3.6 precisión de registros en inventarios

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo muestra el diseño de inventario Cíclico para llevar el manejo de

inventarios, especialmente para empresas de servicios, conociendo la importancia

alcanzada por el avance tecnológico, el poco tiempo que se tiene disponible para realizar

los trabajos diarios, la exactitud y velocidad que se exige que se tenga la información para

la toma de decisiones, lleva a tener una mejor confiabilidad en el manejo de inventario.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y servicios; de ahí la

importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable

permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al

final de periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. El

inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es

decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en almacén valorada al costo de

adquisición, para la venta o actividades productivas.

Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos de los sistemas de

inventarios, métodos, sistemas y control.

DESARROLLO

EXACTITUD EN LOS REGISTROS

Las buenas políticas de inventarios pierden sentido si la administración no sabe que hay

en su inventario. La exactitud de los registros es un elemento esencial de todo sistema de

producción e inventarios. Esta pre-cisión de invéntanos en cisión en los registros permite a

las organizaciones centrarse en los artículos que necesitan, en lugar de aceptar que haya

"un poco de todo" en su inventario. Sólo cuando la organización sabe con exactitud con

que cuenta, toma decisiones concretas de órdenes, programación y embarque.

Para asegurar la precisión, el registro de entradas y salidas debe ser bueno, como tiene

que serlo la seguridad del almacén. Un almacén bien organizado se caracteriza por

acceso restringido, buen manejo y arcas de almacenamiento para alojar cantidades fijas

de existencias Los cajones, los espacios en los anaqueles y las partes se etiquetan con

exactitud. El enfoque de la Malina de Estados Unidos para mejorar la exactitud de sus

registros de inventario se analiza en el recuadro AO en acción "lo que la Marina aprendió

de Wal-Mart acerca de inventarios".

CONTEO CÍCLICO

Aunque la organización haya realizado esfuerzos considerables para registrar con

precisión su inventario, dichos registros deben verificarse mediante una auditoria continua.

Esas auditorias se conocen como contén cíclica. Históricamente, muchas empresas

llevaban a cabo invéntanos físicos anuales. No obstante. esta práctica suele significar el

cierre temporal de las instalaciones y que personas sin experiencia cuenten partes y

materiales. En su lugar, los registros del inventario deben verificarse con una

comprobación del ciclo. Esta técnica utiliza la clasificación del inventario desarrollada en el

análisis ABC. Con los procedimientos de conteo cíclico, periódicamente se cuentan los

artículos, se verifican los registros y se documentan las imprecisiones. Se rastrea la causa

de las imprecisiones y se toman las medidas correctivas para asegurar la integridad del

sistema de inventario. Los artículos A se cuentan con frecuencia quizás una vez al mes:

los artículos B se cuentan con menos frecuencia tal vez cada trimestre: y los artículos C se

cuentan es probable que una vez cada seis meses. En el ejemplo 2 se ilustra cómo

calcular el número de artículos de cada clasificación que debe contarse todos cada día.

MINIMIZACIÓN DE LOS COSTOS

La meta de casi todos los modelos de inventarios es minimizar los costos totales. Con las

suposiciones dadas, los costos significativos son el costo de preparar (o de ordenar) y el

costo de mantener (o de manejo). Los demás costos son constantes, como el costo del

inventarío en sí. En consecuencia, si minimizamos la suma de los costos de ordenar y

mantener, minimizaremos el costo total. Para ayudar a visualizar este concepto, en la

figura 12.4 se graficaron los costos totales como función de la cantidad de la orden o el

tamaño del lote. Q. El tamaño óptimo del lote. Q*. es la cantidad que minimiza el costo

total. Conforme aumenta la cantidad ordenada, disminuye el número total de órdenes

colocadas por año. Así, si la cantidad ordenada crece, el costo anual de ordenar o

preparar decrece. Pero si aumenta la cantidad ordenada, el costo de mantener también

aumenta, ya que se mantiene un inventario promedio mayor.

Como se observa en la figura 12.4, al reducir los costos de preparación o bien de

mantener, la curva del costo total se reduce. Una reducción en la curva del costo de

preparar también reduce la cantidad óptima de la orden (tamaño del lote). Además, los

lotes de menor tamaño tienen un impacto positivo en la calidad y la flexibilidad de

producción. En Toshiba, el conglomerado japonés de 40 mil millones de dólares, los

modelos cambian aun cuando los trabajadores apenas hayan fabricado 10 computadoras

portátiles de un modelo. La flexibilidad en el tamaño del lote ha permitido a Toshiba

desplazarse hacia un sistema.

FIGURA 12.4- Costo total como función del tamaño del lote

Observe que en la figura 12.4 la cantidad óptima a ordenar ocurre en el punto donde la

curva del costo de ordenar se cruza con la curva del costo de mantener el inventarlo. Pero

no ocurre así por casualidad. Con el modelo EOQ. la cantidad óptima a ordenar ocurrirá

en el punto donde el costo total de preparación es igual al costo total de mantener.

