proceso de la compra al pago
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Proceso de la Compra al Pago
1 Supplier Information Kit 2014
Página
2 Guía Rápida 3 Introducción 4 Código de Conducta de Schlumberger 5 Proceso de Compra (SWPS) 8 Proceso de Compra (MFG/PRO) 8 Proceso de Compra (ORACLE) 9 Facturación y Pago 18 Archivo de Documentos
19 Apéndice 1: Muestra Certificado de Cumplimiento 21 Apéndice 2: Muestra de una Orden de Compra (SWPS) 22 Apéndice 3: Plantilla para MFG/PRO
23 Apéndice 4: Plantilla para facturas Sin PO 24 Preguntas Frecuentes
2 Supplier Information Kit 2014
El objetivo de este Folleto de Información para Proveedores,
es introducirlo a usted al Proceso de Compra de
Schlumberger.
Existen tres maneras por medio de las cuales
se puede emitir una Orden de Compra:
Los Servicios de Campo globalmente
procuran a través del Sistema Schlumberger
Web Procurement System (SWPS). Ver
página 6
. Los centros de Manufactura procuran por
medio de MFGPro. Ver página 10
. Empleados pertenecientes a la legacía
Smith/MI-SWACO procuran a través de
Oracle. Ver página 10
Una vez que la Orden de Compra ha sido
reconocida por cualquiera de los medios
mencionados anteriormente, el proceso de
facturación y pago es único, como se explica
en las páginas que siguen. A partir de la
página 9
¿Cómo saber si esta guía
le concierne?
El Folleto de Información
que se presenta a
continuación, está dirigido a
todos los proveedores que
suministran bienes o
servicios a Schlumberger. A
medida que transcurre esta
guía, usted encontrará la
información que necesita
para poder seguir este
proceso, desde la
transmisión de la orden de
compra hasta la finalización
del proceso de pago.
3 Supplier Information Kit 2014
Schlumberger es el proveedor líder mundial de tecnología,
administración integrada de proyectos y soluciones de información
para clientes que trabajan en la industria del gas y el petróleo de
todo el mundo.
La cadena de suministro de
Schlumberger (SLB) ofrece en todas sus
locaciones los servicios de gestión de proveedores,
subcontratación estratégica, compras, logística y
gestión de inventarios. En una economía global tan
competitiva como la de hoy en día, tener relaciones
sólidas con proveedores es más importante que
nunca, para lograr satisfacer las expectativas de
nuestros clientes finales.
Nuestra Misión:
Elevar la competitividad de Schlumberger mediante un Plan de Demanda Optimo,
Abastecimiento Estratégico, Gestión de proveedores, Gestión de Contratos, Gestión de
Inventarios y Logística.
Nuestros mejores proveedores son aquellos que colaboran con nosotros de
manera profesional, ética, competitiva y asequible, en congruencia con las políticas, normas,
procedimientos y objetivos de la empresa. Así, Schlumberger aspira a una relación con los
proveedores preferentes, en las que se fomente la aplicación de las mejores prácticas de la
cadena de suministro y se aporte un valor añadido a todos los involucrados en el proceso.
Este documento proporciona información relevante para los proveedores de
productos y servicios para las Operaciones de Campo y de ingeniería, Fabricación y Centros
de Sostenimiento de Schlumberger.
Este material está
designado para ayudar a
que se familiarice con el
proceso de compra al pago
de Schlumberger, desde la
emisión de la orden de
compra a la factura de
pago.
4 Supplier Information Kit 2014
El Código de conducta
de Schlumberger tiene
como propósito
asegurar que todos sus
negocios se llevan a
cabo en cumplimiento de
las leyes locales e
internacionales.
Schlumberger está comprometido con y exige el más alto
estándar de conducta de sus empleados y contratistas con
respecto a la ética empresarial.
Cualquier proveedor haciendo
negocios o comenzando un contrato con
Schlumberger acuerda y representa que ha de
promover y respetar estrictamente el Código de
Conducta de Schlumberger – “The Blue Print en
Acción”, una copia del cual se encuentra
disponible en:
http://www.slb.com/about/codeofconduct.aspx .
Con el fin de ponerse de acuerdo con
estos términos, usted debe llenar el formulario de
Certificado de Cumplimiento proporcionado en
el Apéndice 1, y deberá presentarlo debidamente
ante el Gerente de Proveedores asignado a su
cuenta.
