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Gestión de los Costos del Proyecto

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Gestión de los Costos del Proyecto

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Los recursos para los proyectos son finitosEs uno de los temas mas sensibles en la Gestión de Proyectos

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Inicio Planificación EjecuciónSeguimiento y

ControlCierre

Integración

1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

27. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto28. Gestionar el Conocimiento del Proyecto

37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto38. Realizar el control integrado de cambios

49. Cerrar el proyecto o fase

Alcance

4. Planificar la Gestión del Alcance5. Recopilar Requisitos6. Definir el alcance7. Crear la EDT/WBS

39. Validar el Alcance40. Controlar el Alcance

Cronograma

8. Planificar la Gestión del Cronograma9. Definir las Actividades10. Secuenciar las Actividades11. Estimar la Duración de las Actividades12. Desarrollar el Cronograma

41. Controlar el Cronograma

Costos13. Planificar la Gestión de los Costos14. Estimar los Costos15. Determinar el Presupuesto

42. Controlar los Costos

Calidad 16. Planificar la Gestión de la Calidad 29. Gestionar la Calidad 43. Controlar la Calidad

Recursos17. Planificar la Gestión de los Recursos18. Estimar los Recursos de las Actividades

30. Adquirir recursos31. Desarrollar al equipo 32. Dirigir al equipo

44. Controlar los recursos

Comunicaciones19. Planificar la Gestión de las Comunicaciones 33. Gestionar las Comunicaciones 45. Monitorear las

Comunicaciones

Riesgos

20. Planificar la Gestión de los Riesgos21. Identificar los riesgos22. Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos23. Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos24. Planificar la respuesta a los Riesgos

34. Implementar la respuesta a los riesgos 46. Monitorear los riesgos

Adquisiciones25. Planificar la Gestión de las Adquisiciones 35. Efectuar las adquisiciones 47. Controlar las

adquisiciones

Interesados2. Identificar a los interesados

26. Planificar el Involucramiento de los Interesados

36. Gestionar la participación de los interesados

48. Monitorear el Involucramiento de los interesados

Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

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Con que contamos para hacer el Plan de los Costos?

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Acta de Constitución del Proyecto

Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión del Cronograma• Plan de Gestión de los Riesgos

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Planificar la Gestión de Costos

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Es el documento que nos indicara el proceso administrativo por el cualmanejaremos los gastos y costos del proyecto, este incluye:

• Unidades de Medida

• Niveles Adecuados de Precisión

• Formatos de Reportes

• Procedimientos de la organización a utilizar

• Procedimientos para actualizar elpresupuesto

• Reglas para Medición del Desempeño delpresupuesto

• Descripción de Procesos

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Ejemplo de Plan de Gestión de Costos

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Formato de la Moneda

Nivel de Precision

Procedimientos

Medicion del Desempeño

Reportes de Alto Nivel

Plan de Gestion del CostoSe estara utilizando el US$ para realizar el calculo del proyecto, para gastos que no se realicen en US$ se utilizara el

tipo de cambio del Banco Industrial del mes que es aproximadamente de US$ 1.00 x Q.7.45

Para todos los calculos se estaran manejando los valores en multiplos de miles, es decir si el valor es de US$ 1,554.30

se estara redondeando a US$ 1,600.00, si el valor de redondeo es menor a 5 se redondea al valor menor. Ejemplo:

US$ 1,423.34 se volvera US$ 1,400.00. Se expresara como US$ 1.4 K, adicionalmente todos los valores primero se

realizara el calculo a US$ y luego se redondeara

Para la realizacion de compras se utilizaran los procesos establecidos por la organizacion, para compras mayores se

realizan 3 cotizacion y para compras menores de Q.1,000.00 se utiliza fondos de caja chica

