1

Movimiento Internacional de

la Cruz Roja


Protección

Comunidades

Derecho Internacional

Humanitario

Normas Nacionales en

Misión Médica

Infracciones a la Misión

Médica en Colombia

Contribuir a reducir la vulnerabilidad del personal del

sector salud para el desempeño de sus actividades

asistenciales en situación o zonas de conflicto armado

y de esta manera se mejora el acceso y la prestación

de servicios de salud a la población que lo requiere.

Eje trasversal de Misión

Médica

Manual y Guía de consulta

Sociedad Nacional

Personal Sanitario

Comunidad

VERIFICAR: Auditoría Interna de Calidad.

Control Servicio no Conforme.

Seguimiento Indicadores de Gestión.¿

ACTUAR:

Acción Preventiva, Correctiva y Mejora

RECURSOS DOCUMENTOS RELACIONADOS INDICADORES REQUISITOS

Recursos Humanos


Equipo de Cómputo, Redes y/o equipo

tecnológicos y de telecomunicación, Módulos de

Oficina.


Presupuesto.





.1 Requisitos generales, 4.2.3 Control de

documentos, 4.2.4 Control de registros,

5.2 Enfoque al cliente, 5.3 Política de

calidad, 5.4.1 Objetivos de la calidad,

5.5.1 Responsabilidad y autoridad, 7.

Realización del producto

7.1 planificación de la realización del

producto, 7.2 procesos relacionados con el

cliente, 8.1 Generalidades de medición

análisis y mejora, 8.2.3 Seguimiento y

medición de los procesos, 8.4 Análisis de

datos, 8.5.1 Mejora continua, 8.5.2 Acción

correctiva, 8.5.3 Acción preventiva.

LEGALES:

Ver matriz legal




Versión: 1

PROCESO

Gestió n de principiós y valóres- dóctrina y prótecció n OBJETIVO DEL

PROCESO

Difundir, enseñar, divulgar y promover el cumplimiento de los principios fundamentales y valores, el derecho internacional humanitario, los

derechos humanos, la transformación de conflictos y protección de los más vulnerables.

RESPONSABLE DEL

PROCESO

Director Nacional de Doctrina y Protección.

AUTORIDAD: Dirección Ejecutiva

Nacional

OBJETIVOS

RELACIONADOS CON

LA CALIDAD

• Promover la inclusión social y una cultura de la no violencia y la paz.


Nacional.

PLANEAR:



Estatutos, normas y políticas establecidas por la Cruz Roja Colombiana y del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y la Media luna Roja.

Instrumentos jurídicos del Derecho Internacional, Derecho Internacional Humanitario (DIH) y Derecho Internacional de los Derechos Humanos.

Instrumentos Jurídicos del Estado Colombiano.

Estrategia de Difusión Operacional.

PROVEEDOR

ENTRADAS

HACER

SALIDAS

CLIENTES




Versión: 1

Gestión del Talento Humano,

Seccionales, Gestión de

Proyectos, Órganos de

Gobierno.

Capacitación Interna.

Proveedor Externo.

Doctrina y Protección.

Movimiento Internacional de

la Cruz Roja y la Media Luna

Roja, Sociedad Nacional.


General de Doctrina y

Plan Curricular en

Doctrina y protección para

el personal de la Cruz Roja

Colombiana.

Programa de difusión

interna.

Solicitud de difusión

Externa.


Externa aprobada.

Principios, el respeto del

emblema de la Cruz Roja,

derechos Humanos,

derecho internacional

Humanitario, doctrina del

movimiento, los

mecanismos de resolución

pacífica de conflictos y las

normas nacionales e

internacionales sobre

minas Antipersonal y

Municiones sin explotar.

Análisis de público para

difusión operacional.

Planificar estableciendo la metodología y pedagogía

de la formación solicitada, siendo avalada por

Educación Nacional.

Ejecutar el programa establecido para la difusión

interna en la Cruz Roja Colombiana.

Recibir y evaluar la solicitud en difusión externa para

dar aprobación o no.

Planificar estableciendo la metodología y pedagogía

de la formación Externa solicitada.

Establecer lineamientos de trabajo para los grupos de

estudio en doctrina y protección.

Realizar el plan de difusión operacional y los

mensajes de comunicación para el público

Cronograma de Trabajo,

Guía metodológica y plan de

lección.

Programa de difusión interna

establecido.

Solicitud de difusión Externa

aprobada o desaprobada.

Programa de difusión externa

por público y objetivo.

Lineamientos de trabajo,

Manual de conformación de

grupos de estudio.

Plan de difusión

Operacional.

Capacitación Interna.

.

Gestión del Talento

Humano, Seccionales,



Proveedor Externo.

Cliente Externo, Educación.

Seccionales.

Seccionales, Gestión de

Proyectos, Comunicación e




Versión: 1

Protección.

Federación internacional del

movimiento, Dirección

Ejecutiva Nacional.

Federación internacional del

movimiento, Dirección

Ejecutiva Nacional.


Nacional.


Nacional de Doctrina y

Protección.

Públicos internos y/o

externos.

Estatutos, políticas, normas

y/o instructivos aplicables

a la Cruz Roja

Colombiana.

Estatutos, normas, políticas

de la Cruz Roja

Colombiana, Derecho

internacional Humanitario,

derecho internacional de

los derechos Humanos,

doctrina nacional e

internacional de

movimiento.

Respeto del emblema de la

Cruz Roja.


interna y/o externa, Plan

Operativo Anual de

seccionales y nacional.

establecido.

Coordinar y/o asesorar las acciones académicas e

investigativas tendientes a la adopción de un modelo

pedagógico.

Impulsar el conocimiento, la formación, la aplicación

y el respeto de los instrumentos jurídicos aplicables al

derecho internacional Humanitario y los principios y

valores humanitarios de la Cruz Roja.

Generar una imagen corporativa unificada de la

institución y acorde a los parámetros establecidos en

el manual de identidad.

Identificar el público meta y objetivos por público

para la realización de la difusión interna o externa

aplicable.

Analizar la situación actual de la determinación de

Estatutos, políticas, normas

y/o instructivos establecidos

a la Cruz Roja Colombiana,

Modelo pedagógico.

Doctrina Humanitaria de la

Cruz Roja, Principios y

valores Humanitarios,

Respeto del emblema de la

Cruz Roja, Derecho

internacional Humanitario,

Derechos Humanos,

Transformación de

conflictos.

Manual Respeto del

emblema de la Cruz Roja.

Solicitud de difusión interna

o externa aprobada o

desaprobada.

imagen.


procesos.

Públicos internos y/o

externos.


procesos.

Dirección de Doctrina y

protección, Seccionales




Versión: 1

Públicos interno y externo.

Doctrina y protección.

Gestión de Proyectos.

Cliente externo.

Cliente externo

Doctrina y Protección

Intereses y necesidades del

público meta, dinámica del

conflicto armado.


interna o externa aprobada.

Proyectos, Convenios y/o

contratos.

Solicitud de legalización.

Solicitud de encuentro y/o

intercambio de mensajes.

Formato Solicitud de

interese de los públicos externos e internos,

definiendo los perfiles de desempeño.

Definición de agenda académica, contenidos

programáticos y estrategias pedagógicas siendo

validada por educación nacional para difusión interna

o externa.

Ejecutar las actividades de difusión interna o externa

establecida de acuerdo al público meta y objetivos del

público ya sea por medio de las seccionales apoyando

la coordinación técnica, administrativa y logística

pertinente.

Solicitar la legalización de recursos dispuestos en la

realización de las actividades.

Facilitar a nivel nacional e internacional, el encuentro

y el intercambio de mensajes familiares entre

personas vulnerables.

Evaluar que la solicitud recibida cumpla con los

requisitos establecidos para iniciar el proceso de

Determinación de los

objetivos de difusión y las

actividades de difusión.

Contenidos programáticos

y/o programas de formación.

Proyectos, convenios y/o

contratos estipulados,

informe de actividades

realizadas.

Solicitud de legalización.

Encuentros y/o intercambios

de mensajes aprobados o

desaprobados.

Formato solicitud de

búsqueda aprobada o no

aprobada.

Educación Nacional,

seccionales.

Seccionales, Doctrina y

protección.

Seccionales, publico interno

y/o externo.

Contabilidad

Seccionales, cliente externo.

Seccionales, cliente externo.




