guía para elaborar organigramas

Este documento es vigente y est actualizado porque responde a las necesidades actuales de la unidad, y no hay uno nuevo que lo sustituya. Responsable de la informacin: Depto. de Organizacin y Mtodos Responsable de la Publicacin: Depto. de Organizacin y Mtodos Fecha de Publicacin 24 junio 2011OPD SERVICIOS DE SALUD JALISCO

GUA TCNICA PARA ELABORAR ORGANIGRAMASCDIGO: FECHA DE EMISIN: FECHA DE ACTUALIZACIN: FECHA DE AUTORIZACIN DOM-P003-D2_00315 DE ABRIL DEL 2004 10 DE JUNIO DEL 2011

17 JUNIO 2011

SELLOS:

DOCUMENTO DE REFERENCIA

AUTORIZACIONESELABOR:Departamento de Organizacin y Mtodos

VO. BO:

RBRICAIng/Arq. Rubn Contreras CabreraJEFE DEL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y MTODOS

APROB:

RBRICA Dr. Arturo Mzquiz PeaDIRECTOR GENERAL DE PLANEACIN

AUTORIZ:

RBRICA Dr. Alfonso Petersen FarahSECRETARIO DE SALUD Y DIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS DE SALUD JALISCO

Cdigo:

O. P. D. Servicios de Salud JaliscoDireccin General de PlaneacinGua Tcnica para Elaborar OrganigramasOPD SERVICIOS DE SALUD JALISCO

DOM-P003-D2_00315 ABRIL DE 2004 10 DE JUNIO DEL 2011

Fecha de Emisin: Fecha de Actualizacin:

Organizacin y Mtodos

CONTENIDO

I.

Introduccin y Objetivo de la Gua Objetivo de la Gua

2

II.

Generalidades Organigramas II.1 Concepto II.2 Contenido y Divisin II.3 Limitaciones II.4 Niveles Jerrquicos

3

III.

Tipos, Clasificacin y Representacin de Organigramas III.1 Tipo de Organigramas III.2 Clasificacin de Organigramas de Acuerdo al Contenido III.3 Clasificacin de Organigramas de Acuerdo a su Formato

7 7 8 12 16 23 26 27

IV. V. VI.

Criterios de Elaboracin de Organigramas Estructurales Diseo de Organigramas Estructurales Glosario

VII. Colaboradores

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Departamento de Organizacin y Mtodos

Cdigo:





I.- INTRODUCCIN Y OBJETIVO DE LA GUAEn conformidad con las atribuciones que confiere el Reglamento de la Ley de Creacin del Organismo Pblico Descentralizado Servicios de Salud Jalisco, el Departamento de Organizacin y Mtodos de la Direccin General de Planeacin, presenta la Gua Tcnica para Elaborar Organigramas. Con esta herramienta administrativa actualizada, se pretende facilitar la elaboracin y actualizacin de los organigramas, as como establecer las polticas y lineamientos tcnico-administrativos a los que debern sujetarse las unidades administrativas para el diseo de los mismos. Por lo tanto, sta gua, contribuye al logro de las estrategias y lneas de accin del Programa Estatal de Salud y coadyuva a la mejora continua en los servicios de salud, al tener estructuras giles y sencillas que respondan a la razn de ser de las unidades administrativas.

OBJETIVO DE LA GUAProporcionar a las unidades administrativas del OPD Servicios de Salud Jalisco los elementos tcnico-administrativos para elaborar organigramas y unificar as, los criterios en torno a su contenido, diseo y presentacin. Esta Gua tcnica tiene aplicacin en todas las reas que integran la Secretara de Salud/ O. P. D. Servicios de Salud Jalisco.

