guia 6 catalogo de cuentas

7/26/2019 Guia 6 Catalogo de Cuentas

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3.3.4 Indague acerca de la estructura (fecha, detalle, saldos iniciales, movimientos, saldos nales,totales, etc.) y el procedimiento para su correcto diligenciamiento (paso a paso operativo) de lossiguientes temas y realice un instructivo explicativo por cada uno de ellos.

1. Comproantes de diario.!. "iro de Inventarios y #alances.3. "iro diario.

4. "iro $ayor y #alances.%. "iro &iscal de 'peraciones iarias.. #alance de Comproaci*n.+. 'tros "iro (ctas).-. "iros auxiliares.

/02/0

1. C'$'#5/0 / II'.

Previamente al registro del hecho econmico en los libros de primera entrada o resumen, debe elaborarse uncomprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, enidioma espaol en forma manual o informatizada. El comprobante de contabilidad debe tener numeracinconsecutiva dejndose constancia de las personas que lo elaboraron aprobaron, fecha, origen, descripcin,cuant!a de las operaciones, cuentas afectadas con el registro con su cdigo nombre correspondiente en el P"#.El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones deun d!a, varios d!as, una semana, varias semanas, pero el per!odo resumido no debe sobrepasar un mes. $i laempresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios comprobantes correspondientes a un d!a.

El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de registro cronolgicoo diario en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido en elart!culo %& del #digo de #omercio '() del *ecreto (+% de '&&-.

as Partidas o #omprobantes de *iario tienen como propsito registrar cada operacin que se realiza en unaempresa o negocio, a sea de carcter comercial, industrial o de servicio.

$e elabora un #omprobante por cada d!a en el que se registren transacciones econmicas. "na de lascaracter!sticas de las Partidas de *iario es que en los totales, /l *E0E siempre tendr igual cantidad que el120E3.


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2 continuacin se muestran los cuatro #omprobantes de *iario correspondientes a cada uno de los d!as en losque se registraron las transacciones comerciales presentadas anteriormente.

egistro de Comproante de iario.

C*digotitula cdigo, tiene por 4nalidad solo 5nicamente registrar el n5mero asignado a la

cuenta.

etalletitula detalle, concepto o descripcin, tiene por 4nalidad solo 5nicamente registrar los

t!tulos de cuentas, sub6cuentas la glosa.

eetitula debe, tiene por 4nalidad registrar solo 5nicamente valores de las cuentas que haan

sido debitadas o cargadas.

6aertitula haber, tiene por 4nalidad registrar solo 5nicamente valores de las cuentas que haan

sido abonadas o acreditadas.

reparadotitula preparado por, tiene por 4nalidad registrar el nombre completo cargo 4rma de

la persona que prepar el comprobante de diario.

evisadotitula revisado por tiene por 4nalidad registrar el nombre completo careo 4rma de la

persona que reviso la preparacin del comprobante de diario.

proadotitula aprobado por tiene por 4nalidad registrar el nombre completo cargo 4rma de lapersona que arrobo la revisin preparacin del comprobante de diario.


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!. "I#' / I57/5I'0 8 #"5C/0.

2l iniciar sus actividades comerciales, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un inventario un balance general que permitan conocer de manera clara completa la situacin de su patrimonio. Ellos debenregistrarse en el libro de inventarios balances, de acuerdo con las normas legales.

egistro en el liro de Inventarios y #alances

*espu/s de elaborar el inventario general inicial el comprobante de apertura, se traslada estainformacin al libro de 7nventarios 0alances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una delas siguientes columnas8

Cantidad 2qu! se registra la cantidad de art!culos inventariados.

Cuentas y detalle 2qu! se registra el nombre de las cuentas subcuentas que conforman elinventario, o el nombre, marca referencia de los art!culos. $i en una cuenta es necesario ofrecerinformacin mu extensa, esta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta5nicamente el n5mero de anexo que ampl!a la informacin, este es el caso de mercanc!as, en lasque ha grupos subgrupos de ar t!culos para detallar.


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7alor unitario 2qu! se registra el valor que corresponde a cada art!culo relacionado en la columna#antidad.

