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DOCUMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO EN LA EMPRESA “ESPLENDOR VELAS Y VELADORAS” DE LA CIUDAD DE NEIVA - HUILA

BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LAS NORMAS ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018

ANDREA LOSADA MARINEZ JOHNATAN OBANDO SARMIENTO JULIAN DAVID MORENO OSPINA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL NEIVA 2019

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DOCUMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO EN LA EMPRESA “ESPLENDOR VELAS Y VELADORAS” DE LA CIUDAD DE NEIVA - HUILA

BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LAS NORMAS ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018

ANDREA LOSADA MARINEZ JOHNATAN OBANDO SARMIENTO JULIAN DAVID MORENO OSPINA

Informe Final de Práctica Social, Empresarial y Solidaria Presentado Como

Requisito Para Optar al Título de INGENIERO INDUSTRIAL

Asesor Ing. CARLOS WILMER OVIEDO CÓRDOBA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL NEIVA 2019

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NOTA DE ACEPTACIÓN

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Neiva, Junio de 2019

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AGRADECIMIENTOS

Este trabajo no habría sido posible sin la bendición de Dios y la influencia directa o indirecta de varias personas, en especial agradezco a nuestras familias por el apoyo incondicional que dado en toda la carrera. A los docentes de la facultad de Ingenierías de la Universidad Cooperativa de Colombia. A mis compañeros de estudio quienes me ayudaron a desarrollar la empatía necesaria para el trabajo en equipo.

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CONTENIDO

Pág. INTRODUCCIÓN 14 1. JUSTIFICACIÓN 16 2. OBJETIVOS 18 2.1 GENERAL 18 2.2 ESPECÍFICOS 18 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 19 3.1 DEFINICION Y DELIMITACION DEL PROBLEMA 19 4. MARCO TEÓRICO 21 4.1 SISTEMA DE GESTIÓN 21 4.1.1 Norma Técnica ISO 9001:2015 22 4.1.2 Norma Técnica ISO 14001:2015 22 4.1.3 Norma Técnica ISO 45001:2018 22 4.1.4 Integración de los Sistemas de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo 23 4.2 MARCO CONCEPTUAL 23 4.3 MARCO DE REFERENCIA 26 4.3.1 Referencia Histórica 26 4.3.2 Generalidades de la Empresa. 27

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4.3.3 Proceso Productivo 28 5. DISEÑO METODOLÓGICO PRELIMINAR 31 5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 31 5.2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 31 5.3 FUENTE DE INFORMACIÓN 31 5.4 METODO DE INVESTIGACION 31 6. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA 33 6.1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA 33 6.2 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL 35 6.3 DIAGNÓSTICO SEGÚN LAS NORMAS ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 EN LA EMPRESA ESPLENDOR VELAS Y VELADORAS 37 6.4 TOMA DE CONCIENCIA 39 6.5 RECURSOS 39 6.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 39 7. DESARROLLO DEL TRABAJO 40 7.1 DESCRPCIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN CADA UNA DE LAS NORMAS CONTENIDAS EN ESTE SISTEMA 40 7.1.1 De La Calidad ISO 9001:2015 40 7.1.2 De La Seguridad Industrial y Salud en el Trabajo – ISO 45001:2018 40 7.1.3 De Gestión Ambiental ISO 14001:2015 41 7.2 ANALISIS Y RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO 42 7.2.1 Análisis de contexto de la organización 42

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7.3 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 43 7.3.1 Elementos del Sistema Integrado de Gestión 44 7.3.2 Estrategias del Sistema Integrado de Gestión 45 7.3.3 Generalidad del Sistema Integrado de Gestión bajo los lineamientos de las Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 45 8. DOCUMENTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION PARA LA EMPRESA ESPLENDOR “VELAS Y VELADORAS S.A.S” 47 8.1 DOCUMENTACIÓN CAPITULO 4: CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 47 8.1.1 Misión 47 8.1.2 Visión 47 8.1.3 Comprensión de la Organización y Contexto 47 8.1.4 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 47 8.1.5 Determinación del alcance del SGI 48 8.1.6 Sistemas de Gestión Integrado y sus procesos 48 8.2 DOCUMENTACIÓN CAPITULO 5 LIDERAZGO 48 8.2.1 Política Integrada 48 8.3 DOCUMENTACIÓN CAPITULO 6 PLANIFICACIÓN 49 8.3.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades NTC ISO 9001:20015 49 8.3.2 Identificación de peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades NTC ISO 45001:2018 50 8.3.3 Aspectos ambientales NTC ISO 14001: 2015 53 8.3.4 Objetivos integrados y planificación para lograrlos NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC ISO 45001:2018 53 9. CONCLUSIONES 58

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BIBLIOGRAFÍA 60 ANEXOS 61

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LISTA DE TABLAS

Pág. Tabla 1. Diagnóstico de la empresa Esplendor Velas y veladoras 35 Tabla 2. Cronograma de Actividades 39 Tabla 3. Acciones para Abordar riesgos 49 Tabla 4. Proceso de Compras 50 Tabla 5. Proceso de Producción 51 Tabla 6. Proceso de Mercadeo y Ventas 52 Tabla 7. Proceso de Compras Riesgo Ambiental 53 Tabla 8. Proceso de Producción Riesgo Ambiental 54 Tabla 9. Proceso Mercadeo y Ventas Riesgo Ambiental 55

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LISTA DE FIGURAS

Pág. Figura 1. Ciclo PHVA 21 Figura 2. Organigrama actual “Esplendor Velas y Veladoras S.A.S” 27 Figura 3. Flujo del proceso productivo de las velas 28 Figura 4. Mapa de Procesos 43

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LISTA DE GRÁFICAS

Pág. Gráfica 1. Zona de Riesgo Proceso 49 Gráfica 2. Riesgos Seguridad y Salud en el trabajo Proceso de Compras 50 Gráfica 3. Riesgos Seguridad y Salud en el trabajo Proceso de Producción 51 Gráfica 4. Riesgos Seguridad y Salud en el trabajo Proceso Mercadeo y ventas 52 Gráfica 5. Riesgos Ambientales en el trabajo Proceso de Compras 54 Gráfica 6. Riesgos Ambientales en el trabajo Proceso de Producción 55 Gráfica 7. Riesgos Ambientales en el trabajo Proceso Mercadeo y Ventas 56

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LISTA DE ANEXOS

Pág. Anexo A. Matriz DOFA esplendor 38 Anexo B. Matriz PESTAL esplendor 47 Anexo C. Matriz de Partes Interesadas 47 Anexo D. Caracterización de procesos compra esplendor 48 Anexo E. Caracterización de procesos producción esplendor 48 Anexo F. Caracterización de procesos mercadeo y ventas esplendor 48 Anexo G. Política Integrada esplendor 49 Anexo H. Matriz de riesgos de calidad 50 Anexo I. Matriz SST compras 51 Anexo J. Matriz SST producción 52 Anexo K. Matriz SST mercado y ventas 53 Anexo L. Matriz ambiental compras esplendor 54 Anexo M. Matriz ambiental producción esplendor 55 Anexo N. Matriz ambiental mercadeo y ventas esplendor 56 Anexo O. Despliegue y planificación de objetivos SGI esplendor 57

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RESUMEN Esplendor Velas y Veladoras S.A.S., es una empresa dedicada a la elaboración de velas, velones y comercialización de productos provenientes del derivado de petróleo como lo es la parafina y otros componentes. El documento que se presenta a continuación describe el proceso llevado a cabo en la empresa Esplendor Velas y Veladoras S.A.S para la documentación de los requisitos 4, 5 y 6 del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental y Salud y Seguridad en el trabajo guiado por los lineamientos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018. Para la planeación de la documentación del Sistema de Gestión se hizo uso de la metodología de diagnóstico enmarcada en un tipo de investigación descriptiva, además realizar este proceso se tuvo en cuenta el contexto de la organización frente al cumplimiento de la satisfacción de las necesidades de las partes interesadas, el aporte por parte de los trabajadores y el liderazgo que ofrece cada uno de ellos y el aumento de la productividad y la mejora de la imagen organizacional a nivel del sector productivo, Manejo de reglas ambientales legales y de la salud de los trabajadores en la empresa, es así como el objetivo del desarrollo del trabajo se basa en fortalecer los procesos y procedimientos.

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INTRODUCCIÓN

En un contexto actual globalizado, resulta evidente la necesidad de permanencia en un mercado cada vez más exigente, donde la competitividad se logra con innovación de productos y servicios, acompañada de actividades que procuran el buen funcionamiento de la organización. Los sistemas de gestión proporcionan a las organizaciones innumerables beneficios que permiten generar mejoras en las condiciones laborales, productivas, económicas y ambientales de las organizaciones; a pesar de ello, las empresas que implementan sistemas de gestión integrados, encuentran dificultades en la selección de un modelo que logre cohesionar sus interacciones, por lo que la mayoría de ellas terminan manejando un sistema de gestión dividido en partes sin ningún tipo de relación, lo que conlleva al fracaso del sistema de gestión. Según Morín1, “la mayor parte de los sistemas no están conformados por partes, elementos o constituyentes, sino por acciones entre unidades complejas cuyo conjunto constituye la organización del sistema”; además la problemática del sistema no se resuelve con la relación todo/partes ni con la reducción de las ideas sistémicas al todo (holismo), sino que estas relaciones deben estar mediatizadas por el término: interacciones. El desarrollo dentro de las organizaciones del sistema integrado de gestión crea un notable ahorro de recursos y de esfuerzos dado que estos tienen aspectos comunes en cuanto a principios, componentes, procesos, estructuras y requisitos lo que hace que la documentación del sistemas integrados de gestión sea una alternativa viable y recomendada para la empresa. La documentación de los requisitos 4, 5 y 6 del Sistema de Gestión Integrado conformado por las Normas Técnicas Colombianas ISO 9001 en la versión publicada en el año 2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 que se presenta en este trabajo aplicado, pretende ser el punto de partida para que la empresa Esplendor Velas y Veladoras, inicie su proceso de transición en aras de realizar, conservar y monitorear los cambios efectivos en sus procesos. Para el desarrollo del trabajo se reunió la información necesaria de la empresa en materia de sistema de gestión de la calidad, cumplimiento legal, manejo ambiental, y las condiciones de seguridad y salud ocupacional y planeación estratégica analizando cada una de las áreas de la organización que permitió identificar

1 MORIN, Edgar. Ciencia con conciencia. Pensamiento crítico/pensamiento utópico. Barcelona:

Antrophos, 1994. p. 369, Citado por: TORRES BECERRA, Olga Lucía y SUNA LADINO, Martha Mercedes. Del sistema integrado de gestión al sistema de gestión integral: la gestión del conocimiento como estrategia en el Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá. En: SIGNOSINVESTIGACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN.vol.5, no. 1, p. 31-47

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falencias en el lugar de trabajo, como la no utilización de los equipos de seguridad por parte de sus trabajadores, máscaras para evitar los malos olores que inhalan de los materiales utilizados en el área de producción, además de las partículas que expelen los insumos, el diseño de la planta física especialmente la bodega lo cual es propensa a accidentes laborales.