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PGINA 2


Cdigo:





II.- GENERALIDADES SOBRE ORGANIGRAMASII.1 CONCEPTO. A lo largo de la historia administrativa, se han manejado diversos conceptos y nombres con que se designan las grficas en las que se representa la estructura de una empresa o institucin, entre ellos tenemos: (1) carta de organizacin, (2) diagrama de organizacin, (3) cartograma, (4) ortograma, (5) organograma, (6) cuadro jerrquico (7) organigrama, siendo ste ltimo el ms utilizado en el sector pblico. Entre los conceptos ms utilizados est: Benjamn Franklin y Guillermo Gmez Ceja1: Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua y las principales funciones que se desarrollan. Direccin de Organizacin y Estudios Administrativos2. Es una grfica objetiva de los sistemas organizacionales, y representan la estructura orgnica formal de la organizacin, en la que cada puesto esta representado por una figura que contiene el nombre del puesto, lneas que muestran las relaciones de autoridad y responsabilidad entre ellos. Direccin General de Modernizacin y Desarrollo Administrativo3. Es la representacin Grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de comunicacin. Oficina de Gerencia y Presupuesto4. Es una gua o plano de la organizacin en que se representan las unidades que la componen y las relaciones de autoridad y comunicacin entre las mismas. Tambin se define como instrumento auxiliar de la administracin para representar la estructura de la organizacin; y otros aspectos de la organizacin.

1

2

3

4

Benjamn Franklin y Guillermo Gmez Ceja. Organizacin y Mtodos, Un Enfoque Competitivo. Editorial McGraw-Hill, Mxico 2002. Direccin General de Organizacin y Estudios Administrativos. Gua Tcnica para la Elaboracin de Organigramas. Gobierno del Estado de Jalisco. Enero 1991. Direccin General de Modernizacin y Desarrollo Administrativo. Gua Tcnica para la Elaboracin de Organigramas. Gobierno del Estado de Sonora. Abril 2003. Oficina de Gerencia y Presupuesto. Diseo de Diagramas de Organizacin: Su Aplicacin en la Administracin Pblica. Puerto Rico. Febrero 1997SELLO


PGINA 3


Cdigo:





George R. Terry, Ph. D.5 Es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva. Monografas.com6 Es una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva. Segn los conceptos anteriores podemos concluir que un Organigrama es una gua o plano que representa grficamente la estructura orgnica interna y formal de una unidad administrativa de manera objetiva y global. Los organigramas tienen como objetivo o finalidad la de mostrar:Un esquema con los principales niveles jerrquicos; Las principales procesos de trabajo (unidades de lnea y de asesoramiento); Muestra grficamente la lnea de autoridad y comunicacin; Relacin grfica de la autoridad con los colaboradores (subordinados); Seala las unidades que se encuentran centralizadas o desconcentradas.

En la ciencia de la administracin, los organigramas sirven de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la dependencia al reflejar grficamente la estructura organizativa de sus procesos. En el rea de organizacin y mtodos, sirve para reflejar la estructura as como velar por sus permanentes revisiones y actualizaciones las cuales se dan a conocer en los manuales de organizacin. Los organigramas no deben quedar inutilizados al variar el ttulo o jerarqua de los puestos, es por eso que se emite el siguiente lineamiento: Todos los diagramas de la organizacin se debe elaborar con base en los procesos de trabajo de la unidad administrativa y no en los puestos o reas que las componen. II.2 CONTENIDO Y DIVISIN Un organigrama elaborado independientemente del manual de organizacin, debe contener diversos datos para su identificacin, entre ellos (1) Ttulo del documento, (2) Nombre de quin elabor, dictamin y autoriz el organigrama, y (3) el Grfico y la simbologa utilizada en la representacin del mismo.

5 6

George R. Terry, Ph. D.Principios de la Administracin Editorial CECSA. Mxico. Novena impresin marzo 1967 Monografas.com Pgina de Internet http://www.monografias.com/trabajos12/organ/organ.shtmlSELLO


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Cdigo:





1OPD. Servicios de Salud JaliscoNombre de la Unidad Ao de vigencia

3Director

Subdireccin

Subdireccin

Procesos de

Procesos de

Procesos de

Procesos de

Procesos de

2Elabor Dictamin Autoriz Nombre y cargo de quin elabor Nombre y cargo de quin dictamin Nombre y cargo de quin autoriz

Los organigramas pueden dividirse para su mayor comprensin en organigramas generales o especficos, los primeros muestran la estructura general, dando de un solo vistazo las relaciones de los principales procesos o componentes de la institucin y los especficos, muestran el siguiente nivel de desagregacin, es decir, la departamentalizacin o subprocesos en que se divide la organizacin. Entre ms se desagregue un organigrama podr ser de mayor utilidad en la comprensin de los mismos. (Ver Gua Tcnica para Elaborar Manuales de Organizacin).

