658562o77ds_anexo carac. gestión de compras

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE COMPRAS

Página: 1/1

Código: IN-AD-006

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________

Coordinador de Calidad

Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia

Controlado y Distribuido:

________________


PROCESO: Gestión de Compras RESPONSABLE: Gerente Gral.

OBJETIVO: Obtener todos los elementos necesarios para llevar a cabo los procesos que involucren el

SGC.

ALCANCE: Todos los insumos y materias primas adquiridas y cotizadas por MONTEVITAL LTDA

PLA

NEA

R

PROVEEDOR: Proveedores, clientes,

Gerente Gral., gestión financiera, junta de

socios, gestión de mantenimiento, gestión

gerencial, gestión de calidad, gestión de

recursos.

CLIENTE: Proveedores, clientes, Gerente Gral., gestión

financiera, junta de socios, gestión de mantenimiento,

gestión gerencial, gestión de calidad, gestión de recursos.

ENTRADAS: Requisitos del producto,

presupuesto disponible, recursos

disponibles, necesidad de compras, estudio

de proveedores.

SALIDAS: Solicitud de compras, presupuesto aprobado,

proveedor asignado, orden de compra, catalogo de

productos, utilización de recursos, flujo de caja.

HA

CER

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Evaluación de proveedores, facturas de compra, solicitud de compras,

registros de aceptación de la materia prima.

VARIABLES: tiempo de entrega, calidad del

producto, costos.

INSPECCION/CONTROLES: : evaluación de proveedores y

calidad de sus productos

VER

IFIC

AR

INDICADORES: aumento en la demanda del producto.

AC

TUA

R

ACTIVIDADES: Realizar pedidos, visitar a los proveedores, registrar los proveedores posibles, verificación

de materia prima adquirida

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Pagina: 1/1

Código: IN-OT-007

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


PROCESO: Gestión de la Calidad RESPONSABLE: Coordinador de Calidad

OBJETIVO: Controlar todos los procesos del S.G.C cumpliendo con los requisitos establecidos por

MONTEVITAL LTDA.

ALCANCE: Todos los procesos involucrados con el S.G.C.

PLA

NEA

R

PROVEEDOR: Cliente, Auditores,

coordinador de calidad, Gerente Gral.,

gestión de producción, gestión financiera,

gestión de mantenimiento, gestión

gerencial, gestión de recursos, gestión de

compras.

CLIENTE: Cliente, Auditores, coordinador de calidad,

Gerente Gral., gestión de producción, gestión financiera,

gestión de mantenimiento, gestión gerencial, gestión de

recursos, gestión de compras.

ENTRADAS: Políticas y objetivos de calidad,

solicitud de modificación de la

documentación, registros de calidad de

todos los procesos, informe de auditorias,

reporte de producto no conforme,

requisitos del producto, requisitos del SGC,

reporte de acciones correctivas y

preventivas.

SALIDAS: Seguimientos de los procesos, disposición del

producto no conforme, cambio en los requisitos del

producto, políticas y objetivos de calidad, cambios en la

documentación, creación de nuevos documentos.

HA

CER

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Procedimientos documentados de: control de documentos, control de

registros, control del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas y auditorias internas,

registros de calidad que soporten estos procedimientos.

VARIABLES: Calidad del producto, objetivos

de la calidad, cliente.

INSPECCION/CONTROLES: Auditorias de calidad.

VER

IFIC

AR

INDICADORES: NO conformidades cerradas, mejoras en el SGC, acciones preventivas y correctivas

cerradas, auditorias cerradas.

AC

TUA

R ACTIVIDADES: Elaboración de documentación necesaria, disposición del producto no conforme,

programas auditorias internas, tomar acciones correctivas y preventivas, comunicar los cambios.

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS

Pagina: 1/1

Código: IN-OT-002

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


PROCESO: Gestión de recursos RESPONSABLE: Gerente Gral.

OBJETIVO: Gestionar los recursos necesarios para el optimo desarrollo de las actividades para el

cumplimiento de los requisitos establecido por MONTEVITAL LTDA

ALCANCE: Todo los departamentos y áreas de MONTEVITAL LTDA.

PLA

NEA

R

PROVEEDOR: Gerente Gral., junta de socios,

gestión financiera, gestión de

mantenimiento, gestión gerencial, gestión

de calidad, gestión de recursos.

CLIENTE: Gerente Gral., junta de socios, gestión

financiera, gestión de mantenimiento, gestión gerencial,

gestión de calidad, gestión de recursos.

ENTRADAS: Requisitos del SGC, requisitos

del producto, mantenimiento de equipos,

infraestructura, información financiera,

presupuestos, inventarios.

SALIDAS: Recursos disponibles, presupuestos aprobados,

control de los recursos, capacitaciones, definición de

presupuestos.

HA

CER

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Registros de compras, registro solicitud de recursos.

VARIABLES: costos de los recursos

necesarios.

INSPECCION/CONTROLES: control de recursos, control de

presupuestos aprobados, inventarios

VER

IFIC

AR

INDICADORES: liquidez, deudas.

AC

TUA

R

ACTIVIDADES: Gestionar y proporcionar los recursos.

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

Pagina: 1/1

Código: IN-CT-003

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


PROCESO: Gestión financiera RESPONSABLE: Gerente Gral.

OBJETIVO: Suministrar la información correspondiente a todos los movimientos financieras de forma

legal siguiendo las normas legales vigentes.

ALCANCE: Todos los procesos de la empresa (administrativos, comerciales y producción).

PLA

NEA

R

PROVEEDOR: Gerente Gral., junta de socios,

contador publico, entidades financieras,

proveedores, gestión financiera, gestión de



CLIENTE: Gerente Gral., junta de socios, contador

publico, entidades financieras, proveedores, gestión

financiera, gestión de mantenimiento, gestión

gerencial, gestión de calidad, gestión de recursos.

ENTRADAS: Informes de balances

financieros, estados de pagos, créditos,

deudas, recursos, inversiones, cotizaciones,

informes de producción, presupuestos.

SALIDAS: Pagos a proveedores, aprobación de

presupuestos, pagos jurídicos, flujo de caja,

descuentos, costos.

HA

CER

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Facturas de compra y venta, recibos, registros de la DIAN,

comprobantes de pago, solicitudes de presupuesto.

VARIABLES: movimientos financieros

INSPECCION/CONTROLES: Estados financieros,

indicadores financieros, calendario tributario

VER

IFIC

AR

INDICADORES: Estados financieros, costos, inversiones.

AC

TUA

R

ACTIVIDADES: Distribuir el dinero de caja, revisar costos, evaluar inversiones.

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESOS DE GESTIÓN GERENCIAL

Pagina: 1/1

Código: IN-AD-0005

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


PROCESO: Gerencial RESPONSABLE: Gerente Gral.

OBJETIVO: Establecer las políticas, y objetivos de calidad, estrategias, compromisos adquiridos con la

empresa MONTEVITAL LTDA

ALCANCE: Todos los procesos involucrados con el S.G.C

PLA

NEA

R

PROVEEDOR: Gerente Gral., proveedores,

clientes junta de socios, responsables de los

procesos, jefe de área, auditores, gestión de

recursos, gestión de mantenimiento,

gestión de compras, gestión financiera,

gestión gerencial.

CLIENTE: Gerente Gral., proveedores, clientes junta de

socios, responsables de los procesos, jefe de área,

auditores, gestión de recursos, gestión de

mantenimiento, gestión de compras, gestión

financiera, gestión gerencial.

ENTRADAS: Requisitos del producto,

políticas y objetivos de calidad, quejas y

reclamos, recursos disponibles, informes de

auditorias, notificaciones externas, informes

financieros, informes de gestión, revisiones

por la dirección.

SALIDAS: Capacitaciones al personal, comunicados de

cambios en estrategias de gestión, políticas y objetivos

de calidad, planes de mejora, aprobación de

presupuestos, solicitud de cambio de la

documentación, creación de documentos, seguimiento

de procesos.

HA

CER

DOCUEMENTOS Y REGISTROS: registros de revisión por la alta dirección, políticas y objetivos

documentados, manual de calidad, procedimiento control de documentos, procedimiento control de

registros, registros de quejas y reclamos, informes de auditorias, encuesta satisfacción del cliente,

procedimiento acciones correctivas y preventivas.

VARIABLES: Objetivos de calidad.

INSPECCION/CONTROLES: Auditorias de calidad

programadas, revisiones por la alta dirección.

VER

IFIC

AR

INDICADORES: Disminución en quejas y reclamos, aumento en la demanda, rentabilidad, aumento de

solicitud de materia prima, efectividad de acciones tomadas, estabilidad en los sistemas.

AC

TUA

R

ACTIVIDADES: Comunicación al personal y a los clientes los cambios de estrategias de gestión,

revisiones al sistema de gestión de la calidad (auditorias), elaborar planes de para la mejora de los

procesos. Aprobación de presupuestos, crear cultura de calidad con capacitaciones.

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

Pagina: 1/1

Código: IN-MT-001

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


PROCESO: Gestión de mantenimiento RESPONSABLE: Jefe de Mantenimiento

OBJETIVO: Programar, ejecutar y verificar planes de mantenimiento del patrimonio de la empresa.

ALCANCE: Todas las acciones de mantenimiento adoptadas y realizadas por al empresa

PLA

NEA

R

PROVEEDOR: Conserje, Gerente Gral., jefe

de mantenimiento, operarios, gestión

financiera, gestión de mantenimiento,

gestión gerencial, gestión de calidad, gestión

de recursos.

CLIENTE: Conserje, Gerente Gral., jefe de

mantenimiento, operarios, gestión financiera, gestión

de mantenimiento, gestión gerencial, gestión de

calidad, gestión de recursos.

ENTRADAS: Plan de mantenimiento

preventivo, informe de estados de los

equipos, revisiones periódicas.

SALIDAS: Actualización de planes de mantenimiento

preventivo, equipos en funcionamiento, acciones

correctivas y preventivas tomadas, solicitud de cambio

de piezas, innovación de inmuebles.

HA

CER

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Procedimiento control de acciones correctivas y preventivas, registros

de revisión de equipos, instructivos, inventarios.

VARIABLES: capacidad de producción,

eficiencia de la maquina, producto,

ambiente de trabajo.

INSPECCION/CONTROLES: controles de calidad del

producto, buena disposición del producto terminado

VER

IFIC

AR

INDICADORES: normalización en costos de producción, ambiente de trabajo, acciones correctivas y

preventivas cerradas, disposición de recursos al momento su utilización

AC

TUA

R ACTIVIDADES: programar planes de mantenimiento preventivo, comunicación interna, revisión por

parte del operario encargado, limpieza de los inmuebles de la empresa, cambio de partes defectuosas

del la infraestructura y bienes de la empresa.

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PRODUCCION

Pagina: 1/1

Código: IN-PS-0004

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


PROCESO: Gestión de producción RESPONSABLE: Jefe de Planta

OBJETIVO: Elaborar y obtener productos según los requisitos establecidos por el cliente.

ALCANCE: Todos los procesos que involucre la elaboración del producto.

PLA

NEA

R

PROVEEDOR: Proveedores, clientes,

Gerente Gral., gestión financiera, gestión de



CLIENTE: Proveedores, clientes, Gerente Gral., gestión

financiera, gestión de mantenimiento, gestión

gerencial, gestión de calidad, gestión de recursos.

ENTRADAS: Requisitos del producto, quejas

y reclamos, disposición de recursos,

requisitos del SGC, informe de revisión de

los equipos de producción, plan de

producción, solicitud de materia prima.

SALIDAS: Informes de producción, reporte del producto

no conforme, acciones correctivas y preventivas,

adecuaciones en producción, producto terminado

HA

CER

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Procedimiento control de producto no conforme, registros de

producción, instructivos.

VARIABLES: capacidad de producción,

tiempo de producción, costos, producto no

conforme.

INSPECCION/CONTROLES: : controles de calidad del

producto, buena disposición del producto terminado

VER

IFIC

AR

INDICADORES: disminución en el producto no conforme, eficacia y eficiencia en la producción.

AC

TUA

R ACTIVIDADES: programar producción, verificación de la correcta producción del producto, disposición

del producto no conforme, comunicación interna.

FORMATO/PLANTILLA

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Pagina: 1/2

Código: MOD-PR-CDC-0001

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


CODIGO DOCUMENTO REVISION FECHA DE

EDICION

# COPIAS CONTROLADAS UBICACION

DE ORIGEN INTERNO

PR PROCEDIMIENTO

PR-CDC-0001 CONTROL DE DOCUMENTOS 00 /

PR-CRC-0002 CONTROL DE REGISTROS 00 /

PR-AIC-0003 AUDITORIAS INTERNAS 00 /

PR-ACPC-0004 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 00 /

PR-CPNC-0005 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME 00 /

M MANUALES

M-MC-0001 MANUAL DE CALIDAD 00 /

M-MF-0003 MANUAL DE FUNCIONES 00 /

MOD FORMATO/PLANTILLA

MOD-PR-CRC-0001 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 00 /

MOD-PR-CDC-0002 SOLICITUD DE MODIFICACION DE LA DOCUMENTACION 00 /

MOD-PR-CDC-0003 LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS INTERNOS 00 /

MOD-PR-CDC-0004 LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS EXTERNOS 00 /

MOD-PR-AIC-0001 SOLICITUD DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD 00 /

MOD-PR-AIC-0002 PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 00 /

MOD-PR-AIC-0003 LISTADO DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD 00 /

MOD-PR-AIC-0004 PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 00 /

MOD-PR-AIC-0005 LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 00 /

MOD-PR-AIC-0006 INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 00 /

MOD-PR-AIC-0007 PLAN DE MEJORAMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE

CALIDAD

00 /

MOD-PR-AIC-0008 EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD 00 /

FORMATO/PLANTILLA


Pagina: 2/2


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


MOD-PR-ACPC-

0001

SOLICITUD DE ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS 00 /

MOD-PR-ACPC-0002

LISTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 00 /

MOD-PR-CPNC-

0001

REPORTE DE PRODUCTO NO CONFORME 00 /

IN INSTRUCTIVOS

IN-MT-0001 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE

MANTENIMIENTO

00

IN-OT-0002 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS 00

IN-CT-0003 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA 00

IN-PS-0004 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PRODUCCION 00

IN-AD-0005 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN GERENCIAL 00

IN-AD-0006 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE COMPRAS 00

IN-OT-0007 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD 00

PL PLANOS

PL-FPDP-001 PLANO FLUJO DE PERSONAL Y DISTRIBUCION DE LA PLANTA

DE ORIGEN EXTERNO

PLANOS

FLUJO DE PERSONAL Y DISTRIBUCION DE LA PLANTA

Página: 1/1 Código: PL-FPDP-001 Versión: 00 Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________ Coordinador de calidad

Revisado por:

________________ Comité de Calidad

Aprobado por:

________________ Gerente


________________ Coordinador de Calidad

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES

Pagina: 0/12

Código: M-MF--0002

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


MONTEVITAL LTDA

MANUAL DE FUNCIONES

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES

Pagina: 1/12

Código: M-MF--0002

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Tabla de Contenido

pág.

1. OBJETIVO ........................................................................................................................................2

2. ALCANCE .........................................................................................................................................2

3. RESPONSABILIDADES ......................................................................................................................2

4. REFERENCIAS...................................................................................................................................2

5. DEFINICIONES..................................................................................................................................2

6. DESCRIPCION DE CARGOS ...............................................................................................................3

6.1 GERENTE GENERAL ..................................................................................................................3

6.2 CONTADOR PUBLICO ...............................................................................................................4

6.3 AUXILIAR CONTABLE ...............................................................................................................5

6.4 SECRETARIA.............................................................................................................................6

6.5 OPERARIO................................................................................................................................7

6.6 VENDEDOR ..............................................................................................................................8

6.7 CONDUCTOR............................................................................................................................9

6.8 CONSERJE .............................................................................................................................. 10

6.9 MANTENIMIENTO.................................................................................................................. 11

6.10 JEFE DE PLANTA..................................................................................................................... 11

7. REGISTROS .................................................................................................................................... 12

8. ANEXOS......................................................................................................................................... 12

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES

Pagina: 2/12

Código: M-MF--0002

Versión: 00

Fecha: 08/2010

1. OBJETIVO

El presente manual de funciones tiene como objetivo dar los lineamientos necesarios para el

desempeño eficiente de cada uno de los integrantes de los procesos que involucra el Sistema de Gestión

de la Calidad de MONTEVITAL LTDA, definiendo responsabilidades y funciones dentro de la misma.

2. ALCANCE

El presente manual se extiende a todo el personal, sus funciones y responsabilidades en cada área y

proceso del Sistema de Gestión de la Calidad de MONTEVITAL.

3. RESPONSABILIDADES

Los Jefes de cada área son los encargados de comunicar el contenido de este Manual de Funciones al

personal bajo su supervisión, estableciendo una relación de coordinación permanente de comunicación

con él propósito de que cada persona que ocupe un cargo, tenga pleno conocimiento de las funciones

que cumple de lo que ello significa en la obtención de los objetivos de calidad establecidos de

MONTEVITAL LTDA.

4. REFERENCIAS

• Listado Maestro de Documentos, MOD-PR-CRC-0001.

5. DEFINICIONES

• Manual de Funciones: Documento similar al Manual de Organización. Contiene información

válida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales de una organización.

• Cargo: Es el conjunto de todas las obligaciones que debe realizar un trabajador. Un cargo puede

consistir en varias tareas, como archivar, pagar cuentas, registrar, etc.

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES

Pagina: 3/12

Código: M-MF--0002

Versión: 00

Fecha: 08/2010

6. DESCRIPCION DE CARGOS

6.1 GERENTE GENERAL

6.1.1 Identificación del cargo

• Nombre del cargo: Gerente General

• Código del cargo: MF-AD-001

• Numero de personas en el cargo: 1

• Cargo del jefe inmediato: Junta de Socios

• Numero de Cargos subordinados directamente: 3

• Nivel del cargo: Administrativa

6.1.2 Misión

El Gerente General de MONTEVITAL LTDA actúa como representante legal de la empresa, fija las

políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados por la casa matriz. Es

responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional,

dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos

ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización. Actúa como soporte de la organización a

nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada área funcional, así como con

conocimientos del área técnica y de aplicación de nuestros productos y servicios. Es la imagen de la

empresa en el ámbito externo e internacional, provee de contactos y relaciones empresariales a la

organización con el objetivo de establecer negocios a largo plazo, tanto de forma local como a nivel

internacional. Su objetivo principal es el de crear un valor agregado con base a los productos y servicios

que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas.

