guía procedimientos proyectos y estándares

Cargo Zone, Tampa Hangar Rionegro, Ant
Colombia
Revisión Original Jun 30/16
0.1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL MANUAL
Este Manual es generado por Tampa Cargo S.A.S. con el propósito de cumplir
con las regulaciones aplicables (UAEAC & FAA). La copia original de este manual estará disponible en la base principal de operaciones para cualquier consulta.
0.2 DERECHOS DE AUTOR
El presente documento tiene el carácter de secreto industrial y por consiguiente se encuentra sujeto a toda la protección legal conferida por las decisiones 313 y
344 del acuerdo de Cartagena y las demás disposiciones que las desarrollen, complementen, adicionen o remplacen.
En consecuencia, queda estrictamente prohibido el uso, adquisición, revelación y/o divulgación por cualquier medio o cualquier forma, de la información
confidencial aquí contenida sin el permiso expreso y por escrito de Tampa Cargo S.A.S, so pena de la sanciones penales, administrativas, civiles y laborales
correspondientes.
0.3 ENMIENDAS
La Guía Procedimientos de Proyectos y Estándares será revisada para reflejar los
cambios operacionales de la compañía.
Las instrucciones de revisión indicarán la fecha de efectividad del texto revisado o adicionado. Una línea vertical en la margen izquierda indicará el parágrafo
revisado en una página de enmienda. La fecha impresa conjunta al número de revisión en la parte inferior de cada página es la fecha de efectividad.
0.4 COMENTARIOS AL MANUAL
A todos los usuarios se les solicita reportar cualquier tipo de discrepancia o error de este manual.
[email protected] [email protected]
0.5 RECORDS
El usuario de este manual deberá verificar que todas las páginas mencionadas en la hoja de revisión han sido recibidas. Las enmiendas o páginas pérdidas deben ser solicitadas a:
[email protected]
[email protected]
AFM Airplane Flight Manual
APU Auxiliary Power Unit
CBT Computer Based Training
DOV Direccion de Operaciones de vuelo
ECAM Electronic Centralised Aircraft Monitor
EFB Electronic Flight Bag
EWO Engineering Work Order
FOC Flight Operation Circular
LDA Landing Distance Available
NOA National Oceanic and Atmospheric Administration
NYP Normas y Procedimientos
OEB Operations Engineering Bulleting
POI Principal Operator Inspector
QRH Quick Reference Handbook
SB Service Bulleting
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración De
(AD’s)”. ............................................................................................ 1-3
1.1 ACTIVACIÓN DE UNA AD ............................................................... 1-3 1.2 DESACTIVACION DE UNA AD ......................................................... 1-6
(AD’S)”.
Las directivas de aeronavegabilidad son notificaciones de carácter mandatorio generadas por autoridades aeronáuticas o fabricantes para los operadores de
aeronaves acerca de una deficiencia de seguridad, donde se establece un trabajo, acción, método o procedimiento para aplicar con la finalidad de preservar la aeronavegabilidad de las aeronaves afectadas. Este capítulo trata
únicamente las directivas de aeronavegabilidad que afectan el AFM y de las cuales se ocupa el área de proyectos y estándares.
1.1 ACTIVACIÓN DE UNA AD
El procedimiento para la activación de una AD en la flota de la compañía,
consiste en los pasos descritos a continuación.
El área de ingeniería es la responsable de notificar al administrador de proyectos y estándares por medio de un correo electrónico, la emisión o revisión de una AD aplicable para la flota y que ésta relacionada con un documento de operaciones
de vuelo, para su análisis y cumplimiento.
Al recibir la AD, el administrador y el coordinador de proyectos y estándares son los responsables de iniciar la revisión del documento dentro de los 5 días hábiles inmediatos a la notificación. En este proceso se analiza la aplicabilidad, la fecha
de cumplimiento, el contenido y los documentos relacionados para establecer las acciones requeridas para cumplir totalmente con la AD en el período de tiempo
establecido por la misma. Para dar cumplimiento, se ejecutan las acciones requeridas y establecidas en la
AD. De acuerdo a la fecha de cumplimiento el coordinador de proyectos y estándares, programa la ejecución en cada una de las aeronaves dentro de los
límites establecidos por la AD. La notificación a las tripulaciones se realiza por medio de un correo electrónico,
donde se envía toda la información facilitada por el área de ingeniería y recomendaciones adicionales generadas por la dirección, por el área de
entrenamiento o por el área de seguridad operacional, que se consideren importantes para la operación y seguridad del vuelo.
Para llevar un control de la implementación o revisión de alguna AD, se deben diligenciar los formatos FO-AL-AFOA-R0 “AD Flight Operations Applicability Form”
y “Airworthiness Directives Status”. Estos documentos deben ser diligenciados en caso que sea o no aplicable. En estos registros se incluye el análisis de la AD
y las acciones realizadas para dar cumplimiento al documento, en caso de que la
Revisión Original
Jun 30/16
AD no sea aplicable, se deberá explicar la razón de la no aplicabilidad. Estos
documentos deben ser revisados y firmados por el administrador de proyectos y estándares o su designado (persona quien revisa los records) y el coordinador de proyectos y estándares (persona que realiza el análisis y cumplimiento de la AD).
El administrador de proyectos y estándares o su designado, es el encargado de
verificar la información contenida en los records. Este debe verificar que los records estén completamente diligenciados, firmados y los soportes adicionales se encuentren completos.
Si el administrador de proyectos y estándares o su designado están de acuerdo
con lo plasmado en los records, se procede al proceso de aprobación que consiste en firmar los formatos “AD Flight Operations Applicability Form” y “Airworthiness Directives Status”.
Finalmente, el coordinador de proyectos y estándares es el encargado de
archivar los registros físicos y digitales de soporte al cumplimiento. Debe asegurarse que ambos archivos están firmados por ambas partes (\\mxl1310wsx\MANUALES\Manuales\A330\ADs).
Después de que la AD ha sido cumplida y los documentos revisados y firmados
por el área de proyectos y estándares, estos son enviados al área de ingeniería como prueba de haber sido cumplida en las aeronaves que aplica.
Posteriormente el área de ingeniería guardará este documento en el archivo de cumplimiento de las AD's.
1.2 DESACTIVACION DE UNA AD
El procedimiento para la desactivación de un AD en la flota de la compañía, consisten en el procedimiento descrito a continuación
El área de ingeniería reporta a proyectos y estándares, por medio de un correo electrónico la incorporación de un SB en las aeronaves, enviando soportes como
el SB emitido por AIB, las consultas realizadas a AIB o la orden de ingeniería firmada y completamente diligenciada.
Ingeniería debe reportar al fabricante la incorporación del SB en las aeronaves. Luego de esta notificación, el fabricante procede a la generación de un nuevo
procedimiento, en caso que se requiera. En caso de generarse un nuevo procedimiento o revisión de manuales, se debe
realizar el proceso de aprobación y/o aceptación de los nuevos procedimientos establecidos para la aeronave, mediante el procedimiento descrito en el capítulo
8 de esta guía. Al finalizar el procedimiento con la autoridad se debe incluir una copia de la aprobación en los manuales como soporte.
El área de proyectos y estándares (con el apoyo del despacho) será la encargada de realizar la actualización de los manuales técnicos de las aeronaves (EFB y
manuales físicos). Para realizar el procedimiento de actualización de manuales digitales (EFB) se deben tener en cuenta los procedimientos establecidos en el
Manual EFB. Adicionalmente estos documentos se encontrarán disponibles en la página web
habilitada para la consulta de información operacional de la dirección.
Estas modificaciones deben ser notificadas al personal de la dirección de operaciones de vuelo, por medio de un correo electrónico, donde se envía toda la información facilitada por el fabricante y las recomendaciones adicionales
generadas por la dirección o por el área de enteramiento, que se consideren importantes para la operación y seguridad del vuelo.
Para llevar el control de la revisión o remoción de alguna AD, se deben diligenciar una revisión a los formatos FO-AL-AFOA-R0 “AD Flight Operations Applicability
Form” y “Airworthiness Directives Status” generados cuando se realizó el proceso de activación de la AD. Estos documentos deben ser diligenciados y manejados
de igual manera a la activación de una AD. El proceso de aprobación, almacenamiento y envío de records al área de
ingeniería de los records se debe llevar de la misma manera a la activación de una AD.
(OEB’s) ............................................................................................. 2-3
2.1 ACTIVACION DE UNA OEB ............................................................. 2-3 2.2 DESACTIVACIÓN DE UN OEB ......................................................... 2-6
(OEB’S)
Los “Operations Engineering Bulletins” (OEB) son documentos generados por
los fabricantes de las aeronaves, con el fin de informar de manera rápida a los operadores de algún cambio procedimental el cual puede tener un impacto
operacional significativo. Estos documentos son enviados al operador junto con la información técnica y los procedimientos operacionales temporales, para que sean implementados en la operación.
