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GUÍA DE LLENADO DE LOS FORMATOS PARA LA
INTEGRACIÓN DE PROPUESTAS DE ESTRUCTURA ORGÁNICA Y
ORGANIGRAMAS .
GUÍA TÉCNICA PARA LA INTEGRACIÓN DE PROPUESTAS DE ESTRUCTURA ORGÁNICA Y ORGANIGRAMAS
2021 Fecha septiembre- 2021
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ÍNDICE
1. Presentación.
2. Marco legal.
3. Formatos y forma de llenado
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1. PRESENTACIÓN
Con la finalidad de estandarizar la elaboración y presentación de las estructuras
orgánicas y organigramas, la Secretaría de Finanzas y Planeación emite la presente
guía que deberán observar las Dependencias, Órganos Administrativos
Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Gobierno del Estado
de Quintana Roo.
La utilidad práctica de las estructuras orgánicas y organigramas consiste,
fundamentalmente, en que permiten representar gráficamente la estructura
organizacional de las diferentes Dependencias, Órganos Administrativos
Desconcentrados y Entidades que integran el sector público estatal, considerando las
unidades administrativas de que se componen, el nivel jerárquico, así como las
relaciones que surgen entre las mismas.
Por lo anterior, el presente documento es un instrumento de apoyo y observancia
para quienes son responsables de elaborar, aprobar y autorizar las estructuras
orgánicas y organigramas, a efecto de unificar criterios en torno a su contenido y
presentación.
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2. PROPÓSITO DE LA GUÍA
El presente documento es un instrumento de apoyo y observancia que pretende
homologar la elaboración y presentación de las propuestas de Estructuras
Orgánicas y Organigramas, a la que deberán apegarse las Instituciones Públicas.
Las disposiciones contenidas en la presente Guía, son de observancia obligatoria
para las Instituciones Públicas en cuanto a la presentación de propuestas de
Creación, Modificación o Reestructuración de Estructuras orgánicas y
organigramas, cumpliendo con el marco del Plan Estatal de Desarrollo 2016-2022,
los cuales estarán orientados por el enfoque del Presupuesto basado en
Resultados (PbR) que consolida a la estructura programática de una Matriz de
Indicadores para Resultados (MIR).
Para efectos del presente documento se entenderá por creación a todas aquellas
Instituciones que nacen de las atribuciones o facultades que les asigne el
instrumento jurídico de creación.
Para el caso de modificación, o reestructuración organizacional se entenderá
aquellas Instituciones cuyo cambio de las unidades administrativas que conforman
la estructura vigente sea parcial o integral.
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3. RESPONSABLES DE APLICACIÓN
Los responsables de la aplicación de la presente Guía son los titulares de las
Instituciones Públicas y los Servidores Públicos que tengan la competencia para
integrar proyectos de Creación, Modificación o Reestructuración de Estructuras
Orgánicas, sin embargo, en todo momento podrán ser asesorados por la
Secretaría de Finanzas y Planeación, quienes resolverán las dudas, así como de
los casos no previstos.
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4. MARCO LEGAL
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación
Lineamientos para Regular el Proceso para la Revisión, Autorización y Registro de las
Estructuras Orgánicas y Organigramas de las Dependencias, Órganos Administrativos
Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública Estatal.
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5. FORMATOS Y FORMA DE LLENADO
Oficio de solicitud OSDE_2022
Organigrama estructural propuesto anexo 1
Organigrama estructural propuesto con nombres y niveles anexo 2
Cuadro comparativo estructura actual / propuesta anexo 3
Plantilla de personal vigente y propuesta anexo 4
Organigrama Ocupacional propuesto hasta Jefatura de
Oficina u homologo
anexo 5
Organigrama funcional propuesto hasta jefatura de oficina anexo 6
Estructura orgánica anexo 7
Justificación Técnica anexo 8
Todos los anexos que conforman la propuesta de estructura deberán estar
debidamente firmados y se subirán la plataforma electrónica que
establezca la Secretaría de Finanzas y Planeación en formato Pdf, además
de subir el archivo editable.
Para el caso de las Instituciones de Nueva Creación deberán anexar copia del Documento de Creación (Acuerdo, Decreto o Ley).
En el caso de las Entidades:
Ingresar la información relativa a la plantilla de personal vigente en el sistema electrónico que para tal efecto establezca la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Anexar copia de acta del Órgano de Gobierno en el cual se otorgue anuencia para iniciar las gestiones ante la Secretaría de Finanzas y Planeación para la dictaminación de la propuesta de estructura.
Se requiere adicionalmente la siguiente información, aun cuando no forma parte del expediente que se turna a la Secretaria de la Contraloría, para el registro correspondiente:
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MIR (matriz de indicadores por resultados) alineado al Plan Estatal de Desarrollo
Formato de impacto presupuestal que conlleva los cambios en la estructura, contemplando un prorrateo mensual y anual por unidad administrativa, capitulo y partida específica.
Comparativo de la proyección de capítulo 1000 (servicios personales) contemplando los ajustes relacionados con los cambios en la estructura.
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Oficio de solicitud (formato OSDE_2022)
Datos que deberá contener el oficio (formato OSDE 2022)
1. Plasmar el logo de la Institución Pública que presenta la propuesta
2. Numero de oficio de la Institución Pública con el que solicita la dictaminación
3. Fecha (día y mes de envío de propuesta)
4. Nombre de la Institución Pública que presenta la propuesta incluyendo la fecha de corte de la propuesta, ejemplo: enero 2022
5. Plasmar el número de ID que genera el sistema al llevar a cabo la captura en SIDEOL “módulo de integración de expedientes”
6. En caso de considerarlo conveniente añadir los documentos que pudieran servir para llevar a cabo el análisis de la propuesta (convenios, anexos de ejecución, manual de remuneraciones, tabulador de sueldos, condiciones generales de trabajo y demás aplicables) que amparen sus prestaciones y conceptos de pago correspondientes.