Todo proveedor haciendo negocios o
comenzando un contrato con Schlumberger, tiene
la obligación de informar a la empresa de cualquier
acto (u omisión) de los empleados de
Schlumberger ante los reglamentos establecidos
anteriormente. El incumplimiento de este Código
de Conducta, se considerará como una infracción
grave, que da derecho a Schlumberger a rescindir
inmediatamente de su contrato con el proveedor.
Los informes deberán presentarse en la
siguiente dirección web: www.slbethics.ethicspoint.com
5 Supplier Information Kit 2014
El Sistema electrónico de Compras de Schlumberger
(SWPS) es utilizado para administrar
eficientemente las órdenes de compra de
productos y servicios.
Una orden de compra (PO) se transmite a los proveedores a través de las aplicaciones de e-
procurement (SWPS), en forma de correo electrónico, o mediante la suscripción en eMarketplace. Una muestra de la plantilla de orden de compra SWPS se muestra en el Apéndice 2.
El sistema electrónico e-
Procurement (SWPS)
aplica específicamente
a las operaciones de
campo. En el caso de la división
de Ingeniería, Manufactura y
Sostenimiento (EMS) se utiliza
un sistema diferente para sus
compras denominado MFG /
PRO (ver página 8 para obtener
más información). Si usted está
haciendo negocios con
operaciones campo y con EMS,
ambas sistemas electrónicos de
compra aplican.
Si usted es un proveedor de MI
Swaco o Smith, véase la página
10.
Todos los proveedores de productos y servicios para
Schlumberger deben cumplir con las siguientes
instrucciones, según sea el caso. Esto permitirá la
prestación eficiente de bienes y servicios, garantizando así
el pago de la factura de manera rápida y oportuna.
Procesamiento de Órdenes de Compra Cada orden de compra SWPS lleva asignado un número
único (por ejemplo: Número de Pedido Q6010366A) el cual
está vinculado a una única locación de Schlumberger. El
pedido de una orden de compra puede incluir varias líneas,
cada una para un artículo especifico o parte, así como la
cantidad requerida.
Al aceptar una orden de compra de Schlumberger, el
Proveedor acepta los Términos y Condiciones de Compra
("T y C de compra") de Schlumberger que están disponibles
en línea. Schlumberger no transmite T y Cs de Compra con
órdenes de compra individuales. T & Cs de compra están
disponibles en:
http://www.slb.com/~/media/Files/resources/supply/terms_s
panish_20140616.pdf
6 Supplier Information Kit 2014
Aceptar una Orden de Compra (PO) y el Proceso de Modificación de la Orden de Compra.
Hoy en día, cuando Schlumberger le envíe una
Orden de Compra PO de SWPS a su dirección de
correo electrónico, usted recibirá el comprobante de la
Orden de Compra en formato PDF de Adobe Acrobat,
además de un enlace que confirma el recibo de esta
OC. A partir de este momento, usted tendrá 20 días a
partir de esta fecha para aceptar o rechazar el pedido. A
través de este vínculo, el proveedor confirma que pueda
cumplir con los requisitos de la Orden de Compra PO
de SLB. La entrega de bienes y servicios sin haber
aceptado la PO debe evitarse, debido a que aumenta el
riesgo de demora en el pago por discrepancias en las
facturas.
La nueva función para
el manejo de las modificaciones a las órdenes de compra permite que los proveedores por vía electrónica: • Revisen los cambios propuestos a la Orden de Compra (PO). • Acepten o rechacen los cambios establecidos. • Reciban una copia actualizada de la Orden de Compra.
A continuación se muestra un ejemplo del correo electrónico que usted recibirá con la Orden de Compra de SWPS adjunta como archivo PDF:
7 Supplier Information Kit 2014
Con el fin de evitar las demoras antes mencionadas, cuando usted reciba una Orden de Compra (PO) de Schlumberger, debe tomar en cuenta los siguientes puntos:
1. Revisar la PO anexa en el formato PDF y enviar una respuesta electrónica
(confirmando el recibo) como se muestra en la siguiente pantalla:
2. Comunicar inmediatamente las irregularidades al contacto señalado en la orden de
compra, según se muestra en la siguiente tabla.
8 Supplier Information Kit 2014
El sistema MFG/PRO es usado en los centros de
Ingeniería, Fabricación y Mantenimiento (EMS, por
sus siglas en inglés) para gestionar órdenes de
compra relacionadas a productos y servicios.
