HOSPITAL MILITAR CENTRAL CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS: SERVICIOS LOGISTICOS CÓDIGO: SL-SUAD-CP-01
SUBPROCESOS: GESTIÓN DOCUMENTAL - ARCHIVO CENTRAL, GESTIÓN
DOCUMENTAL - BIOESTADÍSTICA Y ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS, GESTIÓN DOCUMENTAL - REGISTRO Y CORRESPONDENCIA, SEGURIDAD -
CONTROL DE INGRESO- CONTRAINTELIGENCIA, SERVICIOS LOGÍSTICOS – ALIMENTACIÓN- HOTELERÍA-IMPRENTA- LAVANDERÍA- TRANSPORTES.
FECHA DE EMISIÓN: 03-11-2015
VERSIÓN: 01
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI Página 1 de 30
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
FT-CLDD-02 V2
OBJETIVO DEL PROCESO
Mantener y garantizar la prestación de los servicios tales como alimentación, lavandería y distribución de ropa
hospitalaria, transporte, comunicaciones, vigilancia y aseo requeridos para el funcionamiento del Hospital Militar Central
y administrar la gestión documental para dar respuesta a los requerimientos de los usuarios, dependencias y autoridades.
RESPONSABLE DEL PROCESO Subdirector Administrativo – Jefe de Unidad Apoyo Logístico
SUBPROCESO Gestión Documental - Archivo Central
OBJETIVO Gestionar que la actividad archivística que se desarrolla al interior del Hospital Militar Central de cumplimiento a la normatividad establecida para la organización de los documentos en el archivo central y en los archivos de gestión.
RESPONSABLE
DEL SUBPROCESO
Líder de Área de Archivo Central
PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Interno:
1. Proceso de
Planeación
2. Subproceso Gestión Documental
- Archivo
Plan Estratégico – Plan de Acción
vigencia (1)
Código de Ética y
Buen Gobierno (1)
Solicitud de las
necesidades del área
P
*Definición del Plan Operativo y los recursos para la
vigencia del área.
*Estudio de la normatividad aplicable para la gestión documental y definición de directrices para la organización
de los documentos del Archivo, del Hospital Militar.
a. Necesidades del área.
b. Plan Operativo del área.
c. Elaboración
Manual de Archivo
del Hospital Militar
Interno:
Proceso de Servicios
Logísticos – Archivo (a) y (b)(c)
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Externos:
3.Gobierno Nacional
4.Archivo General
de la Nación
(2)
Ley 594 de 2000 Ley
General Archivo(3)
Acuerdo 060 de
2001 (4)
Central.
Internos:
1.Todos los
procesos
2.Subproceso
Gestión Archivo - Archivo
Inventario de
Documentos y soportes (1)
Manual de Tablas de
Retención Documental (2)
H
*Recepción y organización de los archivos de gestión de todos los procesos.
*Elaboración y actualización de las tablas de retención
documental de acuerdo a las necesidades de las áreas.
a. Inventario físico
de los documentos
de archivos de gestión en
depósito del área del Archivo Central
(formato
inventarios de archivos).
b. Inventarios
cargado en el software
institucional.
c. Tablas de
Retención Documental
actualizadas.
Internos: Todos los procesos (a) y
(b)
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Internos:
1. Todos los
procesos.
2.Subproceso de
Gestión Documental - Archivo
Inventario de
Documentos y soportes (1).
Manual de archivo (2)
V
*Revisión de la identificación, organización y foliación de la documentación recibida de todos los procesos.
*Seguimiento al resultado del indicador del área - PINAR.
a. Documentación
revisada del Archivo (Formato
de Inventarios).
b. Análisis del
Indicador PINAR.
Internos:
Todos los procesos (a)
2.Subproceso de Gestión
Documental -
Archivo
Internos:
1. Subproceso de
Gestión Documental 2.Subproceso
Control Interno
Externos:
3. Archivo General
de la Nación
Verificación realizada
a la documentación de los procesos (1)
Informe de
Auditorías internas
y/o externas de entes de control (2)
(3)
A *Tomar Acciones de mejora de auditorías internas y/o
externos.
a. Planes de
mejoramiento.
Internos:
Todos los procesos (a)
Subproceso Control Interno (a)
Externos:
Archivo General de la
Nación (a)
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SUBPROCESO Gestión Documental - Bioestadística y Archivo de Historias Clínicas
OBJETIVO Garantizar el manejo adecuado de las Historias Clínicas en cumplimiento de la normatividad aplicable
RESPONSABLE DEL
SUBPROCESO
Líder de Área de Bioestadística y Archivo de Historias Clínicas
PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Interno:
1. Proceso de
Planeación
2.Subproceso
Gestión Documental - Bioestadística
Externos:
3.Ministerio de Salud
Plan Estratégico –
Plan de Acción
vigencia (1)
Código de Ética y Buen Gobierno (1)
Solicitud de las necesidades del
área. (2)
Ley 23 de 1981(3)
Resolución 1995 de 1999 (3)
P
*Definición del Plan Operativo y los recursos para la
vigencia del área.
