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Gobiemo de Guatemala

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lnstructivo de Trabajo :

CONSTITUCION, ADMINISTRACION Y

CONTROL DE CAJA CHICA DEL REGISTRO

MERCANTIL

lnstructivo de Trabajo:

ME-1-ITR-RM-CCC-18

Version 01

Hoja: 1 de 13

CONSTITUCION, ADMINISTRACION Y CONTROL DE CAJA CHICA DEL REGISTRO MERCANTIL

(ME-1-ITR-RM-CCC-18)

Version 01

Aprobado por: Cargo: Fecha Firma

Lie. Claudia de Del Aguila Viceministra de

Inversion y Com ia

I Rige a partir de: 21 NOV 2013

ｉｾ＠ｾ＠Gobierno de Guatemala

N/A

N/A


CONSTITUCI N, ADMINISTRACION Y


MERCANTIL

ME-1-ITR-RM-CCC-18

Version 01

Hoja: 2 de 13

lndice de contenido Hoja

lndice de contenido ... 2

Objetivo ... 3

Alcance ... 3

Responsabilidades ... 3

Documentos y datos relacionados ... 3

Definiciones ... 4

Procedimiento y/o instrucci6n ... 4

Constituci6n de los fondos de Caja Chica con ingresos propios del Registro Mercantil ... 4

Procedimiento detallado paso a paso para Ia Constituci6n, aprobaci6n, administraci6n y control de fondos de Caja Chica con lngresos Propios del Registro Mercantil ... 6

Administraci6n y Reintegro de los Fondos de Caja Chica, con lngresos Propios del Registro Mercantil ... 7

Flujograma ... 9

Formularies 11

Vale de Caja Chica 11

Solicitud de Emisi6n de Cheque 12

Formato-FR03 Formato de Rendici6n de fondos FR03 del SICOIN WEB

13

ACUERDO MINISTERIAL NUMERO

10-2012, del Ministerio de Finanzas Publicas


Instructive de Trabajo : ME-1-ITR-RM-CCC-18

Version 01

h I 14W&M54Ji,H,


CONTROL DE CAJA CHICA DEL REGISTRO MERCANTIL

Hoja: 3 de 13

1. OBJETIVO:

Normar las operaciones que se realizan en Ia Constituci6n, Administraci6n y Control del Fondo de Caja Chica, cuya raz6n principal es cubrir gastos urgentes de funcionamiento de poca cuantia que por su naturaleza no puedan esperar el tramite normal de page.

2. ALCANCE:

Este instructive aplica para Ia administraci6n de fondos de Caja Chica del Registro Mercantil, que se derivan del Fondo Rotative Privative lnstitucional, lo que aplica a compras con cargo a

los renglones de los grupos de gasto 01 "Servicios no Personales", grupo 02 "Materiales y

Suministros y grupo 03 "Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles", para lo cual debe observarse

el ACUERDO MINISTERIAL NUMERO 10-2012, del Ministerio de Finanzas Publicas.

3. RESPONSABILIDADES:

3.1 Encargado de Caja Chica: Es el responsable del manejo de los fondos de Caja Chica

nombrado segun resoluci6n que para el efecto emita el Despacho Superior del Registro

Mercantil y quien debera realizar las actividades siguientes:

3.1.1

3.1.2

3.1.3 3.1.4 3.1.5

3.1.6

3.1.7 3.1.8

3.1.9

3.1 .10

Elaborar los listados de rendici6n de fondos FR03 a traves del sistema SICOIN WEB.

Solicitar el reintegro del fondo de las rendiciones.

Proceder hacer efectivo el cheque para mantener Ia disponibilidad financiera. Entregar los vales dentro de los valores del range establecido. Solicitar Ia liquidaci6n de los vales de Caja Chica por escrito, luego de vencido el

plazo establecido. Efectuar los pages de los gastos dentro del range establecido verificando que los recursos solicitados correspondan a las categorfas de gasto que indica el

instructive.

Verificar que los documentos reunan los requisites de ley. Elaborar Ia Constancia de Retenci6n de I.V.A. o I.S.R al contribuyente cuando lo amerite, segun Ia nueva normativa tributaria.

