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Gestin del TiempoCap. 6Copyright Todos los Derechos Reservados - Cibertec Per SAC1Objetivos GeneralesIdentificar las actividades y sus vinculaciones, con el fin de cumplir con el desarrollo de cada paquete de trabajo del WBS del Proyecto.Estimar a travs herramientas y tcnicas, las necesidades de recursos y tiempos para las actividades identificadas del Proyecto.Realizar el cronograma del Proyecto mediante herramientas de apoyo.Realizar el control peridico del avance del cronograma, a lo largo del ciclo de vida del Proyecto.

Contenido de AgendaPlanificar la Gestin del cronogramaDefinir las actividadesSecuenciar las actividadesEstimar los recursos de las actividadesEstimar la duracin de las actividadesDesarrollar el cronogramaControlar el cronograma

En este captulo abordaremos la Gestin del Tiempo del Proyecto que incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo, adems de tener una buena gestin de los recursos necesarios y tiempos aproximados para cada actividad, as como, informacin necesaria para desarrollar el cronograma del proyecto y definir la lnea base del cronograma.

IntroduccinIntroduccinreas de ConocimientoGRUPOS DE PROCESOS DE LA GESTIN DE PROYECTOSINICIACINPLANIFICACINEJECUCINMONITOREO Y CONTROLCIERRE10.Gestin del Tiempo10.1 Planificar la gestin del cronograma10.2 Identificar las actividades10.3 Secuenciar las actividades10.4 Estimar los recursos de las actividades10.5 Estimar la duracin de las actividades10.6 Desarrollar el cronograma10.7 Controlar el cronograma

Introduccin

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Grfico 6-1 Page 143Define los procesos para identificar, secuenciar, estimar duracin y recursos del cronograma del proyecto.Define herramientas y polticas para las estimaciones de duracin y recursos.6.1 Planificar la Gestin del Cronograma6.1 Planificar la Gestin del CronogramaProject Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Grfica 6-3 Page 145Plan de Direccin de ProyectosActa de inicio delproyectoJuicio de expertosAPOReunionesPlan de Gestin del cronogramaFAETcnicas analticas

6.1 Planificar la Gestin del CronogramaPlan de Direccin de ProyectosContiene la lnea base del alcance y documentos relacionados a los riesgos del proyecto.Acta de inicio del proyectoContiene informacin sobre el cronograma de alto nivel del proyecto.APOInformacin histrica.Polticas y procedimientos relacionadas a la gestin del cronograma.FAESoftware de gestin de proyectos.Disponibilidad de recursos.Entradas

6.1 Planificar la Gestin del CronogramaJuicio de expertosConocimiento o experiencia de interesados para desarrollar el Plan de Gestin del Cronograma.ReunionesReuniones de planificacin para desarrollar el Plan de Gestin de Cronograma.Tcnicas analticasEleccin de opciones estratgicas para estimar y programar el proyecto, puede incluir: metodologas de programacin, herramientas y tcnicas de la programacin de actividades, mtodos de estimacin y formatos.Herramientas y Tcnicas

6.1 Planificar la Gestin del CronogramaPlan de Gestin del cronogramaComponente del Plan de Direccin de proyectos, puede incluir: Metodologa de calendarizacin y software de calendarizacin.Reglas de CMO se deben presentar los estimados.Creacin de la lnea base de costos.Planificacin de CMO las variaciones sern tratadas.Plantillas de informes.Salidas

6.2 Definir actividadesEs el proceso que consiste en identificar acciones necesarias para cumplir con los entregables del proyecto, disgregando los paquetes de trabajo (ltimo nivel de la estructura desglosable de trabajo) en actividades, stas representan el trabajo necesario para llevar a cabo y completar el paquete de trabajo.

6.2 Definir actividadesPlan de Gestin del cronogramaLnea base del alcanceJuicio de expertosLista de actividadesAPODescomposicinLista de HitosFAEPlanificacin gradualAtributos de las actividades

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Grfica 6-5 Pgna 14913

Lnea base del alcance

Los entregables, restricciones y supuestos del proyecto que estn documentados en la lnea base del alcance del proyecto deben considerarse explcitamente al definir las actividades.Activos de los procesos de la organizacinLas polticas, procedimientos y lineamientos existentes.La base de conocimiento de lecciones aprendidas.Entre los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Definir las Actividades, se encuentra el sistema de informacin de la gestin de proyectos (PMIS).6.2 Definir actividadesEntradas

FAE

DescomposicinSubdividir los paquetes de trabajo de la EDT en actividades.Juicio de Expertos

Los miembros del equipo del proyecto u otros expertos pueden aportar su experiencia para definir las actividades.