6.1.3 Funciones

Sus principales funciones son:

• Liderar el proceso de planeación estratégica de la empresa, determinando los factores

críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.

• Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

• A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias

desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES

Pagina: 4/12

Código: M-MF--0002

Versión: 00

Fecha: 08/2010

• Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor

cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

• Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el

desarrollo de los planes de acción.

• Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional.

• Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.

• Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar

sus capacidades.

• Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias

determinados.

• Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos

organizacionales.

• Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares

de ejecución (autocontrol y Control de Gestión).

• Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el

fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeño de la

empresa.

• Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologías o materias

primas, insumos y productos más adecuados.

• Decide cuando un nuevo producto ha de ingresar al mercado.

• Se encarga de la contratación y despido de personal.

• Está autorizado a firmar los cheques de la compañía, sin límite de monto.

• Cualquier transacción financiera mayor como obtención de préstamos, cartas de crédito,

asignación de créditos a clientes, etc. deben contar con su aprobación.

6.1.4 Especificaciones del cargo

Educación: Ingeniero industrial o comercial, administrador de empresas.

Experiencia: 3 años en el área comercial y administrativa.

6.2 CONTADOR PUBLICO


• Nombre del cargo: Contador publico


MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES

Pagina: 5/12

Código: M-MF--0002

Versión: 00

Fecha: 08/2010


• Cargo del jefe inmediato: Gerente General


• Nivel del cargo: Contable

6.2.2 Misión

Velar por que la contabilidad se lleve de acuerdo a las normas establecidas en Colombia.

6.2.3 Funciones


• Clasificar operaciones registradas, como medio para obtener objetivos propuestos.

• Instalar el Software para el reporte de los estados financieros.

• Preparar la información financiera para ser presentada a la Junta de socios y al gerente general.

• Alimentar los módulos del software que se requieran para obtener información estadística o de

otra índole, en forma oportuna y veraz.

• Preparar comprobantes de Depreciación.

• Velar porque las notas contables y ajustes con asociados estén debidamente soportados y

contabilizados.

• Revisar los recibos de caja y comprobantes de pago.

• Ordenar medidas necesarias para hacer arreglos técnicos que se requieran hacer al Software de

la empresa, a fin de poder ejecutar correctamente el servicio contratado.

• Las demás inherentes a su condición de contador público.


• Educación: Titulo de contador publico con tarjeta profesional.

• Experiencia: 2 años de experiencia empresarial.

6.3 AUXILIAR CONTABLE


• Nombre del cargo: Auxiliar contable



• Cargo del jefe inmediato: Contador público

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES

Pagina: 6/12

Código: M-MF--0002

Versión: 00

Fecha: 08/2010


• Nivel del cargo: Contable

6.3.2 Misión

Registrar todos los movimientos financieros de la empresa y mantener sus soportes.

6.3.3 Funciones


• Elaborar los Estados Financieros.

• Brindar seguimiento y asistencia en la programación del presupuesto de la empresa.

• Elaborar informes de ejecución presupuestaria y reprogramaciones del presupuesto.

• Verificar y consolidar los saldos contables.

• Controlar y verificar que los comprobantes de pago, cuenten con los documentos soporte y las

autorizaciones respectivas.

• Mantener un registro contable y financiero de las diferentes transacciones.

• Elaborar conciliaciones bancarias.

• Controlar y actualizar los activos fijos y calcular su respectiva depreciación.

• Revisar planillas de pagos y flujos de efectivo.

• Elaborar informes periódicos sobre el comportamiento contable financiero y presupuestario.

• Verificar que los gastos presentados, originados por compras y servicios cuenten con la

respectiva asignación presupuestaria, previa comprobación de la disponibilidad de recursos.

• Otras relacionadas con su cargo y que le sean asignadas por el Contador


• Educación: Auxiliar contable sistematizado, técnico contable.

• Experiencia: de uno (1) a dos (2) años desempeñando el mismo cargo.

6.4 SECRETARIA


• Nombre del cargo: Secretaria



• Cargo del jefe inmediato: Contador publico

• Cargo de los subordinados directos: 2

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES

Pagina: 7/12

Código: M-MF--0002

Versión: 00

Fecha: 08/2010


• Nivel del cargo: Administrativo

6.4.2 Misión

Colaborar con el contador público, Gerente general y con las demás áreas de la empresa, sirviendo

como apoyo para mejor desempeño de las áreas y de su personal.

6.4.3 Funciones


• Coordinar eventos sociales

• Coordinar la distribución del producto

• Recibir y enviar la materia prima, pedidos y/o otros.

• Servir al cliente

• Atender las quejas y reclamos

• Comunicarse con los clientes y proveedores en caso de ser necesario

• Atender los teléfonos de la empresa

• Registrar los pedidos y solicitudes

• Mantener actualizado la base de datos de la empresa (proveedores, clientes, etc.)

• Elaborar los trabajos de digitación

• Coordinar la correspondencia interna y externa

• Servir como fuente de información para la empresa

• La demás inherente a su condición de conductor


Formación: Secretariado técnico o profesional

Experiencia: un año desempeñando el mismo cargo

6.5 OPERARIO


• Nombre del cargo: Operario

• Código del cargo: MF-PROD-002


• Cargo del jefe inmediato: Jefe de planta


MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES

Pagina: 8/12

Código: M-MF--0002

Versión: 00

Fecha: 08/2010

• Nivel del cargo: Técnico

6.5.2 Misión

Desempeñar labores de producción y apoyo en labores de limpieza y desinfección en esta área.

6.5.3 Funciones


• Mantenimiento sanitario

• Reportar daños o irregularidades en los productos y sus constituyentes

• Cumplir obligaciones de aseguramiento de calidad

• Recibir y revisar los materiales para la producción

• Cuidar los equipos utilizados en producción

• Operar eficientemente las maquinas o herramientas; vigilar y controlar el cumplimiento de las

normas de calidad en la producción.

• Elaborar los productos que se van a comercializar en la empresa.

• Apoyar las labores de mantenimiento preventivas de las maquinas

• La demás inherentes a su condición de conductor


• Formación: Bachiller

• Experiencia: Un año desempeñando labores similares

6.6 VENDEDOR


• Nombre del cargo: Vendedor

• Código del cargo: MF-COM-001


• Cargo del jefe inmediato: Secretaria


• Nivel del cargo: Comercial

6.6.2 Misión

Ofrecer y vender los productos y todas sus presentaciones a los clientes brindándole satisfacción al

cliente.

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES

Pagina: 9/12

Código: M-MF--0002

Versión: 00

Fecha: 08/2010

6.6.3 Funciones


• Ofrecer los productos a los clientes

• Llevar los pedidos al lugar de domicilio del cliente

• Elaborar las solicitudes de los clientes

• Solucionar inquietudes de los clientes

• Revisar los pedidos antes de la distribución

• Informar a la empresa a cerca de las novedades, dificultades y cambios ocasionada por el

cliente.

• Entregar correspondencia

• Realizar pagos

• La demás inherentes a su condición de vendedor


• Formación: Conocimiento en ventas y promoción del producto, bachiller.

• Experiencias: un año o seis meses desempeñando labores similares

6.7 CONDUCTOR


• Nombre del cargo: Conductor

• Código del cargo: MF-COM-002


• Cargo del jefe inmediato: Secretaria


• Nivel del cargo: Comercial

6.7.2 Misión

Transportar los pedidos a gran escala hacia y fuera de la empresa

6.7.3 Funciones


• Entregar los pedidos

• Recoger los pedidos hechos por la empresa

• Transportar la materia prima desde la oficina hasta la planta

• Transportar el producto terminado desde la planta hasta los puntos de venta autorizados

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MANUAL DE FUNCIONES

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• Velar por el buen estado del material transportado

• Tener un buen usar por el vehículo de la empresa

• La demás inherentes a su condición de conductor


• Formación: Bachiller.

• Experiencia: Un año desempeñando labores similares

6.8 CONSERJE


• Nombre del cargo: Conserje

• Código del cargo: MF-TEC-002





6.8.2 Misión

Servir de apoyo en todas las necesidades de los empleados de la empresa

6.8.3 Funciones


• Propiciar la seguridad de la instalaciones de la empresa

• Abrir la oficinas y hacerles limpieza

• Realizar limpieza de todo la empresa

• Ordenar papeles y demás cosas que contaminen la visual del cliente y de los empleados

• Brindar apoyo descargando y cargando material

• Realizar cualquier otra actividad que sea solicitado por Gerencia

• Comunicar anomalías en las instalaciones de la empresa


• Formación: Bachiller

• Experiencia: No especifica.

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6.9 MANTENIMIENTO


• Nombre del cargo: Mantenimiento

• Código del cargo: MF-TEC-003


• Cargo del jefe inmediato: Jefe de Planta



6.9.2 Misión

Velar por todos los equipos, instalaciones y recursos en perfecto estado.

6.9.3 Funciones


• Mantener, reparar y revisar los equipos e instalaciones

• Generación y distribución de los servicios eléctricos, agua, gas, etc.

• Instalar equipos e instalaciones adquiridos por la empresa

• Desarrollar programas de mantenimiento preventivo y programado

• Asesorar en la compra de nuevos equipos

• Hacer pedidos de repuestos y herramientas

• Controlar y asegurar el inventario de repuestos y suministros

• Mantener los equipos de seguridad y demás sistemas de protección

• La demás inherentes a su condición


Formación: Tener conocimiento técnico en eléctrica, mecánica de maquinas e instalaciones varias.

Experiencia: dos años desempeñando labores similares.

6.10 JEFE DE PLANTA


• Nombre del cargo: Jefe de planta

• Código del cargo: MF-TECN-001




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• Nivel del cargo: tecnólogo

6.10.2 Misión

Velar por todos los procesos que intervengan en la producción del producto, controlándolos y tomando

las acciones pertinentes.

6.10.3 Funciones


• Realizar cronograma de producción

• Coordinar planes de mantenimiento y limpieza

• Llevar registros de producción

• Llevar registros de las entradas y salidas de los suministros y del producto.

• Seguimiento y verificación de todo el sistema de calidad

• Toma muestras para su respectivo análisis

• Hace control de calidad

• Supervisa los operarios y sus funciones

• Informa a la Gerencia sobre cambios, irregularidades y sugerencias


Formación: tecnólogo químico, industrial.

Experiencia: 3 años desempeñando labores similares

7. REGISTROS

No aplica

8. ANEXOS

No aplica

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Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:

________________ Gerencia



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NTC-ISO 9001:2008

Sistema de Gestión de la Calidad

Requisitos

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Tabla de Contenido

pág.

1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACION ..................................................................................... 3

1.1. INTRODUCCION ................................................................................................................. 3

1.2. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO ........................................................................................... 4

1.3. CONTROL DE CALIDAD DEL PRODUCTO ............................................................................. 6

1.4. DESARROLLO DE LA EMPRESA ........................................................................................... 7

1.5. MISION DE MONTEVITAL LTDA.......................................................................................... 8

1.6. VISION DE MONTEVITAL LTDA........................................................................................... 8

1.7. ORGANIGRAMA................................................................................................................. 9

2. PRESENTACION DEL MANUAL DE CALIDAD ............................................................................... 9

2.1. OBJETIVO......................................................................................................................... 10

2.2. ALCANCE.......................................................................................................................... 10

2.3. RESPONSABILIDADES....................................................................................................... 10

2.4. DEFINICIONES .................................................................................................................. 11

2.5. REQUISITOS DEL MANUAL DE CALIDAD........................................................................... 12

2.5.2 EXCLUSIONES DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2008........................................................ 12

3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION .................................................................................. 14

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD..................................................................................... 15

4.1. REQUISITOS GENERALES.................................................................................................. 15

4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION............................................................................. 15

5. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCION.................................................................................. 17

5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCION .................................................................................... 17

5.2. ENFOQUE AL CLIENTE ...................................................................................................... 17

5.3. POLITICA DE CALIDAD...................................................................................................... 17

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5.4. PLANIFICACION ............................................................................................................... 18

5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION....................................................... 18

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS .................................................................................................... 21

6.1. PROVISION DE LOS RECURSOS......................................................................................... 21

6.2. RECUSROS HUMANOS ..................................................................................................... 21

6.3. INFRAESTRUCTURA ......................................................................................................... 22

6.4. AMBIENTE DE TRABAJO................................................................................................... 22

7. REALIZACION DEL PRODUCTO ................................................................................................. 22

7.1. PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO...................................................... 22

7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ................................................................... 23

7.3. DISEÑO Y DESARROLLO ................................................................................................... 24

7.4. COMPRAS ........................................................................................................................ 24

7.5. PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO .................................................................... 26

7.6. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUMIENTO Y DE MEDICION ........................................ 28

8. MEDICION, ANALISIS Y MEJRA ................................................................................................ 29

8.1. GENERALIDADES.............................................................................................................. 29

8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICION ............................................................................................. 29

8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME ..................................................................... 31

8.4. ANALISIS DE DATOS......................................................................................................... 31

8.5. MEJORA........................................................................................................................... 31

9. REGISTROS .............................................................................................................................. 32

10. ANEXOS ............................................................................................................................... 32

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1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACION

1.1. INTRODUCCION

La Empresa está constituida bajo el modelo de Sociedad Limitada, con Registro Sanitario INVIMA

RSAH19I4301, para fabricar y vender el producto agua de manantial, apta para el consumo humano y

agua saborizada con sabor a: Mandarina, naranja, lulo, mora, limón, tamarindo, etc.

Página web: www.aguamontevital.com

Email: [email protected]

Calle 15 1N-29 B/El Prado Telefax: 2146639 Cartago (Valle del Cauca).

¿QUIÉNES SOMOS?

Somos una Empresa Colombiana, dedicada a embotellar y comercializar agua 100% natural, obtenida

directamente de sus fuentes naturales, potabilizada sin ningún tratamiento químico que altere sus

propiedades de agua natural. Montevital Ltda. se creó en Mayo de 2005 por Empresarios Vallecaucanos,

la Planta Productora está localizada en los Andes Colombianos, exactamente en la Cordillera Occidental,

a 1.700 m de altura sobre el nivel del mar, en el Corregimiento La Diamantina del Municipio de

Ansermanuevo Valle del Cauca.

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1.2. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

El agua Montevital es 100% natural, ya que en su proceso de embotellamiento no requiere de ningún tipo de tratamiento químico que pudiera alterar sus propiedades. El tratamiento del agua se realiza físicamente, a través de filtros distribuidos a lo largo de la red de circulación desde el manantial hasta la planta embotelladora, estos filtros tienen la labor de retener toda clase de partículas que vienen en el agua desde su origen subterráneo y que van desde el orden de 1 cm, a una micra de diámetro, el último filtro se encuentra situado en la etapa final del proceso de filtración de la luz ultravioleta y su tarea es la de eliminar físicamente, toda clase de agentes patógenos dañinos para la salud, sin alterar las propiedades del agua. El agua Montevital es un alimento, ya que por ser de origen subterráneo, en su trayecto y contacto con

el subsuelo, se convierte en una solución o mezcla de iones minerales y de gases disueltos,

aportándonos una gran variedad de nutrientes.

En la tabla No. 1 se muestra la composición química final del producto procesado y listo para ser

comercializado.

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Tabla No. 1 Ficha Técnica del Producto

NOMBRE DEL PRODUCTO Agua de Manantial 100% Natural marca Montevital.

DESCRIPCIÓN FÍSICA

Agua de origen subterráneo sometida a procesos de filtración y micro-filtración y esterilizada mediante luz ultravioleta, que no contiene ningún tipo de tratamiento químico, embotellada en botellas PET y bolsa de polietileno de alta densidad .

PROCEDENCIA Agua de origen subterráneo.

VIDA ÚTIL ESPERADA En botellas PET en condiciones adecuadas de almacenamiento 8 meses. En bolsa de polietileno 2 meses. En botellón de PET 2 meses.

FORMAS DE CONSUMO Y CONSUMIDORES POTENCIALES

Para tomar en bebida y preparación de alimentos, para toda la población en general.

CONDICIONES DE MANEJO Y CONSERVACIÓN

Después de destapado el producto consumir en el menor tiempo posible. Conservar a temperatura entre 4 oC y 30 oC, bajo condiciones sanitarias adecuadas. No someter a cambios bruscos de temperatura. CALCIO 8.00

MAGNESIO 4.2

SODIO 2.6

POTASIO 0.30

HIERRO 0.06

FÓSFORO 0.01 BICARBONATOS 28.0

CARBONATOS 30.0 pH 6.08

CLORUROS 8.0

NITRATOS 0.2

OXÍGENO DISUELTO 6.0

COLIFORMES TOTALES 0 UFC/g

CUALIDADES FISICOQUÍMICAS Y MICROBIOLÓGICAS

COLIFORMES FECALES(E. 0 UFC/g

CARACTERÍSTICAS SENSORIALES Color: transparente translúcido, Olor: inodoro, no debe oler a pútrido.

PRESENTACIÓN Botellas PET de 450 y 600 mL; Bolsa de 350 mL y Botellón de 20 L.

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El producto esta compuesto de agua manantial de montaña embazada en botella PET, en pacas de 24 unidades, en presentaciones de 300 mL, 500 mL, 600 mL, Litro ½ y botellón de 20 L.

Algunas presentaciones del producto se muestran a continuación:

1.3. CONTROL DE CALIDAD DEL PRODUCTO

El agua por considerarse un alimento, tienen que ceñirse a exigentes procesos de control de calidad,

según el Decreto 3075, norma que regula dicha industria. Por lo cual Montevital Ltda., utiliza los

servicios de Laboratorios de la Universidad Tecnológica de Pereira UTP y Aliscca con Calidad, también de

Pereira. Contamos además con la documentación e implementación del Proceso de Limpieza y

Desinfección, y el Plan de Mantenimiento.