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1. JUSTIFICACIÓN La dinámica de la economía actual ha creado una necesidad constante en las organizaciones de buscar continuamente oportunidades para mejorar, esto con el fin de ser más competitivas en el mercado en el cual se mueven, para ello las empresas procuran obtener herramientas que les permitan mejorar en su interior la eficiencia y efectividad de la organización para la adaptación a las necesidades del mercado, la reducción de los índices de errores evitando así los reprocesos, el incremento de los beneficios económicos y la reducción de los costos de no calidad, a mejora en la moral, la motivación, la participación y las competencias del personal, la adquisición de productos de calidad y el desarrollo de los procesos de manera eficiente y eficaz. En la empresa “Esplendor Velas y Veladoras” además de mejorar el ambiente de trabajo, permitirá la optimización en la calidad de los procesos y finalmente del producto. Todo esto previsto a su debido tiempo y mediante el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normas, evitará situaciones de riesgo, accidentes, incidentes, cuellos de botella, gastos, y otras eventos que muy seguramente implicarán pérdidas económicas. Por las consideraciones anteriores, se hace necesario iniciar la documentación del Sistema Integrado de Gestión enmarcados en los requisitos 4, 5 y 6 bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018; y gracias a su apuesta por la inclusión de las normas, la empresa tendrá crecimiento y permanencia en el tiempo, fortalecerá la imagen de la empresa, garantizará mayor bienestar y seguridad al personal que trabaja para ella, y mejorará los procesos de calidad, de producción, diferentes artículos decorativos, estrategias específicas que permitan lograr una ventaja competitiva al estandarizar sus procesos dentro de la organización como:

Mejorar la eficiencia y efectividad de la organización por la buena adaptación a las necesidades del mercado.

Mejorar las relaciones con los proveedores, al hacerlos participes de la filosofía de la calidad.

Minimizar los índices de errores, incrementar los beneficios económicos y reducir sustancialmente los costos de no calidad.

Incrementar el rendimiento, competencias y el entrenamiento de los miembros de la organización, como individuos y equipo trabajando adecuadamente con la implementación de las normas de protección.

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Mejorar la ética y motivación del personal, por sentirse partícipes y hacedores de la mejora continua de las áreas a las que pertenece.

Lograr la concientización sobre la preservación del medio ambiente en todos los niveles y un entorno de trabajo más seguro para todos los miembros de la organización.

Mejorar el desarrollo y la transferencia de tecnología para una mejor ejecución de las tareas laborales.

A futuro lograr un significativo ahorro de recursos con la implantación del Sistema de Gestión Integrado.

De esta manera, permitirá a la alta dirección tomar decisiones estratégicas de gran impacto relacionadas con la rentabilidad, calidad del producto, mejora de procesos internos y el aspecto humano de la empresa, lo que facilitará el logro de los objetivos organizacionales de la fábrica de velas “Esplendor Velas y Veladoras” en la ciudad de Neiva.

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2. OBJETIVOS

2.1 GENERAL Establecer la documentación necesaria para el cumplimiento de los requisitos 4, 5, y 6 del Sistema de Gestión Integrado bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 para la empresa “Esplendor Velas y Veladoras. 2.2 ESPECÍFICOS

Elaborar y aplicar un diagnostico inicial a la organización con base en la existencia de aspectos ambientales, de calidad y seguridad y salud en el trabajo para su respectiva documentación y adaptación a las condiciones de la empresa.

Realizar el análisis del contexto, factores externos e internos que afecten directamente a la razón de ser de la organización y a su actividad principal, partes interesadas y alcance identificados mediante las matrices DOFA y PESTAL como elemento de ubicación de la empresa.

Identificar el liderazgo, politica de calidad y canales de comunicación que permitan la estandarización de las actividades planeadas, la formalización de las reponsabilidades de cada uno de sus lideres como ejes fundamentales del sistema integrado con disciplina, compromiso y claridad en los propósitos para garantizar eficiencia y eficacia en los resultados de la organización.

Conocer la gestion del riesgo documentando las politicas de administración, comunicación, monitoreo y seguimiento, para mitigar, las vulnerabilidades o potenciales amenazas a traves del mapa de procesos que reduzca la probabilidad o el impacto de la ocurrencia.

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3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3.1 DEFINICION Y DELIMITACION DEL PROBLEMA Esplendor Velas y Veladoras ubicada en la ciudad de Neiva, comuna No. 10, es una empresa industrial dedicada a la producción de velas y velones; tiene quince años de estar funcionando, registrada ante la Cámara de Comercio de Neiva. Sus productos son comercializados en el mercado local, y municipios del departamento del Huila. En cuanto a su producción y empleados, la empresa produce mensualmente entre 3 y 5 toneladas de velas mensuales, con nueve trabajadores y se les paga el salario mínimo legal vigente, laborando de lunes a sábado, los cuales cuentan con niveles de escolaridad técnico, bachiller y primaria respectivamente. La fábrica Esplendor Velas y Veladoras no cuenta con estándares para la realización de tareas en cada área de trabajo, de tal manera que las diferentes operaciones favorezcan el buen desarrollo de las actividades de la empresa, documentando los requisitos 4, 5, y 6 del Sistema de Gestión Integrado bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001: es necesario la identificación de los riesgos y peligros asociados a la prevención de las lesiones, promoción de la salud y la protección de enfermedades relacionadas con el trabajo, la estandarización de los procesos operativos, de apoyo y estratégicos para un mejor control y la identificación de aspectos e impactos ambientales de la organización. La empresa no cuenta con un método establecido que permita ejercer control y seguimiento de las necesidades y expectativas de los clientes, riesgos y peligros de la seguridad y salud en el trabajo y los aspectos e impactos ambientales, además de no contar con un método que permita evaluar y mejorar los resultados. La aplicación del trabajo surge como respuesta a la necesidad de determinar contenidos y procedimientos para implantar una documentación y registro, estandarización y control de sus operaciones direccionado a los requisitos 4, 5 y 6 bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, en el marco del mejoramiento continuo. La documentación del Sistema de Gestión Integral de Medio Ambiente, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y requisitos mencionados anteriormente, permitirá a la empresa lograr la estandarización y control de sus operaciones y el mejoramiento continuo; la sostenibilidad del proyecto a través del tiempo, se conseguirá con base en la reducción de gastos generados por bajo control operacional y el aumento de los ingresos por el mejoramiento de la calidad en el servicio ofrecido por Esplendor “Velas y Veladoras”.

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¿Qué debe realizar la empresa “Esplendor Velas y Veladoras S.A.S” para comenzar el camino hacia la implementación del sistema de gestión integrado bajo las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 direccionado a los requisitos 4, 5 y 6?

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4. MARCO TEÓRICO 4.1 SISTEMA DE GESTIÓN

Un Sistema de Gestión Integral de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el trabajo, es un proceso cíclico de planificación, implantación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que lleva a cabo una organización para realizar su actividad garantizando el cumplimiento de sus objetivos de calidad, ambientales y de seguridad y salud en el trabajo. La base de los sistemas de gestión está constituida bajo el modelo PHVA: "Planear, Hacer, Verificar y Actuar", dentro del cual se incorpora la estructura de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y ISO 45001:20182, como se muestra en la Figura 1, lo que permite el desarrollo del mejoramiento basado en: Figura 1. Ciclo PHVA Fuente: Tomado de NTC – ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018

Planificar: Establecer los objetivos, metas, programas y procesos necesarios a seguir a partir de la identificación de aspectos ambientales y peligros, para obtener resultados acordes con la política establecida, la cual manifiesta las intensiones de la empresa frente a lo que quiere controlar garantizando el cumplimiento legal, el mejoramiento continuo y la prevención de la contaminación y los peligros riesgos actuales y potenciales. Hacer: Implementar procesos planeados y los controles operacionales necesarios. Estableciendo comunicaciones internas y externas, procedimientos de

2 Tomado de: normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y ISO 45001:2018

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documentación, de identificación de aspectos ambientales significativos y peligros y procedimientos en caso de emergencia. Verificar: Obtener los resultados del seguimiento y medición, con base en la política, objetivos metas, requisitos legales y otros requisitos, e informarlos. Establecer programas y procedimientos para la realización de auditorías internas al Sistema de Gestión. Actuar: La Gerencia debe revisar el sistema para evaluar el progreso obtenido y efectuar los cambios necesarios para la mejora continua de este. 4.1.1 Norma Técnica ISO 9001:20153. Es una estructura especializada a la operatividad del trabajo, procedimientos técnicos y gerenciales que sirve de guia para las acciones del talento humano, equipos y maquinaria que garanticen la satisfacción del cliente y los bajos costos de producción. El sistema de gestión de calidad son una serie de actividades coordinadas en conjunto para lograr la calidad de los productos o servicios enfocados al cliente, mediante la planeación, el control y la mejora de los elementos directamente relacionados con la satisfacción del cliente y el logro de los resultados esperados por la organización. 4.1.2 Norma Técnica ISO 14001:20154. Tiene el objetivo de proveer a organizaciones de todo tipo y dimensión, los fundamentos de un sistema eficaz de gestión ambiental que integrados con las otras exigencias de gestión, ayuden a las organizaciones a alcanzar sus objetivos ambientales y económicos, mejorando su desempeño y dando cumplimiento a requisitos legales y de otro tipo, en el marco del mejoramiento continuo, proceso que permite dar realce al sistema de gestión ambiental, en concordancia con la política ambiental de la organización, logrando así un desempeño ambiental global. La aplicación de los lineamientos de esta norma conlleva a un desempeño ambiental sólido que requiere de compromiso permanente de todos los niveles de la empresa lo cual es de gran importancia para las partes interesadas, en el contexto de la búsqueda del desarrollo sostenible. 4.1.3 Norma Técnica ISO 45001:20185. El objeto de esta norma es exponer a nivel mundial un sistema de gestión específico en el área de la seguridad y salud en el trabajo. Surge como consecuencia de la preocupación de contar con lineamientos estandarizados que le permitan a cualquier organización controlar los