II.3 LIMITACIONES. Es bien sabido que uno de los elementos de mayor relevancia e importancia en las dependencias son los seres humanos y sus relaciones interpersonales, por lo que tratar de incluir stas en una grfica denominada organigrama, sera imposible y stos se convierten en instrumentos de alta complejidad. Por tal motivo, enunciamos algunas ventajas y desventajas en los organigramas:

SELLO


PGINA 5


Cdigo:





Ventajas 1. Obliga a sus autores aclarar sus ideas 2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo. 3. Muestra quin depende de quin. 4. Indica algunas peculiaridades importantes de la estructura de una dependencia, sus puntos fuertes y dbiles. 5. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseanza y como medio de informacin al pblico. 6. Son apropiados para que los principios de organizacin operen. 7. Indica a los administradores y al personal de nuevo ingreso, la forma en que se integran a la organizacin. II.4 NIVELES JERRQUICOS.

Desventajas 1. Muestran solamente las relaciones formales de autoridad, dejando por fuera las informales y las relaciones de informacin. 2. Imprecisin en el grado de autoridad disponible a los distintos niveles aunque sta disminuye con lneas de apoyo. (un organigrama con demasiadas lneas, pierde su practicidad). 3. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera de ser y como era debido a la falta de actualizaciones. 4. Ocasiona confusin entre la autoridad y el status. 5. No muestran las cargas de trabajo y presentan informacin incompleta. 6. Son rgidos e inflexibles.

Los niveles se emplean para identificar procesos esenciales7 de la organizacin y se refieren a la posicin relativa que ocupan stos en los organigramas. Las posiciones en un mismo nivel horizontal, tienen la misma importancia, jerrquica y se dibujan de izquierda a derecha y por ltimo se ubican los procesos de apoyo.

7

Los procesos esenciales son aquellos que estn relacionados con la misin y naturaleza de la Unidad Administrativa u OrgnicaSELLO


PGINA 6


Cdigo:





III.- TIPOS, CLASIFICACIN Y REPRESENTACIN DE ORGANIGRAMASIII.1 TIPOS DE ORGANIGRAMAS.Existen varios tipos de organigramas para reflejar una organizacin, no obstante que en sta gua se menciona cada tipo, pero se profundizar en los de estructura orgnica mixta (horizontal y vertical) que es la que comnmente se utilizan en la administracin pblica del estado. Segn la unidad administrativa que estn graficando, los organigramas se dividen en: Generales. Son aquellos que se limita nicamente a las unidades o procesos de mayor importancia.

Especficos: Son aquellos en los que se refleja un nivel ms de desagregacin de los procesos de trabajo. EjemploOrganigrama GeneralDireccin Gral. del Organismo

Direccin General

Direccin General

Direccin General

Organigrama EspecficoDireccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Departamento

Departamento

Departamento

Departamento

Organigrama General

Dir. de Regin Sanitaria

Coordinacin General

Coordinacin General

Coordinacin General

Organigrama Especfico

Coordinacin

Coordinacin

Coordinacin

Coordinacin

Coordinacin

Coordinacin

Area

rea

rea

rea

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Cdigo:





III.2 CLASIFICACIN DE ORGANIGRAMAS DE ACUERDO AL CONTENIDO.En trminos del contenido, los organigramas, se clasificarse en: Organigramas Estructurales. Organigramas Funcionales. Organigramas Matriciales. Organigramas de Integracin de Puestos. Organigramas Ubicacin. Los organigramas estructurales son aquellos que tienen por objeto la presentacin grafica de la estructura procesal (Unidades Administrativas) de una institucin, as como de las relaciones que se dan entre sus rganos. Ejemplo: de organigrama estructuralJunta de Gobierno

Director General

Subdireccin General

Subdireccin General

Subdireccin General

Subdireccin General

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Los organigramas funcionales son llamados tambin organigramas de funciones, y tienen por objeto indicar en el cuerpo de cada unidad o proceso, el nombre y las principales funciones vitales que debern desempear cada una de ellas. Esto facilita el anlisis y comprensin de todo lo que se lleva a cabo en dichas reas orgnicas que conforman a la organizacin.SELLO


