CONTROLO DOCUMENTAL

-Humberto Cunha

-Sandra Vargas

O Controlo Documental é efectuado às candidaturas a Pedidos de

Ajuda/Apoios de:

o Medidas a favor das produções agrícolas locais do POSEI:

• Prémios às Produções Animais

• Ajudas às Produções Vegetais

o Programa de Desenvolvimento Rural da Região Autónoma dos Açores

(PRORURAL)

o Programa de Desenvolvimento Rural da Região Autónoma dos Açores

(PDRu)

o Regulamento (CEE) nº 2078/92 do Conselho de 30 de Junho de 1992

- Retirada de Terras para a Protecção de Lagoas

• Não se admitem rasuras não ressalvadas em campos fundamentais como

na identificação e assinatura do requerente, ocupação cultural ou áreas

declaradas, identificação dos animais, etc – FIL011.

•Pessoas Colectivas ou entidades equiparadas

• verificar se o representante indicou a qualidade em que assina e se

foram preenchidos os dados identificativos do representante, caso

contrário assinalar as ocorrências FIL026 e FIL025, respectivamente

(caso não seja possível confirmar este dados nos documentos anexos

à candidatura).

• confirmar ainda na Lista de Verificação que a entidade receptora

assinalou a verificação da qualidade que se arroga o(s)

representante(s) e a quantas assinaturas obriga, por confronto com os

estatutos ou outros documentos legais. Caso não o tenha feito e não

seja possível confirma-lo nos documentos anexos à candidatura,

deverão ser assinaladas as ocorrência FIL014 e FIL026.

• Os documentos legais pertencentes a Sociedades, Entidades Oficiais,

Pessoas Colectivas ou Entidades Equiparadas só serão verificados na

DRACA caso a Entidade Receptora não tenha assinalado na Lista de

Verificação que “foi verificado a qualidade que se arroga o(s)

representante(s) e a quantas assinaturas obriga, por confronto com os

estatutos ou outros documentos legais”.

• Se a candidatura se encontrar assinada por um Procurador, deverá estar

assinalado na Lista de Verificação que foi verificada a Procuração,

caso contrário será marcada a ocorrência FIL014 e a Procuração será

verificada na DRACA.

•Caso a Procuração não tenha sido enviada deverão ser assinaladas as

ocorrências FIL014 e FIL013 e caso não tenham sido preenchidos os

dados identificativos do representante deverá também ser assinalada a

ocorrência FIL025.

• Nos casos de Heranças indivisas verificar se o representante indicou a

qualidade em que assina (cabeça de casal) e se foram preenchidos os

dados identificativos do representante, caso contrário assinalar as

ocorrências FIL026 e FIL025, respectivamente.

Confirmar ainda que a entidade receptora assinalou a verificação da

qualidade que se arroga o representante, por confronto com os documentos

legais.

Caso não o tenha feito e não seja possível confirma-lo nos documentos

anexos à candidatura, deverão ser assinaladas as ocorrências FIL014 e

FIL026.

Se o documento de Identificação da Exploração (IE) não estiver anexo à

candidatura não será seleccionada a check box “P1/IE” e deverá ser

assinalado automaticamente as ocorrências VAL004 e FIL009 se no plano

de exploração existir uma das seguintes informações no campo “acção”:

N – parcela nova,

L – parcela com limites alterados,

A – parcela acrescentada,

C – parcela com alteração de atributos

Caso o documento de (IE) esteja anexo à candidatura, verificar se na Lista

de Verificação está assinalado o primeiro ponto do número 3 –

Documentos Obrigatórios:

“Foram verificados os dados declarados no formulário de candidatura com os

documentos obrigatórios, relativamente às ajudas a que correspondem”

- Se estiver assinalado: o verificador selecciona a Check Box “P1/IE”

e não é assinalada nenhuma ocorrência.

- Se não estiver assinalado: deverá ser assinalada a ocorrência

FIL014. Deverá ser verificado se as parcelas indicadas no documento

IE correspondem a todas as parcelas assinaladas com N, L, A ou

C no campo “Acção” do plano de exploração. Se corresponder, o

verificador selecciona a Check Box “P1/IE” e não será assinalada

nenhuma ocorrência. Se não corresponder, não será seleccionada a

Check Box e são assinaladas automaticamente as ocorrências

VAL004 e FIL009.

Se o documento documento individual de baldio delimitado não estiver

anexo à candidatura não será seleccionada a check box “Baldio”

e será assinalado automaticamente as ocorrências VAL004 e FIL008 se no

plano de exploração existir parcelas assinaladas com “S” no campo “Baldio”.

Caso o documento individual de baldio delimitado esteja anexo à

candidatura, verificar se na Lista de Verificação está assinalado o primeiro

ponto do número 3 – Documentos Obrigatórios:

Se estiver assinalado: o verificador selecciona a Check Box “Baldio” e

não é assinalada nenhuma ocorrência.

Se não estiver assinalado: deverá ser assinalada a ocorrência FIL014.

