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GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
EN LOS PROYECTOS DE INNOVACIÓN
(Texto incluido en la Guía de Gestión de Proyectos de Innovación
editada por CIDEM Generalitat de Catalunya)
Sr. Carlos Carrera
Dr. Xavier Ayneto
Dtor. de Innovación de IDOM
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LOS PROYECTOS DE INNOVACIÓN
1. INTRODUCCIÓN
Nadie desea tener que redescubrir lo que ya sabe, cometer un error por
segunda vez, u olvidar valiosos conocimientos que costó grandes esfuerzos
conseguir, especialmente en el contexto de los proyectos de innovación. El
conocimiento es uno de los factores económicos más relevantes de nuestro
siglo y su correcta gestión un elemento clave para la competitividad en la
denominada “sociedad del conocimiento”.
Pero el conocimiento es a la vez intangible en tanto en cuanto reside en la
mente de las personas, lo que dificulta su captura, clasificación y reutilización
a nivel corporativo. Para que pueda ser gestionado de forma autónoma, el
conocimiento debe explicitarse, documentarse y hacerse accesible. No
obstante parte del conocimiento no responde a este esquema racional
(intuición, creatividad, experiencia, habilidades) y debe ser gestionado a través
de la propia gestión de los recursos humanos.
El conocimiento, en un sentido amplio, abarca una escala que se extiende
desde los simples datos hasta la comprensión en la mente humana, pasando
por la información. En el primer escalón se sitúan los datos: letras, números,
palabras sin contexto ni significado. Estos datos se estructuran, se capturan y
se transfieren con facilidad. En el segundo escalón se sitúa la in-formación:
datos organizados en un contexto. En el tercer escalón se sitúa el
conocimiento propiamente dicho, información organizada con significado. Este
conocimiento puede ser de primer nivel, si se orienta a la acción dando
respuesta a los cómos (know-how), o de segundo nivel, si da respuesta a los
porqués (know-why) alcanzando entonces la categoría de verdadera
comprensión.
En el paso de datos a conocimiento, pasando por la información, la
participación humana es creciente, mientras que la viabilidad del uso de
tecnologías de la información (IT) es decreciente, tal y como se puede observar
en la siguiente figura:
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LOS PROYECTOS DE INNOVACIÓN
2. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LOS PROYECTOS DE
INNOVACIÓN
El conocimiento que se utiliza y genera durante la realización de un proyecto
de innovación es de tres tipos:
Conocimiento explícito: Es aquel que es posible formalizar mediante reglas
lógicas (racional) y que de este modo puede hacerse accesible a cualquier
persona. El conocimiento explícito puede ser sacado de su contexto original y
generalizado de modo que permita la resolución futura problemas similares al
que lo originaron. Puede plasmarse, en su nivel más bajo, en forma de bases
de datos, etc., o en niveles superiores, como conocimientos teóricos,
procedimientos, guías de diseño, protocolos de ensayo, etc.…
Conocimiento implícito: Es aquel conocimiento de base que se encuentra
contextualizado en la forma de trabajar en el día a día y al que no se hace
referencia explícita (no está formalizado) pero cuya existencia se evidencia a
través de los resultados. La comunicación entre las personas precisa de niveles
de conocimiento implícito equivalentes.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LOS PROYECTOS DE INNOVACIÓN
Conocimiento tácito, que es aquel que posee cada individuo acerca de una
tarea determinada (habilidad o experiencia) y que no puede ser explicitado al
corresponder a cualidades no racionales (intuición, creatividad). Este tipo de
conocimiento hace a cada individuo singular y distinto.
La gestión del conocimiento es la encargada, mediante la aplicación de las
técnicas oportunas y en la medida de lo posible, de codificar y transformar el
conocimiento de cada individuo de la organización en conocimiento explícito
de toda la organización, aumentando así la capacidad conjunta para la
resolución de problemas.