PGINA 8


Cdigo:





Ejemplo: de organigrama funcional

Los organigramas matriciales son estructuras que crea lneas duales de autoridad; combina dos formas de departamentalizacin: la funcional y el servicio. La mejor ventaja de estos organigramas, responde en poner juntos especialistas de la misma rama, permitiendo agrupar y compartir recursos especializados a travs de los productos o servicios. Su mayor desventaja es la dificultad de coordinar las tareas de diversos especialistas funcionales para que se termine su actividad a tiempo y dentro del presupuesto. Como caracterstica especial de los organigramas matriciales, es que rompe el concepto de unidad de mando, tal que en la estructura matricial se tienen dos jefes, el funcional y el del producto o servicio. El aspecto fuerte de la estructura matricial, yace en la habilidad que se adquiere para coordinarse cuando la organizacin tiene mltiples actividades complejas e interdependientes. Otra ventaja es que facilita la asignacin eficaz de los especialistas. Cuando los trabajadores con habilidades altamente especializadas estn ubicados en un departamento funcional, o grupo de producto se monopoliza y se subutilizan los talentos. La estructura matricial logra ventajas de economas de escala al proporcionar a la organizacin tantos recursos como una forma de asegurar su utilizacin eficaz.

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PGINA 9


Cdigo:





Ejemplo:Divisin

organigrama matricial de una Subdireccin MdicaCardiologa Urgencias Medicas Ginecologa Perinatologa y Neonatologa Oftalmologa Urologa Laboratorio de Anlisis Clnicos

Servicio

Medicina Interna Gineco Obstetricia Pediatra Ciruga Servicios Auxiliares de Diagnstico y Tratamiento Servicios Paramdicos

Los organigramas de integracin de puestos son aquellos que incorporan dentro del marco de cada rea administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecucin de las funciones asignadas, el nmero de plazas existentes o requeridas o tambin denominadas por algunos autores, ocupadas y vacantes. Ejemplo: organigrama de integracin de puestosPUESTO DIRECCIN GENERAL DIRECTOR AUXILIAR SECRETARIAS E 4 1 1 2 R 4 1 1 2

PUESTO DIRECCIN DE REA A DIRECTOR ANALISTA SECRETARIAS E = EXISTENTES/ OCUPADAS R = REQUERIDOS/ VACANTES

E 5 1 2 2

R 5 1 2 2

PUESTO DIRECCIN DE REA DIRECTOR ANALISTA SECRETARIAS

E 5 1 2 2

R 7 1 4 2

PUESTO DEPARTAMENTO A JEFE ANALISTA SECRETARIAS

E 12 1 6 3

R 15 1 8 4

PUESTO DEPARTAMENTO B JEFE ANALISTA SECRETARIAS

E 11 1 7 2

R 11 1 7 2

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Cdigo:





Los organigramas de ubicacin son aquellos que integran a todo el personal de la unidad administrativa, e incorporan en cada figura geomtrica el rol que les toca jugar dentro de la unidad orgnica y el nombre de los servidores pblicos que las ocupan. Los organigramas de ubicacin no responden a la estructura orgnica ni deben considerarse como oficiales, simplemente son de apoyo para la organizacin y ayudan a identificar la ubicacin de cada persona sin importar dnde se encuentra adscrito. Ejemplo: organigrama de ubicacin

DIRECCIN DE ASUNTOS JURDICOS Lic. Fidel Ortega Robles Director de Asuntos Jurdicos

APOYO SECRETARIAL Tec. Aniqun Navarro Tapia Secretaria de Direccin NOTIFICACIN Tec. Emma Ramrez Rosas Notificador

APOYO SECRETARIAL Tec. Isabel Torres Bordallo Secretaria de Direccin

DEPTO. DE LEGISLACIN, DICTAMINACIN Y CONVENIOS Lic. J. Felix Vargas Rivera Jefe de Departamento

DEPARTAMENTO DE LO CONTENCIOSO Lic.. Miguel Moreno Sandoval Jefe de Departamento

APOYO SECRETARAL Tec. Mara de la Luz Fernndez Beltrn Secretaria

APOYO SECRETARAL Tec. Adriana Rodrguez Quirio Secretaria

ABOGADO Lic. Juan Manuel Torres Bautista Abogado

ABOGADO Lic. David Snchez Gallo Abogado

ABOGADO Lic. Martn Carlos Mariscal lvarez Abogado

ABOGADO Lic. Beelinda Romero Chvez Abogado

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PGINA 11


Cdigo:





III.3 CLASIFICACIN DE ORGANIGRAMAS DE ACUERDO A SU FORMATO.En trminos del formato o su representacin, los organigramas, se dividen en: Verticales. Horizontales. Mixtos. De Bloque. Circulares.

