GUIA Nº 3 AUDITORÍA DE GESTIÓN PREVENTIVA

DEFINICIÓN.

Auditoría ha sido definida de manera general como un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos de carácter económico con el fin de determinar el grado de correspondencia entre sus afirmaciones y los criterios establecidos para luego comunicar los resultados a las personas interesadas.

Mediante la Auditoría se obtiene y se evalúa la evidencia necesaria para determinar si las afirmaciones de la organización están de acuerdo con los criterios establecidos.

PRINCIPALES ASPECTOS

La gestión comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas u objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento, además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de la misma, según el sistema social correspondiente.

De acuerdo con lo expresado anteriormente los ejecutivos deben ser capaces de administrar todos los recursos disponibles con economía, eficiencia y eficacia.

A la vez el sistema de gestión tiene como función principal el logro de la meta de la organización donde todos sus subsistemas juegan un papel clave en la obtención de sus objetivos siempre y cuando exista coordinación y suficiente comunicación entre el personal que integra cada uno de ellos en el momento de la planificación y la toma de decisiones.

La Auditoría de gestión es la revisión formal, objetiva e independiente del conjunto de actividades o funciones de una entidad o empresa, realizada según fines previamente determinados, para comprobar el grado de control interno, el nivel de organización existente, la adecuación de los procedimientos y sistemas utilizados, así como el proceso de coordinación de los recursos disponibles que se llevan a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisas.

ELEMENTOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

El auditor deberá comprobar: Que las normas sean correctas y la producción y los servicios se ajusten a

las mismas. Mínimos desperdicios en el proceso productivo o en los servicios

prestados. Que los trabajadores conozcan la labor que realizan y que esta sea la

necesaria y conveniente para la entidad. Que se cumplan los parámetros técnicos productivos en el proceso de

producción o de servicios que garantice la calidad. Evaluar el sistema de control interno para contribuir a asegurar el logro de

los objetivos y metas de la entidad.

Comprobar el cumplimiento de las leyes, normas y políticas aplicables en la Gestión de la Prevención de Riesgos.

Verifica si la entidad logra la eficiencia necesaria en la asignación y la utilización de los recursos, de acuerdo con:

o La utilización de procedimientos operativos eficientes. o El empleo de la menor cantidad posible de recursos para la

prestación de los recursos en la cantidad, calidad y oportunidad apropiada.

DIAGNÓSTICO DE LA EFECTIVIDAD DE LA GESTIÓN

1. El auditor comprobará el cumplimiento de la producción o el servicio y hará comparaciones con el plan y períodos anteriores para determinar progresos y retrocesos.

2. Tiene el propósito de determinar si la entidad auditada:

a. Ha establecido un sistema de control adecuado para medir, preparar informe alertar o amonestar su ejecución en términos de economía y eficiencia.

b. Ha proporcionado informes relacionado con la economía y eficiencia que son validas y confiables.

SISTEMA DE INDICADORES DE RENDIMIENTO DE LA GESTIÓN.

Dentro de los procedimientos relativos al trabajo de campo en las Auditorías de gestión se encuentra la medición del rendimiento, que se realiza con el objetivo de lograr evidencias que permitan conocer el éxito o no de una gestión.

Para ello se debe establecer y utilizar un sistema de medición del rendimiento que se sustente en información consistente y oportuna el que estará formado por varios componentes y entre ellos los indicadores de rendimiento y las normas de rendimiento (criterios).

Indicadores de rendimiento: son factores cualitativos y cuantitativos que proporcionan tanto en la entidad auditada como al auditor un indicio sobre el grado de eficiencia, economía, y efectividad de la ejecución de las operaciones.

Pueden ser indicadores cuantitativos, dentro de los primeros se encuentran los indicadores de eficiencia y efectividad, mientras que los segundos no miden numéricamente una actividad, sino que se establecen a partir de los principios generales de una buena administración.

Indicadores de eficiencia: relacionan volúmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia los costos y beneficios, se consideran de rendimiento ya que refieren oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir más servicio por el mismo costo.

Indicadores de economía: los precios pagados por los bienes y servicios y remuneraciones con respecto aun precio predeterminado.

Indicadores de efectividad: miden el grado de cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Se orienta hacia los resultados.

Estos no deben verse aislados, la interpelación de los resultados así como su análisis y determinación de las causas que originan las desviaciones o incumplimientos es lo que permite la gestión desde el mas amplio punto de vista.

El sistema de indicadores propuesto permite:

Su utilización como herramienta de trabajo del auditor durante cualquiera de las etapas de la Auditoría de gestión.

La identificación de las áreas problemáticas lo que ayuda a un mejor aprovechamiento del tiempo de la Auditoría.