2.1 ACTIVACION DE UNA OEB
Administración
OEB'S
OEB
emisión
El procedimiento para la activación de un OEB en la flota de la compañía, se
describe a continuación. Airbus notifica al operador de la generación de un nuevo OEB por medio de un
correo electrónico, donde se incluye el OEB, las revisiones temporales que se deben realizar a los manuales y un FOT (Flight Operations Transmission)
documento que proporciona información acerca del problema operacional que llevo a la creación de dicho OEB y los procedimientos que se estarán incluyendo o revisando.
Se hace un análisis del OEB examinando su aplicabilidad y se establece si
presenta un ECAM Alert. Si este tiene un ECAM Alert, se identifica el “OEB Reminder Code” asignado para remitirlo al área de ingeniería y procedan a realizar el proceso de activación en las aeronaves; este código se encuentra
en el capitulo OEB del FCOM únicamente.
La notificación al área de ingeniería se realiza por medio de un correo
electrónico donde se especifica la aplicabilidad de un OEB Reminder. Con esto el área de ingeniería se encarga de programar la activación del reminder
en cada una de las aeronaves, de acuerdo al código asignado en el OEB. Al finalizar la activación del reminder en cada una de las aeronaves, el área
de ingeniería comunica al área de proyectos y estándares la activación de este reminder en la flota, para así proceder a la notificación a las
tripulaciones. La notificación a las tripulaciones se realiza por medio de un correo
electrónico, donde se envía toda la información facilitada por AIB y recomendaciones adicionales generadas por la dirección o por el área de
enteramiento, que se consideren importantes para la operación y seguridad del vuelo.
El área de proyectos y estándares (con el apoyo del despacho) será la encargada de realizar la actualización de los manuales técnicos de las
aeronaves (EFB y manuales físicos). Para realizar el procedimiento de
actualización de manuales digitales (EFB) se deben tener en cuenta los
procedimientos establecidos en el Manual EFB. Adicionalmente estos documentos se encontrarán disponibles en la página
web habilitada para la consulta de información operacional de la dirección.
Para llevar control de la implementación, revisión o remoción de algún OEB se debe diligenciar el archivo “Control A330F_OEB” ubicado en \\mxl1310wsx\MANUALES\Manuales\A330\OEB A330 . Este record es con el
fin de mantener un control de los OEB aplicables a la flota y cual ha sido su manejo. En este archivo se registra información completa del OEB, como se
describe a continuación: OEB NUMBER: Número o código del OEB asignado por AIB
REV. /ISS: Número de revisión del OEB REV. /ISS DATE: Fecha de revisión del OEB
TITTLE / DESCRIPTION: Titulo del OEB APPLICABILITY: Si aplica o no a la flota de la compañía REMINDER: Si tiene algún reminder asignado
VALID: Si el código reminder es valido para la flota o no CODE: Código asignado
WARN: Si el OEB genera alguna advertencia con su activación STS: Si afecta algún sistema de la aeronave ANALYSIS DATE: Fecha de análisis del OEB
PREPARED BY: Ingeniero que realice el análisis del OEB ACTIVATION EWO: Si el área de Ingenieria genero algún EWO para la
activación del reminder AD CANCELLATION: Si existe alguna AD que afecte al OEB
AIRBUS SB CANCELLATION: SB generado por AIB para la desactivación del OEB QT ENGINEERING ORDER (EO): Orden de ingeniería generada por el área
de ingeniería para la desactivación del OEB CANCELLATION QT EWO: Orden de ingeniería generada por el área de
ingeniería para la desactivación del OEB REMARKS: Comentarios
Desactivación OEB's
Ingenieria reporta
incorporación SB
El procedimiento para la desactivación de un OEB en la flota de la compañía,
consisten en lo siguiente: El área de ingeniería reporta a proyectos y estándares, por medio de un
correo electrónico la incorporación de un SB en las aeronaves, enviando soportes como el SB emitido por AIB, las consultas realizadas a AIB o la
orden de ingeniería firmada y completamente diligenciada. Ingeniería reporta a AIB la incorporación del SB en las aeronaves. Luego de
esta notificación, AIB procede a la generación de un nuevo procedimiento, en caso que se requiera.
Se debe realizar una radicación formal ante la autoridad regulatoria, con el fin de obtener una aprobación/aceptación de los nuevos procedimientos
establecidos para la aeronave. Esta aprobación/aceptación consiste en una carta emitida por la entidad regulatoria (firmada por el POI) donde se autoriza
a la compañía de hacer uso de dicha información. Al obtener esta aprobación/aceptación, se debe incluir una copia de esta en los manuales como soporte.
El área de proyectos y estándares (con el apoyo del despacho) será la
encargada de realizar la actualización de los manuales técnicos de las aeronaves (EFB y manuales físicos). Para realizar el procedimiento de actualización de manuales digitales (EFB) se deben tener en cuenta los
procedimientos establecidos en el Manual EFB.
Adicionalmente estos documentos se encontrarán disponibles en la página web habilitada para la consulta de información operacional de la dirección.
La notificación a las tripulaciones se realiza por medio de un correo electrónico, donde se envía toda la información facilitada por AIB y
recomendaciones adicionales generadas por la dirección o por el área de enteramiento, que se consideren importantes para la operación y seguridad
del vuelo. Para llevar control de la revisión o remoción de algún OEB se debe
diligenciar el archivo “Control A330F_OEB” unicado en \\mxl1310wsx\MANUALES\Manuales\A330\OEB A330 , de la misma
manera a la activación de un OEB. El procedimiento para archivar los records debe ser llevado de la misma
manera a la activación de una OEB.
3.1 AIRCOM SERVER (AS) ................................................................... 3-3
3.1.1 CREACIÓN DE USUARIOS ......................................................... 3-3 3.1.2 CREACIÓN DE PLANTILLAS ....................................................... 3-4 3.1.3 CREACIÓN DE MODELOS .......................................................... 3-2 3.1.4 CREACIÓN DE AERONAVES ...................................................... 3-2 3.1.5 DISTRIBUCIÓN DE PLANTILLAS Y MODELOS .............................. 3-2 3.1.6 DESBLOQUEO DE USUARIOS .................................................... 3-3 3.1.7 GENERACIÓN DE REPORTES ..................................................... 3-3 3.1.8 INSCRIPCIÓN DE AERONAVES EN SERVICIOS DE SITA ................ 3-4 3.1.9 CANCELACIÓN DE AERONAVES EN SERVICIOS DE SITA ............... 3-5 3.1.10 VERIFICACIÓN MENSUAL DE FACTURA POR SERVICIOS DE SITA3-5
3.2 FLIGHT OPERATIONS DOCUMENTATION MANAGER (FODM) ............... 3-6
3.2.1 CREACIÓN DE USUARIOS ......................................................... 3-6 3.2.2 CREACIÓN DE AERONAVES ...................................................... 3-7 3.2.3 CREACIÓN DE MANUALES ........................................................ 3-7
3.3 AIRBUS WORLD ............................................................................ 3-9
3.3.1 CREACIÓN DE USUARIOS ......................................................... 3-9 3.3.2 MODIFICACIÓN NOTIFICACIONES ........................................... 3-10 3.3.3 CONSULTA DE MANUALES ...................................................... 3-11 3.3.4 DESCARGA DE MANUALES ..................................................... 3-11
3.4 JEPPESEN JDM ........................................................................... 3-11
3.4.1 ACCESO ............................................................................... 3-12 3.4.2 CREACIÓN DE GRUPOS DE DISTRIBUCIÓN ............................... 3-12 3.4.3 CREACIÓN DE USUARIOS ....................................................... 3-13
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
3.1 AIRCOM SERVER (AS)
Las aeronaves de la compañía cuentan con un sistema de comunicaciones denominado ACARS el cual permite el intercambio de datos entre aire (aeronaves
en vuelo) y bases en tierra. Este tipo de tecnología fue desarrollado específicamente para la industria aeronáutica, donde una red de estaciones en
tierra (GES) aseguran que las aeronaves puedan comunicarse con la aerolínea en tiempo real desde cualquier parte del mundo. Para Tampa Cargo el proveedor de este servicio es SITA, quien se encarga de permitir la comunicación entre las
bases en tierra y las aeronaves, por medio de una interfaz denominada Aircom Server el cual permite al usuario visualizar los mensajes recibidos de las
aeronaves, enviar mensajes, generar reportes de información, entre muchas otras.
Este sistema cuenta con dos tipos de perfiles, perfil de administrador y perfil de operador. El perfil de administrador tiene activas todas las funciones del perfil
de operador y otras adicionales para el manejo, mantenimiento y supervisión del mismo. El perfil de operador esta configurado de acuerdo a las habilitaciones realizadas por el administrador.