Versión: 1



Dirección de Salud

Dirección Ejecutiva nacional

Proveedor externo.

búsqueda.

Formato de solicitud de

búsqueda aprobada.

Flujo grama de casos AM-

CROSS.

Base de datos de

información.

Misión Médica.

Misión de la Cruz Roja

Colombiana, Plan

Estratégico 2010-2015

Convocatorias de

participación, mesa de

trabajo, comités,

comisiones

interdisciplinarias e

interinstitucionales,

reuniones internas y

búsqueda y/o contacto.

Entrevistar a los solicitantes, dando una valoración y

análisis del caso, brindando apoyo psicosocial en

primer y/o segundo orden.

Brindar asesoría del caso en particular a los

beneficiarios y se ingresa en la base de datos la

información.

Realizar el seguimiento de los casos y dar respuesta

pertinente a los beneficiarios para cierre y archivo del

caso.

Apoyar a la dirección general de Salud, en la

promoción del respeto a la Misión Medica.

Promocionar y posicionar a la Cruz Roja Colombiana

como una institución Humanitaria por Excelencia.

Validar la invitación o formulación de la convocatoria

en cuanto a si es pertinente la participación, dando

respuesta al convocante.

Informe de entrevista.

Base de datos de

información.

Archivo del caso.

Misión Medica de la Cruz

Roja Colombiana

Estadísticas, informes,

programas de asistencia

Humanitaria.

Asistencia a eventos,

reuniones, comités,

comisiones. Actualización de

temas aplicables.




Cliente Externo, Dirección

de Salud.

Comunicación e imagen.

Doctrina y protección,


Nacional




Versión: 1

externa.

VERIFICAR: Auditoría Interna de Calidad



ACTUAR:

Acción Preventiva, Correctiva y Mejora.

RECURSOS

DOCUMENTOS RELACIONADOS

INDICADORES

REQUISITOS

Recursos Humanos

Recursos Tecnológicos y/o

infraestructura:

Equipo de Cómputo, Redes y/o

equipo tecnológicas y de





4.1 Requisitos generales, 4.2.3

Control de documentos, 4.2.4

Control de registros, 5.2

Enfoque al cliente, 5.3

Política de calidad, 5.4.1




Versión: 1

telecomunicación, Módulos de

Oficina.


Presupuesto.

Nómina.

Objetivos de la calidad, 5.5.1

Responsabilidad y autoridad,

7. Realización del producto

7.1 planificación de la

realización del producto, 7.2

procesos relacionados con el

cliente, 8.1 Generalidades de

medición análisis y mejora,

8.2.3 Seguimiento y medición

de los procesos, 8.4 Análisis

de datos, 8.5.1 Mejora

continua, 8.5.2 Acción

correctiva, 8.5.3 Acción

preventiva.

LEGALES:

Ver matriz legal




Versión: 1

PROCESO

Gestió n de Próyectós

OBJETIVO DEL PROCESO Fortalecer la capacidad de gestión de los programas y proyectos a través del “Proceso de Planificación y Gestión de Proyectos de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana”.

RESPONSABLE DEL

PROCESO

Director Nacional de cooperación y desarrollo

AUTORIDAD: Dirección Ejecutiva Nacional

OBJETIVOS

RELACIONADOS CON LA CALIDAD

• Desarrollar un modelo organizacional simple y funcional. • Fortalecer la unidad e interlocución con actores externos. • Mantener la eficacia del Sistema de gestión de calidad en todos nuestros procesos que contribuyan al accionar humanitario de la Sociedad

Nacional.

PLANEAR:



Recursos de socios, donantes y aliados estratégicos.


Todos los procesos.

Sociedad nacional de la Cruz Roja, Cooperante,

socio, Dirección de

Formulación y medios de

gestión de proyectos.

Plan Estratégico 2010-2015 de la Cruz Roja

Estandarizar el proceso de formulación a través de

una metodología del proceso de planificación y gestión de proyectos, estableciendo el uso del

software aprobado por la Sociedad Nacional de la Cruz Roja.

Garantizar la estructura adecuada de acuerdo a la

“Metodología PPgP”,

Software de proyectos aplicable.

Términos de referencia para

Todos los procesos.

Todos los procesos.




Versión: 1

cooperación y desarrollo.

Sociedad nacional participante


Seccionales, Direcciones Misionales.



Gestión de proyectos.

Cooperante y/o socio.


Colombiana, Requerimientos mínimos

especificados.

Acuerdo Marco de Coordinación y

cooperación, Acuerdo multilateral de seguridad.

Convocatoria para

presentación de propuestas.

Carta de intención para presentar propuestas de

proyectos.

Manual y software de proyectos.

Presentación de la propuesta a través de

software de proyectos.

Propuesta aprobada.

Carta de aprobación o desaprobación de la

propuesta.

Proyecto aprobado.

determinación de términos de referencia para presentar proyectos.

Acoger los lineamientos establecido en los acuerdos e informar al CRC-CICR.

Realizar convocatorias para dar a conocer los parámetros sobre los cuales se debe presentar la

propuesta de proyectos.

Revisar la carta de intención de acuerdo a los lineamientos de la convocatoria.

Diseñar la formulación de la propuesta de proyectos a través del software y brindar acompañamiento metodológico y soporte técnico en conjunto con

sistemas.

Revisar la propuesta de acuerdo a los lineamientos establecidos y los términos de referencia.

Entregar la propuesta aprobada por gestión de proyectos al cooperante y/o socio.

Recibir la carta o comunicado de la respuesta y

retroalimentar con el responsable de la propuesta presentada.

Construir, revisar y formalizar los acuerdos, contratos, convenios aplicables al proyecto aprobado

y validarlos en conjunto con jurídica acerca de los

la formulación de proyectos.

Acuerdos, convenios, actas.

Formato de convocatoria interna CRC-DCYD.

Carta de intención aprobada o desaprobada.

Formato formulación de propuestas.

Lista de chequeo, propuesta aprobada o desaprobada.

Carta de remisión Sociedad Nacional.

Propuesta de proyecto

ajustada, comunicación de aprobación o desaprobación.

Acuerdos, convenios, contratos legalmente

establecidos.





Gestión de proyectos, Seccionales, Direcciones

Misionales.



Gestión de proyectos, Jurídica, Seccionales,

Direcciones Misionales,




Versión: 1

Gestión Humana, Dirección nacional de voluntariado

Jurídica, Gestión administrativa y financiera.

Donantes y/o socios, Gestión de Proyectos,

Revisoría Fiscal.





Procedimiento de selección del personal,

ciclo de gestión de voluntariado.

Póliza de cumplimiento

Exención del I.V.A.

Solicitud de apertura PR y cuenta bancaria.

Software de proyectos, Guía de seguimiento

Rendición de cuentas.

Informes intermedios y finales.

Términos de referencia, Plan de acción.

aspectos legales.

Realizar los procedimientos necesarios aplicables a la selección de recurso humano ya sea voluntario

para la ejecución del proyecto en conjunto con Gestión Humana y/o dirección del voluntariado.

Establecer las pólizas aplicables a los proyectos para

trámite del proceso responsable.

Verificar si los fondos del donante son de “Uso de Bien común” si aplica se gestionan la certificación de la exención del I.V.A, se notifica y se hace entrega de

la certificación emitida.

Solicitar a gestión financiera de crear los PR y la apertura de cuenta bancaria de acuerdo a los

requisitos estipulados.

Realizar la ejecución, monitoreo y seguimiento en conjunto con el responsable del proyecto, respecto al

grado de implementación y el cumplimiento de los parámetros establecidos, retroalimentando a las

partes interesadas.

Realizar el acta de cierre definitiva del proyecto, de acuerdo al cumplimiento y parámetros establecidos

en conformidad con los aspectos aplicables del proyecto.

Realizar en conjunto con auditoria interna la revisión a los proyectos para tomar acciones correctivas del

mismo.

Perfil y convocatoria del cargo, Recurso humano y/o

voluntarios aplicables al proyecto.

Copia de Póliza de

cumplimiento establecida al proyecto.

Formato solicitud de certificación de exención de

I.V.A ( si aplica) Certificado de Exención del

I.V.A.

Apertura PR y Cuenta Bancaria.

Informes intermedios y

finales.

Acta de cierre definitiva del proyecto.

Solicitud de auditoria interna a proyectos, informe de

diagnóstico, acciones preventivas y/o correctivas.

cooperantes y/o socios.