7. Nombre, cargo y firma del Titular de la Institución Pública que presenta la propuesta.
1 2
3
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Organigrama estructural Documento que presenta gráficamente todas las Unidades Administrativas que integran la Institución, así como sus relaciones de jerarquía o dependencia entre ellas. Anexo 1
Forma de llenado del Organigrama Estructural Anexo 1. Dependencias, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades ENCABEZADO 1.- Debera plasmarse en el margen superior izquierdo el escudo del Estado y en el margen
derecho la ceiba con el acrónimo correspondiente a la Institución que presenta la propuesta. Para identificar el Organigrama Estructural que se presenta así como la fecha de vigencia será con letra Arial Narrow con numero de fuente 12, en mayúsculas y con estilo de fuente negrita.
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Ejemplo:
1.
2. Para escribir el nombre de la Unidad Administrativa dentro del rectángulo será letra Arial Narrow con numero de fuente 7 en MAYUSCULAS, acentuado y con estilo de fuente normal; así como plasmar el nombre de las unidades administrativas hasta el nivel de Departamento u homologo, sin abreviaturas.
3. El tipo de figura a utilizar será de forma rectangular con dimensiones de 1.06 cm de alto por 3.00 cm de largo; el grosor de la línea del rectángulo y de los conectores es de .75 punto tal como se presenta a continuación:
4. Es importante que las unidades administrativas con igual nivel jerárquico se diagramen de forma alineada, ejemplo:
DESPACHO DE LA SECRETARÍA DE …
SUBSECRETARÍA X
DESPACHO DE LA SECRETARÍA DE
…
SUBSECRETARÍA DE
….
II
III
IV
DIRECCIÓN GENERAL DE
….
GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO (NOMBRE DE LA INSTITUCION)
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO MES Y AÑO
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5. Una vez que el Organigrama Estructural Propuesto haya sido autorizado a través de Dictamen; se requiere cambiar la denominación de este formato a Organigrama Estructural, con la leyenda al pie de página del número de registro asignado por la Secretaría de la Contraloría; imprimiendo en tamaño doble carta en 3 tantos y 1 tanto en tamaño carta, ambos a color, para iniciar el proceso de firmas.
6. El cuadro resumen situado en el margen superior derecho con letra Arial Narrow con numero de fuente 8 y con estilo de fuente normal.
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Organigrama estructural con nombres y niveles Documento que presenta gráficamente todas las Unidades Administrativas que integran la Institución, así como los nombres de personal que ocupa las unidades administrativas, su nivel tabular, unidad responsable y en caso de estar vacante el número de plaza. Anexo 2 Forma de llenado del Organigrama Estructural Anexo 2. Dependencias, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades Se consideran las mismas especificaciones para el anexo 1 organigrama estructural con la única diferencia que a este formato se le agregan los datos de nombre de la persona que ocupa la unidad administrativa (en caso de estar vacante se plasma el número de plaza), unidad responsable y el nivel.
Nombre Nivel UR
Nombre Nivel UR
Nombre Nivel UR
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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA EL DISEÑO Con la finalidad de poder homologar el diseño y presentación de los Organigramas de las distintas Dependencias, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades que integran el Poder Ejecutivo de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo, a continuación se señalan algunas especificaciones y recomendaciones que servirán de guía para el efecto: PROGRAMA El programa de cómputo a utilizar para la elaboración de los organigramas será “POWER POINT”, o en su caso “MICROSOFT OFFICE VISIO” del cual se utilizarán ciertas herramientas básicas, tales como:
Conectores: herramienta que permitirán entrelazar y determinar el flujo y tramo de control de las Unidades Administrativas que se reflejan en una estructura.
Auto formas (diagrama de flujo): herramienta que proporcionará las figuras que representarán a las Unidades Administrativas que integran un organigrama.
Cuadro de texto: se utilizará para colocar títulos, notas, fechas, etc.
Estilo de línea: permite especificar el tipo de relación que se da dentro de una organización, sea de autoridad o Staff.
Nivel jerárquico: se representará en el margen izquierdo al nivel que corresponda con números romanos I, II, III IV, V etc., de acuerdo con el catálogo de puestos y tabulador de sueldos aprobados por la Oficialía Mayor.
Cuando se traten de Organigramas de Dependencias se iniciará con el Numero II Romano para el titular de la Secretaría, en el entendido que el Numero I Romano corresponderá al C. GOBERNADOR.
Cuando se traten de Organigramas de Entidades se iniciará con el Numero II Romano, para el Titular en el entendido que el Numero Romano I corresponderá al Órgano de Gobierno dentro de su Estructura Organizacional.
COLOCACIÓN DE LAS FIGURAS La colocación de las Unidades Administrativas se dará conforme a los diferentes niveles jerárquicos (no salariales) que se tengan en la organización; en la Administración Pública Estatal, refiriéndonos a una Dependencia o Entidad los niveles se iniciarán con el numero romano II y en el supuesto caso que en una estructura no contemple todos los niveles siempre prevalecerá un orden consecutivo en los Números Romanos.
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Dependencias Entidades
SUBSECRETARÍA DE…
II
III
DIRECCIÓN GENERAL DE..
IV
DESPACHO DE LA SECRETARÍA DE…
DIRECCIÓN DE..
V
DEPARTAMENTO DE..
VI
DIRECCIÓN DE…
II
III
DEPARTAMENTO DE….