Deverão ser verificado se as parcelas indicadas no documento

individual de baldio delimitado correspondem a todas as parcelas

assinaladas com “S” no campo “Baldio” do plano de exploração. Se

corresponder, o verificador selecciona a Check Box “Baldio” e não será

assinalada nenhuma ocorrência. Se não corresponder, não será

seleccionada a Check Box e são assinaladas automaticamente as

ocorrências VAL004 e FIL008.

Se os Documentos Obrigatórios para a Ajuda à Banana não estiverem

anexos à candidatura, não será assinalada a check box “Doc. Obrig.

Banana”

e será assinalado automaticamente as ocorrências VAL004 e FIL032 se na

folha de rosto da candidatura estiver seleccionado o “Pedido de Ajuda” à

Banana.

Caso os Documentos Obrigatórios para a Ajuda à Banana estejam anexos à

candidatura, o verificador selecciona a check box “Doc. Obrig. Banana” e

não é assinalada nenhuma ocorrência.

Se na Lista de Verificação não estiver assinalado o primeiro e segundo ponto

do número 3 – Documentos Obrigatório, o verificador deverá assinalar a

ocorrência FIL014.

Se os Documentos obrigatórios para a Ajuda à Importação de Animais

Reprodutores não estiverem anexos à candidatura, não será assinalada a

check box “Doc. Obrig. IMP”

e será assinalado automaticamente as ocorrências VAL004 e FIL033 se na

folha de rosto da candidatura estiver seleccionado a Ajuda à Importação de

Animais Reprodutores.

Caso os Documentos Obrigatórios para a Ajuda à Importação de Animais

Reprodutores estejam anexos à candidatura, o verificador selecciona a

check box “Doc. Obrig.IMP” e não é assinalada nenhuma ocorrência.

Se na Lista de Verificação não estiver assinalado o primeiro e o segundo

ponto do número 3 – Documentos Obrigatórios, o verificador deverá

assinalar a ocorrência FIL014.

Condição ATP - verificar o ponto 4.1 – ATP da 2ª folha do formulário de

candidatura.

Se foi assinalado “S” deverá ser verificado o primeiro ponto da Lista de

Verificação (Condição ATP).

Se este ponto não estiver assinalado deverá ser lançado a ocorrência FIL041

e também a FIL014.

Verificar se existe em anexo à candidatura Documentos Obrigatórios de

Autorização de parcelas não pertencentes ao requerente e se na Lista

de Verificação está assinalado o último ponto do número 2.

Caso existam os documentos e o último ponto do número 2 esteja assinalado

na Lista de Verificação, será seleccionada pelo verificador a Check box

“Doc. Obrig. Autoriz. Parcelas” não sendo assinalada nenhuma anomalia.

Verificar também se na Lista de Verificação está assinalado o primeiro ponto

do número 3 – Documentos Obrigatórios, caso contrário assinalar a

ocorrência FIL014.

Caso não existam os documentos anexos à candidatura e se o último

ponto do nº 2 da Lista de Verificação não estiver assinalado, não será

seleccionada a Check box e se o sistema detectar que existe informação

de parcelas não pertencentes ao IE do beneficiário (a informação resultará

do cruzamento das parcelas declaradas na candidatura com as parcelas

do IE do beneficiário), serão assinaladas automaticamente as ocorrências

VAL004 e FIL040.

CONTROLO DOCUMENTAL

1. Recepção

2. Encaminhamento

3. Verificação

4. Correcção de ocorrências

5. Arquivo

Todas as candidaturas são inseridas em lote

Os lotes dão entrada na DRACA

1. Recepção

Os lotes são direccionados para o verificador

2. Encaminhamento

As candidaturas são individualmente

inseridas no sistema através da leitura

automática do número de registo constituído

por um código de barras

O código de barras está presente em todas as

folhas da candidatura e nas respectivas folhas

de lote

3. Verificação

De acordo com os anexos a que se refere

As candidaturas são inseridas na Aplicação SiAgri –

Controlo Documental – Recepção de lotes

É introduzida a data de recepção e o código de

barras do respectivo lote

Após confirmação é identificado no sistema

detalhadamente todas as candidaturas

pertencentes ao lote

Para que ocorra a validação das candidaturas do

lote é necessário que sejam introduzidas

individualmente

Através do leitor de código de barras insere-se a

primeira página da candidatura

O sistema identifica o beneficiário a que

corresponde a candidatura

Novo separador “Verificação de Formulários”

Onde são inseridas as restantes páginas da

candidatura

Na validação manual é possível identificar no

sistema todos os documentos que acompanham a

candidatura

Após a introdução de todas as candidaturas do lote,

actualiza-se

O sistema detecta a ausência de qualquer

candidatura pertencente ao lote

Agora a candidatura foi introduzida no sistema

É colocado o carimbo de “verificado” para que fique

assinalado na candidatura o respectivo verificador e

data da verificação

Verificamos a existência de ocorrências activas

na Aplicação SiAgri – Controlo Documental –

Lista de verificação

4. Correcção de ocorrências

- Candidatura e respectiva documentação

anexa

4. Arquivo