guia de cartas
TRANSCRIPT
SERVICIO AL CLIENTE
FACILITAR EL SERVICIO A LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS DE
ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.
Yaneth Ramírez Vallejo Aprendiz
María Dufay Samuel
Instructora
Centro de Desarrollo Agroempresarial SENA
Gestión Empresarial Chía 2013
1. Defina:
Carta: Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y
enviado a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre, y el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos).
Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.
Certificación: El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para
constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser sancionado por la ley. Constancia: Una constancia es un documento en el que se hace constar algún
hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros. Memorando: Es un escrito breve por el que se intercambia información entre
diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición. En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral. Circular interna: Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
Circular externa: Comunicación con el mismo texto, utilizada por una empresa
para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.
2. Escriba al Frente que clase de documento realizaría de acuerdo al enunciado:
Una Felicitación. (Carta) Una fiesta de fin de año de la empresa. (Memorando) Un cambio de dirección de la empresa. (Circular Interna) Un llamado de atención. (Memorando) Una solicitud de pedido de papelería. (Carta de pedido) Una reunión de socios. (Circular) Una visita a las diferentes sucursales de la empresa para mejorar el Clima
Organizacional. (Circular)
3 . Lea la guía técnica Colombiana GTC 185 y responde:
CARTA
CARACTERISTICAS
1. Tratar un sol tema por comunicación. 2. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. 3. Usar tratamiento respetuoso y cortes. 4. Distribuir el texto de acuerdo a su extensión.
UTILIZACIÓN
1. Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes. 2. Regular o aclarar una situación. 3. Tramitar, desarrollar un asunto. 4. Dar respuesta a una comunicación recibida. 5. Solicitar detalles sobre un asunto determinado. 6. Impugnar o corregir una situación. 7. Solicitar o remitir información, documentos u objetos. 8. Felicitar. Invitar o convocar.
CLASES
ORGANIZACIONALES: Se producen en el desarrollo de las actividades de
la organización.
OFICIALES: Se producen en las oficinas públicas y organizacionales del
estado.
PERSONALES: Se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite
utilizar un lenguaje informal.
PARTES DE LA CARTA
Código
Lugar de origen y fecha de elaboración
Destinatario
Denominación o título académico
Nombre del destinatario
Cargo
Organización
Dirección
Nombre del lugar de origen
País
Asunto
Saludo
Texto
Despedida
Remitente y firmas responsables
Líneas especiales
Anexos
Copias
Identificador del tramitador
Paginas subsiguientes
MEMORANDO CARACTERISTICAS
1. Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
2. Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes y en modo impersonal o en primera persona del plural distribuir el texto de acuerdo con su extensión y tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN
Informar sobre un hecho en forma breve
Expresar necesidades.
Hacer requerimientos.
Regular o aclarar una situación.
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
Dar una respuesta a una comunicación recibida.
Reiterar información requerimiento o solicitud urgente.
Conocer detalles sobre un aspecto determinado
Impugnar o corregir una situación.
Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
Felicitar, invitar, o convocar a reuniones no protocolarias y hacer llamados de atención entre otros.
PARTES
Encabezado.
Denominación del documento.
Código.
Fecha.
Encabezamiento.
Destinatario y remitente
Asunto.
Texto.
Despedida.
Remitente y firmas responsables.
Líneas especiales.
CIRCULAR
CARACTERISTICAS
1. Tratar un solo tema. 2. Iniciar y finalizar el texto con una frase e cortesía. 3. Usar un tratamiento respetuoso y cortes. 4. Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. 5. Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de
cada organización y distribuir el texto de acuerdo con su extensión. PARTES
Encabezado.
Código.
Lugar de origen y fecha de elaboración.
Encabezamiento y destinatarios.
Asunto
Saludo
Texto
Despedida
Remitente y firmas responsables
Líneas especiales
Identificación de paginas subsiguientes
ACTA CARACTERISTICAS
1. Aclaración del carácter de la reunión (ordinario y extraordinario) 2. No debe presentar errores técnicos ortográficos gramaticales ni de imputación 3. Los párrafos deben ser claros concisos y con énfasis en las decisiones
tomadas 4. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni
repisados UTILIZACION
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación.
