guia contable

ADMINISTRACIN Y FINANZAS

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SSeessiioonneess 1133 yy 1144

CCiicclloo CCoonnttaabbllee,, DDeessccrriippcciinn ddeell PPrroocceessoo CCoonnttaabbllee yy LLiibbrrooss

ddee CCoonnttaabbiilliiddaadd

IINNTTRROODDUUCCCCIIOONN George Lucas es el Gerente Administrativo y Financiero de la empresa distribuidora Citripio SA, dedicada a la comercializacin de autopartes de las marcas ms exclusivas de autos. La empresa, era una distribuidora de prestigio, que perteneca al rgimen general y cuya facturacin anual bordeaba los dos millones de soles al ao.

George, tena a su cargo el rea de contabilidad, tesorera y finanzas, pero le dedicaba ms tiempo a hacer las proyecciones financieras de la empresa. Un da lleg a la oficina, un documento de fiscalizacin de la SUNAT para dentro de 2 das. La contadora le avis a George sobre la revisin y le mencion que tenan un gran problema ya que no se haba

impreso los libros contables desde haca ms de un ao. Toda la contabilidad se llevaba a travs de un software contable llamado Sistcont, estaban al da en la contabilidad y con la SUNAT, pero el da a da le ganaba, as que priorizando, dej de lado la impresin. George de inmediato dio la orden de empezar a imprimir todos los libros contables. El primer inconveniente que tuvieron fue que solo tenan una impresora en el rea, por la que tuvieron que pedir apoyo a las dems reas, as que consiguieron dos impresoras ms. El segundo problema fueron las hojas notariadas, ya que no se podan imprimir en cualquier hoja. Se haban mandado a legalizar a la Notaria las hojas para el registro de compras y el de ventas, pero an no se haba hecho para los dems libros contables. Igual el correlativo, llegaba solo hasta mil, de las cuales ya se haba impreso hasta la mitad, y la contadora calculaba que la impresin de solo esos dos libros sera de ms de dos mil hojas. Deban llevar a la notara, ms hojas siguiendo la correlacin numrica. Eso quera decir, que tres impresoras a la vez, no podan imprimir el mismo libro contable ya que deban


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ser impresos segn la fecha del registro y adems en las hojas continuas. Tuvieron que ir a la notara para que le sellen y le autoricen la impresin de muchas hojas ms. George no entenda la magnitud del problema. La empresa deba de imprimir todos los libros contables, es decir el registro de compras, ventas, el libro diario, mayor, el libro de retenciones, planilla, etc. Recin comenz a darse cuenta del problema cuando se empez a imprimir el libro diario. Solo el primer mes haban salido ms de doscientas hojas y se haban demorado casi una hora. Llevar las hojas a la notara, para que le pongan el sello de las pginas y la autorizacin, haba demorado ms de cinco horas, ya que eran en total ms de diez mil hojas para todos los libros de contabilidad. Y por si fuera poco, una vez que se terminaran de imprimir todas las hojas, cada uno de los libros deba ser empastado, ya que era parte de la ley. El mismo da de la fiscalizacin, el rea de contabilidad, segua imprimiendo, mientras que otra persona estaba con una secadora de pelo, tirndole aire a los libros ya empastados para que secaran rpido. La fiscalizacin lleg y el agente de la SUNAT le pidi el registro de compras del mes de Enero del 2013 y se lo entregaron. Mientras lo revisaba, el libro se iba abriendo y desprendiendo del empaste ya que estaba demasiado fresco. El segundo libro que solicit fue el Libro de Activos Fijos, pero del ltimo trimestre del 2013. Lamentablemente, ese era el libro que estaban imprimiendo, as que no se lo pudieron dar. Era de esperarse que la SUNAT le pusiera una multa por incumplimiento, ya que es obligacin de la empresa tener todos sus libros contables e impresos. Entonces, consideraran ustedes que fue un problema de negligencia o de desconocimiento?

El Gerente no tiene la culpa directamente, pero igual el debera tener mecanismos de control a las

reas que tiene a su cargo. Es importante saber qu es lo que est pendiente, cules son las leyes

pertinentes y qu problemas podra ocasionar a la empresa.

El hecho de tener un contador, no implica que no se pueda controlar de manera eficiente. De vez

en cuando, siempre es bueno que se fiscalice o audite a las reas. En el rea contable no solo nos


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referimos a la impresin de los libros, sino tambin en verificar si se est al da en el pago de

impuestos, declaraciones, etc. Esta verificacin se puede hacer en lnea, a travs de la pgina web

de la Sunat, y entrado con la clave de SOL de la empresa.

