GestiónGestión de de ComprasCompras

Hecho por: Verónica Espinosa

La Logística• La logística es un proceso relacionado con la administración eficiente del flujo de bienes y

servicios su operatividad afecta el desenvolvimiento de muchas áreas de la organización. Por tal razón, se puede hablar de un sistema logístico que, mediante la sincronización de sus componentes, permite lograr el flujo necesario para responder eficazmente a una demanda cambiante y cada vez más exigente

Logística de AbastecimientoLa Logística de Abastecimiento agrupa las funciones de compras, recepción, almacenamiento y administración de inventarios, e incluyen actividades relacionadas con la búsqueda, selección, registro y seguimiento de proveedores. Entre las actividades incluidas en este proceso tenemos:

• Cálculo de Necesidades: Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

• Compra o Adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias, con la calidad, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

• Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y la calidad que se recibe.

• Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición (reposición), así como la custodia de todos los artículos del almacén.

• Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación.

• Utilización o eliminación de desperdicios

DemandaLa naturaleza de la demanda, esta se puede clasificar como sigue:

• Independiente: La demanda de un producto es independiente cuando ésta no se relaciona con la demanda de otros artículos producidos en la empresa (automóviles, televisión, baterías).

• Dependiente: La demanda de un producto es dependiente cuando puede deducirse de la demanda por otros artículos producidos por la empresa (rueda con respecto a automóviles, borradores con respecto a lápices).

De modo que los diferentes patrones de demanda requieren distintos enfoques para la administración del inventario. Para demanda independiente es apropiada una filosofía de reposición; conforme se utilizan las existencias, se reponen con objeto de tener materiales a la mano para los clientes. Entonces, un inventario empieza a dar vueltas, es decir, se coloca una orden y el inventario se repone considera que la demanda independiente comúnmente se maneja con modelos dinámicos determinísticos y/o probabilísticos. Por su parte, la demanda dependiente exige la utilización de modelos más complejos, capaces de manejar una gran cantidad de artículos, tales como Planificador de requerimientos de los materiales ( MRP), MRO II, Kankan, entre otros.

Patrón de la DemandaLos patrones de la demanda según Ballou (2006) son los siguientes:

• Demanda Perpetua o Uniforme: la cual se considera constante a lo largo del tiempo.• Demanda Estacional: sigue un patrón a lo largo del tiempo bien definido, o un patrón pico, es

decir, patrón de demanda de una sola vez.• Demanda Irregular: no muestra cierta tendencia, sino que tiene altos y bajos irregulares y

bruscos.

InventariosSe pueden clasificar en 5 tipos de Inventarios:

• Inventarios Temporales: este inventario lo podemos observar cuando la mercancía viene en transito o los inventarios que encontramos entre procesos en una empresa manufacturera.

• Inventarios por Especulación: cuando la especulación de los precios tiene lugar durante periodos más allá de las necesidades previsibles de operaciones.

• Inventarios cíclicos o regulares: estos inventarios son necesarios para satisfacer la demanda promedio durante el tiempo de reaprovisionamientos sucesivos. La cantidad de existencias (stock) en el ciclo depende en gran medida del volumen de la producción, de las cantidades económicas del envío, de las limitaciones de espacio de almacenamiento, de los tiempos de reaprovisionamiento totales, de los programas de descuento por precio y cantidad, y de los costos de manejo de inventarios

• Inventario de Seguridad: este inventario puede crearse como protección contra la variabilidad en la demanda de existencias y en el tiempo total de reaprovisionamiento. Las existencias de seguridad se determinan a partir de procedimientos estadísticos relacionados con la naturaleza aleatoria de la variabilidad involucrada. La cantidad mantenida de existencias de seguridad depende del grado de variabilidad involucrada y del nivel de disponibilidad de existencias que se suministre. Es esencial un pronóstico preciso para minimizar los niveles de existencias de seguridad.

• Inventario de Obsolescencia o Productos Dañados: Este inventario se da cuando la mercadería ha caducado o se encuentran dañadas.

Sistemas de InventarioUn sistema de inventario es la serie de políticas y controles que monitorean los niveles de inventario y determinan los niveles que se deben mantener, el momento en que las existencias se deben reponer y el tamaño que deben tener los pedidos. A demás el sistema debe mantener un control para responder a preguntas como: ¿El proveedor ha recibido el pedido? ¿Las fechas son correctas? ¿Existen procedimientos para realizar un nuevo pedido y devolver la mercadería indeseable? A la hora de trabajar con un sistema de inventario, es importante conocer ciertos términos, ya que usualmente son manejados en la administración de dicho sistema. A continuación se definen algunos términos esenciales de conocer:

• Mínimo: Corresponde al punto más bajo que pueda alcanzar el inventario de un producto terminado o materia prima.

• Máximo: Corresponde al punto más alto que pueda alcanzar el inventario de un producto terminado o materia prima.