*Estudio de la normatividad aplicable para el manejo de Historias Clínicas del Hospital Militar.
a. Necesidades del área.
b. Plan Operativo
del área
b. Elaboración del
Manual de Historias Clínicas.
Interno:
Proceso de Servicios Logísticos –
Bioestadística (a)(b)(c).
Internos:
1. Subproceso Gestión
documental-
Bioestadística.
2. Proceso Consulta Externa.
Manual de Historias Clínicas (1)
Listado de consultas
programadas por
médico(2)
Formato diligenciado de apertura de
H
*Apertura de Historias Clínicas.
*Custodia de Historias Clínicas.
*Entrega y recibo de Historias Clínicas.
*Codificación de Historias Clínicas.
*Administración de Historias clínicas.
a. Historia Clínica
física.
b.Historia Clínica cargada en el
software
institucional.
c. Copias de Historias Clínicas.
Internos:
Consulta Externa(a) y (b) Urgencias (a) y (b)
Hospitalización(a) y (b) Cirugía(a) y (b)
Apoyo Diagnostico(a) y
(b) Apoyo Terapéutico (a) y
(b)
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Externos:
3.Usuario
historia clínica y
soportes(3)
Formato diligenciado de solicitud de
copias de historias
clínicas(3)
*Respuesta a solicitudes de Fotocopias de Historias
Clínicas.
Externos:
Usuario(c)
Internos:
1.Comité de
Historias Clínicas 2. Proceso Consulta
externa
Externos:
3.Usuario
Lista de chequeo de
acuerdo al manual de historias
clínicas(1)
Listado de médicos /
planillas de consulta externa – software
(2)
Formato diligenciado
de apertura de historia clínica y
soportes(3)
Formato diligenciado
de solicitud de copias de historias
clínicas y soportes (3)
V
*Verificación del cumplimiento de los requisitos de la
Historia Clínica.
*Recolección de información Estadística.
*Verificación del indicador de gestión del subproceso.
a. Entrada al
archivo de gestión
de historias clínicas.
b.No. De consultas
programada por
medico con historia clínica.
c.Ingreso de la
historia clínica al
software institucional.
d. Entrega de
copias al usuario
de la Historia Clínica.
e. Análisis del
indicador del área.
Internos:
Soporte Logístico – Bioestadística (a, e)
Consulta Externa (b) Urgencias (c)
Hospitalización (c) Cirugía (c)
Apoyo Diagnostico (c)
Apoyo Terapéutico (c)
Externos:
Usuario(d)
Internos:
1. Subproceso de
Informe de
Auditorías internas y/o externas de
A
*Acciones de mejora de auditorías internas y/o externos
*Tomar Acciones de mejora avaladas por el Comité de Historias Clínicas.
b. Planes de mejoramiento.
Internos:
Todos los procesos (a) Entes Internos de control
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Control Interno
Externos:
2.Contraloria
entes de control (1)
(2)
Auditorias Médica / Calidad (2)
(b)
Externos:
Contraloría (b)
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SUBPROCESO Gestión Documental - Registro y Correspondencia
OBJETIVO Recibir, tramitar y entregar la correspondencia llegada y salida del Hospital Militar Central
RESPONSABLE DEL
SUBPROCESO
Líder de Área de Registro y Correspondencia
PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Interno:
1. Proceso de
Planeación
2.Subproceso
Gestión Documental - Registro y
Correspondencia
Externos:
3.Archivo General
de la Nación
Plan Estratégico –
Plan de Acción
vigencia (1)
Código de Ética y Buen Gobierno (1)
Solicitud de las necesidades del área
(2)
Acuerdo 042 de
2002 (3)
Acuerdo 060 de 2001 (3)
P
*Definición del Plan Operativo y los recursos para la
vigencia del área.
*Estudio de la normatividad aplicable para y definición de
directrices para la organización del Registro y Correspondencia del Hospital Militar.
a. Necesidades del
área.
b. Plan Operativo del área.
b. Elaboración
Manual de
Procedimiento de Registro y
Correspondencia.
Interno:
Proceso Soporte Logístico
– Registro y Correspondencia (a)
(b)(c)
Internos:
1.Todos los
procesos
2.Subproceso Gestión Documental
- Registro y Correspondencia
Manual de
Procedimientos de Registro y
Correspondencia (2)
Documentos
generados por los diferentes procesos
del hospital para correspondencia
H
*Radicación de correspondencia.
*Recepción y entrega de documentos internos y externos del Hospital Militar.
a. Correspondencia
externa que ingresa al Hospital
– Cargada en el software
institucional.
b. Correspondencia
interna del Hospital - Archivo
Internos:
Todos los procesos (a) y
(b)
Externos:
Entidades externas y
usuarios (c)
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Externos:
3.Entidades Externas y usuarios
interna y externa (1)
Documentos de
entidades externas y usuarios(3)
de gestión.
c. Correspondencia
externa que sale del Hospital -
Cargada en el
software institucional.