Cuando el gasto sea menor al presupuesto en un 10%, se volveran a realizar los calculos a futuro para proyectar

mejor, cuando sea el gasto con una variacion menor al 10%, el PM se encargara, cuando sea superior al 10% se

encargara el Patrocinador, y se tendra reunion con la Junta Directiva

Se estaran manejando semaforos, en los cuales verde que esta en un rango del 90-110%, amarillo cuando este en un

rango del 110-125%, y rojo cuando este superior al 125%

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ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






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Elaborar la Línea Base del Costo (Presupuesto)

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Estimar los Costos

Determinar el Presupuesto

Elaborar la Línea Base del Costo

Costos

Planificación

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Aspectos Generales

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Mano de Obra + Materiales = Costo de la Actividad

Costo de la Actividad

+ Reservas de Contingencia

+ Costo de la Calidad

= Costo Total de la Actividad

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A que actividades o Paquetes de Trabajo le agregamos Reserva y Calidad?

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Reserva de Contingencia: Es una reserva que seutiliza para los riesgos que pueden darse. Se utilizarápara todas las actividades que impliquen riesgos,después de aplicar acciones para minimizar laprobabilidad o el impacto.

Costo de la Calidad: Es un monto a establecer paralograr el aseguramiento de la calidad. Esto se puedehacer tomando en cuenta el paquete de trabajo (EDT)y asignándole una actividad adicional que sea elaseguramiento de la calidad y asignarle un valor a esaactividad.

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Ejemplo de Reserva de Contingencia

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Descripción Probabilidad ImpactoCalculo de la

ReservaValor

El contratista puede que terminetarde la Actividad

20%Costo extra de US$ 10,000.00

0.20*$10,000.00 US$ 2,000.00

Las pruebas de calidad puede queden mas errores de lo aceptable

25%Cueste US$ 4,500.00 mas en arreglarlos

0.25* US$ 4,500.00 US$ 1,125.00

Debido a problemas en aduanaspuede que se atrasen piezas 20%

Se tengan que traer a un costo mayor de US$ 1,000.00

0.20*US$ 1,000.00 US$ 200.00

Reserva para Contingencia US$ 3,325.00

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Ejemplo de Presupuesto de Control de Calidad

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Adicional a las actividades que implican desarrollo de pantallas, agregamos otra actividadque implica realizar pruebas de esas pantallas que estén funcionando bien.

Esto implica tanto agregar tiempo como costo. Esto nos permite controlar de una mejormanera los costos asociados a diferentes paquetes de trabajo.

A veces la actividad es única y es necesario controlar también su calidad.

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Con que contamos para estimar los costos?

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Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de los Costos• Plan de Gestión de la Calidad• Línea Base del Alcance

Documentos del Proyecto• Registro de Lecciones Aprendidas• Cronograma del Proyecto• Requisitos de Recursos• Registro de Riesgos

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Con que herramientas lo podemos hacer?

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• Juicio de Expertos• Estimación Análoga• Estimación Paramétrica• Estimación por Tres Valores• Estimaciones Ascendentes• Estimación Descendente

• Análisis de Alternativas• Análisis de Reservas

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Que tipo de Estimación usamos y en que momento?

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Tipo ExactitudEsfuerzo (Tiempo)

Juicio de Expertos

Estimación Análoga

Estimación Paramétrica

Estimación por Tres Valores - Distribución Triangular o Promedio Simple

Estimación por Tres Valores - Distribución Beta

Estimación Ascendente

Estimación Descendente

• Tenemos que visualizar las actividades o paquetes de Trabajo que pueden manejarestimaciones distintas

• Mientras mas valor monetario tiene una actividad mas importancia le debemos dedar a tener un estimado mas preciso y mas tiempo le debemos de dedicar a laestimación

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Diferencia entre Costos Directos y Costos Indirectos

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Costos Directos: Es todo costorelacionado directamente con unproyecto.

Ejemplo: El salario de un albañildestinado a un proyecto especifico

Costos Indirectos: Son los costosque pueden afectar múltiplesproyectos.

Ejemplo: El salario de larecepcionista de la oficina

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Como lo calculamos?

