modelos de cartas
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• Cuando tenemos en mente redactar un modelo carta
renuncia, nuestro propósito principal debe ser siempre dejar
una puerta abierta porque nunca se sabe si en un futuro
próximo quisiéramos optar de nuevo a un proceso de
selección en la misma empresa en la que renunciamos ahora
a trabajar.
• La redacción de un modelo de carta de renuncia debe de seguir ciertas
pautas que a modo de ejemplo le vamos a exponer:
1. Ser sencillo y conciso, no escribir datos sin relevancia o de poca
importancia.
2. Escribir en tan solo dos párrafos las razones por las que has decidido
renunciar al empleo con sus motivos.
3. Es posible que al avisar con 15 días de antelación puedas ofrecerte para
asesorar a la nueva persona que va a ocupar tu puesto. También
conviene avisar que estas dispuesto a terminar con los objetivos que te
habías marcado para esos 15 días que vienen.
4. Agradecer por último al jefe por haberte permitido trabajar en dicho
empleo. Mantener una buena relación es siempre importante porque
nunca se sabe si vas o volver o no. No cerremos las puertas.
• A la hora de renunciar a un trabajo, se puede hacer de varias
formas. La manera más habitual es la de renunciar de manera
voluntaria. Menos habitual son las renuncias laborales
presionadas o forzadas, en cuyos casos podríamos estar
hablando de despidos ilegales en los que el empresario pretende
ahorrarse los costos que suponen el hecho de despedir a
alguien. Una renuncia voluntaria por tanto no tiene un costo para
el empresario y siempre es la mejor opción económica.
• A continuación vamos con dos modelos de renuncia, uno de
ellos de renuncia voluntaria y el otro de renuncia forzada por
parte del empresario, adivinen cual es cual...
Estimado señor Juan Pablo Gómez:
Escribo esta notificación para dar constancia escrita de mi deseo de
renunciar a mi puesto de trabajo en su empresa. Mi renuncia es por
motivos personales y no tiene ninguna relación con su empresa.
Durante todo el tiempo que trabajé aquí el trato fue muy adecuado,
tanto con mis compañeros como con mi jefe. Les deseo que la persona
que venga a ocupar mi puesto sea tan responsable como yo.
Un saludo afectuoso
Raúl Gómez
(firma)
EJEMPLO 1
A la atención del director gerente: El señor Don Alfonso Robles
Estimado señor:
Le envío mediante la presente carta mi decisión irrevocable de
renunciar de manera voluntaria a mi puesto de trabajo en su empresa.
Las condiciones laborales, así como la última legislación sobre los
derechos de los trabajadores, hacen que me resulte imposible continuar
trabajando con ustedes. Es por ello que renuncio de manera voluntaria y
además, informo que no volveré por esta empresa a no ser que las
condiciones mejoren.
Mis mejores deseos para la persona que me sustituya.
Un saludo
Raúl Gómez
(firma)
EJEMPLO 2
• Toda aquella persona que pretenda ocupar un cargo o desempeñar
un trabajo que aún no tenga, debe redactar un modelo carta
presentación.
• Ya sea antes o después de ser elegido para el dicho cargo, es muy
importante presentarse de forma correcta a las personas que le han
dado el puesto, o aún más importante, a las personas que están
pensando darle o no el puesto a usted.
• Resulta una buena estrategia que la persona interesada no se
presente por sí misma, sino que utilice a una tercera persona, que
puede ser su anterior jefe, o un compañero de trabajo que ya ocupe
un lugar dentro de la nueva empresa y pueda presentar de buenas
maneras al nuevo aspirante.
Dedicadas específicamente a los modelos de cartas
de referencia pedidas por los bancos. No cabe duda
indicar lo mas detalladamente posible los datos.
Cuanto mas detalle mejor. También se puede aplicar
en las referencias personales que se solicitan para
diferentes trabajos. Se trata de una modalidad muy
recurrente sobre todo en los países anglosajones e
Iberoamérica.
EJEMPLO:
“Mediante la presente carta hago constar que conozco de vista trato y
comunicación, desde hace más de 15 años al ciudadano Ramón López, quien
es de nacionalidad española, mayor de edad, soltero, titular del documento
nacional de identidad Nº 48366238-V, y con domicilio en la población de
Alcorcón, Municipio Madrid.
Por el conocimiento que tengo de dicho ciudadano, puedo certificar que se trata
de una persona seria, responsable, de correctos procederes y que goza de
solvencia moral en su comunidad.”