Coordinar Ia entrega de Ia Constancia de retenci6n al proveedor.

Custodia de los recursos del fondo de Caja Chica.

3.2 Es responsabilidad del Tesorero, revisar Ia documentaci6n de los listados de gastos

FR03 y emitir el cheque de Caja Chica para los diferentes reintegros.

3.3 Es responsabilidad del Registrador Mercantil, Ia ejecuci6n, implementaci6n, difusi6n

y aplicaci6n del presente documento.

3.4 Es responsabilidad del Registrador Mercantil , firmar los cheques para Ia constituci6n y reintegro de caja chica.

3.5 Es responsabilidad del Secretario, Ia coordinaci6n y verificaci6n del cumplimiento de los jefes de los distintos departamentos en Ia elaboraci6n de los instructivos y/o

procedimientos.

3.6 Es responsabilidad del Secretario, firmar los cheques para Ia constituci6n y reintegro de caja chica.

3.7 Es responsabilidad del Asesor del Registrador, el apoyo y asesorfa en Ia implementaci6n de los diferentes procedimientos en el Departamento Financiero.

IIJ) ｾ＠Gobierno de Guatemala


CONSTITUCION, ADMINISTRACION Y CONTROL DE CAJA CHICA DEL REGISTRO

MERCANTIL

ME-1-ITR-RM-CCC-18

Version 01

Hoja: 4 de 13

3.8 Es responsabilidad del Jefe Financiero, mantener a disposici6n Ia ultima versi6n del presente documento y los documentos relacionados; asi como, hacer que se cumplan los lineamientos definidos en el mismo y Ia elaboraci6n del presente instructive

4 DOCUMENTOS Y DATOS RELACIONADOS:

Codigo Nombre del documento o dato

N/A Vale de Caja Chica

N/A Solicitud de Emisi6n de Cheque

Formato-FR03 Formato de Rendici6n de fondos FR03 del SICOIN WEB

N/A ACUERDO MINISTERIAL NUMERO 10-2012, del Ministerio de Finanzas Publicas.

5. DEFINICIONES:

5.1 Vale de Caja Chica : Es el documento que ampara Ia entrega de efectivo, donde se hace responsable Ia persona solicitante, para su liquidaci6n en el termino establecido, segun el instructive de Caja Chica vigente.

5.2 Actividad de liquidaci6n de vale: Actividad que consiste en sustituir el efectivo proporcionado por el valor de los documentos contables autorizados correspondientes, asi como el reintegro del efectivo sobrante si lo hubiera.

5.3 Factura: Es el documento fiscal que extiende el proveedor, que ampara Ia compra del bien o servicio contratado, tiene que estar a nombre del Registro Mercantil, el NIT correspondiente, detallar el gasto y/o servicio, Ia cual debe ser razonada y firmada por el Jefe de Ia Unidad Solicitante y Registrador Mercantil, asimismo debera de adjuntarse Ia Solicitud de Compras y Servicios, el lngreso a Almacen y a lnventarios y Ia Requisici6n

cuando proceda.

5.4 Solicitud de Compra y Servicios: Es el documento autorizado por el Registro Mercantil, en el cual solicita Ia adquisici6n bienes, servicios y/o suministros, Ia cual debe de contener sello de presupuesto y firma del Registrador Mercantil o Secretario General. Se elabora si Ia compra es mayor de cien quetzales (Q.1 00.00).

5.5 Recibo de Caja: Es el documento que se adjunta en Ia emisi6n de factura cambiaria.

5.6 Constancia de lngreso a Almacen y a lnventario: Documento autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas, donde el responsable del Almacem y el de lnventarios del Registro Mercantil da ingreso del bien o suministro adquirido, segun corresponda.

5.7 Constancia de Retenci6n de I.V.A. : Es un documento contable elaborado por el Encargado de Caja Chica, cuando el pago de un servicio o producto sea de pequerio contribuyente, cuando el gasto sea mayor a Q. 2,500.00.