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Centro de Costos: Es una agrupación a través de la cual se suman loscostos relacionados a un paquete de trabajo o un proyecto

Costos Directos: Se asignan directamente al centro de costos

Costos Indirectos: Se asignan a través de un porcentaje(generalmente lo realiza el Gerente Financiero) al centro de costos

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Ejemplo de Distribución de Costos

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Proyecto:

Centro de Costo:

Nombre Puesto Salario Porcentaje Valor

Pedro Lopez Analista-Programador 7,000.00Q 100% 7,000.00Q

Juan Lara DBA 8,000.00Q 100% 8,000.00Q

Maria Solorzando Diseñadora 5,000.00Q 100% 5,000.00Q

Nombre Puesto Salario Porcentaje Valor

Sara Gomez Recepcionista 3,000.00Q 5% 150.00Q

Pedro Ramirez Contador 4,500.00Q 10% 450.00Q

Cambio de SW de Cliente-Servidor a WEB

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Costos Directos Asignados

Costos Indirectos

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Visualización en Microsoft Project

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Elaborar la Línea Base del Costo (Presupuesto)

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Estimar los Costos


Elaborar la Línea Base del Costo

Costos

Planificación

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Con que contamos para hacerlo?

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Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de los Costos• Plan de Gestión de los Recursos• Línea Base del Alcance

Documentos del proyecto• Base de las Estimaciones• Estimaciones de Costos• Cronograma del Proyecto• Registro de Riesgos

Documentos de Negocio• Caso de Negocio• Plan de Gestión de Beneficios

Acuerdos

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Como lo realizamos?

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Presupuesto: Se basa en buscar en el historial de proyectos,agregarle los fondos de reservas e integrar todos los costos.

Conciliación de Limite de Fondos: Debemos de conciliar losfondos necesarios con la disponibilidad de fondos a lo largo delproyecto.

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Conciliación de Fondos

Presupuesto

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Tipos de Reservas

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• Reserva para Contingencias: Son asignaciones para cambios no planificados, peropotencialmente necesarios, que pueden resultar de riesgos identificados en elregistro de riesgos.

• Reservas de Gestión: Es dinero reservado para cambios no planificados al alcance yal costo del proyecto, son los riesgos no conocidos o eventos que pudieran sucederpero que no han estado identificados. El director del proyecto puede necesitarobtener la aprobación antes de comprometer o gastar la reserva de gestión.

Las reservas no forman parte de la línea base del costo, pero pueden incluirse en elpresupuesto total del proyecto. Las reservas no se incluyen como parte de los cálculosde la medición del valor ganado.

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Ejemplo de Reserva de Contingencia y Reserva de Gestión

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Descripción Probabilidad Impacto Calculo de la Reserva

Valor

El contratista termine tarde la Actividad

20% Costo extra de US$ 10,000.00

0.20*$10,000.00 US$ 2,000.00

Las pruebas de calidad den mas errores de lo aceptable

25% Cueste US$ 4,500.00 mas en arreglarlos

0.25* US$ 4,500.00 US$ 1,125.00

Debido a problemas en aduanas se atrasen piezas

20% Se tengan que traer a un costo mayor de US$ 1,000.00

0.20*US$ 1,000.00 US$ 200.00

Reserva para Contingencia US$ 3,325.00

Reserva de Gestión: Se estará manejando una reserva de gestión del 4% del valor del proyecto, y para utilizarla se debe de tener la

autorización del Patrocinador del Proyecto

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Que Obtenemos?

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Estimación del Costo de las Actividades

Estimación de Costos de los Paquetes de

Trabajo

Cuentas de Control Línea Base de Costos

Presupuesto del Proyecto

Reserva para Contingencias de la

EDT

Reserva de Gestión

Reserva para Contingencias de

las Actividades

• Línea Base de Costos (Presupuesto): Es la cantidad de fondos que van a sernecesarios para lograr cumplir con el proyecto, eso implica reservas y llevarlo anivel de cada paquete de trabajo de la EDT.