• Dependiendo de lo que se solicite, por lo general, deben
escribirse con un lenguaje claro, sin excesos de formalidad, y
exponiendo de forma clara y sencilla aquellos detalles que se
desean solicitar.
• Nunca viene mal agradecer al finalizar la carta, dando por hecho
que la solicitud va a tener respuesta.
TIPOS DE MODELO DE CARTA DE SOLICITUD:
1 - Modelo carta solicitud de trabajo.
2 - Modelo carta solicitud de préstamo.
3 - Modelo carta solicitud de beca.
4 - Modelo carta solicitud de crédito.
5 - Modelo carta solicitud de licencia.
MODELO CARTA SOLICITUD DE TRABAJO:
• Un modelo de carta de solicitud de trabajo debe tener como
finalidad la de crear una muy buena imagen y una buena
impresión de quien la escribe.
• Sobre todo la carta de solicitud debe ser limpia y clara, breve y
concisa. Recuerda que la otra persona posiblemente tenga
cientos de cartas de trabajo que revisar así que agradecerá una
carta simple y breve.
• Pero a la vez de breve, debemos incluir toda la
información necesaria para entender y dar a entender
quiénes somos los que interactuamos.
• Antes de empezar a redactar su modelo de carta de
solicitud de trabajo, conviene que reúna toda esa
información para que la tenga a mano.
Información que necesitará:
- Su dirección física, dirección de correo, teléfonos, números de
identidad, etc.
- Lista de trabajos anteriores ordenados con orden inverso, dejando
el más antiguo para el final.
- Las escuelas o universidades.
- Las referencias o recomendaciones por parte de otras personas o
instituciones.
• Por último, antes de redactar su solicitud, también conviene seguir
ciertos consejos :
1 - Use un procesador de textos (tipo Word) que le ayudará con los
márgenes, con la ortografía y con la configuración de su carta.
2 - Utilice el nombre de la persona encargada de contratarle. Esto ayudará a
un mejor acercamiento.
3 - Si no sabe como expresar una palabra, busque en el diccionario
sinónimos así evitara repetir la misma palabra una y otra vez.
4 - Despídase con un simple "atentamente" sin entrar en excentricidades ni
en frases ostentosas que llamen la atención.
5 - Por último, a pesar de haber escrito la carta con el ordenador, firme la
misma con un bolígrafo de tinta.
• Un modelo carta recomendación es un formato eficaz utilizado
principalmente en los procesos de selección de personal. Acostumbran
a ir acompañadas con el Curriculum vitae y tienen como finalidad la de
ofrecer información extra ajena al solicitante en la que se expone de
manera siempre positiva la pasada vida laboral así como sus cualidades
humanas, que comprensiblemente no pueden ir incluidas en el CV.
• Lo más importante no es el contenido de la carta, ya que
supuestamente va a ser positiva. Lo más importante es Quién la firma;
sin embargo, redactarla puede ser muy difícil o llevar mucho tiempo.
Cuanto mayor sea el cargo de quien la escribe, por lo general, no
dispondrá de mucho tiempo, o considerará secundario el esforzarse por
escribirla, por lo que siempre deberemos ofrecerle un borrador que le
facilite su labor.
• Una carta de recomendación correcta debe tener 4 partes bien
localizadas:
1 – Identificación:
Dirigida a la persona encargada de la selección del personal.
Siempre es importante conocer el nombre propio y su cargo de
adopción.
2 – Contexto:
En las siguientes líneas debe aparecer el trabajo o actividades
desempeñadas por la persona recomendada siempre desde el
punto de vista del recomendador.
3 – Recomendación:
Se trata de una frase de apoyo a la captación de la persona en
la nueva empresa. Destacando lo positivo que puede llegar a ser
esta nueva inserción
4 – Cierre:
Por último una despedida cordial invitando a solicitar
información complementaria o aclarar dudas que pudieran
surgir.
Asimismo deben aparecer los siguientes datos:
– El nombre de las personas implicadas, esto es, el nombre de la
recomendada y la del que lo recomienda.
– Una descripción de la primera toma de contacto (referencia en tiempo y
lugar).
– Características positivas de la persona a recomendar dentro de su
entorno laboral.
– Características positivas de la persona a recomendar respecto a la
persona que le recomienda.
– Información de contacto (Teléfono, email...) Quedando a disposición de la
nueva empresa.
• El modelo carta despido es un documento difícil de redactar, y no por
su contenido en sí, sino por lo duro del hecho que supone hacerse. El
hecho de despedir a un trabajador no es para nada un asunto fácil,
no sólo por lo traumático de la situación, sino por el hecho de que
pudieran ocasionarse posteriores acciones legales que en algunos
casos, conllevan a una huelga o a la paralización de todo el personal
de la empresa en honor y en amistad de la persona despedida.