PATES
Titulo
Denominación del documento y numero
Encabezado
Lugar de origen y fecha de la reunión
Hora
Lugar
Asistentes
Representaciones
Invitados
Ausentes
Orden del día
Desarrollo
Compromisos
Convocatoria
Firmas, nombres y cargos
Líneas especiales
Paginas subsiguientes
INFORME CARACTERISTICAS
1. Tratar un solo tema por informe 2. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa 3. Usar tratamiento respetuoso y cortes 4. Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de
cada organización; disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas
5. elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
UTILIZACION
Regular o aclarar una situación
Informar, desarrollar o agilizar un asunto
Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente
Impugnar o corregir una situación y presentar detalles sobre un aspecto determinado
PARTES
Encabezamiento
Razón social
Dependencia
Código
Titulo
Lugar de origen y fecha de elaboración
Autoría del resumen ejecutivo
Objetivo
Temas o numerales
Paginas subsiguientes
Conclusiones
Nombre, cargos y firmas
Rúbrica
VIDRIOS SUPERIOR
Bogotá D.C, 15 de agosto de 2013
Señora Martha Rodríguez Gerente de finanzas Calle 35 46-82 Bogotá D.C Me dirijo a usted para informarle que el pasado día martes 14 de agosto he recibido el catálogo de los materiales de imprenta. Quiero agradecer todas las atenciones recibidas y aprovecho para solicitarle un nuevo pedido relacionado con artículos de oficina. A continuación detallo el referido del pedido: - 5 resmas de papel tamaño carta blanco - 5 resmas de papel tamaño oficio blanco - 2 cajas de lapiceros alegro negro - 2 cajas de lapiceros alegro rojo - 2 docenas de cuadernos tamaño mediano rayados - 2 docenas de lápices negros Nº 2 Cordialmente
Yaneth Ramírez Vallejo Gerente de producción
Calle 35 9B-07, Bogotá D.C. apevi_007@hotmail. Com PBX 8840204 – teléfono 8639605
VIDRIOS SUPERIOR Bogotá D.C, 16 de agosto de 2013
Señores: VIDRIOS MAYORISTA Martha Vargas Jefe de Comunicación Calle 13 14- 86 Bogotá D.C INVITACION AL LANZAMIENTO Nueva sucursal
Cordial saludo: Nuestra compañía tiene el gusto de invitar a toda la comunidad VIDRIOS MAYORISTA, al gran lanzamiento de nuestra Nueva sucursal ubicada en chía Cundinamarca. Que se llevará a cabo en el capital de Bogotá. Fecha: 23 de agosto de 2013 Hora: 7:00 PM Es muy importante para nosotros su presencia. Atentamente, Yaneth Ramírez Vallejo
Gerente General
VIDRIOS SUPERIOR Bogotá D.C 17 de agosto de 2013
Señores BANCOLOMBIA Director del Banco Chía, parque central Solicitud de chequera Cordial saludo, Tengo la complacencia de dirigirme a Ud, para solicitarle nos permita acceder a su servicio de cartera y así poder contar con una chequera para uso exclusivo de la empresa agradeciendo la atención prestada. Cordialmente.
Yaneth Ramírez Vallejo Gerente General
MEMORANDO
Bogotá D.C 19 de agosto de 2013
Sandra Martínez Gerente de producción Convocatoria a reunión Tengo el gusto de saludarla y convocar a todo su grupo de empleados a una reunión que se llevara a cabo el viernes 2 de agosto a las 09:00 am en el auditorio central de la organización, en la cual se efectuara la capacitación de primeros auxilios para el último trimestre de 2013. Le agradezco la divulgación de esta información en sus empleados y posterior asistencia. Cordialmente,
Yaneth Ramírez Vallejo
MEMORANDO
Bogotá D.C 19 de agosto de 2013
Yaneth Ramírez Gerente General Comunicado
Sra. Martha Salvatierra con la presente le comunico que inicia el cambio de horario de la jornada diurna a la nocturna a partir del próximo 2 de septiembre deberá presentarse a las 6:00pm para iniciar las labores que ha venido desempeñando con nosotros en la empresa. Le agradezco su colaboración y posterior asistencia Cordialmente.