Si usted es un proveedor
para los Centros de
Ingeniería, Fabricación y
Mantenimiento, solo se
aceptarán facturas basadas en
ordenes de compra del sistema
MFG/PRO.
Si usted es un proveedor para el segmento M-I SWACO de SLB y está involucrada una orden de
compra, solo se aceptarán facturas basadas en órdenes de compra de Oracle.
Una orden de compra bajo el sistema MFG/PRO se transmite al proveedor de varias maneras:
Aplicación basada en la web “Visualización de Suministro” (VS)
Correo electrónico de un documento PDF
Correo
Los métodos antes mencionados también se consideran formas aceptables de reconocimiento por parte del proveedor. El proveedor deberá notificar formalmente la aceptación o la denegación de la orden en un plazo de cinco días hábiles desde el envío de la orden o el tiempo previamente acordado. Si el reconocimiento no se recibe a tiempo, el proveedor será contactado por el Especialista de Procura para confirmar o cancelar el pedido.
Un ejemplo de una orden de compra de FMS y de ORACLE se muestra en el Anexo 3
Una orden de compra M-I SWACO Oracle se transmite al proveedor de varias maneras:
Correo electrónico de un documento PDF
Correo
Fax
Oracle es usado por el segmento SLB M-I SWACO
para gestionar órdenes de compra relacionadas con
productos y servicios.
9 Supplier Information Kit 2014
La factura comercial debe ser emitida a la entidad legal
indicada en la sección “Cliente” (Sold to) de la Orden de
Compra y debe ser enviada a la “Dirección de
facturación” (Bill to) indicada en la misma Orden de
Compra. Para garantizar el pago oportuno de las facturas, deben
seguirse las siguientes instrucciones: 1. Las facturas comerciales deben ser emitidas a la
entidad legal indicada en la sección “Cliente” (Sold to) de la Orden de Compra.
2. Las facturas deben ser enviadas sólo después que los productos / servicios se han entregado.
3. a. SWPS y Oracle: dependiendo de su país, herramientas de transmisión electrónica pueden estar disponibles (consulte la página 15 para especificidades AP BPO), mediante el Proceso de Factura Electrónica Proceso PDF, por correo electrónico o por medio del enlace “My Supplier Portal” (https://slb.mysupplierportal.com), cuando este no sea el caso se deben enviar las facturas originales. b. MFG/Pro Ordenes (EMS): todas las facturas deben ser enviadas únicamente a la correspondiente "Enviar factura a" la dirección dada en la Orden de Compra.
4. Las facturas deben incluir: a. Número de la Orden de Compra b. Nombre y dirección de la Unidad de Entrega de SLB c. Numero de línea de la PO para cada artículo. d. Numero de parte con la descripción e. Cantidad f. Unidad de medida (debe ser igual a la del PO) g. Precio unitario (debe ser igual a la del PO) h. Precio total (debe ser igual a la del PO)
5. Es esencial que los productos y servicios de todas las facturas
coincidan con el de la Orden de Compra y con la Lista de
Empaque. Antes del pago, la factura será comprobada tanto
con el PO como con la entrada de mercancía. Una factura no
será pagada si :
a. La Cantidad factura vs. La Cantidad recibida no coincide;
b. La entidad a la que se factura es incorrecta ;
c. La moneda de la factura y de la PO no concuerdan;
d. La unidad de medida de la factura no concuerda con la
unidad de la PO;
e. Si los bienes no fueron enviados a un centro de logística, sino
directamente a una ubicación en el campo, debe anexarse a
la factura una prueba de entrega al destinatario.
f.
Cambios a cierta información del proveedor como (dirección, nombre de contacto, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico) se pueden solicitar directamente a través de Mi Portal Proveedor petición (https://slb.mysupplierportal.com).
Si hay algún cambio en la estructura de la empresa del Proveedor o con respecto a los datos bancarios (número de cuenta, banco beneficiario, etc), el proveedor debe asesorar a SLB de estos cambios en la carta del proveedor firmados por un funcionario autorizado y enviarlos al comprador local, que figuran en el PO.
10 Supplier Information Kit 2014
Transacciones “Sin-PO”
En circunstancias
especiales SLB puede
que realice una
transacción sin una
orden de compra en SWPS las
cuales se denominan
transacciones Sin PO.