Usaremos este hecho para desarrollar las ecuaciones que dan directamente el valor de

Q*. Los pasos necesarios son:

1.- Desarrollar una expresión para el costo de ordenar o di' preparación.

2.- Desarrollar una expresión para el costo de mantener

3.- Establecer el costo de preparación igual al costo de mantener.

4.- Despejar la cantidad óptima a ordenar de esta ecuación.

1.- Usando las siguientes variables determinamos los costos de ordenar, mantener y

despejar Q*.

Q= número de piezas por orden

Q* = número óptimo de pieza* a ordenar (EOQ)

D = demanda anual en unidades del articulo en inventario

S =costo de ordenar o de preparación para cada orden

H = costo de mantener o manejar inventario par unidad por año

1. Costo anual de ordenar = (numero de órdenes colocadas por año) X (costo de ordenar

o preparar por orden)

R. Anthony Inman, "The Impact of lot-size Reduction on Quality", Production and Inventory

Management Journal 35, núm, 1 (primer trimestre de 1994): 5-8; e International journal of

Production Economic (1 de agosto de 1996): 37-46.

"Este es el caso cuando los costos de mantener son lineales y parten del origen, es decir,

cuando los costos de inventario no disminuyen (o aumentan) conforme aumenta el

volumen del inventario y todos los costos de mantener sufren incrementos pequeños.

También es probable que haya cierto aprendizaje cada vez que se realiza una preparación

(o una orden), hecho que disminuye los costos subsecuentes de preparación. en

consecuencia, es probable que el modelo EOQ sea un caso especial. No obstante,

acatamos la sabiduría convencional de que este modelo es una aproximación razonable

EJEMPLO

Esta tienda espera cuatro semanas para recibir una orden de pantalones vaqueros levis

501 solicitada al fabricante. Si la tienda vende cada semana 10 pan talones Levis talla

30-32, el gerente solicitaría dos anaqueles, mantener 40 pantalones en el segundo

anaquel y colocar una orden en el momento cuando el primer anaquel se vacié. Éste

sería un sistema de reorden de cantidad fija. Este sistema también se conoce como de

"dos contenedores ". y es ejemplo de un enfoque muy elemental, pero efectivo en la

administración de inventarios.

La expresión del costo total de inventario se escribe de manera que incluya el costo real

del material comprado. Si suponemos que la demanda anual y el precio por cada aguja

hipodérmica son valores conocidos (por ejemplo, 1,000 agujas hipodérmicas por año a

P= $10) y que el costo total anual debe incluir el costo de la compra, entonces la

ecuación (12-5) se convierte en

Como los costos de material no dependen de una política de órdenes particular, se incurre

en un costo anual de materiales de D x P (1,000)($IO)=$10.000 (Más adelante en este

capítulo, analizamos el caso en que lo anterior tal vez no sea cierto, es decir, cuando se

dispone de un descuento por cantidad).

MODELO ROBUSTO

Uno de los beneficios del modelo EOQ es que es robusto. Por robusto se entiende que

proporciona respuestas satisfactorias incluso con variaciones sustanciales en sus

parámetros. Como hemos observado, a menudo es difícil determinar con precisión los

costos de ordenar y mantener para el inventario. En consecuencia, contar con un modelo

robusto es una ventaja. El costo total del EOQ cambia poco en la vecindad del mínimo; la

curva es poco profunda, es decir, que la variación en costos de ordenar, costos de

mantener, demanda o aun en el EOQ genera diferencias relativamente modestas en el

costo total. En el ejemplo 6 se ilustra la robaste? del modelo EOQ.

La fórmula para la cantidad económica a ordenar (Q*) también se determina encontrando

el mínimo de la curva del costo total (es decir, el lugar donde la pendiente de la curva del

costo total es cero). Según el cálculo, igualamos a cero la derivada del costo total respecto

de Q*.

Podemos concluir que el modelo EOQ sin duda es robusto y que los errores significativos

no costarán demasiado. Este atributo del modelo EOQ es muy conveniente, dada

nuestra limitación en la capacidad para pronosticar con precisión la demanda, el costo de

ordenar y el costo de mantener.

PUNTOS DE REORDEN

Una vez decidido cuánto ordenar, analicemos la segunda pregunta del inventario, cuándo

ordenar. Con los modelos de inventario sencillos se supone que la recepción de la orden

es instantánea. En otras palabras. Suponen 1. que una empresa colocará una orden

cuando el nivel de inventario de un articulo dado llegue a cero y 2. que los artículos

solicitados se recibirán de inmediato. No obstante, el tiempo que transcurre entre la

colocación de la orden y su recepción, denominado tiempo de entrega o tiempo de

abastecimiento. toma desde unas cuantas horas hasta varios meses. Por lo tanto, la

decisión de cuándo colocar una orden suele expresarse en términos de un punto de

reorden (ROP, reorder point). es decir, el nivel de inventario en el cual debe colocarse la

orden (véase la figura 12.5).