5.8 Constancia de Retenci6n de I.S.R.: Es un documento contable elaborado por el Encargado de Caja Chica, (aplica solo cuando el regimen lo amerite), 6 bien se solicitara Ia constancia del pago del impuesto al proveedor del servicio o producto.

l




MERCANTIL

6. PROCEDIMIENTO Y/0 INSTRUCTIVO:

ME-1-ITR-RM-CCC-18

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Hoja: 5 de 13

6.1 CONSTITUCION DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CON INGRESOS PROPIOS DEL REGISTRO MERCANTIL:

6.1.1 Constituci6n: Et fondo se constituira con recursos de ingresos propios del Registro Mercantil a traves de resoluci6n, firmada por el Registrador Mercantit.

6.1.2 Administraci6n del fondo de Caja Chica: La administraci6n estara a cargo de Ia persona nombrada para el efecto, quien tendra bajo su responsabilidad, entregar los vales, efectivo de acuerdo a los rangos establecidos, elaboraci6n de listados de gastos FR03 y Constancias de Retenci6n de I.V.A. y Constancias de Retenci6n de I.S.R.

6.1.3 Monto de los Recursos del Fondo: El monto de Ia Caja Chica se establecera en Ia Resoluci6n interna para Ia constituci6n del fondo de Caja Chica.

6.1.4 Cheque: El cheque debera ser emitido a nombre de Ia persona responsable del manejo de Ia Caja Chica, quien debera reintegrar al final del ejercicio contable, el total asignado en efectivo y/o documentos que tenga a Ia fecha del cierre.

6.1.5 Custodia de los Recursos del fondo: La custodia de los recursos del fondo estara a cargo de Ia persona nombrada, quien guardara el efectivo y/o las facturas por liquidar en una caja metalica con tlave 6 en caja fuerte.

6.1.6 Disponibilidad de los fondos de Caja Chica. Los fondos de Caja Chica seran utilizados para cubrir gastos urgentes hasta por un monto de quinientos quetzales (0.500.00).

6.1.7 Desembolsos del fondo de Caja Chica. La persona responsable de Ia Caja Chica podra proporcionar dinero contra vales, para pago de servicios, compras de materiales y suministros, y mobiliario y equipo, en apego al Acuerdo Ministerial Numero 10-2012, del Ministerio de Finanzas Publicas, estos deberan estar firmados por Ia persona que solicita el vale, con el visto bueno del Registrador Mercantil y/o Secretario General, con el setlo de Ia

Secci6n de Presupuesto, con el objeto de verificar el rengl6n de gastos y Ia disponibilidad del mismo.

6.1.8 Liquidaci6n de vales: Los vales deberan ser cancelados en un maximo de 3 dias habiles, para los gastos que sean utilizados en Ia adquisici6n de productos y/o pago de servicios que no necesiten ingreso a Almacen y/o lnventarios y 6 dias habiles para los que si deban cumplir con dicho requisito, presentando las respectivas facturas que amparan los gastos efectuados y el saldo de efectivo en su caso.

Si no se cumple con liquidar los vales dentro del periodo serialado, Ia persona que tiene pendiente de liquidar el vale, debera reintegrar el efectivo inmediatamente y no podra solicitar otro vale, hasta que tenga liquidada Ia cantidad que se le proporcion6 y se hara acreedor de las sanciones administrativas correspondientes, por parte de las autoridades superiores del Registro Mercantil.

6.1.9 Reintegro de liquidaci6n del fondo de Caja Chica: El reintegro del fondo de Caja Chica debera solicitarlo Ia persona responsable, cumpliendo con los requisitos siguientes:

6.1.9.1 Elaborara el listado FR03, con los documentos de soporte y/o facturas cuando representen un 35% del monto total del fondo asignado, debera realizar Ia liquidaci6n (Listado FR03) correspondiente y lo trasladara a Ia persona encargada de Visado de Documentos para su respectiva revisi6n.




MER CANTIL

ME-1-ITR-RM-CCC-18 Versi6n 01

Hoja: 6 de 13

6.1.9.2 Et cheque de reintegro, debera ser emitido a nombre de Ia persona responsable de Ia Caja Chica.

6.1 .9.3 La liquidaci6n final y total del Fondo de Caja Chica, seran los primeros quince dias del mes de diciembre de cada ario, sin excepci6n alguna.