• Nivel de Demanda: Movimiento del producto en un determinado periodo de tiempo.• Punto de Reorden: Es aquel nivel del inventario que señala la elaboración de un nuevo pedido. Se

define como la cantidad de inventario que será normalmente usado antes que la siguiente entrada se haga efectiva, más el inventario de seguridad.

• Tiempo de Espera: es el tiempo requerido para ordenar, procesar y recibir de un proveedor, un pedido.

• Tiempo de Reposición: periodo que transcurre entre enviar el inventario a un nivel superior y recibirlo nuevamente como disponible.

Sistema ABCEl sistema ABC es un método de clasificación de inventarios en función del valor contable (de coste o adquisición) de los materiales almacenados. Tradicionalmente, miles de artículos son almacenados en las empresas, especialmente en la industria manufacturera, pero sólo un pequeño porcentaje representa un valor contable lo suficientemente importante como para ejercer sobre él un estricto control.

Por regla general, entre el 5 y el 15% de los artículos en inventario representan entre el 70 y el 80% del valor total del mismo. Estos artículos son clasificados como "artículos A". Los "artículos B" representan aproximadamente el 30% del total de artículos almacenados, pero sólo un 15% del valor total del inventario. Los "artículos C" constituyen generalmente el 50 - 60% de todos los artículos almacenados pero representan un modesto 5 ó 10% del total del valor del inventario.

Un principio subyacente a la aplicación del análisis ABC es que cada tipo de artículos requiere distintos niveles de control. Así, a mayor valor de inventario, mayor control sobre el mismo. La clase A deberá ser controlada más estrechamente, sin embargo, las clases B y C requieren una atención menos estricta.

Sistema ABCEl primer paso en la aplicación del análisis ABC es la clasificación de todos los artículos en cada una de las clases. Esto significa que a cada ítem en el almacén se le asigna un valor contable (de coste o de adquisición). Dicho valor se obtiene al multiplicar el coste unitario por la demanda anual de cada artículo. Posteriormente todos los artículos son ordenados en función de su valor. La clasificación resultante puede que no sea exacta, pero normalmente se aproxima bastante a la realidad en gran parte de las empresas.

El siguiente paso en el análisis ABC es determinar el nivel de control para cada tipo de item almacenado. El mayor esfuerzo de control se ha de realizar sobre los artículos "clase A". Esto se traduce en la necesidad de realizar una correcta previsión de la demanda y en implementar un estricto sistema de registro de los movimientos en almacén. Al mismo tiempo se debe implementar el sistema más apropiado de control de inventario (determinístico, probabilístico; de cantidad o período fijo, etc.).

Los artículos B y C requieren un control menos estricto. Así se pueden mantener stocks de seguridad mayores en este tipo de ítems sin temor a incurrir en costes excesivamente elevados. En estos casos no es necesario implementar sistemas de control de inventarios, siendo suficiente el mero control visual directo.

Sistema ABC (Activity Based Costing)

Demanda EOQ (Economic Order Quantity)Costos. Se afirma que mantener inventarios es un "mal necesario" dado los costos asociados a la gestión de inventarios. En este sentido podemos clasificar los costos de inventario en:

• Costo de Órdenes: costo que se incurre cada vez que se emite una orden.• Costo de mantener Inventario: arriendo de bodegas, depreciación, costo de oportunidad,

pérdidas, seguros, etc.• Costo de quiebre de stock: es más difícil de estimar y esta asociado al costo de la venta pérdida

(perder un cliente, deterioro de imagen, multas, etc).

Supuestos que se manejan con el EOQ:• Demanda constante y conocida• Un solo producto• Los productos se producen o se compran en lotes• Cada lote u orden se recibe en un sólo envío• El costo fijo de emitir una orden es constante • El Lead Time (Tiempo de Espera) es conocido y constante • No hay quiebre de stock • No existen descuentos por volumen

Demanda EOQ (Economic Order Quantity)El modelo considera los siguientes parámetros:

D: Demanda. Unidades por añoS : Costo de emitir una ordenH : Costo asociado a mantener una unidad en inventario en un añoQ : Cantidad a ordenar

La siguiente fórmula muestra el modelo EOQ que determina la cantidad óptima de pedido:

H

DSQ

2*

Demanda EOQ (Economic Order Quantity)

La altura de cada triángulo representa el tamaño óptimo de pedido que minimiza la función de costos totales. La base del triángulo es el tiempo que pasa desde que se recibe la orden hasta que se termina el lote (este tiempo se conoce como el tiempo de ciclo). Adicionalmente se puede identificar el punto de reorden (ROP = d (demanda diaria) * TE (tiempo de espera)) que es un nivel crítico de inventario de modo que cada vez que el inventario llegue a ese nivel se hace un pedido de Q* unidades. Dado que existe un tiempo de espera (conocido) desde que se emite la orden hasta que se dispone del lote, una vez que se termina el inventario se dispone inmediatamente del nuevo lote y de esta forma no existe quiebre de stock.