Direcciones Misionales, cooperantes y/o socios.


Direcciones Misionales, cooperantes y/o socios.

Gestión de Proyectos, Gestión Financiera.

Gestión de proyectos,

Seccionales, Direcciones Misionales, cooperantes y/o

socios.

Gestión de proyectos, Seccionales, Direcciones

Misionales, cooperantes y/o socios.

Auditoria interna del

proyecto.




Versión: 1

VERIFICAR: Auditoría Interna de Calidad Control Servicio no Conforme Seguimiento Indicadores de Gestión

ACTUAR:

Acción Preventiva, Correctiva y Mejora.

RECURSOS

DOCUMENTOS RELACIONADOS

INDICADORES

REQUISITOS

Recursos Humanos Recursos Tecnológicos y/o infraestructura: Software de proyectos Equipo de Cómputo, Redes y/o equipo tecnológicos y de telecomunicación, Módulos de Oficina. Recursos Económicos Recursos económicos de socios, donantes y aliados estratégicos Presupuesto. Nómina.




NORMA ISO 9001:2008: 4.1 Requisitos generales, 4.2.3 Control de documentos, 4.2.4 Control de registros, 5.2 Enfoque al cliente, 5.3 Política de calidad, 5.4.1 Objetivos de la calidad, 5.5.1 Responsabilidad y autoridad, 7. Realización del producto 7.1 planificación de la realización del producto, 7.2 procesos relacionados con el cliente, 8.1 Generalidades de medición análisis y mejora, 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos, 8.4 Análisis de datos, 8.5.1 Mejora continua, 8.5.2 Acción correctiva, 8.5.3 Acción preventiva. LEGALES: Ver matriz legal




Versión: 1

PROCESO Gestión administrativa y financiera AUTORIDAD:

Director Administrativo y

Financiero

OBJETIVOS DEL PROCESO

Sistemas Apoyar a la Sociedad Nacional en el fortalecimiento y actualización de los sistemas de información de la institución.

RESPONSABLES

Ingeniero de Sistemas

Logística Coordinar y dar Soporte para los servicios internos de la institución.

Jefe de logística

Financiero

Asegurar la eficacia en el manejo de los recursos financieros de la institución mediante el trámite, registro, análisis, pagos y cobros pertinentes de la Sede Nacional para la generación de información oportuna en la toma de decisiones.

Contador Nacional Jefe de cartera Jefe de Tesorería

OBJETIVOS RELACIONADOS

CON LA CALIDAD


Mantener la eficacia del Sistema de gestión de calidad en todos nuestros procesos que contribuyan al accionar humanitario de la Sociedad Nacional.

PLANEAR

Sistemas



Cronogramas para establecer las actividades y fechas estipuladas.

Logística



Lineamientos del Manual administrativo y financiero de la Cruz Roja Colombiana establecido por la Dirección Administrativa y Financiera.

Solicitudes de bienes o servicios.

Criterios de Selección de proveedores estratégicos.

Ordenes de pedido mensual por cada proceso.




Versión: 1

Realización del inventario del almacén.

Plan de Mantenimiento correctivo y preventivo.

Programación de archivo anual.

Financiero



Presupuesto para las actividades pertinentes de los procesos de la Cruz Roja Colombiana.

Cronograma de acuerdo a cierres.

Cortes respecto a clientes para facturación.

Planeación de pagos.

Planeación de inversiones de la Cruz Roja Colombiana.

HACER

Sistemas


Departamento de

Sistemas.

Todos los procesos.

Almacén

Empresa outsorcing

Procedimiento e instructivo

de copias de seguridad.

Inventario de equipos

Cronograma de Mantenimiento preventivo.

Solicitud de mantenimiento correctivo.

Difundir el procedimiento e instructivos de copias de seguridad de los equipos asignados a cada usuario y recordar cada seis meses la responsabilidad de las copias de seguridad.

Identificar y registrar la hoja de vida de cada equipo de la Sede Nacional.

Hacer el seguimiento de las actividades realizadas por la empresa outsourcing acerca del mantenimiento preventivo de

hardware y Software.

Hacer la programación según priorización de usuarios para que la empresa outsourcing realice el mantenimiento

Difusión de instructivo y procedimiento de la copias de

seguridad.

Hoja de vida de equipo, Ficha técnica, placa de inventario.

Informe de Equipos en buen estado o recomendaciones y/o

sugerencias para cambios.

Informe Técnico y recibo de

Todos los procesos.

Departamento de Sistemas.


Departamento de




Versión: 1


Departamento de sistemas, Dirección Ejecutiva Nacional.

Todos los procesos.

Lotería, Departamento de

sistemas.

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Política de acceso y control ambiental al centro de

cómputo.

Necesidad de verificación del centro de cómputo.

Necesidad de cambio y/o restauración de cintas.

Necesidad de actualización del sistema de información.

Solicitud telefónica para crear o modificar los perfiles

para el acceso a los usuarios.

Solicitud por correo electrónico de requisición de equipo y/o informe técnico,

procedimiento para el préstamo de equipos de

correctivo de acuerdo a la necesidad y/o solicitud.

Realizar el backup o copia de seguridad diariamente del centro de cómputo, grabar en equipo externo y llevar al ente externo

para su custodia.

Verificar el backup automático, y hacer seguimiento de las condiciones ambientales y/o técnicas del centro de cómputo.

Realizar cambio y/o restauración de cintas cuando se requiera en compañía de usuario final para la restauración de las

copias.

Realizar la actualización del sistema de información de la Lotería.

Verificar y validar la importancia de la modificación y/o creación de usuario con los perfiles establecidos para el acceso

a los sistemas de información o acceso telefónico.

Evaluar la necesidad que se requiere al solicitar algún equipo y revisar si existe en almacén lo solicitado.

satisfacción.

Backups, Planilla de control para el acceso al de cómputo, Planilla

control de transporte.

Bitácora copia de seguridad.

Formato control de restauración de cintas.

Formato de cambio y/o actualización del sistema de

información de la Lotería.

Formato de revisión y control de accesos o Formato de acceso a los sistemas de información de la Cruz Roja Colombiana o Formato acceso

telefónico.

Asignación del equipo requerido.

Sistemas.

Convenio y Departamento de

Sistemas.

Departamento de sistemas.

Todos los procesos.

Departamento de sistemas.


Todos los procesos.




Versión: 1

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Sociedad Nacional

cómputo y audiovisuales.

Solicitud telefónica o por correo electrónico para

préstamo de equipo.

Solicitud por correo electrónico de Validación de

software y/o hardware, procedimiento para

adquisición de HW y SW.

Sistema Actual establecido en la sede nacional.

Realizar la programación de préstamo de equipos teniendo en cuenta la priorización y una vez entregado revisar el equipo

prestado.

Evaluar si es viable y/o compatible con el sistema y/o computador de la Sociedad Nacional.

Revisión de desarrollos tecnológicos actuales y análisis del sistema establecido en la organización para el cumplimiento

de las necesidades.

Cronograma de préstamo de equipos, formato implementos de

préstamo

Informe de viabilidad.

Plan de Alcance.

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Dirección Ejecutiva Nacional, compras.

Logística


Todos los procesos.

Dirección administrativa y

financiera

Solicitud de compra o

servicio con autorización presupuestal y de la

dirección.

Manual administrativo y financiero. (Criterios de

selección de proveedores).

Identificar si son compras Tangibles se gestiona primero por almacén general y si son compras de servicio se evalúa que

estén con las respectivas autorizaciones.

Seleccionar el proveedor o los proveedores según aplique de acuerdo a criterios y/o políticas y lineamientos establecidos

que afectan al Sistema de Gestión de Calidad y realizar el cuadro comparativo de compras y/o servicios.

Solicitud de compra o servicio

aprobada o no aprobada.

Cuadro comparativo de compras y/o servicios.

Todos los procesos.

Autoridades responsables según

montos.




Versión: 1


financiera y Compras

Autoridades responsables según

montos.

Compras.


Financiera, Todos los procesos.

Encargado del Fondo Fijo.

Encargado de Fondo Fijo.

Cuadro comparativo, manual Administrativo y financiero.

Selección del proveedor estratégico.

Solicitud de compra y/o servicio, Selección de

proveedor.

Manual administrativo y financiero,

Recibo provisional con autorización del director de proceso y el encargado de

fondo fijo.

Recibo provisional validado

Recibo provisional cancelado.

