gestión de preactas · aplicación de ayuda a la gestión de preactas versión : 1.3 fecha :...

Gestión de Preactas

Aplicación de Ayuda a la Gestión de Preactas (versión 1.3)

Manual de Usuario

Servicio de Planificación de Sistemas de Información

Servicios de Informática de la U.P.M

Aplicación de Ayuda a la Gestión de Preactas

Versión : 1.3

Fecha : 09/09/2002

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Servicio de Planificación de Sistemas de Información U.P.M.

Control de Cambios:

Versión Doc. Cambios Fecha

1.0.0 Nuevo 14/01/2002

1.1.0 Apartado 6.3. Se incluye el relleno automático de calificaciones. 26/02/2002

1.2.0 Apartado 8.2.2. Se añade una indicación acerca del uso de la coma como separador decimal

Apartado 8.3. Se ha cambiado el apartado

25/04/2002

1.3.0 Nuevos apartados 6.6 y 6.7

Nuevo apartado 5.3

Modificado el apartado 5

09/09/2002


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1 Introducción ............................................................................................................................ 4

2 Convenciones utilizadas en este documento......................................................................... 4

3 Instalación del programa ........................................................................................................ 4

4 Vida de las preactas ............................................................................................................... 7

5 Operaciones con los archivos de AGORA ............................................................................. 8

5.1 Visualizar asignaturas ..................................................................................................... 8

5.2 Separar Asignaturas ....................................................................................................... 9

5.3 Unir Asignaturas ........................................................................................................... 12

6 Manejo de Preactas ............................................................................................................. 14

6.1 Cargar Preactas ............................................................................................................ 14

6.2 Edición de Preactas ...................................................................................................... 15

6.3 Guardar Preacta ........................................................................................................... 16

6.4 Estadísticas de Asignatura ........................................................................................... 16

6.5 Exportar a HTML ........................................................................................................... 17

6.6 Importación de Calificaciones ....................................................................................... 18

6.6.1 Formato del Archivo de Importación de Calificaciones ......................................... 19

6.7 Calificación Automática de No Presentados................................................................. 20

6.8 Impresión de Calificaciones .......................................................................................... 20

6.9 Búsqueda en la Preacta............................................................................................... 21

6.10 Ordenación de la Lista de Alumnos .......................................................................... 21

6.11 Visualización de Columnas ....................................................................................... 22

7 Ventana de Selección de Ficheros ...................................................................................... 22

8 Ficheros de Asignaturas y Alumnos .................................................................................... 23

8.1 Acerca de los Ficheros de AGORA .............................................................................. 23

8.2 Formato de los Ficheros ............................................................................................... 23

8.2.1 Formato del Registro de Asignatura ...................................................................... 24

8.2.2 Formato del Registro de Alumnos ......................................................................... 24

8.3 Edición de los Ficheros ................................................................................................. 25

9 Códigos de Calificación ........................................................................................................ 25

10 Mensajes de Error ............................................................................................................ 26

10.1 Mensajes de Error en la Ventana de Archivos AGORA ............................................ 27

10.2 Mensajes de Error en la Ventana de Gestión de Preactas ....................................... 28

11 Personal de Apoyo ........................................................................................................... 29


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1 Introducción

La aplicación de ayuda a la gestión de preactas facilita el tratamiento de las preactas generadas por la aplicación AGORA.

Esta aplicación permite :

Generar los pares de ficheros (cabecera y alumnos) de preacta para cada asignatura.

Visualizar y modificar el contenido de cada preacta.

Generar listados por asignatura

Exportar la preacta en formato HTML

Generar estadísticas.

2 Convenciones utilizadas en este documento

Las referencias a elementos de la aplicación tales como botones, menús, etc... se

indicarán con tipo de letra COURIER NEW.

La navegación por menús se representa de la forma indicada en el ejemplo:

MENU->SUBMENU3->SUBMENU2

Figura 1

Los nombres de archivos o directorios se indican en COURIER NEW cursiva.

Las pulsación de teclas se indica con COURIER NEW negrita. Por ejemplo :

“... pulsar ENTER.”

3 Instalación del programa

La distribución de la aplicación incluye cuatro archivos :

PREACTAS.CAB

SETUP.EXE

SETUP.LST

MANUALPREACTAS.DOC (Este manual)

Para instalar la aplicación se debe ejecutar el programa SETUP.EXE que mostrará la pantalla

de instalación.