Los organigramas verticales: Son aquellos En la que la ms alta jerarqua 8 se coloca en la parte superior y la ramificacin de los rganos se presenta de arriba hacia abajo, ubicando las unidades en renglones, cuyo distinto nivel representa su rango. Ejemplo: organigrama vertical

Director General

Subdireccin General

Subdireccin General

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Los organigramas horizontales: Son aquellos en los que el rea de ms alta jerarqua se coloca a la izquierda y la ramificacin de las unidades de izquierda a derecha. Los niveles jerrquicos se ubican en columnas, sin olvidar que las reas que se encuentran en la parte superior son los que responde a la razn de ser de la Unidad Orgnica y las reas de que se encuentren hacia la parte inferior, sern rganos de apoyo.

8

La jerarqua es el rango que posee un trabajador dentro de una empresa, organismo o institucinSELLO


PGINA 12


Cdigo:





Ejemplo: organigrama horizontalDireccin Subdireccin General Direccin

Director General Direccin

Subdireccin General

Direccin

Direccin

Los organigramas mixtos: Son aquellos que se combinan entre el formato vertical para algunos niveles y el horizontal para otros.Nota: Por facilidad de interpretacin y capacidad de informacin, stos son los ms recomendados para los manuales de organizacin.

Ejemplo: organigrama mixtoDirector General

Subdireccin General

Subdireccin General

Subdireccin General

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

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PGINA 13


Cdigo:





Los organigramas de bloque: Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un solo bloque, todas las unidades en espacios ms reducidos, permitiendo la aparicin en el grfico de los rganos ubicados en los ltimos niveles Ejemplo: organigrama de bloqueDirector General

Director de Area A

Director de Area B

Direccin deArea C

1. Direccin 1.1. Departamento 1.2 Departamento 2. Direccin 2.1 Departamento 2.2 Departamento 2.3 Departamento

3. Direccin 3.1. Departamento 3.2 Departamento 4. Direccin 4.1 Departamento 4.2 Departamento

5. Direccin 5.1. Departamento 5.2 Departamento 6. Direccin 6.1 Departamento 6.2 Departamento

Los organigramas circulares : Son aquellos que tienen en el centro del organigrama el rgano de ms alta jerarqua y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma con sus unidades orgnicas de diferentes niveles; con ello, forman crculos concntricos alrededor de la ms alta jerarqua. Sin embargo no es recomendable utilizarlo para utilizarse en estructuras de la administracin pblica dado que visualmente es ms complejo y es de difcil interpretacin.

SELLO


PGINA 14


Cdigo:





Ejemplo: organigrama circular

Departamento

Direccin de rea

Departamento

Departamento

Direccin de rea

Direccin General

Direccin de rea

Departamento

Departamento

Direccin de rea

Departamento

Departamento

Departamento

SELLO


PGINA 15


Cdigo:





IV.- CRITERIOS DE ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALESNo existen reglas para disear un organigrama, pero s existe cierto lenguaje tcnico administrativo que se compone de signos, figuras geomtricas, prcticas aceptadas, conceptos convencionales, etc. con el cual es necesario familiarizarse para lograr instrumentos grficos correctos, comprensibles y uniformes que transmitan informacin sobre la organizacin. Con esta finalidad el Departamento de Organizacin y Mtodos, propone el presente lenguaje, mismos que surgen de tratadistas y estudiosos en el campo de la organizacin, as como de las prcticas o criterios que a travs de los aos se han desarrollado por uso y costumbre en la administracin pblica. IV.1 NOMENCLATURA CONVENCIONAL: ELEMENTOS GRFICOS Como ya lo hemos venido observando, los organigramas reflejan entre otros aspectos, el patrn bsico de trabajo de una institucin por lo que son importantes los siguientes aspectos. 1. 2. 3. 4. Las figuras geomtricas. La ubicacin que se le da a cada unidad orgnica en el organigrama. Las lneas de conexin. Los nombres de las Unidades Administrativas u Orgnicas