6.1 .9.4 En caso de los vales para viaticos para realizar comisiones al interior, el tiempo para liquidar (3 dias habiles) se contaran a partir de Ia fecha que finalice Ia misma.

6.1.10 Requisitos que deben cumplir los documentos de soporte: Los documentos de comprobaci6n de gastos deben cumplir con los requisites siguientes:

6.1 .10.1 Factura contable a nombre del Registro Mercantil con el Nit. 344054-0, detalle del gasto y/o servicio, no se aceptara por consumo. El concepto y el importe debera estar claramente expresados en Ia factura, Ia factura no debe contener alteraciones. La factura debera tener el visto bueno del funcionario que autoriz6 el gasto y el respective razonamiento al reverso.

6.1.10.2 Solicitud de Compra de bienes y servicios, Ia fecha de Ia Solicitud de Compra de bienes y servicios, debera ser anterior o igual a Ia fecha de emisi6n de Ia factura, ya que primero se solicita Ia autorizaci6n del gasto y luego se procede a efectuar Ia compra o a solicitar el servicio y cotizaciones. Los gastos menores de Q.100.00, se liquidarfm sin Solicitud de Compras, unicamente, factura razonada y con sel/o de presupuesto.

6.1.1 0.3 lngreso a Almaclm y a lnventarios y Ia requisici6n cuando proceda.

6.1.10.4 Debera solicitarse el recibo de caja, cuando los pagos se realicen a traves de factura cambiaria.

6.1.11 CONDICIONANTES:

• No se puede conceder un segundo vale de caja chica, sino se ha liquidado el anterior, en especial a una misma persona.

• El jefe inmediato del encargado del fondo de Caja Chica, debera efectuar revisiones peri6dicas dejando evidencia de lo actuado.

• Los encargados del manejo del fondo de Caja Chica deberan ser personas contratadas con cargo a los renglones 011 "personal permanente en el interior" y 022 "personal por contrato" contar con fianza de Fidelidad y declaraci6n de probidad respectiva.

• No se autorizan vales de caja chica los dias viernes, unicamente si cuenta con el visto Vo,Bo, y/o autorizaci6n por escrito del Registrador Mercantil.

• Es importante observar que los fondos de caja chica deben quedar liquidados totalmente y depositados sus saldos a fin de ario.





MERCANTIL

ME-1-ITR-RM-CCC-18

Versi6n 01

Hoja: 7 de 13

6.2 Procedimiento detallado paso a paso para Ia Constituci6n, Aprobaci6n, Administraci6n

y Control de los Fondos de Caja Chica con lngresos Propios del Registro Mercantil.

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPO

Encargado de Caja Solicita Ia constituci6n y aprobaci6n de Ia Caja Chica al 1 hora

Chica Departamento Financiero.

Recibe Ia solicitud para dar el Vo.Bo, para Ia Jefe Financiero constituci6n y aprobaci6n del fondo de Caja Chica, 1 dia

luego lo envia al Encargado de Tesoreria.

Encargado de Recibe solicitud, realiza resoluci6n y Ia traslada a Jefe 1 dia

Tesoreria Financiero para su revisi6n.

Jefe Financiero Recibe resoluci6n, revisa y lo envia a Encargado de

%dia Tesoreria, para que siga con el proceso.

Encargado de Recibe resoluci6n ya revisada y traslada al Registrador % dia

Tesoreria Mercantil, para su autorizaci6n.

Registrador Mercantil Recibe y autoriza resoluci6n y Ia envia a Encargado de

1 dia Tesoreria.

Encargado de Recibe resoluci6n autorizada por el Registrador Mercantil y emite el cheque a nombre del responsable 1 dia

Tesoreria de Caja Chica y lo traslada al Jefe Financiero.

Jefe Financiero Recibe cheque y traslada al Secretario General para

2 horas firma.

Secretario General Recibe cheque, firma y traslada a Registrador Mercantil. 2 horas

Registrador Mercantil Recibe cheque, firma y traslada al Jefe Financiero. 2 horas

Jefe Financiero Recibe cheque ya firmado y lo traslada al Encargado de

% dia Tesoreria para continuar el proceso.