En este caso las
Planillas a completar se rigen
bajo los requerimientos locales
de cada país, (en otros casos
puede incluir información
adicional y puede estar en el
idioma local).
• Las transacciones Sin-PO deben ser utilizadas únicamente
para Servicios (las compras de productos siempre deben
tener una Orden de Compra emitida por SWPS.
• Todas las transacciones Sin-PO deben poseer una plantilla
suministrada por SLB (un ejemple de la plantilla se puede
encontrar en el Apéndice 4), o respetar un mínimo de datos
de facturación que se indican abajo:
• La organización local de P&S suministrara los formatos y
las reglas para cada uno de los países a facturar.
• La factura debe reflejar:
- Entidad legal de SLB
- Dirección postal
- Nombre completo del comprador de SLB
(persona que solicita los servicios.)
- Información contable de SLB (detalles de la
unidad y código de la actividad).
• Plantilla para transacciones Sin-PO
Es su responsabilidad como proveedor asegurar que toda
la información anteriormente descrita sea recogida y bien
sea impresa en o adjunta en su factura. El proveedor
deberá rechazar la solicitud si el comprador de SLB no
proporciona alguno de estos datos.
El incumplimiento de estas normas puede resultar en el
rechazo de la factura, la re-emisión de la misma lo que
conlleva a un retraso en el pago.
11 Supplier Information Kit 2014
Gran parte de los procesos AP de SLB son subcontratados (Compras para Operaciones de Campo).
Los principales beneficios de esta subcontratación son:
− Disponibilidad del Vendor Portal, donde los Proveedores pueden verificar el estado de las facturas. − Centro de Atención rápida donde los Proveedores pueden consultar directamente a Accenture el estado de sus
facturas. − Instrucciones claras sobre los requisitos de las facturas de los Proveedores, lo que se
traduce en un mejor procesamiento de pagos.
− Para ciertos países, donde sea permitido por la legislación tributaria local, también permitirá
a los vendedores cargar facturas en formato PDF directamente en el Vendor Portal.
Actualmente, SLB ha subcontratado el proceso de AP en más de70 países. (Basado en el país de la Enditad “Sold TO” de SLB, para más detalles ver página 15):
MEA EAF LAM ASA NAM RCA
Bahrain Albania Argentina Australia USA Azerbaijan
Bangladesh Algeria Bolivia Brunei Canada Kazakhstan
Egypt Angola Brazil Indonesia Turkmenistan
India Austria Chile Malaysia Uzbekistan
Iraq Cameroon Colombia Myanmar
Jordan Chad Ecuador New Zealand
Kuwait Congo Guatemala Papua New Guinea
Neutral zone (KHAFJI)
Cyprus Mexico Philippines
Oman Denmark Peru Singapore
Pakistan Equatorial Guinea
Trinidad and Tobago
Thailand
Qatar France Uruguay Vietnam
Saudi Arabia Gabon Venezuela
Sri Lanka Germany
United Arab Emirates Ghana
Yemen Hungary
Israel
Italy
Ivory Coast
Libya
Mauritania
Mozambique
Netherlands
Nigeria
NORWAY
Poland
Romania
South Africa
Spain
Switzerland
Tanzania
Tunisia
Turkey
Uganda
United Kingdom
12 Supplier Information Kit 2014
Para asegurarse que el proceso de pago sea fluido, los
Proveedores deben registrarse en:
https://slb.mysupplierportal.com
El registro en el Vendor Portal dará mayor visibilidad y
rastreabilidad durante el ciclo de pago de las facturas.
Proceso para Registrarse 1. Una vez que usted entre en el sitio deberá hacer click en
“Crear una Cuenta Nueva/Create a New Account”.
2. Complete todos los campos obligatorios (incluyendo el
nombre de usuario y la contraseña para acceder al portal),
posteriormente hacer click en “Next”,
3. Elija el tipo de perfil de espectador/viewer.
4. Usted tendrá que confirmar que acepta los términos y
condiciones de uso haciendo clic en “Acepto/Accept”.
5. Después de 24 horas a 48 horas, recibirá un correo
electrónico de confirmación que le dará acceso al Portal.
6. Tendrá que hacer clic en el enlace proporcionado en el
correo electrónico de confirmación para activar su cuenta
de MSP Proceso de Envío de Facturas
1. “Sign On/Ingrese” en el Vendor Portal
2. En la página de inicio diríjase a la sección de envío de
documentos/document submission.