3 Tomado: NORMA TECNICA ISO 9001:2015 4 Tomado: NORMA TECNICA ISO 14001:2015

5 Tomado: NORMA TECNICA ISO 45001:2018

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riesgos a los que están expuestos sus trabajadores y partes interesadas, mejorando su desempeño continuamente. 4.1.4 Integración de los Sistemas de Gestion de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo. Existen varios aspectos comunes tales como el contexto de la organización, partes interesadas, política integral, alcance, roles y responsabilidades, planificación del sistema, entre otros, que permiten el diseño de un Sistema de Gestión integral con una estructura robusta, que se basa en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018. Las tres normas buscan la concordancia con el ciclo PHVA que permite el mejoramiento continuo de la organización 4.2 MARCO CONCEPTUAL Cadena de Valor: Incluye todos los procesos de la empresa a lo largo del ciclo de vida de los productos, desde el desarrollo de productos, selección de proveedores, la definición y abastecimiento de materias primas, sus etapas de transformación y el consumo. Calidad: Para las Pymes la calidad puede ser entendida como, un proceso de mejoramiento continuo, en donde todas las partes o subsiste más que la conforman participan activamente para lograr que los requisitos establecidos para el desarrollo de productos y/o servicios, se cumplan y satisfagan las necesidades de los clientes, contribuyendo al aumento de la productividad y competitividad. Colaboradores (Grupo Humano): Incluye todo el grupo de personas que laboran directamente para la organización, así como los empleados de los contratistas y proveedores que por razón de su labor deben presentarse de forma continua o frecuente en las instalaciones de la empresa. Comité De Convivencia Laboral6: Es un grupo de empleados, conformado por representantes del empleador y representantes de los empleados, que busca prevenir el acoso laboral contribuyendo a proteger a los empleados contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo, conforme lo establece la resolución 0652 del 30 de abril del año 2012. Competitividad. La Competitividad, tal como la define Tomás Fontalvo en su libro sobre gestión avanzada de la calidad es “la capacidad que tiene la empresa para generar un producto o servicio mejor que el de sus competidores”7. Además,

6 Ministerio de trabajo, 2012.

7 Fontalvo, 2007. Citado por Viloria, 2011, página 71

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considera que la calidad es un factor importante para lograr que una empresa pueda ser competitiva y llegue a crecer. COPASST: (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo) es un comité encargado de la promoción y vigilancia de las normas en temas de seguridad y salud en el trabajo dentro de las empresas públicas y privadas. Descripción Socio Demográfica: Es utilizada como insumo en el diagnóstico de las condiciones de salud y los programas de riesgo psicosocial. La descripción socio demográfica de los trabajadores es un instrumento básico dentro del modelo de Seguridad y Salud en el Trabajo. EPP: Elemento de Protección Personal, es cualquier equipo o dispositivo destinado para ser utilizado o sujetado por el trabajador, para protegerlo de uno o varios riesgos. Evaluación De Riesgos: Proceso de evaluación de la interacción con el peligro y su consecuencia. Factor De Riesgo: Es cualquier rasgo, característica o exposición de un individuo que aumente su probabilidad de sufrir una enfermedad o lesión. HSEQ: Sistema de gestión de calidad integrado por sus siglas Health, Safety, Environment and Quality contiene la ideología y estructura adecuada que junto al proceso de mantenimiento, aseguraría el correcto ejercicio de las tareas de reparación e inspección, disminuyendo al máximo cualquier tipo de riesgo en su ejecución y obteniendo resultados con altos estándares de calidad en tiempos muy cortos, además de generar una contribución en el campo de la responsabilidad social, que incrementaría su credibilidad y posición a nivel nacional e internacional de la empresa que lo implemente. Identificación De Peligros: Proceso de reconocimiento de una situación de peligro existente y definición de sus características. Inspecciones: Hallar características físicas significativas para determinar cuáles son normales y distinguirlas de aquellas características anormales. En este sentido, es posible desarrollar inspecciones de empresas o comercios para verificar que cumplan la ley. Matriz De Capacitación: Soporte único para cada servicio u operación el nivel de conocimientos de cada una de las personas involucradas en cada uno de los conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar la tarea. Matriz Panorama De Riesgos: Es el reconocimiento pormenorizado de los factores de riesgo a que están expuestos los distintos grupos de trabajadores en

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una empresa específica, determinando en éste los efectos que pueden ocasionar a la salud de los trabajadores y la estructura organizacional y productiva de la empresa. Partes Interesadas: Se trata de todas las personas naturales o jurídicas que pueden ser afectadas durante el desarrollo de las actividades de la cadena de valor de la organización, entre otros están empleados, consumidores, proveedores, inversionistas, entes gubernamentales, sociales y gremios. Riesgo Asociado: Se define como la probabilidad de que se produzca un evento negativo no deseado durante el desarrollo de una actividad; y la capacidad de la organización para mitigar sus consecuencias de perjuicio o daño para el ámbito de impacto. Riesgo Laboral: Es la posibilidad de que un trabajador sufra una enfermedad o un accidente vinculado a su trabajo. Así, entre los riesgos laborales están las enfermedades profesionales y los accidentes laborales. Riesgo Psicosocial: Es las condición presente en una situación laboral directamente relacionadas con la organización del trabajo, con el contenido del puesto, con la realización de la tarea o incluso con el entorno, que tienen la capacidad de afectar al desarrollo del trabajo y a la salud de las personas trabajadoras. En la actualidad, los riesgos psicosociales son una de las principales causas de enfermedades y de accidentes laborales. Salud: El concepto de Salud cobra vida en este proyecto cuando se identifica como la serie de condiciones físicas en que se encuentra un ser vivo en una circunstancia o un momento determinados. En el ámbito de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), la salud está relacionada con la gestión para evitar en lo posible, la generación de enfermedades laborales. En ese sentido, la definición dada para Salud permite que haya una explicación sobre el cómo se genera una enfermedad laboral, y las responsabilidades que implica8. Seguridad: La Seguridad, otro concepto fundamental para el SG-SST, se define como la ausencia de peligro o riesgo9. Ésta definición se hace necesaria para la implementación del Sistema de Gestión de SST. La seguridad, en ese caso, se relaciona con las actividades encaminadas a disminuir los accidentes de trabajo. Entonces, la percepción dicha sobre el concepto puede dar una serie de

8 Diccionario electrónico de la Universidad de Oxford. Información disponible en:

https://es.oxforddictionaries.com/definicion/salud 9 Ib. Disponible en https://es.oxforddictionaries.com/definicion/seguridad

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condiciones en las cuales no se presenta, y que son pilares del estudio de los accidentes de trabajo y sus implicaciones legales. SGSST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo. El sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, las aplicaciones, la evaluación, la auditoria, y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo, cuyos principios deben estar basados en el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar). 4.3 MARCO DE REFERENCIA 4.3.1 Referencia Histórica. La teoría clásica de la administración habla de la especialización como el instrumento para obrener la mayor profundidad, sin embargo en el entormo actual se ha demostrado que la mejor manera de obtener la eficiencia y eficacia en la productividad se halla en la integración de procesos y en las situaciones integrales. Es decir, hacer que todo funciones de forma que se minimicen los recursos y se maximicen las utilidades. La norma OHSAS 18001:2007, como integradora la ISO 4500110. La cual desarrolla el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud Ocupacional (en el trabajo) encaminándose a la protección de la Salud y Seguridad del trabajador en un entorno laboral y en la prevención de la accidentalidad y de los incidentes laborales. El proyecto empresarial en estudio empezó el 1 de junio de 2002 con la formulación de un plan de negocio que contó con la asesoría de un Administrador de Empresas y el empuje familiar. El resultado de este proceso fue la presentación de una línea artesanal de productos elaborados en parafina en eventos feriales como Sena-Emprender, ruedas de negocio y contactos comerciales. Luego se dio lugar al proceso de planeación junto con una oficina primaria como primera cabeza visible de la empresa. Más adelante ya se adquiere la personería jurídica de la empresa con el nombre de “Esplendor Velas y Veladoras” logrando participar en la Feria-Agroindustria del Sena (Angostura-Campo alegre Huila), se presentaron diferentes colecciones de artículos con líneas de diferentes aromas y contraste de colores, materiales. En la actualidad la empresa se encuentra adecuando su taller donde se combina aún el oficio artesanal y el de industria o manufactura, manteniendo su carácter diferenciador, que exalta por su matriz y decoración reflejado en cada línea de

10 https://www.nueva-iso-45001.com/2015/08/norma-ohsas-18001-2007-sistemas-integrados/

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producto dando empleo inicialmente a dos personas pertenecientes a población vulnerable de la comuna 10 localización actual de la empresa. Una vez montado el taller se dará apertura a puntos de venta para llegar directamente al consumidor y lograr posicionamiento de marca. Para el futuro, “Esplendor Velas y Veladoras” tiene como meta dar a conocer sus artículos en el exterior, extendiendo la gama de productos a otros nichos de mercado, busca además fortalecer los lazos con sus clientes creando un canal de distribución a través de tiendas virtuales entre el consumidor final y la empresa, para hacer efectiva la retroalimentación de la experiencia de uso. 4.3.2 Generalidades de la Empresa. Localización: Comuna 10 de la ciudad de Neiva Huila, La empresa., en la ciudad de Neiva Huila. Objeto Social: Fabricación y comercialización de diversos productos elaborados en parafina.

Categoría: Manufacturas y pertenece al sector de gestión de derivados del petróleo.

Tiempo de servicio: 15 años, desde el 1 de junio de 2002. Organización: Cuenta con nueve operarios en jornada completa y hasta seis supernumerarios en temporadas alta de demanda; dentro de la plantas de producción de los sus proveedores. La estructura organizacional de la empresa se muestra en la Figura 2. Figura 2. Organigrama actual “Esplendor Velas y Veladoras S.A.S” Fuente: Empresa

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4.3.3 Proceso Productivo. El concepto básico es moldear el material combustible, en este caso la parafina o cera, aplicando calor; de esa manera el material se vuelve muy plástico, con una consistencia líquida (Ver Figura 3). Esta técnica es conocida con el nombre de “Método de fabricación por Colada”, siendo el proceso más extendido para la fabricación de velas. Estos son los pasos del proceso de fabricación velas y velones usado en la empresa Esplendor Velas y Veladoras S.A.S. 1. Recepción y almacenamiento de la materia prima: Se recibe la parafina y el

hilo trenzado para las mechas o pabilos, que son las únicas materias primas necesarias para la fabricación de velas.