Para el agua Montevital se realizan inspecciones permanentes en cada producción, clasificadas por

número de lote y efectuándoles análisis físico-químico y microbiológico, certificando una excelente

calidad, cumpliendo de esta manera con el Plan Saneamiento Preventivo, desde las fuentes hídricas

hasta el almacenamiento del producto terminado.

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1.4. DESARROLLO DE LA EMPRESA

La Sociedad Montevital se encuentra finalizando la construcción de una nueva y amplia Planta Embotelladora de 500 m2, la cual cuenta con su propio laboratorio, oficina, área de producto terminado, área de bodega, zona de carga y descarga, área de producción, cuarto de máquinas, planta propia de energía, entre otros.

Con esta nueva y moderna Planta lograremos la certificación ISO 9001, permitiéndonos atender la demanda del mercado internacional, el cual exige agua 100% natural. Montevital Ltda. ha participado de 3 Macroruedas internacionales de negocios promovidas por Proexport Colombia, realizadas en México, Cartagena y Medellín, agendamos con inversionistas y comerciantes extranjeros, los cuales, después de obtener muestras de nuestra agua ya han realizado pedidos de varios contenedores mensuales.

Laboratorio Área de Producción

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Vista Posterior

1.5. MISION DE MONTEVITAL LTDA

“MONTEVITAL LTDA, está dedicada a la producción y comercialización de agua 100 % natural dando a

conocer la calidad y los beneficios del consumo de sus productos, impulsa el progreso del país y de su

entorno, genera empleo, brinda capacitación a sus empleados y a sus familias.”

1.6. VISION DE MONTEVITAL LTDA

“Para el año 2012, MONTEVITAL LTDA, será reconocida nacional e internacionalmente, como una

empresa líder en la producción y comercialización de agua 100% natural, envasada en variadas y

atractivas presentaciones, con altos estándares de calidad, para un mercado exigente, ofreciendo

alternativas de productos derivados del agua.”

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1.7. ORGANIGRAMA

2. PRESENTACION DEL MANUAL DE CALIDAD

El manual de calidad es fundamental para la implantación y mantenimiento del sistema de calidad, está

apoyado en los procedimientos documentados del Sistema de Calidad, los cuales están determinados

por la norma NTC-ISO 9001:2008, sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.

En este manual de calidad se presenta la jerarquía del sistema de documentación, políticas y objetivos

de calidad, referencias de los procedimientos, la descripción de la interacción entre los procesos y todos

los documentos que sirvan de soporte para el Sistema de Gestión de la Calidad de MONTEVITAL LTDA.

COMITÉ DE

CALIDAD

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2.1. OBJETIVO

El presente manual tiene como objetivo describir la estructura, composición y funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad y todos los procesos involucrados en la empresa MONTEVITAL LTDA asegurando conformidad en la secuencia e interacción de los procesos, tomando como base los lineamientos descritos en la norma NTC-ISO 9001:2008.

El manual de calidad está a disposición de todo el personal de la empresa y personas interesadas que le

servirá como herramienta indispensable para el entendimiento de todo el Sistema de Gestión de Calidad

dando a conocer políticas, procedimientos, requerimientos y propósitos.

2.2. ALCANCE

El alcance del presente manual se extiende a la totalidad de las actividades consideradas por el Sistema

de Gestión de la Calidad y representadas por los documentos correspondientes. Cada revisión hecha al

Sistema de Gestión de la Calidad demostrará la continuidad en la adecuación y eficacia del sistema e

incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad oportuna de cambios en la política,

los objetivos y los procesos.

2.3. RESPONSABILIDADES

2.3.1 Del Gerente

Es el responsable de la aprobación y comunicación del contenido del presente documento hacia todo el

personal de MONTEVITAL LTDA. siendo asistida por el Coordinador de Calidad quien es el que prepara

los trabajos y documentos necesarios, estableciendo el programa de acciones para la revisión del

contenido de este documento, coordinando las operaciones.

2.3.2 Del Comité de calidad

• Establecer y controlar una visión, políticas y objetivos de la calidad coherentes con el propósito

de la organización.

• Establecer las mediciones de la calidad en todas las áreas de la compañía. Estas mediciones se

utilizarán para determinar dónde se requiere una acción correctiva y medir el progreso de ahí en

adelante. Las mediciones deben establecerse no únicamente para el producto, sino también

para las operaciones en las áreas de servicio y de oficinas, así corno para los proveedores.

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• Desarrollar proyectos de mejora en la búsqueda de nuevos métodos, soluciones y producto que

aumenten la satisfacción del cliente.

• Fomentar el conocimiento de la calidad. Esto no es un programa de motivación, más bien es un

esfuerzo de comunicación para familiarizar a los empleados con los efectos que conlleva una

calidad baja sobre los clientes, los costos, la competencia y sus trabajos. Éste es el paso más

importante de todos, ya que prepara a los empleados para acciones correctivas posteriores y

pasos para eliminar la causa de los mismos. Todos los empleados, gente de oficina, de fábrica y

de servicio, deberán involucrarse, así como los vendedores.

• Tomar acciones correctivas. Así como se discuten los problemas de la calidad, las acciones

correctivas serán sugeridas por los trabajadores y supervisores. Si se necesita la aprobación de la

alta gerencia, los problemas deben ser transferidos, de otra forma, deben resolverse en el nivel

más bajo posible.

• Identificar los procesos de realización del producto o servicio que aportan valor a la

organización.

• MONTEVITAL LTDA tiene un comité calidad teniendo en cuenta lo siguiente:

Un comité de la calidad o equipo para mejoramiento de la calidad u otras designaciones similares

consiste en un grupo de personas conformado por un miembro de cada departamento de la

organización.

2.3.3 Del coordinador de calidad

Es el responsable de la elaboración, diseño y distribución controlada del presente documento a partir de

las mejoras y solicitudes generadas en la revisión periódica del Sistema de Gestión de Calidad.

2.4. DEFINICIONES

• Sistema de Gestión de Calidad: es el conjunto de normas interrelacionadas de una empresa u

organización por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la

búsqueda de la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus clientes.

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales

transforman elementos de entradas en resultados.

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2.5. REQUISITOS DEL MANUAL DE CALIDAD

MONTEVITAL LTDA siguiendo los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2008 establece y procurara

mantener un manual de calidad que incluye:

• El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo todos los detalles de sus procesos

involucrados y la justificación de cualquier exclusión comprendidos en los numerales 2.2. y 2.4.

respectivamente en el presente documento.

• Referencia de los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de Gestión de la

Calidad comprendida en el numeral 4.2.1 tercer ítem del presente documento.

• La descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad

comprendidos en los numerales.

2.5.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

El Sistema de Gestión de la Calidad tiene como alcance todos los procesos de producción,

comercialización del producto, formación y capacitación a sus empleados, asesorías, clientes,

proveedores, la documentación de todos estos procesos que servirán como evidencia para la mejora

continua del sistema.

2.5.2 EXCLUSIONES DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2008

El Sistema de Gestión de la Calidad de MONTEVITAL LTDA ha considerado excluyente el siguiente

apartado de la norma NTC-ISO 9001:2008:

7.3. Diseño y desarrollo

MONTEVITAL LTDA no diseña ni desarrolla sus productos, toma como base los existentes para su

producción y mejora.

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2.5.3 MAPA DE PROCESOS

Figura No. 1

2.5.4 DESCRIPCION DE LA INTERACCION DE LOS PROCESOS

• PROCESOS ESTRATEGICOS

Los procesos que se detallan en esta etapa del Sistema de Gestión de la Calidad de MONTEVITAL LTDA

los constituyen los procesos de Gestión Gerencial (ver anexo No. 6) y Gestión de Calidad (ver anexo No.

8).

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• PROCESOS OPERATIVOS


los constituyen los procesos de Gestión de compras (ver anexo No. 7) y gestión de producción (ver

anexo No. 5).

• PROCESOS DE APOYO


los constituyen los procesos de Mantenimiento (ver anexo No. 2), Gestión de Recursos (ver anexo No.

3) y Gestión Financiera (ver anexo No. 4).

3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

El Sistema de Gestión de la Calidad como soporte a su documentación ha definido una pirámide

documental estableciendo 4 niveles de importancia de los documentos que debe existir dentro de

MONTEVITAL LTDA como se muestra a continuación:

Figura No. 2

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4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Con el objetivo de mejorar continuamente el servicio, en la búsqueda de la satisfacción de los clientes y

tener mayor aceptación en el producto, MONTEVITAL LTDA ha establecido un Sistema de Gestión de la

Calidad que lo llevará al cumplimiento de todos sus objetivos sociales y de calidad declarando objetivos

y políticas de la calidad.

4.1. REQUISITOS GENERALES

Con el ánimo de implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad, mejorando

continuamente su eficacia y de acuerdo con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2008,

MONTEVITAL LTDA:

• Determina los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación a

través de toda la organización.

• Determina la secuencia e interacción de los procesos identificados por MONTEVITAL LTDA como

necesarios en el SGC. (Figura No. 1)

• Determina los criterios y los métodos necesarios que aseguran de que la operación y el control

de estos procesos son eficaces, contemplados en los procedimientos documentados exigidos

por la norma NTC-ISO 9001:2008.

• Asegura la disponibilidad de recursos e información necesaria para apoyar la operación y el

seguimiento de estos procesos.

• Realiza el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.

• Implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora

continua de estos procesos contemplados en el procedimiento de Acciones Correctivas y

Preventivas de Calidad, PR-ACPC-0005.

4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION

4.2.1. Generalidades

MONTEVITAL LTDA mantendrá un Sistema de Gestión de la Calidad documentado como medio para

asegurar de que todos los procesos que intervienen en el sistema cumplan con los requisitos de la

norma NTC-ISO 9001:2008.

Para ello la documentación del SGC de MONTEVITAL LTDA contiene:

• Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad

comprendidos en los numerales 5.3 y 5.4.1 respectivamente en el presente documento.

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• Un manual de la calidad donde esta resumido todo el Sistema de Gestión de la Calidad de

MONTEVITAL LTDA, el alcance y la referencia de todos los documentos y procedimientos

requeridos por la norma NTC-ISO 9001:2008.

• Los procedimientos documentados y registros requeridos por la norma NTC-ISO 9001:2008 los

cuales son:

Procedimiento del Control de Documentos de Calidad. Código: PR-CDC-0001

Procedimiento del Control de Registros de Calidad. Código: PR-CRC-0002

Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad. Código: PR-AIC-0003

Procedimiento de Producto No Conforme. Código: PR-PNC-0004

Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas de Calidad. Código: PR-ACPC-005

• Los registros estarán citados en el listado maestro de documentos, MOD-PR-CRC.

4.2.2. Manual de Calidad

Ver apartado 2.5 del presente documento.

4.2.3. Control de Documentos

MONTEVITAL LTDA cuenta con un procedimiento documentado de Control de Documentos de Calidad,

PR-CDC-0001, donde se describe el control de todos los documentos de su Sistema de Gestión de la

Calidad en donde se definen los controles necesarios para:

• Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

• Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

• Asegurar de que las verificaciones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran

disponibles en los puntos de uso.

• Asegurar de que los documentos de origen externo que MONTEVITAL LTDA determina que son

necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión de la Calidad se identifican

y que se controla su distribución, y

• Prevenir el uso no intencionado de la documentación obsoleta y aplicarles una identificación

adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

4.2.4. Control de Registros

MONTEVITAL LTDA cuenta con un procedimiento documentado de Control de Registros de Calidad, PR-

CRC-0002, donde se describe el control de todos los registros generados en su Sistema de Gestión de la

Calidad y en donde también se definen los controles necesarios para la identificación, el

almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.

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5. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCION

5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCION

La alta dirección de MONTEVITAL LTDA conformado por la junta de socios, comité de calidad y Gerencia

como cerebro del proceso de GESTION GERENCIAL, evidenciará el desarrollo y la implementación de su

Sistema de Gestión de la Calidad así como la mejora continua de su eficacia de tal forma:

• Comunicando a MONTEVITAL LTDA la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente

como los legales y reglamentarios por medio de conferencias, capacitaciones a todo el personal

para darlos a conocer y tener mejores resultados.

• Establece una política de calidad

• Asegurando los objetivos de calidad día tras día para tener una mejora continua en el Sistema de

Gestión de la Calidad

• Llevando a cabo las revisiones periódicas hechas por la dirección y

• Asegurando la disponibilidad de recursos necesarios en los procesos del Sistema de Gestión de

la Calidad.

5.2. ENFOQUE AL CLIENTE

La alta dirección conformado por la junta de socios y Gerencia, como parte integral del proceso de

GESTION GERENCIAL, reconoce plenamente los requisitos y necesidades del cliente enfocadas al

producto (presentación, etiqueta), ver numeral 7.2.1, asegurando de que estos requisitos se cumplen

con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente. ver numeral 8.2.1.

5.3. POLITICA DE CALIDAD


GESTION GERENCIAL, asegura una política de calidad adecuada al propósito de MONTEVITAL LTDA,

incluyendo un compromiso de cumplir a cabalidad con los requisitos, mejorando continuamente la

eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad por medio de revisión periódicas para su adecuación y

comunica todos los resultados y cambios que se deriven de las acciones tomadas por MONTEVITAL

LTDA.

En el compromiso de satisfacer a plenitud a sus clientes, la calidad en MONTEVITAL LTDA la

manifestamos mediante la práctica de los siguientes principios:

• Espíritu de servicio al cliente con calidad, amabilidad y oportunidad de entrega.

• Pulcritud en la presentación personal de nuestros colaboradores y de nuestras instalaciones

físicas.

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• Garantizar la calidad e inocuidad de nuestros productos, enmarcados en las normas legales e

internas sobre higiene y seguridad en todas las operaciones.

• Conciencia de un trabajo individual y de equipo, libre de errores.

• Asumir de una forma polifuncional y responsable las funciones que demanden cumplir un

servicio de calidad.

• Identificación como sentido de relación y pertenecía con la empresa.

5.4. PLANIFICACION

5.4.1. Objetivos de la calidad


GESTION GERENCIAL, asegura que los objetivos de la calidad se establecen en las funciones de

MONTEVITAL LTDA siendo medibles y guardando coherencia con las políticas de calidad planteadas en el

numeral 5.3.

OBJETIVOS DE CALIDAD DE MONTEVITAL LTDA

PRODUCCION

• Aumentar el nivel de producción en planta en un 600%

• Mejorar la calidad y presentación del producto.

• Automatizar procesos para reducir costos de producción.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

• Implementar el Sistema de Análisis de Puntos Críticos de control (HACCP).

• Implementar el Sistema de Gestión de Calidad según NTC-ISO 9001:2008.

5.4.2. Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad


GESTION GERENCIAL, junto con el jefe de cada área asegura el diseño de planes de calidad en cada

proceso implementando cada procedimiento documentado, objetivos y políticas de la calidad con el fin

de cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad manteniendo la integridad en cuanto

a los cambios que se puedan presentar.

5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION

5.5.1. Responsabilidad y autoridad


GESTION GERENCIAL, aseguran que las responsabilidades y autoridades están definidas y son

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comunicadas dentro de MONTEVITAL LTDA expresadas en el organigrama (ver 1.7) como cartelera en

las instalaciones de la empresa y sus responsabilidades en el manual de funciones.

5.5.2. Representante de la dirección


GESTION GERENCIAL, asigna al Gerente General como representante de la dirección que tiene la

autoridad al desarrollo del Sistema de la Calidad, desempeñando las misiones de coordinación de las

actividades y operaciones, así como del control sobre las mismas.

Las funciones del representante de la dirección son las siguientes:

• Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el

sistema de gestión de la calidad.

• Informar a la Dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier

necesidad de mejora.

• Asegurarse de que promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los

niveles de la organización, fomentando la motivación del personal y las actividades de

participación que se hayan establecido.

• Revisar las especificaciones técnicas que han de cumplir los pedidos de materias primas y demás

suministros y señalar las condiciones de verificación de los mismos.

• Inspeccionar a su llegada a la oficina central que las materias primas y suministros cumplan las

especificaciones de calidad exigidas en el pedido.

• Establecer los distintos sistemas de control de calidad a desarrollar durante el proceso de

fabricación, controlando posteriormente aquellas características que se hayan establecido.

• Controlar la calidad final del elemento fabricado y reflejar dichos controles.

• Controlar las condiciones de almacenamiento, manipulación, transporte y embalaje de los

productos finales, a fin de que lleguen al cliente con las características adecuadas para su

utilización.

• Controlar la calidad del servicio postventa y realizar u organizar las adecuadas auditorías de

producto.

5.5.3. Comunicación interna

La alta dirección conformado por la junta de socios y Gerencia como parte integral del proceso de

GESTION GERENCIAL establecen los siguientes medios de comunicación considerando la eficacia del

Sistema de Gestión de la Calidad:

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• Reuniones y asambleas

• Capacitaciones

• Conferencias

• Carteleras, afiches

• Informes

• Circulares

• E-mail

5.6. REVISION POR LA DIRECCION


El representante de la dirección, el Gerente General, revisara su Sistema de Gestión de la Calidad cada

seis (6) meses. La revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y las necesidades de

efectuar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, políticas y objetivos de la calidad todo descrito

en el procedimiento revisión por la dirección, PR-RPD-0006.

Cada revisión estará registrada en el formato de las revisiones por la dirección, MOD-PR-RPD-0001.

5.6.2. Información de entrada para la revisión

La información de entrada para la revisión por la dirección incluye:

• Informes de las auditorias internas de calidad realizadas

• Quejas, reclamos y sugerencias de los clientes

• Resultados de la ejecución de los procesos y de la evaluación de los productos

• Informes sobre el seguimiento y cierres de las acciones correctivas y preventivas realizadas

• Estudios realizados por la dirección en relación con el desarrollo del sistema

• Los cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad, y

• Las recomendaciones para la mejora.

5.6.3. Resultados de la revisión

Los resultados de la revisión incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas con La mejora de la

eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, la mejora del producto en relación con los requisitos del

cliente y las necesidades de recursos soportadas en todos los registros de calidad, reclamaciones o

sugerencias de los clientes, informes de seguimiento y cierres de las acciones correctivas y preventivas,

informes de producto no conforme e informes de auditorías internas de calidad.

