gestiÓn del tiempo. 2 bienvenidos 3 gestiÓn del tiempo el tiempo y su gestión

GESTIÓN DEL TIEMPOGESTIÓN DEL TIEMPO

2


BIENVENIDOS

3


El Tiempo y su Gestión

4

Del latín tempus: magnitud física que mide la duración o

separación de acontecimientos sujetos a cambio, de los

sistemas sujetos a observación, esto es, el período que

transcurre entre el estado del sistema cuando éste aparentaba

un estado y el instante en el que dicho estado registra una

variación perceptible para un observador (o aparato de

medida). La unidad básica de medida del tiempo es el segundo

y un día tiene 86.400 segundos.

Del latín tempus: magnitud física que mide la duración o

separación de acontecimientos sujetos a cambio, de los

sistemas sujetos a observación, esto es, el período que

transcurre entre el estado del sistema cuando éste aparentaba

un estado y el instante en el que dicho estado registra una

variación perceptible para un observador (o aparato de

medida). La unidad básica de medida del tiempo es el segundo

y un día tiene 86.400 segundos.

CONCEPTO DE TIEMPO

5

Para los griegos, Cronos representaba el tiempo

lineal que hacía que el tiempo siguiera su curso,

mientras Kairos era el tiempo oportuno para hacer

las cosas, el tiempo correcto.

Para los griegos, Cronos representaba el tiempo

lineal que hacía que el tiempo siguiera su curso,

mientras Kairos era el tiempo oportuno para hacer

las cosas, el tiempo correcto.

CONCEPTO DE TIEMPO

6

CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPOCARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO

• Atípico. Diferente a los recursos que el hombre conoce y está habituado a manejar.

• Equitativo. Todos disponemos de la misma cantidad: 24 horas.

• Inelástico. El tiempo no puede acumularse ni ahorrarse ni tomar prestado.

• Indispensable. No hay acción humana que pueda realizarse sin tiempo.

• Insustituible. No puede ser reemplazado por otro recurso.

• Inexorable. No conocemos modo de cambiar el sentido ni la velocidad del tiempo.

7

LEYES SOBRE EL TIEMPOLEYES SOBRE EL TIEMPO

Ley de CarlsonLey de Carlson

"Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y

consume más tiempo que si se realiza de

manera continua."

"Programar y/o realizar una tarea larga supone

dificultades muy superiores a las que plantea

una corta.“

8


Ley de FraisseLey de Fraisse

"El tiempo tiene una dimensión objetiva y una

dimensión subjetiva o psicológica, que es función

del interés sentido por la actividad ejercida."

9


Principio de ParetoPrincipio de Pareto

"El 20% del tiempo de trabajo de una persona

contribuye al 80% de los resultados y viceversa.“

"Los elementos críticos de cualquier conjunto, por

lo general, sólo constituyen una minoría.“

10


Ley de ParkinsonLey de Parkinson

"Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta

llegar a ocupar la totalidad del tiempo disponible

para su completa realización.“

"El tiempo invertido en un trabajo varía en función

del tiempo disponible."

11


Leyes de MurphyLeyes de Murphy

"Nada es tan sencillo como parece al principio.“

"Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al

principio.“

"Si algo puede ir mal irá mal."

12


Ley del valor económico del tiempoLey del valor económico del tiempo

"Establecer el valor de cada hora de trabajo

propia (coste hora) es una información útil que

nos aporta lo que cuesta el tiempo perdido o

improductivo."

13


OtrasOtras

"El tiempo que requiere una tarea se incrementa

cuando la interrumpimos y la reanudamos.“

"Para una tarea corta siempre hay un minuto;

para una larga nunca hay tiempo."

14

TIME MANAGEMENTTIME MANAGEMENT

El 95% de los directivos encuestados dijeron no disponer de

más de 30 minutos seguidos para trabajar con sosiego a

causa de los motivos siguientes:

• Falta de organización personal.

• Confusión de las prioridades.

• Escasa delegación en los colaboradores.

• Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades

y potencial de trabajo.