Nota: Es importante tener en cuenta que la ejecución errónea de alguno de los
procedimientos aquí descritos puede causar problemas mayores a los demás usuarios del sistema en todo el holding. Adicionalmente cualquier cambio y/o
modificación que se realice debe ser notificado al Administrador Maestro y a los administradores de cada COA.
Para más información remitirse al “AIRCOM Server Administrator Guide” disponible en la ventana “Help” del programa, en la opción “Administrator guide”.
3.1.1 CREACIÓN DE USUARIOS
El sistema Aircom Server cuenta con 2 tipos de usuarios: Usuarios Locales
(Usuarios configurados para interactuar con el Aircom Server directamente y son los únicos que pueden hacer uso de las interfaces del sistema) y usuarios
Externos (Usuarios que interactúan con el sistema por medio de links designados o protocolos del sistema por ejemplo usuarios Type B, aplicaciones, e-mail, impresoras, entre otros).
Los usuarios locales requieren una autenticación antes de ingresar a la
aplicación, por medio de un usuario y una contraseña asignada por el administrador del sistema, las habilitaciones o restricciones que tenga el usuario depende de la configuración asignada por el administrador. Los usuarios
externos no tienen la capacidad de utilizar la interfaz para interactuar con el
sistema, sin embargo requieren de una configuración para permitir ciertas
acciones. Para la creación de un usuario local o externo, se debe realizar la solicitud al
administrador maestro con copia a los administradores de cada COA, por medio del formato “Formulario para solicitudes de Enlaces Aeronáuticos”, indicando tipo
de usuario, nombre del usuario, contraseña, permisos asignados, fecha estimada, categoría y cualquier otra información necesaria.
Al recibir confirmación de parte del administrador maestro de la creación de este y asignación de usuario y contraseña, se debe informar al usuario afectado que
ya puede ingresar al sistema con su clave actual. En caso de que el usuario se bloquee, se debe solicitar al grupo “back office
LSY”, con copia al administrador maestro y los administradores de cada COA, diligenciando de igual manera el formato “Formulario para solicitudes de Enlaces
Aeronáuticos”.
3.1.2 CREACIÓN DE PLANTILLAS
Aircom Server cuenta con 3 tipos de mensajes: Downlinks, Uplinks y Ground,
cada uno con 4 posibles fuentes de origen, pueden ser enviados desde la aeronave, desde un usuario externo, desde un usuario local o generado por el
sistema.
Los downlinks son aquellos mensajes enviados desde la aeronave a una base en tierra, por lo general este tipo de mensajes son generados por la aeronave automáticamente, por la tripulación o por los sistemas de falla de la aeronave.
Los uplinks son aquellos mensajes enviados desde una base en tierra a la
aeronave, estos no deben exceder los 3520 caracteres.
Para la creación de una plantilla se debe realizar la notificación al administrador
maestro con copia a los administradores de cada COA, por medio del formato “Formulario para solicitudes de Enlaces Aeronáuticos”, con el fin de verificar si ya esta creada una plantilla similar asignada a otro COA, puede ser útil para todo el
holding o si debe ser generada desde el principio con única aplicabilidad al COA.
Para la creación de la plantilla se debe seleccionar del icono downlinks de la barra de herramientas, la opción “Templates”, si la plantilla que se desea crear es para un mensaje downlink, de lo contrario se debe seleccionar del icono
uplinks la opción “Templates”. En esta carpeta las plantillas están organizadas de la siguiente manera: si el mensaje es de uso exclusivo del COA se debe incluir
en la carpeta asignada “_TPA”; si el mensaje es de uso común debe ser almacenada en la carpeta “_AVH”.
Al localiza la carpeta en la cual se desea crear la carpeta, se selecciona del icono “New” de la barra de herramientas, la opción “New Template”.
Las plantillas están divididas es 4 paneles: General, Records, Fields y Advance. En la ventana General se da la descripción de la plantilla, asignando el nombre
de la plantilla, la prioridad, los identificadores y si requiere confirmación o autoacknoledgement. En la pantalla Fields y Records se asignan nombres a
valores variables con contenido específico con el fin de almacenarlos allí y poder solicitar su contenido en los modelos. En la pantalla Advance se puede realizar configuración específica para el mensaje.
Pantalla “General”
Pantalla “Records”
Pantalla “Fields”
Pantalla “Advance”
Existen varios tipos de mensajes de confirmación. No acknowledge, cuando la plantilla no requiere confirmación, Automatic acknowledge, cuando el sistema
confirma automáticamente (para este se debe tener definido previamente un mensaje con el mensaje de confirmación) y user acknowledge, cuando un usuario es asignado para responder (para este caso el usuario tendrá un icono en
el buzón cada vez que se recibe un mensaje con esta propiedad activa).
Al crear una plantilla es muy importante tener en cuenta lo siguiente.
Para los mensajes downlinks:
Asignar los usuarios para distribución de mensajes.
Especificar acknowledge para los mensajes que lo requieren. Distribución a los aeropuertos basados en salidas y llegadas.
Para los mensajes uplinks:
Distribución a las aeronaves y cuales son los modelos que aplican. Activar los permisos de usuarios para acceder a plantillas y asignar los
permisos a los usuarios para el envío de mensajes a las aeronaves.
3.1.3 CREACIÓN DE MODELOS
Los modelos asignados a las plantillas son creados con la finalidad de presentar
el mensaje en “crudo” enviado por la aeronave en un formato legible para el destinatario. Este permite incluir valores predeterminados o específicos del mensaje, adicionalmente permite reformatear variables y aplicar conversiones.
Una misma plantilla puede tener varios modelos diferentes, cada uno asignados a diferentes destinatarios o grupos de destinatarios.
Para la creación de un modelo se debe seleccionar la plantilla a la cual se desea crear el modelo, en la barra de herramientas seleccionar el icono “New” y la
opción “New Model”. Para la creación del modelo se hace uso de los “fields”
asignados durante la creación de la plantilla y los predeterminados por el
sistema. El texto del modelo se debe crear de acuerdo al formato establecido para el
holding, de la siguiente manera:
AIRCRAFT FUEL REPORT – TAMPA CARGO ------------------------------------------------ N334QT QT0601 01/20/16 15:15:00 INVOICE: 1153104 QUANTITY: 10697 US REMARKS: 010749401, FOB24860
{NOMBRE DEL MENSAJE – COMPAÑÍA} -------------------------------------------- {@AN} {@FI} {@ORIG DTG|MM/DD/YY HH:NN:SS} [Contenido del mensaje] INVOICE: {INVOICE} QUANTITY: {QUANTITY} {UNIT} REMARKS: {REMARKS}
Nota: Los parámetros en color azul son parámetros prestablecidos por el
sistema, los parámetros en color rojo son parámetros establecidos por el usuario, tomados de la plantilla.
3.1.4 CREACIÓN DE AERONAVES
Para la creación de una aeronave nueva en el sistema, se debe realizar la solicitud al administrador maestro con copia a los administradores de cada COA,
por medio del formato “Formulario para solicitudes de Enlaces Aeronáuticos”. En el formulario se debe incluir información específica como:
Número de matrícula
Código de la aerolínea AESID / Mode S Code * Si esta equipado con VHF, HFDL o SATCOM
Tipo de aeronave
* AESID: Identificador numérico de 8 dígitos, asignado a cada aeronave, el cual permite la comunicación con éste vía satelital.
3.1.5 DISTRIBUCIÓN DE PLANTILLAS Y MODELOS
La distribución de plantillas aplica para downlinks y uplinks, con la siguiente diferencia, a los downlinks se aplica distribución a usuarios o grupo de
usuarios mientras que a los uplinks se distribuyen a las aeronaves. Para definir la distribución de un mensaje se debe tener en cuenta lo siguiente:
Los usuarios a los cuales se enviará el mensaje deben estar previamente
definidos en “Users” antes de realizar la distribución.
Los equipos deben estar definidos para permitir el envío y recepción de
mensajes. Las plantillas y modelos deben estar definidas previamente y encontrarse
activos.
La distribución de plantillas o modelos, se realiza para el caso de downlinks
seleccionando de la barra de herramientas del icono downlinks la opción “User Distribution”, para el caso de uplinks del icono uplinks la opción “Aircraft Distribution”.
Para la distribución de downlinks se elije el usuario y el nombre de la plantilla,
así mismo se elije el modelo en caso de que se tengan varios. En el caso de que se requieran criterios adicionales se seleccionan el o los criterios a tener en cuenta. Si se usan dos criterios adicionales, puede asociarse la regla “or/and”,
en el caso de elegir la opción “Match Any of the Above Criteria (or)” se distribuirá si uno de los dos criterios se cumple, pero si se elige la opción “Match All Above
Criteria Together (and)” se deben cumplir ambos criterios, esta opción es más restrictiva que la anterior.