IV
DESPACHO DE LA DIRECCIÓN GENERAL
DE…
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Es de suma importancia que las Unidades Administrativas con igual nivel jerárquico se diagramen de forma alineada, por ejemplo: EN DEPENDENCIAS. EN ENTIDADES.
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Cuadro comparativo estructural actual / propuesta Este formato tiene por objeto realizar el análisis comparativo entre las áreas autorizadas/registradas de la propuesta que presenta la Institución Pública, de tal manera que se puedan identificar las diferencias entre ellos al compararlos.
Anexo 3
Forma de llenado del Cuadro Comparativo
Anexo 3.
ENCABEZADO
1. Debera plasmarse en el margen superior izquierdo el escudo del Estado y en el margen derecho la ceiba con el acrónimo correspondiente a la Institución que presenta la propuesta.
Ejemplo:
2.
3.
PROGRAMA El programa de cómputo a utilizar para la elaboración de este formato será “EXCEL”.
GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO (NOMBRE DE LA INSTITUCION)
CUADRO COMPARATIVO ESTRUCTURA ACTUAL PROPUESTA MES Y AÑO
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APARTADO A (parte izquierda del formato)
ULTIMA ESTRUCTURA AUTORIZADA Y FIRMADA
(MES Y AÑO DE LA ULTIMA ESTRUCTURA AUTORIZADA Y FIRMADA)
CLAVE PROGRAMATICA
UNIDAD RESPONS
ABLE
NOMBRE DE UNIDAD
RESPONSABLE
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
NIVEL
CLAVE DE ADSCRIPCIÓN
FORMA DE LLENADO:
ULTIMA ESTRUCTURA AUTORIZADA Y FIRMADA:
MES Y AÑO DE LA ULTIMA ESTRUCTURA AUTORIZADA Y FIRMADA: Fecha de la última estructura firmada vigente de la institución.
CLAVE PROGRAMATICA: Clave programática según catálogo oficial de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
UNIDAD RESPONSABLE: Clave de la unidad responsable según catálogo oficial de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
NOMBRE DE UNIDAD RESPONSABLE: Denominación de la Unidad Responsable, según catálogo oficial de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad Administrativa, siguiendo el orden que presenta en la Estructura Orgánica.
Ejemplo:
NOMBRE DE LA UNIDAD RESPONSABLE
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Despacho de la Secretaría de Educación
Despacho de la Secretaría de Educación
Dirección del Programa de Educación Inicial y Básica para la Población Rural e Indígena
Dirección del Programa de Educación Inicial y Básica para la Población Rural e Indígena
Dirección del Programa de Educación Inicial y Básica para la Población Rural e Indígena
Departamento de Apoyos a la Educación
Dirección del Programa de Educación Inicial y Básica para la Población Rural e Indígena
Departamento de Fomento a la Participación Social
Dirección del Programa de Educación Inicial y Básica para la Población Rural e Indígena
Departamento de Administración
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NIVEL: Nivel salarial que le corresponde al puesto de la Unidad Administrativa Autorizada en la Estructura acorde al tabulador de sueldos.
CLAVE DE ADSCRIPCIÓN: Corresponde a la Clave de Adscripción de la Unidad Administrativa vigente, según catálogo oficial de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
APARTADO B: (parte derecha del formato)
ESTRUCTURA PROPUESTA
MES Y AÑO DE LA ESTRUCTURA PROPUESTA
Tipo de Movimiento propuesto
UNIDAD RESPONSABLE
PROPUESTA
NOMBRE DE UNIDAD RESPONSABLE PROPUESTA
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PROPUESTA
Nivel JUSTIFICACIÓN
ESTRUCTURA PROPUESTA:
MES Y AÑO DE LA ULTIMA ESTRUCTURA FIRMADA: Fecha de corte correspondiente a la estructura que se presenta para su dictaminación.
TIPO DE MOVIMIENTO PROPUESTO: Afectación en la Unidad Administrativa clasificada en los siguientes tipos:
a) CAP cambio de jerarquía y adscripción de la unidad administrativa
afectando por ende la clave programática respectiva. b) C/N cambio de denominación de la unidad administrativa. c) V/F en el caso de que la unidad administrativa tenga que ser omitida de la
estructura previa justificación. d) N/C para las nuevas unidades administrativas previa justificación,
apegados a los niveles establecidos en el tabulador autorizado. e) S/M sin movimiento.
Únicamente en los casos en que la afectación en la Unidad Administrativa sea por “V/F” o “S/M”, los campos que deberán requisitarse en este apartado serán los correspondientes a la “JUSTIFICACIÓN”.
UNIDAD RESPONSABLE PROPUESTA: Clave de la unidad responsable según catálogo oficial de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Se deberá plasmar únicamente en el caso de las unidades administrativas cuya afectación sea por “C/N” cambio de denominación de la unidad administrativa.
NOMBRE DE UNIDAD RESPONSABLE PROPUESTA: Denominación de la Unidad Responsable que se propone, la cual corresponde hasta nivel de Dirección u homologa.
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NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PROPUESTA: Nombre de la Unidad Administrativa a reestructurar, la cual corresponde hasta nivel de jefatura de departamento u homologa.
Ejemplo:
NOMBRE DE LA UNIDAD RESPONSABLE PROPUESTA
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PROPUESTA
Despacho de la Secretaría de Educación
Despacho de la Secretaría de Educación
Dirección del Programa de Educación Inicial y Básica para la Población Rural e Indígena
Dirección del Programa de Educación Inicial y Básica para la Población Rural e Indígena
Dirección del Programa de Educación Inicial y Básica para la Población Rural e Indígena
Departamento de Apoyos a la Educación
Dirección del Programa de Educación Inicial y Básica para la Población Rural e Indígena
Departamento de Fomento a la Participación Social
Dirección del Programa de Educación Inicial y Básica para la Población Rural e Indígena
Departamento de Administración
NIVEL: Nivel salarial propuesto que le corresponde al puesto del titular de la Unidad Administrativa a reestructurar, el cual deberá estar acorde al tabulador de sueldos y presupuesto autorizado.