• Intentar abarcar un campo de actividad demasiado

amplio.

• Poca puntualidad y control del horario.

• Dilación de las decisiones importantes.

• Precipitación en las decisiones.

15


De los siete hábitos de la gente altamente

efectiva según Stephen Covey, tres se aplican a

la gestión del tiempo:

• Ser proactivos.

• Empezar con un fin en mente.

• Establecer primero las prioridades.

16


Hay personas que prefieren no gestionar su

tiempo por diferentes motivos:

• Tienen un volumen de trabajo inferior al

que deberían asumir.

• Muestran falta de voluntad.

• Carecen de seguridad en el puesto que

ocupan.

17


Planificación y programación

18

NECESIDAD DE PLANIFICARNECESIDAD DE PLANIFICAR

Antes de entrar de lleno en la propia gestión del

tiempo, es primordial que la persona sepa qué

quiere hacer con el tiempo disponible para luego

establecer una estructuración del mismo.

19

NECESIDAD DE PLANIFICARNECESIDAD DE PLANIFICAR

Los japonenses han demostrado que la duración

de la fase de planificación repercute no sólo en

el tiempo total de ejecución sino también en la

calidad de los resultados:

Fase de planificación corta: fase de ejecución larga --

> más defectos.

Fase de planificación larga: fase de ejecución corta --

> menos defectos.

20

DEFINIR LOS OBJETIVOSDEFINIR LOS OBJETIVOS

Una persona sólo será capaz de lograr sus objetivos si

éstos están absolutamente claros. Los objetivos que

no están a la vista de forma clara, que no se

recuerdan constantemente, tienen pocas

probabilidades de ser cumplidos.

Los planes a corto plazo no pueden establecerse sino

una vez definidos los de medio y largo plazo.

21

DEFINIR LOS OBJETIVOSDEFINIR LOS OBJETIVOS

Requisitos de los objetivos bien definidosRequisitos de los objetivos bien definidos

• Ser propios.

• Ser concretos y específicos.

• Ser pocos y muy importantes.

• Ser mensurables, cuantificables en lo posible.

• Tener plazos intermedios.

• Ser compatibles pero con dificultad.

• Estar escritos y ser fácilmente consultables.

22

FIJAR PRIORIDADESFIJAR PRIORIDADES

• ¿Qué objetivos/tareas/deseos son los más

importantes?

• ¿Cuáles pueden esperar?

• ¿En qué tareas debemos emplear los

escasos recursos personales?

23

FIJAR PRIORIDADESFIJAR PRIORIDADES

El sistema El sistema ABCABC es una estrategia de señalar es una estrategia de señalar

prioridadesprioridades

• Las tareas A son las que es necesario hacer de

inmediato.

• Las tareas B son las que se deberían hacer

pronto.

• Las tareas C son las que se pueden dejar de

lado sin que se produzcan consecuencias.

24

PROGRAMACIÓNPROGRAMACIÓN

La programación consiste en convertir

los objetivos/tareas/deseos en acciones

definidas aquí y ahora.

25


Antes de cada período de planificación debemos

detenernos y plantarnos las cuestiones siguientes:

• ¿Qué es lo que quiero conseguir durante este período?

¿De cuánto tiempo dispongo?

• Cómo tengo que actuar para sacar el máximo

rendimiento?

• ¿En qué orden tengo que tratar estas cosas?

• ¿Qué tipo de preparación necesito para poder

empezar las tareas y acciones relativas a este período

concreto?

• ¿Quién tiene que ser informado con anticipación?

26


Consejos para la planificación de una jornada de Consejos para la planificación de una jornada de

trabajotrabajo

• Sed realistas.

• Registrad en un cuaderno ideas, tareas, llamas,

proyectos… lista maestra.

• Repasad a diario la lista maestra.

• Dejad un margen de tiempo para lo inesperado.

• Confeccionad la lista diaria del día siguiente.

• Evaluad las tareas de la lista diaria en términos de

rentabilidad.

• Determinad el período de mayor actividad.