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Explicación a través de la EDT

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Proyecto

Cuenta de Control 1 Cuenta de Control 2 Cuenta de Control 3

Paquete de Trabajo 1


Actividad 1

Actividad 2

En los paquetes de trabajo o en las actividades es endonde incluimos las reservas de contingencia.

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Proyecto




Actividad 1

Actividad 2

En las cuentas de control generalmente incluimos loscostos indirectos (ejemplo: salario de larecepcionista), así como también los gastos deGestión del Proyecto (podemos manejar una cuentade control, específicamente para ello).

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Proyecto




Actividad 1

Actividad 2

También tendremos la reserva de gestión que se le agregará al proyecto, todos estos costos asociados al incluirse se vuelven el presupuesto

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Conciliación de Fondos

Presupuesto

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Que obtendremos?

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• Requerimientos de Fondos: Los requerimientos de fondos se fundamentan de lalínea base del presupuesto. La recepción de fondos no es continua, si no que se daa lo largo de periodos en la duración del proyecto.

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Como lo hacemos?

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• Determinamos a través de reuniones con el Patrocinador o con el encargado financiero comonos estarán brindando los fondos (mensual, cada tres meses, etc..) y establecemos esos comoperiodos para recibir fondos

• Usualmente cada periodo lo podemos agrupar en el cronograma a través de hitos, que seránhitos de pago

• Vamos agrupando las actividades del cronograma dentro de esos hitos de maneracronológica.

• Ya que tenemos las actividades de manera cronológica hacemos un corte en el hito y eso nosbrindaría los requerimientos de fondos que necesitamos

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ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






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Con que contamos para hacerlo?

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Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de los Costos• Línea Base de los Costos

Documentos del proyecto• Registro de Lecciones Aprendidas

Requisitos de financiamiento del proyecto

Datos de desempeño del trabajo

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Respuestas Objetivas al Avance del Proyecto

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• No se puede decir:

• “Vamos bien”, “Vamos Regular”, o “Vamos Mal”

• Lo que le interesa a los interesados (Stakeholders) son respuestas masnuméricas:

• Vamos a un 90% de lo esperado, o vamos a un 110% de lo esperado• Vamos acorde al tiempo esperado pero llevamos un 5% de costos

adicionales

• Adicionalmente, esperan saber si acabaremos en tiempo y en costo, unatendencia:

• Terminaremos en tiempo pero en un 8% de costos adicionales• Se acabara el proyecto una semana posterior a lo previsto, pero

estaremos gastando lo presupuestado

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Análisis de Datos

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Gestión del Valor Ganado (EVM): Establece la medición del desempeño con respecto aldesempeño real del cronograma y del costo. Se utiliza:

• Valor Planeado (PV = Planned Value)• Valor Ganado (EV = Earned Value)• Costo Real (AC = Actual Cost)

Análisis de Variación: El análisis de variación constituye la explicación (causas, impacto yacciones correctivas) de las variaciones de:

• Costo (CV = Cost Variance)• Cronograma (SV = Schedule Variance)• Variación de la conclusión (VAC = Variance at Completion)

Análisis de Tendencias: El análisis de tendencias examina el posible desempeño delproyecto para determinar si estará mejorando o si se está deteriorando. Esto se realiza através de:

• Pronósticos

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Términos a Comprender

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Abreviatura Nombre Interpretación

PVValor Planeado (Planned Value)

Al día de hoy, cual es el valor estimado del trabajo a realizar?

EVValor Ganado (Earned Value)

Al día de hoy, cual es el valor estimado del trabajo realmente realizado?

ACCosto Real

(Actual Cost)Al día de hoy, cual es el costo incurrido para el

trabajo realizado?

BACPresupuesto hasta Concluir

(Budget at Completion)Cuanto presupuesto necesitamos para la

totalidad del esfuerzo a realizar?

EACEstimado hasta la Finalización

(Estimate at Completion)Cuanto esperamos que cueste el proyecto hasta

finalizar?