Las figuras geomtricas: simbolizan o representan a las unidades administrativas del organismo en el organigrama. Las figuras sirven, para expresar grficamente algunas particularidades de las unidades representadas, por lo tanto todas las figuras debern ser de preferencia rectangular y todas del mismo tamao o dimensin. Se recomienda que siempre estn con lnea delgada (ver tabla de nomenclatura). La ubicacin que se le da a cada unidad administrativa u orgnica en el organigrama depende de las relaciones de los procesos esenciales del organismo, poniendo al rgano de direccin y las unidades de staff en la parte superior y las reas que representan los procesos vitales (componente de lnea u operacional), de izquierda a derecha segn se da respuesta a la misin o razn de ser y a continuacin las reas de apoyo, es decir, si se trata de una organizacin dedicada a otorgar servicios de salud, entonces los primeros componentes sern los que otorgan los servicios mdicos y hospitalarios, despus las reas de servicios auxiliares, y al ltimo las reas de logstica y administracin que son las apoyan a todos.

SELLO


PGINA 16


Cdigo:





Los organigramas se componen de tres partes, en la primera se ubica la alta direccin, en el centro se encuentra el staff que son las unidades de asesoramiento y de servicios auxiliares, en el tercer componente se encuentran las unidades de lnea u operacional. En la ubicacin de las unidades por niveles jerrquicos, hay que considerar lo siguiente: En la parte superior del organigrama se representan los rganos de gobierno de la dependencia u organismo con sus respectivas unidades de staff (ubicadas por importancia) y en la parte inferior del organigrama se colocan las unidades de lnea u operacional que son las que desarrollan las funciones ms importantes de la institucin u organismo ubicadas en trminos de la razn de ser o misin. En el staff se encuentran todas las reas que prestan un servicio especializado en asesoramiento consultivo o servicios auxiliares, en el primero se consideran las unidades que requieren directa y estrecha vinculacin con la alta direccin a la cual sirve, stas unidades tienen facultad para investigar y recomendar. En cuanto a la unidad de servicios auxiliares, se ubica por debajo del nivel de staff de asesoramiento consultivo y tienen la facultad de asesorar a la cabeza del organismo o a otros funcionarios de ste, adems tienen autoridad funcional sobre las dems reas del organismo. Ejemplo: Niveles jerrquicos:Director General del OrganismoStaff de Asesoramiento Staff de Servicios Aux.

Primer Nivel Jerrquico

Direccin General

Direccin General

Segundo Nivel Jerrquico

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Tercer Nivel Jerrquico

Las lneas de conexin: Nos indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre las unidades que integran la estructura orgnica del organismo. Estas lneas debern utilizarse en un trazo ms grueso que las lneas de los rectngulos del organigrama y no deben adelgazarse a medida que descienda a los niveles inferiores. Adems, debe evitar el cruce de lneas, por lo que se recomienda estudiar el diseo (ver tabla de la pg. 21).SELLO


PGINA 17


Cdigo:





Existen varios tipos de lneas que representan: Relacin de Autoridad o Jerarqua Lineal.Es aquella que implica una subordinacin entre los responsables de las unidades administrativas con sus subalternos. Ejemplo: Relacin de autoridad o jerarqua lineal:

Director General

Subdireccin General

Subdireccin General

Subdireccin General

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Direccin

Relacin de Autoridad o Jerarqua funcional.- Es aquella que representa mando especializado y no dependencia jerrquica. La autoridad funcional se presenta en forma paralela a la autoridad lineal (1) entre un rgano y un subordinado de otro rgano, (2) entre rganos de un mismo nivel jerrquico, (3) entre unidades del organismo central y los rganos desconcentrados. Ejemplo Jerarqua funcional:

SELLO


PGINA 18


Cdigo:





rgano de Gobierno

Autoridad funcionalDireccin General Direccin General Direccin General

Autoridad funcional

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Autoridad funcionalDesconcentrado o Descentralizado