27


Beneficios de una planificación adecuadaBeneficios de una planificación adecuada

• Tener una visión global que fortalecerá la energía y el

rendimiento.

• Tener una conciencia clara de la clase exacta de tareas y

problemas que se han de resolver el día siguiente.

• Controlar el tiempo y los momentos en los que van a

suceder los acontecimientos del día, lo que hará más

difícil dejar una actividad pendiente y evitar

interrupciones.

28


Ejecución de la planificación

29

URGENTE E IMPORTANTEURGENTE E IMPORTANTE

IMPORTANCIA

En qué medida la actividad es más o menos

importante.

URGENCIA

En qué medida la actividad requiere atención

inmediata o puede posponerse.

30

URGENTE E IMPORTANTEURGENTE E IMPORTANTE

Roles y actividad

esUrgente No urgente

Importante

I) BomberoSon las tareas más difíciles de controlar: problemas, crisis, imprevistos, reclamaciones… Posiblemente son evitables con una planificación adecuada(cuadrante II)Provocan: estrés, agotamiento, ansiedad...

II) RealistaSon actividades que requieren de planificacióny preparación, tiempo adicionalahora a fin de evitar trabajo innecesarioen el futuro.El resultado es: visión, perspectiva, control,calidad de vida...

No importante

III) AutoengañadoAparentemente necesitan atención inmediatapero tienen una importanciareal mucho menor.Son actividades como: llamadas, correspondencia,memorándums, informesy visitas espontáneas.Se puede reducir más del 50% de estasactividades.Suponen: interrupciones, prisas, demostrarun carácter camaleónico yatento a la reputación, impotencia...

IV) FrívoloNo son especialmente importantes parael trabajo o los objetivos y puedenrealizarse en cualquier momento.Son actividades como: mirar propaganda,actividades de "escape" y trivialidadesen general.Se pueden eliminar todas estas actividadesy ganar un 30-40% de tiempo.Generan: pérdidas de tiempo, irresponsabilidad,despidos...

31

TAREAS GIGANTESTAREAS GIGANTES

Tareas abrumadoramente grandes y cuya

ejecución depende de la aplicación

consistente de esfuerzo sobre prolongados

períodos de tiempo.

32


Cómo afrontarlasCómo afrontarlas

• Colocarlo lejos en el horizonte para verlo con

cierta perspectiva.

• Cortarlo en pedacitos y comérselo poco a poco.

• Cortarlo en bocados convenientemente pequeños.

• Planificar comer cada bocado en períodos

definidos: "tarea del día", "tarea de la semana"...

33


Cómo afrontarlasCómo afrontarlas

• Asegurarse de que se come un bocado cada día,

además de realizar otras tareas diarias de rutina.

• Asegurarse de que se continúa comiendo del

mismo hasta que se ha terminado por completo.

• No preocuparse de la dimensión de la tarea en el

trabajo diario.

34

OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPOTIEMPO

1. Interrupciones.

2. Teléfono.

3. Papeleo.

4. Escritorio.

5. Reuniones.

6. Correo electrónico.

35


1. Interrupciones1. Interrupciones

Probablemente, el ladrón de tiempo más importante.

Algunas son necesarias, ineludibles y difíciles de prever.

Otras son innecesarias, previsibles y pueden soslayarse. Es

imposible evitar todas las interrupciones pero sí se puede

aprender a vivir con ellas y a disminuir sus efectos

negativos.

36


1. Interrupciones1. Interrupciones

Algunos consejos

• Registro de interrupciones: Se tiene que averiguar de

qué tipología son.

• Interrupciones aceptables: es contraproducente evitar

todas las interrupciones y aislarse completamente del

mundo por un extenso período de tiempo.

• Preved citas inesperadas.

• Limitad la duración de las visitas.

37


2. Teléfono2. Teléfono – Consejos sobre cómo tratarlo

• Limitar el número de llamadas inoportunas e

innecesarias.

• No atender siempre al teléfono.

• Explicar en recepción, en caso de tenerla, cuándo se

desea no ser molestado y cuando se va a estar

disponible de nuevo.