Internos:
1.Área de Correspondencia
Externo:
2.Entidades Externas
Correspondencia
externa que llega al Hospital - Libro
control radicación de reloj (2)
Correspondencia Interna del Hospital
- Formato Planilla de consecutivo interno
(1)
Correspondencia Externa que sale del Hospital - Formato Planilla de
consecutivo externo
y Planillas de control de envíos de correo
certificado - empresa contratada
(entidades de Bogotá y fuera de la
ciudad) (1)
V *Revisión de la radicación y entrega de correspondencia
interna y externa.
a. Reporte físico del Software con firmas del
funcionario que recibe la
correspondencia
externa que llega al Hospital.
b. Registro planilla consecutivo interno con firmas
del funcionario que
recibe correspondencia
interna.
c. Registro planilla consecutivo externo y Reporte físico del software con sellos de
recibido de la entrega de
correspondencia
externa que sale del Hospital.
Internos:
Todos los procesos (a)(b)
Área de Correspondencia
(a)(b) (c)
Externo:
Entidades Externas(c)
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Y Registro de control de envíos de correo certificado con soportes de
certificados de entrega de la entidad
contratada.
Internos:
1.Subproceso de
Control Interno
Externos:
2.Contraloría
Informe de Auditorías internas
y/o externas de entes de control (1)
(2)
A
*Tomar Acciones de mejora de auditorías internas y/o externos.
a. Planes de mejoramiento.
Internos:
Entes Internos de control
(a)
Externos:
Contraloría (a)
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SUBPROCESO Seguridad - Control de Ingreso
OBJETIVO Realizar el control de ingreso de usuarios internos y externos del Hospital Militar, así como el control de la central telefónica y la administración de parqueaderos
RESPONSABLE
DEL SUBPROCESO Líder de Área Control de Ingreso
PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Interno:
1. Proceso de
Planeación
2.Proceso Servicios Logísticos
Plan Estratégico –
Plan de Acción
vigencia (1)
Código de Ética y Buen Gobierno (1)
Solicitud de
necesidades (2)
P
*Definición del Plan Operativo y los recursos para la vigencia del área
a. Necesidades del área
b. Plan Operativo
del área
Interno:
1.Proceso Servicios
Logísticos - Seguridad
(a)(b)
Interno:
1.Todos los Procesos
2.Proceso Gestión
Humana
3.Proceso de Formación y
Docencia
4.Suproceso de
Seguridad
Llamada telefónica (1) y (7)
Certificación laboral y/o contrato (2)
Formato Información
Personal (4)
Hoja de Registro
ingreso prácticas formativas -
Estudiantes (3)
Recibo oficial de
Caja – carnets (5)
Carnet del
H
*Recepción y transferencia de llamadas – Central telefónica.
*Carnetización funcionarios y estudiantes.
*Información general y control de ingreso y salida a funcionarios estudiantes y usuarios.
*Control de ingreso y salida a personal con Órdenes
Judiciales.
*Administración de Parqueaderos.
a. Llamada
transferida
b. Carnet.
c. Control de
Ingreso al personal
del hospital y usuarios.
d. Control del
ingreso, salida vigilancia en el
parqueadero.
Interno:
Todos los Procesos (a)(e)
Funcionarios y
estudiantes (b), (c) y (d)
Subproceso de Seguridad
(g)
Subproceso de Tesorería
(f)
Adquisición de Bienes y
Servicios (g)
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5.Subproceso de Tesorería
6. Proceso de Adquisición de
Bienes y Servicios
Externo:
7.Usuarios
funcionario (4)
Carnet y/o ticket del
parqueadero (1) (7)
Formato de salida
y/o ingreso de equipos (1)
Oficio y/o
Formato salidas de
remisiones y material central de
esterilización (1)
Contrato de
Vigilancia (4) y (6)
Manual de Supervisión (6)
*Aprobación de las solicitudes de ingreso y salida de equipos médicos.
*Supervisión del objeto contractual a la empresa de
vigilancia.
f. Conciliación por
facturación en parqueaderos.
e. Formato de
salida/o ingreso de equipos con el
sello de
autorización de Seguridad Militar.
g. Informes de
Supervisión.
Externo:
Usuarios (a), (c) y (d)
Interno:
1.Suproceso de
Seguridad
Reuniones periódicas del área (1)
V
*Verificación de las actividades de realizadas en el área
de Control de Ingreso.
a. Actas de Reunión.
Interno:
Subproceso de Seguridad
(a)
Interno:
1.Subproceso de Control Interno
Externo:
2.Contraloría
Informe de Auditorias (1) y (2)
A *Tomar Acciones de Mejora. a. Planes de
Mejoramiento.