• En el mejor de los casos, el despido ya ha sido advertido previamente
con el empleado, ya se han tratado los temas importantes y ya lo ha
aceptado. Entonces, por tanto la Carta de Despido no es más que
puro formalismo.
• Invitar produce placer.
• Las personas que se consideran generosas y que poseen
algún tipo de sensibilidad siempre se complacen de poder
hacer una invitación.
• Todos estos actos de generosidad, crean un buen
ambiente, estrechan las relaciones, y resultan siempre al
final con balance positivo. Por todo esto, en una invitación
que se haga mediante un modelo de carta se debe
expresar siempre sin olvidarnos la gratitud dando por
hecho que van a aceptar nuestra invitación.
• Los puntos importantes en una carta de invitación son:
1. Fecha y hora.
2. Lugar.
3. Cantidad de personas invitadas.
4. Detalles.
• Una carta de pedido es consecuencia de una carta de oferta anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o clientes los que se dirigen mediante un modelo de carta de pedido de forma espontánea y por iniciativa propia.
• Lo más importante en este tipo de cartas de pedido es planificar anteriormente lo que se va a pedir. Por norma general suelen ser grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o expresado en cantidades o cajas...etc. Por lo tanto no queremos equivocarnos y requiere que repasemos atentamente una y otra vez el modelo de carta de pedido antes de enviarse.
• Conviene también indicarle a la casa vendedora a la que
enviamos el pedido que nos responda confirmándolo lo antes
posible indicándonos también si existe algún problema de forma
que tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer
cambios.
• Los plazos de entrega y sistemas de envío también son
importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del
sistema de pago o cobro, si nos hacen descuentos por compras
superiores a cierto numero de productos o no. Formas de
financiación, comisiones, etc.
• Todos estos aspectos son de máxima importancia en función
de nuestras necesidades de venta o de adquisición de
productos.
• Otro dato importante dentro de la carta de pedido es conocer
claramente los gastos de envío.
• A modo legal, se suele informar sobre si la carta de pedido se
debe reintegrar como un contrato o como simplemente un
documento.
• Suele ocurrir en ciertas ocasiones que el empresario o dueño de un
negocio o comerciante tiene interés en enviar un comunicado o
hacer llegar una noticia a un numero grande de personas.
• Para realizar esto, el contenido de la carta que reciben las personas
es el mismo. Este tipo de cartas recibe el nombre de circular
o modelo carta circular.
• Un uso típico de un modelo carta circular es la apertura de un
negocio, invitando a la inauguración, la fundación de una nueva
sociedad o cualquier cambio de interés general para el resto de
trabajadores.
• Al igual que el resto de cartas, no conviene exagerar la cortesía
• Una carta de envío es aquel tipo de carta en el que el
comerciante anuncia de manera escrita el contenido de un envío
o un paquete, detallando de forma descriptiva los productos, así
como las unidades y datos importantes por unidad. Un modelo
de carta de envío debe contener también nuestros datos
personales, o los datos de la empresa que realiza dicho envío.
• Es también de suma importante anotar la fecha exacta en la que
se realiza la carta y el envío, ya que la mayoría de los problemas
y discrepancias entre clientes y comerciales, siempre reside en
los tiempos de envío. De esta manera, siempre podemos
disponer de una prueba más de que nuestra mercancía fue
enviada en las fechas sugeridas por los clientes.
• La carta de licencia es una carta de responsabilidad es aquella
carta en la que la persona que la redacta asume un compromiso
y declara ser responsable del asunto al que se refiera. Entonces
se entiende que una carta licencia es aquella en la cual se
concede permiso a una persona por parte de un superior, ya sea
una licencia de trabajo, licencia de manejo de armas, licencia de
manejo, licencia de inasistencias por salud, entre otras.
• A lo largo de la vida, nos encontramos con cartas desagradables,
pero que no tenemos otro remedio que enviar. Nos referimos a
las cartas de pésame. Ocurre cuando muere algún familiar de
alguien que conocemos, que para transmitirle nuestro
sentimiento y solidaridad, necesitamos un modelo de carta de
pésame para expresar dichos sentimientos. Al mismo tiempo que
se da el pésame a través de este tipo de cartas, también es
posible introducir ciertas excusas de porqué no podemos acudir
al funeral.