7alor parcial 9ormalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente alas subcuentas: enel caso de las mercanc!as, corresponde al resultado demultiplicar el ;alor unitario por la #antidad.

7alor total En esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta: una vez

registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo: grupo del 2ctivo, grupo del Pasivo. En este libro sere


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3. "I#' II'

Es un libro principal, en el que se registra en orden cronolgico cada comprobante de contabilidad elaborado porla empresa durante un mes. #on el 4n de obtener maor movimiento mensual de cada cuenta, al 4nalizar el messe totalizan los registros d/bitos cr/ditos, informacin necesaria que se traslada al libro =aor en la columnade movimiento mensual.

egistros en el liro de diario Columnario

"na vez elaborado el comprobante de contabilidad con sus soportes, se procede a registrar, teniendo en cuentalas siguientes columnas.

&echa 2qu! se escribe el ao, mes d!a del comprobante que se est registrando.


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etalle o escripci*n En esta columna se escribe el nombre n5mero del comprobante. 2na serie de columnas con ee y 6aer #ada columna corresponde al nombre de una cuenta, las

dos 5ltimas se utilizan ara cuentas varias, donde la primera sirve para el nombre de la cuenta la segundapara registrar los movimientos d/bitos cr/ditos.

rocedimientos

$e inicia el *iario #olumnario con el comprobante de apertura, es decir el que corresponde alinventario general inicial se traslada esta informacin al libro maor balances.

$e registra en orden cronolgico cada uno de los comprobantes de contabilidad correspondientes aun mes.

$e totaliza el movimiento d/bito cr/dito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de apertura.Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro =aor 0alances.

2l 4nalizar el periodo contable, se registran en igual forma que el comprobante de apertura, elcomprobante de ajustes el comprobante de cierre, esta informacin se traslada al libro =aor 0alance.

Correcci*n de errores

#uando se escribe en alguna cuenta valores incorrectos, se anula el folio con la explicacincorrespondiente la 4rma del contador.

4."I#' $8' 8 #"5C/0


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Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, el cual permite elaborar los estados 4nancieros depropsito general. a informacin se obtiene a nivel de cuentas maores produce una s!ntesis de losmovimientos d/bitos cr/ditos que afectaron cada una de las cuentas de maor, codi4cadas como a se dijocon cuatro d!gitos. El =aor 0alances contienen todas las cuentas maores del P"# que utiliza el enteeconmico. a informacin anal!tica de las cuentas se obtiene de los libros auxiliares.

egistro en liro $ayor y #alances

$e inicia con los saldos de apertura se contin5a con los movimientos mensuales registrados en lassiguientes columnas8

Cuentas 2qu! se anota el nombre de las cuentas, una por cada rengln. C*digo, 2qu! se escribe el n5mero que corresponde a cada cuenta, seg5n el catlogo de cuentas de

la empresa, tomando el P"#. 0aldo anterior, $e utiliza para registrar el saldo d/bito o cr/dito de cada cuenta correspondiente al

per!odo anterior. $ovimiento del mes, En esta columna se registra el movimiento d/bito cr/dito mensual de

cada cuenta . a informacin se t raslada de los totales mensuales del libro *iario #olumnario. 0aldos, En esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas,

saldos anteriores movimientos, as!, movimientos iguales se suman movimientos contrarios serestan.

Cuadro de movimiento de saldos, os saldos de las cuentas del 2ctivo, generalmente, sond/bitos, aunque puede darse el caso como 0ancos, que resulte saldo cr/dito, cuando est ensobregiro. as cuentas de #ostos >astos tienen saldo d/bito, las cuentas del Pasivo, patrimonio e7ngreso tienen saldo cr/dito.

rocedimientos $e registra el comprobante de apertura en la columna $aldos 2nteriores.

$e registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al =ovimiento.

$e determinan los nuevos saldos de cada cuenta, estos a su vez constituen los saldos anteriores delmes siguiente.

2l 4nalizar el periodo contable, en la columna =ovimiento se registra el comprobante de ajustes para obtener el

saldo real de las cuentas, que servir de base para la elaboracin de los estados 4nancieros.