Por ms que no seamos contadores, no implica que nos quedemos con los brazos cruzados.

Podemos aprender cada da algo nuevo sobre la contabilidad y normatividad, para que as, no nos

agarren de improviso o tengamos que pagar multas.

CCOONNTTEENNIIDDOO

EEll CCiicclloo CCoonnttaabbllee En la Contabilidad, lo principal es proporcionar

informacin que se pueda utilizar para analizar e

interpretar. Toda empresa necesita tener, de

manera peridica, informacin sobre cmo va la

marcha del negocio, medir y comparar dos fechas,

llamado periodo, y as en base a los resultados,

se pueda tomar decisiones que ayuden a mejorar

el negocio.

Para algunos fines tributarios (Como por ejemplo

la presentacin de la Declaracin Jurada- DJ), se

trabaja con un ejercicio, o ejercicio econmico,

que corresponde a un ao, empezando del 1ero.

de Enero, hasta el 31 de Diciembre. Tambin

existen presentaciones a la SUNAT de manera

mensual, ya sea a travs del PDT (Programa de Declaracin Telemtica), que es un medio

informtico que permite a las empresas declarar, o a travs de formularios impresos.

Mensualmente, las empresas hacen declaraciones sobre el IGV (Impuesto General a las Ventas),

ITF (impuestos a las transacciones financieras), Impuestos de 4ta. Categora, PLAME (Planilla

electrnica), etc.

Para fines financieros, la gerencia mayormente solicita los EEFF de manera mensual, pudiendo

tener otro tipo de periodicidad.


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DDeessccrriippcciinn ddeell PPrroocceessoo CCoonnttaabbllee

Todo proceso contable inicia con la apertura de un libro o registro (Libro de Inventarios y

Balances). Ac se detalla el estado patrimonial de la empresa, detallando los bienes (activos) y sus

obligaciones (pasivo y patrimonio). Este proceso se puede dar al iniciar la actividad, y ao tras ao,

al iniciar el ejercicio o periodo contable.

Todas las operaciones econmicas de la empresa, deben registrarse en el libro diario (compra o

venta de productos o servicios, pagos de deudas, prstamos bancarios, pago de la planilla etc.),

adems se debe de tener toda la documentacin que la sustente. Todas las transacciones se

registran en el Libro Diario, o en el Libro Diario Simplificado, como lo veremos ms adelante.

El registro tiene carcter obligatorio adems que debe de ser cronolgico. El Libro Diario, se vale

de la teora del cargo y del abono, que se basa en el principio de contabilidad de Partida doble:

No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.

Las transacciones se hacen por medio de asientos, que segn la naturaleza de la cuenta, se

colocarn en el lado del Debe o en el lado del haber, segn aumenten o disminuyan.

Ej.: Activos Aumentan por el debe Disminuyen por el haber Pasivos Aumentan por el haber Disminuyen por el debe Patrimonio Aumentan por el haber Disminuyen por el debe

Inicio


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El Libro Diario simplificado tambin se vale del mismo principio, pero se diferencia solo en los signos: positivo si la cuenta aumenta, y negativo si la cuenta disminuye. Al terminar el periodo, las empresas deben realizar los ajustes necesarios para cumplir con la normativa, ya que muchas veces la contabilidad puede diferir de las leyes tributarias, as como se pueden corregir algunos asientos que fueron hechos de manera incorrecta, ya que es casi inevitable cometer errores y es necesario una revisin al finalizar el periodo. Es importante que estos ajustes se hagan antes del cierre contable, y su importancia radica en que las empresas deben tener la informacin exacta de lo que en la informacin financiera. Ej. Provisiones de cobranza dudosa, desvalorizacin de existencias, depreciaciones, etc. Se recomienda hacer auditoras peridicas con la finalidad de detectar los errores a tiempo. A continuacin se procede a Mayorizar, y es donde se agrupan, clasifican y calculan los saldos de cada cuenta, y se determinan los saldos. En la actualidad este clculo es ms fcil debido a que la mayora de empresas utilizan un software contable para su registro, y estos programas tienen un sistema en donde se pueden calcular automticamente los saldos, y es por ello, la importancia de revisar los registros y verificar si han sido digitados correctamente. Manualmente se puede mayorizar a travs de una Cuenta T Ej.: Veamos la cuenta Efectivo y equivalente de efectivo (Activo). Los nmeros que aparecen en el lado izquierdo (Debe), significan que el efectivo ha aumentado. Los nmeros que aparecen en el lado derecho (Haber), significan que el efectivo ha estado disminuyendo.