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Figura 2

Pulsando ACEPTAR se muestra la ventana de selección de directorio de instalación. Se

recomienda conservar el propuesto por la aplicación aunque si es necesario se puede

seleccionar otro pulsando el botón CAMBIAR DIRECTORIO. La instalación da comienzo al

pulsar el botón que se muestra en la siguiente figura.

Figura 3

Si se pulsa el botón CAMBIAR DIRECTORIO se muestra una ventana para escoger el directorio

donde se desea instalar la aplicación.


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Figura 4

La aplicación al ejecutarse por primera vez creará dos subdirectorios de trabajo

ArchPreactas (donde almacena los ficheros con los datos de las preactas) y HTMLPreactas

(donde graba las preactas en formato HTML)


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4 Vida de las preactas

Las preactas son generadas por la aplicación AGORA que las agrupa en dos ficheros [Figura 5,nota (1)]. El primero contiene los datos de todas las asignaturas de las que se solicita preacta y el segundo contiene la lista de todos los alumnos que pueden presentarse a los exámenes de dichas asignaturas. Hay que hacer notar que un alumno aparecerá en el fichero de alumnos tantas veces como asignaturas pueda presentarse. Para consultar el formato de los ficheros véase el apartado 8.2

Una vez obtenidos los archivos de AGORA , utilizando la aplicación de ayuda se generan tantas parejas de archivos como asignaturas se tengan [Figura 5,nota (2)]. En cada pareja uno de los archivos contiene únicamente los datos de la asignatura y el otro los datos de los alumnos.

El siguiente paso consiste en abrir la preacta seleccionando la opción correspondiente en la aplicación con lo que se podrá proceder a introducir las notas [Figura 5,nota (3)]. En cualquier momento puede guardarse la preacta.

Una vez rellena , la preacta puede cargarse en la aplicación AGORA para lo cual hacen falta los dos archivos que la componen (datos de asignatura y datos de alumnos). [Figura 5,nota (4)]

Figura 5

Archivo

Asignaturas

Archivo

Alumnos

AGORA

Apl. Ayuda

Asignatura 1

Alumnos Asignatura 2

Alumnos Asignatura 3

Alumnos Asignatura N

Alumnos

...

Asignatura 1 Asignatura 2

Asignatura 3 Asignatura N

...

Apl. Ayuda

AGORA

(1) (2)

(3) (4)


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5 Operaciones con los archivos de AGORA

Desde la ventana de Archivos AGORA se pueden visualizar las asignaturas contenidas en los ficheros de preacta que genera AGORA y separar las mismas en ficheros independientes. Para acceder al formulario de manejo de archivos de AGORA en la ventana principal de la aplicación

se debe escoger la opción ARCHIVO->ARCHIVOS AGORA. Se muestra el siguiente formulario.

Figura 6

En él se pueden llevar a cabo dos operaciones : Separar en ficheros independientes el archivo de asignaturas y seleccionar varios archivos de asignaturas y unirlos en uno solo.

A cada una de estas operaciones se accede por la segunda barra de botones. Asimismo mediante esta barra se accede al cuadro donde se muestran los mensajes que avisan acerca de alguna incidencia al separar o unir archivos.

5.1 Visualizar asignaturas

Para visualizar el contenido del fichero de asignaturas debe seleccionarse la opción de menú

ARCHIVO->VER ASIGNATURAS o bien el botón . Se muestra al usuario la ventana de

selección de ficheros (ver Figura 25). En esta ventana deben seleccionarse los dos ficheros, el de asignaturas y el de alumnos. Una vez seleccionados la aplicación carga y muestra el contenido del fichero de asignaturas en la cuadrícula que se halla en la parte superior de la ventana.


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Figura 7

5.2 Separar Asignaturas

Seleccionando el botón SEPARAR ARCHIVOS de la segunda barra de herramientas se accede

a la funcionalidad de separación de archivos. Una vez cargados los datos de las asignaturas, se pueden generar ficheros independientes para cada una de ellas. Primero hay que seleccionar las asignaturas cuyos datos desean extraerse para lo que se utiliza los botones situados junto al cuadro de asignaturas.. Pulsando el botón izquierdo del ratón y arrastrando sobre el cuadro de asignaturas se marcan las asignaturas que se desea seleccionar. Pulsando

el botón se selecciona. El botón selecciona todas las asignaturas.

Para eliminar asignaturas de la lista de selección la operativa es similar sólo que se utilizan los

botones y .

