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Dirección de Contabilidad del Estado

Ministerio de Finanzas Públicas

Dirección de Contabilidad del Estado

Guatemala, 2016

Guía del Módulo de Proceso de Compra (PpR)

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GUÍA DEL MÓDULO DE PROCESO DE COMPRA (PpR)

INTRODUCCIÓN

Esta guía está elaborada para orientar al usuario en la utilización de la herramienta

para realizar la gestión de compra de insumos y servicios requeridos por los centros de

costo, a través de los procesos de consolidar, adjudicar y liquidar la(s) Preorden(es) de

compra en el Sistema Informático de Gestión -Siges‐. Esta actividad la realiza la Unidad

Compradora.

El Sistema Informático de Gestión -Siges- es una herramienta de apoyo a la ejecución

del gasto que abarca procesos administrativos y de seguimiento para el

abastecimiento de insumos y servicios, ligado a GUATECOMPRAS, al Sistema de

Contabilidad Integrada ‐Sicoin‐ y al Sistema de Inversión Pública -SNIP-.

Base Legal: Acuerdo Ministerial No. 40‐2005, de fecha 30 de diciembre de 2005, del

Ministerio de Finanzas Públicas y las modificaciones contenidas en el Acuerdo

Ministerial No. 385-2013.

Los perfiles que se requieren son Técnico de Compras PPR y Supervisor de Compras

PPR.

1. Ingresar al Sistema de Gestión –SIGES‐ https://siges.minfin.gob.gt con el

usuario y contraseña de acceso designado.

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I. CONSOLIDACIÓN DE PRORDENES

Es el proceso de agrupar Preordenes de Compra recibidas de los centros de costos, para

generar el registro y autorización de las consolidaciones.

1. Procedimiento

Colocar el mouse en Módulos sin presionar, el sistema muestra todos los

íconos a los que el usuario tiene acceso, seleccionar Proceso de Compra.

2. Ingresar a Procesos:

Seleccionar la opción Preordenes recibidas para realizar el primer análisis de la

información que el centro de costo ha enviado. Para ello es necesario que la

Unidad Compradora posea el Plan Anual de Compras.

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3. Ver Insumos

Marcar el número de Preordenes recibidas y luego presionar el ícono de detalle

de insumos para visualizar la información que el centro de costo ha enviado, si

está correcta presionar el ícono de volver a la pantalla principal.

IMPORTANTE: Este proceso es realizado por la Unidad Compradora que corresponda.

El sistema no permitirá crear una consolidación desde el centro de costo

4. Crear Consolidación

Debe seleccionar el ícono “Consolidación” y la opción “crear”

5. Descripción de Consolidación

Ingresar una descripción relacionada al proceso de consolidar Preordenes de

compra y presionar Grabar Nueva Consolidación.

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Al crear la cabecera de la consolidación se muestran las Preordenes enviadas que aún

no se han consolidado, de acuerdo a la siguiente pantalla en la que realizan estas

acciones:

a) Ver insumos: muestra los insumos agregados a la pre‐orden seleccionada;

b) Consolidar: Consolida la pre‐orden (acción que se repite en función de la

cantidad de Pre-ordenes que se desean consolidar;

c) Devolver: Si hubiese algún insumo que deba modificarse, se regresa la (las)

pre‐orden (es) correspondiente (s) al Centro de Costo;

d) Volver a la pantalla principal.

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6. Consolidar

Esta parte del proceso presenta en pantalla las Preordenes de compra que han

sido consolidadas, la identificación del centro de costo correspondiente y,

cuando proceda, permite la opción de “desconsolidar”, corregir y consolidar

nuevamente.

Por aparte, esta pantalla muestra la información contenida en las carpetas del

detalle de consolidación, resumen por insumos y resumen por renglón.

7. Autorizar

Luego de realizar la consolidación de Preordenes, seleccionar la consolidación

elaborada y el ícono “Autorizar”

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8. Confirmar Autorización

Al seleccionar el ícono “autorizar”, el sistema muestra una pantalla en la que

debe presionar Autorizar Consolidación.