Relacin de Asesora STAFF.Son rganos que proporcionan asistencia tcnica y especializada a los rganos de mando y de lnea. o Interna.- Son aquellos rganos de carcter permanente y pertenecen a la organizacin, de stos, hay dos tipos, los que trabajan permanentemente y aquellos que nicamente sesionan espordicamente. o Externa.Son aquellos rganos que no pertenecen a la institucin, de stos existen dos tipos, las que reciben recursos de la institucin y las que no los reciben. Ejemplo: relacin de asesora:rgano de GobiernoAsesora Externa Asesora Interna Asesora ExternaNo recibe recursos del Organismo Recibe recursos del Organismo

Direccin General

Direccin General

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

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PGINA 19


Cdigo:





Relacin de Coordinacin o colaboracin.- Es aquella que tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas reas orgnicas, la cual puede darse entre unidades de un mismo nivel o entre unidades del rgano central a los desconcentrados. Ejemplo: coordinacin o colaboracin

rgano de Gobierno

Direccin General Coordinacin o Colaboracin

Direccin General

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Organo Desconcentrado

Coordinacin o Colaboracin

Relacin con rganos Descentralizados y Desconcentrados.- Es aquella que tiene por objeto representar a los rganos descentralizados y desconcentrados con que cuenta la institucin. o o Descentralizados.- Este tipo de rgano son aquellos que tienen patrimonio propio y personalidad jurdica. Desconcentrados.- Son aquellos rganos que estn jerrquicamente subordinados a una entidad y que tienen autonoma operativa por funcin para resolver sobre la materia dentro del mbito regional.

SELLO


PGINA 20


Cdigo:





Ejemplo: relacin de rganos desconcentrados y descentralizados:rgano de Gobierno

Direccin General

Direccin General

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

rgano Desconcentrado

rgano Descentralizado

Relacin con Comits.- Son aquellas unidades internas o externas que se integran por personas seleccionadas para examinar, verificar y aprobar ciertos asuntos de carcter provisional, por lo que no modifican la estructura orgnica. Ejemplo: comits:rgano de Gobierno

Direccin General

Direccin General

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

rgano Desconcentrado

rgano Descentralizado

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PGINA 21


Cdigo:





Relacin con Comisiones.- Son aquellas reas internas o externas que colaboran de manera permanente o accidental en el desempeo de servicios de carcter pblico, con la facultad de realizar alguna gestin. Cuando se incluyan estas comisiones en el organigrama, deber tomarse en cuenta si se trata de una comisin intersecretarial, Desconcentrada o Internas de Administracin a saber: o Intersecretariales.- Son las integradas por los representantes de diversas instituciones para coordinar determinadas acciones de dos o ms organismos. o Desconcentradas.- Son aquellas que tienen facultades de decisin, pero estn sujetas a la planeacin y control de sus actividades por el rgano del cual dependen, aunque cuenten con cierta autonoma. o Internas de Administracin.- estas comisiones dependen directamente del titular de la dependencia u organismo.rgano de Gobierno

Comisin Interna

Comisin de Administracin Intersecretarial

Direccin General

Direccin General

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Direccin de rea

Comisin Desconcentrada

Los Nombres de las unidades administrativas u orgnicas: Es de vital importancia que el nombre de las unidades administrativas u orgnicas aparezca sin abreviaturas y que sta corresponda principalmente al proceso de trabajo que realiza dicha unidad en forma breve y concisa, de tal manera que no surjan dudas en la comprensin, anlisis o diseo de los organigramas.Nota: La nomenclatura debe reflejar el proceso principal de trabajo, no el nombre del puesto del servidor pblico.