La empresa adems debe comprobar matemticamente las anotaciones escritas en el Mayor, y para ello, se realiza el Balance de Comprobacin de sumas y Saldos. El Balance de Comprobacin, es un instrumento financiero que se utiliza para ver el total de las cuentas, su suma de dbitos (debe) y crditos (haber), para que de esta forma, poder ver un resumen del estado financiero. Observemos el siguiente cuadro del Balance de Comprobacin. Se coloca cada cuenta del activo, pasivo y patrimonio (Estado de Situacin Financiera), as como todos los ingresos y gastos (Estado


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de Resultado). Cada cuenta se coloca en orden (Segn el Plan Contable Generalmente Aceptado PCGA). Cuando hicimos el ejemplo del Mayor de la cuenta Efectivo y equivalente de efectivo, tenamos la suma del debe y la suma del haber. Se colocan ambos datos en el cuadro de SUMAS. Para hallar los SALDOS, basta con restar el nmero mayor menos el menor, y se coloca o en el Saldo Deudor o Saldo Acreedor. En el ejemplo que estamos viendo, como el debe es mayor que el haber, entonces se coloca en el saldo deudor. (*) En los tributos por pagar, observamos que el monto del haber es mayor que el debe, y por eso el saldo es acreedor. Como los tributos por pagar, es un pasivo, estos aumentan por el haber. Si el monto del debe es mayor al haber, eso significa que esta cuenta en lugar de aumentar, est disminuyendo. A esto se le llama crdito fiscal, que es un saldo a favor de la empresa. Los INVENTARIOS, son cuentas del Estado de Situacin Financiera, y se colocan los montos si son activos, pasivos o patrimonios. Los RESULTADOS, son cuentas del Estado de Resultado, ya sea ingresos (ganancias) o gastos (prdidas). Con esta informacin se elaboran ambos Estados Financieros:

Luego de elaborar ambos Estados Financieros, la gerencia revisa la informacin para poder ver el desempeo y el desarrollo de la empresa, y as poder ajustar sus estrategias y ver las acciones que ayuden a mejorar la rentabilidad del negocio.


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LLooss LLiibbrrooss ddee CCoonnttaabbiilliiddaadd Son libros especiales donde se registran de forma ordenada, correlativa y analtica las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa en un determinado periodo. Cobran importancia, porque permiten registrar las operaciones empleando reglas o disposiciones establecidas. Los libros deben de estar debidamente legalizadas ante notario pblico, y antes de su uso. Los libros pueden ser de forma manual o llevada bajo un sistema contable computarizado, donde deber ser impreso y legalizado. La impresin debe estar en hoja numerada y su impresin debe estar de manera correlativa. Para efectos tributarios, la SUNAT exige que todas las hojas sueltas o continuas, sean empastadas, hasta por un ejercicio gravable, y debe de hacerse dentro de los cuatro primeros meses del ejercicio siguiente. Cuando la empresa registra las operaciones en los libros contables, deber tenerse toda la documentacin que justifique y acredite las operaciones registradas. Por ejemplo, la empresa tiene mil hojas ya numeradas del 1 al 1000, y stas sern usadas para el Libro de Ingresos. Estas hojas numeradas se llevan a la notara para que le ponga el sello al inicio y as la empresa pueda imprimir el libro contable. Si la empresa se equivoca en imprimir o tuviera error alguna hoja, sta NO se puede romper o botar, sino que igual debe estar dentro del libro con una raya o marca que indique que la hoja est anulada. La impresin empezara con el primer da de operacin, y se hace fecha por fecha. Por ningn motivo se puede imprimir fechas que no sean correlativas. Si se llegaran a acabar las hojas, se deber notariar ms hojas, pero empezando desde el 1001. En caso que se tenga que imprimir otro libro contable como el Registro de compras, se proceder de igual manera a empezar del nmero uno, hasta donde se vaya avanzando. Una vez que se tengan impresas, se deber empastar. Cada uno de los libros contables tendr su propia numeracin.