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6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1. PROVISION DE LOS RECURSOS

MONTEVITAL LTDA proporciona y pone a disposición todos los recursos necesarios para implementar y

mantener el Sistema de Gestión de la Calidad, a través de las aprobaciones de presupuestos hechos por

la junta de socios.

Entre los recursos disponibles podemos contabilizar:

• Personas capaces para el desarrollo de los procesos,

• Edificios y terrenos en cantidad suficiente,

• Equipos y máquinas con la tecnología apropiada,

• Materias primas, consumibles y repuestos,

• Equipos informáticos y de oficina,

• Laboratorios y equipos

• Capital efectivo y

• Proveedores.

Todos estos recursos son gestionados de forma eficiente con el fin de optimizar, no solamente la

economía del proceso, sino también la satisfacción de las personas, su integridad y salud laboral, el

desarrollo tecnológico e innovador y el respeto con el medio ambiente, aumentando la satisfacción del

cliente cumpliendo sus requisitos.

6.2. RECURSOS HUMANOS


La Dirección identifica y proporciona, en todo momento, el suficiente personal capacitado para cubrir

con eficiencia las actividades de producción, de prestación de servicios, de administración y de

realización de los controles descritos en este manual y en los procedimientos de referencia.

Los responsables de cada área o proceso se encargan de la organización de tareas y de que la

preparación del personal sea la adecuada para los trabajos a realizar, informando a la Dirección, en caso

necesario, las acciones de selección y formación que garanticen la cumplimentación de los objetivos de

calidad establecidos por MONTEVITAL LTDA.

6.2.2. Competencia, formación y toma de conciencia

MONTEVITAL LTDA a través de la detección de necesidades para la capacitación realiza las acciones de

formación según sea el caso, proporcionando la información necesaria por medio de instructores o

cursos online obteniendo las competencias necesarias en el personal, llevando a cabo seguimientos a

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cada proceso de formación y finalmente evaluando la eficacia de las acciones por medio de

cuestionarios o encuestas al personal capacitado.

También se asegurará de que todo el personal de la empresa cree consciencia, asuma la importancia de

sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad establecidos por MONTEVITAL

LTDA, empleando los medios de comunicación interna aprobados por la empresa en el numeral 5.3.3.

MONTEVITAL LTDA mantiene registros de educación, formación, habilidades y experiencia del personal

que realicen laborares que impacten en la calidad del producto.

6.3. INFRAESTRUCTURA

El proceso de Gestión de Recursos de MONTENVITAL LTDA proporciona y mantiene la infraestructura

necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto.

De acuerdo con los presupuesto de ingresos y egresos obtenidos los años anteriores MONTEVITAL LTDA

e hizo una inversión para la construcción de su nueva planta de producción y la adquisición de nuevas

maquinas embotelladoras de agua que cuenta con mayor capacidad de producción (ver plano anexo 1).

Se ha establecido un programa de limpieza y desinfección que hace parte del manual de Buenas

Prácticas de Manufactura (BPM), M-BPM-0001, el cual cuenta con el plan de saneamiento preventivo

del producto y los equipos que intervienen, con sus respectivos procedimientos e instructivos.

También cuenta con un sistema informático para el tratamiento de datos y un adecuado servicio de

transporte para la materia prima y el producto terminado.

6.4. AMBIENTE DE TRABAJO

El proceso de Gestión de Recursos se encarga de la determinación y gestión del ambiente de trabajo,

realizando estudios acerca de las condiciones físicas de cada puesto de trabajo, comunicando estas a la

dirección para la toma de medidas correctivas necesarias para su mejora.

Para la adecuación de los ambientes de trabajo se tiene en cuenta factores como ruido, temperatura,

iluminación y condiciones climáticas.

7. REALIZACION DEL PRODUCTO

7.1. PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO

MONTEVITAL LTDA, durante la planificación de la realización del producto involucra a todos los procesos

del Sistema de Gestión de la Calidad donde determinan:

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• Los objetivos de la calidad establecidos en el numeral 5.4.1 y los requisitos del producto

establecidos por el cliente

• El contenido de este manual de calidad y los procedimientos documentados requeridos por la

norma NTC-ISO 9001:2008, dan cumplimiento a los requisitos exigidos en este numeral como las

actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición soportadas en el

procedimiento de Control de producto no conforme, PR-CPNC-0004, y los registros necesarios

para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante

cumplen los requisitos.

La planificación de la producción considera:

• Disponibilidad de materia prima,

• Disponibilidad de equipos (considerando los pedidos ya programados y los mantenimientos

preventivos)

• Disponibilidad del personal para la producción,

• Fechas de entrega al cliente,

• Cantidad de la producción y

• Requisitos del cliente.

7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1. Determinación de los requisitos con el producto

MONTEVITAL LTDA determina los requisitos del cliente mediante el ofrecimiento de los productos en

línea que cumplan con sus necesidades, opciones de entrega y demás sugerencias que el cliente haga

acerca del producto y servicios. También los requisitos relacionados el producto para uso especificado,

cuando este sea conocido.

El producto debe cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto 3075 de 1997 del Ministerio de

Protección Social, en donde se regulan todas las actividades que puedan generar factores de riesgo por

el consumo de alimentos.

7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto

MONTEVITAL LTDA antes de aprobar la orden de producción, se revisa todas las determinaciones acerca

del producto que tienen que ver con número de unidades, presentación, tiempo de entrega, cantidad

por unidad, lugar de entrega, precios de acuerdo a la cantidad y algunas sugerencias del cliente.

Adicionalmente se determinan requisitos necesarios para la producción del producto teniendo en

cuenta tiempo de producción de acuerdo a la cantidad del producto, disponibilidad de materiales y de

personal para el cumplimiento del pedido y pedidos programados.

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Con esto se asegura que:

• Los requisitos del producto estén definidos,

• Las diferencias estén resueltas entre los requisitos del contrato o pedido expresados

previamente con el cliente, y

• La empresa tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos en los contratos o

pedidos.

MONTEVITAL LTDA mantiene registros de los resultados de la revisión y de las acciones generadas.

7.2.3. Comunicación con el cliente

MONTEVITAL LTDA determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicación con los

clientes, relativas a:

• La información del producto, mandando a todos sus clientes el catalogo de productos de la

empresa que se renueven o se innoven, variación en los precios y condiciones de entrega.

• Los clientes principales están conectados a la empresa por un sistema informático en el cual

pueden volcar sus peticiones de oferta, pedidos y contratos, posibles modificaciones de los

anteriores, reclamaciones, consultas y cuantas necesidades de comunicación puedan plantearse

en la relación comercial que ellos mantienen.

• Retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas y reclamos para mejora en el servicio.

7.3. DISEÑO Y DESARROLLO

No aplica. Ver exclusiones numeral 2.5.2.

7.4. COMPRAS

7.4.1. Proceso de compras

El proceso de compras en MONTEVITAL LTDA, descrita en el procedimiento de proceso de compras, PR-

PC-0007, se inicia cuando una de las materias primas está en vía de agotamiento, aquí la empresa

procede a seleccionar el proveedor y por llamada telefónica o e-mail se le hace el pedido.

Toda compra de materia prima se realiza seleccionando de la lista de proveedores aprobados que el

sistema informático posee, y que se genera con base a las evaluaciones periódicas que ejecuta la

gerencia y el jefe de planta en el Sistema de Gestión de la Calidad de MONTEVITAL LTDA.

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La calidad del proceso y del producto final no se puede obtener si no se parte de los materiales

adecuados. Para conseguirlo, MONTEVITAL ha establecido políticas de adquisición que están

determinadas por los siguientes criterios:

• Siempre que sea posible, las materias primas y demás materiales son adquiridos a proveedores

aprobadas previamente por la empresa. La aprobación de los proveedores estará sujeto al

cumplimiento de una serie de condiciones que hagan posible la fabricación del producto en

cantidad y calidad garantizada.

• Dichas condiciones se apreciarán mediante la visita directa a sus instalaciones, complementada

con el estudio de los procesos y evaluación en función de su capacidad para suministrar

productos a la empresa de acuerdo a los requisitos.

Los rechazos reiterados de los materiales supondrán la pérdida de la aprobación para el proveedor

afectado y su sustitución por otro capaz de responder a las condiciones de aprobación de la empresa.

MONTEVITAL LTDA mantiene registros de los resultados de las evaluaciones de los proveedores, MOD-

PR-PC-0001.

7.4.2. Información de las compras

En todos los pedidos se especifican con claridad la denominación, tipo, modelo, talla, color y

características de los elementos que se pretende adquirir.

Una vez preparados los pedidos por el Gerente, se envían a la secretaria, a fin de que comprueben que

los elementos que se solicitan coinciden con sus necesidades y requisitos.

La secretaria revisa toda la documentación correspondiente a cada adquisición con el fin de comprobar

que, antes de enviar el pedido definitivo al proveedor, no existe contradicciones alguna entre las

necesidades de la empresa y los requisitos señalados, no solamente en cuanto a definición del producto

y/o servicio, sino también en lo que se refiere a plazos y forma de la entrega, criterios de aceptación y

rechazo y demás condiciones del suministro.

7.4.3. Verificación de los productos comprados

Todos los materiales adquiridos POR MONTEVITAL LTDA son inspeccionados a su llegada a la empresa o

en el taller del proveedor en caso de que el proveedor no pueda llevarlos. La verificación de sus

características se realizará a la vista del pedido y atendiendo a las condiciones de calidad que en él se

indiquen.

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A todos los materiales que cumplan las características de calidad se les adhiere en parte visible una

pequeña marca con marcador con el rótulo “A” que significa aceptado, también se le escribe la fecha y

firma del que hizo la verificación.

La verificación del material adquirido comprende la documentación que lo respalde, tal como

certificados, garantías, facturas, planos e instrucciones, etc., de tal forma que la falta de cualquiera de

los documentos señalados en el pedido impedirá la aceptación del material.

Los suministros que no cumplan las condiciones de calidad exigidas en el pedido serán rechazados.

Siendo devuelto el material al proveedor, hasta que sean corregidos en su totalidad los defectos

detectados en la inspección.

7.5. PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO

7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio

MONTEVITAL LTDA planifica y lleva a cabo la producción y la prestación de sus servicios bajo condiciones

controladas de tal modo de que nuestros clientes piden calidad al producto que nos compra, no a la

salida de nuestra fábrica ni a la entrada de la suya, sino en el mismo momento de su consumo, para eso

MONTEVITAL LTDA garantiza por medio de controles esta calidad.

Cada presentación del producto dispone de controles acerca de la información necesaria que describe

las características del producto como lo son etiquetas que contienen su información nutricional, peso

neto, advertencias y sugerencias en el momento de almacenaje, consumo y disposición del producto y

sus derivados, cajas cuando se almacenan por lotes, y la separación del producto conforme del no

conforme por medio de revisiones por parte de los operarios antes de la aprobación y liberación del

producto, y lo descrito en el procedimiento del producto no conforme, PR-PNC-0004.

MONTEVITAL LTDA aplica el mismo control de calidad y físico como lo son identificación, manejo y

almacenamiento de los productos, con el objetivo de cumplir con los requisitos de nuestros clientes en

cuanto a calidad, tiempos de entrega y servicio.

7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio

Todo el proceso de fabricación del agua envasada, incluyendo las operaciones de envasado y

almacenamiento, se realizan en óptimas condiciones sanitarias, de limpieza y conservación y con los

controles necesarios para reducir el crecimiento potencial de microorganismos y evitar la contaminación

del producto. Se controlan los factores físicos, tales como tiempo, temperatura, humedad, pH, presión y

velocidad de flujo de acuerdo a los criterios definidos por MONTEVITAL LTDA para la revisión y

aprobación del producto. Se establecen todos los procedimientos de control, físicos, químicos,

microbiológicos y organolépticos en el control de calidad del producto terminado realizado en un

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laboratorio externo a la empresa, con el fin de prever y detectar cualquier contaminación, falla de

saneamiento, incumplimiento de especificaciones o cualquier otro defecto de calidad del agua,

materiales de empaque o del producto terminado.

Con los programas de mantenimiento preventivo y los procedimientos e instructivos que los soportan,

se garantiza el correcto funcionamiento de los equipos involucrados en la producción del producto, cada

acción es ejecutada por el responsable del equipo y supervisado por el jefe planta, quienes están

calificados con las competencias mínimas para apoyar en los procesos que MONTEVITAL LTDA les ha

asignado.

Los registros generados durante la producción o prestación del servicio provee información valiosa de

cómo se están llevando a cabo los procesos de producción y sus resultados tanto físico como químicos

en los controles de calidad. Esta información conduce a la toma de decisiones respecto a las

disposiciones del producto terminado antes de que el cliente haya hecho uso de él, tales como la

liberación o retención de los lotes producidos.

Si se modifica ligeramente el producto o se ha decidido introducir una mejora, es necesario hacer una

revalidación de toda la producción, se considera que dicho cambio puede afectar el producto terminado

y que los procesos, equipos y competencias del personal ya validados no generen el resultado deseado.

7.5.3. Identificación y trazabilidad

Todo el producto terminado, es almacenado por lote de producción y están identificados con un número

que coincide con el de su correspondiente registro por lote.

El registro por lote establece toda la información y las condiciones del lote producido, donde se verifica

en todo momento si el producto terminado ha pasado ya por los controles determinados y cuales han

sido los resultados de la operación.

Cada lote, antes de su liberación debe tener toda la información verificada y con el rotulo “aprobado” de

acuerdo con los requisitos establecidos por MONTEVITAL LTDA para la producción del producto.

Se establece un sistema físico para la exhibición del estado de inspección del producto mediante

canastas de distintos colores aplicables a los lotes una vez realizada la verificación y que serán aplicadas

por el encargado del almacenamiento. En la secuencia del proceso se puede presentar la detección de

producto mal empacado, mal sellado o mal etiquetado por parte del operario, que lo retirará de la línea

de producción y lo depositara en la canastilla correspondiente. El color rojo identificará el producto

rechazado, el verde el producto aceptado y el blanco el producto que esta incompleto.

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En las 3 líneas de producción para el agua en bolsa, PET o botellón, cada etapa está enumerada, para

tener un mayor control en la secuencia que sigue la realización del producto.

7.5.4. Propiedad del cliente

MONTEVITAL LTDA se hace responsable total de la calidad de los bienes que son propiedad del cliente

independientemente de que los elementos que los componen hayan sido fabricados por otras personas

e incluso por el propio cliente.

Estos bienes o materiales del cliente son verificados y en caso de no conformidad, debe comunicarse por

escrito al cliente dicha anomalía. En caso de pérdida, daño o inutilización de algún elemento aportado

por el cliente, se le comunica por escrito, a fin de que tome las medidas correspondientes. Se llevan

registros de todo lo que suceda con los bienes del cliente incluyendo datos personales y documentos.

7.5.5. Preservación del producto

MONTEVITAL LTDA preserva el producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto por

el cliente manteniendo la conformidad con los requisitos, toda preservación incluye la totalidad de las

partes del producto, para ello esta designado personal adecuado como lo es el conductor y los

vendedores que aseguran las especificaciones del cliente como el plazo de entrega y condiciones

convenidos teniendo en cuenta que el cliente solo quedara satisfecho al momento del consumo del

producto. En caso de alguna confusión o alguna duda de interpretación se comunicara con el cliente

para su aclaración.

La documentación que soporte las características del producto son de igual forma necesarias para la

satisfacción del cliente sea por propiedades del mismo producto o por necesidades del cliente.

7.6. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN

El control de los equipos de seguimiento y de medición se realiza mediante el Programa de control

metrológico que atenderá a las acciones de mantenimiento y calibración de los equipos.

El Programa de control metrológico establece la cadena de trazabilidad de los instrumentos, de forma

que cada uno de ellos pueda contrastarse con un instrumento o patrón de superior precisión y los de

menor incertidumbre con talleres o laboratorios del exterior, realizando los ajustes y reajustes

necesarios.

MONTEVITAL LTDA mantiene registros de la base utilizada para la calibración o verificación del

instrumento de medición.

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Este programa incluye un plan de formación permanente para todo el personal de MONTEVITAL LTDA

que realiza las medidas y la calibración de los instrumentos. Dicha formación abarca conocimientos de

metrología, calibración, ajustes y tolerancias referidos a los instrumentos de utilización más frecuente.

Además MONTEVITAL LTDA mantiene registros de los resultados de la calibración y verificación de los

instrumentos.

8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

8.1. GENERALIDADES

La alta dirección establece objetivos de la calidad del producto para la empresa relacionados con el

cumplimiento de la satisfacción de los clientes, que se representan por índices, donde el cumplimiento

se controla en las reuniones mensuales de los integrantes de la alta dirección (gerente y junta de socios).

Cuando alguno de los índices muestra tendencias de incumplimiento, el representante de la dirección

(Gerente General) entra en seguimiento para proponer las acciones de mejora que puedan servir para

modificar la tendencia del índice y alcanzar el objetivo propuesto.

La alta dirección estudia la modificación establecidas en la empresa y los efectos ocasionados,

asegurando la conformidad del producto y mejorando continuamente la eficacia del Sistema de Gestión

de la Calidad.

8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICION

8.2.1. Satisfacción del cliente

MONTEVITAL LTDA mantiene una relación intensa y continua con el fin de conocer sus impresiones

sobre los productos y/o servicios suministrados, atendiendo sus reclamaciones y proponiéndoles realizar

sugerencias sobre la forma de aumentar su satisfacción.

El personal que presta los servicios de venta y comunicación directa con el cliente está formado y

estimulado con el fin de que mantenga con los clientes una comunicación continua, detectando las

posibles insatisfacciones en el producto y servicios, recomendándoles que presenten sus reclamaciones,

quejas o sugerencias sobre la mejor forma de realizar el servicio.

Cada seis meses se envía a la totalidad de los clientes un cuestionario con diversas preguntas acerca de

su opinión sobre los productos y/o servicios suministrados por MONTEVITAL LTDA.