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2l 4nalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar en el libro =aor los saldos delas cuentas nominales o de resultados obtener los valores correspondientes al 0alance >eneral.


#uando se cometen errores en este libro, pueden corregirse as!8 $i ha una inconsistencia o error, se anula la hoja completa se pasa a la siguiente. as anulaciones en los libros principales deben llevar la 4rma del contador.

5."I#' &I0C" / '/CI'5/0 II0

En este libro se registra cronolgicamente las operaciones realizadas por una persona perteneciente al r/gimensimpli4cado del impuesto a las ventas. El modo en que debe ser llevado es bastante sencillo simple, pues su


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principal objetivo es referenciar en qu/ momento se sobrepasa el l!mite de ingresos necesarios para mantenerseen este r/gimen.

$eg5n el art!culo )&& del Estatuto ?ributario, solo pueden pertenecer al r/gimen simpli4cado @las personasnaturales comerciantes los artesanos, que sean minoristas o detallistas: los agricultores los ganaderos, querealicen operaciones gravadas, as! como quienes presten servicios gravados@ que cumplan con todas lassiguientes condiciones8

Aue los ingresos brutos promedio del ao anterior sean inferiores a ). ";?. Esto signi4ca que para

pertenecer al r/gimen simpli4cado en el ao ('' se tuvo que tener ingresos inferiores a &BC((. en el

ao ('. ?ener solamente un establecimiento de comercio.

9o ser usuario aduanero ni desarrollar operaciones que impliquen la explotacin de intangibles Dcomo por

ejemplo las franquicia o las concesiones. 9o haber realizado ni en el ao anterior ni en el presente, contratos con bienes o servicios gravados por un

valor individual superior a -.- ";?: lo cual corresponde a B(C&-%.+ para el (''. Aue el monto de las consignaciones bancarias, los depsitos o las inversiones 4nancieras del ao anterior

del presente, no superen los ).% ";?: ''-C&). para el (''.

egistro "iro &iscal de 'peraciones iarias

En este libro, que debe estar foliado, se debe anotar la identi4cacin completa del responsable adems8

2notar diariamente los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, en forma global o

discriminada. 2notar diariamente los egresos por costos gastos. 2l 4nalizar cada mes debern totalizar el valor de los ingresos del periodo. El valor pagado por los bienes servicios adquiridos seg5n las facturas que les haan sido

expedidas. os soportes del ibro Fiscal de 3egistro de Gperaciones *iarias que correspondan a los registros

anteriores, deben conservarse a disposicin de la 2dministracin ?ributaria durante % aos a partirdel d!a ' de enero del ao siguiente al de su elaboracin.


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6. #"5C/ / C'$'#CI:5

Es un cuadro o documento contable que enlista los movimientos los saldos de todas cada una de lascuentas del =aor que se prepara con el objetivo de comparar o veri4car si todos los cargos abonos delos asientos de *iario han sido registrados en las cuentas de =aor respetando la partida doble.

&unciones #alance de Comproaci*n

;eri4car que los saldos deudores de las cuentas sumen exactamente lo mismo que los saldos acreedores, demodo que se produzca el balance o equilibrio. 2 H P I #

;eri4car o comprobar que las sumas de los movimientos de las cuentas en el *ebe sea igual a la suma delos movimientos en el 1aber: esto a su vez comprueba que la suma del *iario sean correctas. #argos H2bonos

3esumir o sintetizar el proceso anal!tico que han tenido las cuentas en el *iario en el =aor. D3ef. Principiode 2nlisis $!ntesis

/structura el #alance de Comproaci*n

$u raado est estructurado para contener los siguientes datos.


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Encabezado 9ombre del negocio, nombre del documento8 0alance de comprobacin fecha depreparacin.

#olumnas de8 Folio del =aor de cada cuenta #digo nombres de las cuentas del =aor =ovimientos deudores acreedores de las cuentas suma de estos movimientos. $aldos deudor acreedor de las cuentas suma de estos saldos.

reparaci*n

Este cuadro se prepara al 4nal de cada periodo se debe hacer cumpliendo los siguientes pasos de suprocedimiento8

?raslado de las sumas del *ebe 1aber de las cuentas del =aor. Destas sumas se toman de las que sehicieron previamente anotaron a lpiz en cada una de las cuentas. a anotacin inclue los datos delfolio del =aor, cdigos nombres de las cuentas puede seguir el orden correlativo de los folios o de loscdigos de las cuentas.