2. Transporte de la materia prima al área de producción: En esta etapa se efectúa el transporte del hilo trenzado a la máquina Wudschmann y de la parafina a la paila

3. Calentamiento de la parafina: Teniendo las cantidades adecuadas de materia prima para la producción planeada del día, se deposita la parafina en una paila con la capacidad adecuada para contener 100 kg. De masa, cantidad suficiente para realizar el llenado de los moldes de la máquina tres veces, o sea de 400 velas cada vez velas de 22 centímetros de largo, que son las más comerciales. Esto con el fin de evitar en un momento dado la paila se quede sin parafina derretida y retrase la continuidad del proceso. En la paila se calienta la parafina en baño María a 70º C, para que no exista la posibilidad de que la parafina se prenda, mientras alcanza el estado líquido.

Figura 3. Flujo del proceso productivo de las velas

Fuente: Esplendor "Velas y Veladoras”.

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4. Colocación del carrete en la máquina de hilado: En la máquina de hilado, para fabricar velas, se colocan los carretes de hilo, y se insertan la punta en cada una de las guías para ello diseñadas, donde se vierte la parafina.

5. Vaciado de la parafina en los moldes: La paila tiene una salida en la parte inferior a la que se conecta una manguera de hule por la que se conduce la parafina derretida hacia los moldes de las velas. La paila deberá estar colocada en una parte elevada para que por medio de la presión natural de la parafina se llenen los moldes. Al final de la manguera se tiene una llave que controla el paso de la parafina hacia los moldes. Una vez llenados los recipientes, se cierra la llave, procurando que no quede nada de cera en la manguera y que al secarse no obstruya el libre paso de la cera en otra operación. Cabe recordar que los moldes ya tienen la guía de la mecha y ya está insertado el hilo.

6. Enfriado: Para realizar el enfriado de las velas más rápidamente, la máquina de moldeo cuenta con un sistema de enfriamiento con base en agua fría que circula por entre los moldes, la que después de haber recorrido todo el sistema regresa al depósito de agua, regularmente una cisterna de donde nuevamente es enviada hacia el sistema de refrigeración. Ya que los moldes han sido llenados de parafina se abre la llave que controla el paso del agua fría y se deja circular durante 40 minutos aproximadamente.

7. Corte de las mechas: Después de la actividad anterior, las velas estarán lo suficientemente frías y sólidas para proceder a elevar la parte superior de la máquina, utilizando una manivela, lo que sube el nivel de los moldes de tal manera que por la parte de abajo aparecen las mechas de las velas, éstas se cortan y las velas quedan listas para ser retiradas de los moldes.

8. Retiro del remanente de la parafina: El remanente de la parafina que queda en la parte superior de la superficie de la máquina se retira mediante la utilización de una espátula.

9. Retiro de las velas de los moldes: Se sube un poco el nivel de la parte superior de la máquina con todo y velas y se retiran una por una para sacarlas de los moldes.

10. Inspección: Se realiza una inspección visual de la consistencia de las velas para determinar si cumplen con las especificaciones requeridas; en caso negativo, la parafina se recicla.

11. Transporte de las velas al área de empaque: Las velas terminadas son transportadas al área de empaque por medio de una banda transportadora.

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12. Empaque: Las velas son empacadas en bolsas de plástico que a su vez se introducen en cajas de cartón.

13. Transporte al almacén: El transporte al almacén de las cajas de cartón con las velas terminadas se realiza por medios manuales o con la utilización de montacargas.

14. Almacenaje del producto terminado: Se almacenan las cajas con las velas terminadas y empacadas quedando listas para su distribución y venta. Hay que tener en cuenta que dentro del almacén, la temperatura no debe ser elevada para evitar deformación de las velas.

Nota: En la etapa del vaciado de la parafina a los moldes, se pueden agregar otros elementos que mejoran y distinguen el producto. Estos se refieren a esencias u aromas (por ejemplo palo de rosas, limón, acacia, canela, manzana, albaca, menta, cedro, eucalipto, geranio, lavanda, lima, manzanilla, mirra, patchouli, pino, mink, violeta, sándalo; por señalar algunos). Así mismo le pueden adicionar flores y frutas secas.

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5. DISEÑO METODOLÓGICO PRELIMINAR 5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN Se aplicó la investigación descriptiva, justificado en la necesidad de tomar datos respecto al funcionamiento de la empresa para calcular indicadores que expliquen las situaciones concretas. 5.2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Documentación de los requisitos 4, 5 y 6 del Sistema Integrado de Gestión para todos los procesos relacionados con el diseño y elaboración Velas y Veladoras en la empresa Esplendor Velas y Veladoras basado en los requisitos de la NTC - ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018. 5.3 FUENTE DE INFORMACIÓN Para describir detalladamente la metodología que se realizó en la trayectoria de este trabajo aplicado, fue útil el uso de herramientas como encuestas, visitas a la organización, toma de datos, muestreo, entre otros. Por consiguiente, estas fuentes permitieron que se establecieran diversas etapas por las cuales ha pasado su desarrollo. Se tomó como información primaria aquellos datos tales como cantidad personal, producción, tipos de producto, de proceso, etc.; gracias a entrevistas realizadas a la alta gerencia y al personal que labora en la empresa, definiendo en un entorno global las necesidades prioritarias de la empresa, su contexto y motivación de los empleados. Seguido, en el mismo momento del trabajo aplicado, se solicitó los datos históricos de ventas y gastos de la empresa, para lo cual asegura la dirección administrativa de la empresa que no han llevado control pormenorizado de ello pese al sistema contable que tienen como soporte. Además se tomó información de internet como modelos de experiencias en la aplicación de la documentación de Sistemas de Gestión Integrados. 5.4 METODO DE INVESTIGACION El presente trabajo aplicado es de enfoque descriptivo, los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Para el

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desarrollo de esta investigación, se llevó a cabo entrevistas a los líderes y trabajadores de las actividades y servicios, con el propósito de obtener información que permitiera identificar la metodología para la documentación del Sistema Integrado de Gestión, es decir, cuál es su planeación, cómo es su distribución de actividades, entre otra información requerida,

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6. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA 6.1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Esplendor “Velas y Veladoras S.A.S.”, empresa huilense líder en el mercado de la fabricación de velas de cera, decide realizar la documentación del Sistema de Gestión integrado con base en los numerales 4, 5 y 6 establecidos en las normas ISO 9001:2105, ISO14001:2015 e ISO 45001:2018, dicho proceso se inició en el mes de septiembre de 2018, buscando así, hacer un cambio en el mejoramiento de la organización. CONTEXTO INTERNO POSITIVO Producción bajo pedido. Gran ventaja de la fabricación por pedido pues rara vez hay excedentes de stock. Al comprar los materiales cuando hay un pedido, siempre está disponible la cantidad exacta de inventario que realmente se usará (y que, por lo tanto, se venderá) el aprovechamiento es de precisión evitando al máximo desperdicios de materia prima. Ubicación estratégica. lo cual disminuye tiempos de entrega; esto da a Esplendor Velas y Veladoras una garantía de entregas de pedidos a tiempo. Manejo de turnos en horas normales de trabajo. Los turnos se hacen en horarios de 7:00 am a 12:00 y de 2:00 a 5:00pm distribuyendo tareas de empacado y distribución en horas de la tarde. Manejo de clientes urbanos y rurales. Se tiene una lista de clientes para los cuales se les hace las entregas de la siguiente manera: el cliente urbano al inicio de semana (lunes y martes) y los clientes rurales los fines de semana (sábados y algunos domingos dependiendo de la demanda). Baja rotación de personal, siendo un trabajo estable; se atribuye a que es una empresa en su mayoría de trabajadores son familia, cada uno ya sabe que es lo que hay que hacer en su puesto de trabajo si embargo en momentos de contratar supernumerarios a ello se les hace una inducción de acuerdo a las necesidades del puesto de trabajo. NEGATIVO Sin planes carrera para el personal. La responsabilidad de los planes de carrera recae en el individuo, pues es él quien sabe cuáles son sus aspiraciones dentro de la organización, esta última tiene un papel importante para que el plan

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de carrera cumpla los objetivos que se le adjudican. La organización no desarrolla acciones que propendan y faciliten que los empleados crezcan en su interior y le posibilite el desarrollo de sus competencias para el mejoramiento de sus procesos organizacionales. Escasos proveedores de materia prima. Por ser uno de los materiales derivados del petróleo que es uno de los recursos naturales que se está agotando en el mundo su costo es variado. No cuenta con un sistema para su control interno, se carecen de elementos como:

Entrega, recepción o expedición de mercancías.

Operaciones materiales, financieras y de recursos humanos.

Marketing o ventas.

Servicio al cliente.

Compra o aprovisionamiento.

Selección, inducción, capacitación, rotación-promoción y sanción de los recursos humanos.

Gestión de la entidad; tanto de su desempeño con terceros, como de los riesgos, incluyendo los de las posibles pérdidas y de los trabajadores.

Tecnologías de la información y las comunicaciones.

Planificación, organización y dirección.

Proceso del movimiento del personal, descripciones de funciones de trabajo y de nóminas. - Valoración de los costos de la producción y los servicios.

Proceso del cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Proceso de atención al hombre y sus familiares.

Cuidado y conservación de los medios y recursos de la entidad.

Falta de experiencia y preparación de los ejecutivos y trabajadores para con su desempeño.

CONTEXTO EXTERNO POSITIVO

Su cliente es reconocido por su calidad y soporte, lo cual genera que los precios de venta sean favorables, dando ganancias mutuas.

Diversidad de fragancias y colores en el producto como: Flores (rosa, jazmín, clavel, Jacinto, flor de azahar, narciso, nardo, violeta).

Plantas aromáticas (lavanda, melisa, salvia, romero, cantueso, espliego, millo, mejorana).