CCllaassiiffiiccaacciinn DDee LLooss LLiibbrrooss Segn las operaciones que se registran, los libros pueden ser:

Principales Auxiliares


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LLiibbrrooss PPrriinncciippaalleess

Son aquellos que se utilizan para registrar en forma inmediata y sistemtica las operaciones que realizan las empresas o para centralizar las operaciones asentadas analticamente en los libros auxiliares. Constituyen la columna vertebral de todo sistema contable y sirven de base para preparar los Estados Financieros. A continuacin le ponemos algunos de los libros ms importantes:

Libro de Inventarios y Balances

Libro Diario / Libro Diario de formato simplificado

Libro Mayor

LLiibbrrooss aauuxxiilliiaarreess OObblliiggaattoorriiooss

Son aquellos libros complementarios, que auxilian o apoyan a los libros principales. Algunos de ellos son considerados como auxiliares obligatorios a fin de determinar las operaciones gravadas y no gravadas con respecto al IGV, solicitado por la SUNAT. A continuacin le ponemos algunos de los libros ms importantes:

Registro de Compras Libro de Gastos

Registro de Ingresos Libro de Ventas

Libro Caja y Bancos

Libro de Planilla

Registro de Percepciones

Registro de Retenciones

Registros de Control de Inventario (Krdex en unidades o valorizado)

Registro de Control de Bienes del Activo Fijo, etc.

LLiibbrrooss AAuuxxiilliiaarreess VVoolluunnttaarriiooss

Registro de control de cuentas por cobrar

Registro de control de cuentas por pagar

Libro caja chica, etc.

Mayor informacin en la pgina web de la SUNAT: http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=353:01-libros-y-registros-vinculados-a-asuntos-tributarios&catid=60:libros&Itemid=108


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LLEECCTTUURRAA:: UUnn aannlliissiiss aa pprrooffuunnddiiddaadd

En la actualidad, los Estados Financieros (EEFF) segn la NIIF (Normas Internacionales de

Informacin Financiera) comprenden:

Estado de Situacin Financiera (Antes Balance General)

Estado de Resultados (Antes Estado de Ganancias y Prdidas)

Estado de Resultados integrales

Nuevo Estado de Utilidades integrales (Antes Estado de cambios en el Patrimonio Neto)

Estado de Flujo de Efectivo

Las notas, incluyendo el resumen de las polticas de contabilidad ms significativas.

Es importante conocer cul es el objetivo principal

de los EEFF, ya que principalmente son

herramientas que permiten dar informacin que

ayudan a interpretar la situacin econmica y

financiera de la empresa. Con apoyo de ellos, la

gerencia puede proyectar los resultados,

diagnosticar, y tomar decisiones adecuadas y

oportunas, para el cumplimiento de sus objetivos.

Al ser tan til la informacin que brinda no solo a

la gerencia, sino tambin a los dems usuarios, es

importante que sepamos entenderlos, leerlos e

interpretarlos, para as poder tener un diagnstico

ms exacto.

Todos los EEFF deben ser analizados de manera simultnea, mediante alguno de los mtodos:

Anlisis Estructural o vertical, Anlisis de tendencias u horizontal, Anlisis de ratios o razones, entre

otros. El anlisis financiero permiten: detectar problemas o incoherencias en los resultados;

organizar la informacin, relacionarlos y compararlos con otros periodos, para descubrir algn

resultado o situacin fuera de los rangos normales; identificar puntos fuertes y dbiles de la

empresa; optimizar las decisiones para mejorar el valor de la empresa, etc.

El anlisis de los Estados Financieros es comparativo, porque observa varios periodos y determina

los cambios ms relevantes de manera porcentual o numrica; analiza las tendencias partiendo de

los resultados que ayudan a predecir y proyectar las cifras de las partidas ms significativas; y utiliza

las relaciones de los indicadores financieros.

Es necesario tambin, realizar un anlisis externo de las variables que afectan a la empresa: Variables

polticas, ambientales, sociales, tecnolgicas, econmicas, legales, demogrficas, etc. Se apoya

adems en el anlisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) propias del

negocio debe verse dentro del sector, y la competencia.


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Hoy en da, se tiene gran cantidad de informacin

no solo proporcionada por la contabilidad, sino

tambin por el rea financiera, legal, de ventas etc.

La capacidad de un buen empresario radicar en

saber discernir y analizar solo la informacin que

sea relevante para una buena direccin.

Como cualquier trabajo, solo la prctica y la

experiencia nos permitirn interpretar y utilizar de

mejor manera la informacin. El conocimiento de la

contabilidad es el pilar principal, si no lo

entendemos, no lo podremos interpretar.

Mg. Elva Hamada

guia contable

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