$uma de las columnas del *ebe 1aber del 0alance. *eterminacin de saldos por diferencia entre los movimientos del *ebe 1aber anotacin de los saldos

deudores acreedores, seg5n como corresponda. suma de las columnas de saldos deudores acreedores del 0alance.

5ota$i en el (J paso no cuadran las columnas, antes de seguir, se debe proceder a veri4car el trabajoefectuado, para corregir lograr el cuadre.

0ecuencia del rocedimiento

Paso 9J K8 Preparar 0alance de #omprobacin Fase 9J %8 Preparacin del 0alance de #omprobacin

Este paso consiste simplemente en preparar el 0alance de #omprobacin al 4nal del periodo Dmensual,trimestral, etc., cumpli/ndose el orden establecido en su propio procedimiento.


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7.''0 "I#'0 (C0)

El libro que de acuerdo con la legislacin mercantil deben llevar algunas sociedades, especialmente lascompa!as por acciones, para asentar en /l las actas de las sesiones de su consejo de administracin, de susasambleas de accionistas. #ualquier libro donde se asienten las actas correspondientes a determinados hechos o

juntas. 2lgunas compa!as acostumbran llevar libro de actas especiales para asentar las resoluciones de lasdiversas @comisiones@ de su consejo, por ejemplo8 @libro de actas de la comisin ejecutiva@, @libro de actas de lacomisin de operaciones@, @libro de actas de la comisin de r/gimen interior@. Gtras empresas tambi/n llevan unlibro de actas de @inspeccin o4cial@, donde se levantan las correspondientes a las visitas de inspeccin que les

practican diversas dependencias del gobierno.El art!culo (B 6 K del #digo de #omercio dispone que debern inscribirse en el registro mercantil @os libros decontabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas juntas de socios, as! como los de juntasdirectivas de sociedades mercantiles@. El citado art!culo distingue claramente entre los @libros de contabilidad@,los de registro de accionistas @los de actas@, sin que pueda entenderse que los libros de registro de accionistas los de actas pertenecen a los libros de contabilidad. 2unque el art!culo )& establece que para todos los efectoslegales, se entiende por libros de comercio los que determine la le como obligatorios los auxiliares necesariospara el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se est re4riendo a la especie de libros de comerciollamados de contabilidad. El art!culo 'B& prev/ que las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se

harn constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen 4rmadas por el presidente


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el secretario de la misma, en las cuales deber indicarse la forma en que haan sido convocados los socios, losasistentes los votos emitidos en cada caso.

"iro de actasla sociedad llevar un libro, debidamente registrado, en el que se anotarn por ordencronolgico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Lstas sern 4rmadas por elpresidente o quien haga sus veces el secretario de la asamblea o de la junta de socios.

"iro de accionistasas! mismo las sociedades por acciones tendrn un libro debidamente registradopara inscribir las acciones: en /l se anotarn tambi/n los t!tulos expedidos, con indicacin de su n5mero fecha de inscripcin: la enajenacin o traspaso de acciones, embargos demandas judiciales que serelacionen con ellas, las prendas dems gravmenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativasD2rt. '&%, #. #io..

$in perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes econmicos pueden asentar en un solo libro lasactas de todos sus rganos colegiados de direccin administracin control. En tal caso debe distinguirse cadaacta con el nombre del rgano una numeracin sucesiva continua para cada uno de ellos.

#uando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la le o el contrato, quienes hubierenactuado como presidente secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuandose trate de aclarar o hacer constar decisiones de los rganos, el acta adicional debe ser aprobada por elrespectivo rgano o por las personas que /ste hubiere designado para el efecto D2rt. '-', *. 3. (+)&M&-.