Selección del proveedor con autorización de los responsables (Junta Directiva, Presidente, Director Ejecutivo Nacional, Comité de compra, Director administrativo y financiero) según montos establecidos.

Realizar la solicitud de contrato según montos de la compra establecida o por decisión del comité de compras o del Director Ejecutivo Nacional del proveedor estratégico a

jurídica.

Realizar la orden de compra y/o servicios y gestionar las firmas de autorizaciones, comunicando al proveedor y enviando copia para almacén si es tangible y a contabilidad si es servicios, y al

proceso solicitante.

Realizar la validación del monto requerido para efectuarla por caja menor.

Hacer la legalización con factura y/o documento equivalente al responsable del fondo fijo de caja menor.

Hacer la Legalización con factura y o documentos equivalentes de caja menor a contabilidad.

Cuadro comparativo con el proveedor seleccionado, Acta de

compras.

Solicitud de contrato.

Orden de compra y/o servicio firmada y entregada.

Recibo provisional validado.

Recibo provisional cancelado.

Formato de legalización.

Compras.

Jurídica.

Proveedor, almacén,

compras, contabilidad y proceso solicitante.

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Contabilidad.




Versión: 1

Dirección Administrativa y

Financiera.

Proveedor, Compras,

contabilidad.

Almacén.


financiera.

Compras, todos los procesos.

Manual Administrativo y financiero.

Entrega de elementos, orden de compra, factura o

soportes.

Visto bueno de la recepción técnica, Elementos aptos, Ingreso de activos fijos al

sistema contable.

Procedimiento inventario almacén.

Estadística sobre consumos del periodo anterior.

Realizar la selección, evaluación y revaluación de proveedores,

de acuerdo a los criterios establecidos del Manual Administrativo y Financiero.

Verificar Factura vs orden de compra y/o vs contrato que cumpla con lo requerido, hacer la recepción técnica y si

cumple se hace ingreso por el sistema contable de los activos fijos ingresados y se pasa a su respectiva estantería

clasificando e identificando los elementos para almacenar.

Hacer la salida mediante egreso a almacén y retoma a quien lo solicito, citando el número de solicitud orden de compra,

factura y proveedor. Si es activo fijo se le asigna la placa de inventario.

Realizar el inventario físico de lo existente en el almacén de la


Realizar el análisis de consumos por cada centro de costos para

controles de presupuesto.

Listado Maestro de Proveedores. .

Visto bueno de la recepción técnica, Elementos aptos, Ingreso

de activos fijos al sistema contable.

Formato de egreso de almacén, placa de inventario del elemento (si aplica), Recibo a satisfacción

(comprobante de Egreso o Acta de Entrega).

Inventario de almacén

Controles de presupuesto

Compras

Proveedor, Compras, contabilidad,

almacén.

Almacén

Sociedad Nacional

Gestión administrativa y financiera.




Versión: 1

Proveedor externo.

Sociedad Nacional.

Almacén

Dirección Socorro Nacional.

Almacén.

Entes gubernamentales.

Entes gubernamentales


Ayudas humanitarias.

Lista de kits establecidos.

Kits alimentarios y de aseo conformados.

Autorización de Dirección Socorro Nacional.

Recepción de suministro

Requerimientos legales

Procedimientos legales

Requerimientos legales.

Recibir ayudas humanitarias establecidas por la Sociedad Nacional, pesando y verificando los elemento según planilla y se registran los mismos en la planilla de recepción de ayudas.

Seleccionar los elementos alimentarios y no alimentarios, formando los kits respectivos.

Ingresar al sistema contable los kit conformados y despacharlos según solicitud y autorización del socorro

nacional.

Realizar el embalaje y despacho de carga liviana según autorización de la Dirección de Socorro Nacional.

Realizar el seguimiento al vehículo establecido (sea propio de la Sociedad Nacional o de la empresa externa) para la entrega

de los kit hasta su destino final.

Realizar el programa de Salud Ocupacional para la Cruz Roja Colombiana.

Realizar el plan de emergencia institucional.

Verificar las acciones que se establezcan en el comité paritario institucional de Salud Ocupacional.

Planilla de recepción de ayudas diligenciada.

Kits alimentarios y de aseo.

Registro al sistema contable, Autorización Dirección Socorro

Nacional.

Registro Egreso almacén.

Acta de entrega

Programa de Salud Ocupacional

institucional.

Plan de emergencia institucional.

Actas del comité paritario de salud ocupacional.

Almacén.

Almacén.

Almacén.

Almacén

Seccionales, Almacén.

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Todos los procesos.




Versión: 1

Todos los procesos, Entes

gubernamentales

Todos los procesos.



Secretaria del medio ambiente

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Requerimientos de ley, modificaciones de puestos

de trabajo.

Análisis de puesto de trabajo y panorama de riesgo.

Materialización de Accidente de trabajo, Formato

accidente de trabajo.

Intervenciones producto de la identificación de peligros y

riesgos.

Directrices ambientales del distrito

Necesidad de brindar bienestar y entretenimiento

a los trabajadores.

Necesidad de brindar bienestar, elementos y entretenimiento a los

Evaluar permanentemente los puestos de trabajo para identificar los riesgos existentes.

Planear y gestionar las intervenciones pertinentes de acuerdo al análisis de puesto de trabajo y panorama de riesgo.

Atender e investigar dando el reporte de accidentes de la Cruz Roja Colombiana.

Programar los Exámenes médicos ocupacionales, diseñar es implementar sistemas de vigilancia epidemiológica para

riesgos específicos.

Realizar Monitoreo ambiental (Residuos y desechos) en la Cruz Roja colombiana.

Realizar la programación de actividades de bienestar.

Adecuar las áreas para mejora de calidad de vida de los empleados en la institución.

Informe de puesto de trabajo y panorama de riesgo.

Cronograma de actividades.

Informe y estadísticas de accidentalidad.

Cronograma de actividades del programa salud ocupacional.

Informe y reporte ambiental.

Cronograma de actividades deportivas, cronograma de

celebración y días especiales.

Plan de obra de la institución.

Todos los procesos.

ARP y todos los procesos.

ARP y Todos los procesos.

Todos los procesos.

Secretaria del medio ambiente y todos los

procesos.

Todos los procesos.

Todos los procesos y Dirección




Versión: 1

Todos los procesos y recursos humanos.

Todos los procesos.

trabajadores.

Necesidad de brindar bienestar y entretenimiento

a los trabajadores, convención colectiva de

trabajo. Formato de beneficios.

Necesidad de brindar

acompañamiento al personal de la Cruz Roja Colombiana.

Dar a conocer al personal de la Sociedad Nacional el acceso a los beneficios de la institución.

Acompañamiento en los diferentes casos que requieran los trabajadores de la institución.

Acta de beneficios institucionales.

Evidencias de las actividades de acompañamiento desarrolladas.

administrativa y financiera.

Todos los procesos, Dirección



Financiera.

Financiero


Todos los procesos.

Base Presupuestales, Plan de Acción, Presupuesto de los

procesos.

Presupuesto por procesos.

Realizar el presupuesto acorde a las necesidades de cada proceso y revisar lo que es viable para validación.

Consolidar y analizar el Presupuesto, para enviar a la Junta Directiva para aprobación.

Presupuesto por procesos.

Consolidación del Presupuestal.

Todos los procesos.




Versión: 1

Cliente interno.

Todos los procesos.

Sistema uno (Facturación).

Cliente externo.

Sistema contable.

Sistema contable.

Sistema contable.

Cliente externo.

Solicitud de cobro

Factura o nota débito, listado de cuenta por cobrar.

Transferencia electrónica, cheque y/o efectivo.

Listado de cuentas por cobrar.

Listado de cuentas por cobrar vencidas.

Listado de cuentas por cobrar vencidas.

Garantías.

Estado de cuenta por concepto de cartera.

Entrar al sistema contable para generar la factura y/o nota débito.

Hacer el Seguimiento de las cuentas por cobrar a partir del

momento que se genera el vencimiento. Realizando la cobranza y el seguimiento del pago.

Registrar el pago para cancelar la cuenta por cobrar

Realizar el proceso de cobranza si el pago no se da en el plazo estipulado.

Suspender los servicios a crédito si el pago no se efectúa en el plazo establecido previamente.

Solicitar y/o establecer requerimientos pre-jurídicos y jurídicos si se requiere de la cuenta por cobrar.