Luego mostrará el siguiente mensaje:

Seleccionar el ícono “Aceptar” y luego presionar “volver a la pantalla principal” para

realizar el siguiente proceso.

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II. REGISTRO DE ADJUDICACION

Es el registro de los datos (de los) proveedor (es) a quien (es) se ha seleccionado para

realizar la compra de insumos incluidos en una consolidación y los datos necesarios

para el trámite de compromiso de pago como cantidades adjudicadas y precio de los

insumos.

Procedimiento

IMPORTANTE: Este proceso lo realiza la Unidad Compradora que elaboró la

Consolidación.

1. Registro de Adjudicación

Seleccionar la consolidación que fue autorizada y abrir el menú de “Registro

Adjudicación”

2. Crear Adjudicación

Al ingresar a “Registro Adjudicación” se visualiza la siguiente pantalla,

seleccionar “Adjudicación” y luego “Crear”

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3. Ingreso datos de la Adjudicación

a) Seleccionar la modalidad de compra que corresponda

b) Si es mediante concurso debe ingresar el NOG, si es compra directa NPG

debe ingresar el NIT

c) Seleccionar el Método de compra

d) Si elaboró CDP debe presionar actualizar datos, para que muestre el No. de

CDP

e) Si desea adjuntar un archivo relacionado a la gestión lo puede hacer

presionando select

f) Escribir la dirección de entrega g) Escribir el destino

h) Agregar una descripción de la gestión

4. Ingreso de precios unitarios

Este proceso presenta el total de la adjudicación, la descripción y el subtotal

para el detalle de insumos y renglones sin insumos

Al presionar el ícono (lápiz) se editan las cantidades y precios de los insumos o

servicios adjudicados y se presiona actualizar (cheque color azul)

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Después de ingresar los precios unitarios el sistema muestra la pantalla, en la que se

debe presionar el ícono de crear que se encuentra en parte inferior derecha de la

pantalla.

5. Aviso

Luego mostrará el siguiente mensaje:

6. Autorizar la Adjudicación

Ingresar al menú de Adjudicación y elegir la opción “Autorizar”.

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7. Confirma Autorizar

Al seleccionar “autorizar”, se muestra una pantalla en la que se confirma la

autorización en la parte inferior derecha de la misma.

8. Orden de Compra

Al confirmar la autorización el sistema automáticamente muestra la Orden de

Compra en estado autorizada.

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O bien puede ir al menú Adjudicación y seleccionar Imprimir Orden de Compra.

IMPORTANTE: Este proceso lo realiza la Unidad Compradora.

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III. GENERACION DEL COMPROBANTE UNICO DE REGISTRO -CUR‐ DE

COMPROMISO

Este proceso es utilizado para la ejecución efectiva de la provisión del gasto

(Compromiso).

1. Agregar Fuentes

Presionar Compromiso e ingresar a la opción Agregar Fuentes.

Al ingresar, el sistema muestra la pantalla donde se observa que aparece la estructura

presupuestaria financiada y solamente tiene una fuente de financiamiento, en el caso

que tuviera más de una fuente, aparecería en el campo de Catálogo de Fuentes

Presupuestarias todas más la palabra Asociar en cada una de ellas, seleccionar la

fuente que corresponda.

Si no existe la estructura presupuestaria no está financiada o bien existen varias fuentes

de financiamiento, se mostrará en la pantalla una banderita de color ámbar.

Si la estructura está financiada y solo existe una fuente de financiamiento se mostrará la

misma bandera en color verde.

En el presente caso, solamente se confirma la asignación de fuentes.

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2. Se genera el siguiente aviso

3. Generar Compromiso

Presionar Compromiso y seleccionar Generar Compromiso.

El sistema muestra la pantalla en donde se confirma la acción de Generar Compromiso

en el icono que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

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4. Aviso

Se genera el siguiente aviso

Al colocar el mouse en Regresar nos muestra la pantalla, donde se observa el

Compromiso en estado de solicitado.