JUSTIFICACIÓN: Justificar de manera breve y concisa el porqué de la modificación en cada uno de las unidades que sufren afectación, derivado de la reestructuración.
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PLANTILLA DE PERSONAL VIGENTE Y PROPUESTA
Documento que describe dentro de la Dependencia, Órgano Administrativo Desconcentrado o
Entidad, la relación de personal adscrito dentro de cada unidad administrativa, describiendo las
características propias del puesto que ocupa dentro de esta, reflejando el número de plazas
ocupadas, vacantes, número de empleado y en su caso las que se cubren por honorarios y/o
eventuales; así como adscripciones y claves programáticas (presupuestales) por tipo de plaza.
Para el caso de la plantilla de personal vigente será requerida únicamente en el caso de las
Entidades la cual deberá reportar de manera quincenal en el módulo de entidades de SIDEOL.
Anexo 4
Forma de llenado, plantilla de personal propuesta
Anexo 4
ENCABEZADO
1. Debera plasmarse en el margen superior izquierdo el escudo del Estado y en el margen derecho la ceiba con el acrónimo correspondiente a la Institución que presenta la propuesta.
Mes y Año de Corte debe coincidir con la Estructura Propuesta comenzando con mes y año. Ejemplo Mayo 2019.
Ejemplo:
2.
3.
GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO (NOMBRE DE LA INSTITUCION)
PLANTILLA DE PERSONAL PROPUESTA MES Y AÑO
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PROGRAMA El programa de cómputo a utilizar para la elaboración de este formato será “EXCEL”. 2.- Consecutivo. debe indicarlo para así identificar el total de empleados. 3.- Unidad Responsable. Clave de la unidad responsable según catálogo oficial de la Secretaría de Finanzas y Planeación, se extrae de la clave denominada Estructura programática 21111011-
01-1101-0101E02953220002-04062-1508-21-001.
4.- Folio de Componente. Se extrae de la clave denominada Estructura programática 21111011-
01-1101-0101E02953220002-04062-1508-21-001.
5.- Adscripción. Clave en la cual se encuentran adscritos los empleados hasta nivel departamento u homologo, según el catálogo oficial de la Secretaría de Finanzas y Planeación. 7.- Nombre Adscripción. Denominación de la Clave de Adscripción Autorizada / Registrada en el Organigrama Estructural. 8.- No. Plaza. Número asignado por posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por
más de un servidor público a la vez, con una adscripción determinada, y respaldada
presupuestalmente.
9.- Tipo. Referencia al tipo de plaza, pudiendo ser de Confianza ( C), Base (B), tiempo determinado (T), Honorarios (H). 10.- Estatus. Referencia al estatus que guarda la plaza, pudiendo ser Co (confianza), Ba (Base), VD (vacante definitiva), VR (Vacante Reservada), HN (Honorarios), TD (Tiempo Determinado). 11.- Nivel. Es el nivel salarial aprobado en el Tabulador que le corresponde al puesto de la Unidad Administrativa Autorizada en la Estructura o en su caso asignar el propuesto si es de nueva creación. 12.- Nombre Puesto. Denominación de la unidad impersonal de trabajo que identifica las tareas específicas por medio del cual se asignan las responsabilidades a un trabajador. 13.- No. Emp. Es asignado a cada trabajador, en el caso de vacantes el espacio se deja en blanco. 14.- Nombre Empleado. Nombre completo del empleado comenzando con el apellido paterno. 15.- CURP. Clave Única de Registro de Población. 16.- Fecha Ingreso. Indica la fecha de alta del empleado a Gobierno como muestra el ejemplo. 17.- Nombre y firma del Director (a) Administrativo (a) u homologo (a) 18.- Nombre y firma del Titular de la Institución Pública.
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL PROPUESTO HASTA JEFATURA DE OFICINA
Documento que describe cada unidad administrativa hasta jefaturas de oficina u homólogas, sus
interrelaciones y sus funciones sustantivas, conforme a las facultades y atribuciones de la
Dependencia, Órgano Administrativo Desconcentrado o Entidad y a las facultades conferidas a
cada una de ellas.
Anexo 6
Forma de llenado organigrama funcional propuesto hasta jefe de oficina u homologo
Anexo 6
ENCABEZADO
1. Debera plasmarse en el margen superior izquierdo el escudo del Estado y en el margen derecho la ceiba con el acrónimo correspondiente a la Institución que presenta la propuesta.
Mes y Año de Corte debe coincidir con la Estructura Propuesta comenzando con mes y año. Ejemplo Mayo 2019.
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Ejemplo:
2.
3.