Hacer efectivas las garantías (pagare, hipoteca, embargue), sino se da el pago de la cuenta por

cobrar.

Realizar el estado de cuenta mensual por concepto de cartera se concilia y se confirma si se está de acuerdo con lo que se le

debe a la nacional.

Factura o nota débito para envió.

Informe al comité de cartera.

Registro de Cancelación de cuenta por cobrar.

Informe de seguimiento de cobranza.

Informe de cuentas a crédito suspendidas.

Requerimientos legales.

Pago de garantías.

Informe de estado de cuenta.

Cliente externo, Contabilidad.

Todos los procesos. Cliente directo deudor.

Comité de cartera, todos los proceso.

Cliente externo y comité de cartera.

Comité de cartera.

Jurídica, Comité de cartera y/o

cliente externo.

Cliente externo, jurídica.

Jurídica.




Versión: 1

Proveedor externo.

Contabilidad

Proveedor externo.

Contabilidad

Almacén.

Nómina.

Entes de control.

Todos los Procesos.

Extracto Bancario

Conciliaciones bancarias.

Factura y/o documento equivalente que de

justificación.

Causación, relación de cuentas por pagar.

Soportes y/o documentos de los activos fijos, Formato de

Traslado de Activos Fijos.

Informe de nómina y/o liquidación de nómina.

Planilla de impuestos.

Necesidades de la sede nacional, gastos y/o costos.

Realizar las conciliaciones bancarias de la Cruz Roja Colombiana.

Realizar el seguimiento mensualmente de las conciliaciones bancarias.

Verificación de requisitos internos y contables para realizar la causación y enviar a tesorería para generar pago.

Revisar la disponibilidad de fondo y definir la forma de pago, realizando la programación para hace efectivo el pago.

Revisar soportes y documentos entregados de los activos fijos y establecer si son activos fijos para registrarlos en el módulo

del sistema contable haciendo el cruce con contabilidad para el control de la depreciación si corresponde.

Revisar la nómina y dar aprobación, devolviendo a nómina para la respectiva autorización a tesorería. Realizar la

interface en el módulo del sistema contable y hacer cierre de nómina.

Realizar la consolidación de impuestos, con la causación que generan impuestos.

Registrar el prorrateo para los gastos y/o costos de la institución.

Conciliaciones bancarias

Reporte y /o informe de conciliaciones bancarias.

Causación, relación de cuentas por pagar.

Pago efectivo.

Registro de los activos fijos ingresados y/o Trasladados, depreciación de activos fijos.

ó Nómina Aprobada y registrada en el sistema uno.

Consolidado de impuestos.

Informe de Gastos y/o costos prorrateados.

Comité de cartera.

Tesorería.

Tesorería.

Cliente.

Contabilidad.

Nómina y tesorería.

Entes de control.


financiera.




Versión: 1

Sociedad Nacional.

Entidad Bancaria.

Todos los procesos.

Tesorería.

Tesorería.

Tesorería.

Contabilidad lotería.

Todos los procesos.

Necesidad de apertura de cuenta

Notificación Bancaria, Nota

Swift

Formato Solicitud de anticipo, Factura o Nota

débito, Rembolsos.

Cuenta bancaria.

Efectivo disponible de la Sociedad Nacional.

Registro consolidado de inversiones y/o fondos.

Informe contable de la lotería.

Estados financieros.

Realizar la apertura de cuenta necesaria en la institución.

Realizar la monetización si son dineros del exterior.

Revisar lo entregado para dar paso a al procesos de causación, enviando a tesorería para la generación del pago

Revisar de saldos y movimientos de las cuentas bancarias.

Realizar inversiones de acuerdo a la disponibilidad del efectivo haciendo la Cotización y análisis para realizar efectiva las

inversiones.

Hacer seguimiento de las inversiones y/o fondos que tiene la sede nacional.

Consolidar información con contabilidad lotería y contabilidad de la Sede Nacional.

Hacer seguimiento de los cierres y/o cortes financieros.

Apertura de cuenta.

Monetización del dinero.

Anticipo aprobado o no aprobado, Resumen planilla de legalización.

Estado de las cuentas Bancarias.

Inversión.

Consolidado de inversiones y/o fondos.

Consolidado contabilidad nacional.

Informes financieros.

Sociedad Nacional.

Sociedad Nacional.

Todos los procesos.

Sociedad Nacional.

Tesorería y Dirección administrativa y

financiera.

Tesorería y dirección administrativa y

financiera.


financiera.

Dirección




Versión: 1


VERIFICAR

Auditoría Interna de Calidad.

Control Servicio no Conforme.

Seguimiento Indicadores de Gestión.

Revisoría Fiscal.

ACTUAR:

Acción Preventiva

Acción preventiva

Acción de Mejora

RECURSOS

DOCUMENTOS

RELACIONADOS

INDICADORES

REQUISITOS

Sistemas


Documentos

Ver: Listado Maestro de Registros


NORMA ISO 9001:2008: 4.1 Requisitos generales, 4.2.3 Control de documentos, 4.2.4 Control de registros, 5.2 Enfoque al cliente, 5.3 Política de calidad,5.4.1 Objetivos de la calidad, 5.5.1 Responsabilidad y autoridad,6.2 Recursos humanos 6.2.1 Generalidades de Recursos humanos, 6.2.2 Competencia toma de conciencia y formación, 6.3 Infraestructura, 6.4 Ambiente de trabajo, 7.2 procesos relacionados con el cliente, 8.1 Generalidades de medición análisis y mejora, 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos, 8.4 Análisis de datos, 8.5.1 Mejora continua, 8.5.2 Acción correctiva, 8.5.3 Acción preventiva.




Versión: 1

LEGALES: Ver matriz legal




Versión: 1

PROCESO Gestión del talento humano AUTORIDAD:

Director Ejecutivo Nacional.

Director Administrativo y

Financiero.

OBJETIVOS DEL PROCESO

Gestión humana

Establecer a partir de análisis del entorno interno y externo las estrategias y procedimientos que permitan vincular, desarrollar y mantener un talento humano acorde con el marco legal vigente, políticas, objetivos estratégicos y la doctrina institucional.

RESPONSABLES

Jefe de Gestión humana

Capacitación Interna

Transformar competencias del saber, ser y hacer de acuerdo con los objetivos institucionales, las necesidades y expectativas personales y profesionales del talento humano de la organización respondiendo a retos de las dinámicas socio políticas. Desarrollar ejercicios educativos que fortalezcan las competencias de directivos, empleados y voluntarios para el cumplimiento de la misión institucional.

Director Nacional de Educación.

Voluntariado Direccionar a nivel nacional las actividades del Talento humano voluntario que soporta la misión Institucional.

Director Nacional de Voluntariado.

OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD


Fortalecer la unidad e interlocución con actores externos.

Salvar vidas mediante la gestión integral de riesgo.




Versión: 1

Promover la inclusión social y una cultura de la no violencia y la paz.

Mantener la eficacia del Sistema de gestión de calidad en todos nuestros procesos que contribuyan al accionar humanitario de la Sociedad Nacional.

PLANEAR

Gestión Humana


Desarrollo de un modelo para la gestión del talento humano

Análisis del entorno interno y externo

Plan de Acción de Gestión Humana.

Presupuesto para el desarrollo de las actividades del proceso.




Proyecto educativo institucional (PEI) de la Cruz Roja Colombiana.

Presupuesto para el desarrollo de los programas de la Cruz Roja Colombiana.

Voluntariado



Reglamento nacional del voluntariado.

Ciclo de Gestión de Voluntariado de la Cruz Roja Colombiana.

Manual administrativo del dirigente.

Guía de campo del voluntariado.

Presupuesto para la realización de las actividades del proceso.




Versión: 1

HACER

Gestión Humana


Todos los procesos

Necesidades de vinculación de talento humano Necesidades de capacitación, Novedades de nómina Necesidades de Bienestar, Convención Panorama de Riesgos (Seguridad y salud) Desarrollo del talento humano

Selección, vinculación y desvinculación, Diseño plan de educación continuada Pago de nómina Afiliación y novedades a seguridad Social, Reconocimiento de beneficios convencionales y no convencionales, Bienestar Salud y seguridad laboral Evaluación de desempeño.