Una vez seleccionadas las asignaturas, éstas se separan mediante la opción de menú

ARCHIVO->SEPARAR ASIGNATURAS o bien pulsando el botón . En ese momento, la

aplicación lee los datos de los alumnos contenidos en el fichero de alumnos y genera una pareja de ficheros para cada asignatura, uno con los datos de la asignatura y otro con los alumnos incluidos en la preacta de la misma.


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Los ficheros se generan en el directorio indicado en el cuadro de texto situado bajo las listas de

asignaturas. Este directorio puede modificarse pulsando el botón , que muestra la siguiente ventana de selección de directorio.

Figura 8

Los datos de alumnos se leen una única vez y, mientras no se cierre la ventana, se pueden seleccionar otras asignaturas para extraer.

El desarrollo de la operación puede observarse en el cuadro de mensajes al que se accede

pulsando el botón MENSAJES de la segunda barra de herramientas.


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Figura 9

Los ficheros generados se almacenan en el subdirectorio PREACTAS localizado en el directorio

de la aplicación. La aplicación nombra los ficheros generados siguiendo los siguientes patrones

1:

Para asignaturas : "PA_" + código de asignatura + “_” + 10 primeros caracteres del nombre de asignatura + “_” + código de grupo + “_” + código de plan +”_” + convocatoria +”_” + Codigo de preacta + “.txt”

Para alumnos : "PL_" + código de asignatura + “_” + 10 primeros caracteres del nombre de asignatura + “_” + código de grupo + “_” + código de plan +”_” + convocatoria +”_” + Codigo de preacta + “.txt”

Los espacios se sustituyen por el carácter “_”.

Por ejemplo, para la convocatoria de septiembre de la asignatura “Calculo Infinitesimal” del grupo 002 del plan PL95 , incluida en el fichero generado por AGORA el 12-8-2001, los nombres serían :

PA_000000100_CALCULO_IN_002_PL95_SEP_023020.txt

PL_000000100_CALCULO_IN_002_PL95_SEP_023020.txt

Es muy recomendable conservar los nombres de los ficheros para facilitar su proceso por parte del sistema AGORA. Si fuera necesario renombrar los ficheros deben respetarse las siguientes reglas ya que de lo contrario no se cargarían en el sistema AGORA.


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NO deben modificarse los 3 primeros caracteres del nombre del fichero, que son “PA_” y “PL_” para el fichero de asignatura y alumnos respectivamente.

El resto del nombre para ambos ficheros debe ser idéntico .

La longitud completa del nombre del fichero (nombre y extensión) no debe superar los 45 caractéres.

Por ejemplo :

PA_CALCULO_CONVOCATORIA_SEPTIEMBRE.TXT

CORRECTO PL_CALCULO_CONVOCATORIA_SEPTIEMBRE.TXT

PA_CALCULO.TXT

INCORRECTO PL_CALCULO_INFINITESIMAL.TXT

CALCULO.TXT

INCORRECTO ALUMNOS_CALCULO.TXT

5.3 Unir Asignaturas

Pulsando el botón UNIR ASIGNATURAS de la segunda barra de herramientas se accede a la

funcionalidad de unir distintos archivos de asignaturas en uno solo, que se muestra a continuación.


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Figura 10

Las asignaturas que se desea unir pueden ser seleccionadas de forma manual o automática. En la primera de ellas y utilizando el recuadro superior de la ventana se selecciona una pareja

de archivos (cabecera y alumnos) y pulsando el botón se incorporan a la lista de asignaturas seleccionadas todas aquellas que se encuentren en el archivo indicado.

Para la selección automática hay que utilizar el siguiente recuadro de la ventana. Se introducen los criterios por los que se seleccionarán los archivos , siendo obligatorio el plan de estudios, y

se pulsa el botón . La aplicación buscará en el directorio seleccionado todos los archivos de cabecera de asignatura (comienzan por “PA_”) y dentro de cada uno seleccionará las asignaturas que cumplen dichos criterios. . Es necesario que el archivo de alumnos asociado con cada archivo de cabeceras se encuentre en el mismo directorio que éste

De la lista de asignaturas se pueden eliminar las que se desee con los botones y

.

Seleccionando una asignatura en la lista de seleccionadas se mostrará en el cuadro de

ARCHIVO SELECCIONADO el archivo que se utilizará como origen de los datos para unir.