PROGRAMA El programa de cómputo a utilizar para la elaboración de este formato será “EXCEL”. 2.- El nombre de la Unidad Administrativa debe ser acorde al Organigrama Estructural propuesto. 3.- Asignar un número consecutivo para cada una de las funciones. 4.- Deberá plasmar por lo menos las cinco funciones más sustantivas conforme a las atribuciones y facultades de la Institución para el alcance de los objetivos y metas. Los objetivos de las Dependencias, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades, deberán estar fundamentados en las atribuciones que les asigna el instrumento jurídico de su creación y otras disposiciones, así como los lineamientos del Plan Estatal de Desarrollo y de los programas de su competencia. Se deberá cuidar que queden integradas en áreas organizacionales, perfectamente definidas aquellas funciones directamente relacionadas entre sí, que tengan objetivos a fines y se orienten al mismo propósito, así como los objetivos específicos de cada área, contribuyan directa o indirectamente al logro de los objetivos institucionales y a la realización de los programas de su competencia. Además se buscará que exista un adecuado equilibrio de funciones entre las áreas, así como entre el nivel de autoridad y responsabilidades y que estas últimas estén delimitadas con precisión a fin de evitar duplicidades. Asimismo, deberá procurarse que exista un adecuado proceso de delegación de funciones para agilizar y eficientar la operación y el servicio. Para la redacción de las funciones que se plasman, se sugiere usar la Taxonomía de Bloom, la cual nos dice que para describir las funciones se debe iniciar con un verbo en infinitivo y responder a las siguientes preguntas: ¿Qué hace? ¿Para qué? ¿Dónde? y ¿Cómo?. Por último, deberá considerarse que el nombre de las áreas sea congruente con las funciones que realiza. 5.- deberá contener nombre, cargo y firmas de quien aprobó y da visto bueno.
GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO (NOMBRE DE LA INSTITUCION)
ORGANIGRAMA FUNCIONAL PROPUESTO MES Y AÑO
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ORGANIGRAMA OCUPACIONAL
Esquema de jerarquización y división de las funciones que lo componen conforme a criterios de
jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los
niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia.
ANEXO 5
Documento que indica, para cada unidad administrativa consignada un resumen de las plazas,
niveles y puestos, autorizados, desglosando hasta el nivel de jefatura de oficina u homologo.
1
3
4
5
1
2
3
4
5
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Forma de llenado organigrama ocupacional propuesto hasta jefe de oficina u homologo
Anexo 5
ENCABEZADO
1. Debera plasmarse en el margen superior izquierdo el escudo del Estado y en el margen derecho la ceiba con el acrónimo correspondiente a la Institución que presenta la propuesta.
Mes y Año de Corte debe coincidir con la Estructura Propuesta comenzando con mes y año. Ejemplo Mayo 2019. Ejemplo:
2.
3.
PROGRAMA
El programa de cómputo a utilizar para la elaboración de este formato será “EXCEL”.
2. El nombre de las Unidades Administrativas deben ser acorde al Organigrama Estructural propuesto, así como seguir el orden de presentación del organigrama estructural, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
3. Por cada nivel deberá resumir el total de plazas existentes en cada unidad administrativa, desglosando hasta el nivel de jefatura de oficina u homologo.
4. Para el caso de las vacantes, el “puesto” deberá manejarse de la siguiente manera:
Ejemplo: Registrador (a)
5. Deberá contener nombre, cargo y firmas de quien aprobó y da visto bueno.
GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO (NOMBRE DE LA INSTITUCION)
ORGANIGRAMA OCUPACIONAL PROPUESTO MES Y AÑO
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
Esquema de jerarquización y división de las funciones que lo componen conforme a criterios de
jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los
niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia.
ANEXO 7
Ejemplo:
Forma de llenado estructura orgánica
Anexo 7
ENCABEZADO
1. Debera plasmarse en el margen superior izquierdo el escudo del Estado y en el margen derecho la ceiba con el acrónimo correspondiente a la Institución que presenta la propuesta.
Mes y Año de Corte debe coincidir con la Estructura Propuesta comenzando con mes y año. Ejemplo Mayo 2019. Ejemplo:
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2.
3.
PROGRAMA
El programa de cómputo a utilizar para la elaboración de este formato será “Excel” o “Word”.
2. El nombre de la Unidad Administrativa debe ser acorde al Organigrama Estructural propuesto; señalando en primer lugar las áreas sustantivas y seguidamente las de apoyo.
3. Deberá contener nombre, cargo y firmas de quien aprobó y da visto bueno.
GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO (NOMBRE DE LA INSTITUCION)
ESTRUCTURA ORGÁNICA PROPUESTA MES Y AÑO
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Formato Justificación Técnica
HOJA DE PRESENTACIÓN DE FIRMAS DEL TITULAR (ANEXO I)
VO. BO. APROBO
(6)
(7)
NOMBRE Y FIRMA DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE LA INSTITUCIÓN
PÚBLICA
(ANEXO II) UNIDAD ADMINISTRATIVA ADSCRITA (8)
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE SE ESTA JUSTIFICANDO (9)
OBJETIVO: (10) MARCO LEGAL: (11)
A. ATRIBUCIONES:
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B. FACULTADES:
C. FUNCIONES:
VO. BO. APROBO
(12)
(13)
NOMBRE Y FIRMA DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y FIRMA UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE
INSTRUCTIVO DE LLENADO
EN EL ENCABEZADO TENDRÁ QUE ANEXAR LO SIGUIENTE: (1). Logo del Gobierno del Estado. (2). Logo de la Institución Pública. (3). NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN PÚBLICA.- Escribir el nombre de la Dependencia, Entidad, Órgano Administrativo Desconcentrado. (4). JUSTIFICACIÓN TÉCNICA (5). FECHA DE CORTE .- INDICARÁ EL MES Y EL AÑO.