El punto de reorden (ROP) se expresa como:

Esta ecuación de ROP supone que la demanda durante el tiempo de entrega y el tiempo

de entrega en sí, son constantes. Cuando no es así, es necesario agregar artículos

adicionales, también llamados Inventario de seguridad.

La demanda por día d, se encuentra dividiendo la demanda anual, D, entre el número de

días hábiles en un año:

El cálculo del punto de reorden se ilustra en el ejemplo 7.

Es posible que cada orden requiera algún cambio en la forma de preparar una máquina o

un proceso. La disminución del tiempo de preparación casi siempre significa una

reducción en el costo de preparación y esta reducción lleva a lotes más pequeños y

económicas para producción, Cada vez más, las preparaciones (y operaciones) se

realizan con maquinas controladas por computadoras que operan desde software escrito

previamente.

FIGURA 12.5

Curva del punto de reorden Q* es lo cantidad

óptima a ordenar, y el tiempo de entrega

representa el tiempo que trascurre entre colocar y

recibir la orden.

EJEMPLO

Electronics Assembler, Inc. tiene una demanda de 8,000 videocaseteras. La empresa

opera 250 días al año. La entrega de una orden toma tres días hábiles en promedio. El

punto de reorden se calcula como

Por lo tanto, cuando el nivel del inventario llega a 96, debe colocarse una orden, que

llegará tres días después, justo cuando se agota el inventario de la empresa.

El inventario de seguridad es en especial importante para empresas cuya entrega de

materias primas es singularmente poco confiable. Véase el recuadro AO en acción

"Inventario de segundad en San Miguel Corp., de Filipinas".

MODELO DE LA CANTIDAD ECONÓMICA A PRODUCIR

En el modelo de invéntanos anterior, se supone que la orden se recibe completa al mismo

tiempo. No obstante, a veces las empresas reciben el inventario durante el periodo, lisos

casos necesitan un modelo distinto, que no requiera la suposición de la entrega

instantánea. Este modelo se aplica en dos circunstancias: 1, cuando el inventario fluye de

manera continua o se acumula durante un período después de colocar una orden y 2,

cuando las unidades se producen y venden en forma simultánea Dadas estas

circunstancias se toman en cuenta la tasa de producción diaria (o flujo de inventario) y la

tasa de demanda diaria. En la figura 12.6 se ilustran los niveles de inventarío en función

del tiempo.

Como este modelo es particularmente adecuado para los entornos de producción, se

conoce como modelo de la cantidad económica a producir. Es útil cuando el inventario se

acumula de manera continua en el tiempo y se cumplen las suposiciones tradicionales de

la cantidad óptima a ordenar. Este modelo se obtiene igualando el costo de ordenar o

preparar al costo de mantener y despejando el tamaño del lote óptimo, Q*, Usando los

siguientes símbolos es posible determinar la expresión del costo anual de mantener

inventario para la cantidad económica a producir:

Q= número de piezas por orden

H = costo anual de mantener inventario por unidad

p = tasa de producción diaria

d = tasa de demanda diana o tasa de uso

t = longitud de la corrida de producción en días

CONCLUSIÓN

Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los

negocios. Para mayor amplitud de las funciones y servicios de los inventarios depende de

la naturaleza y el tipo de empresa, la importancia de los gastos de materiales y bienes de

equipo y organización de la empresa.

La administración de inventario se centra en cuatro aspectos básicos; como los son: el

número de unidades que deberán producirse en un momento determinado, en que

momento debe producirse el inventario, que articulo merece atención especial, y podemos

protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario. De esta manera

podemos señalar que la administración de inventario consiste en proporcionar los

inventarios que se requieren para mantener la operación al costo más bajo posible.

El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o

presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención,

recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad.

Los inventarios se clasifican de acuerdo a las características de la empresa, y una de las

formas de clasificarlos es: Inventario de Materia Prima, Producción en Proceso, Productos

Terminados, Materiales y Suministros.

En cuanto a los costos de inventario; se deben identificar todos los costos que se

relacionan mediante la elaboración del inventario.

Después de haber recopilado la siguiente información se saco las conclusiones que el

inventario es esencial en la creación y existencia de una empresa o, ya que en ella

podemos hacer un balance de los bienes que cuenta esta. La carencia de un inventario en

una empresa conllevaría a la quiebra de esta, debido a que habría una desorganización, a

consecuencia de las carencias o excesos de bienes se tomarían malas decisiones en el

manejo de la empresa.