Agrios (naranja -dulce o amarga-, limón, mandarina, pomelo, bergamota)

Algas y líquenes (musgos y algas marinas)

Especias (vainilla, cardamomo, cilantro, clavo)

Granos y semillas (anís, eneldo, alcaravea)

Cortezas y raíces (canela, jengibre, vetiver, angélica, cálamo)

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Bálsamos y resinas (estoraque, incienso, mirra, gálbano)

Maderas (abedul, cedro, ciprés, pino, sándalo, aural, pachulí) Y otros aromas (tabaco, manzanilla, verbena, artemisa)

NEGATIVO Cambios del dólar para la compra de la materia prima. En los últimos siete días, el precio del petróleo acumula un avance de 4,8%, alcanzando los USD$65,80 por barril en la jornada de ayer, mientras que el peso colombiano suma un retroceso de casi 5% frente al dólar en las últimas ocho jornadas, cerrando en la víspera en $3.340.96. Estructura competitiva del sector en cuanto a certificación y reglamentación técnica. Se detectó que no hay una buena articulación con la ejecución de actividades que corroboren el contenido técnico, Los códigos basados en el rendimiento que se han desarrollado para proporcionar las directrices y los requisitos que permiten las últimas tecnologías, el diseño y los materiales para la innovación. 6.2 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Se realizó un diagnóstico detallado por áreas funcionales, por medio de observación directa y entrevistas personales, después de haber realizado el conocimiento inicial de la empresa, tomando como criterio de búsqueda el hallazgo de aspectos positivos y negativos en cada una de las áreas, se obtuvo como resultado de esta inspección organizacional lo siguiente (Ver Tabla 1). Tabla 1. Diagnóstico de la empresa Esplendor Velas y veladoras

NUMERAL ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

4.1 Compresion de la organización y su contexto 10% 10% 10%

4.2 Compresion de las necesidades y expectativas de las

partes interesadas10% 10% 5%

4.3 Determinacion del alcance del sistema de gestion 0% 0% 0%

4.4 Sistema de gestion y su proceso 25% 10% 10%

5.1 Liderazgo y compromiso 10% 0% 0%

5.1.2 Enfoque al cliente 10% 0% 0%

5.2.1 Estabecimiento de la politica de la calidad 15% 5% 4%

5.2.2 Comunicación de la politica de la calidad 15% 5% 5%

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades de la

organización25% 5% 5%

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades 25% 10% 10%

6.2 Objetivos y planificacion para lograrlo 20% 20% 10%

6.3 Planificacion de los cambios 25% 25% 15%

6%

30%RESULTADOS 16% 8%

4.0 Contexto de la organizacion

5.0 Liderazgo

5.2 Politica

6. Planificacion

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Fuente: Autores del Proyecto

Área Gerencial

Envuelve los conceptos de motivación, liderazgo, guía, estímulo y actuación, para que influyan positivamente en la productividad de su personal.

Plantea los objetivos organizacionales y los presenta como planes a toda la empresa, para su cumplimiento, lo que ayuda a encaminar los esfuerzos de todos los trabajadores.

Maneja celosamente la delegación de responsabilidades. Área de compra y ventas

La empresa cuenta con proveedores específicos para cada materia prima, los cuales han sido escogidos por el gerente de la empresa, teniendo como base la calidad, que es el principal objetivo de la organización y su experiencia con los mismos.

En el momento tanto del pedido como de la entrega de la materia prima, no se utilizan documento especiales, donde queda registrado, tanto la entrega, como el pedido de la materia prima que se solicitó.

En general la empresa actualmente maneja no toodos su centro de trabajo de forma organizada y están claramente establecidas las funciones del personal, aunque no existe como tal un manual de funciones. Se pudo observar que sin importar que la empresa cuente con diferentes áreas de trabajo, es notoria la existencia de una excelente comunicación entre las mismas.

Esta área tiene como función principal el desarrollo comercial de la empresa, la captación de nuevos clientes y la coordinación con las otras áreas, formando equipos de trabajo con objetivos claros y definidos que esta por fijar dentro del marco de la documentación.

La empresa siendo líder en el sector, cuenta con clientes fijos que confían en la calidad y variedad de los productos.

El mercadeo y la publicidad no se realizan por medios convencionales ya que para ofrecer sus productos se concentra sobre todo en la calidad de los mismos y muestras, así como en lo que sus clientes puedan comentar entre amigos y familiares.

Actualmente la empresa no cuenta con procesos de investigación de mercados o planes de mercadeo que le permitan hacer crecer su mercado a nivel nacional e internacional. Se espera que exista la intención de los mismos después de la documentación del sistema.

Está encargada del manejo y organización del punto de venta y exhibición de productos que aun no se han fijado lineamientos muy claros..

Una de sus funciones es el manejo del servicio al cliente, mediante el otorgamiento de garantías de cada uno de los productos que se entregan y la asesoría en cuanto a diseño y decoración se refiere.

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Área de Producción.

La producción en la fábrica, está directamente relacionada con el área de ventas, ya que en la empresa se trabaja sobre pedido, debido a limitaciones de espacio para inventario.

La infraestructura, equipos y maquinaria se encuentran obsoletas, a sabiendas de que son envases o troqueles.

El manejo y control de inventario en la empresa, se centra en el almacenamiento de materia prima lista para iniciar el proceso de transformación, el inventario de producto terminado, se encuentra solo y únicamente en el punto de venta y es utilizado como muestrario.

El control de calidad en la fábrica, se realiza mediante observación directa durante todo el proceso productivo, pero no se encuentran registros ni parámetros claros establecidos.

Área Administrativa y Financiera.

La empresa lleva cautelosamente y al día todos sus libros fiscales mínimos requeridos por la ley.

No existe lista de cuentas por cobrar, ya que la empresa no maneja créditos; una vez entregado el producto se debe cancelar el valor total del mismo o el saldo existente.

Todas las decisiones administrativas deben ser de conocimiento del gerente. La responsabilidad en las decisiones cae principalmente en el gerente.

6.3 DIAGNÓSTICO SEGÚN LAS NORMAS ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 EN LA EMPRESA ESPLENDOR VELAS Y VELADORAS Teniendo en cuenta que de la elaboración de un excelente diagnóstico inicial depende gran parte del éxito del sistema, se realizó un análisis exhaustivo con la ayuda de dos instrumentos principales; el primero representado por un formato tipo encuesta, conformado por preguntas abiertas en que busca de obtener información general de la empresa, como por ejemplo la actividad económica, los programas existentes, el manejo de la salud en el trabajo, entre otros; así como también el conocimiento de la documentación existente al iniciar la indagación. Este instrumento fue aplicado al Gerente de la empresa. El formato utilizado fueron unas tablas diagnósticas que involucra cada uno de los requisitos 4, 5 y 6 considerados en las normas en estudio, con dichas tablas se brindaron los lineamientos principales de lo que se debe hacer para alcanzar a cumplir cada uno de ellos y en general arrojo en sí, un mapa general de la situación actual de la empresa Esplendor Velas y Veladoras en cuanto a Gestión de Calidad, Gestión Ambiental y Salud en el Trabajo. Este formato fue diligenciado teniendo en cuenta las siguientes convenciones:

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A = aplica N/A= no aplica Calificación Porcentual de los Requisitos = ______ Puntaje Total Obtenido_______ 10 (Puntaje Máximo) * Numerales Evaluados *100 Luego de esta valoración cuantitativa se utiliza el porcentaje obtenido para ubicarlo dentro de unos rangos que brindaran la calificación cualitativa obtenida por cada uno de los sistemas en este diagnóstico. Estos rangos Son: Calificación Cualitativa Rango porcentual obtenido Insuficiente 0% a 30% Aceptable 31% a 50% Bueno 51% a 70% Muy Bueno 71% a 90% Excelente 91% a 100% De los resultados más destacados de la evaluación implementada en la empresa, se obtuvo un puntaje menor al 30% lo cual dio una calificación insuficiente, lo que quiere decir que la organización maneja muy empíricamente todo lo relacionado con los parámetros de calidad, medio ambiente y salud ocupacional; además se evidenció que la inspección de la llegada de materias primas y el proceso, se da claramente a juicio de la persona encargada y no con un registro específico. En cuanto a salud ocupacional cumple únicamente con lo exigido por la ley, para ello cuenta con la ayuda de su ARP. Otro resultado importante es la ausencia de personal específico que se encargue de las áreas de calidad, seguridad y ambiental, razón por la cual se observa muy poco conocimiento por parte de los trabajadores de métodos seguros de trabajo y procedimientos claramente definidos en el proceso productivo. Para hacer la identificación y evaluación preliminar de peligros y riesgos, se elaboró una Matriz específica (Ver Anexo A), “Guía para la elaboración de la documentación y elaboración del Panorama de Riesgos” la cual se complementó con la identificación de peligros según el requerimiento de ISO 45001: 2018. Revisar cada uno de los requisitos (4, 5 y 6) de las tres normas en estudio y su aplicación en la empresa evidenció una clara ausencia del cumplimiento de los mismos. No existe ningún procedimiento claro establecido para los procesos operativos, gerenciales y de apoyo que se realizan en la organización. El trabajo a realizar es extenso ya que toca cumplir con todos los requisitos y elaborar todos los procedimientos, formatos e instructivos necesarios para dar cumplimiento a los mismos, entonces empezamos con los indicadores mínimos para la

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documentación del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Esplendor “Velas y Veladoras”. Por tanto se debe definir por escrito un procedimiento donde se explican los criterios para codificar, identificar, recoger, clasificar, archivar y acceder los diferentes registros de la calidad. 6.4 TOMA DE CONCIENCIA Esplendor Velas y Veladoras debe asegurarse de que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización tome conciencia de: a. La política y objetivos de calidad y ambiental b. Los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales reales o

potenciales relacionados, asociados con su labor en la empresa. c. Su contribución a la eficacia de los sistemas de gestión de calidad y ambiental,

incluidos los beneficios de una mejora del desempeño d. Las implicaciones del incumplimiento de los requisitos 4, 5 y 6 de las ISO

9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 y otros requisitos de la organización.