También podría considerarse la existencia de un cuarto tipo de conocimiento,
el conocimiento aplicado, que se refleja en la propia estructura de los
resultados tangibles de los proyectos de innovación y que es en parte
plasmación del conocimiento explícito, en parte fruto de los conocimientos
implícitos y tácitos de las personas que han realizado el proyecto. Dicho
conocimiento se externaliza y clasifica, por ejemplo mediante informes,
documentos, planos, etc. y está embebido en los propios productos y
procesos.
La coexistencia de estos cuatro tipos de conocimiento en el ámbito del
desarrollo de los proyectos de innovación conlleva la necesidad de utilizar
metodologías y herramientas diferenciadas para conseguir una gestión integral
del conocimiento.
3. METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN
DEL CONOCIMIENTO
A continuación se van a exponer algunas de dichas herramientas y
metodologías, pero ¡ojo!, uno de los errores más comunes a la hora de
implantar la gestión del conocimiento es tener un nivel de expectativas poco
realista respecto a las posibilidades de las nuevas tecnologías. No hay que
olvidar que el hecho de compartir el conocimiento puede ser percibido por
algunas personas como una amenaza. En este sentido un clima de confianza y
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un trato adecuado del factor humano es esencial para el éxito; conviene
resaltar que el conocimiento compartido debe ser necesariamente
complementado por el conocimiento intransferible de cada individuo.
Sistemas de gestión documental (EDM: Enterprise Document Management)
Se ha señalado ya que el conocimiento se ha de convertir en la medida de lo
posible en conocimiento explícito, y ello genera la necesidad de almacenar
dicho conocimiento (informes, libros de instrucciones, bases de datos de
materiales, metodologías de diseño, descripción de productos, descripción de
procesos, etc.…).de forma accesible para cualquier usuario, y por tanto se han
de establecer herramientas para su clasificación, búsqueda, almacenamiento y
extracción. El hecho de que la información esté en soporte informático facilita
la aplicación de herramientas IT para este propósito.
Sistemas de ingeniería basados en el conocimiento KBE
El KBE (Knowledge Based Engineering).es una tecnología que permite a las
compañías capturar y desarrollar el conocimiento explícito de sus ingenieros,
conjuntamente con las mejores prácticas de fabricación, legislación, costes,
etc.…
Un sistema KBE, proporciona un entorno de software en el que un ingeniero de
desarrollo de KBE experimentado puede crear aplicaciones informáticas KBE,
que son después usadas por ingenieros y diseñadores, usuarios finales, para
los que la aplicación KBE proporciona una aproximación estructurada al
diseño. Por ejemplo, la generación de geometría es automatizada y controlada
mediante reglas codificadas por el ingeniero de desarrollo KBE, lo que permite
al usuario concentrarse en las necesidades funcionales del producto y no en
los detalles del análisis de ingeniería. Las sucesivas evoluciones del sistema
KBE permiten la incorporación de los nuevos conocimientos y experiencias.
Se trata de una herramienta muy potente en un contexto de innovación
incremental de una gama de productos semejantes, pero no es adecuada para
fomentar la innovación radical.
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La ingeniería concurrente CE
En la actualidad existe un amplio consenso en afirmar que la ingeniería
concurrente (Concurrent Engineering) es la forma más eficiente de hacer
ingeniería en un entorno cada vez más competitivo. Puede definirse la
ingeniería concurrente como el conjunto de técnicas destinadas a acortar el
tiempo de desarrollo de los proyectos (time-to-market), incorporando la voz
del cliente y garantizando al mismo tiempo la calidad del producto durante
todo su ciclo de vida, desde el diseño hasta el reciclaje, mediante la realización
simultánea de actividades y el trabajo en equipos multidisciplinares.
Una de las características distintivas de la ingeniería concurrente es
precisamente la integración de conocimientos mediante la utilización de
equipos multifuncionales (marketing, oficina técnica, producción, etc.). Este
hecho permite minimizar uno de los grandes problemas del enfoque clásico de
la ingeniería que es sin duda la división del trabajo en compartimentos
estancos y deficientemente comunicados. Se fuerza la integración entre
departamentos, especialmente entre ingeniería de producto y producción, y
con los proveedores, lo que reduce el impacto de la división de trabajo en
áreas de especialización y gestión. Sólo mediante la integración es posible
tomar en consideración todo el conocimiento de las disciplinas relevantes en
cada fase del desarrollo del producto, incluso el de tipo tácito.