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HOJA DE PRESENTACIÓN DE FIRMAS DEL TITULAR
(ANEXO I)
(6). VO. BO.- Anotar el nombre del Dirección Administrativa y deberá ser firmada. (7). APROBO.- Anotar el nombre del Titular de la Institución Pública y deberá ser firmada. Nota: Esta hoja de presentación de firmas del Titular será la portada de todo el anexo de la justificación técnica
CUERPO DEL DOCUMENTO (ANEXO II)
(8). NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ADSCRITA .- Anotar el nombre de la unidad administrativa adscrita conforme aparece en el organigrama propuesto. (9). UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE SE ESTA JUSTIFICANDO.- Nombre de la Unidad administrativa que se justifica conforme aparece en el organigrama propuesto. (10). OBJETIVO.- Describir la finalidad de la unidad administrativa que se está justificando y deberá redactarse de la manera breve de la siguiente manera:
Es el fin que se pretende alcanzar como resultado de un conjunto de actividades afines; su redacción debe sujetarse a las siguientes consideraciones:
A. Inicie la redacción con un verbo en infinitivo; B. El contenido debe responder a las preguntas: ¿Qué hace? y ¿Para qué se
hace?; C. Evite el uso de varios verbos en su descripción; cuando requiera más de
un verbo, procure que éstos lleven una secuencia lógica.
(11). MARCO LEGAL .- Mencionar el nombre del documento que da origen, así como los artículos en el que se encuentra y la fecha de publicación. Deberá dividirlo de la siguiente manera:
A. ATRIBUCIONES.- Se transcriben las atribuciones que le son otorgadas en el documento que les da origen:
A. Dependencia: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Q. Roo
B. Órgano Administrativo Desconcentrado: Decreto o Acuerdo. C. Entidad: Ley o Decreto de Creación.
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Considerar lo siguiente:
Se trasladan tal cual está en el documento que le da origen, según corresponda a la unidad administrativa que se está justificando, solo en caso del titular de la institución pública pasaran todas las atribuciones.
La numeración deberá ser con número romano, como aparece en el documento
que le da origen.
B. FACULTADES: Deberá de derivar de las atribuciones las facultades. Considerar lo siguiente:
La numeración deberá ser con número romano y deberá tener 5 o más facultades.
Concepto de facultad.- El Poder y/o derecho que le es otorgado a una Unidad Administrativa, para actuar al interior o exterior de la Dependencia, Órgano Administrativo Desconcentrado o Entidad de la Administración Pública Estatal, respecto de asuntos que son de intereses para las mismas.
C. FUNCIONES: Las funciones deberá de derivar de las facultades. Considerar lo siguiente:
Deberá contener por lo menos una función derivada por cada facultad y ser redactados al inicio del párrafo con verbo en infinitivo.
Describir 5 o más funciones sustantivas.
Enumerar con números romanos.
Deberá coincidir las funciones de la justificación Técnica con el organigrama
funcional. Concepto de Funciones: Conjunto de actividades asignadas a cada una de las unidades administrativas que integran una institución, definidas a partir del ordenamiento que la crea. Funciones Sustantivas: Son las prioritarias para una institución pública de acuerdo con su instrumento jurídico de creación. Constituyen la razón de ser de una Institución Pública.
(12). NOMBRE Y FIRMA DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA.- Anotar el nombre del Dirección Administrativa y deberá ser firmada. (13). NOMBRE Y FIRMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE.- Anotar el nombre de unidad administrativa responsable y deberá ser firmada. Nota: Se tendrá que rubricar todas las hojas que competan a cada una de las unidades administrativas responsables.
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MIR (MATRIZ DE INDICADORES POR RESULTADOS) ALINEADO AL PLAN ESTATAL DE DESARROLLO (Para el caso de
Unidades Administrativas de nueva creación o reestructuración y/o modificación).
Líneas del Programa Sectorial.
Líneas del PED de Programa de Desarrollo.
Tema Líneas de Acción Tema Línea de Acción
Programa Sectorial Programa de Desarrollo
Programa Líneas de Acción Tema Línea de Acción
PED Programa de Desarrollo
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Líneas del PED de Programa de Desarrollo
Matriz de Indicadores para Resultados (MIR): A la herramienta de planeación
estratégica que expresa en forma sencilla, ordenada y homogénea la lógica
interna de los programas presupuestarios, a la vez que alinea su contribución a
los ejes de política pública y objetivos del Plan Nacional de Desarrollo y sus
programas derivados, y a los objetivos estratégicos de los Entes Públicos; que
coadyuva a establecer los indicadores estratégicos y de gestión, que constituirán
la base para el funcionamiento del Sistema de Evaluación del Desempeño y este
alineado al Plan Estatal de Desarrollo.
Programa Líneas de Acción Tema Línea de Acción
2
3
4
5
6
7
1. Redactar l íneas de acción
2. Definir entregables por l ínea de acción
3. Establecer un objetivo y una estrategia del tema
4. Ubicar un indicador de cada objetivo y estrategia.
PED Programa de Desarrollo
PROGRAMA
20: GERENCIA
PÚBLICA
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Programa Presupuestario.
Insertar/Modificar Programa Presupuestario
Vínculo con Programa de Desarrollo
Programa de Desarrollo:
Tipo de P.D.
Tema:
Objetivo:
Datos de Identificación del Programa Presupuestario
Unidad Responsable:
Tipo de Programa Presupuestario:
Programa Presupuestario:
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Registro del Fin, sus indicadores y metas:
Programa
Presupuestario:
Objetivo:
Índice:
Fin:
Supuesto:
Finalidad:
Clave (Número) del
Indicador:
Indicador:
Descripción:
Unidad de Medida:
Año:
Valor:
Posición:
Método de Cálculo:
Medio de Verificación:
Periodicidad:
Dimensión:
Referencias
Adicionales:
2017 2018 2019 2020
2017 2018 2019 2020
Categoría:
Unidad Responsable:
¿Es para Cuenta
Pública?