Manual para la Gestión del Talento Humano, Manual de Competencias y Funciones Programa de educación Continuada

Contratos, registro de selección, registros de afiliaciones al SGSS, Registros de Nómina

Programa de Bienestar,

Documento Sistema de Gestión para la Salud y Seguridad en el Trabajo

Planes de Mejoramiento Individual

y planes de carrera

Todos los procesos

Capacitación interna


Sociedad Nacional.

Necesidad del talento humano.

Identificar las necesidades del talento humano institucional y en conjunto con el desarrollo del plan

Investigación acción participativa.

Todos los procesos y dirección ejecutiva




Versión: 1

Dirección nacional de educación.

Todos los procesos.

Dirección Nacional de Educación.

Gestión Humana

Dirección nacional de Educación.


Lineamientos y necesidades de formación.

Documentos de soporte del programa de formación,

Guía metodológica y el plan de clase por lección.

Lineamientos y necesidades de formación acerca de la


Competencia del cargo, Resultados de evaluación de

desempeño.

Programas de formación, Guía metodológica para la planeación de actividades

docentes.

Registro del curso de Cruz Roja Colombiana.

de Acción seguir los lineamientos y cronogramas específicos.

Establecer estrategias de formación, estructura metodológica y pedagógica del ejercicio académico.

Establecer los requisitos para el cumplimiento metodológico y pedagógico y verificar los contenidos

del programa de formación.

Realizar el contenido programático y metodológico de la inducción que se va a impartir para los empleados

de la institución.

Coordinar junto con Gestión Humana para establecer programas de capacitación requeridas en la mejora del

desempeño del personal.

Inscribir el programa de formación en la Dirección de Educación de la Cruz Roja Colombiana

Promocionar el programa académico ya sea virtual o presencial en conjunto con comunicación e imagen.

Programa de Formación.

Estructura metodológica y pedagógica del

Plan Educativo Institucional (PEI).

Ajustes y actualización de los programas de formación.

Inducción a los empleados en el aula virtual.

Programa de Capacitación

necesaria.

Registro del curso de Cruz Roja Colombiana.

Acta de reunión de Directores Ejecutivos y/o promoción del

programa.

nacional.

Todos los procesos.

Todos los procesos.

Gestión Humana.

Todos los procesos.

Sociedad Nacional.

Comunicación e imagen,

todos los procesos.




Versión: 1

Dirección nacional de Educación, Gestión

Humana.


Personas capacitadas y/o formadas.

Dirección nacional de Educación

Personas inscritas en el programa, competencia del

cargo.

Culminación del Programa de formación.

Evaluación del ejercicio.

Planillas de asistencia, Informe de programa de

formación.(modelo)

Ejecutar el ejercicio académico con tutores y/o personal competente para el desarrollo del programa de formación verificando que el proceso cumpla con la

competencia del cargo.

Establecer la evaluación del ejercicio del programa de formación académico para verificar las expectativas de

las personas inscritas con el programa, y según resultados se realicen los cambios pertinentes.

Recopilar los resultados de la evaluación del ejercicio de capacitación y/o formación para saber si se cumplió

con las necesidades y/o expectativas.

Realizar las certificaciones o constancia de acuerdo el informe del programa de formación.

Planillas de asistencia, Informe de programa de

formación.

Evaluación del ejercicio.

Resultados de la Evaluación del ejercicio.

Constancia y/o certificación, Acta certificación de participación a

curso.

Gestión Humana, Dirección nacional de

Educación.



Gestión Humana.


Gestión Humana.

Voluntariado



Nacional, Federación internacional de

sociedades de la Cruz Roja y la Media Luna

Roja.

Políticas, directrices,

Estatutos, Plan Estratégico de la Cruz Roja Colombiana.

Políticas, normas,

Realizar las políticas y lineamientos estratégicos aplicables al voluntariado.

Hacer el seguimiento y validación del cumplimiento

Políticas, normas, lineamientos y acuerdos establecidos.

Informes emitidos por direcciones

Seccionales y/o voluntariado.

Comisión del




Versión: 1

Dirección Nacional del Voluntariado.




Seccionales

Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana.


lineamientos y acuerdos establecidos.

Lineamientos conceptuales y metodología de los

programas del voluntariado.

Programas del voluntariado.

Proyectos

Informe del desarrollo de la implementación de los

programas del voluntario.

Postulantes a la Convocatoria, requisitos y perfiles establecidos para

conformación de la comisión técnica del voluntariado.

Lineamientos de evaluación, Herramientas Virtuales,

de políticas, directrices y procedimientos del voluntariado.

Establecer los lineamientos conceptuales y

metodología de los programas del voluntariado aplicables al cumplimiento de la misión de la Cruz Roja

colombiana.

Realizar la Implementación y formación de los programas de las agrupaciones.

Hacer la Articulación de los programas del voluntariado a los proyectos emanados por los

procesos misionales de la Cruz Roja Colombiana.

Realizar el seguimiento del desarrollo de los programas del voluntariado.

Realizar la Convocatoria, conformación y reglamentación de las comisiones técnicas del

voluntariado, seleccionando los perfiles que más apliquen.

Realizar los lineamientos de evaluación para la aplicación del ciclo de gestión del Voluntariado,

de voluntariados.

Programas del voluntariado establecidos.

Cursos de formación en los programas y especialidades del

voluntariado.

Programas del voluntariado articulados con los proyectos de la


Sugerencias y recomendaciones al desarrollo del programa del

voluntariado.

Comisión técnica del voluntariado.

Ciclo de Gestión del Voluntariado.

voluntariado.

Dirección Nacional del Voluntariado, Dirección Nacional de Educación

Seccionales

Dirección Nacional del Voluntariado, Seccionales.

Dirección Nacional del Voluntariado, procesos Misionales, Seccionales.

Seccionales.


Sociedad Nacional




Versión: 1

Seccional y/o aspirante a voluntario.

Dirección nacional de voluntariado.

Seccionales.

Dirección nacional de voluntariado.

Dirección Nacional de voluntariado.

Educación interna.

Programas de educación continuada.

Solicitud de carnet vía e-mail, relación de seguros,

formato de designación de beneficiarios.

Solicitud de carnet aprobada.

Base de datos y solicitud de certificación y carnets

definitivos.

Solicitud de certificados y carnets aprobados.

Certificados de formación básica.

Certificados de formación básica, Proyecto Educativo

generando herramientas virtuales y procesos de educación continuada para los voluntarios.

Asignación de códigos y generación de carnets.

Revisión de base de datos y solicitud bien diligenciada.

Elaborar los carnets definitivos y solicitar certificados, y resoluciones para enviar a seccionales.

Realizar el acto de graduación para la entrega de certificados que acredita como voluntario de la Cruz

Roja Colombiana.

Brindar orientación a los voluntarios para la toma de decisiones sobre los posibles campos de acción y

especialidades en los cuales se pueden desempeñar.

Brindar formación especializada de acuerdo a los programas establecidos por educación interna para el

Formatos correctamente diligenciados y/o solicitud

aprobada.

Carnets diligenciados y codificados.

Solicitud de certificación y carnets aprobados.

Certificados, carnets y resoluciones.

Programas de las agrupaciones,

programas de las áreas y listado de vinculación.

Competencia de los voluntarios,

Dirección Nacional de Voluntariado.

Seccionales.

Dirección Nacional de Educación y/o Seccionales.


.

Dirección Nacional de Educación y/o seccionales y voluntariado.

Dirección Nacional de Educación y/o




Versión: 1

Seccionales


institucional.

Solicitud de asesoría en temas de gobierno y gestión.

Políticas y lineamientos estratégicos del voluntariado

desempeño y fortalecimiento del voluntariado.

Acompañar y asesorar a las seccionales en temas de gestión y gobierno.

Realizar campaña para motivar el servicio voluntario.

Currículos de programas, Matriz de microcurriculum.

Informe de asesoría

Desarrollo de Campaña para motivar el servicio voluntario.

seccionales y voluntariado.

Dirección Nacional de voluntariado, Seccionales.

Cliente externo.

VERIFICAR


Producto no Conforme


ACTUAR:

Acción Preventiva

Acción Correctiva

Acción de Mejora

RECURSOS

DOCUMENTOS

RELACIONADOS

INDICADORES

REQUISITOS

Gestión Humana


Ver Plan de

acción

NORMA ISO 9001:2008: 4.1 Requisitos generales, 4.2.3 Control de documentos, 4.2.4 Control de registros, 5.2 Enfoque al cliente, 5.3 Política de calidad,5.4.1

Recursos Humanos Recursos Tecnológicos e infraestructura:




Versión: 1

Base de datos, Software sistema uno (sistema de información empresarial), Equipo de Cómputo, Redes y/o equipo tecnológicos y de telecomunicación, Módulos de Oficina. Recursos Económicos: Presupuesto. Nómina.