• Comunicar con quién se está siempre dispuesto a

hablar.

• Intentar averiguar cuando se responda al teléfono de

qué trata la llamada, y después, si es posible,

comunicar o referir su contenido a alguien.

38



• Evitar las conversaciones telefónicas largas.

• Sugerir otro momento en el que se pueda

reemprender la conversación.

• Delimitar el tiempo disponible para la llamada al

inicio de la misma.

• Devolver las llamadas en momentos del día que no

propicien las conversaciones largas.

39



• Establecer un buen ritmo de trabajo agrupando las

llamadas pendientes.

• Devolver las llamadas dentro del espacio convenido. Si

no se ha acordado ninguna fecha al respecto, llamar

antes de dos días.

• Planificar las llamadas anotando objetivos, tácticas,

preguntas e ideas antes de hacerlas.

40


3. Papeleo3. Papeleo

Existen 3 clases de papeles:

• La de los que requieren una acción inmediata.

• La de los que contienen información que hace falta

transmitir o archivar.

• Las de los que deben ir a la papelera.

41


Acción Objeto Destino

Tirarlo Papel que no tiene valor ni ahora ni en el futuro inmediato

Papelera

Remitirlo Papel para entregarlo a quien pueda hacerse cargo o le pueda interesar

Bandeja de salida

Actuar sobre el asunto

Papel que requiere una respuesta Bandeja de actuación

Archivarlo Papel que puede tener un valor futuro. Siempre que sea posible, asignarle una fecha de caducidad.

Bandeja de archivo

3. Papeleo3. Papeleo - Sistema Sistema

TRAATRAA

42


4. Escritorio4. Escritorio – Consejos sobre cómo tratarlo

• Manejar cada papel sólo una vez.

• Utilizar el escritorio para procesar los papeles, no

para almacenarlos.

• Mantener el lugar de trabajo organizado de modo

que siempre se mantenga una visión global de las

tareas y proyectos y se pueda tenerlos bajo

control.

• Conservar la mesa de trabajo completamente

despejada.

43



• Asegurarse de que toda la información entrante es

colocada en un lugar, en la bandeja de entrada.

• Colocar toda la correspondencia entrante, mensajes,

periódicos, etc., en una bandeja de entrada.

Seguidamente, vaciar la bandeja de entrada cada vez

que volváis a vuestra mesa.

• Asegurarse de que se está continuamente resolviendo

asuntos y procesando información. No permitir que las

cosas se acumulen y pesen en la mente.

44



• Evitar recoger montones de papeles que no se sabe

cómo tratar.

• Establecer un sistema personal de archivo ajustado a

las necesidades.

− Un archivo de sobremesa, para asuntos en los que

se esté trabajando.

− Un archivo al alcance de la mano, para asuntos a

los que es necesario remitirse con frecuencia.

− Un archivo fuera del alcance, para asuntos

completados a los que raramente se va a remitir.

45


5. Reuniones5. Reuniones

Las reuniones aparecen siempre en cabeza de las causas de

frustración y pérdida de tiempo. Una reunión no tiene por

qué ser necesariamente ineficaz.

Antes de tomar la decisión de convocar una reunión, hay que

auditar su necesidad.

46


5. Reuniones5. Reuniones – Consejos sobre cómo tratarlas

Antes de la reunión

• Establecer una agenda detallada u orden del día de los puntos a tratar.

• Determinar el propósito general de la reunión y los objetivos secundarios.

• Asegurarse de que asisten las personas adecuadas y de que están informadas con la antelación suficiente para su preparación.

• Fijar los tiempos límite (hora de comienzo y finalización).

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Durante la reunión

• Definir las reglas de juego: moderador, apuntador...

• Dinamizar al grupo mostrando los puntos tratados e impulsando los restantes.

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Después de la reunión

• Redactar un acta de trabajo o plan de acción que incluya los temas tratados, decisiones adoptadas y responsable con fecha límite.

• Hacerla llegar cuanto antes a los participantes en la reunión y personas interesadas.