6.5 RECURSOS En relación con este tema la organización debe realizar una valoración sobre qué recursos (personas, competencias, equipos, infraestructura, presupuesto, etc.) son necesarios para la documentación, del sistema integrado de gestión. 6.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Tabla 2. Cronograma de Actividades Fuente Autores del Proyecto

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7. DESARROLLO DEL TRABAJO

7.1 DESCRPCIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN CADA UNA DE LAS NORMAS CONTENIDAS EN ESTE SISTEMA Durante el diseño del sistema se integraron requisitos comunes de cada una de las tres normas individuales, con el fin de evitar duplicaciones innecesarias y perjudiciales para el eficaz y correcto funcionamiento de los requisitos fijados en los numerales 4, 5 y 6. No obstante, cada sistema requirió de la elaboración de documentos específicos que ayudaran a cumplir con los requisitos de las normas contempladas en este sistema integrado. A continuación se detalla sistema por sistema, los aspectos únicos que se encontraron para cada uno de ellos y que son críticos para el cumplimiento de los requisitos mismos. 7.1.1 De La Calidad ISO 9001:2015. En evento fue crucial, a diferencia de los otros dos, la elaboración de un procedimiento de diseño, ya que la actividad económica de la empresa se basa no solo en la venta de Velas y Veladoras sino en el diseño de las mismas. Este requisito de la norma ISO 9001:2015 es claro y exige que se tengan en cuenta los documentos necesarios para su eficaz desarrollo. El proceso de diseño se lleva a cabo a juicio del Gerente, por lo que fue necesario un cambio radical en texturas y presentación del producto y las diferentes líneas de producción identificando y documentando claramente el paso a paso y obtener resultados que satisfagan las necesidades de los clientes o apuntando a lo que ellos esperan. Para cumplir a cabalidad los requisitos exigidos por esta norma, fue necesaria la elaboración de documentos referente a formatos, instructivos, procedimientos, caracterizaciones para así empezar a entender la organización como un verdadero sistema en donde se encuentran interrelacionados entre sí cada uno de los procesos, enfocados en la satisfacción del cliente y la mejora continua. 7.1.2 De La Seguridad Industrial y Salud en el Trabajo – ISO 45001:2018. Según el diagnóstico elaborado y los resultados vistos, se percibe la necesidad de documentar procesos y procedimientos con Esplendor Velas y Veladoras no cuenta con una metodología brinde las pautas y precauciones para administrar los riesgos laborales que se identificaron sus actividades diarias. El programa existente en la empresa, contiene lo básico casi nada para cumplir con el requisito de la norma y por lo tanto se debe documentar el programa de riesgos y la

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metodología utilizada para la evaluación de los mismos, se pudo hallar que no existe situación que presente un grado de peligrosidad alto para los trabajadores y que los mayores puntajes obtenidos están siendo generados por una fuente específica: las estufas y químicos utilizados en el proceso productivo, ya que el manejo de las mismas y sus herramientas corto punzantes deben ser manejadas cautelosamente para que no se presenten accidentes. Adicionalmente existe un grado de peligrosidad medio en riesgos de condiciones de seguridad por el manejo y transporte de las calderas de la parafina en el área de producción con los procesos de empacado y enfriamiento. 7.1.3 De Gestión Ambiental ISO 14001:2015. Durante el estudio de estos aspectos ambientales, se observó de manera crítica que la emisión de material particulado era de cantidades considerables, ya que al tratar la parafina se genera lo que se conoce como “viruta de cera cristalizada”. Razón por la cual se tomaron diferentes medidas como:

Buen aseo.

No usar aire comprimido para limpiar las superficies de trabajo (barra o usar aspiradora para recolectar el polvo).

Si es posible, usar un ventilador de extracción local para capturar y eliminar el polvo de los equipos de trabajo en madera.

Asegurarse que los equipos de control del polvo están debidamente mantenidos.

Usar métodos húmedos donde sea apropiado para minimizar la generación de polvo.

Además, como otra medida para ayudar al medio ambiente se tomó la decisión de regalar esta “viruta de cera cristalizada” a las partes interesadas ya que hoy en día, esta clase material particulado está siendo reciclado y utilizado en artesanías y otros productos decorativos. En cuanto al consumo de energía, en el área administrativa se observa el apagar los equipos /eléctrico y gas) cuando no están en uso, se apagan los ventiladores al terminar la jornada laboral, el consumo de energía no es excesivo por lo tanto se seguirán realizando campañas básicas sobre el consumo. En el consumo de agua no se evidencia despilfarro, su uso es moderado para el tipo de industria al que pertenece la fabricación de velas poco la requiere, existe la conciencia del ahorro entre los trabajadores. En el área administrativa el uso de agua se encuentra enfocado en uso del baño, existe un solo baño para los administrativos, y entre ellos existe la conciencia del ahorro del agua. En el área de producción se encuentran dos llaves de agua, en las cuales su uso es controlado empíricamente por el jefe de producción, se les recuerda

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periódicamente a los operarios preservar este recurso no hay documentación ni señalización. Los residuos sólidos que se emiten después de haber realizado el proceso, son trasladados a contenedores públicos de recepción de desechos “botes de basura públicos”, razón por la cual no existe problema con el manejo de estos residuos, ya que no están siendo tratados como residuos sólidos domésticos, por el contrario, los que emite el área administrativa, son llevados por EPN (Empresas Públicas de Neiva) y tratados como residuos sólidos domésticos, se realiza reciclaje de papel y cartón, el papel se usa por los dos lados y se mantienen hojas reciclables para el uso diario en la oficina. 7.2 ANALISIS Y RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO 7.2.1 Análisis de contexto de la organización. El desempeño de una organización puede mejorarse a través del uso del enfoque basado en procesos. Los procesos se gestionan como un sistema definido por la red de procesos y sus interacciones, creando así un mejor entendimiento que aporta valor. Los resultados de un proceso pueden ser los elementos de entrada a otros procesos y están interrelacionados dentro de la red global o sistema global11. Con todo y lo anterior, el Sistema de Gestión Integral de Esplendor “Velas y Veladoras”, se constituye y se diseña bajo esos lineamientos con el único propósito de tener una documentación de sus procesos y mejora continua en la organización. Los procesos existentes en la organización y están divididos de la siguiente forma: Procesos Gerenciales: En esta clasificación de encuentran los procesos ligados a las responsabilidades de la dirección, generalmente están asociados a metas a largo plazo. Estos procesos se encargan de asegurar la disponibilidad de recursos e información. Dentro de los procesos gerenciales encontramos la planeación estratégica, la mejora continua y la gestión de los recursos. Procesos Operativos: En los procesos operativos, se encuentran los procesos directamente relacionados con la realización del producto, entre ellos compras, producción, mercadeo y ventas.

11 Tomado dé

ttp://www.quaragroup.com/newsite/esp/novedades/pdf/N544R3%20%20Orientación%20sobre%20el%20Concepto%20y%20Uso%20del%20Enfoque%20basado %20en%20procesos.pdf el día 5 de octubre de 2009.

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Procesos de Apoyo: Los procesos de apoyo, son aquellos que sirven de soporte para los procesos operativos, por ejemplo, recurso humano, HSEQ, financiero y diseño. Para la realización del mapa de procesos necesario para el sistema de gestión, se realizó una reunión con el gerente y los jefes de los departamentos existentes en la mueblería, en este encuentro, se escucharon las opiniones de cada uno de los jefes llegando así a obtener la siguiente clasificación:

Procesos Gerenciales: Planeación estratégica, mejora continua y gestión de recursos.

Procesos Operativos: Compras, Producción y Mercadeo y ventas.

Procesos de Apoyo: Recursos humanos, diseño, HSEQ y financiero. Figura 4. Mapa de Procesos Fuente: Empresa Esplendor Velas y Veladoras

7.3 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Para tales fines, Esplendor Velas y Veladoras define una serie de procedimientos encaminados al cuidado de la materia prima y los suministros, del producto, la infraestructura y los demás activos de la empresa; también, se desarrollan procedimientos de intervención de riesgos, minimizando la probabilidad de

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nuestros colaboradores de sufrir accidentes de trabajo o enfermedades laborales, al tiempo que se promueve un estilo de vida saludable; así mismo, se intervienen los efectos de la actividad que afecten al medio ambiente, y se establece planes de acción para preparase y responder ante situaciones de emergencia. Todos los colaboradores asumen la responsabilidad de ejecutar y evaluar los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión, manteniendo un sentido de calidad en los resultados de su labor, promoviendo un ambiente de trabajo sano y una conciencia de protección del medio ambiente. Nuestros proveedores, contratistas, colaboradores temporales y clientes tienen la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión que le apliquen, e informar oportunamente todas aquellas situaciones que representen peligros o riesgos para la empresa. Actividad 1. Se han visitado las instalaciones en la empresa Esplendor Velas y Veladoras lo cual permitió conocer el estado actual del elemento que está en estudio para de esta forma poder llevar a cabo la documentación pertinente como plan de acción. Actividad 2. En primera instancia se valoraron los numerales de la norma ISO 9001 para de este modo poder determinar lo que la empresa tiene y/o documentar lo que le faltaría por para cumplir con los requisitos exigidos. Actividad 3. Se hicieron vistas a las instalaciones donde se mantuvieron entrevistas con las personas que desarrollan las actividades y los distintos responsables de las instalaciones (Gerencia de Producción); Para estas entrevistas se emplearon las preguntas sugeridas por la norma ISO 14001. 7.3.1 Elementos del Sistema Integrado de Gestión Actividad 1. Con base a los resultados del diagnóstico se pudo definir los principales elementos que se le deberán recomendar para mejorar su gestión integral. Actividad 2. Un elemento muy importante que se recomendó para la empresa que es el círculo de la mejora continua (PHVA). Actividad 3. Revisión de las prácticas de gestión ambiental. Condiciones de la norma ISO 14001 vigente, considerando aspectos relacionados con los procesos de fabricación, productos, manejo de residuos y salud ocupacional. Actividad 4. Revisión de las actividades, los productos y los procesos. Entrevistas con las personas que desarrollan las actividades y los distintos

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responsables de las instalaciones (gerencia de producción).Con el fin de recolectar información que permita comparar el impacto en el medio ambiente y la salud de las personas. 7.3.2 Estrategias del Sistema Integrado de Gestión Actividad 1. Se diseñó un mapa de procesos donde se registren los procesos actuales de la empresa. Actividad 2. Proponer las estrategias del sistema integrado de gestión para su documentación con base a los elementos recomendados a la empresa. Actividad 3. Revisión de accidentes e incidentes ambientales previos. Se identificaron aspectos que puedan generar incidentes o accidentes de trabajo, o enfermedades ocupacionales incapacitantes tanto de los equipos actuales como los proyectados en la ampliación, preparando una lista de preguntas cuyas respuestas proporcionen la información necesaria. Actividad 4. La identificación de los aspectos e impactos ambientales de los procesos principales, incluyendo un diagrama del balance masivo que identifique las entradas y salidas de cada uno de los procesos principales. 7.3.3 Generalidad del Sistema Integrado de Gestión bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018.

