Guía del usuario para documentar una no conformidad

Para cumplir con un requisito muy importante dentro del Sistema de Gestión de

Calidad de Ejido Asesores hemos desarrollado la siguiente guía que servirá de ayuda en

el momento de enfrentarse ante una no conformidad.

Primero definiremos que es una no conformidad, de acuerdo con la norma ISO 9000 es

“la no satisfacción de un requisito”. Para nosotros son desviaciones o incumplimientos

de los procedimientos definidos y establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de

Ejido Asesores. También lo son la aparición de una actividad distinta a como

previamente se ha planificado y/o que pueda producir un resultado adverso sobre el

servicio que se presta.

Todos los miembros de Ejido Asesores estamos involucrados dentro del proceso de la

No conformidad. Los consultores, el personal administrativo, el personal de logística, el

responsable de la dirección y la dirección.

La detección de la misma puede surgir, después de una auditoría interna o externa,

durante la implementación de un proceso, por quejas de clientes, por sugerencias de

consultores, por informe de un líder de proyecto.

Gestión de las no conformidades

1

En el siguiente gráfico observamos cuales son las etapas que conforman este proceso.

2

A continuación se enumeran cada uno de ellas:

Etapa 1

Detección de la No Conformidad.

Etapa 2

Se analiza la causa raíz de la NC.

Etapa 3

La dirección determina si corresponde acciones correctivas o inmediatas.

Etapa 4

Implementación de la acción correspondiente.

Etapa 5

Se verifica si continua la NC, de ser así se recomienza el proceso.

Etapa 6

Se elabora el informe.

3

Pasos a seguir por el equipo

En cualquier momento cualquier consultor, miembro del personal o directivo puede

verificar que existe una no conformidad, entonces es cuando la misma debe ser

documentada.

Luego se procede a completar el Formulario de no conformidades (ver anexo 1). En el

mismo se identifican dos apartados: los datos referentes a la detección de la incidencia

y los datos referentes a la resolución de la misma.

Empezaremos por el apartado de datos de detección. En el cual se debe enunciar la no

conformidad, de manera clara y sencilla. Se debe dejar claro cuál es el origen, el

proceso o requisito que no se está cumpliendo y la fecha en que se detectó.

Cualquier otra persona debe poder ser capaz de leer y entender la no conformidad.

El análisis de la causa raíz de la no conformidad es un paso importante dentro del

proceso, establecer cuál es el origen de la misma permitirá decidir si es conveniente el

uso de una acción inmediata o de una acción correctiva para su solución.

4

Pasos a seguir por la dirección

Luego de encontrada la causa raíz, la Dirección define la acción inmediata o acción

correctiva a implementar para minimizar el efecto de la no conformidad. Se designa a

la persona o el grupo responsable que, en un plazo definido, debe verificar la

implantación de la misma y comprobar su efectividad. Estos datos deben ser volcados

en el apartado de resolución del formulario antes mencionado.

En los casos en los que la verificación de la acción correctiva o la acción inmediata

resulte negativa se reiniciará el proceso según lo definido anteriormente.

Si las mencionadas acciones tuviesen un resultado positivo, se elaborará un informe

donde se detalla la acción tomada y los resultados de la misma.

5

Anexo 1

Fecha: ____________________________ Origen:____________________________

Descripción de la No Conformidad / Oportunidad de Mejora:

NC OM

Accion Inmediata:

Realizada por:______________________________ Fecha:___________________________

Accion de Mejora:

Preventiva Correctiva

Responsable:______________________ Fecha Propuesta de Implementación:_____________

Verificacion de la Implementacion:

Responsable:_________________________ Fecha:___________________________

Verificación Efectividad:

Responsable:______________________ Fecha:___________________________

Ficha de No Conformidades / Oportunidades de Mejora

6