Yaneth Ramírez
MEMORANDO
Bogotá D.C, 16 de agosto de 2013
Yaneth Ramírez Jefe de Ventas Llamado de atención Con la presente, se le hace un llamado de atención debido a incumplir en las labores que le corresponden y por consiguiente están estipuladas en su contrato. Este es el primer llamado y de continuar incumpliendo con sus labores, estar sujeto a una sanción económica. Esperamos que solucione este inconveniente a la brevedad; contamos con su disposición para ello. Atentamente, María Restrepo Jefe de personal [email protected]
CIRCULAR 001
DC-6-0158 Bogotá D.C 20 de agosto de 2013 PARA TODO EL PERSONAL
Seminario/informando sobre el tema de Atención al cliente y calidad total. Con nuestro cordial saludo, les solicitamos su asistencia al Seminario/informando sobre el tema de Atención al cliente y calidad total. Que se llevara a cabo los días 16y 17 de agosto del 2013. Es importante presentar fotocopia de la cedula esta se deberá presentar el día 15 de agosto, en las oficinas de la dirección del talento humano. Se les proporcionara un certificado del curso a las personas que se presenten. MARÍA CRISTINA MORALES Directora de talento humano
CIRCULAR 002
DC – 6 – 0159 Bogotá D.C, 22 de agosto de 2013 PARA TODOS LOS JEFES DE SECCIÓN
Invitar a una actividad de integración a los empleados y sus familias Con nuestro cordial saludo, se les informa de la actividad de integración para los empleados y sus familias el día domingo 1 de septiembre del 2013, a las 10:00 am en el restaurante Andrés carne de res donde contaremos con:
- Celebración de la santa misa. - Almuerzo campestre. - Actividades de recreación para los niños. - Armonización a cargo de la orquesta tupamaros. - Rifas.
La actividad ira hasta las 5:00pm los esperamos Camilo Villalobos Director de talento humano
CIRCULAR 003 DC – 6 – 159 Bogotá D.C 26 de agosto de 2013 PARA TODO EL PERSONAL
Descuento Con nuestro cordial saludo la Gerencia General informa que según resolución 8720 del 15 de mayo de 2013, se aprobó establecer un descuento del 15% para todas la ventas de contado. Es de esperar que cada jefe de Sección tome las medidas necesarias para evitar especulaciones en las ventas Yaneth Ramírez Gerente General
REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO ACTA 07
FECHA: Bogotá D.C 20 de Junio de 2013
HORA: De las 9:00 a las 11:00 am
LUGAR: Sala juntas
ASISTENTES: Yaneth Ramírez, Presidente
Alexander Pérez, Vicepresidente Jennifer Vallejo, Tesorero Mónica Alfonso, Secretaria Vocales: Tamara Riaño Dora Restrepo INVITADOS: Darío Valenzuela, Asesor
AUSENTES: Martin Arévalo, vocal (sin excusa)
ORDEN DEL DÍA 1. Verificación del quórum 2. Lectura y aprobación del acta anterior 3. Estudio de los procesos hechos en la granja 4. Aprobación DESARROLLO
1. Verificación del quórum El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar. 2. Lectura y aprobación del acta anterior La secretaria leyó el Acta 06 de la reunión del 26 de Mayo de 2013, la cual fue aprobada sin modificaciones.
Acta 06 Reunión ordinaria Consejo de Administración .3. Estudio de los procesos hechos en la granja La secretaria informo los avances que se han efectuado conforme a lo propuesto en el proyecto que se le suministro al señor segundo balsero nava en donde se viene realizando la construcción de puesto mi recuerdito. 4. Aprobación Se finalizo con la aprobación de los asistentes Yaneth Ramírez, Presidente, Alexander Pérez, Vicepresidente, Jennifer Vallejo, Tesorero, Mónica Alfonso, Secretaria Vocales: Tamara Riaño, Dora Restrepo INVITADOS: Darío Valenzuela, Asesor quienes llegaron al acuerdo de terminar la construcción en los próximos días CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el 10 de
Julio de 2013, a las 9:00 am Yaneth Ramírez Vallejo Mónica Alfonso Presidente Secretaria
REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO ACTA 08
FECHA: Bogotá D.C 10 de Julio de 2013
HORA: De las 9:00 a las 11:00 am
LUGAR: Sala juntas
ASISTENTES: Yaneth Ramírez, Presidente