ISO 45001:2018: disminuir el 10% de accidentes en el proceso inserción de la mecha o pabilo en un 5% (para ello se deben establecer una serie de acciones destinando una serie de recursos y el responsable de la ejecución de dichas acciones es el área de producción).

ISO 14001:2015: disminuir los residuos peligrosos generados en un 5%, o bien disminuir el consumo de papel en un 5%... (para ello se deben establecer una serie de acciones destinando una serie de recursos y el responsable de la ejecución de dichas acciones es todo el personal).

ISO 9001:2015: disminuir en un 5% las reclamaciones por parte de los clientes, o bien disminuir 5% los productos defectuosos fabricados... (para ello se deben establecer una serie de acciones destinando una serie de recursos y el responsable de la ejecución de dichas acciones el área de ventas y de producción).

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Propuesta del autor: Por lo que se puede aprovechar la metodología por la que se establecen los objetivos de la empresa, y utilizar el mismo documento para identificarlos, planificarlos y asignarlos, evaluando el desempeño de cada uno de ellos. Únicamente se debe añadir una columna extra indicando a qué sistema de gestión pertenecen, en este proyecto se siguen directrices del tutor.

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8. DOCUMENTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION PARA LA EMPRESA EXPLENDOR “VELAS Y VALADORAS S.A.S”

8.1 DOCUMENTACIÓN CAPITULO 4: CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN El capítulo 4 de las normas que comprender el SGI, pide llevar a cabo dos actividades para dar cumplimiento a este requisito, las cuales son: Comprensión de la organización y su contexto, y comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. A fin de dar cumplimiento a estos requisitos, se desarrollaron las siguientes acciones: 8.1.1 Misión. “Despertar las emociones más importantes de sus vidas, produciendo energía, esperanza, tranquilidad, aromas y ambientación en aquellos lugares y momentos que requieren de la luz y el aroma de nuestras velas, desarrolladas por nuestro maravilloso equipo de talento humano, liderado por la integridad, el trabajo en equipo y la innovación a través de la mejora continua de nuestros productos cuidando de su entorno y el bienestar de sus colaboradores”. 8.1.2 Visión. “En el 2024, consolidar a Esplendor Velas y Veladoras S.A.S., en el mercado nacional, como empresa líder en la producción y comercialización de velas y velones, fortaleciéndose en el mercado a través de la diversificación de nuestra línea de productos. Nuestra empresa está orientada hacia la excelencia, basados en los siguientes principios: Calidad, Servicio e Innovación Tecnológica”. 8.1.3 Comprensión de la Organización y Contexto. La comprensión de la organización y su contexto se realizó por medio de dos metodologías PESTAL y DOFA, que permitieron conocer los aspectos Políticos, Económicos, Tecnológicos, Ambientales y Legales que rodean a la organización; así como también conocer las debilidades y fortalezas de la organización y las oportunidades y amenazas presentes. (Ver Anexo A y B) 8.1.4 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Para identificar y conocer las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas de la organización se empleó una matriz de partes interesadas, donde se identificó la necesidad y expectativa de la parte interesada y la forma de como cumplir con ellas, la información para diligenciar dicha matriz se obtuvo por medio de entrevistas directas a clientes, colaboradores, alta dirección y proveedores. (Ver Anexo C).

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8.1.5 Determinación del alcance del SGI. “El alcance del Sistema de Gestión Integrado de Esplendor “Velas y Veladoras” ubicada en Neiva Huila, incluye los proceso de compras, producción, mercadeo y ventas, de todos los productos fabricados en la organización”. 8.1.6 Sistemas de Gestión Integrado y sus procesos. Toda organización que desee implementar un Sistema de Gestión Integrado debe cumplir con ciertos requisitos, uno de ellos es la caracterización de los procesos que hacen parte de la organización, además de ser un requisito, facilita la identificación de los diferentes riesgos de calidad, ambiental y seguridad y salud en el trabajo. Para realizar la caracterización de los procesos de la organización Esplendor Velas y veladoras, se desarrolló una matriz donde se identificaron las entradas y salidas del proceso, así como también los responsables de llevar a cabo cada actividad del proceso. (Ver Anexos D, E y F). 8.2 DOCUMENTACIÓN CAPITULO 5 LIDERAZGO El capítulo 5 de las normas que integran el SGI pide establecer lineamientos, que serán las premisas a seguir durante la implementación del SGI en la organización. Es importante señalar que este capítulo está enfocado a la Alta dirección, pues son ellos los que deben impartir mayor liderazgo y compromiso con el SGI, mismo que será transmitido a sus colaboradores. Para dar cumplimiento al capítulo 5 del SGI, se realizaron las siguientes actividades: 8.2.1 Política Integrada. La creación de la política integrada de la organización se realizó en conjunto con la alta dirección, mediante la solución de un pequeño cuestionario, que ayudaría a conocer más la organización, sus fortalezas y lo que espera lograr la organización a futuro, a su vez también se debe tomar en cuenta los objetivos del Sistema de Gestión Integrado. CUESTIONARIO PARA LA CREACIÓN DE LA POLITICA INTEGRADA 1. ¿Qué hacemos en la organización? 2. ¿Qué productos o servicios ofrece? 3. ¿Qué mercados o area geografica estamos impactando? 4. ¿Qué compromisos tiene con su personal y clientes? 5. ¿Qué compromisos tiene con el medio ambiente que los rodea? 6. ¿De qué forma realizan su proceso productivo? 7. ¿Cómo se ven como organización en un futuro?

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En base a estas preguntas y respuestas, se construyó la política integrada de la organización Esplendor. (Ver Anexo G). 8.3 DOCUMENTACIÓN CAPITULO 6 PLANIFICACIÓN Para cumplir con la documentación requerida por el capítulo 6 del SGI, se realizaron las siguientes actividades. 8.3.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades NTC ISO 9001:20015. Para identificar los posibles riesgos y oportunidades en los procesos de compras, producción, mercadeo y ventas de la organización Esplendor, se realizó una matriz de identificación de riesgos de calidad, bajo los lineamientos de la Norma Técnica ISO 31010 versión 2011, herramienta que brinda una guía para identificar los posibles riesgo y como gestionarlos adecuadamente. Dando como resultado la siguiente información: Tabla 3. Acciones para Abordar riesgos

ZONA DE RIESGO

PROCESO BAJO MEDIO ALTO EXTREMO TOTAL

COMPRAS 1 0 2 2 5

PRODUCCIÓN 1 0 1 3 5

MERCADEO Y VENTAS 1 0 1 2 4

% ZONA DE RIESGO 21,43% 0% 28,57% 50% 100,00%

Gráfica 1. Zona de Riesgo Proceso


21,43% 0%

28,57%

50%

BAJO MEDIO ALTO EXTREMO

50

Análisis de resultados: De la gráfica se puede inferir que:

El 78,57% de los riesgos se encuentran en las zonas de riesgo más altas, siendo el 50% extremos y el 28,57% alto, esto quire decir los riesgos identificados pueden presentarse mas de una vez al año y sus consecuencias serian desastrozas para la organización.

El 21,43% de los riesgos identificados se encuentran en la zona de riesgo baja, dichos riesgos se presentaran solo en circunstancias excepcionales y su impacto sobre la organización es menor. (Ver Anexo H).

8.3.2 Identificación de peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades NTC ISO 45001:2018. Para identificar los peligros y evaluar los riesgos a los que están expuestos los colaboradores de los procesos de compras, producción, mercadeo y ventas de la organización Esplendor, se realizó una matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos, bajo los lineamientos de la Guía Técnica Colombiana GTC 45, herramienta que brinda una guía para identificar los posibles riesgo y como gestionarlos adecuadamente. Dando como resultado la siguiente información:

Tabla 4. Proceso de Compras

ACEPTABILIDAD DEL RIESGO PROCESO COMPRAS

%

ACEPTABLE 0 0%

MEJORABLE 6 50,00%

ACEPTABLE CON CONTROL ESPECIFICO 4 33,33%

NO ACEPTABLE 2 16,67%

TOTAL 12 100%

Gráfica 2. Riesgos Seguridad y Salud en el trabajo Proceso de Compras


0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

ACEPTABLE MEJORABLE ACEPTABLE CONCONTROL ESPECIFICO

NO ACEPTABLE

PO

RC

ENTA

JE

VALORACIÓN DEL RIESGO

51

Análisis de resultados: De los resultados obtenidos y plasmados en la gráfica se puede inferir que:

El 50% de los peligros identificados se encuentran en un nivel de aceptabilidad Mejorable, lo que indica que, el conjunto de medidas preventivas existentes no son totalmente eficientes, por tanto debe evaluarse y mejorarse.

El 33,33% de los peligros se encuentran en un nivel de aceptabilidad Aceptable con control especifico, es decir, que dicho riesgo afecta significativamente la salud de los colaboradores, pero que puede ser controlador mediante acciones preventivas y correctivas, ejecutadas periodicamente.

El 16,67% de los peligros se encuentran en un nivel de aceptabilidad No aceptable, lo que indica que, son peligros que pueden afectar gravemente la salud de los colaboradores y que por tal razón, la organización debe dar tratamiento de forma inmediata.

Ninguno de los peligros identificados se enucentra en un nivel de aceptabilidad, Aceptable, por tanto la organización debe tomar acciones para abordar los riesgos identificados y valoradoras, para evitar afectaciones en la salud de sus colaboradores. (Ver Anexo I).

Tabla 5. Proceso de Producción

ACEPTABILIDAD DEL RIESGO PROCESO

PRODUCCIÓN %

ACEPTABLE 0 0%

MEJORABLE 9 26,47%

ACEPTABLE CON CONTROL ESPECIFICO 5 14,71%


TOTAL 34 100%

Gráfica 3. Riesgos Seguridad y Salud en el trabajo Proceso de Producción


0%10%20%30%40%50%60%70%


NO ACEPTABLE

PO

RC

ENTA

JE

VALORACION DEL RIESGO

52



El 26,47% de los peligros identificados se encuentran en un nivel de aceptabilidad Mejorable, lo que indica que, el conjunto de medidas preventivas existentes no son totalmente eficientes, por tanto debe evaluarse y mejorarse.


Ninguno de los peligros identificados se enucentra en un nivel de aceptabilidad, Aceptable, por tanto la organización debe tomar acciones para abordar los riesgos identificados y valoradoras, para evitar afectaciones en la salud de sus colaboradores. (Ver Anexo J).