Si un usuario o plantilla se encuentra en color gris, significa que no se encuentra activo por lo tanto la asignación de distribución que se realice será ignorada
hasta que este se configure como activo. La distribución de los uplinks se realiza de manera similar a la distribución de
Downlinks con la diferencia de que este no contiene el panel de criterios adicionales y se pueden elegir el origen de los mensajes, estos pueden ser de
usuarios externos (From External Users) los cuales están asociados a usuarios diferentes a los usuarios locales, usuarios locales (From Local Users) son plantillas usadas por usuarios locales y generados por el equipo (Computer-
Generated) los cuales son mensajes automáticos en respuesta a eventos específicos.
3.1.6 DESBLOQUEO DE USUARIOS
Para el desbloqueo de un usuario del sistema, el usuario realiza la solicitud al administrador del software y este debe realizar la solicitud al administrador
maestro con copia a los administradores de cada COA, por medio del formato “Formulario para solicitudes de Enlaces Aeronáuticos”. Esta solicitud es
considerada de prioridad alta por lo tanto su tiempo de respuesta por parte del administrador maestro debe ser de no menos de 1 día.
3.1.7 GENERACIÓN DE REPORTES
El sistema Aircom Server tiene la posibilidad de generar reportes históricos de mensajes recibidos y enviados durante ciertos periodos de tiempo. Estos
reportes pueden ser visualizados en la aplicación, exportados o impresos.
La ventana de reportes se encuentra en la barra de herramientas seleccionando el icono “Logs” la opción “Reports”. Esta opción solo estará visible para los usuarios con esta opción activada. Esta ventana proporciona reportes
predeterminados por la aplicación, sin embargo también se pueden generar reportes específicos. Para la generación de estos reportes en cualquiera de las
dos pantallas de log (Traffic Log o Event Log) se aplica el filtro del reporte que se desea obtener y selecciona de la barra de herramientas la opción “Report” y automáticamente se genera una vista previa del reporte. Este puede ser
exportado a varios formatos, entre estos esta PDF, Excel, XML. Se selecciona el formato a utilizar y la carpeta en la que se desea guardar el reporte, el sistema
por defecto asigna un nombre con la fecha y hora de generación de este, sin embargo se puede hacer el cambio si así desea.
3.1.8 INSCRIPCIÓN DE AERONAVES EN SERVICIOS DE SITA
Cuando una aeronave se incluye en la flota de la compañía se debe realizar el proceso de inscripción en los servicios proporcionados por SITA. Este proceso
consiste en enviar el formato “Registration for service activation of Aircraft Earth Station (AES)” completamente diligenciado y firmado, este debe ser firmado por el representante legal de la compañía o por el director de operaciones de vuelo.
El registro original se debe almacenar adecuadamente.
Este formato debe ser enviado vía correo electrónico a [email protected] y [email protected], con copia al administrador maestro y los
administradores de cada COA, y adicionalmente incluir la siguiente información,
Action: Acción a realizer (Add, remove, change)
Airline Code: Código de la aerolínea (TPA, QT) Aircraft Reg: Matrícula a registrar (N334QT) Fleet: Default
Mode S Address: Identificador (50723033 (101-000-111-010-011-000- 011-011) )
Aircraft Type: Tipo de avión (A330F) Avionics: Sistemas activos (VHF/Satcom) VMMS: No
Scheduled Delivery Date: Fecha de inicio operación (October 9, 2013)
SITA asignará un número de radicado con el cual se hará seguimiento a la inscripción, este seguimiento lo realiza el administrador maestro, asegurando que el servicio se encuentre disponible para la fecha en que esta aeronave
realice el primer vuelo para la compañía (incluyendo el vuelo de traslado – entrega).
3.1.9 CANCELACIÓN DE AERONAVES EN SERVICIOS DE SITA
Cuando una aeronave de la compañía es removida de la flota, se debe realizar el proceso de cancelación de servicios VHF y satelital proporcionado por SITA. Este
proceso consiste en diligenciar el formato “De-activation Request for INMARSAT SERVICES”. Este formato se envía a SITA con copia al administrador maestro
indicando la intensión de remoción del equipo. Este formato debe ser enviado vía correo electrónico a [email protected]
y [email protected], posteriormente ellos asignarán un número de radicado para hacer seguimiento a los casos. En este formato se incluye
información específica de la aeronave a la cual se desea cancelar el servicio.
3.1.10 VERIFICACIÓN MENSUAL DE FACTURA POR SERVICIOS DE SITA
Mensualmente SITA genera la factura correspondiente al consumo de los
servicios proporcionados a la compañía, esta requiere un proceso de verificación antes de ser remitida al área de contabilidad para proceder con la cancelación de
esta.
Para la verificación se debe realizar la descarga de la factura y el detalle de consumo. La descarga de la factura se realiza ingresando a la página web https://portal.sita.aero/welcome, se debe seleccionar el icono “Go To” ubicado
en la esquina superior izquierda de la página principal y seleccionar la opción “Billing”, automáticamente se presentará un cuadro con varios archivos en
formato .pdf con descripciones individuales de la factura. Para descargar la factura completa se debe seleccionar la opción “Full Detailed Invoice” verificando que corresponda al mes que se va a revisar (Es importante tener en cuenta que
estas facturas son emitidas por mes cumplido), estas deben ser almacenadas en la carpeta X:\Manuales\Facturas SITA para poder conservar un histórico.
Para descargar el reporte de consumo, se descarga ingresando a la página web https://www.aircom.aero/AIRCOMVision/index.html, en la barra de herramientas
seleccionar la pestaña “Download Center”, en esta pestaña se muestran tres carpetas, de la carpeta “Invoice & Billing Reports” se tienen dos carpetas de
archivos, el archivo “Datalink ACARS Service Charge Report” que corresponde a la información de consumo de datos y el archivo “Cockpit Voice Service Charge Report” que corresponde al consumo de voz, se deben seleccionar los archivos
que correspondan al mes que se va a revisar, y automáticamente se descargara un archivo .zip que contiene los reportes.
Luego de tener los tres documentos (La factura, el informe de consumo de datos y el informe de consumo de voz), se puede realizar la verificación de gastos. El
proceso de verificación de gastos se realiza haciendo un comparativo entre los
informes de consumo contra la factura. Se recomienda verificar la página “Statement of SITA account” que se encuentra
adjunta en la factura, para asegurar los pagos oportunos de facturas previas.
Si existe alguna discrepancia con el cobro, se debe enviar la inconformidad a [email protected], [email protected] y [email protected], indicando la inconformidad, el número de la factura, la factura y el registro de
consumo.
Si la facturación se encuentra correcta, se solicita al director de operaciones su aprobación para proceder a enviarlo al área de contabilidad.
3.2 FLIGHT OPERATIONS DOCUMENTATION MANAGER (FODM)
La aplicación FODM permite a los usuarios crear, personalizar y publicar documentos técnicos de las aeronaves diseñados en XML (característica de todos
los manuales de fabricante Airbus). El propósito principal de esta aplicación es personalizar los manuales y permitir al usuario publicar estos en diversos tipos de formatos. Esta aplicación permite a los usuarios cargar manuales existentes y
modificarlos en contenido y estructura, y adicionalmente crear nuevos manuales.
Cuando los manuales son cargados en FODM pasan por 3 fases que corresponden al “ciclo de vida” del manual: personalización, Freeze, Despacho y
publicación. Este último ciclo se profundizará más adelante. Para el ingreso a la aplicación es necesario contar con un usuario y una
contraseña. Este registro permite al usuario tener acceso a la aplicación de acuerdo a los permisos que se le hayan aplicado al perfil.
La aplicación cuenta con tres tipos de perfiles: perfil “Administrator” el cual tiene control absoluto de la aplicación, administra usuarios, desarrolla bases de datos,
entre otros. Perfil “Manual responsible” tiene permisos de recibir y cargar manuales. Perfil “Author” puede personalizar manuales y crear nuevos
manuales. Estos perfiles deben ser asignados cuando se esta realizando la creación del usuario.
La capacidad de crear usuarios nuevos solamente esta activa para usuarios tipo “Administrator” y “Manual responsible”.
Para crear un usuario nuevo de la barra de herramientas seleccionar del icono “Admin” la opción “User Manager” y en esta nueva pestaña seleccionar la opción
“Create A New User”. Automáticamente se genera una ventana donde se debe
diligenciar todos los campos disponibles (Usuario, nombre completo, correo
electrónico, tipo de perfil, contraseña y confirmación de la contraseña). Es importante tener en cuenta que el usuario debe ser único y no esta permitido asignar el nombre de un usuario inactivo o eliminado. Luego de que este se
crea, queda incluido en la lista de usuarios indicando la información completa de creación.
Para modificar algún usuario creado previamente, en la pestaña “User Manager” seleccionar la opción “Edit Current User” y automáticamente se despliega la
pantalla de propiedades del usuario.