Alexander Pérez, Vicepresidente Jennifer Vallejo, Tesorero Mónica Alfonso, Secretaria Vocales: Tamara Riaño Dora Restrepo INVITADOS: Segundo Balsero, Dueño del predio Teresa Rocha, Esposa y socia del predio AUSENTES: Teresa Rocha sin excusa ORDEN DEL DÍA
5. Verificación del quórum 6. Lectura y aprobación del acta anterior 7. Adecuación de la finca y adecuación de detalles para la reinauguración del Proyecto Mi Recuerdito. 8. Aprobación DESARROLLO
3. Verificación del quórum El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar. 4. Lectura y aprobación del acta anterior
La secretaria leyó el Acta 07 de la reunión del 20 de Junio 2013, la cual fue aprobada sin modificaciones. Acta 07 Reunión ordinaria Consejo de Administración 3. Adecuación de la finca y adecuación de detalles para la reinauguración del Proyecto Mi Recuerdito. El dueño del predio Segundo Balsero aprobó modificaciones que serán realizadas antes de la reinauguración del proyecto, como son techo y mesón. 4. Aprobación Se finalizo con la aprobación de los asistentes Yaneth Ramírez, Presidente, Alexander Pérez, Vicepresidente, Jennifer Vallejo, Tesorero, Mónica Alfonso, Secretaria. Vocales: Tamara Riaño, Dora Restrepo INVITADOS: Segundo Balsero dueño del predio CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el 20 de
Agosto de 2013, a las 9:00 am Yaneth Ramírez Vallejo Mónica Alfonso Presidente Secretaria
REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO ACTA 09
FECHA: Bogotá D.C 20 de Agosto de 2013 HORA: De las 9:00 a las 11:00 am LUGAR: Sala juntas ASISTENTES: Yaneth Ramírez, Presidente Alexander Pérez, Vicepresidente Jennifer Vallejo, Tesorero Mónica Alfonso, Secretaria Lucia Guevara, Diseñadora Industrial Vocales: Tamara Riaño Dora Restrepo INVITADOS: Darío Valenzuela, Asesor
AUSENTES: Ninguno
ORDEN DEL DÍA 9. Verificación del quórum 10. Lectura y aprobación del acta anterior 11. Muestra de diseño bolsas para empaque de recordatorios. 12. Aprobación DESARROLLO
5. Verificación del quórum El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar. 6. Lectura y aprobación del acta anterior
La secretaria leyó el Acta 07 de la reunión del 5 de junio de 2013, la cual fue aprobada sin modificaciones. Acta 07 Reunión ordinaria Consejo de Administración 3. Muestra de diseño bolsas para empaque de recordatorios. La diseñadora Industrial dio muestra de los posibles modelos ayudando a escoger un modelo único que sería utilizado para las bolsas de empaque de los recordatorios de la granja en su proyecto mi recuerdito. 4. Aprobación Se finalizo con la aprobación de los asistentes Yaneth Ramírez, Presidente, Alexander Pérez, Vicepresidente, Jennifer Vallejo, Tesorero, Mónica Alfonso, Secretaria. Vocales: Tamara Riaño, Dora Restrepo INVITADOS: Lucia Guevara Diseñadora Industrial. CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el 20 de Agosto de 2013, a las 9:00 am Yaneth Ramírez Vallejo Mónica Alfonso Presidente Secretaria
SOBRE SOLAPA RECTA
ZONA PARA EL
CORREO
GRANJA EDUCATIVA AGROTURISTICA EL MOHAN DE
QUEBRADA HONDA
Dirección: tocan cipa en la vereda canavita sector el tablón
Teléfono:
Email:
SOBRE DE SOLAPA PICO
GRANJA EDUCATIVA AGROTURISTICA EL MOHAN DE
QUEBRADA HONDA
Dirección: tocan cipa en la vereda canavita sector el tablón
Teléfono: E-mail:
Email:
ZONA PARA SELLOS DE CORREO
LA GERENCIA DE RELACIONES INDUSTRIALES
HACE CONSTAR Que el Ingeniero Germán Ramírez Vallejo, Identificado con cedula de ciudadanía 53910236 de Bogotá, trabaja en esta empresa desde el 4 de abril de 2000 y desempeña el cargo de asistente en relaciones corporativas. Esta constancia se expide a quien interese María López de Arango
VIDRIOS CRISTAL
CONSTANCIA Yo, WILFREDO GUAMAN, con cc. N° 11204285, por medio de la presente hago
constar que conozco por más de ocho (8) años, al señor Alexander Pérez
Villalobos con cc. N° 11202314 y que en este tiempo no he notado ningún acto
para reprochar del señor ya mencionado y que es una persona responsable y
honesta.