Insertar/Modificar Fin
Datos de Identificación del Indicador
Insertar/Modificar Indicador de Fin
Alineación Funcional
Datos del Fin
Objetivo del PED ó Programa Sectorial
F
Metas:2021 2022
Línea Base:
2022Posición:
2021
Año:
Valor:
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total
De: 0
Hasta
: 0
De: -
Hasta
: 0
De: 0
Hasta
: 0
0 00 0 0 0 0 0 0 0.00 0.00
Rojo
0.00
#¡DIV/0!
Verde
Amarillo
Denominador 0 0
Semáforo
Numerador 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Variables: NombreUnidad de
Medida
Calendario ProgramadoMeta
Programada
en el Año
Tipo de Método:
Metas del Indicador
Meta:Comportamiento del Indicador hacia la
Meta:
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Registro del Propósito, sus indicadores y metas:
Año:
Valor:
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total
De: -
Hasta
: -
De: -
Hasta
: -
De: -
Hasta
: -
00
0.000.000.00
0 0 0 0 0
Numerador 0.00 0.00 0.00
Denominador 0 0
Verde
Amarill
o
0 0 0 0.00
Rojo
0.00
#¡DIV/0!
0.00 0.000.00
Semáforo
Metas del Indicador
Meta:Comportamiento del Indicador hacia
la Meta:Tipo de Método: PORCENTAJE
Variables: NombreUnidad de
Medida
Calendario ProgramadoMeta
Programa
da en el
0.00 0.00 0.00
Programa
Presupuestario:
Objetivo:
Índice:
Propósito:
Supuesto:
Población Objetivo /
Área de Enfoque:
Función:
Clave (Número) del
Indicador:
Indicador:
Descripción:
Unidad de Medida:
Año:
Valor:
Método de Cálculo:
Medio de Verificación:
Periodicidad:
Dimensión:
Referencias
Adicionales:
2017 2018 2019 2020
Categoría:
Unidad Responsable:
¿Es para Cuenta
Pública?
Alineación Funcional
Insertar/Modificar Indicador de Propósito
Datos de Identificación del Indicador
Metas:2021 2022
propósito
0
Objetivo del Tema del Programa de Desarrollo
0
Datos del Propósito
Línea Base:
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Registro de Componentes, sus indicadores y metas:
Programa
Presupuestario:
Línea de Acción:
Tipo de Alineación:
Índice:
Componente:
Supuesto:
Subfunción:
Actividad Institucional:
Clave (Número) del
Indicador:
Indicador:
Descripción:
Unidad de Medida:
Método de Cálculo:
Medio de Verificación:
Periodicidad:
Dimensión:
Categoría:
Unidad Responsable:
¿Es para Cuenta
Pública?
componente
0
Línea de Acción del Programa de Desarrollo
Datos del Componente
C
Alineación Funcional
Insertar/Modificar Indicador de Componente
Datos de Identificación del Indicador
Año: Año:
Valor: Valor:
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total
De: -
Hasta
: -
De: -
Hasta
: -
De: -
Hasta
: -
Numerador 0 0 0 0 0
000 0 0 0 0 0
Semáforo
Metas del Indicador
Línea Base: Tipo de Método:
Variables: Nombre Unidad de Medida
Meta
Programa
da en el
Verde
Amarill
o
0 0 0 0
Rojo
0 0
#¡DIV/0!
0
0
0 0
Meta:Comportamiento del Indicador
hacia la Meta:
Denominador
Calendario Programado
0 0 0
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Tipo de
Beneficiario:
Unidad
Responsable:
Beneficiarios: Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total
Hombres 0
Mujeres 0
Grupos Marginales 0
Total por Mes: 0
Tipo:
Subtipo:
Proyecto:
Descripción:
Proyectos Relacionados con el Componente
Acción de apoyo realizada
Insertar/Modificar Beneficiarios
DIRECCIÓN GENERAL
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Registro de Actividades, sus indicadores y metas:
Programa
Presupuestario:
Componente:
Línea de Acción:
Tipo de Alineación:
Índice:
Actividad:
Supuesto:
Subfunción:
Actividad Institucional:
Clave (Número) del
Indicador:
Indicador:
Descripción:
Unidad de Medida:
Método de Cálculo:
Medio de Verificación:
Periodicidad:
Dimensión:
Categoría:
Unidad Responsable:
¿Es para Cuenta
Pública?
Insertar/Modificar Actividad
Línea de Acción del Programa de Desarrollo
Datos de la Actividad
Alineación Funcional
Insertar/Modificar Indicador de la Actividad
Datos de Identificación del Indicador
Año: Año:
Valor: Valor:
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total
De: -
Hasta
: -
De: -
Hasta
: -
De: -
Hasta
: -
Meta
Programa
da en el
Semáforo
Metas del Indicador
Línea Base: Meta:
Comportamiento del
Indicador hacia la
Meta:
Tipo de Método:
0.00
Variables: Nombre Unidad de MedidaCalendario Programado
Numerador 0.00 0.00 0.00 0.000.00
0.00 0.00
#¡DIV/0!
Verde
0.00 0.00Denominador 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00
Amarill
o
0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00
Rojo
0.00 0.00
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Formato 4 x 4.