Para desactivar un usuario en la pestaña “User Manager” seleccionar la opción “De-Activate Current User” y se genera una pantalla de confirmación. En la tabla de usuarios este pone en color gris y este no podrá hacer uso de la aplicación
hasta que sea reactivado nuevamente. De igual manera para la reactivación de un usuario se debe seleccionar en la pestaña “User Manager” la opción “Re-
Activate User” y dejará de aparecer en color gris en la tabla de usuarios.
3.2.2 CREACIÓN DE AERONAVES
La aplicación permite a los usuarios crear las aeronaves a las cuales van a ser
aplicables las publicaciones. La opción “Fleet Manager” permite administrar esta lista de aviones.
Para la creación de aeronaves de la barra de herramientas seleccionar del icono
“Admin” la opción “Fleet Manager” y en esta nueva pestaña seleccionar la opción “Create A New Aircraft”. Automáticamente se genera una ventana donde se debe diligenciar todos los campos disponibles (MSN, FSN, Código de aerolínea,
Matricula, modelo del equipo, programa de equipo para el caso de Tampa Cargo es F- Long Range -A330/340). Luego de que este se crea, queda incluido en la
lista de aeronaves indicando la información completa de creación. Para modificar algún equipo, en la pestaña “Fleet Manager” seleccionar la opción
“Edit Current Aircraft” y automáticamente se despliega la pantalla de propiedades del equipo.
Para eliminar un equipo en la pestaña “Fleet Manager” seleccionar la opción “Delete Current Aircraft” y se genera una pantalla de confirmación.
3.2.3 CREACIÓN DE MANUALES
El formato que maneja Airbus para sus manuales es XML, por lo tanto se debe
hacer uso de la aplicación FODM para convertirlo a formato digital PDF. Este proceso se realiza de la siguiente manera:
En la barra de herramientas selecciono la opción “Quick Publish” y en el buscador
localizo la siguiente carpeta X:\Manuales\Descargar Airbus, donde se encuentran almacenados todos los manuales descargados en formato .xml. En esta carpeta localizo el archivo “start.xml” y selecciono la opción “Next”.
Nota: Es importante tener en cuenta que al descargar los manuales de la página web, estos vienen en formato comprimido por lo tanto se deben extraer
previamente a la publicación. Luego se debe seleccionar la opción “Confirm Analysis” para continuar con el
proceso de publicación. A continuación se debe indicar la configuración que se desea para el manual. Para Tampa Cargo se deben asignar las siguientes
propiedades:
En la opción “Output Location” se debe seleccionar la carpeta de ubicación final del manual. Y finalmente seleccionar publish. A continuación se despliega la
pantalla que indica que el manual esta siendo procesado, para esto se selecciona la opción “Run in Background” y en la ventana inferior “Console” se mostrara el avance de la publicación del manual.
3.3 AIRBUS WORLD
Airbus cuenta con una página web disponible para realizar descargas y consultas de información técnica de las aeronaves de la compañía. Para el ingreso a esta aplicación es necesario tener un usuario y una contraseña. Este usuario es
asignado por el administrador de proyectos y estándares.
Para ingresar en la página web, se debe realizar por medio de la dirección http://www.airbusworld.com , ingresando el usuario y la contraseña asignados.
Para la creación de usuarios, se debe seleccionar el icono “CDIS-Administrator Tool”. En la barra de herramientas localizada en la margen izquierda seleccionar
la opción “Users”. Automáticamente se genera una nueva ventana llamada “Airbus portal Administrator NG”. En la barra de herramientas seleccionar la pestaña “Manage Users” y seleccionar la opción “Create New User” y diligenciar
las tres pestañas que se generan.
Para mantener homogeneidad en la creación de usuarios, la información debe ser diligenciada de la siguiente manera:
El login o usuario debe ser creado con la primera letra del nombre seguido de
una línea baja y el apellido todo en letras mayúsculas (Por ejemplo Catalina Sierra – C_SIERRA). El apellido debe ser diligenciado en letras mayúsculas sin tildes y el Nombre en minúscula.
La asignación de roles o permisos debe ser de acuerdo al usuario que se desea
crear. Esto queda a criterio del administrador que este creando el nuevo usuario.
Luego de crear el usuario, este recibirá un correo electrónico con la notificación del proceso de creación del usuario, posterior a esta confirmación se estará
enviando un correo electrónico indicando la contraseña para realizar el ingreso.
3.3.2 MODIFICACIÓN NOTIFICACIONES
La aplicación Airbus World cuenta con la función “Notificaciones” la cual permite
al usuario recibir alertas de publicaciones de documentos nuevos, actualizaciones u otros temas de interés. Estas alertas se pueden visualizar en la página inicial
de la aplicación y ser enviadas al correo electrónico. Para acceder a estas, se realiza por medio de la página inicial en el icono
“Notification”.
Para realizar la configuración personalizada de estas notificaciones se ingresa
seleccionando la opción “Manage subscription”. A continuación se despliega una ventana que permite realizar la configuración de acuerdo al tipo de notificaciones que el usuario desea recibir, adicionalmente incluyendo el correo electrónico a
donde van a ser enviados y la frecuencia. La opción de que estas notificaciones sean enviadas al correo electrónico es opcional.
3.3.3 CONSULTA DE MANUALES
Para consultar manuales en la página inicial, se debe seleccionar la opción “Flight Operations Manuals” y seleccionar el filtro que se desea utilizar.
A continuación se genera una ventana donde se muestra el manual completo.
3.3.4 DESCARGA DE MANUALES
Para descargar manuales en la página inicial, se debe seleccionar la opción “Technical Data Download” y seleccionar el filtro que se desea utilizar. Para
seleccionar el manual que se desea descargar se debe seleccionar el manual que tenga formato XML. Luego de seleccionar el manual o manuales que se desean
descargar se selecciona la opción “Download Request” y se genera una ventana de confirmación donde se debe elegir la opción “Inmediate” para que la descarga
se inicie de manera inmediata. A continuación se genera una ventana donde se muestra el progreso de la
descarga. Esta descarga queda almacenada en la carpeta que se tenga predeterminada para las descargas. La descarga se realiza en un archivo
formato .Zip, el cual debe ser extraído para poder proceder con el proceso de publicación del manual en la aplicación FODM
Nota: Para más información acerca de la publicación del manual en FODM remitirse a la sección FODM de esta Guía.
3.4 JEPPESEN JDM
Jeppesen cuenta con un portal web habilitado para cada operador. En este, se
encuentra la información necesaria para proveer las bases de datos de cartas electrónicas tanto para tripulaciones y despacho como para los dispositivos EFB
contenidos en los aviones de la compañía. La creación de usuarios y asignación de bases de datos está a cargo del administrador del sistema y se realiza como se detalla a continuación.
3.4.1 ACCESO
Para acceder JDM Pro, debe tener usuario y contraseña. En caso de con contrar con esta, contactese con su representante de Jeppesen o escriba u requerimiento a NavSupport [email protected].
Para acceder al JDM
1. Abra el navegador y diríjase a https://jdmp.jeppesen.com/gwt-ui/ 2. Ingrese su usuario y contraseña de JDM Pro.
3. Haga Click en Login. 4. JDM Pro mostrará la página “Recipients”.
3.4.2 CREACIÓN DE GRUPOS DE DISTRIBUCIÓN
Los grupos de distribución son listas de destinatarios que pueden ayudar a
organizar su flota.
Complete estos pasos para cada grupo de distribución en su flota
1. Haga clic en Crear un grupo de distribución en la parte inferior de la barra lateral (+)
2. Introduzca el nombre de la distribución grupo. 3. Haga clic en Agregar
En la pestaña “CONTENT”, podrá visualizar las bases de datos activas para el
operador. Para asignarlas se hace click en la flecha ingerior y posteriormente en los distribution groups se seleccionan los que tendrán cada base de datos.
La creación de usuarios se hace una vez se accede a la plataforma de Jeppesen JDM. Allí se accede al botón (1) y una vez allí se deben llenar los datos del nuevo usuario preferiblemente de la siguiente manera para mantener un estándar.
First Name: Primer Nombre. Last Name: Primer apellido.
Email Address: Correo electrónico. Reciepent Name: Apellido seguido de _ y la inicial de su nombre (Sugerido)
Platform: Seleccionar el dispositivo del usuario. Distribution Group: Se asigna el grupo con el paquete de base de datos apropiado para la operación.