Correcto

Incorrecto

Departamento de Auditora Direccin de Planeacin

Jefe de Departamento de Auditora Director de Planeacin

SELLO


PGINA 22


Cdigo:





V.- DISEO DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALESPara dibujar o representar organigramas estructurales, deberemos de seguir los siguientes criterios o elementos grficos de diseo, mismos que pueden ser utilizados para representar todo tipo de organigrama, a excepcin de los matriciales: Smbolos y referencias convencionales de mayor uso: Las lneas llenas sin interrupcin son aquellas que indican la autoridad formal, la relacin de lneas de mando, la comunicacin y la va jerrquica. Las lneas verticales indican autoridad sobre Las lneas horizontales sealan la especializacin y la correlacin Cuando la lnea cae sobre la parte media y por encima del recuadro, indica mando Cuando la lnea se coloca perpendicular a otra indica asesoramiento. Las lneas discontinuas por debajo del grfico, indica relacin den unidades desconcentradas y descentralizadas. Las figuras geomtricas a utilizar siempre sern de forma rectangular y todos deben ser de un mismo tamao; dicho de otra manera, el tamao de los recuadros no indica diferencia jerrquica, dado que esto se refleja por niveles (ver Ubicacin que se le da a cada unidad orgnica en el organigrama pg. 16). Un recuadro indica autonoma Un rectngulo con lnea continua indica una unidad de trabajo permanente y forma parte de la organizacin. Rectngulo formado por lnea discontinua, indica que no pertenece a la institucin o bien son comisiones o comits internas. Smbolo Utilizado para Representar1) A unidades permanentes de trabajo propias del organismo o institucin o que forman parte de ste. 2) A unidades descentralizadas y desconcentradas del organismo o institucin 3) A unidades externas del organismo o institucin y que recibe recursos de ste. 1) A unidades internas que sesionan espordicamente como lo son las que se encuentran en staff (comisiones y comits). 2) A unidades externas que sesionan espordicamente y no reciben recursos del organismo o institucin (Consejos ciudadanos. 3) A unidades que conforman en cierta manera al organismo o institucin (Juntas de Gobierno)

SELLO


PGINA 23


Cdigo:





Smbolo

Utilizado para RepresentarLa jerarqua lineal que existe en el organismo o institucin, siempre debe de ir ms gruesa que las lneas de las figuras geomtricas. 1) Si la lnea sale por la parte inferior de una figura geomtrica y se conecta a otra en la parte superior o en uno de sus lados, indica, que tiene jerarqua lineal. La relacin que existe entre el director de la organizacin o institucin, con sus asesores consultivos externos y siempre se conecta de la parte inferior de la figura geomtrica y se conecta a otra figura en uno de los lados. La coordinacin que existe entre las diversas reas del organismo o institucin: 1) Si la lnea punteada sale por la parte inferior de la figura geomtrica y se une a otra por tambin por la parte inferior, indica que tienen que coordinarse o colaborar entre ellas para lograr un fin determinado. 2) Si la lnea punteada sale por la parte inferior de una figura geomtrica y se conecta a otra en la parte superior, indica, que tiene jerarqua funcional. La divisin visual que existe entre las unidades descentralizadas y desconcentradas del organismo o institucin, se coloca en la parte inferior del organigrama de lado a lado con lnea gruesa, y debajo de esta se ubican las figuras geomtricas que representan dichas unidades.

SELLO


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Ejemplos de Organigramas Estructurales Mixtos Incorrecto Correcto

SELLO


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Cdigo:





VI.- GlosarioOrganigrama:

Es una gua o plano que representa grficamente la estructura orgnica interna y formal de una unidad administrativa de manera objetiva y global. La jerarqua es el rango que posee un trabajador dentro de una empresa, organismo o institucin. Es la posicin relativa que ocupan las reas administrativas y orgnicas dentro de los organigramas. Conjunto o secuencia de procedimientos sistemticos que transforman los insumos de informacin, materiales y recursos humanos en productos y servicios que satisfacen a los clientes o usuarios. Son aquellos que estn relacionados con la misin y naturaleza de la Unidad Administrativa u Orgnica.

Jerarqua Nivel JerrquicoProceso

Procesos Esenciales

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VIII. COLABORADORES

Jefe del Departamento de Organizacin y Mtodos Ing/Arq. Rubn Contreras Cabrera MDOH.

Asesores en Sistemas Organizacionales Lic. Gianello Osvaldo Castellanos Arce Lic. Claudia Judith Gonzlez Ochoa Lic. Laura Leticia Prez Peralta Lic. Claudia Guadalupe Rea Hernndez Lic. Mnica Urza Casas Lic. Alicia Margarita Orozco Prez Lic. Adolfo Montao Rubio

Tel. de atencin a usuarios (33) 3030 5014 y 5015

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guía para elaborar organigramas

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