Se diseñan cuestionarios orientados a la confección periódica de indicadores de percepción de calidad,

preguntando a los clientes cuáles son los aspectos de los servicios más importantes para ellos y cuál es

la calificación merecida en cada uno. Posteriormente se tratan informáticamente los datos obtenidos y

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sus resultados se envían a Gerencia, como un dato fundamental para la revisión del desempeño del

Sistema de Gestión de la calidad.

8.2.2. Auditorias internas

MONTEVITAL LTDA lleva a cabo auditorias internas de calidad determinando si el sistema de Gestión de

la Calidad:

• Es conforme con las disposiciones planificadas (ver numeral 7.1) con los requisitos de la norma

NTC-ISO 9001:2008 y con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, y

• Que sea implementado y se mantiene de manera eficaz

MONTEVITAL LTDA dispone de un procedimiento documentado de auditorias internas de calidad, PR-

AIC-0003, donde se acogen todos los requerimientos de este numeral.

8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos

EN MONTEVITAL LTDA cada responsable de área señala la periodicidad con que debe realizarse la

comprobación de cada proceso, supervisando las operaciones y coordinando las acciones de mejora que

puedan derivarse de las no conformidades detectadas por medio de las auditorias internas de calidad y

evidentes anomalías detectadas por los operarios.

Todos los empleados son responsables de que sus actividades se desarrollan de acuerdo con el

procedimiento vigente, para lo cual realizarán comprobaciones periódicas, tanto de la metodología de

trabajo, como de los recursos, materiales, cumplimiento de parámetros y tiempos y adecuación de las

ayudas.

La mejora de los procesos está basada en la medida de los mismos, por lo que se aprovechará cualquier

discrepancia entre las características observadas y las señaladas en los procedimientos, para desarrollar

actividades de perfeccionamiento en lo que se refiere a la satisfacción de los requisitos del cliente y que,

en caso necesario, serán reflejadas en la documentación del proceso.

Cuando no se alcancen los resultados planificados deben llevarse a cabo correcciones y acciones

correctivas según sean convenientes de a cuerdo al procedimiento de acciones correctivas y preventivas

de calidad, PR-ACPC-0005.

8.2.4. Seguimiento y medición del producto

MONTEVITAL LTDA hace seguimiento y medición las características del producto para verificar que se

cumplen los requisitos del mismo. Estos se hacen en las etapas de del proceso de realización del

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producto de acuerdo a las disposiciones planificadas en el numeral 7.1. Se mantienen registros que

indiquen las personas que autorizan la liberación del producto al cliente.

La liberación del producto y la prestación del servicio al cliente no se llevan a cabo hasta que no se haya

completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas en el numeral 7.1 a menos que sean

aprobados de otra manera por una autoridad y cuando corresponda por el cliente.

8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

MONTEVITAL LTDA asegura de que el producto que no es conforme con los requisitos del producto se

identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados. Para ello la empresa cuenta con

un procedimiento documentado de control de producto no conforme, PR-CPNC-0004.

8.4. ANALISIS DE DATOS

MONTEVITAL LTDA determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la eficacia del

Sistema de Gestión de la Calidad evaluando donde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del

Sistema de Gestión de la Calidad. Se incluyen datos obtenidos en las mediciones y seguimientos.

El análisis de datos debe proporcionar información sobre:

• Satisfacción del cliente (8.2.1)

• Conformidad con los requisitos del producto (8.2.4)

• Las características y tendencias de los procesos y delos productos incluyendo las oportunidades

para llevar a cabo acciones preventivas (8.2.3 y 8.2.4)

• Los proveedores

8.5. MEJORA

8.5.1. Mejora continua

MONTEVITAL LTDA mejora continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad mediante el

uso de la política y objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, análisis de datos, acciones

correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.

8.5.2. Acción correctiva

MONTEVITAL LTDA toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de

prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no

conformidades encontradas. Para ellos la empresa cuenta con un con un procedimiento documentado

de acciones correctivas y preventivas de calidad, PR-ACPC-0005.

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8.5.3. Acción preventiva

MONTEVITAL LTDA toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades potenciales para

prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas

potenciales. Para ellos la empresa cuenta con un con un procedimiento documentado de acciones

correctivas y preventivas de calidad, PR-ACPC-0005.

9. REGISTROS

No aplica

10. ANEXOS

NEXO No.

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

1 PL-FPDP-001 PLANO FLUJO DE PERSONAL Y DISTRIBUCIÓN DE LA PLANTA

2 IN-MT-0001 CARACACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

3 IN-OT-0002 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS

4 IN-OT-0003 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA 5 IN-PS-0004 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PRODUCCIÓN

6 IN-AD-0005 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN GERENCIAL

7 IN-AD-0006 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE COMPRAS

8 IN-OT-0007 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD

PROCEDIMIENTOS

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

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Código: PR-AIC-0003

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Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


MONTEVITAL LTDA

AUDITORIAS INTERNAS

DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO

NTC-ISO 9001:2008

SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD

REQUISITOS

PROCEDIMIENTOS


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Tabla de Contenido

1. OBJETIVO..........................................................................................................................2

3. RESPONSABILIDADES........................................................................................................2

3.1 Del Auditor Líder.......................................................................................................2

3.2 Del Auditado. ............................................................................................................2

3.3 Del Coordinador de Calidad ......................................................................................3

3.4 Del Comité de Calidad...............................................................................................3

4. REFERENCIAS. ...................................................................................................................3

5. DEFINICIONES. ..................................................................................................................3

6. DESCRIPCION DEL PROCESO. ............................................................................................5

7. REGISTROS........................................................................................................................6

8. ANEXOS. ...........................................................................................................................6

PROCEDIMIENTOS


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Fecha: 08/2010

1. OBJETIVO

Establecer los requisitos para planificar y ejecutar las auditorias internas con el propósito de

garantizar el seguimiento y el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad de Montevital

Ltda., con la finalidad de dar conformidad a la norma ISO 9001:2008.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todos los procesos que afecten directamente el Sistema de Gestión de

Calidad de Montevital Ltda.

3. RESPONSABILIDADES.

Elaborar y actualizar anualmente el Programa de Auditorias Internas, por parte del Coordinador

del SGC, considerando que todos los procesos identificados deben ser auditados al menos una vez

al año, éste debe ser presentado y aprobado en el Comité de Calidad.

3.1 Del Auditor Líder.

• Planificar, realizar y documentar el proceso de auditoría

• Establecer, elaborar y/o actualizar los planes de las auditorias internas.

• Objetivos y alcance de la auditoria.

• Métodos a utilizarse en la ejecución de la auditoria. Según la Norma ISO 9001:2008 se

pueden utilizar los siguientes instrumentos: entrevistas, muestreo, revisión de evidencias,

documentos, registros.

• Fechas y tiempo estimado de duración de la auditoria.

• Cronograma de actividades, incluyendo reunión de apertura, ejecución, reunión de cierre y

preparación del informe de auditoria.

3.2 Del Auditado.

• Informar al personal afectado sobre el objeto y finalidad de la auditoria.

• Designar los mandos del personal que acompañarán al equipo auditor durante el

transcurso de la auditoria.

• Poner a disposición del equipo auditor todos los medios necesarios para una adecuada

realización de la auditoria.

• Facilitar el acceso a las instalaciones y a los elementos probatorios de los auditores a

solicitud de éstos.

PROCEDIMIENTOS


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Fecha: 08/2010

3.3 Del Coordinador de Calidad

• Elaborar y actualizar anualmente el Programa de Auditorias Internas.

• Definir el equipo auditor

3.4 Del Comité de Calidad

• Revisar el programa anual de auditorías.

• Revisar el cada informe final generado en las auditorias

Son responsables de implementar este procedimiento el coordinador de Calidad, los Auditores

Internos de la Calidad.

4. REFERENCIAS.

• Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad.

Requisitos (apartado 8.2.2 Auditoria interna).

• Procedimiento Control de Documentos. PR-CDC-0001

• Listado Maestro de Documentos, MOD-PR-CDC-0001

5. DEFINICIONES.

• Auditoria Interna: Es un proceso sistemático, independiente y documentado para tener

evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la

extensión en que se cumple los criterios de auditoria.

• Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada o de

otra situación indeseable.

• Programa de Auditoria: conjunto de una o más Auditorías planeadas para un lapso de

tiempo específico, y dirigidas hacia un objetivo específico.

• Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como

referencias.

• Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones verbales de hechos u otra información,

relacionados con los criterios de la auditoria y que son verificables.

PROCEDIMIENTOS


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Fecha: 08/2010

• Hallazgo de Auditoria: Resultados de evaluar las evidencias de auditoría reunidas, contra

los criterios de auditoría.

• Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoría, proporcionado por el equipo

auditor después de considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la

auditoría.

• Cliente de la Auditoria: Organización o persona que solicita una auditoría.

• Auditado: Organización a ser auditada.

• Registro: Documento que establece los resultados alcanzados o que proporciona evidencia

de las actividades realizadas.

• Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoria.

• Equipo Auditor: Uno o más auditores que conducen una Auditoria.

• Alcance de la Auditoria: extensión y límites de una auditoria. El alcance incluye

típicamente una descripción de los emplazamientos físicos, unidades organizativas,

actividades y procesos, así como el periodo de tiempo cubierto.

• Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos especificados.

• No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

• Auditoria de Seguimiento: Auditoría para verificar y registrar la implementación y eficacia

de las acciones correctivas establecidas en los Planes de Mejoramiento.

PROCEDIMIENTOS


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Fecha: 08/2010

6. DESCRIPCION DEL PROCESO.

ACTIVIDADES DESCRIPCION

I. Durante el primer semestre de cada año el coordinador de calidad planifica el programa

anual de auditorías internas según formato “Programa de Auditorías Internas de Calidad”,

MOD-PR-AIC-0002 del SGC, para ello, se debe tomar en consideración el estado y la

importancia de los procesos y las áreas que se deben auditar, así como los resultados de

auditorías previas. Además de las Auditorias Internas de la Calidad, previstas en el Programa

Anual, el Comité de la Calidad, podrá establecer la realización de otras Auditorias de la

Calidad a otros procesos, o a todo el sistema, cuando se requiera. El Coordinador del SGC

debe proponer al Comité de Calidad y la Gerencia, la realización de auditorias adicionales

cuando:

• Se produzcan cambios significativos en el SGC

• Estime que el Sistema de Gestión de la Calidad no esta siendo eficaz

• Se deban revisar algunas acciones preventivas o correctivas relevantes.

II. Se coordina con los responsables de los procesos las fechas para realizar las auditorías. Se

hacen los ajustes y se revisa el programa definitivo. Una vez definido el Programa Anual de

Auditorias de la Calidad, debe ser presentado al Comité de Calidad para su revisión, un

representante del Comité de Calidad debe firmar la revisión del documento. Si presenta

inconsistencias o se requiere realizar ajustes hacen las observaciones y se envía al paso

anterior. El Gerente debe aprobar el programa anual de auditorías debe cubrir cada año

todo el alcance del sistema de gestión de la calidad y todos sus requisitos. Aprobado el

programa anual de auditorías de calidad se comunica a los jefes de las dependencias y a

todo el personal en general.

III. El Coordinador de Calidad debe proponer el equipo auditor al comité de calidad, éste

aprueba, rechaza o modifica dicho equipo. Esta labor debe ser realizada por lo menos 15

días antes de la auditoría. El equipo auditor debe estar conformado por lo menos por 2

personas, una de las cuales debe ser designada Auditor Líder. El Coordinador de calidad

debe definir el equipo de auditoría sobre la base de las competencias del personal respecto

al tema y, debiendo ser personas que formen parte del listado de auditores internos,

formato MOD-PR-AIC-0003, el cual debe estar formado por todas aquellas personas con

capacitación aprobada. Este listado es mantenido por el Coordinador del Sistema de

Gestión de la Calidad. También pueden ser parte del equipo de auditoría, auditores

externos que cumplan los requerimientos antes mencionados con excepción del listado de

auditores internos. La selección del equipo de auditoría y realización de la auditoría deben

asegurar la objetividad e imparcialidad. En este sentido los auditores no deben auditar

procesos donde ellos estén involucrados directamente. Ya definido El equipo auditor

prepara el plan de auditorías utilizando el formato MOD-PR-AIC-0004 en donde se

distribuyen y asignan las actividades individuales a cada auditor. Dicho plan de auditoría

debe ser realizado dos semanas de antelación de la fecha de auditoría, posteriormente

notifica al personal que será auditado, la fecha y su alcance. El equipo auditor verifica la

viabilidad de la ejecución del plan de auditoría teniendo en cuenta el programa anual de

auditoría de calidad. En caso de realizar ajustes al plan se hacen en la actividad anterior. El

representante de gerencia aprueba el plan de auditoría interna.

IV. Los auditores internos reciben el plan de auditorías aprobado, el equipo de auditoria

interna coordinado por el auditor líder proceden a ubicar y revisar los documentos y

herramientas, que servirán para preparar los puntos a auditar, preparando y/o elaborando

las “Lista de Verificación” según el formato MOD-PR-AIC-0005.

V. El equipo auditor se reúne con los responsables del proceso para dar inicio a la auditoria,

explicando el objetivo, alcance y métodos a seguir durante la ejecución de la auditoria

(reunión de apertura).

VI. Se hacen las entrevistas con el personal auditado, procediendo por áreas, funciones o

procesos, examinando los documentos del SGC incluido sus registros, con el fin de

determinar su desempeño y conformidad con los requisitos normativos, pudiéndose

detectar desviaciones o no conformidades del sistema de gestión de calidad. Se toma nota

de lo que se considera importante para el informe. El equipo auditor se reúne de manera

constante para compartir hallazgos, homologar criterios, identificar no conformidades

Inicio

I. Elaboración,

aprobación y

difusión del Programa de

auditorias

Internas.

II. Planear la

Auditoria Interna

de Calidad.

III. Definir y

preparar el equipo

de auditoria

interna.

IV. Establecer

elaborar y

actualizar las lista

de verificación y

las herramientas

para auditoria

V. Realizar

reunión de

apertura. Ejecutar

la auditoria

interna en el área

a auditar.

VI. Recopilar,

verificar y

registrar la

información

producto de la

auditoria interna.

A

PROCEDIMIENTOS


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Fecha: 08/2010

encontradas, actualizar la lista de verificación y retroalimentar al equipo de auditores

internos y al propio auditor líder, así mismo, busca aclaración de la información y de la

exactitud de los datos. Finalizada el proceso de auditoría, se realiza la reunión de cierre

entre el equipo auditor y los auditados, con el fin de presentar los hallazgos y conclusiones

de la auditoria de manera que sean comprendidos y reconocidos por la organización. En

esta reunión validan los hallazgos de No conformidades y observaciones.

El auditor líder solicita de manera formal a los responsables del área o proceso auditado

que presente conforme un plan de trabajo con base a los hallazgos, las acciones preventivas

y correctivas que darán solución a las desviaciones detectadas durante la auditoria interna,

con un plazo de cinco (5) días hábiles para su entrega después de la auditoria, se diligencia

el “Plan de mejoramiento”, formato MOD-PR-AIC-0007.

VII. El auditor líder realiza la evaluación del equipo de auditorias, entregándole a cada

auditado un formato de evaluación de desempeño de auditores, formato MOD-PR-AIC-

0008. Los auditores elaboran el Informe de Auditoría Interna de Calidad en el formato

MOD-PR-AIC-0006, anexando el formato de evaluación de desempeño de auditores

diligenciado, formato MOD-PR-AIC-0008 que es entregado al auditor líder para consolidar el

informe ejecutivo que es remitido al comité de calidad dentro de los cinco días siguientes a

la finalización de la auditoría interna de calidad. El informe final es revisado por el comité de

calidad para evaluar las oportunidades de mejora y proceder a dar lineamientos para

efectuar los cambios que se requieran en el sistema de gestión de calidad y será aprobado

por el representante de la gerencia para continuar con su análisis y toma de decisiones.

VIII. Posteriormente el auditor líder identifica y registra las observaciones y las no

conformidades mayores y menores detectadas durante el proceso de auditoria,

apoyándose con el procedimiento acciones correctivas y/o preventivas, documento PR-

ACAP-0004.

El auditado dará tratamiento al cierre de no conformidades mayores y menores detectadas

y cumpliendo con lo establecido en el plan de mejoramiento interno de calidad en el

tiempo limite propuesto. El equipo auditor preferiblemente el mismo que encontró la no

conformidad, verifica si la acción implementada ataca la no conformidad y si esta fue

cerrada haciendo el seguimiento de forma trimestral y reportando los resultados al comité

de calidad.

IX. Las actividades de seguimiento incluyen la verificación de las acciones tomadas y los

resultados de la verificación, siguiendo las pautas del Procedimiento para el control de

Acciones Correctivas. El auditor líder se responsabiliza de mantener actualizado el listado de

auditores para la próxima auditoria interna programada.

7. REGISTROS

N.A.

8. ANEXOS.

ANEXO

No.


1 MOD-PR-AIC-0001 SOLICITUD DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

2 MOD-PR-AIC-0002 PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

3 MOD-PR-AIC-0003 LISTADO DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

4 MOD-PR-AIC-0004 PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

5 MOD-PR-AIC-0005 LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

6 MOD-PR-AIC-0006 INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

7 MOD-PR-AIC-0007 PLAN DE MEJORAMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

8 MOD-PR-AIC-0008 EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

Fin

VII. Elaborar,

presentar y

distribuir informe

de auditoria y

realizar la

evaluación del

equipo auditor.

VIII. Identificar y

registrar no

conformidades e

iniciativas de

mejora.

IX. Dar

seguimiento al

plan de

mejoramiento

A

PROCEDIMIENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS DE CALIDAD

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Código: PR-CDC-0001

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

____________________ Coordinador de Calidad

Revisado por:


Aprobado por:

________________ Gerencia



MONTEVITAL LTDA

CONTROL DE

DOCUMENTOS DE

CALIDAD

PROCEDIMIENTO

NTC-ISO 9001:2008


REQUISITOS

PROCEDIMIENTOS


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Versión: 00

Fecha: 08/2010

Tabla de Contenido

pág.