Registros

Objetivos de la calidad, 5.5.1 Responsabilidad y autoridad,6.2 Recursos humanos 6.2.1 Generalidades de Recursos humanos, 6.2.2 Competencia toma de conciencia y formación, 6.3 Infraestructura, 6.4 Ambiente de trabajo, 7.2 procesos relacionados con el cliente,8.1 Generalidades de medición análisis y mejora, 7.3 Diseño y desarrollo, 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos, 8.4 Análisis de datos, 8.5.1 Mejora continua, 8.5.2 Acción correctiva, 8.5.3 Acción preventiva. LEGALES: Ver matriz legal


Recursos Humanos: Recursos Tecnológicos y/o Infraestructura: Aula virtual, Servidor, Software Moodle e- learnig y b-learnig, Equipo de Cómputo, Redes y/o equipo tecnológicas y de telecomunicación, Módulos de Oficina. Recursos Económicos: Presupuesto Nómina.

Voluntariado




Versión: 1

Recursos Humanos: Recursos Tecnológicos y/o Infraestructura: Base de datos de voluntariado. Equipo de cómputo, Redes y/o equipos Tecnológicos y de telecomunicación. Recursos Económicos: Presupuesto y donantes a los proyectos.




Versión: 1

PROCESO MDR y Unidades de negocio

AUTORIDAD:

Dirección Ejecutiva Nacional.

OBJETIVOS DEL

PROCESO

Lotería

Generar recursos a través de la venta de juegos de suerte y

azar para transferir a la Sede Nacional. CRC.

RESPONSABLES

Gerente de la lotería.

Banco de Sangre

Distribuir sangre segura mediante la utilización óptima de

cada uno de sus hemocomponentes a la población.

Director del Banco nacional de

sangre.

Capacitación Externa.

Desarrollar ejercicios educativos que contribuyan al

mejoramiento de la competencia laboral de clientes

externos.

Director Nacional de Educación.

MDR Buscar recursos para la sede nacional a través del sector

privado y el donante individual.

Coordinador nacional de

Movilización de Recursos (MDR).

OBJETIVOS

RELACIONADOS

CON LA CALIDAD

• Garantizar la sostenibilidad mediante la Gestión eficiente de los recursos.

• Posibilitar una vida sana y segura.

• Desarrollar un modelo organizacional simple y funcional.

• Fortalecer la unidad e interlocución con actores externos.


Nacional.

PLANEAR

Lotería



Plan de premios y contrato de adhesión.

Cronograma de sorteos.

Cronograma de informes a los entes de control.




Versión: 1

Banco de Sangre



Presupuesto para el desarrollo de las actividades del proceso.

POEBS

Capacitación Externa



Elaboración del Proyecto educativo institucional (PEI) de la Cruz Roja Colombiana.

Presupuesto para apoyo de los programas de la Cruz Roja Colombiana.

MDR



Cronogramas de planes de trabajo de acuerdo a eventos sociales y/o empresariales.

Proyección de recaudación de fondos.

Presupuesto para la realización de actividades del proceso.

HACER

Lotería





Versión: 1

Distribuidores.

Lotería.

Distribución.

Distribuidores.

Distribuidores.

Distribuidores y

procesos de lotería.

Lotería

Entes de control.

Lotería SGC

Solicitud para distribuidores.

Disponibilidad de billetes.

Necesidad de impresión de

billetes.

Información de billetes no

vendidos, forma electrónica

mediante archivos planos.

Enviar físico de billetes no

vendidos.

Recibo de información,

informe de venta.

Acta oficial de resultados.

Porcentaje establecido,

normatividad.

Producto no conforme.

Verificar que el distribuidor cumpla con los requisitos

para ser distribuidor.

Otorgar la cantidad de billetes al distribuidor y hacerlo

aprobar a través del comité comercial.

Enviar información al impresor e Imprimir la cantidad

de billetes y distribuir los billetes a cada uno de los

sitios asignados.

Recibir la información de la billeteria no vendida.

Devolución electrónica.

Validar la devolución física de los billetes no vendidos

y establecer la cantidad de premios obtenidos y/o

salvados y los que están en poder del público.

Realizar el sorteo los días o el día establecidos por la

lotería.

Realizar el Pago de premios establecidos en la lotería.

Realizar las transferencias de acuerdo a los porcentajes

y normatividad aplicable.

Registrar y controlar la matriz establecida del

Solicitud aprobada y/o negada.

Asignación y/o aprobación de

billetes, cupo.

Impresión de billetes.

Informe de venta.

Informe de validación de la

devolución electrónica, paquetes

recogidos y extracción de premios

salvados.

Acta oficial de resultados.

Informe mensual de premios

pagados.

Transferencias efectivas.

Matriz de producto no conforme.

Distribuidor.

Distribuidor.

Distribuidor.

Supersalud, todos los

procesos de la lotería.

Administración,

contabilidad de lotería,

Supersalud.

Cliente externo.

Supersalud, contabilidad

lotería.

Supersalud.

Lotería




Versión: 1

Gerente Lotería.

Contabilidad.

Gestión comercial y

Gestión

administrativa.

Dirección

Proceso de premios.

Distribuidores y

ganadores.

Tesorería

Cartera

Manual de presupuesto,

Matriz de ingreso vs gasto.

Presupuesto aprobado.

Requisitos legales.

Facturas, documento

equivalente.

Permios pagados de la

lotería.

Informe de las garantías.

Facturación, registro de

pagos de distribuidores por

medio de consignación o en

producto no conforme, identificando el manejo

adecuado.

Realizar el presupuesto para la lotería de la cruz roja

nacional y hacerlo validar de gerencia de lotería y la

comisión financiera y la junta directiva.

Ejecución presupuestal de ingresos y gastos mensual,

trimestral y semestral.

Crear ganadores clientes y/o proveedores y registrarla

en la base de datos del sistema contable.

Causar y registrar las facturas de los proveedores.

Revisar el valor de los premios cargado a contabilidad

verificando el saldo de las cuentas por pagar para el

suministro de la información en el giro de transferencia

de impuesto a ganadores.

Informar la transferencia de los premios no reclamados

y trasladarlos a la cuenta especial, informando

trimestral y mensual el reporte de premios ganados

mayores de 25 SMLV a la UIAF.

Registrar en cuentas de orden los aumentos y/ o

disminuciones de las garantías efectuadas en el mes.

Evaluar la información recibida en los estados

financieros haciendo cruce de información con

contabilidad y el envió a la Supersalud trimestralmente

Acuerdo de aprobación del

presupuesto.

Matriz de ejecución presupuestal

de ingresos y gastos.

Registro de clientes y/o

proveedores en el sistema contable.

Pago a proveedor, informe de

retenciones.

Informe de transferencias, reporte

de premios mayores a 25 SMLV

(UIAF).

Informe de traslado a la cuenta

especial (archivo 219).

Registro en estados financieros

Consolidado de Balance de los

estados financieros Trimestral,

(archivo 206).

Lotería

Gerencia, contraloría

general de la Republica.

Tesorería e información

exógena

Tesorería lotería y

contabilidad nacional.

Revisoría fiscal

Uiaf

Supersalud (archivo

219).

Contabilidad nacional.

Contabilidad nacional.

Supersalud.




Versión: 1

Cartera

Gestión

administrativa.

Tesorería, entes de

control

Tesorería.

Devolución.

Contabilidad, Entes

de control

premios, saldo de cuenta de

cada cliente de cobranza.

Reporte de ventas

Soportes y/o documentos de

los activos fijos.

Informe de saldo disponible,

normatividad aplicable para

inversiones.

Soporte de inversión

Informe de los premios en

poder del público.

Premios por pagar,

normatividad aplicable.

(archivo 206).

Generar un archivo mensual donde se liquida el valor

del impuesto a loterías foráneas, revisando y

registrando el impuesto de la renta mínima para hacer

cruce con la información de transferencias.

Revisar soportes y documentos entregados de los

activos fijos y registrarlos en el sistema contable y

hacer el cruce con contabilidad.