1
4.3.1 ACEPTACIÓN CERTIFICADO DE AERONAVEGABILIDAD ................ 4-7 4.3.2 CERTIFICADO DE OPERACIÓN .................................................. 4-7 4.3.3 CERTIFICADO DE COMUNICACIONES ........................................ 4-7 4.3.4 STANDARD AIRCRAFT AIRWORTHINESS CERTIFICATE ................. 4-7 4.3.5 CERTIFICATE OF AIRCRAFT REGISTRATION ............................... 4-7 4.3.6 RADIO STATION AUTHORIZATION ............................................ 4-8 4.3.7 AIRCRAFT INSURANCE............................................................. 4-8 4.3.8 CONTROL DE VENCIMIENTOS ................................................... 4-8 4.3.9 PROCESO DE RENOVACIÓN ...................................................... 4-8
4.4 ADMINISTRACIÓN DE CIRCULARES OPERACIONALES (FOC) .............. 4-9 4.5 MANUALES ................................................................................ 4-12 4.6 MEMO DE INCLUSIÓN ................................................................... 4-3 4.7 FORMATO CONTROL PUBLICACIONES Y VERIFICACIÓN MANUALES A
BORDO ................................................................................................ 4-4
4.7.1 FORMATO VERIFICACIÓN DE MANUALES A BORDO ..................... 4-4 4.7.2 FORMATO CONTROL PUBLICACIÓN DE MANUALES ...................... 4-5
4.8 FORMATOS .................................................................................. 4-7
4.8.1 AD FLIGHT OPERATIONS APPLICABILITY FORM ........................... 4-7 4.8.2 FLIGHT OPERATION CIRCULAR ................................................. 4-8 4.8.3 FORMATO ACTAS .................................................................... 4-9 4.8.4 FORMATO CARTAS ................................................................ 4-10
4. ADMINISTRACIÓN FORMATOS
El área de proyectos y estándares es el área encargada de diseñar, actualizar, certificar y distribuir los formatos que se manejan en la dirección de operaciones de vuelo. Estos formatos se diseñan con el objetivo de mantener records de
acciones realizadas en la compañía para conseguir objetivos establecidos y/o documentar los resultados de su seguimiento.
La creación o actualización de algún formato se realiza debido a solicitud del área la cual va hacer uso de este (entrenamiento, dirección, despacho, entre otros),
solicitud de alguna autoridad regulatoria o debido a necesidades propias de la compañía.
Debido a que algunos de estos formatos se encuentran regulados por la autoridad, cuando se realiza la actualización o revisión de alguno de estos, deben
ser remitidos a esta para su revisión y posterior aprobación, y así obtener una autorización para hacer su distribución e implementación.
Para el proceso de distribución y publicación de formatos se realiza por medio de un correo electrónico, donde notifica la generación o actualización de un formato,
en caso de ser un formato de entrenamiento se informa principalmente a instructores y chequeadores de la compañía. De igual manera se notifica la
ubicación de estos formatos. Estos se encuentran en la oficina de proyectos y estándares y en la página web, en la sección de entrenamiento.
Estas dos son las únicas fuentes autorizadas para la consulta y obtención de formatos. Cada copia una vez descargada o retirada de la oficina es no
controlada. Será responsabilidad del usuario asegurarse de estar utilizando el formato debidamente actualizado.
Para los formatos se cuenta con plantillas predeterminadas con el fin de mantener un estándar regulado. Para el diseño de estas plantillas se deben
tener en cuenta la siguiente información:
1. El tipo de fuente establecido para todas las publicaciones debe ser Verdana
11. 2. Todos los formatos cuentan con un encabezado, un pie de página y un
texto informativo.
- El logo-símbolo de la compañía
- El título de documento y equipo al que aplica - Paginación
- Código del formato
- Fecha de revisión del formato - Área responsable del formato
- Número de revisión de la circular * - Fecha de revisión de la circular *
* En algunos casos el pie de página de los formatos tiene variaciones, puede o no incluir estos ítems.
El código del formato esta establecido de la siguiente manera, FO corresponde a las iniciales de la dirección de operaciones de vuelo (Flight Operations), seguido
de 4 letras correspondientes a las iniciales del nombre del formato (en este caso CAT II/III Approach Personal Record – CAPR) y finalmente el número de revisión
del formato (en este caso Revisión 2 – R2). Las fechas en los formatos internos deben ser diligenciadas de la siguiente
manera: MMM DD/YY.
4.1 ACTAS
Las actas son formatos diseñados con el objetivo de conservar un registro de temas tratados y decisiones establecidas durante una reunión, con el propósito
de certificar, dar validez a las decisiones, establecer fechas pactadas y dar seguimiento a cada una de las decisiones por parte del responsable.
En este documento se registran lugar donde se sostuvo la reunión, fecha, asistentes, tareas a cumplir con sus fechas de seguimiento y las decisiones
tomadas. Nota: Es importante tener en cuenta que este formato no esta diseñado de igual
manera que los establecidos para la dirección de operaciones de vuelo, pues es un formato implementado para todo el Holding.
El formato de este tipo de documentos esta diseñado de la siguiente manera:
El encabezado de cada página contiene:
- Número de acta y nombre de la reunión - Fecha, cuidad y país
- Asistentes - Invitados
- Ubicación de documentos, en caso de que se generen documentos adicionales y de uso común.
El pie de página contiene:
- Código del formato - Fecha de revisión del formato
- Número de revisión del formato
El contenido del acta debe ser diligenciado de la siguiente manera
- Tema: Idea principal del tema que se trato en la reunión - Expositor: Persona(s) encargada(s) de presentar este tema - Tipo (Decisión, recomendación, tarea): si el tema a tratar queda
establecido como una decisión, recomendación o una tarea - Descripción / Responsable: Descripción detallada del tema tratado,
incluyendo decisiones establecidas o tareas pendientes, se debe indicar la persona(s) que queda(n) como responsable(s) de hacer seguimiento al cumplimiento y/o cierre de esta.
- Fecha seguimiento
Estos registros deben ser almacenados en la oficina de proyectos y estándares y
en la carpeta X:\Manuales\Actas. Adicionalmente en los 5 dias próximos a la finalización de la reunión la persona encargada de realizar el acta debe enviarla
por medio de un correo electrónico a las personas asistentes a la reunión para revisión de parte de cada uno de ellos y así dar aprobación a esta.
En caso de existir alguna discrepancia en lo descrito en el acta, se debe enviar un correo electrónico al responsable del acta y notificar dicha discrepancia.
4.2 CARTAS
Las cartas son documentos utilizados principalmente para realizar comunicaciones formales con las autoridades regulatorias. Estas cartas están diseñadas con el siguiente esquema.
- Logo de la empresa - Fecha
- Consecutivo - Destinatario
- Asunto - Contenido - Firma
El consecutivo de las cartas esta establecido de la siguiente manera, FOPL que
consiste en las siglas de Flight Operations Publications, seguido de un consecutivo de 3 números. Este consecutivo se inicializa cada cambio de año. Este esta diseñado para mantener control sobre las cartas emitidas a cada una
de las entidades regulatorias.
Adicionalmente estos documentos cuentan con un pie de página, donde se presenta la información de contacto de la persona que emite la carta.
Estos documentos son almacenados en la oficina de proyectos y estándares, adicionalmente se cuenta con un formato digital en la ruta X:\Manuales\Cartas y
Memos\FOP Letters.
4.3 LICENCIAS Y CERTIFICADOS
Tampa Cargo cuenta con documentos emitidos por entidades regulatorias donde se le autoriza (a la compañía o equipos) a realizar actividades de operación de
transporte aéreo de carga y certifican que esta se encuentra calificada para realizar ese tipo de operación y que opera bajos las regulaciones y limitaciones
establecidas por estas.
Nota: Cada una de las aeronaves de la compañía debe tener disponible un
ejemplar original de todos los documentos mencionados a continuación, a excepción de los documentos genéricos los cuales pueden contener una copia debidamente controlada. El área de publicaciones técnicas de la dirección de
mantenimiento con soporte del área de proyectos y estándares de la dirección de operaciones de vuelo, deben asegurar que estos documentos se encuentren
disponibles en las aeronaves, adicionalmente que se encuentren vigentes y mantener registros digitales de estos como históricos. Estos registros se encuentran almacenados en X:\Manuales\Certificados y Licencias.
4.3.1 ACEPTACIÓN CERTIFICADO DE AERONAVEGABILIDAD
Documento público otorgado por la Oficina de Control y Seguridad Aérea de la UAEAC; mediante el cual se acredita que, a la fecha de su otorgamiento, la
aeronave en él descrita es aeronavegable, o sea, apta para ser operada en forma segura dentro de las condiciones asociadas a su categoría, clasificación y de
acuerdo a las limitaciones establecidas en su Certificado Tipo. Este documento cuenta con una fecha de expedición y de vigencia.
4.3.2 CERTIFICADO DE OPERACIÓN
Documento expedido por la Oficina de Control y Seguridad Aérea de la UAEAC, certificando que el operador titular del mismo, cumple con las regulaciones de aeronáutica civil y con los requisitos técnicos necesarios para asumir la
responsabilidad por la explotación de aeronaves, en servicios aéreos comerciales, bajo los términos y condiciones allí establecidas.