3. Usted tendrá que proporcionar información sobre el país
de facturación, tipo de documento y subir la factura en
formato PDF/TIFF (como se muestra en la pantalla a
continuación)
4. Haga clic en “Enviar” cuando haya terminado. Asegúrese
de esperar a ver que el documento se ha cargado
correctamente
5. Un correo de confirmación será enviado a su dirección.
Notificación de Pago:
SLB notifica los detalles del pago a través de una comunicación de correo electrónico.
Para poder recibir los detalles del pago, es necesario que la información de contacto del Proveedor este actualizada.
El Vendor Portal permite al Proveedor consultar el estado de las transacciones, así como los detalles y el desglose del pago de las facturas.
Click “Submit Document”
Select Billing Country
Once the invoice is
uploaded in pdf format
click “plus sign”
Select Document Type:
13 Supplier Information Kit 2014
Cargar una factura electrónica no altera los términos de pago; la factura se pagará de acuerdo con las condiciones de pago acordadas con SLB, sin embargo tenga en cuenta que cargar facturas antes de que los bienes o servicios hayan sido entregados a SLB causará retrasos en el procesamiento y puede afectar nuestra capacidad pago a tiempo
Más información sobre AP Outsource a Accenture, así como los beneficios del Vendor Portal se puede obtener en http://www.slb.com/resources/supply/supplierinfo.aspx
Para optimizar el ciclo de pago de facturas, es buena práctica de negocios el enviar la factura inmediatamente después de
emitida (siempre y cuando SLB haya recibido los bienes y servicios). El plazo de pago de 45 días inicia una vez que la
Oficina de SLB reciba una factura en regla.
14 Supplier Information Kit 2014
MSP (Portal ”My Supplier”)
Carga de imagines de factura en el portal “ My Supplier”, por individuos autorizados. Dependiendo de la legislación local o de cada, esto puede ser realizado bien sea por vendedores (vendors) de SLB directamente o por personal de SLB local.
Escaneo en el país Escaneo retenido en el país (ya sea por SLB, o por un contratista tercerizado de SLB)
Escaneo Prague Digitalización realizada por una empresa de terceros (Prague scanning center)
Escaneo San Antonio Digitalización realizada por una empresa de terceros (San Antonio scanning center)
Usado por algunos vendedores NAM (NAM ) Usado por algunos vendedores EAF (EAF )
Accenture/BSS EDM 6415 Babcock Road, Suite 100 San Antonio, TX 78249 Texas, USA
Accenture/BSS EDM V Parku 2316/12, PO Box 319 Prague 4, 148 00 Czech Republic
PORTAL DE VENDEDORES (vendedora) (Se requiere de
registro)
herramienta de consulta en línea para proveedores para ver el estado de la factura y consejos de remesas:
Recepción de la factura
Estado de proceso
Pago de factura
Consultas en línea
https://slb.mysupplierportal.com
PRESENTACIÓN DE FACTURA
Las facturas enviadas directamente a la oficina de SLB o los Centros de Exploración, deben seguir las instrucciones de órdenes de compra sobre dónde presentar la factura. La presentación de la factura para facturas distintas a las de órdenes de pedido (Non-PO) debe cumplir estrictamente con las instrucciones de la plantilla para Non-PO proporcionados por el solicitante. El proceso de presentación de la factura electrónica no debe cambiar el lugar donde los proveedores han sido informados que pueden enviar facturas digitalizadas a través del correo electrónico o a través de carga en el portal “My Supplier”. Si la factura se envía a través del proceso de presentación de factura electrónica los proveedores no deben enviar una copia impresa para su procesamiento.
CONSULTAS VÍA CORREO ELECTRÓNICO
Las consultas de cuentas pueden ser enviadas por correo electrónico y serán resueltas por el servicio de ayuda Helpdesk.