1. OBJETIVO.............................................................................................................................. 2

2. ALCANCE............................................................................................................................ 2

3. RESPONSABILIDADES.......................................................................................................... 2

3.1 DEL COORDINADOR DE CALIDAD ................................................................................................................. 2

3.2 DE LA ADMINISTRACIÓN ........................................................................................................................... 2

3.3 DE LOS JEFES DE ÁREA.............................................................................................................................. 2

4. REFERENCIAS...................................................................................................................... 3

5. DEFINICIONES..................................................................................................................... 3

6.1 MANUALES DE S.G.C .............................................................................................................................. 4

6.1.1 Controles de Identificación .......................................................................................................... 4

6.1.2 Requisitos de Contenido .............................................................................................................. 4

6.2 PROCEDIMIENTOS DE SGC ........................................................................................................................ 5 6.2.1 Controles de Identificación .......................................................................................................... 5

6.2.2 Requisitos de Contenido .............................................................................................................. 6

6.3 INSTRUCTIVOS DEL SGC ........................................................................................................................... 7


6.3.2 Requisitos de Contenido y Estructura ........................................................................................... 7

6.3.3 Realización, Revisión, y Aprobación de las Instrucciones ............................................................... 8

6.4 GESTIÓN DE FORMATOS / PLANTILLAS.......................................................................................................... 8


6.5 REALIZACIÓN, APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SGC .................................................... 9

6.6 GESTIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS ........................................................................................................12

6.7 CONTROL DE LA DISTRIBUCIÓN Y RETIRADA DE DOCUMENTOS............................................................................13

6.7.1 Distribución Interna ...................................................................................................................13

7. REGISTROS. ...................................................................................................................... 13

8. ANEXOS. .......................................................................................................................... 14

PROCEDIMIENTOS


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Fecha: 08/2010

1. OBJETIVO

Establecer una metodología para generar, modificar, aprobar, distribuir, reponer, controlar y eliminar los documentos internos generados para el sistema de gestión de calidad de la empresa Montevital Ltda., con la finalidad de dar conformidad a la norma ISO 9001:2008, asegurando que las ediciones actualizadas de los documentos apropiados estén disponibles en todos los puntos en que se realizan las operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del sistema de gestión de calidad.

2. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los documentos como manual de calidad, Procedimientos, Instructivos, formatos que requieren ser generados, modificados, distribuidos y controlados como parte del Sistema de Gestión de Calidad de Montevital Ltda.


La gerencia, jefes de área, encargados de área, son los responsables de enviar las propuestas de modificación de documentación al coordinador de calidad.

3.1 Del Coordinador de Calidad

El Coordinador de Calidad es responsable de la aplicación del presente documento, como también:

• Asignar códigos a manuales, procedimientos, instrucciones, y otros documentos de acuerdo a la metodología establecida en este procedimiento.

• Verificar que todos los documentos realizados por la empresa cumplen los requisitos definidos en este procedimiento antes de su aprobación final.

• Identificar la necesidad de actualizar la documentación e iniciar los procesos de actualización.

• Controlar la distribución de documentos en el seno de la empresa Montevital Ltda.

3.2 De la Administración

• Sellar la entrada de documentos de origen externo.

3.3 De los Jefes de área

• Revisar los procedimientos y documentos aplicables a su departamento e iniciar su actualización cuando sea preciso.

• Aprobar las instrucciones de su departamento y asegurar que éstas se mantienen actualizadas.

PROCEDIMIENTOS


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Fecha: 08/2010

4. REFERENCIAS

• Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos (apartado 4.2.3 Control de Documentos).

5. DEFINICIONES

• Documento: Recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio

magnético o sistematizado.

• Documento Controlado: Cualquier documento que forma parte del sistema de gestión de

calidad. entre ellos se encuentran el manual de calidad, los procedimientos desarrollados,

instructivos y otros.

• Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel,

disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

• Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas

a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. este

documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

• Documento Obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han

generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados

como tal en el S.G.C.

• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

• Especificación: Documento que establece requisitos.

• Manual de la calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una

organización

• N.A.: No aplica.

• Áreas: Se entenderá por áreas a las secciones de ventas, producción, calidad, adquisiciones y

bodega.

• S.G.C: Sistema de gestión de calidad.

• Listado Maestro de Documentos del S.G.C: Documento donde van consignados todos los

documentos, procedimiento, instructivos, especificaciones y/u otros con su respectivo código.

• Jefe de Área: Se refiere al jefe inmediato de un área, es decir: gerente, administrador, jefe.

PROCEDIMIENTOS


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Fecha: 08/2010

• Formatos/Plantillas: Son estructuras de documento que permiten la introducción de

información de forma ordenada.

6. DESCRIPCION DEL PROCESO

6.1 Manuales de S.G.C

El manual de Gestión de la Calidad y otros Manuales específicos creados por la empresa para la operación de los distintos aspectos de la gestión de la empresa se elaboran siguiendo los criterios descritos en este apartado.

6.1.1 Controles de Identificación Todos los manuales creados por la empresa, incluidos el Manual de el Sistema de Gestión de la Calidad, se codifican siguiendo la siguiente regla:

M-YY-XXXX donde XXXX es un número correlativo asignado por Calidad. YY: Nombre del Manual.

NOMBRE DEL MANUAL INICIALES (YY)

Manual Buenas Practicas de Manufacturas BPM

Manual de Calidad MC

Además del código anterior en cada hoja del manual, los manuales incluyen los siguientes controles:

• Una portada con el nombre o logotipo de la empresa, la referencia de la versión, fecha de la edición, número de páginas que componen el manual, y firma del responsable (dicha firma implica la aprobación de todo el documento completo).

• Índice del contenido, estableciendo los apartados o capítulos.

• Logotipo o nombre de la empresa en todas las páginas.

• Todas las páginas numeradas y totalizadas sin incluir anexos.

• Todas las páginas indican el nivel de edición al que corresponden.

6.1.2 Requisitos de Contenido El contenido de los manuales creados por la empresa se ajusta en cada caso a los requisitos exigidos por las normas ISO-NTC 9001:2008. La empresa Montevital Ltda. debe establecer y mantener un manual de calidad que incluya:

a) El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión,

PROCEDIMIENTOS


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b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos, y

c) Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.

6.2 Procedimientos de SGC

6.2.1 Controles de Identificación

Todos los procedimientos del sistema de Gestión de la Calidad se codifican siguiendo la siguiente regla:

PR-YY-XXXX donde XXXX es un número correlativo asignado por Calidad. YY: Iniciales del nombre del documento de referencia.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO INICIALES (YY)

Control de Documentos de Calidad CDC

Control de Registros de Calidad CRC

Auditorias Internas de Calidad AIC

Control Producto no Conforme CPNC

Acciones Correctivas y Preventivas ACP

Esta codificación se aplica con independencia del objeto y naturaleza del procedimiento, es decir, la empresa agrupa procedimientos de mantenimiento, calidad, producción, riesgos laborales, medio ambiente, etc., siguiendo esta pauta y su numeración no tiene otro significado. Además del código anterior en cada hoja, los controles mínimos de identificación que portan todos los procedimientos son los siguientes:

• Una portada con el nombre o logotipo de la empresa, la referencia de la versión, fecha de la edición, número de páginas que componen el procedimiento y firma del que elabora, revisa, del responsable de su aprobación (dicha firma implica la aprobación de todo el documento completo) y del que distribuye.

• Índice del contenido, estableciendo los apartados o capítulos.

• Logotipo o nombre de la empresa en todas las páginas.

• Todas las páginas numeradas y totalizadas sin incluir anexos.

• Todas las páginas indican el nivel de edición y fecha al que corresponden.

PROCEDIMIENTOS


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6.2.2 Requisitos de Contenido El contenido de los procedimientos creados por la empresa se ajusta en cada caso a los requisitos exigidos por la norma ISO 9001-2008 que le son aplicables y al criterio de los responsables de su aprobación. Los Procedimientos se componen de 8 secciones que se explican a continuación. 1) OBJETIVO

Definición del propósito establecido por el procedimiento o instructivo. Debe responder a la pregunta ¿Para qué se escribe el documento? 2) ALCANCE

Describe el ámbito de aplicación del documento. Puede referirse a objetos, actividades o personas. Responde a la pregunta ¿A qué se aplica? 3) RESPONSABILIDADES

Indica el cargo responsable de la aplicación del documento, es decir, la persona que debe hacer que el documento se utilice, lleva el registro que se indica. 4) REFERENCIAS

Corresponden a documentos que complementan el proceso descrito en el documento tales como manuales de operación, normas, guías u otros procedimientos. Se listan hacia abajo usando un guión, viñetas, etc. Si no existen referencias para el documento se coloca "Este procedimiento no cuenta con referencias" o que no es aplicable (N.A.). 5) DEFINICIONES

De ser necesarias se debe indicar la definición para dar una mayor comprensión al documento, cada una de ellas se lista hacia abajo usando un guión, viñetas, etc. al comienzo. 6) DESCRIPCION DEL PROCESO

La descripción del proceso se realiza explicando las actividades narradas en una tabla o en diagrama de bloques. 7) REGISTROS

Colocar nombres de registros. Si no cuenta con registros colocar este documento no cuenta con registro, ó que no aplica (N.A.) 8) ANEXOS

Se incluyen los formularios necesarios y se listan en orden con número correlativo. Si no existen anexos se especifica "Este procedimiento no cuenta con anexos ó que no es aplicable (N.A.)

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6.3 Instructivos del SGC

6.3.1 Controles de Identificación La empresa utiliza para su gestión diversos documentos que proporcionan información sobre como efectuar las actividades y los procesos de manera consistente.

Todos los documentos de Instrucciones se controlan mediante códigos, o una descripción unívoca que permita distinguirlo e identificarlo. La metodología de codificación se describe de las instrucciones, que es como sigue:

IN-YY-XXXX Donde: XXXX es un número correlativo asignado por calidad. YY es un par de letras relacionadas con la naturaleza / finalidad de la instrucción.

NATURALEZA FINALIDAD YY

Producción y servicio PS

Mantenimiento MT

Medio ambiente MA

Administración AD

Contabilidad CT

Otras OT

Además de la codificación, en cada hoja del instructivo de trabajo debe figurar:

• Nº de versión y fecha de aprobación de la versión.

• Aplicación (para qué tareas se ha de aplicar).

• Logotipo o nombre de la empresa.

• Número de páginas y total de páginas que comprende el instructivo.

6.3.2 Requisitos de Contenido y Estructura El contenido de las instrucciones documentadas debe expresarse de forma clara y siempre que sea posible ampliarlo con esquemas o imágenes que ayuden a su comprensión. El contenido debe atenerse siempre a los requisitos de los responsables del área tratada por la especificación. Todas las instrucciones documentadas deben incluir: 1) Objetivo 2) Alcance 3) Responsabilidades

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4) Descripción de actividades

6.3.3 Realización, Revisión, y Aprobación de las Instrucciones No todos los instructivos están sujetos a revisión o actualización, ya que dentro del sistema hay instructivos que se crean para realizar un trabajo a la medida del cliente, o son documentos que no requieren número de edición. En estos casos, dichos instructivos reciben los controles definidos en los procedimientos del sistema (código, fecha de creación. Métodos de revisión.) Para los instructivos sometidos a revisiones continuas (los instructivos más permanentes), el proceso de realización, aprobación, y posterior actualización de los instructivos lo supervisa el responsable de cada área dentro de la empresa Montevital Ltda.: Producción, Servicio, Administración, RRHH, Calidad, Contabilidad, Mantenimiento. Dichos responsables se encargan de:

• Determinar la necesidad de realizar los documentos de instrucción que sean necesarios para asegurar que la información es suficiente y que la operación de los procesos es eficaz.

• Designar la persona adecuada para su redacción.

• Revisar y aprobar la redacción de las instrucciones (mediante su firma en el documento de instrucción).

• Identificar los documentos de instrucciones que deben ser actualizados e iniciar el proceso de actualización (el proceso de actualización es análogo al de la creación de una instrucción nueva).

6.4 Gestión de Formatos / Plantillas

6.4.1 Controles de Identificación

Con objeto de agrupar, controlar, y ordenar los formatos o plantillas utilizados en la gestión de la empresa, Calidad asigna a los formatos o plantillas un código para diferenciarlas según la siguiente regla:

MOD-ZZ-YY-XXX. Donde XXX es un número correlativo asignado por calidad. ZZ: Tipo de Documento, YY: Nombre del Documento

Tipo de Documento INICIALES (ZZ)

Procedimientos PR

Manuales M

Formato y/o Plantilla No Aplica, MOD como inicio de la codificación.

Instructivos IN

Este código figura en el encabezado. Los requisitos de contenido y estructura para los formatos son:

PROCEDIMIENTOS


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1) Objetivo 2) Responsables 3) Desarrollo

6.5 Realización, Aprobación y Actualización de la Documentación del SGC

Para toda la documentación del SGC, manuales, procedimientos, instructivos y formatos, el proceso de realización, aprobación y actualización se describe en el siguiente diagrama de bloques:

PROCEDIMIENTOS


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ACTIVIDAD NOTAS

I. Toda petición de elaboración y modificación de los documentos del SGC, deben efectuarse mediante "Solicitud de Modificación de la documentación del SGC", la cual puede ser solicitada por cualquier persona al coordinador de calidad. Por lo cual las propuestas de modificación del manual de calidad, procedimientos e instructivos o registros, se dirigen al coordinador de calidad del SGC, mediante "Solicitud de Modificación de la Documentación del SGC", quien coordina con el gerente la revisión y aprobación de la propuesta. Se debe reportar al jefe inmediato del área, donde se va aplicar, si se quiere modificar un documento o generar uno, lo cual debe ser realizado por el coordinador de calidad. II. El jefe del área evalúa junto al usuario y coordinador de calidad la necesidad de generar o modificar un documento. III. Si se acepta la modificación o generación de un nuevo documento a través de la "Solicitud de Modificación de la Documentación del SGC", MOD-PRC-0002, se continúa el proceso. IV. si no se acepta, el proceso termina y el coordinador de calidad indica las causas del rechazo de modificación mediante memorándum interno, correo electrónico al solicitante. V. Los cambios que se generen en la documentación, se destacarán con letra mayúscula y negrita para generar conciencia en el personal del o los cambios generados en el documento y los cambios anteriores volverán a letra normal para no ir sumando en su escritura letra negrita y mayúscula por cada versión de cambio generada. El nuevo escrito reemplazará completamente al escrito eliminado y a la modificación siguiente del documento se le cambiará la versión y fecha del documento. En el caso de las modificaciones del manual de calidad, por ser un documento que puede ser solicitado por los clientes, no llevara en su escritura destacados los cambios generados en el, por lo tanto, todo el contenido del manual de calidad estará en letra normal, cuyos cambios que se generen deben quedar evidenciados (guardados) en la versión anterior en el gabinete digital o copia impresa, y se debe indicar el punto normativo modificado en la solicitud de modificación de la documentación del SGC. El documento modificado se mantendrá vigente digitalmente y en el listado maestro de documentos, se registrará la nueva versión, y se entregarán las copias controladas a cada uno de los usuarios en sus respectivas carpetas, lo cual será realizado por el encargado de calidad, dejando evidenciada la entrega de la versión actual en el listado de entrega de documentos del sistema de gestión de calidad, MOD-PR-CD-0003. Una vez que el encargado de calidad haga entrega de la versión actual de un documento del SGC, es retirado el documento obsoleto del lugar de trabajo, y se procederá a destruirlo para evitar su uso. Las copias obsoletas se mantendrán digitalmente, existiendo un registro histórico de las versiones anteriores, en las cuales se resaltará los cambios efectuados a dichos documentos. Los documentos son aprobados por el gerente, quien es el representante de la alta gerencia. La modificación de procedimientos, instructivos y manual de calidad, será realizada por el coordinador de calidad. En caso de generar un nuevo documento, este deberá generarse según como se describe en los numerales 6.2 y 6.3 en este documento.

Inicio

I. Solicitar elaborar o

modificar documento

justificando, se debe anexar

modelo del documento.

II. Evaluar necesidad

III. Modificación

o Generación

IV. Se informa al Solicitante el

Rechazo de la Solicitud y sus

motivos.

Fin

V. Generación o Modificación

del Documento.

A

SI

NO

PROCEDIMIENTOS


Pagina: 11/14


Versión: 00

Fecha: 08/2010

VI. Una vez generada la nueva versión del documento, se debe actualizar en los lugares de trabajo, de acuerdo a control de copias impresas, cambiando la versión antigua por la nueva. La versión obsoleta se destruye para evitar su uso no intencionado. En caso de requerir conservar documentos obsoletos, se identifican con un timbre "documento obsoleto". Se debe actualizar el control de copias impresas y listado maestro de documentos del SGC cada vez que se emita una nueva versión. La identificación de los documentos, se realizará con un número correlativo independiente de su tipo y origen, se identificarán por su nombre y su N° correlativo. VII. En las áreas donde corresponda el uso de procedimientos, instructivos o manual de calidad, deben existir copias impresas de los documentos generados. Los documentos originales, llevan en el pie de la primera página, la firma del representante de la alta gerencia en señal de aprobación. Los documentos impresos se identifican en la primera página con un timbre de "copia controlada", cuando son copias de los originales entregados a las áreas de alcance del SGC.

Todos los documentos generados en el SGC de la empresa Montevital Ltda. de manera general debe contener: El encabezado de todas las páginas de cada documento incluyendo su portada debe contener:

TIPO DE DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Pagina: #/## Código: YY-XX-#### Versión: # Fecha: mes/año

El pie de página solo se incluye en la portada y debe contener:

Elaborado por:

________________ cargo

Revisado por:

________________ cargo

Aprobado por:

________________ Cargo


________________ cargo

El tipo de letra debe ser calibri, numero 11 y para anexos numero 8.

VI. Eliminar las copias Impresas del Documento Modificado.

VII. Distribuir la Nueva Versión del Documento

Impreso a quién Corresponda.

Fin

Listado Maestro

de Documentos.