• Establecer un procedimiento de seguimiento regular para asegurar que se están llevando a cabo todas las decisiones tomadas durante la reunión.

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6. Correo Electrónico6. Correo Electrónico – Consejos sobre cómo tratarlo

• Reducir el número de correos electrónicos: cuantos menos se envían, menos se reciben.

• Contestar a unas horas específicas.

• Empezar por los más recientes: a veces se envían varios mensajes sobre el mismo asunto, algunos de ellos para corregir o ampliar la información de los anteriores.

• Leer primero todos los asuntos: Utilizar como asunto un titulo bien descriptivo.

50



• Especificar el tema, el núcleo de información y el cierre, con lo que se facilita una lectura más ágil y se apunta a las cuestiones relevantes.

• Utilizar "huecos en la jornada laboral“.

• Organizar por urgente y no urgente.

• Escribir sobre un único tema en cada mensaje: para facilitar al destinatario el tratamiento y archivo de su mensaje.

• Evaluar el mensaje según el remitente.

51



• Hacer una clara referencia del mensaje al que se está

contestando.

• Utilizar el campo CCO en los mensajes a varios

destinatarios: una buena solución es insertar todos los

destinatarios en el campo CCO (con copia oculta), para

así mantener la privacidad y poner su propio nombre o

uno ficticio en campo "para".

• Ser cuidadosos con lo que se envía.

52


Actitudes en la gestión del tiempo

53

SABER DELEGARSABER DELEGAR

Dirigir es delegar.

Delegar es acotar, acompañar, corregir,

educar…, hacer que otros hagan.

Delegar no es abdicar.

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SABER DELEGARSABER DELEGAR

Algunos consejos

• Identificar la tarea a delegar.

• Dibujar sobre papel el flujo del proyecto asignado.

• Localizar la persona adecuada.

• Explicar la asignación y los beneficios.

• Especificar las normas.

• Tratar la fecha final.

• Establecer el método de información.

• Animar a plantear preguntas.

• Dirigir la comprobación del progreso.

• Realizar el seguimiento.

• Elogiar/sugerir mejoras (feedback).

55

NO ABUSAR DE LA DILACIÓNNO ABUSAR DE LA DILACIÓN

Usted no tiene un problema, sino una decisión que tomar

Algunos consejos

• No invocar razones poco válidas para justificar un comportamiento dilatorio, como, por ejemplo, la falta de información. El mañana no arregla la situación.

• Se deben tomar decisiones ya que el trabajo, sobre todo el del directivo, consiste en decidir y nadie lo va a hacer por él.

• Es mejor una decisión imperfecta a tiempo que una perfecta a destiempo.

• Vencer los temores y conflictos que están en la raíz de la mayoría de las dilaciones.

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SABER DECIR SABER DECIR “NO”“NO”

Algunos consejos

• Ser asertivo para saber decir "no“.

• Dar una razón.

• Ser diplomático.

• Sugerir un intercambio.

• No retrasar la decisión. "

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NO SER EXCESIVAMENTE PERFECCIONISTANO SER EXCESIVAMENTE PERFECCIONISTA

No seas perfeccionista. El perfeccionismo es una maldición y una

carga

Algunos consejos

• Reconocer que lo que está por debajo de lo admisible para un

perfeccionista a menudo es aceptable para cualquier otro.

• Dejar que sea la finalidad para la que se está haciendo un

trabajo lo que determine el tiempo que se debe dedicar a

ejecutarlo.

• Los perfeccionistas han aprendido a medir el valor propio en

función de los logros y, en consecuencia, les aterra estar dentro

de la media.

• Las personas que consiguen sus objetivos saben que de las

cosas que se hacen mal viene la experiencia para hacer las

cosas bien más

adelante.

58

ADICCIÓN AL TRABAJO ADICCIÓN AL TRABAJO ((WORKAHOLISMWORKAHOLISM))

Los workaholic son aquellas personas que son adictas al trabajo.

Aspectos positivosAspectos positivos

• Alta motivación para entregarse al trabajo.

