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principios de la gestion documental sus ventajas y avances legislativos,asociados al ejercicio de la profesion en CIDBATRANSCRIPT
GESTION DOCUMENTAL Conceptos Básicos UNIVERSIDAD DE QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS BELLAS ARTES PAULA ANDREA CARDONA BELTRAN 15/10/2012
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICADE GESTION DOCUMENTAL
PRESENTADO A:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
PRESENTADO POR
PAULA ANDREA CARDONA BELTRAN
QUIMBAYA- 2012
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
OBJETIVOS
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el
siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que
emite el Archivo General de la Nación…………………………………………………..
………………………………………………………………………..…………………….2
3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir
de la definición que da del mismo el AGN…………………………………………….
……………………………………………………………………………………………...3
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue
creado?.....................................................................................................................4
5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?.........................................................5
6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos?..................................................................................................................6
7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos,
Artículo 21?..……………………………………………………………………..……… 7
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión
Documental………………………………………………………………………………..8
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa
de Gestión Documental?..........................................................................................9
10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión
Documental?...........................................................................................................10
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD)
y cuáles etapas comprenden…………………………………………………………..11
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la
implementación de un Programa de Gestión Documental para las
empresas………………………………………………………………………………….12
.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión
Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión
Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la
entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y
por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la
entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su
enunciado y haga a cada una su
explicación………………………………………………………………………………13
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los
documentos………………………………………………………………………………14
.
INTRODUCCION
A medida que nuestras empresas van creciendo así también va creciendo su
información documental; miles de documentos que en la medida que llegan salen
sin un orden lógico ni distribución alguna; es allí donde la gestión documental
entra a hacer su trabajo; ordenar, distribuir y manejar de forma dinámica nuestro
archivo; Se podría pensar que es un gasto; pero finalmente es un mejoramiento de
los procesos empresariales.
La gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total.
Hay que comprender los procesos tales como la producción, recepción,
distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los
documentos
OBJETIVOS
Aplicar los conocimientos impartidos por la tutora en el transcurso de la
materia
Definir con propiedad que es y para que sirve el Programa de Gestión
Documental
Poner en practica el PGD en nuestro centro de trabajo.
2. Defina Con Sus Propias Palabras Gestión Documental A Partir Del
Concepto Que Emite El Archivo General De La Nación.
La Gestión documental es el conjunto de normas que permite identificar, manejar,
recuperar y archivar (almacenamiento, búsqueda, recuperación)la información de
manera ordenada, en las empresas para que su función sea más eficiente y eficaz
al momento de la búsqueda o rastreo de información.
1. CONSTRUYA SU PROPIO CONCEPTO DE DOCUMENTO Y
DOCUMENTO DE ARCHIVO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN QUE DA
DEL MISMO EL AGN.
DOCUMENTO: es la información encontrada en un soporte cual quiera que
este sea, papel, fotografía, producido por una persona natural o jurídica con
fines específicos, que genera un conocimiento posterior.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida
por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene
valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de conservación.
2. ¿QUÉ ES EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y MEDIANTE CUÁL
LEY FUE CREADO?
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan
otras disposiciones.
El AGN es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular,
orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacional de
Archivos, recuperar, conservar y difundir el acervo documental patrimonial del país
y es el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, derechos
y deberes constitucionales.
5. ¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS?
Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se
le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de
Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación,
salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la
comunidad.
Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y
ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124
de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le
asigna a éstas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo.
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones
archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que
manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional,
departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por
ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los
procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información,
la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos, en todo el territorio nacional.
El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General
de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política
archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el
desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo
integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación,
conservación, servicio y control de los archivos.
6. ¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL
DE ARCHIVOS?
. Ley 594 de julio 14 de 2000
Objeto. La presente ley tiene por objeto
establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado.
7. ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN
DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21?
Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso
de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse
los principios y procesos archivísticos.
PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán
de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede
garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las leyes procesales.
8. ENUNCIE LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Los objetivos son:
Procurar la racionalización y control de la producción documental en la
atención de los documentos, tramites administrativos y flujos documentales
lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción
documental
Normalizar la utilización de materiales soportes y equipos de calidad que no
afecten el medio ambiente.
Lograr una acertada normalización en los procesos para el recibo,
radicación y distribución de la correspondencia; mediante la utilización de
sistemas eficientes de correo electrónico y mensajería.
Regular el manejo y organización de sistemas de administración de
documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los
enunciados de finalidad, responsabilidad, confiabilidad, seguridad y
accesibilidad
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación, de la tabla de
retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación,
preservación, conservación y disposición final de los documentos.
Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Dara un manejo ordenado y eficiente en el flujo de información, que
resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones.
Encaminara a la empresa a competitividad.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información
útil para la administración e importante para la cultura.
Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivo con un
lenguaje natural dela administración publica, para el funcionamiento de los
mismos elementos necesarios para la participación ciudadanos, apoyos
decisivos para la transparencia y el control de la gestión publica y garantía
de los derechos individuales y colectivos.
9. ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA
ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
El dinero VS tiempo invertido por los funcionarios de
la empresa en la recuperación de la información.
Planeacion de los procesos de eficiencia y eficacia empresarial en la transferencia
de informacion y la simplificacion de tramites.