(Nombre del Programa Presupuestario)
(Nombre de la Institución)
NIVEL Número Elemento PED/PS OBJETIVO INDICADORMEDIOS DE
VERIFICACIÓNSUPUESTO
OBSERVACIONES DE ALINEACIÓN
(Para componentes y actividades)
Fin Indicar número programa PED/
Tema del PS, según tipo de
programa
F -
No aplica
Propósito Indicar número del Tema P - No aplica
Componente Indicar Número
Tema.L.A.Ejemplo: 4.15
C.1 - Relación directa o relación asociada
Actividad Indicar Número
Tema.L.A.Ejemplo: 4.2
C.1.A.1 - Relación directa o relación asociada
Actividad Indicar Número
Tema.L.A.Ejemplo: 4.17
C.1.A.2 - Relación directa o relación asociada
Componente Indicar Número
Tema.L.A.Ejemplo: 4.1
C.2 - Relación directa o relación asociada
Actividad Indicar Número
Tema.L.A.Ejemplo: 4.3
C.2.A.1 - Relación directa o relación asociada
Actividad Indicar Número
Tema.L.A.Ejemplo: 4.7
C.2.A.2 - Relación directa o relación asociada
PROGRAMA PRESUPUESTARIO:
INSTITUCIÓN:
MATRIZ DE INDICADORES PARA RESULTADOS (MIR)
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Formato por Proyección por Plaza.
Plantilla de personal. Es el documento que describe dentro de la Dependencia o
Entidad, la relación de personal adscrito dentro de cada Unidad Administrativa,
describiendo las características propias del puesto que ocupa dentro de esta,
reflejando el número de plazas ocupadas, vacantes y en su caso las que se
cubren por honorarios y/o eventuales;
NOMINA ESTATUS EMPLEADO # PLAZA NOMBRE DEP CLAVE ANTECESORFUENTE DE
FINANCIAMIENTO
ESTATUS
PLAZAFUNCION NIVEL INGRESO RFC CURP
REGIMEN
ISSSTE IND-REGIMEN AÑO MES DIA
AHO
SOLIDARIO
BASE
AHORRO
SOLIDARIO
SUELDO
TIEMPO
DETERMINADO
HONORARIOS
ASIMILABLES
SUELDO
EVENTUAL
JUBILADO
BECAS
ESCOLARES
QUINCENAL
APOYO
SERVICIO
SOCIAL
MENSUAL
SUELDO
CONFIANZA SUELDO BASE
COMPENSACIO
N BASE
RESPONSABILI
DAD DE
MANDO
CANASTA
BASICA/
RIESGO POR
DESEMPEÑO
AYUDA
DESPENSA
AYUDA
TRANSPORTE
APOYO
VIVIENDA QUINQUENIO VIDA CARA EST. ESPECIAL COMP.X SERV.
COMPENSACIO
N HACIENDA
BASE
COMPENSACIO
N HACIENDA
CONFIANZA
COMPENSACIO
N HACIENDA
EVENTUAL
TOTAL
PERCEPCIONE
S
PERCEPCIONE
S PARA
AGUINALDO
BASE Y
CONFIANZA
BASE ISSSTE BASE
FOVISSTE/SAR QUINQUENIO
DIAS PARA
ESTIMULO
MENSUAL
DIAS PARA
ESTIMULO
CUATRIMESTR
AL
DIAS PARA
ECONOMICOS ESTADO CIVIL SEXO ESCOLARIDAD
GUARDERIAS
(1414)
ESTIMULO
MADRES (1544)
ESTIMULO
PADRES (1544)
PRIMA
DOMINICAL
APOYO
ESCOLAR
EMPLEADO
(1551)
APOYO
ESCOLAR
HIJOS (1547)
APOYO DE
LENTES (1548)
APOYO POR
DEFUNCION
(1592)
PAQUETE
ESCOLAR (CO)
(1547) vales
PAQUETE
ESCOLAR (BA)
(1547)vales
MOCHILA (CO)
(1547)
SUELDO
TIEMPO
DETERMINADO
HONORARIOS
ASIMILABLES
SUELDO
EVENTUAL
JUBILADO
APOYO BECAS
QUINCENAL
APOYO SERV
SOC MENSUAL
SUELDO
CONFIANZA SUELDO BASE
COMPENSACIO
N BASE
RESPONSABILI
DAD DE
MANDO
CANASTA
BASICA
AYUDA
DESPENSA
AYUDA
TRANSPORTE
APOYO
VIVIENDA QUINQUENIO VIDA CARA EST. ESPECIAL COMP.X SERV.
COMPENSACIO
N HACIENDA
BASE
COMPENSACIO
N HACIENDA
CONFIANZA
COMPENSACIO
N HACIENDA
EVENTUALES
TOTAL
PERCEPCIONE
S ANUAL
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Formato Calendarizada por mes, por Plaza y partida específica.
Formato Concentrado por mes, por Plaza y Capitulo.
Clave Pptal Corta Nueva AÑONumero
PlazaTipo Nomina Nivel
Numero
EmpleadoNombre Puesto Especifico Tipo Plaza
Estatus
PlazaIngreso RFC CURP
Onomastic
osSexo
Clave
Partida
Proyeccion
Total
Proyeccion
Enero
Proyeccion
Febrero
Proyeccion
Marzo
Proyeccion
Abril
Proyeccion
Mayo
Proyeccion
Junio
Proyeccion
Julio
Proyeccion
Agosto
Proyeccion
Septiembre
Proyeccion
Octubre
Proyeccion
Noviembre
Proyeccion
Diciembre
Clave Pptal Corta Nueva AÑONumero
PlazaTipo Nomina Nivel
Numero
EmpleadoNombre Puesto Especifico Tipo Plaza
Estatus
PlazaIngreso RFC CURP
Onomastic
osSexo
CAPITULOProyeccion
Total
Proyeccion
Enero
Proyeccion
Febrero
Proyeccion
Marzo
Proyeccion
Abril
Proyeccion
Mayo
Proyeccion
Junio
Proyeccion
Julio
Proyeccion
Agosto
Proyeccion
Septiembre
Proyeccion
Octubre
Proyeccion
Noviembre
Proyeccion
Diciembre