ETCEstimado para Completar(Estimate to Complete)

A partir de este momento, cuanto mas consideramos que cueste acabar el proyecto?

VACVarianza hasta CompletarVariance at Completion

A partir de este momento cuanto sobre o bajo el presupuesto esperamos que se lleve?

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Concepto del Valor Ganado (EV = Earned Value)

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Formulas del Análisis de Variación

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Valor que se planeó que tenga la actividad


Valor que ha ganado la actividad al estar realizada en un porcentaje

ACCosto Real

(Actual Cost)Costo que se ha incurrido hasta el momento

BACPresupuesto hasta concluir

(Budget at Completion)Valor que se estima se necesitará tener para completar la actividad

Abreviatura Nombre Formula Interpretación

CVVariacion del Costo

(Cost Variance)CV = EV – AC

Valor Positivo = Por debajo del costo planificadoCero = En el costo planificadoValor Negativo = Por encima del costo planificado

SVVariacion del Cronograma

(Schedule Variance)SV = EV – PV

Valor Positivo = Antes de lo previstoCero = A tiempoValor Negativo = Retrasado

CPIIndice de Desempeño del Costo

(Cost Performance Index)CPI = EV / AC

Mayor de 1.0 = Menor Porcentaje gastadoIgual a 1.0 = En PresupuestoMenor de 1.0 = Mayor Porcentaje gastado

SPIIndice de Desempeño del Cronograma

(Schedule Performance Index)SPI = EV/PV

Mayor de 1.0 = Mas Porcentaje de TiempoIgual a 1.0 = Lo mismo para completarMenor de 1.0 = Menor Porcentaje de Tiempo

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Fórmulas del Análisis de Tendencias

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Valor que se planeó que tenga la actividad


Valor que ha ganado la actividad al estar realizada en un porcentaje

ACCosto Real

(Actual Cost)Costo que se ha incurrido hasta el momento

BACPresupuesto hasta concluir

(Budget at Completion)Valor que se estima se necesitará tener para completar la actividad

Abreviatura Nombre Formula Interpretación

VACVariación a la Conclusión(Variance at Completion)

= BAC – EACMayor de 1.0 = Por debajo del costo planificado hasta el finalIgual a 1.0 = En el costo planificadoMenor de 1.0 = Por encima del costo planificado hasta el final

EACEstimación a la Conclusión(Estimate at Completion)

= BAC / CPI

= AC + BAC – EV= AC + ETC Ascendente= AC + (( BAC – EV ) / (CPI x SPI))

Si el SPI es el mismo para todo el proyecto (no hay mayor variación)Si el trabajo futuro será realizado al ritmo previstoSi el plan inicial ya no es validoSi tanto el CPI como el SPI influyen en el trabajo restante

ETCEstimación hasta la Conclusión

(Estimate to Complete)= EAC – AC Si el trabajo esta avanzando acorde al plan

TCPIÍndice de Desempeño del

Trabajo x Hacer(To Complete Performance Index)

= (BAC-EV)/(BAC-AC)= (BAC-EV)/(EAC-AC)

Mayor de 1.0 = Mas difícil de completarIgual a 1.0 = Lo mismo para completarMenor de 1.0 = Mas fácil de completar

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Ejemplo de Control de Costos y Presupuesto

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Descripción del Proyecto:• A nuestro equipo le solicitaron encargarse del proyecto de plantar arboles en una nueva

planta

El Plan:• 30 grupos de 20 arboles (600 arboles)• 5 grupos de 20 arboles por día (100 arboles)• Presupuesto por árbol sembrado US$ 2.90 (US$ 2.50 por árbol + US$ 0.40 por fertilizante)• Presupuesto total US$ 1,740.00 (US$ 2.90 x 600)

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Ejemplo de Control de Costos y Presupuesto