Tabla 6. Proceso de Mercadeo y Ventas

ACEPTABILIDAD DEL RIESGO PROCESO MERCADEO Y

VENTAS %

ACEPTABLE 0 0%

MEJORABLE 3 50,00%

ACEPTABLE CON CONTROL ESPECIFICO

2 33,33%


TOTAL 6 100%

Gráfica 4. Riesgos Seguridad y Salud en el trabajo Proceso Mercadeo y ventas


0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%


NO ACEPTABLE

PO

RC

ENTA

JE

VALORACIÓN DEL RIESGO

53



El 50% de los peligros identificados se encuentran en un nivel de aceptabilidad Mejorable, lo que indica que, el conjunto de medidas preventivas existentes no son totalmente eficientes, por tanto debe evaluarse y mejorarse.


Ninguno de los peligros identificados se enucentra en un nivel de aceptabilidad, Aceptable, por tanto la organización debe tomar acciones para abordar los riesgos identificados y valoradoras, para evitar afectaciones en la salud de sus colaboradores. (Ver Anexo K).

8.3.3 Aspectos ambientales NTC ISO 14001: 2015. Para la identificación de los aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales en los procesos de compras, producción, mercadeo y ventas de la organización Esplendor, se implementó la metodología propuesta por la Guía Técnica colombiana GTC 104, herramienta que permite hacer una análisis cualitativo de los aspectos ambientales y sus impactos y de esta forma poder proponer acciones preventivas, de mitigación o control, a los aspectos ambientales más significativos. Los resultados obtenidos del proceso de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales son:

Tabla 7. Proceso de Compras Riesgo Ambiental

NIVEL DE RIESGO PROCESO COMPRAS %

RIESGO EXTREMO 10 50%

RIESGO ALTO 6 30%

RIESGO MEDIO 2 10%

RIESGO BAJO 2 10%

TOTAL 20 100%

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Gráfica 5. Riesgos Ambientales en el trabajo Proceso de Compras


Análisis de resultados: De la gráfica se puede inferir que:

El 50% de los aspectos ambientales identificados se encuentran en un nivel de riesgo extremo, lo que indica qué las afectaciones al medio ambiente producto de las actividades desarrolladas en el proceso de compras son catastroficas, por tanto la organización de tomar acciones inmediatas para disminuir la generación de residuos y afectaciones al medio ambiente.

El 30% de los aspectos ambientales identificados se encuentran en un nive de riesgo alto, es decir, que dichos aspectos ambientales tienen un impacto significativos al medio ambiente es significativo y requiere que la alta dirección ejecute acciones para controlarlos rapidamente.

El 20% de los aspectos ambientales indetificados se encuentran en zona de riesgo medio y bajo, es decir que las afectaciones al medio ambiente no son de mayor gravedad, sin embargo, es necesario mantenerlos bajo control mediante procedimientos de rutina. (Ver Anexo L).

Tabla 8. Proceso de Producción Riesgo Ambiental

NIVEL DE RIESGO PROCESO PRODUCCIÓN %

RIESGO EXTREMO 13 72,22%

RIESGO ALTO 5 27,78%

RIESGO MEDIO 0 0%

RIESGO BAJO 0 0%

TOTAL 18 100,00%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

RIESGO EXTREMO RIESGO ALTO RIESGO MEDIO RIESGO BAJO

PO

RC

ENTA

JE

NIVEL DE RIESGO

55

Gráfica 6. Riesgos Ambientales en el trabajo Proceso de Producción

Fuente: Autores del Proyecto Análisis de resultados: De la gráfica se puede inferir que:

El 72,22% de los aspectos ambientales identificados se encuentran en un nivel de riesgo extremo, lo que indica qué las afectaciones al medio ambiente producto de las actividades desarrolladas en el proceso de producción son catastroficas, por tanto la organización de tomar acciones inmediatas para disminuir la generación de residuos y afectaciones al medio ambiente.

El 27,78% de los aspectos ambientales identificados se encuentran en un nive de riesgo alto, es decir, que dichos aspectos ambientales tienen un impacto significativos al medio ambiente es significativo y requiere que la alta dirección ejecute acciones para controlarlos rapidamente.

Ninguno de los aspectos ambientales identificados se encuentran en zonas de riesgo medio o baja, lo que quiere decir que todas las actividades desarrolladas en el proceso de producción afectan significativamente el medio ambiente que los rodea, por tanto la organización debe tomar accion inmediatamente para controlar, mitigar o prevenir la generación de residuos contaminantes. (Ver Anexo M).

Tabla 9. Proceso Mercadeo y Ventas Riesgo Ambiental

NIVEL DE RIESGO PROCESO MERCADEO Y VENTAS %

RIESGO EXTREMO 10 50%

RIESGO ALTO 6 30%

RIESGO MEDIO 2 10%

RIESGO BAJO 2 10%

TOTAL 20 100%

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

80,00%


PO

RC

ENTA

JE

NIVEL DE RIESGO

56

Gráfica 7. Riesgos Ambientales en el trabajo Proceso Mercadeo y Ventas

Fuente: Autores del Proyecto Análisis de resultados: De la gráfica se puede inferir que:

El 50% de los aspectos ambientales identificados se encuentran en un nivel de riesgo extremo, lo que indica qué las afectaciones al medio ambiente producto de las actividades desarrolladas en el proceso de mercadeo y ventas son catastroficas, por tanto la organización de tomar acciones inmediatas para disminuir la generación de residuos y afectaciones al medio ambiente.

El 30% de los aspectos ambientales identificados se encuentran en un nive de riesgo alto, es decir, que dichos aspectos ambientales tienen un impacto significativos al medio ambiente es significativo y requiere que la alta dirección ejecute acciones para controlarlos rapidamente.

El 20% de los aspectos ambientales indetificados se encuentran en zona de riesgo medio y bajo, es decir que las afectaciones al medio ambiente no son de mayor gravedad, sin embargo, es necesario mantenerlos bajo control mediante procedimientos de rutina. (Ver Anexo N).

8.3.4 Objetivos integrados y planificación para lograrlos NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC ISO 45001:2018. Para dar cumplimiento al requisito referente al establecimiento de los objetivos del SGI, se realizó el despliegue de objetivos donde se definieron los objetivos principales del SGI, estos objetivos se crearon en conjunto con la Alta dirección y se tuvo en cuenta los lineamientos de la política integrada, previamente establecida, así como también que fueran medibles, acordes a los requisitos legales aplicables a la organización, conforme a los productos ofrecidos por la organización y enfocados en la búsqueda de la satisfacción del cliente, prevenir afectaciones a la salud de sus colaboradores y prevenir daños al medio ambiente.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%


PO

RC

ENTA

JE

NIVEL DE RIESGO

57

Además de ellos se establecieron los indicadores para medir el logro de los objetivos, los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos y la frecuencia de medición. Para realizar la planificación de los objetivos del SGI, se tomó como base el despliegue de objetivos previamente determinado, a cada uno de los objetivos se les asignaron estrategias y actividades a seguir y a su vez se establecieron indicadores para realizar seguimiento. (Ver Anexo O).

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9. CONCLUSIONES

Se elaboró y aplicó un diagnostico inicial a la organización con base en la existencia de aspectos ambientales, de calidad y seguridad y salud en el trabajo para su respectiva documentación y adaptación a las condiciones de la empresa que generó como resultado el 30 % de una inexistencia de aspectos ambientales, de calidad y de seguridad y salud en el trabajo, en el cual varias de ellas obtuvimos un breve conocimiento de la orientacion de los procesos, sus politica de calidad, etc; es decir, tienen encuenta varios requisitos de la norma pero no estan documentados y aplicados a ella.

Se realizó el análisis de contexto a la organización Esplendor mediante la aplicación de las matrices de contexto DOFA y PESTAL, en ellas se analizaron aspectos internos de la organización (Fortalezas y debilidades) y aspectos externos (Oportunidades y amenazas). En los resultados obtenidos del análisis de contexto, se logró evidenciar que la organización cuenta con fortalezas como: 15 años de experiencia en el sector, maquinaria propia para llevar a cabo su proceso productivo y el uso de materias primas e insumos de alta calidad, sin embargo aunque son fortalezas significativas, se logró visualizar que la organización presenta mayor número de debilidades que fortalezas, dentro de sus debilidades se tienen: no hacen seguimiento a sus clientes para lograr la fidelización de los mismo, los colaboradores del área de producción trabajan al límite de su capacidad debido a las ineficiencia de la programación de la producción, falta de mantenimiento a su maquinaria y equipos. A su vez se identificaron las oportunidades y amenazas a las que está expuesta la organización como: Actividades gubernamentales en pro, del fortalecimiento del sector artesanal, dichas actividades le permitirían a la organización participar en proyectos para la consecución de recurso o participación en jornadas de capacitación y formación, mientras que en las amenazas se identificó que el mercado informal afecta negativamente el sector , puesto que hacen uso de productos ingresados de forma ilegal al país.

Se realizo la política integrada, en conjunto con la alta dirección, en ella se definieron los compromisos de la alta dirección con el medio ambiente, sus colaboradores y clientes. Entre los compromisos adquiridos por la alta direccion se tiene Satisfacer las necesidades y expectativas del cliente, atravesó del control de los procesos, optimizar el uso del recurso agua y energetico durante el proceso de producción y comercialización de velas y ejecutar actividades enfocadas en la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

A fin de conocer los riesgos ambientales, de calidad y de Seguridad y salud en el trabajo a los que está expuesta la organización se realizaron las matrices de

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identificación de riesgos bajo los lineamiento de la normas ISO 31010:2011 (Calidad), GTC 45:2012 (Seguridad y Salud en el Trabajo) y GTC 104:2009 (Ambiental). De los riesgos identificados se logró evidenciar qué, el 50% de los riesgos de calidad se encuentran en zona de riesgo extrema, indicando que estos riesgos se pueden materializar más de una vez en el año y que de presentarse, las consecuencias para la organización serian catastróficas, el 44,23% de los riesgo en Seguridad y Salud en el Trabajo se encuentran en la zona de riesgo extrema, lo que indica que la exposición de los colaboradores a dichos riesgos es continua y las lesiones que puede conllevar la materialización de los riesgos es grave y el 57% de los aspectos ambientales encontrados se encuentran en una zona de riesgo extrema, lo que indica que, los aspectos ambientales afectan gravemente el medio ambiente que los rodea. Por tal razón la organización debe emprender acciones inmediatas para prevnir, control y/o mitigar los riesgos identificados.

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BIBLIOGRAFÍA

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ANEXOS

documentar el sistema de gestiÓn integrado en la …

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