Interno:
Subproceso de Control Interno (a)
Subproceso Seguridad
(a)
Externo:
Contraloría (a)
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SUBPROCESO Seguridad - Contrainteligencia
OBJETIVO Realizar los estudios de seguridad del personal del planta que ingresa y monitoreo estratégicos a las instalaciones del Hospital Militar
Central
RESPONSABLE DEL SUBPROCESO
Líder Área de Contrainteligencia
PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Interno:
1. Proceso de
Planeación
2.Proceso Servicios Logísticos
Plan Estratégico – Plan de Acción
vigencia (1)
Código de Ética y Buen Gobierno (1)
Solicitud de las necesidades (2)
P
*Definición del Plan Operativo y los recursos para la vigencia del área.
a. Necesidades del área.
b. Plan Operativo
del área.
Interno:
1.Proceso Servicios
Logísticos - Seguridad (b)
2..Proceso de Planeación (a)
Interno:
1.Proceso de Gestión
Humana
Solicitud y listado
de personal que ingresa al Hospital
Militar Central (1)
H
*Realización de estudios de seguridad al personal de
planta del Hospital Militar Central.
a. Resultados de
los Estudios de Seguridad.
Interno:
Proceso de Gestión
Humana (a)
Interno:
1.Subproceso de
Seguridad
2. Proceso de
Adquisición de Bienes y Servicios
3. Procesos y/o
Servicios
Contrato de
Vigilancia (1) y (2)
Revistas periódicas - libro Minuta /
Registro de
Novedades (1)
Solicitud de los servicios para
Código Azul (3)
*Monitoreo estratégico a las instalaciones del Hospital militar –Central de Monitoreo.
*Manejo de Código Azul (reanimación (anestesiología,
medicina interna y terapia respiratoria).
b. Minuta /
Registro de Novedades.
c. Informe de
supervisión.
d. Llamado Código
Azul.
Interno:
Subproceso de Seguridad
(b) y (c)
Proceso de Adquisición
de Bienes y Servicios (c)
Servicios asistenciales (d)
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asistenciales
4. Subproceso de
Salud Ocupacional
Plan de Emergencias (4)
e. Atención a
emergencias.
Todos los procesos (e)
Interno:
1.Suproceso de Seguridad
2. Proceso de Adquisición de
Bienes y Servicios
Contrato (1)
Manual de
Supervisión (2)
V
*Supervisión de actividades contratadas por la empresa de circuito cerrado de televisión.
a. Informes de
Supervisión.
Interno:
Subproceso de Seguridad
(a)
Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios (a)
Interno:
1.Subproceso de
Control Interno
Externo:
2.Contraloría
Informe de Auditorias (1) y (2)
A *Tomar Acciones de Mejora. a. Planes de Mejoramiento.
Interno:
Subproceso de Control Interno (a)
Subproceso Seguridad (a)
Externo:
Contraloría (a)
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SUBPROCESO Servicios Logísticos - Alimentación
OBJETIVO Garantizar la prestación de servicios auxiliares de Alimentación
RESPONSABLE
DEL SUBPROCESO
Coordinador Apoyo Servicios Auxiliares - Líder del Área de Alimentación
PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Internos:
1.Proceso de
Planeación
2.Financiera
3.Adquisición de
Bienes y Servicios
Plan Estratégico – Plan
de Acción vigencia (1)
Código de Ética y Buen Gobierno (1)
Aprobación de la necesidad en el Plan de
compras (1)
Presupuesto (2)
Proceso de selección
(3)
P
*Definición del Plan Operativo para la vigencia.
*Gestionar la contratación de una firma que provea el
servicio de alimentación.
a. Plan Operativo
del área.
b. Contrato.
Internos:
Proceso Servicios logísticos – Subproceso
Alimentación (a)(b)
Internos:
1.Proceso Servicios
logísticos – Subproceso
Alimentación
2.Proceso de
Adquisición de Bienes y servicios
Contrato (1)
Manual de Supervisión ( 2)
H *Supervisión de la ejecución del contrato de suministro de alimentación a pacientes hospitalizados y médicos
residentes e internos.
a. Informe de
Supervisión.
Internos:
Proceso de Adquisición
de Bienes y servicios (a)
Subproceso de Control
Interno ( a)
Gestión Gerencial (a)
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Internos:
1.Proceso Servicios logísticos –
Subproceso
Alimentación
Informe de Supervisión (1)
V
*Verificación de los aspectos a evaluar de acuerdo a las
condiciones establecidas en el contrato y al cumplimiento de la normatividad de Puntos críticos de Control.
a. Informe de
Supervisión.
b. Lista de chequeo de Plan
de seguimiento a
puntos críticos HACCP.
Internos:
Proceso de Adquisición
de Bienes y servicios (a)
Subproceso de Control
Interno ( a)
Proceso Servicios logísticos – Subproceso
Alimentación (a)(b)
Internos:
1.Subproceso de
Epidemiologia 2.Subproceso de
Seguridad y salud en el trabajo
3.Subproceso de Calidad
4.Subproceso de
Control Interno
Externos:
5. Secretaria de
Salud 6. Min. de Medio
Ambiente 7.Contraloría
General de la República
Informes de
Autoritarias (1,2,3,4,5,6,7)
A
*Tomar Acciones de mejora.
a. Planes de
mejoramiento.