Encargado de Recibe cheque ya firmado y lo entrega al Encargado de % dia

Tesoreria Caja Chica, para el maneio del fondo.

Recibe el cheque y lo hace efectivo para el manejo de Caja Chica, luego de tener un 35% de documentaci6n

Encargado de Caja procede a elaborar los listados de rendici6n de fondo 1 dia

Chica FR03, para Ia respectiva liquidaci6n, en via documentaci6n de soporte para revisi6n al Encargado de Tesoreria.

Revisa los listados de rendici6n FR03, aprueba en el

Encargado de SICOIN WEB previo a Ia emisi6n del cheque, emite 1 dia

Tesoreria cheque a nombre de Ia persona responsable de Caja Chica.

Jefe Financiero Revisa los documentos y traslada a firma el cheque, ya

1 hora firmado lo devuelve a Tesoreria.

Encargado de Recibe el cheque debidamente firmado y lo entrega al 1 hora

Tesoreria encargado de Caja Chica.

Encargado de Caja Cobra el cheque ingresa el efectivo a Ia caja y lo utiliza 1 hora

Chica de acuerdo a las normas establecidas.

Tiempo estimado de 10 a 30

Total de dias dias,

depende de las

necesidad de las

Unidades Solicitantes

ｾ＠Gobierno de Guatemala

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MERCANTIL

ME-1-ITR-RM-CCC-18

Version 01

Hoja: 8 de 13

6.3 Administraci6n y Reintegro de los Fondos de Caja Chica, con lngresos Propios del

Registro Mercantil.

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPO

Persona Solicitante Solicita un vale de Caja Chica para solventar gasto

1 hora urgente.

Encargado de Caja Entrega vale para que sea llenado y firmado por Ia

Chica persona solicitante y autorizado por el Registrador 10 minutos Mercantil.

Registrador Autoriza vale, lo firma y devuelve a Ia Persona 1 hora

Mercantil Solicitante.

Recibe vale con firma de autorizaci6n y traslada a Persona Solicitante Encargada de Caja Chica, ya con sello de 1 hora

presupuesto y Ia partida a afectar.

Encargado de Caja Recibe el vale firmado y con sello de presupuesto y lo hace efectivo a Ia persona solicitante, indicandole el 10 minutos

Chica tiempo de vencimiento del mismo.

Persona Solicitante Recibe el efectivo y luego de realizar Ia compra,

3 y/o 6 dias liquida el vale con Ia papeleria de soporte del gasto.

Recibe papeleria de soporte del gasto realizado y verifica que cumpla con los requisitos de Ley, luego procede a elaborar Ia Constancia de Retenci6n de

Encargado de Caja I.V.A. o Retenci6n deii.S.R. cuando proceda. 2 dias

Chica Con todos los documentos de soporte de gasto de Ia compra, procede a elaborar los listados de gasto FR03, para reintegro del fondo.

Recibe los listados de gastos FR03, y revisa que Encargado de cumpla con todos los requisitos.

2 dias Tesoreria Aprueba el listado de gastos FR03 en el SICOIN WEB

y procede a Ia emisi6n del cheque de reintegro.

Jefe Financiero Revisa los documentos y traslada a firma el Cheque. Y:! dia

Secreta rio Recibe cheque, firma y traslada a Registrador

2 horas Mercantil para su firma.

Registrador Recibe cheque, firma y traslada al Jefe Financiero. 2 horas

Mercantil

Jefe Financiero Recibe cheque ya firmado y lo traslada al Encargado

Y:! dia de Tesoreria para continuar el proceso.

Encargado de Recibe cheque ya firmado y lo entrega al Encargado Y:! dia

Tesoreria de Caja Chica, para el manejo del Fondo.