Planificacin Gradual

Planificar en detalle las actividades cercanas en el tiempo, por ejemplo, los prximos 12 meses, y planificar a nivel agregado, aquellas actividades que se realizarn ms adelante.Plantillas

Una lista de actividades estndar o una parte de una lista de un proyecto previo, puede utilizarse a menudo como plantilla para un nuevo proyecto.

6.2 Definir actividadesHerramientas y Tcnicas

6.2 Definir actividadesSalidas

Lista de actividades y atributos de la actividadLista de actividadesIdentificadores de Cdigo

Predecesoras y Sucesoras

Adelantos o atrasos

Restricciones y Supuestos

Recursos

Duracin

Responsable6.2 Definir actividadesSalidasLista de hitosOpcional u ObligatorioEventos importantes dentro de una fase o proyecto

6.3 Secuenciar actividadesProceso que consiste en identificar y documentar las dependencias entre las actividades del proyecto. La secuencia de las actividades se establece mediante relaciones lgicas. Cada actividad e hito, a excepcin del primero y del ltimo, se conecta al menos con un predecesor y un sucesor.

s186.3 Secuenciar actividadesPlan de Gestin del cronogramaEnunciado del alcance del proyectoDiagramacin por precedencia PDMDiagrama de red del cronogramaAtributos de las actividadesAdelantos y atrasosDocumentos del proyecto (actualizacin)Lista de Lista deActividades Hitos Determinacin de las dependenciasAPO FAE

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Grfica 6-7 Pgina153Declaracin del alcance del proyectoContiene la descripcin del alcance del producto, que incluye las caractersticas del producto que pueden afectar el establecimiento de la secuencia de las actividades.Activos de los procesos de la organizacinArchivos de proyectos provenientes de la base corporativa de conocimiento, que se utilizan en la metodologa de planificacin.Lista de actividadesDescrita en la seccin 6.1Lista de hitosDescrita en la seccin 6.16.3 Secuenciar actividadesEntradas

6.3 Secuenciar actividadesHerramientas y Tcnicas

Los Nodos representan las actividades y las Flechas muestran dependencias.

Es utilizado en el mtodo de la ruta crtica (CPM) para crear un diagrama de red del cronograma del proyecto.

Tambin se denomina actividad en el nodo (AON).

El mtodo de diagramacin por precedencia, incluye cuatro tipos de dependencias o relaciones lgicas.

Mtodo de diagramacin por precedencia (PDM)216.3 Secuenciar actividadesHerramientas y Tcnicas

Fin a Inicio.- La Actividad A debe finalizar antes que se inicie la Actividad B

Inicio a Inicio.- La Actividad A debe iniciar antes que la Actividad B pueda iniciar.

ABAB226.3 Secuenciar actividadesHerramientas y Tcnicas

Fin a Fin.- La Actividad A debe finalizar antes que la Actividad B pueda finalizar.

Inicio a Fin.- La Actividad A debe iniciar antes que la Actividad B pueda finalizar.ABAB236.3 Secuenciar actividadesHerramientas y Tcnicas

6.3 Secuenciar actividadesHerramientas y Tcnicas

Un adelanto permite una aceleracin de la actividad sucesora.

Un retraso ocasiona una demora en la actividad sucesora.6.3 Secuenciar actividadesRepresentacin esquemtica de las actividades del cronograma.

Diagrama de RedAtributos de la actividadPredecesoras, sucesoras, tipos de dependencia, adelantos y atrasos.

Salidas6.4 Estimar los recursos de las actividadesProceso que consiste en estimar qu recursos, qu tipo, qu cantidad y con cuanta capacidad, sern necesarios para ejecutar cada actividad de los paquetes de trabajo.

s276.4 Estimar los recursos de las actividadesPlan de Gestin del cronogramaEstimaciones de costos de las actividadesJuicio de expertosRequisitos de recursos para las actividadesRegistro de riesgosAnlisis de alternativasEstructura de desglose de recursosCalendario de recursosDatos publicados para las estimacionesActualizacin de documentos del proyectoLista de Atributos de Actividades las actividadesEstimacin ascendenteFAE APOSoftware de Gestin de proyectos

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Grfica 6-12 Pgina 161Lista de actividades