Internos:
Subproceso de Epidemiologia (a)
Subproceso de Seguridad y salud en el trabajo (a)
Subproceso de Calidad (a)
Subproceso de Control
(a)Interno
Externos:
Secretaria de Salud. (a)
Min. de Medio Ambiente (a)
Contraloría General de la República (a)
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SUBPROCESO Servicios Logísticos - Hotelería
OBJETIVO Garantizar la prestación de servicios auxiliares de Hotelería - habitaciones, limpieza y desinfección en la Institución
RESPONSABLE DEL SUBPROCESO
Coordinador Apoyo Servicios Auxiliares - Líder del Área de Hotelería
PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Internos:
1.Proceso de Planeación
2.Financiera
3.Adquisición de Bienes y Servicios
Plan Estratégico – Plan de Acción
vigencia (1)
Código de Ética y
Buen Gobierno (1)
Aprobación de la
necesidad en el Plan de compras
(1)
Presupuesto (2)
Proceso de
selección (3)
P
*Definición del Plan Operativo para la vigencia.
*Gestionar de los recursos para la compra de productos de
aseo, elementos para dotación de habitaciones.
*Gestionar la contratación de una firma que provea el
servicio de limpieza y desinfección y de prestación servicio señal de televisión.
a. Plan Operativo
del área.
b. Contrato.
Internos:
Proceso Servicios
logísticos – Subproceso Hotelería (a)(b)
Internos:
1.Proceso Servicios logísticos –
Subproceso Hotelería
2.Proceso de Adquisición de
Bienes y servicios
Contrato (1)
Manual de
Supervisión ( 2)
Lista de chequeo-
revisión habitaciones (1)
Solicitudes de
H
*Supervisión de la ejecución del contrato de servicios de
limpieza y desinfección, de señal de televisión, de productos
de aseo y de elementos para dotación de habitaciones.
*Revistas para determinar estado de las habitaciones informando a mantenimiento las novedades encontradas para
su corrección.
*Mantenimiento de persianas y cortinas.
*Servicio de botones- traslado silla de ruedas.
a. Informe de
Supervisión.
b. Informe de las
novedades – estado de
habitaciones que
requieren mantenimiento.
Internos:
Proceso de Adquisición de Bienes y servicios (a)
Subproceso de Control
Interno ( a)
Gestión Gerencial (a)
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3. Todos los
Procesos
Externos:
4.Usuario
servicios y/o
revistas - formato solicitud de servicio
(3)
Solicitud del
usuario (4)
Inventario silla de ruedas (4)
c. Mantenimiento
formato orden de trabajo.
d. Libro registro
novedades de piso.
e. Traslado del
usuario silla de ruedas.
Proceso de Mantenimiento –
Subproceso Talleres y
Subproceso Equipo industrial (b) y (c)
Proceso Servicios
logísticos – Subproceso
de Hotelería (d)
Usuarios (e)
Internos:
1.Proceso Servicios
logísticos – Subproceso
Alimentación
Informe de Supervisión (1)
Formato
diligenciados
solicitud de servicio (1)
V
*Verificación de los aspectos a evaluar de acuerdo a las
condiciones establecidas en el contrato.
*Verificar que los mantenimientos solicitados de las
habitaciones, estado de persianas y cortinas.
a. Informe de
Supervisión.
b Libro registro
novedades de piso.
Internos:
Proceso de Adquisición de Bienes y servicios (a)
Subproceso de Control
Interno ( a)
Proceso Servicios
logísticos – Subproceso de Hotelería (a) (b)
Internos: 1.Subproceso de
Epidemiologia 2.Subproceso de
Seguridad y salud en
el trabajo 3.Subproceso de
Calidad 4.Subproceso de
Informes de
Autoritarias (1,2,3,4,5,6,7)
A
*Tomar Acciones de mejora.
a. Planes de
mejoramiento.
Internos: Subproceso de
Epidemiologia (a) Subproceso de Seguridad
y salud en el trabajo (a)
Subproceso de Calidad (a)
Subproceso de Control (a)Interno
PROCESO SERVICIOS LOGISTICOS CODIGO SL-SUAD-CP-01 VERSION 01
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FT-CLDD-02 V2
Control Interno
Externos:
5. Secretaria de
Salud
6. Min. de Medio Ambiente
7.Contraloría General de la
República
Externos:
Secretaria de Salud (a) Min. de Medio Ambiente
(a)
Contraloría General de la República (a)
PROCESO SERVICIOS LOGISTICOS CODIGO SL-SUAD-CP-01 VERSION 01
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SUBPROCESO Servicios Logísticos - Imprenta
OBJETIVO Garantizar el suministro de la papelería que para su funcionamiento requieren cada una las áreas de la Institución
RESPONSABLE DEL SUBPROCESO
Coordinador Apoyo Servicios Auxiliares - Líder del Área de Imprenta
PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Internos:
1.Proceso de Planeación
2.Proceso Gestión
Financiera
3.Proceso
Adquisición de Bienes y Servicios
4. Todos los procesos
Plan Estratégico –
Plan de Acción vigencia (1)
Código de Ética y Buen Gobierno (1)
Aprobación de la
necesidad en el Plan de compras
(1)
Presupuesto (2)
Proceso de
selección (3)
Solicitud escrita para la elaboración
de papelería
(formatos, libretas, folletos, entre
otros, encuadernación y
empaste) (4)
P
*Definición del Plan Operativo para la vigencia.