Una vez seleccionadas , se pueden unir las asignaturas pulsando el botón o

seleccionando la opción ARCHIVOUNIR ASIGNATURAS en el menú. La aplicación unirá los


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datos en una única pareja de archivos (cabeceras y alumnos) en el directorio indicado y con el nombre escogido precedido de PA_ o PL_ según corresponda.

Hay que hacer notar que si el archivo donde se unirán las asignaturas ya existe, su contenido se sustituirá por el generado.

Los mensajes generados durante el proceso se muestran en el cuadro de mensajes.

Por ultimo hay que indicar que los archivos que se van a unir pueden ser a su vez el resultado de otras operaciones de unión y por tanto contener varias asignaturas.

6 Manejo de Preactas

La visualización y edición de las preactas se realiza desde la ventana de gestión de preactas a

la que se accede mediante el menú ARCHIVO->GESTION PREACTAS. Se muestra el

formulario que aparece a continuación.

Figura 11

6.1 Cargar Preactas

Para abrir una preacta debe seleccionarse la opción de menú ARCHIVO->CARGAR PREACTA o

bien pulsar el botón . Se muestra al usuario la ventana de selección de ficheros (ver Figura 25). En esta ventana deben seleccionarse los dos ficheros, el de asignatura y el de alumnos. Si se está editando una preacta y se intenta cargar otra distinta, si aún no se han guardado los cambios se mostrará un mensaje pidiendo confirmación para cargar una nueva preacta.


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Cuando se da al botón de aceptar la aplicación carga y muestra el contenido de ambos ficheros; los datos de asignaturas en la parte superior de la ventana y los datos de alumnos en la cuadrícula inferior.

Una vez cargada una preacta las operaciones que se pueden realizar sobre ella son : Editar notas, guardarla en disco, mostrar estadísticas, imprimir la lista de notas, buscar un determinado dato en ella, o cambiar el orden con el que se muestra en la cuadrícula.

En caso de que se produzca algún error la aplicación mostrará un mensaje. Para cargar la preacta deberán seleccionarse otra vez los archivos.

6.2 Edición de Preactas

Una vez cargada una preacta se puede proceder a editar las notas de los alumnos. Los únicos campos editables de una preacta son la calificación numérica y la calificación alfabética.

Para editar la nota de un alumno se debe seleccionar la celda correspondiente a la nota numérica o alfabética del mismo y hacer clic con el ratón o pulsar la tecla ENTER. Las celdas

correspondientes a las notas del alumno se destacaran sobre el resto, cambiando de color e indicando así que se pueden editar, tal y como se muestra en la siguiente figura:

Figura 12

En la celda correspondiente a la calificación numérica se debe introducir una nota válida entre 0 y 10, pudiendo incluir hasta 2 decimales, o bien dejarse en blanco. La calificación alfabética puede contener un código de calificación (Ver apartado 9) o bien dejarse en blanco. Si se dejan en blanco ambas calificaciones indica que no se ha calificado a ese alumno.

Si se hace doble clic con el botón derecho del ratón cuando se está editando la celda de la calificación aparece un menú desplegable con las calificaciones disponibles. Seleccionando una en el menú se coloca en la celda correspondiente.

Figura 13

La aplicación valida las calificaciones introducidas según la tabla del apartado 9 y muestra un mensaje de error si no se corresponden la nota alfabética con la numérica o los datos introducidos no son válidos.

Mientras se está editando una nota no se puede realizar ninguna otra acción (Grabar, ver estadísticas ... ) siendo necesario antes finalizar la edición de la nota pulsando ESC ó TAB.

Dentro de la cuadrícula el usuario puede moverse usando las siguientes teclas :


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TECLA

ENTER, Pasa a la siguiente celda. De la celda de nota numérica a la de nota alfabética o a la siguiente fila en caso de estar en la celda de nota alfabética.

Pasa a la fila anterior.

Pasa a la siguiente fila.

ESC, TAB Finaliza la edición de notas.

6.3 Guardar Preacta

En cualquier momento , siempre que no se esté editando una nota, puede grabarse en disco la

preacta, pulsando el botón correspondiente o mediante la opción de menú

ARCHIVO->GUARDAR PREACTA.

Cuando se guarda una preacta, la aplicación rellena la calificación alfabética con la nota correspondiente a la calificación numérica.

Al finalizar , se muestra en la barra de mensajes de la parte inferior de la ventana el total de alumnos guardados en el fichero.