SOPORTE HELPDESK
Los Proveedores pueden contactar Accenture y comunicarse con uno de sus especialista entrenados “Help Desk Representatives”: + 1 703 404 9996 (Ingles)- A partir de Oct 2013
+ 40 372 286 214 (Árabe)
+ 40 372 286 215 (Francés)
+40 372 286 216 (Ruso)
+ 40 372 286 249 (Alemán, Húngaro, Italiano, Rumano, Turco)
+ 35 314 078 748 (Portugués, Español)
15 Supplier Information Kit 2014
My Supplier Portal 3rd Party Scanning
Modo de envío de factura
Modo de envío de factura
Oficinas de
SLB
Australia Austria Albania Guatemala Panama
Canada Cameroon Algeria Hungary Peru
Denmark Chad Angola India Philippines
Germany Congo Argentina Indonesia Poland
Netherlands Equatorial Guinea Azerbaijan Iraq Qatar
New Zealand France Bahrain Israel Russian Federation
Norway Gabon Bangladesh Italy Saudi Arabia
Papua New Guinea Ghana Belgium Jordan Singapore
United Arab Emirates Ivory Coast Bolivia Kazakhstan Spain
United Kingdom Mozambique Brazil Kuwait Srilanka
United States Romania Brunei Libya Switzerland
South Africa Cayman Islands Malaysia Thailand
Tanzania Chile Mauritania Trinidad and
Tobago
Tunisia China Mexico Turkey
Turkmenistan Colombia Myanmar Ukraine
Uganda Cyprus Neutral zone
(KHAFJI) Uruguay
Uzbekistan Ecuador Nigeria Venezuela
Egypt Oman Vietnam
Finland Pakistan Yemen
(basado en el país de la entidad
SLB a la que fue vendido):
Solo para SWPS y Oracle.
En los países en los cuales las facturas son enviadas por MSP o a través de un
Contratista (Praga o San Antonio), está habilitado uno modo de respaldo
alternativo a través de las oficinas de SLB correspondientes. Los países ya
utilizan las oficinas de Slb como medio principal para enviar las facturas, no
tienen otro modo de respaldo. En caso de algún inconveniente, contactar a su
oficina local.
16 Supplier Information Kit 2014
SLB está totalmente comprometida a cumplir con todas las regulaciones y leyes de comercio internacional que apliquen.
Reglamentaciones aduaneras internacionales exigen
derechos que deben pagarse sobre el valor neto real de
las mercancías importadas. Por esta razón, los gastos
tales como el embalaje, la manipulación, el transporte de
mercancías (cuando apliquen) para los bienes que se
están suministrando deben formar parte del precio
cotizado por proveedor y no se publican por separado en
la factura.
Impuestos sobre los valores agregados o similares
(cuando apliquen) deben ser citados como una partida
separada en la factura.
Las discrepancias demoraran el pago hasta que se
reconcilie la documentación.
A partir del 01 de abril 2013 SLB
Technology Corporation (STC)
aprobó un cambio en nuestro
proceso de liberación de orden de compra
para órdenes internacionales.
A nuestros proveedores se les solicita que
observen el aviso Pre-Orden de compra y
rápidamente presenten los elementos de “Trade
Data”, es decir los códigos de clasificación de
Arancel Armonizado (HTS) y número de
clasificación de control de exportación (ECCN) a
través del portal de proveedores de SLB.
* Esto solo se requiere cuando el catálogo de
proveedor no tiene ECCN/HTS cargado en
SWPS. Salvo que el proveedor añada esta
información en un vínculo en un correo
electrónico, la orden de compra no se aprobará,
independientemente de las aprobaciones de
SLB finanzas.*
17 Supplier Information Kit 2014
Correo Electrónico de Información a Proveedor Pre-Orden de Compra:
Ver Información Comercial Pre-Orden de Compra (El proveedor debe validar y
suministrar información comercial):
El Correo Electrónico de Información a
Proveedor Pre-Orden de Compra se limita
a transacciones internacionales.
18 Supplier Information Kit 2014
Los registros deben conservarse durante siete años,
o más si se requiere bajo la ley local.
Si bien las leyes y reglamentos de control de comercio de los países varían, la mayoría
requieren algún tipo de retención de registros. Schlumberger, por lo tanto, solicita que el proveedor
mantenga una copia de todos los documentos que se refieren a las exportaciones, las importaciones,
reexportaciones, y cualquier otra actividad que abarque el intercambio comercial. Esto incluye correo
electrónico, otros medios de comunicación electrónicos y las copias impresas de los documentos
pertinentes. Todos los documentos deben ser legibles y estar en un lugar desde el que se pueden
recuperar con facilidad si lo solicita el departamento de cumplimiento de control de comercio de
Schlumberger.