*Gestionar los recursos para la compra de insumos para la
elaboración de papelería.
*Gestionar de los recursos para el mantenimiento del equipo industrial de impresión.
*Elaborar Programa de producción de imprenta.
a. Plan Operativo
del área.
b. Contrato.
c. Programa de
producción de
imprenta.
Internos:
Proceso Servicios logísticos Subproceso
Imprenta (a)(b)(c)
PROCESO SERVICIOS LOGISTICOS CODIGO SL-SUAD-CP-01 VERSION 01
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Internos:
1.Proceso Servicios logísticos –
Subproceso
Imprenta
2.Proceso de Adquisición de
Bienes y servicios
Contrato (1)
Manual de Supervisión ( 2)
Orden de trabajo (1)
Cargue de materia
prima en kardex (1)
H
*Supervisión de la ejecución de los contratos de insumos y mantenimiento del equipo.
*Verificación arte antes de impresión del trabajo.
*Ejecución de la orden trabajo (impresión).
*Alistamiento (corte y empaque).
a. Informe de
Supervisión.
b. Orden de producción.
c. Descargue materia prima del
kardex.
d. Orden de
despacho producto terminado.
e. Orden de
producto
terminado.
Internos:
Proceso de Adquisición de Bienes y servicios (a)
Subproceso de Control Interno (a)
Subproceso de Imprenta
(b)(c) (d) (e)
Todos los procesos (e)
Internos:
1.Proceso Servicios
logísticos – Subproceso
Imprenta
Informe de
Supervisión (1)
Orden de
Producción (1)
Orden de despacho producto terminado
(1)
Orden de Producto
Terminado (1)
V
*Verificación de los aspectos a evaluar de acuerdo a las
condiciones establecidas en los contratos.
*Verificación kardex (entradas- salidas).
a. Informe de
Supervisión.
b. Kardex – software
institucional.
Internos:
Proceso de Adquisición
de Bienes y servicios (a)
Subproceso de Control
Interno ( a)
Proceso Servicios
logísticos – Subproceso Imprenta (a) (b)
Internos:
1.Subproceso de Calidad
2.Subproceso de Control Interno
Informes de Autoritarias (1,2,3)
A
*Tomar Acciones de mejora
a. Planes de mejoramiento
Internos:
Subproceso de Calidad (a)
Subproceso de Control Interno (a)
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FT-CLDD-02 V2
Externos:
3.Contraloría General de la
República
Externos:
Contraloría General de la República (a)
PROCESO SERVICIOS LOGISTICOS CODIGO SL-SUAD-CP-01 VERSION 01
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FT-CLDD-02 V2
SUBPROCESO Servicios Logísticos - Lavandería
OBJETIVO Garantizar el suministro de la prendas hospitalarias que para su funcionamiento requieren cada una las áreas de la Institución
RESPONSABLE DEL SUBPROCESO
Coordinador Apoyo Servicios Auxiliares - Líder del Área de Lavandería
PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Internos:
1.Proceso de Planeación
2.Proceso Gestión
Financiera
3.Proceso
Adquisición de Bienes y Servicios
4. Procesos asistenciales
(Hospitalización, Consulta Externa,
Cirugía, Apoyo Diagnóstico, Apoyo
Terapéutico)
Plan Estratégico – Plan de Acción
vigencia (1)
Código de Ética y
Buen Gobierno (1)
Aprobación de la
necesidad en el Plan de compras
(1)
Aprobación de la
necesidad en el Plan de compras
(1)
Presupuesto (2)
Proceso de
selección (3)
Solicitud escrita para la elaboración,
lavado y entrega
de prendas hospitalarias (4)
P
*Definición del Plan Operativo para la vigencia.
*Gestionar los recursos para la compra de insumos para
confección, mantenimiento, lavado, secado y distribución de
ropa a las diferentes áreas.
*Gestionar los recursos para el mantenimiento del equipo industrial de lavandería.
*Elaborar Programa de confección de prendas.
a. Plan Operativo del área.
b. Contrato.
c. Programa de confección de
prendas.
Internos:
Proceso Servicios logísticos Subproceso
lavandería (a) (b) (c).
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FT-CLDD-02 V2
Internos:
1.Proceso Servicios
logísticos –
Subproceso lavandería
2.Proceso de
Adquisición de
Bienes y servicios
3. Procesos asistenciales
(Hospitalización,
Consulta Externa, Cirugía, Apoyo
Diagnóstico, Apoyo Terapéutico) (e)
Contrato (1)
Manual de Supervisión ( 2)
Orden de confección de
prendas (1)
Cargue de materia
prima en kardex (1)
Programa de
confección de
prendas (1)
Formato solicitud
de servicio (3)
H
*Supervisión de la ejecución de los contratos de insumos
para el lavado de prendas y materia para confección de prendas hospitalarias y dotación para habitaciones,
mantenimiento equipo industrial y de confección de
lavandería.