$e abrir el libro de 2ctas desde el momento de la constitucin de la sociedad se registrarn todas cada unade las que se diligencien por la 2samblea Grdinaria o Extraordinaria de la $ociedad o Nunta de $ocios, as! comolas actas de las Nunta *irectiva en forma Grdinaria o Extraordinaria, durante toda su vida econmica. 1aquienes llevan libros separados para las actas de la 2samblea otro para la Nunta *irectiva debidamente4rmadas.

egistro de "iro de ctas

as actas debern contener de conformidad con lo establecido por el art!culo )-' del cdigo de comerciocomo m!nimo lo siguiente8

El lugar en que se efect5a la asamblea la fecha hora de la misma. El n5mero de acciones suscritas. a forma la antelacin de la convocatoria a la reunin.

"na lista de los presentes indicando el n5mero de acciones propias o ajenas que representen.


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os asuntos que se traten. as decisiones tomadas. 95mero de votos emitidos a favor o en contra de las decisiones tomadas. 95mero de votos en blanco. as constancias que de manera escrita se haan presentado por los asistentes. as designaciones efectuadas.

Fecha hora de la clausura de la reunin.

El libro de actas es el registro de todo lo actuado por la asamblea general en sus reuniones, en 4n es la

constancia de todo lo realizado por la asamblea para lograr que el objeto social se desarrolle.

#uando la asamblea general de accionistas se re5ne siempre de las actuaciones que se realicen en dichas

reuniones a sean ordinarias o extraordinarias, se debern realizar las anotaciones en actas en las cuales

debe constar todo lo efectuado. levar un libro de actas es una obligacin impuesta a la asamblea general deaccionistas por le cdigo de comercio.

a 4nalidad de las actas que debe llevar la asamblea general de accionistas consiste en llevar una especie de

registro de cada una de las decisiones que se toman en dicha asamblea, las actas deben ser 4rmadas por el

por el presidente de la asamblea su secretario a falta de estos por el revisor 4scal.
http://www.gerencie.com/codigo-de-comercio.htmlhttp://www.gerencie.com/revisoria-fiscal.htmlhttp://www.gerencie.com/revisoria-fiscal.htmlhttp://www.gerencie.com/codigo-de-comercio.html


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-. "I#'0 2;I"I/0

$on los libros de contabilidad en los que se registra en forma detallada, los valores informacin

registrados en los libros principales: no requieren registro en la #mara de #omercio. #ada empresa determinael n5mero de libros auxiliares que necesita, de acuerdo con su tamao con el catlogo de cuentas que maneje.

egistro en los liros auxiliares

$e traslada a los libros auxiliares la informacin pres ent ada en las col umn as parc ial es decomprobante de contabi l idad. os registros se deben efectuar en las s iguientes partesdel l ib ro aux i l iar , o tomando la in formac in d i rectamente de los soportes cod i4 cados

para el registro contable.


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&echa, #rono lg icamente se regi s t ra e l ao , mes d !a de l comproban te de diariocorrespondiente.

etalle,$e describe la transaccin, indicando el soporte que la respalda.

5astos, por tener saldo d/bito la columna saldos aumenta con losvalores registrados en el *ebe disminue con los valores registrados en el 1aber.

En las cuentas del Pasivo, Patrimonio e 7ngresos, por tener saldo cr/dito, su saldoaumenta con los valores registrados en el 1aber disminue con los valores registrados en el*ebe.


Pueden presentarse vario casos8

'misi*n de uno varios asientos contales, se regi str an en la fec ha en que se advierten,sin alterar el orden cronolgico, escribiendo la fecha de omisin en el detalle.

/rror en el registro de la cantidad, #ualquier error en los asiento se registra con unnuevo asiento. Para anular el asiento errado, contabilizar la misma cantidad en la columna contraria registrar el asiento correcto.

egistro en otra cuenta, En este caso se anula el registro en la cuenta equivocada, pormedio de un nuevo asiento, registrado en la columna contraria se contabiliza el asientocorrecto en la cuenta que corresponda.

/rror en la fecha, En este caso, como no puede alterarse el orden cronolgico, se anula el asiento con la

explicacin correspondiente se registra un nuevo asiento indicando la fecha correcta.


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Fuente8 #ontabilidad >eneral61ernando *!az. #ontabilidad "niversitaria6#oral O >udio. *ecreto )' de '&K'6#digo de #omercio.*ecreto (+)& de '&&-.

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