Tener en cuenta la ley 594 de 2000 en la que se
fundamenta la gestion documental,el ciclo vital de documento,orden original y
principios de procedencia.
10. ¿CUÁNTOS Y CUÁLES SON LOS PASOS DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL?
1. Producción
2. Recepción
3. Distribución.
4. Trámites.
5. Organización.
6. Consulta.
7. Conservación.
8. Disposición final.
11. EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTA (TRD) Y CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN.
Acuerdo No. 011 (28 de Agosto de 2008). Por el cual se delega en el Director del Archivo General de la Nación, la función de aprobar las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental
Consisten en un listado de series y sub-series con sus correspondientes tipos
documentales que son producidos o recibidos por una unidad académica o administrativa
en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada fase de archivo.
Facilitan el manejo de la información
Contribuyen a la racionalización de la producción documental
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos
Posibilitan identificar los expedientes de las series y sub-series documentales que deben ser transferidas según la TRD
Adelantar la depuración, retirar documentos no esenciales
BENEFICIOS DESDE LA DISCIPLINA ARCHIVÍSTICA
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total
Ayudan a controlar la producción y trámite documental
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden ser eliminados en los archivos de gestión
ETAPAS QUE COMPRENDE LAS TRD:
12. MENCIONE PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS VENTAJAS
QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS.
ETAPA1:Investigacion preliminar sobre la
institucion y fuentes documentales
ETAPA 2: Analisis e interpretacion de la
informacion recolectada
ETAPA 3: Elaboracion y presentaion de la tabla
de retencion documental para su
aprobacion
ETAPA 4:Aplicacion.
ETAPA 5: seguimiento y actualizacion de la
tabla de retencion documental
La importancia de la implementación de un programa de gestión documental es
que se esta pensando en un futuro inmediato de la de la información que va
llegando a la empresa esto con el fin de lograr la Organización, Conservación, y la
disposición final de los mismos.
VENTAJAS:
Tener el control del diferente tipo de documentos que ingresan a la
empresa.
Tener acceso información sencilla y ágil.
Contar con la planeación del fondo documental, con el fin de hacer
un buen uso de las TRD.
Optimizar los recursos en la empresa.
Generar procesos al interior de la empresa de coordinación de
recibo de información y crear sentido de pertenencia hacia el
programa de gestión documental
13. Revise El Documento “Conceptualización De Un Programa De Gestión
Documental” En Su Marco Legal Dice Que “Para Que El Programa De
Gestión Documental Pueda Ser Gestionado De Manera Apropiada, Es
Necesario Que La Entidad Responda Y Cumpla Con Las Diferentes Normas
Proferidas Por La Entidad, Y Por El Archivo General De La Nación Así Como
Las Demás Normas Aplicables A La Entidad.” A Partir De Esto Realice Un
Cuadro Con 5 De Estas Normas Con Su Enunciado Y Haga A Cada Una Su
Explicación.
ARTICULO EXPLICACION
ARTICULO 70 *El estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio dela educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación dela identidad nacional*
El estado, según se expresa constitucionalmente, es el responsable de velar por el fomento y acceso a la cultura de todos los ciudadanos; atraves de la educación en sus diferentes niveles
Ley 594 de 2000 Por medio dela cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones
Esta ley se estableció con el fin de regular la función archivística nacional, para preservar el patrimonio documental, por ende toda empresa publica o privada debe registrarse en esta norma
Articulo 20 Se garantiza a toda persona la libertad de expresión y difundir su pensamiento y opiniones la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masivos.
En Colombia; todos lo hombres nacen libres, por tanto gozan del privilegio de pensar, expresar y difundir sus pensamientos y sentimientos sin coacción, utilizando los medios de comunicación.
Articulo 74 Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley
Los documentos son patrimonio dela humanidad y lo que en ellos se guarda o conserva pertenece al conocimiento e interés de todos los ciudadanos ,sin embargo, existen documentos que siendo públicos ; pueden tener restricciones legales y por tanto no son del domino publico
Articulo 8 *es obligación del estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación*
Las riquezas culturales hacen parte de nuestro patrimonio y cada uno debe ser protegerlos conservarlos y no permitir el deterioro de los mismos.
14. INVESTIGUE LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA
PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS. CON ESTOS PUNTOS PRESENTE
ELABORE UN DOCUMENTO EN PDF Y SÚBALO A ISUU TENIENDO EN
CUENTA LA GUÍA.
El derecho tecnológico y el avance de las telecomunicaciones obligan al
estado a proteger garantizar y respetar la intimidad de las personas.
La intimidad hace parte de la vida de las personas, por tanto no ha de ser
observada desde el exterior y afecta solo ala propia persona *es el ámbito
privado* de un individuo: los datos personales, relaciones, salud, correo
electrónico.
Todo individuo tiene derecho a la libre opinión y expresión este derecho
incluye: el no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y
recibir información y opiniones y el de difundirlas sin limitaciones, por
cualquier medio de expresión ART. 19 Declaración universal de los
derechos humanos.
WEBGRAFIA
Recuperado el 14 octubre 2012 “GESTIÓN DOCUMENTAL
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
Recuperado el 15 octubre 2012
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=6403
Recuperado el 15 octubre 2012
http://www.slideshare.net/milena1979/taller-1-gestion-documental-envio2
Recuperado el 16 octubre 2012
http://es.calameo.com/read/00141822442a7b20402df