19 Supplier Information Kit 2014
CERTIFICATE OF COMPLIANCE
The Company has been engaged to provide services (services includes any form of activity
carried out on behalf of Schlumberger) to a business unit of Schlumberger. As part of the
provision of services the undersign agrees to comply with Schlumberger Code of Conduct as
follows:
1. To comply with the Schlumberger Code of Conduct and shall ensure that its contractors,
clients, agents, consultants or third parties that are used to provide services for Schlumberger
comply with Schlumberger Code of Conduct.
2. It is Schlumberger’s intention that all its business dealings shall be carried out in
compliance with local and international laws, honesty and free from deception and fraud. It is
prohibited to conduct any business, transaction or to procure future business in a manner that is
against local and international laws. Any transaction that contains the following elements are
prohibited; dishonesty, bribery, corruption, fraud, breach of confidentiality obligations, breach of
export control laws, the making or receiving of illegal payments, gifts, entertainment, favour or
equivalent on behalf of Schlumberger to influence the decision making process on behalf of
Schlumberger.
Code of Conduct
Any CLIENT, CONTRACTOR, AGENT, CONSULTANT OR THIRD PARTY doing
business/entering into a contract with Schlumberger whether directly or indirectly agrees,
represents, warrants and undertakes that they shall promote and strictly abide by the
Schlumberger Code of Conduct (a copy of which is available at
http://www.slb.com/about/codeofconduct.aspx), local and international laws, US Foreign Corrupt
Practices Act and the US export control laws. In the event that the CLIENT, CONTRACTOR,
AGENT, CONSULTANT OR THIRD PARTY has its own code of conduct and if its code of
conduct is consistent or more stringent than the Schlumberger’s Code of Conduct, CLIENT,
CONTRACTOR, AGENT , CONSULTANT OR THIRD PARTY shall provide a copy of its code of
conduct to Schlumberger and confirm in writing that its code of conduct is consistent with the
Schlumberger Code of Conduct and that its plans to promote and strictly abide by its code of
conduct when working with Schlumberger. Notwithstanding the above, CLIENT,
CONTRACTOR, AGENT, CONSULTANT OR THIRD PARTY shall at all times comply with the
US Foreign Corrupt Practices Act, local and international laws and the US export control laws.
Record Keeping and Verification
The undersign agrees to maintain accurate books and records pertaining to all services
provided to a business unit of Schlumberger and shall at all times allow Schlumberger to audit
such records to ensure compliance with this Certificate of Compliance.
Reporting an Allegation
20 Supplier Information Kit 2014
Any CLIENT, CONTRACTOR, AGENT, CONSULTANT OR THIRD PARTY doing
business/entering into a contract with Schlumberger whether directly or indirectly has the
obligation to inform Schlumberger of any act (or omission) in contravention with the local and
international laws, Schlumberger Code of Conduct, US Foreign Corrupt Practices Act, US
Export Control Laws and United Kingdom Bribery Act. Failure to do so will be deemed a
material breach hereunder, entitling Schlumberger to immediately terminate its agreement with
CLIENT, CONTRACTOR, AGENT, and CONSULTANT OR THIRD PARTY; notwithstanding
any of its other rights hereunder.
An allegation can be report via phone or email as follows:
Via telephone: +(1) 888 884 8849; or
Via email: www.slbethics.ethiscpoint.com or
Via direct reports: to Schlumberger management verbally and subsequently confirmed in writing
The individual signing below further acknowledge that they are familiar with the Schlumberger
Code of Conduct, US Foreign Corrupt Practices Act, US Export Control Laws and United
Kingdom Bribery Act and have read and understand this certificate of Compliance.
Details of authorized Signatory:
…………………………………………………………………………
Name of Company:
…………………………………………………………………………
Date:
…………………………………………………………………………..
Note: Valid for 24 months from the date of signature.
21 Supplier Information Kit 2014
PLANTILLA (SWPS) DE ORDEN DE COMPRA (PO)
Location where supplier will deliver the items
Quantity, Price and Currency of the items ordered
Contact
Person
for Order
Legal Entity to Invoice
Supplier reference for all correspondence and to be included on invoice header
Address where
invoice should
be sent
22 Supplier Information Kit 2014
MUESTRA DE ORDENES DE COMPRA FMS Y ORACLE EJEMPLO DE FORMATO DE ORDEN DE COMPRA FMS
EJEMPLO DE FORMATO DE ORDEN DE COMPRA ORACLE
23 Supplier Information Kit 2014
PLANTILLA Sin-PO (the billing form used by Vendors in each country may have some changes)
GL Code
Amount & Currency
Description of Service
Payment Terms per Schlumberger "Purchase T&Cs"
Please pay particular attention to the SLB mailing address as t h i s may be different to the Billing Entity Address.