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Después del primer día...• Se han sembrado únicamente 70 arboles (se esperaba que se sembraran 100)• El costo se incremento a US$ 350.00 (el costo por día era de US$ 290.00, se incremento US$

147.00 debido a que quien los siembra se enfermo y tuvimos que utilizar a alguien mas)

Calculo Simple de Valor Ganado (Earned Value):• Earned Value (EV): 70 arboles plantados a US$ 2.90 cada árbol = US$ 203.00• Valor Planeado (PV): 100 arboles plantados a US$ 2.90 cada árbol = US$ 290.00• Costo Actual (AC): 70 arboles plantados a US$ 2.90 + US$ 147.00 = US$ 350.00

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Ejemplo de Control de Costos

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Después del primer día...• Se han sembrado únicamente 70 arboles (se esperaba que se sembraran 100)• El costo se incremento a US$ 350.00 (el costo por día era de US$ 290.00, se incremento US$ 147.00)

Calculo Simple de Valor Ganado (Earned Value):• Valor Ganado (Earned Value) EV: 70 arboles plantados a US$ 2.90 cada árbol = US$ 203.00• Costo Presupuestado (Budgeted Cost) BC: 100 arboles plantados a US$ 2.90 cada árbol = US$ 290.00• Costo Actual (Actual Cost) AC: 70 arboles plantados a US$ 2.90 + US$ 147.00 = US$ 350.00

Estamos acá (AC)

Deberíamos estar acá (BC)

Cost Variance (EV – AC):US$203 – US$350 = - US$147

El proyecto ha ganado esto (EV)

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Ejemplo de Control de Costos

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Análisis• Estamos sobre presupuesto, y hemos gastado US$ 203 / US$ 350 = 58% mas• Este se llama porcentaje de costo de variación o CV%

Estamos acá (AC)

Deberíamos estar acá (BC)

Cost Variance (EV – AC):US$203 – US$350 = - US$147

El proyecto ha ganado esto (EV)

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Ejemplo de Control de Cronograma

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Análisis• Estamos atrasados en cronograma, y hemos hecho únicamente US$ 203 / US$ 290 = 70% del trabajo• Este se llama porcentaje de variación de cronograma o SV%

Estamos acá

Variacion de Cronograma (EV – PV)US$203 – US$290 = - US$87

Acá deberíamos estar

Variación en Tiempo

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Vista a Futuro o Tendencias

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Análisis• Si se continua a ese ritmo necesitaremos US$ 1,740 / 58% = US$ 3,000 (costo estimado para

completar) y 6 días / 70% = 8.57 días (cronograma estimado para completar)• Si deseamos finalizar en presupuesto necesitamos (1,740 – 290) / (1740 -350) = 104.3 % de esfuerzo

para terminarlo• Si deseamos terminar en tiempo necesitamos (600 – 70) / (600 – 100) = 106% de esfuerzo para

terminarlo

Sobrecosto

Corrimiento en Tiempo

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Que obtendremos del Proceso Controlar los Costos?

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Información del Desempeño del Trabajo

Pronostico de Costos

Solicitudes de Cambio

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de los Costos• Línea Base de los Costos• Línea Base para la medición del desempeño

Actualizaciones a los documentos del Proyecto• Registro de Supuestos• Base de las Estimaciones• Estimaciones de Costos• Registro de Lecciones Aprendidas• Registro de Riesgos

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Visualización en Microsoft Project

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Recomendaciones

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Realizar una grafica con costo y cortes en el tiempo,en base a las formulas anteriormente vistas.

Realizar dentro de la misma grafica con costo ytiempo, el plan que se esperaba tener.

Se podrán visualizar tendencias:No se espera terminar según lo esperadoSe espera terminar en base a lo esperadoSe espera terminar mejor a lo esperado

Generalmente cuando vamos atrasados oadelantados, se espera del PM que indique lasrazones por las cuales no se cumplió el pronostico.

Y también que genere recomendaciones de comomejorarlo. Es conveniente llevar unas 3 opciones.

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Dudas

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