A

PROCEDIMIENTOS


Pagina: 12/14


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Documento

Realizado por Revisado por Aprobado

por Controla y distribuye

Manual de calidad

Coordinador de calidad

Comité de Calidad

Jefe de área Gerente Procedimientos Coordinador de

Calidad ó Jefe de Área

Jefe de área Instructivos Coordinador de

Calidad

Jefe de Área

Gerente Coordinador de

calidad

La facultad de cada persona para solicitar modificaciones en la documentación del SGC, se indican a continuación:

• Manual de Calidad

Las personas que pueden sugerir modificaciones del manual de calidad, son gerencia, jefes de área, coordinador de calidad y será revisado por el comité de calidad, siendo aprobado por el gerente, como representante de la gerencia.

• Procedimientos e Instructivos Pueden sugerir modificaciones de los procedimientos e instructivos, cualquier persona que tenga interés o participación en algún proceso o actividad descrita en cada documento, pudiendo ser el representante de la gerencia, jefes de área, coordinador de calidad, encargados de área, personal de las áreas de alcance del SGC, hasta un cliente, proveedor, u otro agente externo. Sin embargo, para efectos de aprobación de un documento del SGC, solo esta facultado el gerente, como representante de la alta gerencia de la empresa Montevital Ltda.

6.6 Gestión de Documentos Externos Los documentos externos a controlar corresponden a:

• Normas, leyes, decretos, ordenanzas municipales.

• Catálogos de productos.

• Recetarios de cocina.

• Otros. La forma de control consiste en:

PROCEDIMIENTOS


Pagina: 13/14


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Tener un listado de documentos externos, incluido en Listado Maestro de Documentos documento MOD-PR-CRC-0001. Un listado de entrega de documentos externos, documento MOD-PR-CDC-0003, que indique:

• Nombre del documento.

• Versión o referencia a ella.

• Responsable del documento.

• Lugar de Archivo.

• Fecha. Todos los documentos de origen externo entregados a la empresa: documentación técnica, planos de cliente, son sellados con el sello de entrada (donde se indica la fecha) para controlar la entrada de los mismos.

6.7 Control de la Distribución y Retirada de Documentos

6.7.1 Distribución Interna El responsable de controlar la distribución y retirada de copias de manuales, procedimientos, documentos de la política, instrucciones, y demás documentos es coordinador de Calidad. Dicho control se realiza registrando la siguiente información, documento MOD-PR-CDC-0002:

• Fecha: fecha de la entrega o distribución del documento.

• Persona o situación: persona a la que se ha entregado el documento o lugar donde se ha emplazado el documento.

• Nº Versión o dato identificativo del documento: dato que permita conocer la naturaleza exacta del documento entregado o distribuido.

• Fecha de retirada: fecha de retirada cuando el documento sea retirado.

7. REGISTROS.

CODIGO NOMBRE LUGAR DE

ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION

ACCESIBILIDAD

MOD-PR-CDC-0001

Listado Maestro de Documentos

Montevital Ltda. Hasta nueva

revisión Coordinador de Calidad

PROCEDIMIENTOS


Pagina: 14/14


Versión: 00

Fecha: 08/2010

8. ANEXOS.

ANEXO No.


1 MOD-PR-CDC-0001 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

2 MOD-PR-CDC-0002 SOLICITUD DE MODIFICACION DE LA DOCUMENTACION DEL SGS

3 MOD-PR-CDC-0003 LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS INTERNOS

4 MOD-PR-CDC-0004 LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE RESGISTROS DE CALIDAD

Pagina: 0/5

Código: PR-CRC-0002

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


MONTEVITAL LTDA

CONTROL DE REGISTROS

DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO

NTC-ISO 9001:2008


REQUISITOS

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

Pagina: 1/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Tabla de Contenido

pág.

1. OBJETIVOS. ..................................................................................................................2

2. ALCANCE......................................................................................................................2

3. RESPONSABILIDADES....................................................................................................2

3.1 Del Coordinador de Calidad...................................................................................2

3.2 Jefe de Área..........................................................................................................2

4. REFERENCIAS. ..............................................................................................................3

5. DEFINICIONES. .............................................................................................................3

6. DESCRIPCION DEL PROCESO..........................................................................................4

6.1 Gestión de Registros .............................................................................................4

7. REGISTROS...................................................................................................................5

8. ANEXOS. ......................................................................................................................5

PROCEDIMIENTO


Pagina: 2/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

1. OBJETIVOS.

Establecer los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la

recuperación, el tiempo de retención y la disposición de todos los registros de calidad generados

para el sistema de gestión de calidad de la empresa Montevital Ltda., con la finalidad de dar

conformidad a la norma ISO 9001:2008.

2. ALCANCE.

Este documento es aplicable para todos los registros generados en el sistema de gestión de la

calidad y a las áreas que afectan directamente la calidad del producto o servicio que proporciona

la empresa Montevital Ltda.

3. RESPONSABILIDADES.

3.1 Del Coordinador de Calidad.

El Coordinador de Calidad es responsable de la aplicación del presente documento, como

también:

• Asignar códigos a formatos/plantillas, registros de acuerdo a la metodología

establecida en este procedimiento.

• Verificar que todos los registros de calidad realizados por la empresa cumplen los

requisitos definidos en este procedimiento antes de su aprobación final.

• Identificar la necesidad de actualizar los registros de calidad e iniciar los procesos de

actualización.

• Controlar la distribución de registros en el seno de la empresa Montevital Ltda.

• Almacenar y poner a disposición en las áreas involucradas todos los registros de

calidad generados en la empresa.

• La Lista Maestra para el Control de los Registros de Calidad, es controlada por el

Coordinador de Calidad, quien es el responsable de revisarla, evaluarla y actualizarla.

3.2 Jefe de Área.

• El responsable de cada área en la empresa Montevital Ltda., es el encargado de

identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener por su tiempo de conservación

y disponer de los registros de acuerdo a lo definido en la Lista Maestra de Control

de Registros de Calidad.

PROCEDIMIENTO


Pagina: 3/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

4. REFERENCIAS.

• Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad.

Requisitos (apartado 4.2.4. Control de los Registros).

• Procedimiento Control de Documentos de Calidad, PR-CDC-0001.

5. DEFINICIONES.

• Registros de Calidad: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

• Identificación: Acción que permite reconocer los registros del S.G.C y relacionarlos con

el producto o servicio del proceso involucrado.

• Tiempo de Retención: Periodo en el tiempo en el que los registros deben permanecer

en el archivo de gestión o en el lugar de procedencia antes de ser almacenados o

eliminados según corresponda.

• Almacenamiento: Acción de organizar los registros que permiten asegurar su buen

estado, su fácil identificación y recuperación.

• Formato para registro: Documento base que establece los campos a diligenciar como

resultado de actividades a desempeñar.

• Disposición de los registros: Acción tomada sobre los Registros de Calidad una vez

concluido el tiempo de retención definido (Ej. destrucción, archivo histórico,

depuración de archivos).

PROCEDIMIENTO


Pagina: 4/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

6. DESCRIPCION DEL PROCESO.

6.1 Gestión de Registros

En la mayoría de los casos los registros se generan utilizando formatos o plantillas de documento,

en estos casos es importante ver que el registro (el formato rellenado) puede incorporar dos

códigos diferentes: el código del formato (MOD-YYY-XXXX), y el propio del documento.

A cada uno de estos formatos se les asigna una codificación específica que sirve como medio de

identificación de los registros de calidad. También es identificable por su nombre cuando no tiene

asignado un código.

La identificación de los registros generados por la empresa Montevital Ltda. se asegura mediante

códigos, o incluyendo información unívoca que permita determinar su origen y demás aspectos

necesarios para garantizar su validez como registro.

En los casos en los que los Registros se controlen por folio, y se tenga la necesidad de realizar

alguna corrección, se debe cancelar completamente el Registro cruzándolo con la palabra

“Cancelado”, estos deben archivarse y conservarse con el fin de mantener un control de los

Registros de Calidad de las áreas.

Con carácter general, todos los registros generados por personal de la empresa han de incorporar

la fecha de su creación. Esta regla afecta a cualquier anotación realizada sobre un papel (tal como

una nota de llamada telefónica para alguien) u otra situación similar.

Los métodos de codificación de los registros que sean codificados se describe en los distintos

procedimientos o instrucciones del S.G.C, allí donde es más adecuado.

Todo Registro de Calidad se emite a partir de: procedimientos, instructivos de trabajo y/o

actividades en los diferentes procesos incluidos en el SGC.

PROCEDIMIENTO


Pagina: 5/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

ACTIVIDAD DESCRIPCION

I. Todos los formatos de registros cuentan con un código de identificación asignado

previamente por el coordinador de Calidad conforme a lo establecido en el Listado

Maestro de Documentos (MOD-PR-CDC-0001) y cuando estos son utilizados, el

personal responsable de cada área verifica que sean legibles y se llenen

adecuadamente, sin dejar espacios, con letra legible, sin tachones, ni remiendos.

Las carpetas que contienen los registros almacenados o retenidos en las diferentes

áreas, son identificadas por el personal, indicando el tipo de registro o formato de

registro que contienen.

II. Todos los registros deben ser retenidos durante un semestre por el personal que

los utiliza en las respectivas áreas de trabajo.

III. Los registros se protegen en el lugar de uso, en carpetas especiales designadas

para tal fin y debidamente identificadas sin posibilidad de que se extravíen. Y una

vez entregados al jefe de área al término del semestre, éstos a su vez los entregan

al Coordinador de Calidad, siendo el ahora el responsable de protegerlos y

conservarlos de su posible pérdida o destrucción colocándolos en mobiliario

designado para tal fin.

IV. El personal conserva en su área de trabajo, sólo aquellos formatos de registro

necesarios y suficientes para desarrollar sus actividades laborales.

V. Los registros que deseen ser consultados posteriormente a su archivo, son

proporcionados por el Coordinador de Calidad y se consulta dentro de nuestras

instalaciones. Al terminar de consultarlo, el personal lo devuelve al Coordinador de

Calidad, quien lo archiva en el lugar correspondiente.

VI. El Coordinador de Calidad almacena los registros que recibe al término del

semestre durante el tiempo establecido en el Listado Maestro de Registros (MOD-

PR-CRC-0001).

VII. Esta es una responsabilidad compartida entre los Coordinadores y los jefes de

cada área. La disposición de los Registros se sujetará a la normatividad vigente y a

la naturaleza de los Registros de Calidad.

Algunos registros son conservados temporalmente como las encuestas de

satisfacción. Otros son archivados en forma permanente como los registros de

Cursos del Personal de Montevital Ltda.

7. REGISTROS.

CODIGO NOMBRE LUGAR DE

ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION

ACCESIBILIDAD

MOD-PR-

CDC-0001

Listado Maestro

de Documentos Montevital Ltda.

Hasta nueva

revisión. Coordinador de Calidad

8. ANEXOS.

N.A.

Inicio

I. Identificación

II. Retención

III. Protección

IV. Distribución

V. Recuperación

VI. Almacenamiento

VII. Disposición

FIN

PROCEDIMIENTO

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DE CALIDAD

Pagina: 0/5

Código: PR-ACPC-0005

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


MONTEVITAL LTDA

ACCIONES CORRECTIVAS

Y PREVENTIVAS

PROCEDIMIENTO

NTC-ISO 9001:2008


REQUISITOS

PROCEDIMIENTO


Pagina: 1/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Tabla de Contenido

pág.

1. OBJETIVO.......................................................................................................................... 2

2. ALCANCE........................................................................................................................... 2

3. RESPONSABILIDADES......................................................................................................... 2

3.1. Del Coordinador de Calidad........................................................................................ 2

3.2. Del Responsable de Área............................................................................................ 2

3.3. Del Comité de calidad ................................................................................................ 3

3.4. Del Responsable de Ejecutar la Acción........................................................................ 3

4. REFERENCIAS .................................................................................................................... 3

5. DEFINICIONES ................................................................................................................... 3

6. DESCRIPCION DEL PROCESO............................................................................................... 4

7. REGISTROS........................................................................................................................ 5

8. ANEXOS. ........................................................................................................................... 5

PROCEDIMIENTO


Pagina: 2/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

1. OBJETIVO

Describir la metodología para determinar, evaluar, implementar, controlar y dar seguimiento a las

acciones correctivas y preventivas, con el fin de eliminar las causas reales de las no conformidades

previniendo su ocurrencia.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todo el Sistema de Gestión de la Calidad y a las actividades de los

procesos en la empresa Montevital Ltda., cuando las no conformidades reales o potenciales

ameriten que se apliquen estas acciones.


3.1. Del Coordinador de Calidad

• Revisar la no conformidades, y determinar/decidir sobre el inicio de acciones

correctivas o preventivas.

• Realizar el seguimiento de las acciones con los responsables de llevarlas a cabo.

• Informar a Gerencia o al Comité de Calidad de los resultados de las acciones y su

evolución.

• Dirigir a los miembros del equipo que efectúa la acción y solicitar los recursos

necesarios para llevarla a cabo.

• Establecer planes para la ejecución de las acciones y realizar informes sobre las

mismas.

3.2. Del Responsable de Área

• Determinar y aplicar las acciones correctivas y/o preventivas en su área de

competencia.

• Establecer la acción correctiva necesaria a problemas reales.

• Investigar la causa raíz del problema real.

• Asignar un responsable para ejecutar la acción correctiva/preventiva.

• Realizar actividades de seguimiento para asegurar que la acción correctiva/preventiva

tomada es efectiva.

PROCEDIMIENTO


Pagina: 3/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

3.3. Del Comité de calidad

• Hacer un seguimiento de las acciones correctivas y preventivas.

• Analizar los problemas y plantear soluciones.

3.4. Del Responsable de Ejecutar la Acción

• Registrar los resultados de las acciones tomadas.

• Elaborar el reporte seguimiento de las acciones correctivas/preventivas.

• Reportar al responsable que determino la acción, cualquier problema presentado

para ejecutar la misma.

• Ejecutar la acción correctiva.

4. REFERENCIAS


Requisitos (apartado 8.5.2 Acciones Correctivas; 8.5.3 Acciones Preventivas).

5. DEFINICIONES

• Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada

u otra situación indeseable.

• Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar las causas de una No conformidad

potencial u otra situación potencialmente indeseable.

• Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad.


PROCEDIMIENTO


Pagina: 4/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010


ACTIVIDAD DESCRIPCION

I. El Comité de Calidad junto con el equipo operativo del proceso identifican las

no conformidades como real para proceder con acción correctiva o potencial

para proceder con acción preventiva, relacionadas con el Sistema de Gestión de

la Calidad, el proceso o el servicio, generados como resultado de:

• Medición de la Satisfacción del cliente.

• Quejas.

• Auditorias Internas.

• Auditorias Externas.

• Seguimiento y medición de los procesos.

• Producto no conforme.

• Revisión por la Dirección al Sistema de Gestión de la Calidad.

• Análisis de datos.

• Registros del sistema.

Todos los funcionarios de la Empresa Montevital Ltda. son responsables de

informar oportunamente al Coordinador de Calidad, Gerencia o a su Jefe

inmediato, las fallas reales o potenciales detectadas, para analizar las causas e

incluir en los procesos, los controles o correcciones que eviten su reincidencia,

siguiendo los parámetros definidos en este procedimiento.

II. Se analiza el problema, se identifica la fuente de la que procede la no

conformidad y se encuentra la causa raíz del problema.

III. Se determina las acciones correctivas/preventivas por parte del Responsable

del proceso registrando estas en la Solicitud de Acción Correctiva/Preventiva,

MOD-PR-ACAP-0001; describiendo la no conformidad en forma clara, sencilla y

concreta, que asegure que las acciones programadas eliminan el origen del

problema, que serán eficaces y que serán adecuadamente documentadas y

comunicadas. Asociándola siempre al incumplimiento de un requisito y en donde

fue detectado. Para el caso de las auditorias, corresponde de acuerdo con el

Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad, PR-AIC-0003.

V. El Coordinador de Calidad elabora el Listado de Acciones Correctivas y

Preventivas, MOD-PR-ACAP-0002, con el fin de controlar la implantación de las

acciones y asegurar el cumplimiento en las fechas establecidas. A cada acción

tomada se le asigna un responsable, una fecha límite en la que se debe ejecutar

la acción, utilizando para su implementación los recursos definidos en la

“Solicitud de Acción Correctiva/Preventiva” y la fecha en la cual la acción debe

ser realizada o cumplida.

VI. Una vez la Acción Correctiva o Preventiva es implementada, la solución debe

ser evaluada por los responsables de áreas correspondientes para conocer su

eficiencia y eficacia. El Coordinador de Calidad verifica el cumplimiento del plan

de acción descrito en la “Solicitud de Acción Correctiva/Preventiva”, MOD-PR-

ACAP-0001, para establecer el estado en que se encuentre el desarrollo de las

actividades propuestas para darle solución a las no conformidades presentadas.

Adicionalmente, se debe probar que la Acción Correctiva es, y continuará siendo,

eficaz, de manera tal que no haya vuelto a presentarse la No conformidad.

VII. Solamente en este momento se dará por terminado el Plan de Acción y se

reportará al Coordinador de Calidad, siendo evaluado por el Comité de Calidad.

Si la solución no fue eficaz, se debe repetir el procedimiento desde el análisis del

problema (IV). Si la solución es eficaz, se deben registrar los cambios necesarios

en la documentación existente y cerrar el Plan de Acción correspondiente. Los

Planes de Acciones Correctivas y/o preventivas que provengan de fuentes

diferentes a las Auditorias Internas de Calidad, podrán ser la base para

programar Auditorias Internas de Control para verificar el cumplimiento de la

Acción Correctiva o Preventiva. Ninguna auditoria puede ser considerada

completa hasta que esas acciones identificadas hayan sido implementadas

satisfactoriamente y puedan ser consideradas eficaces.

Inicio

I. Identificar y

determinar la no

conformidad real

o potencial.

II. Analizar el

problema.

III. Determinar las

Acciones

Correctivas/

Preventivas.

IV. Implementar el

Plan de Acción.

V. Realizar

seguimiento del

Plan de Acción

VII. Cierre del Plan

de Acción y

reporte.

VI. ¿Acción

Eficaz?

Fin

NO

SI

PROCEDIMIENTO


Pagina: 5/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

7. REGISTROS.

N.A.