*Ejecución de la orden trabajo (confección de prendas).
*Recolección y entrega de prendas limpias.
a. Informe de
Supervisión.
b. Orden de producción.
d. Descargue materia prima del
kardex.
e. Planillas de
control de recolección y
entrega de prendas para
lavado.
f. Planillas control
entrega prendas nuevas
confeccionadas a los servicios
Internos:
Proceso de Adquisición de Bienes y servicios (a)
Subproceso de Control Interno (a)
Subproceso de lavandería (c) (d) (f)
Procesos asistenciales (Hospitalización, Consulta
Externa, Cirugía, Apoyo Diagnóstico, Apoyo
Terapéutico)(e)
Internos:
1.Proceso Servicios
logísticos – Subproceso
lavandería
Informe de
Supervisión (1)
Planillas de control de recolección y
entrega de prendas para lavado (1)
V
*Verificación de los aspectos a evaluar de acuerdo a las condiciones establecidas en los contratos.
*Verificación kardex (entradas- salidas).
*Verificación proceso de lavado de ropa.
*Verificación proceso confección de prendas hospitalarias.
a. Informe de
Supervisión.
b. Planillas de
control de recolección y
entrega de prendas para
lavado.
c. Registro de
Kardex en software
Internos:
Proceso de Adquisición de Bienes y servicios (a)
Subproceso de Control
Interno ( a)
Proceso Servicios
logísticos – Subproceso lavandería (a) (b) (c)
PROCESO SERVICIOS LOGISTICOS CODIGO SL-SUAD-CP-01 VERSION 01
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FT-CLDD-02 V2
institucional.
Internos:
1.Subproceso de
Calidad 2.Subproceso de
Control Interno
Externos:
3.Contraloría
General de la República
Informes de
Autoritarias (1,2,3) A
*Tomar Acciones de mejora.
a. Planes de
mejoramiento.
Internos:
Subproceso de Calidad
(a) Subproceso de Control
Interno (a)
Externos:
Contraloría General de la República (a)
PROCESO SERVICIOS LOGISTICOS CODIGO SL-SUAD-CP-01 VERSION 01
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FT-CLDD-02 V2
SUBPROCESO Servicios Logísticos - Transportes
OBJETIVO Garantizar el servicio de traslado seguro de usuarios y funcionarios a través del parque automotor con que cuenta la institución
RESPONSABLE DEL SUBPROCESO
Coordinador Apoyo Servicios Auxiliares - Líder del Área de Transportes
PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Internos:
1.Proceso de Planeación
2.Proceso Gestión
Financiera
3.Proceso
Adquisición de Bienes y Servicios
4. Todos los Procesos
5. Gestión Gerencial
Plan Estratégico – Plan de Acción
vigencia (1)
Código de Ética y
Buen Gobierno (1)
Aprobación de la
necesidad en el Plan de compras
(1)
Presupuesto (2)
Proceso de
selección (3)
Solicitud escrita asignación vehículo
para
desplazamiento (4)
Directiva No. 001 de 2014 (5)
P
*Definición del Plan Operativo para la vigencia del área.
*Gestionar los recursos para la adquisición de parque
automotor, combustibles, mantenimiento parque automotor,
seguros e impuestos, revisiones tecno mecánicas.
*Elaboración Programación diaria de vehículos.
*Análisis de la normatividad y definición del Plan Seguridad
Vial.
a. Plan Operativo
del área.
b. Contrato.
c. Programación
diaria de vehículos.
d. Plan Seguridad
Vial.
Internos:
Proceso de Adquisición
de Bienes y servicios (b)
Subproceso de Control
Interno (b)
Proceso Servicios logísticos – Subproceso
Transportes (a)(b)(c)(d)
PROCESO SERVICIOS LOGISTICOS CODIGO SL-SUAD-CP-01 VERSION 01
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FT-CLDD-02 V2
Internos:
1. Proceso Servicios logísticos –
Subproceso
Transportes
2.Proceso de Adquisición de
Bienes y servicios
3. Todos los
procesos
Contrato (1)
Manual de
Supervisión ( 2)
Programación
diaria de vehículos – cargada software
institucional (1)
Programa de
mantenimiento, repuestos y
combustibles parque automotor–
cargada software
institucional(1)
Orden del día Oficial de Servicio
(1)
Solicitudes de las
áreas de préstamo de vehículo –
cargada software institucional (1)(3)
H
*Supervisión de la ejecución de los contratos la adquisición de parque automotor, combustibles,
mantenimiento parque automotor, seguros e impuestos, revisiones tecno mecánicas.
*Cumplimiento de la Programación diaria de vehículos.