Además de mejorar la comunicación, la integración evita la repetición
innecesaria de tareas por diferencias de criterios u omisiones, y la
suboptimización derivada de enfoques excesivamente parciales.
Sistemas PDM/EDM.
Product Data Management (PDM) y Engineering Data Managent (EDM). Son dos
conceptos que se pueden considerar sinónimos, e incluso equivalentes, no
obstante algunos autores consideran que el EDM gestiona los datos dentro del
desarrollo de un proyecto ingenieril, mientras que el PDM no sólo gestiona los
datos, sino también el proceso.
El objetivo de los sistemas PDM está orientado a soportar el conocimiento
tecnológico aplicado y consiste en maximizar los beneficios de la aplicación de
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LOS PROYECTOS DE INNOVACIÓN
la ingeniería concurrente en lo que se refiere al time-to-market, manteniendo
un control total sobre los datos y su distribución automática a los individuos
que los necesitan y cuando los necesitan. Los sistemas PDM consiguen estos
objetivos gestionando los datos, que se guardan en un soporte único, donde
su integridad puede estar asegurada y todos los cambios realizados son
seguidos, controlados y registrados.
Los sistemas de gestión de datos, deben de ser capaces de gobernar datos de
producto, tanto documentales como de sus atributos, así como las relaciones
entre ellos. La clasificación es fundamental en los sistemas PDM. Toda la
información similar por atributos ha de ser capaz de ser agrupada de forma
conjunta.
Los sistemas PDM permiten la reutilización eficaz de partes de proyectos
anteriores en los nuevos proyectos. Además de la gestión de datos del
producto, algunos sistemas PDM gestionan también los propios procesos de
diseño y desarrollo así como el flujo de datos.
Sistemas específicos para la gestión del conocimiento KM
Actualmente se están desarrollando sistemas dedicados específicamente a la
gestión del conocimiento basados, principalmente, en el uso de la tecnología
de internet. Estos sistemas permiten crear grandes almacenes de
conocimientos (explícitos) sistematizados y formalizados, soportados
informáticamente. El hecho de que estén construidos sobre una intranet facilita
el acceso al sistema así como la interacción con el usuario. Por tanto, estos
sistemas permiten realizar una parte importante de las funciones de la gestión
del conocimiento, es decir la clasificación, almacenamiento, y localización
asistida para facilitar el acceso al conocimiento de toda la empresa. Las
intranets de conocimiento ofrecen además herramientas para gestionar el
conocimiento tácito, como foros de discusión, “páginas amarillas” de
conocimiento, e incluso buscadores de perfiles determinados para facilitar la
localización, dentro de la empresa, de personas con las habilidades y
conocimientos para resolver problemas determinados.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LOS PROYECTOS DE INNOVACIÓN
Es previsible que estas herramientas vayan tomando importancia en el futuro y
probablemente llegarán a integrar las funcionalidades del resto de
herramientas presentadas, siendo un potente soporte para la realización
eficiente de los proyectos de innovación.
4. VALOR ECONÓMICO DEL CONOCIMIENTO
Un último aspecto a considerar es que el conocimiento generado en los
proyectos de innovación tiene un valor económico que debe ser medido,
manejado y protegido adecuadamente. En este sentido hay que tener presente
que el conocimiento diferencial constituye una clara ventaja competitiva.
Forma parte del capital intelectual de la empresa y constituye una de sus
principales ventajas competitivas. En cada caso será necesario analizar la
conveniencia, de proteger dicho conocimiento, en sus diversas
manifestaciones, a través de patentes, copyrights, etc… o dejarlo como secreto
profesional.
Sr. Carlos Carrera
Dr. Xavier Ayneto
Dtor. de Innovación de IDOM