Descrita en la seccin 6.1Atributos de la actividad

Descrita en la seccin 6.2Calendario de recursosInformacin sobre la disponibilidad de los recursos (personas y material) para el proyecto.6.4 Estimar los recursos de las actividadesEntradas

FAE6.4 Estimar los recursos de las actividadesLista de actividadesIdentifica todas las actividades que necesitan recursos.Atributos de las actividadesPueden contener atributos que guardan datos para la estimacin de los recursos.APOPolticas y procedimientos relativos a los recursos humanos.Polticas y procedimientos referentes a la adquisicin y compras de mquinas.FAELocalizacin de recursos, disponibilidad y habilidades, a travs de bases de datos comerciales.Entradas

6.4 Estimar los recursos de las actividadesHerramientas y Tcnicas

Anlisis de AlternativasTengo la capacidad y habilidades para hacer el trabajo?Tengo los recursos necesarios?Anlisis de fabricacin directa o compra (12.1)

Extensa variedad de industrias en el mercado Fuentes de informacin confiables y generalmente costosas

Se estiman los recursos de las actividades a mayor detalle.Es una tcnica ms costosa e implica mayor tiempo de trabajo.Estimacin Ascendente

Software utilizado para la planificacin y asignacin de los recursos del proyecto.6.4 Estimar los recursos de las actividades6.4 Estimar los recursos de las actividadesSalidas

La cantidad y tipo de recursos necesarios para completar un paquete de trabajo.

Estructura Jerrquica de Recursos que permite identificarlos por categora y tipo.Estructura de Desglose de Recursos

Lista de actividades.Atributos de la actividad.Calendario de los recursos.Actualizacin a los documentos del proyecto6.5 Estimar la duracin de las actividadesEs el proceso que consiste en definir, aproximadamente, la cantidad de tiempo que tardarn los recursos para culminar con el trabajo definido en la actividad del proyecto.

s346.5 Estimar la duracin de las actividadesPlan de Gestin del cronogramaRegistro de riesgosJuicio de expertosRequisitos de recursos para las actividadesAnlisis de reservaEstimacin de la duracin de las actividadesEstructura de desglose de recursosCalendario de recursosEstimacin descendenteEnunciado del alcance del proyectoEstimacin por tres valoresLista de actividadesAtributos las actividadesEstimacin paramtricaActualizacin de documentos del proyectoFAEAPOTcnicas grupales de toma de decisiones

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Grfica 6-14 Pgina 1666.5 Estimar la duracin de las actividadesPlan de Gestin del cronogramaDefine el nivel de precisin y mtodo para la estimacin de la duracin de las actividades.Registro de riesgosProporciona la lista de riesgos para tomarlo en cuenta en el anlisis de reservas.Requisitos de recursos para las actividadesLos recursos de las actividades son necesarios, ya que se incluyen directamente en la duracin de la actividad.Estructura de desglose de recursosAyuda conocer la categora y el tipo de recurso de las actividades.Calendario de recursosMuestran la disponibilidad y tipos de los recursos asignados.Entradas

6.5 Estimar la duracin de las actividadesEnunciado del alcance del proyectoPuede contener restricciones y supuestos referente a disponibilidad de recursos en algunas fechas ya definidas.Lista de actividadesIdentifica a todas las actividades a las que se necesita estimar la duracin.Atributos de las actividadesLos recursos de las actividades son necesarios ya que incluyen directamente en la estimacin de la duracin de la actividad.FAEInformacin comercial publicada.Ubicacin de los miembros del proyecto.APOMetodologa de planificacin, lecciones aprendidas, calendario de recursos e informacin histrica. Entradas

6.5 Estimar la duracin de las actividadesHerramientas y Tcnicas

Es una forma de juicio de expertos.Se utiliza cuando existe una cantidad limitada de informacin sobre el proyecto.Es menos costosa y ms rapida, pero menos exacta.Estimacin por Analoga

Estimacin ParamtricaUtiliza un modelo matemtico.