4.3.3 CERTIFICADO DE COMUNICACIONES
Documento expedido por la Oficina de Control y Seguridad Aérea de la UAEAC, certificando que el operador titular del mismo, cumple con los requisitos establecidos para para el uso del espectro radioeléctrico y la autorización de la
red cuyo sistema operara de acuerdo con el área de servicio y cuadro de características técnicas de red. Este documento cuenta con un periodo de
vigencia.
Documento otorgado por la entidad de Estados Unidos Department of
Transportation – Federal Aviation Administration; mediante el cual se acredita que la aeronave en él descrito es aeronavegable, o sea, apta para ser operada en forma segura dentro de las condiciones asociadas a su categoría, clasificación y
de acuerdo a las limitaciones establecidas en su Certificado Tipo.
4.3.5 CERTIFICATE OF AIRCRAFT REGISTRATION
Documento otorgado por la entidad de Estados Unidos Department of
Transportation – Federal Aviation Administration; mediante el cual se acredita que la aeronave en él descrito se encuentra registrado en la FAA. Este documento cuenta con una fecha de expedición y de vigencia.
4.3.6 RADIO STATION AUTHORIZATION
Documento expedido por la Federal Communications Commision de la FAA, certificando que el operador titular del mismo, cumple con los requisitos
establecidos para para el uso del espectro radioeléctrico y la autorización de la red cuyo sistema operara de acuerdo con el área de servicio y cuadro de
características técnicas de red. Este documento cuenta con un periodo de vigencia y es genérico para todas las aeronaves de la compañía.
4.3.7 AIRCRAFT INSURANCE
Póliza emitida por la entidad Allianz, donde se indica la responsabilidad de esta empresa ante un accidente con alguna de las aeronaves e indica la cobertura de este ante cualquier evento. Este cuenta con un periodo de vigencia y es genérico
para todas las aeronaves de la compañía.
4.3.8 CONTROL DE VENCIMIENTOS
El área de proyectos y estándares mantiene control de vencimientos de manera
paralela al área de publicaciones técnicas para asegurar la vigencia de cada uno de los certificados y licencias que maneja la compañía. Este control se lleva por medio de un archivo en Excel donde se controlan las fechas de vencimiento de
cada uno de los certificados y/o licencias.
Este archivo genera alertas, donde se indica que algún certificado o licencia de alguna de las aeronaves, esta próximo a su fecha de vencimiento. Estas alertas están predeterminadas para generarse 60 días previos a la fecha de vencimiento.
Estas alertas consisten en un correo electrónico dirigido al área de proyectos y estándares solicitando la verificación de estos.
Este archivo se encuentra disponible en X:\Manuales\Control de Publicaciones\Control de Documentos, con el nombre “CONTROL VENCIMIENTOS
LICENCIAS Y CERTIFICADOS”.
4.3.9 PROCESO DE RENOVACIÓN
El área de publicaciones técnicas es el área encargada de solicitar al área legal, la renovación de alguno de los certificados o licencias. Tan pronto esta recibe los documentos vigentes, notifica al área de proyectos y estándares por medio de un
correo electrónico la generación del nuevo documento, enviando una copia digital
de este y adicionalmente renovándolo en cada una de las aeronaves.
4.4 ADMINISTRACIÓN DE CIRCULARES OPERACIONALES (FOC)
Las circulares operacionales son generadas por la dirección de operaciones de Vuelo. Una circular operacional puede incluir información con respecto a cambios
en el manual general de operaciones (MGO), información técnica, políticas, entre otros y siempre prevalecerá sobre el manual general de operaciones.
El objetivo de las circulares operacionales es informar al personal de la dirección
de operaciones de vuelo acerca de temas importante para la operación y que debe ser cumplidas de acuerdo a lo que en esta este establecido.
Cada circular contiene un encabezado, un pie de página y un texto informativo.
- El título de documento - Paginación - Asunto
- Efectividad - Aplicabilidad
- Código del formato
- El número de revisión del formato - Área responsable del formato
- Número de revisión de la circular - Fecha de revisión de la circular
El proceso de notificación de emisión o revisión de estas circulares operacionales
es por medio de un correo electrónico, enviado a todo el personal desde la dirección de operaciones de vuelo. En el correo adicionalmente se indica la ubicación de esta en la red y el usuario y contraseña para su descarga.
Estas circulares se encuentran disponibles en la página web autorizada por la
UAEAC y en los EFB de las aeronaves. Si hay una nueva revisión de una circular, la dirección de operaciones de vuelo con apoyo del área de proyectos y estándares, generarán la nueva circular y la incluirán en la página web,
adicionalmente realizarán la actualización de los EFB.
Cada usuario esta en la obligación de mantenerse actualizado de acuerdo a las notificaciones enviadas.
Estas circulares son para uso interno de la empresa y/o agentes de servicios a terceros que presten servicios a la compañía y/o autoridades de aviación civil del
gobierno de la República de Colombia y/u otros estados.
4.5 MANUALES
Los manuales son documentos que contienen las instrucciones, políticas y procedimientos del área de operaciones de vuelo y demás áreas involucradas, que permiten al personal tanto de tierra como en vuelo, ejercer sus funciones bajo los mismos lineamientos.
Tampa Cargo cuenta con dos tipos de manuales, los manuales regulatorios y los
manuales de flota. Los manuales de flota son los diseñados por el fabricante y estos son aceptados por el área de proyectos y estándares, y a estos no se les
realiza modificación alguna por parte del operador. Los regulatorios, son todos aquellos manuales que pertenecen al manual general de operaciones y son denominados comúnmente como manuales de compañía.
Para los manuales de compañía se cuenta con plantillas predeterminadas con el
fin de mantener un estándar regulado. Para el diseño de estas plantillas se deben tener en cuenta la siguiente información:
1. Todos los manuales de compañía deben tener una portada, donde se indique el nombre del manual, los datos de la base principal y el logo de la compañía. En algunos casos se debe incluir la firma de la persona que
elaboro el manual y de quien lo revisa.
2. El tipo de fuente establecido para todos los manuales debe ser Verdana 11.
3. Todos los formatos cuentan con un encabezado, un pie de página y un texto informativo, diseñado de la siguiente manera:
- El título del manual - Nombre del capitulo - Paginación
Y el pie de página contiene:
- Efectividad (en caso de que aplique) - Código del manual (en caso de que aplique) - Número de revisión
- Fecha de revisión
4. La numeración de las páginas se usa el sistema de numeración de páginas decimal. El número de página está dividido en dos campos, el capítulo y la página. Un ejemplo de dicha numeración para el Capítulo 0, página 3
Por ejemplo 0-3
Número de Página
Cuando una página es incluida entre 2 páginas consecutivas, un guión (-) con un número consecutivo será escrito de la siguiente manera:
Por ejemplo 0- 3- 1
Capítulo
Página Incluida
5. Una lista de páginas efectivas, donde se indique el nombre del capitulo, el número de página, fecha de revisión y número de revisión
2-1 Mar 15/15 48
2-2 Mar 15/15 48
6. Un record de revisiones donde se indica el número de revisión, fecha de la revisión, persona encargada de realizar la inserción de los cambios y la
fecha en la cual se realizo dicha acción.
REVISION FECHA
REVISION INSERTADO
POR FECHA
46 DEC 01/14 JL ENE 27/15
47 ENE 01/15 CS FEB 27/15
7. Explicaciones y definiciones de términos y abreviaturas necesarias para la
utilización del manual. 8. Una lista y breve descripción (Tabla de contenido) de los distintos
volúmenes o partes, su contenido, aplicación y utilización. Esta puede ser general o individual por capítulos.
9. Una descripción de cambios realizados en dicha revisión.
10.Un control de cambios, estos cambios se identifican por medio de una línea vertical en la margen izquierda la cual indicará el parágrafo revisado
o actualizado. 11.Finalmente se debe realizar un memo de inclusión, donde se indique la
información de la revisión que esta activa, y las páginas que se
adicionaron, removieron o revisaron.
Para mantener la homogeneidad en los manuales se deben tener en cuenta los siguientes parámetros para la numeración. Las características de los títulos y el contenido son las siguientes:
NORMAL: El tipo de fuente establecido es Verdana 11, alineación justificada, sangría izquierda de 0 cm, espaciado posterior a 10 pto e interlineado sencillo.
TITULO 1: El tipo de fuente establecido es Verdana 12, efecto de formato en negrilla y mayúscula, sangría izquierda de 0,63cm, espaciado anterior a 12 pto,
espaciado posterior a 10 pto e interlineado sencillo.
TITULO 2: El tipo de fuente establecido es Verdana 11, efecto de formato en negrilla y mayúscula, sangría izquierda de 0 cm, espaciado anterior a 6 pto, espaciado posterior a 10 pto e interlineado sencillo.