Informar a la gerencia del saldo que dispone para

invertir para reuniones con el comité de inversiones.

Causación de los rendimientos estimados de la

inversión.

Realizar la causación de los premios que cayeron en

poder del público.

Aplicar la normatividad a la reserva técnica de acuerdo

a los premios en poder del público y el 40% de las

ventas.

Registro de estados financieros e

informe de las beneficencias de

salud, Consolidado de Balance de

los estados financieros Mensual,

(archivo 206).

Registro de los activos fijos

ingresados.

Matriz de inversión

Informe mensual de inversiones y/o

fondos.

Premios por pagar.

Reserva técnica

Contabilidad nacional y

tesorería.

Gerencia Lotería.

Comité de inversiones

Gerencia, comisión

financiera y junta

directiva.

Tesorería.

Gerencia, supersalud

(archivo 218) Mensual.

Banco de Sangre





Versión: 1

Población, empresa

y/o Banco de Sangre.

Donante.

Donante.

Donante.

Donante

Banco de Sangre.

Estado y Población.

Requisitos legales,

Autorización empresa y/o

banco de sangre,

Programación de donación,

Necesidad de sangre de la

población.

Ficha de donante, Formato

de Autoexclusión.

Informe de autorización de

donación.

Sangre captada

Sangre captada segura.

Pruebas seguras de sangre.

Estándares legales decreto y

resolución. Necesidad de

Realizar promoción para fidelizar la población en la

donación de sangre, partiendo de la programación ya

estipulada en los puntos específicos con autorización

previa de empresas y/o banco de sangre.

Profesional capacitado por medio de lineamientos,

define si el donante puede donar o no y según

autorización se Capta la unidad de sangre.

Se procede a extraer la transfusión de

hemocomponentes.

Subir la unidad de sangre al área de componentes y los

tubos a muestras de pruebas infecciosas. Se realiza la

respectiva prueba de tamizaje. Si sale reactivo

infeccioso se incinera.

Fraccionar y optimizar al máximo la obtención de

hemocomponentes de la sangre captada y realizar las

pruebas pertinentes.

Reunir las pruebas seguras y emitir un sello de calidad

del director del banco de sangre.

Población fidelizada con estilos de

vida saludable para suplir la

necesidad de sangre.

Captación de unidad sangre,

autorización de donación.

Transfusión de Hemocomponentes.

Acta de incineración,

Captación de sangre segura.

Sangre segura para su efectiva

transfusión.

Pruebas seguras de sangre con sello

de calidad.

Hemocomponentes seguros.

Pacientes de clínicas y/o

hospitales.

Banco de Sangre.


hospitales.


hospitales.


hospitales.


hospitales.





Versión: 1

Distribución de

Hemocomponentes.

Procesar y Distribuir hemocomponentes.

hospitales.

Capacitación Externa


Cliente Externo.

Cliente externo.

Dirección Nacional

de Educación.

Cliente externo.

Dirección Nacional

de Educación.

Necesidades del cliente.

Oferta y Demanda de

actividades

Currículos y/o programas

académicos.

Inscripción de Charla, taller,

diplomado curso, Programa

académico.

Charla, taller, diplomado

curso, Programa académico

Evaluación académica (si

Identificar las necesidades del cliente.

Establecer el presupuesto para la asignación de los

recursos para la prestación del servicio.

Establecer estrategias de formación, estructura

metodológica y pedagógica del ejercicio académico,

Desarrollar el producto acorde a las necesidades de

formación y/o capacitación, desde la planificación.

Ejecutar el ejercicio académico estableciendo el tutor

y/o personal competente para el desarrollo del

programa de formación.

Realizar la evaluación académica si el cliente lo desea y

Ficha Técnica conforme a las

necesidades del cliente.

Oficio de solicitud

Estructura metodológica y

pedagógica del

Plan Educativo Institucional

(PEI).

Guía metodológica, plan de clase

por lección,

Charla, taller, diplomado curso,

Programa académico.

Informe de la capacitación

realizada, Planillas de asistencia,

constancias de asistencias de

acuerdo a los clientes.

Informe de resultados de la

Cliente Externo.

Seccional

Cliente externo.

Cliente externo.

Dirección Nacional de

Educación y cliente

Externo.




Versión: 1

Cliente.

Dirección Nacional

de Educación.

aplica), Evaluación del

ejercicio de formación.

Informe de capacitación

realizada.

recopilar la evaluación del ejercicio de formación.

Radicación de soportes, Factura seccional y se envía a

contabilidad, Radicar soportes arp y se genera la

Factura.

evaluación académica (si aplica) y

evaluación del ejercicio de

formación de acuerdo al cliente.

Reporte para realización de

Factura.

Cliente externo y

Dirección Nacional de

Educación.

Contabilidad, Cartera.

MDR


Empresa privada.


Empresa.

Empresa y/o donante

Dirección misional.


.

Desarrollo de algún

programa social y/o querer

hacer una donación.

Proyectos y/o convenios.

Proyecto específico.

Proyecto específico.

Informe de ejecución del

proyecto.

Informe final del proyecto.

Contactar a la persona referente y/o empresa,

desarrollar reunión para establecer e identificar

necesidades de la empresa.

Generar portafolio de productos para la empresa para

enfocar la donación. Sugerir a la empresa en que

proyecto hacer la donación.

Generar proyecto junto con el referente del proyecto

misional o convenio establecido.

Ejecutar el proyecto y entregar la donación al proceso

misional.

Mantener contacto con el donante y/o empresa.

Hacer entrega del informe final del proyecto a la

empresa y/o donante concretando la de donación final.

Estrategia de potencialización de

la empresa como socio. Donación.

Presentación del portafolio de

productos a la empresa para

focalizar donación.

Proyecto, marco lógico,

cronograma, presupuesto, solicitud

de convenio.

Retroalimentación de ejecución del

proyecto.

Informes parciales y finales con el

donante.

Informe final de la ejecución del

proyecto.


Empresas sector privado

y/o donantes

individuales.


Empresa y/o donante,


Empresa y/o donante.

Empresa y/o donante.




Versión: 1

Donante

Donantes

Donación.

Donaciones

Seguimiento con el donante a través de e-mail,

mensajes de texto y comunicación escrita, para

mantener los donantes activos.

Captar socios a través de un plan de acción,

estableciendo en que eventos se participa.

Informe de seguimiento de

donante.

Plan de trabajo cronograma.

MDR

MDR

VERIFICAR




ACTUAR:

Acción Preventiva

Acción preventiva

Acción de Mejora

RECURSOS

DOCUMENTOS

RELACIONADOS

INDICADORES

REQUISITOS

Lotería


Documentos


Ver Plan de


4.1 Requisitos generales, 4.2.3 Control de documentos, 4.2.4 Control

de registros, 5.2 Enfoque al cliente, 5.3 Política de calidad,5.4.1

Objetivos de la calidad, 5.5.1 Responsabilidad y autoridad,6.2

Recursos Humanos:




Versión: 1


Software de la lotería, Equipo de Computo,

Redes y/o equipo tecnológicas y de

telecomunicación, Módulos de Oficina.


Presupuesto

Nomina.

Registros

Acción

Recursos humanos 6.2.1 Generalidades de Recursos humanos, 6.2.2

Competencia toma de conciencia y formación, 6.3 Infraestructura, 6.4

Ambiente de trabajo, 7.2 procesos relacionados con el cliente, 7.3

Diseño y desarrollo , 8.1 Generalidades de medición análisis y mejora,

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos, 8.4 Análisis de datos,

8.5.1 Mejora continua, 8.5.2 Acción correctiva, 8.5.3 Acción

preventiva.

LEGALES:

Ver matriz legal

Banco de Sangre

Recursos Humanos:


Equipo de Computo, Redes y/o equipo

tecnológicas y de telecomunicación, Módulos de

Oficina.


Presupuesto

Nomina.

Educación No formal

Recursos Humanos:


Aula virtual, Servidor, Software Moodle

e- learnig y b-learnig, Equipo de Computo,

Redes y/o equipo tecnológicas y de

telecomunicación, Módulos de Oficina.


Presupuesto

Nomina.

MDR




Versión: 1

Recursos Humanos:


Equipo de Computo, Redes y/o equipo

tecnológicas y de telecomunicación, Módulos de

Oficina.


Presupuesto

Nomina.

ic-pl-do(012) manual de calidad crc 2014 v2 (1)

Documents