Encargado de Caja Recibe el cheque y lo hace efectivo para el manejo de 1 hora

Chica Caja Chica segun lo establecido. Tiempo

estimado de 12 a 30 dias, depende de

Total de dias las necesidad

de las

Unidades Solicitantes

ｉｾ＠ｾ＠lnstructivo de Trabajo :

ME-1-ITR-RM-CCC-18

Versi6n 01

Gobierno de Guatemala

7 FLUJOGRAMAS:


MERCANTIL Hoja: 9 de 13

7.1 CONSTITUCION, APROBACION, ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CON INGRESOS PROPIOS DEL REGISTRO MERCANTIL.

7.1 Constituct6n, aprobaci6n, adminlstraci6n y control de los fondos de caja chict con ingresos proplos del Reglstro Mercantll.

Encorgado de caja chlca Jete financiero Encargado de Tesorerfa Registrad()( Marcanti! Secreta rio

( INICtO )

I Recibe Ia ｳｯｬ､ｴｾ＠1 1 elabora ta resotuci6n

I SOidta Iondo de - 1 Recibela constitudOn ylo traslada solcitud y da

at vtsto bueno

I Redbe, autoriza y - r- Irma Ia resoluciOn Ia

IReabe 18ta=uci0nj-f ｴｲ｡ｾ｡､｡＠ de nuevo al

encargado de

tesoreffa.

I I Reabe Ia resoluciOn ya l_ revisada

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I Recibe ot chequ:1 --8£!j al Registrado para firma mindel envla al Secretar1o ble de caja

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Recibe el cheque y lo de financl8fo

1 - entrega al encargado de

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Ill) ｾ＠Gobierno de Guatemala

Instructive de Trabajo :

CONSTITUCION, ADMINISTRACI N Y CONTROL DE CAJA CHICA DEL REGISTRO

MERCANTIL

ME-1-ITR-RM-CCC-18

Versi6n 01

Hoja: 10 de 13

7.2 ADMINISTRACION Y REINTEGRO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA, CON INGRESOS PROPIOS DEL REGISTRO MERCANTIL.

7.2 ADMINISTRACION Y REINTEGRO DE lOS FONOOS DE CAJA CHICA, CON INGRESOS PROP lOS DEL RE(MSTRO MERCANTIL

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8. FORMULARIOS:


CONSTITUCION, ADMINISTRACI N Y CONTROL DE CAJA CHICA DEL REGISTRO

MERCANTIL

8.1. VALE DE CAJA CHICA

REGISTRO MERCANTIL

VALE DE CAJA CHICA ｾＧＱ＠ 0003!"

FIRMA Y SELLO DC:l

DIRECTOR 0 J£Tf OE l A

0!: PENOENCIA

ME-1-ITR-RM-CCC-18 Version 01

Hoja: 11 de 13





MERCANTIL

ME-1-ITR-RM-CCC-18

Versi6n 01

Hoja: 12 de 13

8.2. SOLICITUD DE EMISION DE CHEQUE

limMmd Gobierno de Guatemala I

Regh;tro Mercanlil General

De La Republic"

SOLICITUD DE EMISION DE CHEQUE

senor

xxxxxxxxxxxxxxxxx Tesorero

Regrstro Mercantrl

Presente

Por cste medto soitc to a liSted se s:rva emttu

CHEQUE:

CON CARGO AL PRESUPUESTO DE

EMISJON DE CHEQUE A NOMBRE DE

Guatemala, XXXXXXXX

REGISTRO MERCANTIL GENERAL DE LA REUBLICA

XXXXXXXXX XXXXXXXXXX /()(XXXX)(XXXX

POR CONCEPTO DE xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

VALOR DE CHEQUE

CANTIDAD EN LETRAS

Solicltado:

xxxxxx xxxxxx Encargado de Compras

vo.Bo.

Q. xxxx

···xxxxxxxxx xxxxxx QUETZALES •••

Autorizado:

xxxxxx xxxxxx Secretarro General

xxxxxx xxxxxx Jefe Frnancrero

ｉｾ＠ｾ＠Gobierno de Guotemolo




MERCANTIL

ME-1-ITR-RM-CCC-18 Version 01

Hoja: 13 de 13

8.3. FORMATO DE RENDICI6N DE FONDOS FR03 DEL SICOIN WEB

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I FROJ • DOCUMENTO DE RENDICION DE FONDO ROTATIVO

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