Utiliza la informacin histrica.Estimacin por tres valores

Estimacin estadstica basado en la tcnica PERT. Se define un rango estimado de la duracin de las actividades, a travs de los siguientes valores:Tiempo pesimista (tp)Tiempo optimista (to)Tiempo mas probable (tm)Tcnicas grupales de toma de decisionesUna vez realizada la estimacin se requiere, en actividades claves, tomar una decisin sobre la estimacin realizada. 6.5 Estimar la duracin de las actividadesHerramientas y Tcnicas

Te = (Tp + 4tm + tp)/66.5 Estimar la duracin de las actividadesSalidas

Puede incluir rangos posiblesEstimacin de la duracin de la actividadSupuestosAtributos de la actividad

6.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoDesarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.

s416.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoPlan de Gestin del cronogramaMtodo de ruta crticaLista de Atributos de lasActividades actividades Mtodo de la cadena crticaLnea base del alcanceDiagrama de red del cronogramaTcnicas de optimizacin de recursosCronograma del proyectoRequisitos de recursos para las actividadesAnlisis de red del cronogramaDatos del cronogramaEstimacin de la duracin de las actividades

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Grfica 6-16 Pgina 1736.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoCalendariode recursosEstructura de desglose de recursosTcnicas de modeladoAsignaciones del personal del proyectoAdelantos y atrasosCalendarios del proyectoEnunciado del alcance del proyectoTcnicas de compresin de cronogramaPlan de Direccin de Proyectos (actualizacin)Registro de riesgosHerramientas de PlanificacinDocumentos del proyecto (actualizacin)FAEAPO

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Grfica 6-16 Pgina 1736.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoPlan de Gestin del cronogramaIdentifica el mtodo para programacin de actividades y la herramienta usada para el desarrollo del cronograma.Lista de Atributos de lasActividades ActividadesLa lista de actividades y sus atributos son necesarios para la elaboracin del cronograma.Diagrama de red del cronogramaMuestran las relaciones lgicas entre actividades del proyecto .Requisitos de recursos para las actividadesLos recursos asignados para cubrir las actividades del proyecto.Estimacin de la duracin de las actividadesContienen la evaluacin cuantitativa de los estimados de la duracin de las actividades.Entradas

6.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoCalendario de recursosEstructura de desglose de recursosEl calendario de recursos brinda informacin sobre la disponibilidad de los recursos.Asignaciones del personal del proyectoEspecifican los recursos asignados para cada actividad.Enunciado del alcance del proyectoContiene supuestos y limitaciones que pueden restringir fechas en el cronograma.Registro de riesgosMuestra la lista de riesgos que puede influenciar en las reservas de cronograma del proyecto.FAEAPOCalendario de proyecto y metodologa de la programacin.Normas y estndares industrialesEntradas

6.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoMtodo de ruta crticaIdentifica cul es el camino ms largo de la red del cronograma.Mtodo de la cadena crticaConsidera la asignacin de los recursos.Tcnicas de optimizacin de recursosNivelacin de recursos.Equilibrio de recursos.Anlisis de red del cronogramaIncluye mtodos para realizar el anlisis de red, donde se incluye: Qu pasa si?, tcnica de optimizacin de recursos, entre otros. Herramientas y Tcnicas

6.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoTcnicas de modeladoAnlisis Qu pasa si?Tcnicas de simulacin.Adelantos y atrasosIncluye atrasos y retrasos para personalizar el cronograma del proyecto.Tcnicas de compresin de cronogramaEjecucin rpida (Fast Tracking)Compresin (CrashingHerramientas de PlanificacinMtodos de planificacin, puede incluir un paquete de software.Herramientas y Tcnicas

6.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoHerramientas y Tcnicas

Para cada actividad se calcularn 4 tiempos. Se denotarn:

Tiempo de inicio temprano: Es el tiempo ms temprano posible para iniciar una actividad.ES = EF ms alto de la(s) actividad(es) anterior(es)ESEFLSLF6.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoHerramientas y Tcnicas

InicioABCDEFin042315000040+4=46474571212126.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoHerramientas y Tcnicas

Tiempo de terminacin ms lejana: Es el tiempo ms tardo en que se puede completar la actividad sin afectar la duracin total del proyecto.LF = LS ms bajo de la(s) actividad(es) prxima(s)

Tiempo de inicio ms lejano: Es el tiempo de terminacin ms lejano de la actividad anterior menos la duracin de la actividad.LS = LF de la actividad duracin de la actividadPara calcular LF y LS la red se recorre de derecha a izquierda

6.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoHerramientas y Tcnicas

InicioABCDEFin04231500004464745712121212121212711757440006.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoHerramientas y Tcnicas

HOLGURADespus de calculados los cuatro tiempos de cada actividad, se calculan las holguras.La holgura es el tiempo que se puede atrasar una actividad sin afectar la duracin total del proyecto.