Constancia que expido a la parte interesada, chía 18 agosto del 2013
WILFREDO GUAMAN C.C 11.204.285 CEL: 3112013140
CONSTANCIA
Hace constar que el ciudadano Sánchez Martínez José Vicente identificado con cedula de identidad N° 89356542 ingreso a esta institución el 01/09/2003. Actualmente es miembro del personal Docente en la categoría de titular dedicación exclusiva, y rector. Expedida a los 18 días de mes de agosto del 2013 Yaneth Ramírez Vallejo Cc: 53910231
Bogotá D.C, 23 de agosto de 2013
EL GERENTE DE PRODUCCIÓN
CERTIFICA:
Que a vidrios superior S.A, con NIT 387.876.007-9, se le efectuó retención en la fuente por el año gravable de 2012, según lo dispuesto por el artículo 81 del estatuto tributario. Este certificado se expide para transacción bancaria
YANETH RAMÍREZ VALLEJO
GRANJA EDUCATIVA AGROTURISTICA EL MOHAN DE
QUEBRADA HONDA
Dependencia talento humano CD 100
DISEÑO DE EMPAQUES PARA RECORDATORIOS
Fecha: tocan cipa 18 de agosto de 2013
ELABORADO POR: Nelcy Yaneth Ramírez Vallejo
OBJETIVOS
1.1 Definir diseño de paquetería para facilitar la entrega de recordatorios. 1.2 Definir costo por bolsa individual. 1.3 Presentar conclusiones. 1.4 Realizar recomendaciones.
RESUMEN
Al terminar la reunión programada con el dueño y fundador de la Granja Educativa
agro turística el Mohán de Quebrada Honda se logro definir el diseño, tamaño y
costos por unidad de las bolsas para empacar recordatorios.
- 28 de septiembre de 2013, Al terminar la realización del proyecto se acordaran fechas de entregas para bolsas de empaques para recordatorios.
2.1 SENSIBILIZACION E INICIO DEL PROCESO
Para esta actividad se dedico el inicio del proyecto el día 15 de Junio de 2013
desde las 9:00 am hasta las 12:00 mediodía se realizo la reunión correspondiente
al diseño, tamaño y costos por unidad de bolsas para empaque de recordatorios.
2.2 DESARROLLO DEL PROCESO
Se encuentra en desarrollo.
3. CONCLUSIONES
- El proceso se inicio según las fechas programadas.
- Se lograron realizar las reuniones programadas para definir el costo, diseño y tamaño de las bolsas por unidad.
- Se conoció el diseño de las bolsas para empaques de recordatorios por parte del dueño de la granja.
4. RECOMENDACIONES
- Aceptar solicitud de cambio por parte del dueño de la granja acerca de la textura del papel utilizado para la realización de las bolsas de empaques para recordatorios.
- Mantener exclusividad del diseño por parte del dueño de la granja. - Realizar solicitud de nuevo pedido de bolsas con 15 días de anticipación.
SEGUNDO VALCERO NAVAS
Dueño y administrador de la granja
NELCY JANETH RAMIREZ VALLEJO
Diseñadora y gestora de Talento Humano
Anexos: 2 Folios
4. RECOMENDACIONES
MENSAJES POR CORREO ELECTRONICO
Tocan cipa 17 de Julio de 2013
Señor
Segundo Balsero Navas
Según lo acordado en la reunión pasada el día 15 de Julio la próxima reunión para
muestra de diseño de bolsas para empaque de recordatorios será realizada el día 29
de julio del 2013,
Cordial saludo.
NELCY JANETH RAMIREZ VALLEJO
Diseñadora y gestora de Talento Humano
Teléfonos: 8634609- 3108723580
FECHA DE REUNION
DISEÑO BOLSAS PARA EMPAQUE DE RECORDATORIOS
Agosto 10 de 2013
Señor
Segundo Balsero Navas
Según lo acordado en la reunión pasada el día 29 de Julio envió adjunto imágenes
sobre las bolsas para empaque de recordatorios, quedo atenta ante cualquier
recomendación.
Cordial saludo.
NELCY JANETH RAMIREZ VALLEJO
Diseñadora y gestora de Talento Humano
Teléfonos: 8634609- 3108723580
DISEÑO BOLSAS RECORDATORIO NUEVA
Agosto 12 de 2013
Señor
Segundo Balsero Navas
Envió adjunto imágenes de los cambios enviados a su solicitud sobre las bolsas y
acordando fecha de próxima reunión para presentar bolsas de empaque para
recordatorio el día 18 de agosto, y poder definir costos por unidad.
Cordial saludo.
NELCY JANETH RAMIREZ VALLEJO
Diseñadora y gestora de Talento Humano
Teléfonos: 8634609- 3108723580