Stock de SeguridadCuando la demanda no es estática ni estacional, que ocurre en la mayoría de los casos, se determina que este se comporta de manera gaussina. Esto no es aplicable para productos perecederos o con rápida obsolescencia. Estas consideraciones valen para demandas provenientes de datos históricos.

Al no poder medir el costo de ruptura de stock, se procede a fijar un Nivel de Servicio; un porcentaje de los casos en que aseguramos un abastecimiento del ítem considerado. Fijar éste nivel de servicio ( por familias de artículos, por localidades) es parte fundamental de la definición de una política de inventarios.

Un nivel de servicio del 90 % significa que sólo admitimos que en el 10 % de los casos no tengamos stock. Su fijación es una decisión gerencial.

Gestión de ComprasEl departamento de compras es el subsistema encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos propuestos. Los productos y servicios necesarios están en función, por un lado, del tamaño de la unidad económica y, de otro, de la actividad principal (industrial, comercial o de servicios). El jefe o gerente de compras es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo, y cuyas funciones son:

• Fijar los objetivos a conseguir en cada período y confeccionar el presupuesto con la información obtenida del departamento financiero y las necesidades de producción y otras secciones de la empresa. • Organizar las actividades de su departamento para que se realicen de forma eficaz y eficiente, y controlar el grado de consecución de los objetivos establecidos, aplicando las acciones correctoras adecuadas. • Recibir los boletines de solicitud de material; buscar las fuentes de suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo los proveedores más adecuados. • Comunicar las compras realizadas y transferir al departamento de administración la documentación para su tramitación y archivo.• Informar sobre los cambios que puedan afectar a la calidad, los precios o la continuidad del servicio y controlar que los proveedores cumplan las fechas de entrega.

Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)

Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son Sistemas de Información Gerenciales que integran y manejan muchas de las prácticas de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad, y el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos. En la actualidad el sistema ERP mas utilizado en las grandes empresas es el denominado SAP.

Por lo general, todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. En adición a la manufactura, almacenamiento, logística e información tecnológica, a las que se les podrían incluir la contabilidad, recursos humanos, mercadotecnia y administración estratégica

Planificación de Requerimientos de Material (MRP)

El Planificador de Requerimiento de Materiales (MRP), es el sistema de planificación de materiales y gestión de stocks que responde a las preguntas de, cuánto y cuándo aprovisionarse de materiales. Este da por órdenes las compras dentro de la empresa, resultantes del proceso de planificación de necesidades de materiales.

Una definición más simple diría que MRP es una herramienta básica para efectuar la función de planificación detallada de materiales, en la fabricación de piezas componentes y su ensamble como artículos terminados. Su objetivo es, por tanto, proporcionar la pieza correcta en el momento correcto para satisfacer los programas de productos terminados.

Just in TimeJusto a Tiempo (Just-in-Time) es una metodología japonesa (Yasuhiro, 1998) que se viene utilizando desde principios de la década del 70 en numerosas industrias japonesas. Toyota fue la pionera en su desarrollo e implementación, originalmente Justo a Tiempo se centraba en una producción que cumpliera con precisión las exigencias de los clientes en cuanto a los tiempos de entrega, calidad sin defectos y la cantidad justa, tanto para el cliente final como para la consecución de otro proceso en la línea de producción.

En definitiva, el método Justo a Tiempo busca lograr sistemas de producción y distribución capaces de reducir los lapsos de producción desde la entrada de la materia prima hasta la terminación del producto, para ajustarse a las fluctuaciones de la demanda, evitar desequilibrios de existencias, excesos de equipos y personas, y disminuir costos a través de la supresión de procesos innecesarios o contraproducentes.

Justo a Tiempo asegura la llegada de la materia prima a la planta de procesamiento en el momento justo en que es requerido para la fabricación del producto. Para que Justo a Tiempo funcione, debe existir una coordinación impecable de los programas de producción entre los proveedores y el fabricante, de manera que ambos puedan cumplir la demanda aunque mantengan inventarios reducidos.

Modelo Estratégico de Planificación de Inventarios (MEPI)

Es un instrumento gerencial valioso y básico para la planificación y el control de los inventarios, bajo condiciones e incertidumbres propias de países latinoamericanos. Su desarrollo, iniciado en el año 1965 y culminado en 1991, pasó a través de importantes empresas de manufactura venezolanas. En 1993, Casañas presenta el trabajo terminado en una publicación de la Universidad Católica Andrés Bello.

MEPI está diseñado para cumplir con dos objetivos generales:

• Controlar los inventarios con existencias suficientes para no perder ventas o alterar la producción. En otras palabras, asegurar que ninguna venta se perderá por inexistencias de productos terminados, ni paradas de la planta por inexistencias de materias primas.

• 2. Reducir la inversión en inventarios estáticos, o lo que es lo mismo, velar por que los niveles de inventario de materias primas, materiales en proceso o productos terminados se mantengan lo más bajo posible.