8. ANEXOS.

ANEXO No.


1 MOD-PR-ACPC-0001 SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA

2 MOD-PR-ACPC-0002 LISTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

PROCEDIMIENTO

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

Pagina: 0/5

Código: PR-CPNC-0004

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:

________________ Gerencia



MONTEVITAL LTDA

CONTROL DE PRODUCTO

NO CONFORME

PROCEDIMIENTO

NTC-ISO 9001:2008


REQUISITOS

PROCEDIMIENTO


Pagina: 1/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Tabla de Contenido

pág.

1. OBJETIVO..........................................................................................................................2

2. ALCANCE...........................................................................................................................2

3. RESPONSABILIDADES........................................................................................................2

3.1. De Todo el Personal. .................................................................................................2

3.2. Del Jefe de Área. .......................................................................................................2

4. REFERENCIAS ....................................................................................................................2

5. DEFINICIONES ...................................................................................................................3

6. DESCRIPCION DEL PROCESO .............................................................................................4

7. REGISTROS........................................................................................................................5

8. ANEXOS ............................................................................................................................5

PROCEDIMIENTO


Pagina: 2/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

1. OBJETIVO. Describir la metodología para identificar y definir los controles, responsabilidades y autoridades relacionas, para tratar el producto y/o servicio no conforme que no cumpla con los requisitos establecidos por la Empresa Montevital Ltda., con el fin de prevenir su uso o entrega no intencionados.

2. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a todos los productos y/o servicios no conformes derivados de las actividades que formen parte del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa Montevital Ltda.


3.1. De Todo el Personal.

• Es responsabilidad de todo el personal de la empresa Montevital Ltda. que realicen actividades que involucre el Sistema de Gestión de Calidad, cumplir con lo estipulado en presente procedimiento.

3.2. Del Jefe de Área.

• Es responsabilidad de los encargados de área asegurar que los productos y/o servicios no conformes detectados sean controlados y tratados.

4. REFERENCIAS


Requisitos (apartado 8.3 Control del Producto No Conforme).

• Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas, PR-ACPC-0005.

PROCEDIMIENTO


Pagina: 3/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

5. DEFINICIONES

• Producto No Conforme: Resultado de un proceso que no cumple con los requisitos especificados.


• Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

• Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.

• Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

• Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

• Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones.

PROCEDIMIENTO


Pagina: 4/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010


ACTIIVIDAD DESCRIPCION

I. El producto y/o servicio no conforme puede ser detectado durante o después de la ejecución del proceso por el personal involucrado en los procesos, los clientes o usuarios (queja) y como resultado de una auditoria. El producto no conforme se marca de cualquiera de las siguientes formas:

• Etiqueta

• Sello

• Letrero De tal manera que a simple vista indique el estado de la no conformidad del producto. II. La persona que identifica el producto no conforme notifica al Jefe del Área afectada, quien analiza el caso. III. El Jefe del Área afectada registra el producto no conforme en el Reporte Producto no conforme, formato MOD-PR-CPNC-0001, el producto no conforme se separa de los conformes mientras se define cual será su destino, se pueden almacenar en cuartos u archiveros siempre y cuando aseguren que no se haga uso de los productos no conformes de manera no intencionada. IV. El jefe de Área debe decidir el tratamiento mediante uno o mas de las siguientes maneras:

• Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada (rechazando o corrigiendo el producto). Si la no conformidad es detectada en un servicio adquirido por la empresa, este se notificara al proveedor de manera inmediata para que tome las medidas pertinentes y elimine la no conformidad.

• Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y cuando sea aplicable por el cliente.

• Tomando acciones para impedir su uso o aplicación prevista originalmente.

• Tomando acciones apropiadas a los efectos, reales o potenciales, de la conformidad cuando se detecta un producto no conforme después de su entrega o cuando ya ha comenzado su uso.

V. Una vez implantada el tratamiento o acción, el Jefe del área o de proceso junto con el Coordinador de Calidad deben verificar la eficacia del tratamiento. Si las acciones tomadas no fueron eficaces, se debe retomar nuevamente el punto IV. del presente procedimiento hasta que se demuestre que la no conformidad no vuelva a manifestarse.. VI. Una vez se tenga conformidad total, se analizan los registros y expedientes del producto no conforme generado, con el fin de informar el estado de los procesos al Comité de Calidad y a Gerencia. Si lo consideran necesario, se puede solicitar acción correctiva con el objetivo de corregir las causas del problema que dieron origen a la no conformidad. VII. Si se opta por la solicitud de acción correctiva se debe proceder de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y Preventivas, PR-ACPC-0005.

Inicio

I. Detectar

producto y/o

servicio no

conforme.

II. Notificar al

responsable del

proceso.

III. Registrar el

producto no

conforme.

IV. Decidir

tratamiento o

acción a aplicar.

A

V. Implantar el

tratamiento o

acción.

¿Acción

Eficaz?

SI

NO

PROCEDIMIENTO


Pagina: 5/5


Versión: 00

Fecha: 08/2010

7. REGISTROS. N.A.

8. ANEXOS

ANEXO No.


1 MOD-PR-CPNC-0001 REPORTE DEL PRODUCTO NO CONFORME

A

VI. Análisis de

registros y

expedientes.

Fin

¿Es necesario

acción

correctiva?

VI. Solicitud

acción correctiva.

SI

NO

FORMATO Y/O PLANTILLAS

EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

Pagina: 1/2

Código: MOD-PR-AIC-0008

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


AUDITORIA No.______ FECHA: __/__/____

1. FECHA DE LA AUDITORIA: __/__/____

2. LUGAR DE LA AUDITORIA: __________________________________________________________________________ ____

3. IDENTIFICACION DE LOS AUDITADOS: ______________________________________________________________________

____

4. EQUIPO AUDITOR

AUDITOR LIDER: ________________ No.____

AUDITOR EN FORMACION: ___________________ No.____

AUDITOR ACOMPAÑANTE: ___________________ No.____

5. Marcar en cada casilla según su criterio si es Excelente, Bueno, Aceptable, Malo de acuerdo a cada aspecto a evaluar.

DESCRIPCION AUDITOR LIDER AUDITOR EN FORMACION

AUDITOR ACOMPAÑANTE 1

AUDITOR ACOMPAÑANTE 2

ASPECTO A EVALUAR EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA.

Habilidad en la revisión documental

para el desarrollo de la auditoria.

Uso habitual de la lista de

verificación y su adaptación como

guía durante el proceso de auditoria.

Habilidad en la formulación de

preguntas o utilización de estrategias

para obtener información útil a la

auditoria.

Habilidad para obtener un buen

balance y resumen final de cada

entrevista.

Aplicación del enfoque basado en

procesos.

Habilidad para salvar dificultades en

el desarrollo de la auditoria.

Habilidad para identificar y definir

los hallazgos de la auditoria.

Habilidad para clasificar los hallazgos

de la auditoria.

ASPECTO A EVALUAR EN LOS ATRIBUTOS DEL AUDITOR

Habilidad para comunicarse

efectivamente con los auditados.

Auditor de mente abierta en las

diferentes situaciones presentada

durante el desarrollo de la auditoria.


EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

Pagina: 2/2


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


Auditor observador en las diferentes

situaciones presentadas durante el

desarrollo de la auditoria.

Auditor diplomático en las diferentes



Auditor persistente en las diferentes



Auditor seguro en las diferentes



Auditor con disposición para el

trabajo en equipo en las diferentes

situaciones presentada durante el


_____________________ _______________________

JEFE DE AREA RESPONSABLE DEL PROCESO


INFORME DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

Pagina: 1/1


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


AUDITORIA No.______ FECHA: __/__/____

1. FECHA DE AUDITORIA: ___/___/____

2. TIPO DE AUDITORIA: INICIAL______ SEGUIMIENTO _____

3. OBJETIVO:________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

4. ALCANCE:_________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

5. EQUIPO AUDITOR:

5.1 AUDITOR LIDER: ________________________________________ No.______

5.2 AUDITOR FORMACION:___________________________________ No.______

5.3 AUDITOR ACOMPAÑANTE: ________________________________ No.______

6. NORMA DE REFERENCIA:____________________________________________________________________________________

7. AREA Y/O PROCESOS AUDITADOS:____________________________________________________________________________

8. PRINCIPALES FORTALEZAS ENCONTRADAS: _____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

9. LISTADO DE NO CONFORMIDADES.

No. HALLAZGO REQUISITOS DE LA NORMA

10. OBSERVACIONES:__________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

11. CONCLUSIONES:___________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

12. ANEXOS

No. COD. NOMBRE DEL DOCUMENTO

____________ _______________ _______________ AUDITOR LIDER AUDITOR EN FORMACION AUDITOR ACOMPAÑANTE


LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIAS INTERNAS

Pagina: 1/1


Versión: 00

Fecha: 08/2010

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Revisado por:

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Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


AUDITORIA No.____ FECHA DE AUDITORIA: __/__/____

1. EQUIPO AUDITOR:

1.1 AUDITOR LIDER: ________________________________________________

1.2 AUDITOR EN FORMACION: ________________________________________

1.3 AUDITOR ACOMPAÑANTE: ________________________________________

2. ELEMENTO O REQUISITOS DEL SISTEMA:___________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

3. DESARROLLO DE LA AUDITORIA.

No. PREGUNTAS/VERIFICACIONES DOCUMENTACION ASOCIADA

CONCLUSIONES GRADO

GRADO 0: No Aplica; 1: Menor; 2: Mayor; 3: Critica

_______________ ___________________ ____________________

AUDITOR LIDER AUDITOR EN FORMACION AUDITOR ACOMPAÑANTE

FORMATO Y/O PLANTILLA

LISTADO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Página: 1/1

Código: MOD-PR-ACPC-0002

Versión: 00

Fecha: mes/2010

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Comité de Calidad

Aprobado por:

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Gerencia


________________


TIPO ACCION ESTADO DE LA ACCION SOLICITUD

NO.

FECHA AREA/PROCESO

CORRECTIVA PREVENTIVA

DESCRIPCION DE LA ACCION

ABIERTA CERRADA


LISTADO DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

Pagina: 1/1


Versión: 00

Fecha: mes/2010

Elaborado por:


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________________ Gerencia



NUMEROS DE AIC EN LA QUE HA

PARTIPCIPADO

AUDITOR

No.

NOMBRE DEL AUDITOR CERTIFICADO DE FORMACION

AL AF AA TOTAL

OBSERVACIONES

AL: AUDITOR DE CALIDAD; AF: AUDITOR EN FORMACION; AA: AUDITOR ACOMPAÑANTE


LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Pagina: 1/1


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:

________________ Gerente



CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE ENVIO

ORGANIZACIÓN/PARTICULAR MEDIO DE ENVIO RESPONSABLE


LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS INTERNOS

Pagina: 1/1


Versión: 00

Fecha: 08/2010

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Revisado por:

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Comité de Calidad

Aprobado por:

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Gerente


________________


CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE

ENTREGA

PERSONA O SITUACION FECHA DE

RETIRADA

RESPONSABLE

PR PROCEDIMIENTO

M MANUALES


IN INSTRUCTIVOS

FORMATO/PLANTILLA


Pagina: 1/2


Versión: 00

Fecha: 08/2010

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Revisado por:

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Comité de Calidad

Aprobado por:

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Gerencia


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CODIGO DOCUMENTO REVISION FECHA DE

EDICION

# COPIAS CONTROLADAS UBICACION

DE ORIGEN INTERNO

PR PROCEDIMIENTO

M MANUALES


FORMATO/PLANTILLA


Pagina: 2/2


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

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Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


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IN INSTRUCTIVOS

PL PLANOS

DE ORIGEN EXTERNO


PLAN DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

Pagina: 1/1


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


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AUDITORIA No.______ FECHA DE LA AUDITORIA: __/__/____

1. LUGAR DE LA AUDITORIA: _______________________________________________________________________________

2. IDENTIFICACION DE LOS AUDITADOS: _____________________________________________________________________

3. DURACION PREVISTA PARA LA AUDITORIA: __h __ min

4. AREA Y/O PROCESOS A AUDITAR: _________________________________________________________________________

5. NORMA DE REFERENCIA: ________________________________________________________________________________

6. OBJETIVO:_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________ ____

_____________________________________________________________________________________________________

7. ALCANCE:_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________

8. EQUIPO AUDITOR

AUDITOR LIDER: ________________ No.____

AUDITOR EN FORMACION: ___________________ No.____

AUDITOR ACOMPAÑANTE: ___________________ No.____

9. DISTRIBUCION DE FUNCIONES.

HORARIO PROCESO CARGO A ENTREVISTAR AUDITOR ASIGNADO REQ. DE LA NORMA

10. FECHA ENTREGA DEL INFORME FINAL: __/__/____

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AUDITOR LIDER COORDINADOR DE CALIDAD


PLAN DE MEJORA DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

Pagina: 1/1


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

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Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


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PLAN DE AUDITORIA No.______ FECHA: __/__/____

1. FECHA DE LA AUDITORIA: __/__/____

2. LUGAR DE LA AUDITORIA: ___________________________________________________________________________

3. IDENTIFICACION DE LOS AUDITADOS: __________________________________________________________________

4. AREA Y/O PROCESOS AUDITADOS:____________________________________________________________________

5. DESCRIPCION DEL PLAN.

No. HALLAZGO POSIBLE CAUSA ACCION CORRECTIVA PROPUESTA

FECHA LIMITE DE IMPLEMENTACION

_____________________ _______________________

JEFE DE AREA RESPONSABLE DEL PROCESO


PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

Pagina: 1/1


Versión: 00

Fecha: mes/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


TIPO DE AUDITORIA AUDITORIA No.

FECHA ESTIMADA

AREA O PROCESO A

AUDITAR

RESPONSABLES DEL AREA O

PROCESO

OBJETIVO

ALCANCE

AUDITOR LIDER Y

AUDITORES INICIAL SEGUIMIENTO

OBSERVACIONES


REPORTE DEL PRODUCTO NO CONFORME

Pagina: 1/1

Código: MOD-PR-CPNC-0001

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

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Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


________________


REPORTE No.______ FECHA: __/__/____

1. AREA/PROCESO: ___________________________________________________________________________ ____

2. RESPONSABLE DEL PROCESO : __________________________________________________________________ ____

3. JEFE DE AREA: _ ____

4. NO CONFORMIDAD PROVENIENTE DE:

PRODUCTO_____ SERVICO_____

5. ORIGEN DE LA NO CONFORMIDAD:

INTERNA_____ EXTERNA_____

CLIENTE____ PROVEEDOR____ PERSONAL____

6. DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD:____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________ ____

____

7. TRATAMIENTO O ACCION A TOMAR:__________________________________________________________________ ____

____

____

8. SEGUIMIENTO.

NO. OBSERVACIONES

9. EFICAZ: SI____ NO ____

SI ES NO, PORQUE: __ ____

____

10. CONCLUSIONES:________________________________________________________________________________________

_________________________________ ____

11. FECHA DEL CIERRE DE LA NO CONFORMIDAD: __/__/____

_____________________ _______________________

JEFE DE AREA COORDINADOR DE CALIDAD


SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA

Página: 1/1

Código: MOD-PR-ACPC-0001

Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


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SOLICITUD NO. _____ FECHA: __/__/____

AREA O PROCESO: _______________________________________________________________________________________________

JEFE DE AREA: __________________________________________________________________________________________________

DESCRIPCION DEL PROBLEMA: _____________________________________________________________________________________

ACCION CORRECTIVA: SI___ NO___

SI ES NO, ¿PORQUE? ____________________________________________________________________ ____

IDENTIFICACION DE LA CAUSA RAIZ: _____________________________________________ ____

_____________________________________________________________________________ ____

CONCLUSIONES DEL ANALISIS DEL PROBLEMA: ______________________________________ ____

_____________________________________________________________________________ ____

PARTICIPANTES: _____________________ CARGO_____________________________

_____________________ CARGO_____________________________

_____________________ CARGO_____________________________

ACCIONES RESPONSABLE FECHA

NO. OBSERVACIONES RESPONSABLE FECHA

CIERRE DEL PLAN DE ACCION: SI ___ NO ___

SI ES NO, PORQUE?______________________________________________________________________________________________

FECHA DE CIERRE: __/__/____

________________ ________________________

JEFE DE AREA COORDINADOR DE CALIDAD

FORMATOS Y/O PLANTILLAS

SOLICITUD DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

Pagina: 1/1


Versión: 00

Fecha: mes/2010

Elaborado por:

________________


Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerente


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1. FECHA DE SOLICITUD: __/__/____

2. NOMBRE DEL SOLICITANTE:________________________________________________

3. IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA/PROCESO/ACTIVIDAD A AUDITAR:______________________________________________

4. NOMBRES DE LOS AUDITADOS:_______________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

5. IDENTIFICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE AUDITORÍA.

Procedimiento ___ Manual ___Instructivo ___Registro ____Especificación ____Formato y/o Plantilla____

Otro ¿Cuál? _________________________________________________________________________________

Nombre del documento/proceso/actividad a auditar: ____________________________________________________

6. OBJETIVO DE LA AUDITORIA:_________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

7. ALCANCE DE LA AUDITORIA: _________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

__ __________________ ______________________

FIRMA DEL SOLICITANTE FIRMA DEL COORDINADOR DE CALIDAD


SOLICITUD DE MODIFICACION DE LA DOCUMENTACION

Página: 1/1


Versión: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

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Revisado por:

________________

Comité de Calidad

Aprobado por:

________________

Gerencia


____________________


1. FECHA DE LA SOLICITUD: __/__/____

2. NOMBRE DEL SOLICITANTE-CARGO:____________________-____________________

3. ÁREA O DEPARTAMENTO:_________________________________________________

4. DOCUMENTO A MODIFICAR:

• Tipo de Documento:_____________________________________________

• Nombre del Documento:_________________________________________

• Código del Documento:__________________________________________

5. MOTIVO:

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

__________________________________

6. SOLICITA CAMBIO

• DONDE DICE:

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________

• DEBE DECIR:

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________

__________________ ___ _______________________ _____________________

SOLICITANTE COORDINADOR GERENTE DE CALIDAD

658562o77ds_anexo carac. gestión de compras

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