This is not a SWPS Purchase Order
DD-MMM-YYYY (For NON-PO GR Validation)
(For Financial Approval)
(For Financial Approval)
24 Supplier Information Kit 2014
1. ¿Cómo sé si esta guía me concierne?
R. El Kit de Proveedor Externo concierne a todos los proveedores existentes y nuevos
que quieran participar en la lista de proveedores de Schlumberger.
2. ¿Qué ocurre si tengo que cambiar mi "información de proveedor" (dirección,
nombre de contacto, número de teléfono, etc)?
R. Como se explica en la guía que hay dos tipos de información de "proveedor" que se
puede suministrar. Los cambios a información no sensible, como la dirección, se pueden
solicitar a través del Portal del Proveedor My Supplier. Sin embargo, es de suma
importancia que si la información a ser cambiada se refiere a información delicada, tales
como números de cuenta del proveedor, (la información debe ser dirigida al comprador
firmado por el funcionario autorizado).
3. ¿Cuál es la forma más eficaz de enviar mi factura a Schlumberger para que mi
pago se realice a tiempo?
R. Cuando se vende a entidades de campo de Schlumberger, donde no se necesitan
facturas originales (tabla en página 15), el portal "My Supplier" sigue siendo la forma más
efectiva de presentar su factura para Schlumberger. Debe ser su "opción preferida" con
el fin de garantizar que el pago se haga a tiempo.
4. ¿Tengo que firmar el Certificado de Conformidad explicado en la sección del
Código de Conducta Schlumberger aunque sea un Proveedor Aprobado de
Schlumberger?
R. Sí, el Certificado de cumplimiento es obligatorio para los nuevos proveedores y para
los existentes.
5. ¿Qué pasa si tengo que hacer cambios en la orden de compra y esta ha sido ya
aceptada?
R. Los cambios deben hacerse antes de "Aceptar", la orden de compra, eso involucra
que desviaciones en términos de la moneda /, la cantidad, ni precio / unidad no serán
aceptadas. Lo contrario conducirá al rechazo y la raíz de la cancelación de la orden de
compra en nuestro sistema.
25 Supplier Information Kit 2014
6. ¿Cuáles son los elementos imperativos a tener en cuenta cuando se trata de una
transacción Non-PO?
R. A pesar de que las plantillas pueden seguir los requisitos de cada país, es
absolutamente imprescindible que las facturas incluyen todos los elementos explicados
en la página 11. En caso de que usted no posee el código contable requerido, debe
usted consultar comprador antes de la presentación de la factura.
7. ¿Cuáles son los errores más comunes que debo evitar con el fin de garantizar que
mi pago se hará a tiempo?
R. Errores comunes como el cambio de las unidades de medidas o de los precios en la
facturación deben ser evitados. Las unidades deben coincidir con los utilizados en la
orden de compra original. De no hacerlo, podría dar lugar a un retraso en el pago. Otro
error común cometido por nuestros proveedores al presentar facturas en línea en MSP
es la selección de país de facturación. El país de facturación es el país de la entidad de
SLB a la que se ha facturado y no el país del proveedor.
8. ¿Con quién ponerse en contacto si se tiene un problema?
R. Para cualquier duda o comentario en el procedimiento, póngase en contacto con su
comprador directo y él / ella le ayudará. Para el seguimiento del estado de las facturas,
debe ingresar al portal "My Supplier". Se puede hacer referencia a la tabla en la página
14 para otras formas de obtener información.
9. ¿A quién contactar si tiene un problema con el portal “My Supplier”?
R. Si no puede ingresar y usted es un usuario nuevo ir a botón "Crear Nueva cuenta". Si
usted es un usuario actual, por favor póngase en contacto con el servicio de asistencia si
no puede ingresar (slb.finance @ accenture.com). Si usted tiene alguna pregunta con
respecto al contenido, nuestro equipo de Helpdesk puede ser contactado vía telefónica
(página 14) o por correo electrónico como se menciona a continuación.
[email protected] (English)
[email protected] (Arabic, Russian, German, Italian, Hungarian, Turkish
and French)
[email protected] (Spanish & Portuguese)
26 Supplier Information Kit 2014
www.slb.com/resources
/supply/supplierinfo.aspx