• El modelo de carta de reclamo se utiliza para realizar una queja o
reclamación sobre un producto o un servicio que nos ha dejado
insatisfechos o no se corresponde con el precio o lo acordado
previamente.
• Una vez que nuestras expectativas no han sido cumplidas, no nos
queda otra opción, si no queremos ir, que quejarnos por escrito
mediante un modelo de carta reclamo, donde aparecerá de forma
escrita nuestras reclamaciones y las quejas por las que
consideramos que no nos ha satisfecho el producto o el servicio.
• Aunque son muy pocas las personas que se deciden a redactar
una carta de reclamo, ya que muchas veces no sirven para nada,
se les debe conceder un justo valor, sobre todo para el
empresario, ya que es una fuente primordial para conocer los
fallos de nuestro servicio. De ahí que muchos centros muestren
siempre el libro de reclamaciones. Les hacemos un favor al
plasmar nuestras quejas, y a la vez podemos conseguir que la
calidad mejore en un futuro.
• El acta es la narración o reseña de lo sucedido en una
reunión, en una junta o sesión. Estas dos definiciones
establecen las dos clases de Actas que se realizan en
la actividad comercial. La redacción de un Acta debe
ser lo más objetivo posible. Se extenderá por la
persona que actúe de Secretario en la Junta o
reunión, el cual firmará en unión del Presidente y de
todos los Vocales que hayan asistido a la misma.
• El Acta se comenzará haciendo constar en letras el nombre de la
ciudad donde se celebre la reunión, hora y fecha. Nombres de los
asistentes, persona que la preside y la existencia del quorum. Se
hará constar también si se reúnen en Junta General, Ordinaria o
Extraordinaria, indicando el orden del día. Se dejará constancia de
todo lo que se vaya tratando, con los nombres de los que
intervinieron e hicieron uso de la palabra y lo que expusieron,
asimismo como las incidencias que se provoquen, todo ello en el
mismo orden que vaya sucediendo.
• Seguidamente se especificará los puntos aprobados o
los acuerdos tomados, haciendo constar si lo fueron
por mayoría o el resultado obtenido en la votación. A
continuación se pondrá fin con la afirmación de que el
Presidente declara terminada la sesión al no haber
más asuntos de que tratar y firman el Acta las
personas a quienes les corresponda hacerlo.
Acta de la reunión de Junta Directiva
de la empresa SISTEMAS UNIDOS
En la ciudad de Madrid, a las 10:00 a.m. del día 20 de enero del 2009, se reúnen en el salón de
conferencias de la empresas SISTEMAS UNIDOS, los miembros que integran este claustro, para
celebrar sesión ordinaria de Junta Directiva. Preside la señora Liliana Pérez y actúa como
Secretario el que suscribe.
ASISTENCIA
La Presidenta declara abierta la sesión y pide al Secretario que pase lista. El Secretario anota la
asistencia de los miembros: Mario Gómez, Ricardo González, Julio Moreno, Ana Rodríguez y
Susana Amador, Luego de verificar el quorum se procede a la lectura del acta de la sesión
anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.
INFORME DE LA PRESIDENTA
La Presidenta presentó el libro de Balance que lleva la Empresa y el cuadro demostrativo de las
operaciones realizadas, al 31 de diciembre de 2008. Dio una información amplia y detallada
acerca de la marcha de los negocios y contestó satisfactoriamente todos los puntos que le
fueron consultados por la Asamblea.
Los accionistas se manifestaron muy complacidos de la marcha de los negocios y se acordó por
unanimidad de votos, aprobar en todas sus partes los asientos de contabilidad.
Al no existir otro asunto que tratar, la Presidenta clausura la sesión a las 12:30 p.m. y el Secretario
levanta la presente acta que suscriben ambos.
Liliana Pérez PRESIDENTA
Luis Ponce SECRETARIO
• Un informe es la descripción y el análisis de un hecho, de un
problema, de una investigación, de un proyecto, de una tarea, de
ideas, etc.
• Dentro de una compañía, entidad o institución, los informes se
dirigen casi siempre a los superiores en rango o categoría.
Igualmente, pueden darse entre empleados de igual rango.
Además pueden ser enviados a personas fuera de la institución,
por ejemplo, a clientes, agencias, representantes, etc.
CARACTERÍSTICAS:
• Los datos en un informe, deben ser presentados en forma clara y
puntualizada, ya que la intención del informe es llegar al
conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia o
institución.
• Una de las características más importantes del informe es que
deben ser de fácil lectura, interesante y bien presentado. Su
extensión debe ser únicamente la necesaria, aunque ésta
depende del asunto a informar.