*Ejecución Plan de mantenimiento vehículos.
a. Informe de Supervisión.
b. Boleta de a bordo del vehículo.
c. Cuenta fiscal
(mantenimiento reparaciones
combustibles).
d. Remisión de
salida y entrada de vehículo al taller
para
mantenimiento (software
institucional).
Internos:
Proceso de Adquisición de Bienes y servicios (a)
Subproceso de Control Interno (a)(c)
Subproceso Presupuesto
(c)
Proceso Servicios
logísticos – Subproceso Transportes (a) (b) (c)
(d)
Internos:
1. Proceso Servicios logísticos –
Subproceso
Transportes
Informe de
Supervisión (1)
Programación diaria de vehículos
(1)
Programación de
V
*Verificación de los aspectos a evaluar de acuerdo a las
condiciones establecidas en los contratos.
*Verificación diaria del mantenimiento de primer y segundo escalón del vehículo
*Revista mensual de vehículos.
a. Informe de
Supervisión.
b. Informe de verificación de
mantenimiento.
Internos:
Proceso de Adquisición
de Bienes y servicios (a)
Subproceso de Control
Interno ( a)
PROCESO SERVICIOS LOGISTICOS CODIGO SL-SUAD-CP-01 VERSION 01
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FT-CLDD-02 V2
NORMATIVIDAD
ARCHIVO – BIOESTADISTICA – CORRESPONDENCIA
Ley 594 de 2000 Ley General Archivo Reglas y principios y generales que regulan la función archivística del estado
Reglamento de Archivo – Archivo General Nación.
Acuerdo 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de
mantenimiento de
vehículos (1)
Orden del día Oficial de Servicio
(1)
Indicador (1)
*Revista diaria de vehículo por parte del Oficial de Servicio.
*Seguimiento a la medición indicadores del subproceso.
c. Registro de
Kardex en software
institucional.
d. Medición y
Análisis del Indicador.
Proceso Servicios
logísticos – Subproceso Transportes (a)(b)(c)(d)
Internos:
1.Subproceso de Calidad
2.Subproceso de
Control Interno 3 Subproceso
Transportes
Externos:
3.Contraloría
General de la República
Informes de Autoritarias (1,2,3)
Informe de
Supervisión (3)
A *Tomar Acciones de mejora.
a. Planes de mejoramiento.
Internos:
Subproceso de Calidad
(a) Subproceso de Control
Interno (a) Subproceso de
Transportes (a)
Externos:
Contraloría General de la
República (a)
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FT-CLDD-02 V2
NORMATIVIDAD
2000.
Ley 23 de 1981 Por la cual se dictan normas en materia de ética médica.
Resolución 1995 de 1999 Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica.
Acuerdo 060 de 2001 Por cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en la entidades públicas y privadas que
cumplen funcione públicas.
Circular Interna 022 del 2011 Reglamentación manejo de correspondencia – establecer las directrices para dar cumplimiento de los programas de
gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos del Hospital Militar Central.
ALIMENTACION, HOTELERIA, LAVANDERIA, IMPRENTA Y TRANSPORTE
Resolución interna No. 591/2015 Política seguridad del paciente.
Resolución interna No. 554 2012 valores institucionales
Resolución interna 4/10/2014
Establecer grupos internos de Funcionamiento
Circular interna 021/2013 buenas prácticas para uso del papel
Resolución interna 1070 4-09-2012 Adoptar el manual de supervisión e interventoría.
INDICADORES DOCUMENTOS RECURSOS VALORES
ARCHIVO:
Porcentaje de avance Plan
Institucional de Archivo
Implementado Numero actividades realizadas del Plan
Institucional de Archivo / Numero
Se tendrá en cuenta cada uno de los
siguientes documentos (según
aplique):
- Manuales propios para el área.
Los recursos requeridos para el
funcionamiento del proceso, se
ilustran a continuación, siendo
coherentes con la gestión que se
desempeña para la atención
Compromiso.
Respeto.
Lealtad.
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INDICADORES DOCUMENTOS RECURSOS VALORES
actividades programadas del Plan
Institucional de Archivo
Inventarios:
No. De inventarios recibidos / No. De
inventarios totales
BIOESTADISTICA:
% Demanda Efectiva
No. De HC no entregadas/ Pacientes
atendidos *100-100
REGISTRO Y CORRESPONDENCIA:
N/A
AREA TRANSPORTES
Porcentaje de avance de Plan Vial
No actividades realizadas del Plan Institucional
Vial / No actividades programadas del Plan
Institucional Vial.
- Procedimientos propios del área.
- Instructivos propios para la Oficina
según aplique.
- Formatos.
Que a la fecha, se encuentren
vigentes y que requiera el área para
la gestión y normal funcionamiento.
institucional y sus requerimientos.
De acuerdo al manual de funciones
vigente en la institución y los
requerimientos de talento humano
para el normal funcionamiento del
proceso.
Los requeridos en recursos físicos y
tecnológicos para la atención y
prestación de las actividades
propias.
Transparencia.
Humanización.
Trabajo en equipo.
Austeridad.