Obtener una evidencia suficiente, competente y razonable sobre la naturaleza del sistema de control interno de la Gestión de la Prevención de Riesgos.

La metodología propuesta tendrá como procedimientos prácticos aplicables:

1. Comparación por períodos:

Debe tenerse en cuenta siempre que se efectúen comparaciones con periodos anteriores:

-La importancia del período tomado como base.

-La serie de tiempo más largas son las más fiables.

2. Comparación por elementos o partes de un total objeto de análisis:

El propósito fundamental es determinar si los componentes tienen una relación normal entre si y respecto al total.

PRUEBAS PARA LA GESTIÓN.

La realización de pruebas para la evaluación de la gestión, consiste en evaluar los controles de las operaciones y la recolección de evidencias suficientes y confiables para determinar, si los asuntos identificados en la fase de planeación como de potencial riesgo, realmente revisten suficiente importancia.

La evaluación de la gestión debe comprender:

Niveles de revisión. Aplicación de indicadores y su análisis.

El enfoque básico de la evaluación recae principalmente sobre los recursos utilizados o consumidos por la entidad auditada, su manejo o conversión en productos o servicios útiles y la entrega o prestación de dichos productos o servicios desde el punto de vista objetivo de forma tal que se pueda conceptuar alternativas que resulten en mayor control de la Gestión de la Prevención de Riesgos.

Auditorías.

Se debe establecer y mantener un programa de auditoria y los procedimientos para efectuar auditorias periódicas del SGPRP, con

el objeto de:

determinar si el SGPRP:

o cumple con las disposiciones planificadas para la gestión de la PRP, incluyendo los requisitos de esta norma;

o se ha implementado y mantenido correctamente;

o es eficaz para satisfacer la política y los objetivos de la organización.

revisar los resultados de auditorias anteriores;

proporcionar información a la dirección sobre los resultados de las auditorias.

El programa de auditorias, incluyendo cualquier plan, se debe basar en los resultados de la evaluación del riesgo de las actividades de la organización y en los resultados de auditorias anteriores. Los procedimientos de auditoria deben abarcar el alcance, frecuencia, metodologías y competencias, así como las responsabilidades y requisitos para realizar las auditorias e informar los resultados.

Siempre que sea posible, las auditorias deben ser realizadas por personal independiente de quienes tienen responsabilidad directa en la actividad examinada.

Auditoría de Gestión Preventiva

Medición del rendimiento del programa: esta es una función vital del control administrativo. Los indicadores que se presentan pueden ser cambiados periódicamente para verificar que se esté logrando el, o los objetivos del programa.

Los resultados de estas mediciones se van a constituir en la validación de los procesos de control (o de otro tipo), para efectuar a través de esta actividad crítica las acciones correctivas del programa o de la validación.

Este proceso se realiza en base al check list indicado en el Anexo1.

En las columnas del Grados y Calificaciones se anota el número correspondiente a cada evaluación.

GRADOS Y CALIFICACIONESNIVELES

Insuficiente Malo Regular Bueno Excelente1 2 3 4 5

En la planilla en Excel que se adjunta se puede observar que al ingresar los valores indicados en una columna, los resultados serán los siguientes:

GRADOS Y CALIFICACIONES NIVELES valor % I

Excelente E 5 100Bueno B 4 80Regular R 3 60Malo M 2 40Insuficiente I 1 20NO HAY

0 0

En la columnas de Totales tenemos lo siguiente:

  Totales          T % G % I

Donde:

T corresponde al resultado del Total de puntaje. Al final de la auditoría esta columna entrega una sumatoria que corresponde al total del ùntaje de la Auditoría de Gestión.

% G corresponde al resultado del Grado de importancia que tiene la línea auditada sobre el Total del 100%. Al final de la auditoría esta columna entrega una sumatoria que debe ser 100%

%I corresponde al resultado del Indicador porcentual del elemento auditado en forma independiente. Al final de la auditoría esta columna entrega un promedio de este indicador porcentual, y nos va a indicar el nivel porcentual promedio de la Auditoría de Gestión.

Cada una de los resultados de estas Auditoría de Gestión se van graficando en un proceso de seguimiento.

El proceso de seguimiento se realiza realizando las auditorías correspondientes en cada control de la gestión Preventiva y graficándola para analizar el avance en el tiempo, Anexo2.