• La redacción debe ser corriente, directa, objetiva y exacta. El
informe debe ser escueto, sin caer en el brevedad. Todas las
opiniones que se den en un informe deben ser sustentadas. Se
deben utilizar o mencionar el mayor número posible de datos
referentes al informe que se haga (porcentaje, términos,
números y otras cifras).
PARTES DE UN INFORME:
• No existe una forma o un guion exacto que sea válido para todos
los casos de informes, pero como una indicación se sugiere el
siguiente esquema:
1. Persona o Institución a quien va dirigido.
2. Título del informe.
3. Autor o autores.
4. Descripción del problema u objeto del informe.
5. Análisis (comprende estudios, investigaciones, métodos usados,
etc.).
6. Conclusiones
7. Recomendaciones o Sugerencias.
8. Firma responsable.
9. Fecha.
Informe dirigido al Gerente General
EMPRESA PRADO
Ventas de piezas de auto en la provincia de Santa Cruz
Presentado por: Mario Mora, Gerente de Ventas
El Problema:
Como las estadísticas de ventas de la compañía indican una disminución bastante significativa en las ventas de
piezas automotrices en la provincia de Santa Cruz, se me encomendó hacer la investigación necesaria e
informar a la Gerencia General los resultados y algunas sugerencias para su solución.
Análisis:
En mi recorrido por los establecimientos comerciales de las cabeceras de provincias he recibido numerosas quejas
sobre la tardanza en los envíos de los pedidos.
Algunos comerciantes han comenzado a hacer pedidos a la competencia, precisamente a causa de la demora en
la entrega de estos últimos meses y a que la competencia está ofreciendo un porcentaje mayor en las ventas
al contado. Estas circunstancias son bastante graves, ya que dichos clientes, a su vez, abastecen a otros
comerciantes de comunidades cercanas.
Conclusión:
Creo que es evidente que la única forma de no seguir perdiendo clientes y de atraer nuevos compradores es
tratando de ganarle a la competencia en servicios y ventajas sobre las ventas.
Sugerencias:
Recomendamos hacer un estudio sobre los precios de nuestros artículos al crédito y al contado para buscar la
manera de aumentar un poco los porcentajes de comisión de ventas.
Además es urgente revisar y organizar el Departamento de embarque y servicio de carga y transporte, de manera
que estos servicios sean más dinámicos, ágiles y eficientes.
MEMORANDO.
• El documento llamado memorando (del latín memorándum,
algo que debe tenerse en la memoria) es la comunicación
breve más usada comercialmente.
• El memorando se emplea dentro de un negocio o compañía
como comunicación interdepartamental y con fines
específicos, sirviendo como recordatorio de una orden, para
comunicar envíos de facturas, solicitar documentos, para
informar o solicitar informes, datos, etc.
CARACTERÍSTICAS:
• Por tratarse de una comunicación interna, se prefiere el menor
número de elementos, así como el más funcional y práctico formato.
• Usualmente, su redacción suele hacerse en impresos que cada
empresa posee con su propio membrete. Su tamaño depende de las
necesidades de la empresa pero, generalmente abarca la mitad de
una hoja-carta, usada vertical u horizontalmente. Puede tener líneas
o no tenerlas.
• El texto del memorando se redacta en forma breve e impersonal y
los párrafos se escriben a espacio sencillo. No lleva saludo, ni
despedida formal. El tratamiento final es la palabra atentamente.
El remitente puede firmar con su nombre completo o con sus
iniciales.
PARTES DE UN MEMORANDO.
• Membrete: La palabra Memorando impresa en mayúscula y
escrita en el centro.
• Fecha.
• La letra A: o la preposición PARA: que significa a quien se dirige,
es decir el nombre del destinatario (departamento o jefe de
Sección).
• DE: Departamento o persona que lo envía.
• ASUNTO: De que trata el documento (frase breve).
• Texto o mensaje de la comunicación.
• Iniciales o firma del remitente.
FECHA: 24 de septiembre de 2010
PARA: Roberto Pérez
DE: Gerente Administrativo
ASUNTO: Ascenso de categoría
Nos complace informarle que, a partir de la fecha, usted ha sido ascendido al
cargo de Supervisor de Reclamos, razón por la cual debe presentarse
ante el señor José Ramírez, subgerente de Recursos Humanos, quien le
asignará sus nuevas funciones.
La excelencia en el desempeño de sus labores lo ha hecho merecedor del
reconocimiento que hoy le brindamos.
Le deseamos éxito en sus nuevas funciones.
Copia: Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Reclamos