• Suelen sobrepasar las expectativas.

• Encuentran soluciones más fácilmente.

• Asumen mayor número de decisiones.

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ADICCIÓN AL TRABAJO ADICCIÓN AL TRABAJO (WORKAHOLISM)(WORKAHOLISM)

Aspectos negativosAspectos negativos

• Compromiso excesivo y compulsivo con la actividad profesional.

• Pensar en el trabajo cuando no se está trabajando.

• Ansiedad e inseguridad ante las responsabilidades laborales.

• Recrearse sólo con "entretenimientos" que tienen que ver con su profesión.

• Esperar que todos trabajen como él.

• No disponer de un sistema de prioridades estables.

60

ADICCIÓN AL TRABAJO ADICCIÓN AL TRABAJO (WORKAHOLISM)(WORKAHOLISM)

Aspectos negativosAspectos negativos

• No disponer de un sistema de prioridades estables.

• Sentido de culpa cuando no se trabaja.

• Sus familiares lo acusan de mostrar más interés por el trabajo que por ellos.

• Experimentar placer cuando relata lo mucho y lo duro que trabaja.

• No tomar vacaciones.

61

ESTRÉSESTRÉS

Es una respuesta no específica del cuerpo a cualquier demanda que se le hace.

Síntomas de estrésSíntomas de estrés

• Dolores de cabeza 33,1%

• Ira 22,6%

• Frustración 20,8%

• Tensión 7,9%

• Fatiga/cansancio 7,3%

• Problemas de estómago 5,9%

• Otros 2,4%

62

ESTRÉSESTRÉS

Síntomas de estrés en su Síntomas de estrés en su fase inicialfase inicial

• Nerviosismo (los de fuera lo ven enseguida).

• Crisis de humor (nos molesta "perder tiempo para

ir al cine con los amigos").

• Dificultades intelectuales (lapsus de memoria).

• Inseguridad personal (apatía).

• Desconfianza (dudas sobre sí mismo y sobre los

que le rodean).

• Nivel de descanso insuficiente.

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ESTRÉSESTRÉS

Síntomas de estrés en su Síntomas de estrés en su fase agudafase aguda

• Fatiga mental (incapacidad para resolver problemas).

• Hipersensibilidad (nos molestan cosas que antes no

percibíamos).

• Ansiedad (por no poder abarcar todo el trabajo).

• Neuralgias.

• Trastornos gástricos.

• Desjerarquización de valores (damos importancia a

cosas insignificantes).

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ESTRÉSESTRÉS

RENDIMIENTO

Estrés o estimulación

Hipoestrés Estrés óptimo

Hiperestrés

Nivel adecuado de rendimiento

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ESTRÉSESTRÉS

Grado de estrés óptimo:Grado de estrés óptimo:

• Alta motivación.

• Sensaciones de alegría y seguridad.

• Capacidad de captar y procesar la información

rápidamente.

• Capacidad para emitir juicios acertados.

• Acciones eficientes.

• Niveles altos de producción, excelente calidad de la

productividad.

• Enérgico y sin fatiga.

• Disminución de la ingesta de alimentos y de la

sensación de hambre.

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ESTRÉSESTRÉS

Algunos consejos para tratar las consecuencias del Algunos consejos para tratar las consecuencias del

estrésestrés

• Retirarse. Hay ocasiones en que es mucho mejor abandonar

una situación que presenciar su final. Muchas veces, retirarse

es más bien ir hacia alguna otra cosa que dejar algo atrás.

• Cambiar la actitud. Preguntarse a sí mismo qué es lo que

puede aprender de su exposición a este acontecimiento. Si se

está a punto de perder algo importante, como una persona o

una propiedad, concentrarse en la alegría que ya ha obtenido

al haber conocido a esa persona o el beneficio que le ha

proporcionado la posesión de ese objeto.

67


Gracias por su participación en este curso

gestiÓn del tiempo. 2 bienvenidos 3 gestiÓn del tiempo el tiempo y su gestión

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