ANEXO 1.GESTION DE LA PREVENCION EN LA EMPRESA

AUDITORIA DE GESTION PREVENTIVA  PERFIL CALIFICATIVO DEL PROGRAMA DE PREVENCION   FECHA AUDITORIA:       13 Febrero 2008

FECHA REVISION:            EMPRESA:                    

APARTADOS NO GRADOS Y CALIFICACIONES   Totales

HAY NIVELES       I M R B E      

0 1 2 3 4 5 T % G % I A.1.-PROMULGACION Y

DIFUSION DE LA POLITICA PREVENTIVA

x 0 0,00 0%

A - POLITICA Y PROGRAMA DE PREVENCION A.2.- COMPROMISOS GERENCIALES

5 5 3,60 100%

  A.3.- PLANIFICACION Y PROGRAMA

3 3 2,16 60%B-ORGANIZACION B.I.- ORGANOS INTERNOS B.1.1.- COMITE

PARITARIO. 4 4 2,88 80%

DE B.1.2.-COMITÉ DE CONTROL

x 0 0,00 0%LA PREVENCION 8.1.3- COMITÉ TECNICO 3 3 2,16 60%

  8.1.4.- SERVICIO MEDICO DE EMPRESA

4 4 2,88 80%

  B.2: INTEGRACION DE B.2.1.- ORGANIZACION LINEA MANDO

4 4 2,88 80%

  LA GERENCIA B.2.2.- ORGANIZACION SISTEMAS DE REUNIONES DE LA LÍNEA MANDO EN SEGURIDAD

x

0 0,00 0%C – MANUALES Y ESTANDARES C.1.- NORMAS Y

REGLAMENTOS INTERNOS

3 3 2,16 60%

C.2.- PROCEDIMIENTOS DE OPERACION

4 4 2,88 80%C.3.- CONTROL DE ADQUISICIONES

4 4 2,88 80%C4.- CONTROL DE MANTENCION

4 4 2,88 80%C5.- CONTROL DE INFORMACION (Stock, Computa)

3 3 2,16 60%

C6.- CONTROL DE ESTANDARES

3 3 2,16 60%C7.- OTROS CONTROLES OPERATIVOS

4 4 2,88 80%

D - INVESTIGACION,COMUNICACION Y D.1.- INVESTIGACION DE ACCIDENTES

3 3 2,16 60%REGISTROS D.2.- COMUNICACION

DE ACCIDENTES 3 3 2,16 60%

_ D.3.- REGISTRO DE ACCIDENTES

2 2 1,44 40%E - FORMACION, ENTRENAMIENTO E.1.- FORMACION

GENERAL 3 3 2,16 60%

E.2.- FORMACION E INSTRUCCION EN ACTIVIDADES ESPECIFICAS

4

4 2,88 80%E.3.- MENTALIZACION EN SEGURIDAD

1 1 0,72 20%F - INSPECCION F.1.- AREAS DE

TRABAJOF.1.1.- CONDICIONES GENERALES

3 3 2,16 60%DE F.1.2.- ORDEN Y

LIMPIEZA 5 5 3,60 100%

RIESGOS F.2.- INSTALACIONES F.2.1.- INSTALACIONES EN ALTA TENSION

3 3 2,16 60%

  ELECTRICAS F.2.1.- INSTALACIONES EN BAJA TENSION

4 4 2,88 80%

  F.3.- MAQUINAS 5 5 3,60 100%

  F.4.- MANTENCION 5 5 3,60 100%

  F.5.- APARATOS A PRESION

5 5 3,60 100%

  F.6.- PROCESOS QUIMICOS

F.6.1.- SUSTANCIAS PELIGROSAS

5 5 3,60 100%

  F.6.2.- ALMACENAMIENTOS

4 4 2,88 80%

  F.7.-HIGIENE INDUSTRIAL

F.7.1.-CONDICIONES GENERALES

5 5 3,60 100%

  F.7.2.- CONTAMINANTES QUIMICOS

4 4 2,88 80%

  F.7.3.- AGENTES FISICOS

5 5 3,60 100%

  F.8.- ERGONOMIA 3 3 2,16 60%

  F.9.- INCENDIOS 4 4 2,88 80%

  F.10.- MATERIAL DE PROTECCON PERSONAL

4 4 2,88 80%

  F.11.- PROCEDIMIENTOS DE

COMUNICACIÓN DE RIESGOS

3

3 2,16 60%G - AUTOPROTECCION G.1.- CONDICIONES

GENERALES 4 4 2,88 80%

G.2.- PLAN DE EMERGENCIA

4 4 2,88 80%

TOTALES         1 2 36 60 40 139 100,00 70%OBSERVACIONES:                                                       

ANEXO 2.

Estadística de seguimiento

Puntaje Auditoría

Total Puntaje

Promedio de Porcentaje

miércoles, 13 de febrero de 2008 139 200 69,5%lunes, 28 de julio de 2008 144 200 72,0%viernes, 03 de octubre de 2008 154 200 77,0%miércoles, 04 de marzo de 2009 163 200 81,5%