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5. Aprobar Compromiso

La siguiente acción a realizar es aprobar el Compromiso, para ello debe

seleccionar compromiso y presionar la opción Aprobar Compromiso.

6. Confirmar Aprobación

El sistema muestra la pantalla en la que se debe de confirmar la aprobación del

Compromiso en la parte inferior derecha de la misma.

7. Salir de Pantalla:

Al seleccionar salir se visualiza la pantalla en la que aparece el estado del

Compromiso Aprobado.

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8. Imprimir CUR

Para imprimir el CUR de compromiso en estado Aprobado seleccionar

compromiso y presionar Imprimir Reporte de Ejecución

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IV. LIQUIDACION

Es el registro de los datos de las cantidades de insumos y servicios recibidos y que

deben ser liquidados

1. Ingresar a la opción “Liquidación”

IMPORTANTE: Este proceso se realiza en la Unidad Compradora

Debe marcar la adjudicación que está trabajando y presionar liquidaciones

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2. Crear liquidación

Se visualiza la pantalla, en la cual debe ingresar las opciones “liquidación” y

“crear”

3. Ingreso de Datos

Se visualiza el detalle de la adjudicación, debe seleccionar si es liquidación total

o parcial, debe ingresar Documento de Respaldo (Tipo y Clase), Número de

factura, se detalla la factura y se confirma la liquidación de la adjudicación en

la parte inferior de la información.

Esta pantalla registra el valor total de la Adjudicación y, a su vez, el saldo a la

fecha pendiente de Adjudicar.

Los datos a ingresar

a) Seleccionar si es liquidación total o parcial

b) Documento de Respaldo, tipo comprobantes fiscales y clase factura por

compra directa

c) + Agregar factura, Serie, número, fecha y monto

d) Presionar cheque (color verde) Crear

e) Presionar el icono de Crear

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4. Aviso

Al presionar el icono de crear el sistema muestra el siguiente mensaje

5. Luego de crear la liquidación de la adjudicación, seleccionar el registro

realizado y la opción “Autorizar” en el menú correspondiente

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6. Visualización de Pantalla:

Se visualiza la pantalla en la cual debe confirmar la autorización

7. Aviso:

Se genera el siguiente aviso

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8. Anexo de Compra

Se selecciona la opción de Liquidación y se presiona imprimir anexo de orden

de compra

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V. GENERACION DEL COMPROBANTE ÚNICO DE REGISTRO –CUR‐ DE

DEVENGADO

Este proceso es utilizado para la ejecución efectiva del gasto (Devengado).

1. Ingresar a la opción “Devengado”

Ingresar al menú de Devengado, luego seleccionar Distribuir Montos

IMPORTANTE: Este procesos se realiza en la Unidad Compradora.

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2. Confirmar Distribuir Montos

Luego de distribuir los montos en la siguiente pantalla, debe confirmarse el

proceso en la parte inferior y luego presionar salir.

3. Aviso:

Se genera el siguiente mensaje

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Presionar el icono de salir para regresar a la pantalla principal para continuar con

el proceso de generar el devengado.

4. Generar Devengado

Luego se genera el Comprobante Único de Registro –CUR‐ de devengado

seleccionando Devengado e ingresando a la opción Generar Devengado.

5. Confirmar Generar Devengado

Se visualiza la siguiente pantalla y confirma la operación en la parte inferior derecha

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6. Aviso

Se genera el siguiente mensaje

7. Aprobar Devengado

Luego de elegir “Regresar”, seleccionar la opción “Aprobar Devengado”

8. Confirmar Aprobar Devengado

Se visualiza la pantalla y confirmar la operación en la parte inferior derecha:

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9. Aviso:

Luego nos presenta el siguiente aviso:

10. Presionar “aceptar”,

El sistema presenta la pantalla principal donde se muestra que el CUR de

Devengado está Aprobado.

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11. Imprimir CUR:

Para imprimir el CUR seleccionar Devengado y presionar la opción de imprimir

reporte de ejecución.

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