TITULO 3: El tipo de fuente establecido es Verdana 11, efecto de formato en
mayúscula, sangría izquierda de 0,8cm, espaciado anterior a 6 pto, espaciado posterior a 10 pto e interlineado sencillo.
TITULO 4: El tipo de fuente establecido es Verdana 11, efecto de formato en mayúscula, sangría izquierda de 0,8cm, espaciado anterior a 6 pto, espaciado
posterior a 10 pto e interlineado sencillo.
4.6 MEMO DE INCLUSIÓN
Este formato tiene como objetivo dar instrucciones a los usuarios acerca de las
modificaciones que se realizaron en los manuales. En este se indican que hojas fueron removidas, adicionadas o remplazadas.
Este formato debe tener un encabezado donde se contiene el nombre del manual y su revisión, unas instrucciones con la información completa de la revisión y las
personas de contacto en caso de tener alguna discrepancia con este. Este memo debe ser incluido en la primera hoja del manual. Las instrucciones indican por capítulos, cuales páginas sufrieron algún cambio, y a continuación se describe el
cambio que esta presento.
MANUALES A BORDO
Estos formatos tiene el objetivo de mantener un control respecto al manejo del tiempo para las publicaciones de toda la documentación técnica asignada a la dirección de operaciones de vuelo y que es necesaria para la operación diaria, en
tierra y en vuelo.
4.7.1 FORMATO VERIFICACIÓN DE MANUALES A BORDO
Este formato se utiliza con el objetivo de mantener un registro de las auditorias
que se realizan en las aeronaves, por parte del ingeniero de soporte. El ingeniero debe consignar en el formato todos los hallazgos y observaciones que se encuentren durante la verificación. Tiene un tiempo de 2 meses para dar
cumplimiento a los hallazgos.
Estos registros deben ser entregados al coordinador de proyectos y estándares, con el fin de almacenar dichos registros. Estos se almacenan de manera física en la oficina de proyectos y estándares y de manera digital en la ruta
“X:\Manuales\Control de Publicaciones\Control de Documentos\Verificación de Manuales a Bordo”.
Para diligenciar este formato se debe verificar que se va a utilizar la última revisión disponible en la esquina superior derecha del formato. Se debe indicar
cual es la vigencia de la verificación, esta vigencia esta asignada de manera bimensual (por ejemplo Enero-Febrero). A continuación se presentan las
aeronaves con cada uno de los manuales y documentos a bordo que se deben verificar con sus respectivas cantidades. En caso de que alguno de estos no se encuentre disponible o no este en la revisión actual, se debe indicar en la casilla
de observaciones dicho hallazgo. Si el manual se encuentra disponible y de manera correcta se debe marcar con una equis (X) para identificar que se
encontraba en la fecha de la verificación. Se debe tener especial cuidado con las AD’s aplicables a la flota, estas deben
estar disponibles siempre. En caso de que alguna no se encuentre a bordo de la aeronave, se debe dar cumplimiento a esta de manera inmediata y realizar la
anotación. En el formato se deben indicar las fechas de verificación y la fecha de cierre de la
inconformidad, adicionalmente indicar con las iniciales la persona encargada de realizar dicha verificación y cierre, en caso de que sean personas diferentes se
deben indicar ambas iniciales separadas por un guión, para indicar quien realizo cual actividad.
4.7.2 FORMATO CONTROL PUBLICACIÓN DE MANUALES
El coordinador de proyectos y estándares es la persona encargada de mantener control de la publicación de los manuales e información técnica de la dirección de operaciones de vuelo, en caso de ausencia del coordinador de proyectos y
estándares el ingeniero de soporte es la persona encargada de diligenciar dicho formato.
Este formato se maneja con el objetivo de mantener control de los tiempos entre
la recepción de las aprobaciones, la distribución y la disponibilidad en los equipos. Se debe asegurar que el tiempo entre la recepción de la aprobación y la publicación de esta no sea mayor a 15 dias.
En este formato se consignan la información completa del manual, fecha de
revisión, número de revisión, equipo al que aplica, fecha de aprobación y fecha
de recepción de la aprobación, adicionalmente se almacenan las fechas en las
cuales esta información se publico a las diferentes áreas de la dirección y la fecha en la que se abordó la información en las aeronaves. En caso de que alguna información no aplique ya sea por equipo o personal dirigido se debe
indicar con N/A.
En la hoja siguiente del mismo archivo, se mantiene el control de demoras de las publicaciones. En los casos en los cuales la fecha de publicación fue superior a
los 15 dias, este se resaltara, con el fin de dar alerta al coordinador de proyectos y estándares y al ingeniero de soporte, de la demora generada, y analizar las
causas y evitar acontecimientos futuros.
4.8.2 FLIGHT OPERATION CIRCULAR
5. ADMINISTRACIÓN DE BRIEFINGS
Los briefings o CBT (Computer Based Training) son cursos de instrucción desarrollados en programas de computador (Power Point o CPAT), brindados por la compañía y los cuales sirven de soporte y ayuda didáctica para los
entrenamientos de tripulación de vuelo y personal de tierra. El objetivo de este tipo de entrenamiento es difundir información a los miembros de la
organización de una manera más ágil y enfocada a políticas específicas. Este tipo de entrenamientos deben ser simples y de fácil comprender, ya que implica un autoestudio por parte de los usuarios.
Los briefings cuentan con una estructura estándar implementada en el
holding, y deben ser desarrollados en la plantilla ubicada en la carpeta \\mxl1310wsx\Manuales\Briefings Tripulantes. Adicionalmente estos deben incluir, como mínimo, el siguiente contenido:
Una diapositiva con el titulo principal
Una diapositiva con el objetivo del CBT Una diapositiva de introducción donde se enumeran los temas
principales de la presentación
El proceso de notificación de emisión o revisión de los briefings es por medio de un correo electrónico, enviado a todo el personal desde la dirección de operaciones de vuelo y/o el área de proyectos y estándares. En el correo
adicionalmente se indica la ubicación de esta en la red y el usuario y contraseña para su descarga.
Estos se encuentran disponibles en la página web autorizada por la UAEAC y en los EFB de las aeronaves. Si hay una nueva revisión de un briefing, el área de
proyectos y estándares en conjunto con el área de entrenamiento, generarán el nuevo briefing y lo incluirán en la página web, adicionalmente realizarán la
actualización de los EFB. Adicionalmente la compañía cuenta con el soporte de la aplicación CPAT, la cual
permite el desarrollo de cursos interactivos que permite a la compañía mantener el personal al día en temas de entrenamiento específico, adicionalmente ofrece
un seguimiento de logro de objetivos individualmente y mantener un record de este por un tiempo establecido.
En cualquiera de los dos casos se realizará un examen al final de la capacitación para verificar la comprensión de la instrucción impartida, por lo tanto cada
usuario esta en la obligación de mantenerse actualizado de acuerdo a las notificaciones enviadas.
Estos entrenamientos son para uso interno de la empresa y/o agentes de servicios a terceros que presten servicios a la compañía y/o autoridades de
aviación civil del gobierno de la República de Colombia y/u otros estados.
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración
6. ADMINISTRACIÓN PÁGINA WEB
Maletín de vuelo es la página web autorizada por la autoridad Colombiana (UAEAC), para realizar la distribución de información técnica de la dirección de
operaciones de vuelo vía Internet. En esta página se encuentran todos los manuales de compañía, manuales de las aeronaves, circulares operacionales,
presentaciones, temas de seguridad operacional, programación diaria de vuelos, entre otros. Su acceso se puede realizar a través de la página de Internet: http://new.maletindevuelo.co/
La descarga de información de esta página se autoriza al personal con usuario y
contraseña, con el fin de asegurar la confidencialidad de la información aquí presentada.
La administración de esta página se encuentra a cargo del área de proyectos y estándares, quien mantiene actualizada la información aquí contenida y notifica a
los usuarios todos los cambios que realizan. La página cuenta con 11 pestañas, distribuidas de la siguiente manera:
1) A330F, donde se encuentran los manuales y procedimientos para la operación del equipo A330 como:
i) Flight Crew Operating Manual FCOM ii) Airplane Flight Manual AFM
iii) Cabin Crew Operating Manual CCOM iv) Quick Reference Handbook QRH
v) Flight Crew Training Manual FCTM vi) Minimum Equipment List MEL vii) Airport Analysis
viii) Engine Out Procedures ix) Cartas JEPPESEN – MEX
x) Weight and Balance Manual WBM xi) NOTAM xii) CHARTER
xiii) Normal Checklist xiv) GPA (Guía de Procedimientos Abordo)
xv) KEY TABLE xvi) QT-ROUTES
2) FOC, donde se

guía procedimientos proyectos y estándares

Documents