H = LF EFESEFLSLF6.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoHerramientas y Tcnicas

InicioABCDEFin0423150000446474571212121212121271175744000 H=0H=0 H=7 H=0 H=1 H=0 H=06.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoHerramientas y Tcnicas

La ruta crtica se encuentra como aquella ruta para la cual todas sus actividades tienen holgura igual a cero.Generalmente se marca en la red la ruta crtica.En este caso es la ruta:

Inicio A C E Fin 6.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoHerramientas y Tcnicas

InicioABCDEFin0423150000446474571212121212121271175744000H=0H=0H=7H=0H=1H=0H=06.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoLnea base del cronogramaEs la versin aprobada del cronograma, puede ser modificada solo a travs del procedimiento de control de cambios.Cronograma del proyectoRepresentado de la siguiente manera:Diagrama de redDiagrama de hitosDiagrama de red del cronogramaDatos del cronogramaInformacin acerca del cronograma:Hitos del cronogramaActividades del cronogramaAtributos de las actividadesReservas de las actividadesSalidas

6.6 Desarrollar el Cronograma del proyectoCalendarios del proyectoIdentifican los das y turnos de trabajo que estn disponibles para las actividades programadas.Plan de Direccin de Proyectos (actualizacin)Lnea base del cronograma.Plan de Gestin del Cronograma.Documentos del proyecto (actualizacin)Requisitos de recursos de las actividades.Atributos de las actividades.Calendario de recursos.Registro de riesgos.Salidas

6.7 Controlar el CronogramaProceso por el cual se le da seguimiento al estado del proyecto, para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma.s586.7 Controlar el CronogramaPlan de Direccin de ProyectosRevisiones del desempeo del trabajoInformacin sobre el desempeo del trabajoCronograma del proyectoSoftware de Gestin de proyectosProyecciones del cronogramaCalendarios del proyectoTcnicas de optimizacin de recursosSolicitudes de cambio Datos sobre el desempeo del trabajoTcnicas de modeladoPlan de Direccin de Proyectos (actualizacin)Datos del cronogramaTcnicas de compresin de cronogramaDocumentos del proyecto (actualizacin)APOHerramientas Adelantos yDe Planificacin atrasosAPO (actualizacin)

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Grfica 6-22 Pgina 1856.7 Controlar el CronogramaPlan de Direccin de ProyectosContiene el Plan de Gestin de cronograma y la lnea base de Cronograma.Cronograma del proyectoVersin ms reciente del cronograma del proyectoCalendarios del proyectoTodos los calendarios del cronograma del proyectoDatos sobre el desempeo del trabajoAvance del proyecto, actividades que han iniciado y que han finalizado.Datos del cronogramaSern revisados en el procesos de controlAPOHerramientas de control de cambios.Polticas, lineamientos y procedimientos sobre el control de cronograma.Entradas

6.7 Controlar el CronogramaRevisiones del desempeo del trabajoIncluye las siguientes tcnicas:Gestin del valor ganado.Mtodo de ruta crtica.Mtodo de la cadena crtica.Anlisis de tendencia (evaluacin del desempeo, a lo largo del tiempo para saber si est mejorando o empeorando)Software de Gestin de proyectosPermite hacer un seguimiento y control de las fechas planificadas (lnea base) y las fechas reales de ejecucin.Tcnicas de optimizacin de recursosNivelacin de recursos.Equilibrio de recursos.Herramientas y Tcnicas

6.7 Controlar el CronogramaTcnicas de modeladoAnlisis Qu pasa si?Tcnicas de simulacin.Adelantos y atrasosIncluye atrasos y retrasos para personalizar el cronograma del proyecto.Tcnicas de compresin de cronogramaEjecucin rpida (Fast Tracking)Compresin (Crashing)Herramientas de PlanificacinMtodos de planificacin, puede incluir un paquete de software.Herramientas y Tcnicas

6.7 Controlar el CronogramaInformacin sobre el desempeo del trabajondice de desempeo del cronograma (SPI)ndice de desempeo de presupuesto (CPI)Proyecciones del cronogramaIncluye estimaciones y predicciones de eventos futuros. Solicitudes de cambio Dependiendo de la revisin del desempeo del trabajo se pueden solicitar cambios.Plan de Direccin de Proyectos (actualizacin)Lnea base de Cronograma y Lnea base de Costos.Documentos del proyecto (actualizacin)Datos del cronograma, cronograma del proyecto y registro de riesgos.APO (actualizacin)Lecciones aprendidas de control de cronograma.Salidas

Ejercicio 1:Tiempo: 30 minutosElaborar el cronograma del proyectoLaboratorio: Elaborar el Cronograma del proyecto