Cuando se va a guardar una preacta justo antes de modificar el archivo, la aplicación crea una

copia de seguridad de la misma ,denominada ALUSEC.TXT , en el directorio de la aplicación.

6.4 Estadísticas de Asignatura

La aplicación permite generar una estadísticas sencillas para la preacta que se está editando

seleccionado la opción de menú ARCHIVO->ESTADÍSTICAS o pulsando el botón . La

estadística muestra el número de alumnos para cada calificación, el porcentaje sobre el total que ha recibido una determinada calificación y un gráfico de tarta.

Figura 14


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6.5 Exportar a HTML

La aplicación permite exportar la preacta a formato HTML para su publicación en web. Para ello

se debe escoger la opción ARCHIVO->EXPORTAR A HTML en el menú o bien pulsar el botón

de la barra de botones. Aparecerá entonces la ventana de opciones HTML que aparece a continuación :

Figura 15

En esta ventana se pueden introducir textos que aparecerán al principio y al final de la lista de calificaciones , indicar que se pueden destacar los suspensos en color rojo o incluir las

estadísticas de las calificaciones. Pulsando ACEPTAR se generará la página HTML con las

calificaciones que se puede visualizar en un navegador web.


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Figura 16

6.6 Importación de Calificaciones

La aplicación permite incorporar calificaciones leyéndolas de un archivo de texto plano, cuyo formato se indica en el apartado 6.6.1.

Seleccionando la opción ALUMNOS->IMPORTAR CALIFICACIONES en el menú o pulsando el

botón en la barra de herramientas se muestra la ventana de selección de archivo de importación que se muestra en la siguiente figura.

Figura 17

Pulsando el botón se muestra un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo que se

utilizará para la importación. Marcando la casilla SOBRESCRIBIR NOTAS indica que en caso


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de que un alumno se encuentre calificado en la preacta ya abierta se debe sustituir la nota por la existente en el archivo de importación. En caso de que no se marque se respetarán la calificaciones existentes en la preacta.

La casilla Parar al Primer Error indica que la importación debe detenerse en cuanto se

encuentre un error. Si no se marca, los mensajes de error aparecerán en el cuadro de mensajes. Dicho cuadro aparece al finalizar la importación si el usuario lo desea.

Figura 18

En la figura anterior hay que comentar el aviso de “DNI .... No se encuentra en la preacta”. Este aviso aparece cuando se lee un alumno del fichero de importación que no figura en la preacta y puede deberse a que en AGORA se hayan generado tantas preactas como grupos tenga una determinada asignatura. Si es así y el fichero de importación contiene a todos los alumnos de la asignatura aparecerán bastantes avisos de este tipo que lo que indicarán será que el alumno se encuentra en otra preacta.

6.6.1 Formato del Archivo de Importación de Calificaciones

El archivo de importación de calificaciones puede contener una o varias asignaturas en el formato que se indica más adelante. La aplicación de preactas importará las calificaciones correspondientes a la asignatura, año académico y convocatoria de la preacta que está abierta en ese momento. No es obligatorio que figuren las calificaciones de todos los alumnos contenidos en la preacta.

CAMPO TIPO LONGITUD FORMATO

Año Académico ALFANUMERICO 7 AAAA-AA

Asignatura NUMERICO 9

Convocatoria ALFANUMERICO 3

DNI/Pasaporte ALFANUMERICO 15 2

Calif. Alfabética ALFANUMERICO 2 Ver apartado 9

Calif.Numérica NUMERICO 5 NN,NN donde N es un dígito. Es importante la posición del

2 Se aceptan DNIs justificados con blancos o ceros a la izquierda , así como DNIs justificados

con blancos a la derecha.


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separador decimal ( el carácter

coma ,)3

Sep. de Registro ESPECIAL.

No es visible

2 Retorno de Carro Windows.

Chr(13)+Chr(10)4

TOTAL 41+ 2(sep)

6.7 Calificación Automática de No Presentados

En cualquier momento se pueden calificar como NO PRESENTADO a todos aquellos alumnos a los que no se le haya asignado ninguna calificación , numérica o alfabética. Para ello, se

debe seleccionar en el menú ALUMNOS->CALIFICAR NO PRESENTADOS o bien pulsar el

botón de la barra de herramientas. La aplicación pedirá confirmación de la operación.

6.8 Impresión de Calificaciones

En cualquier momento puede imprimirse la lista con las calificaciones seleccionando el botón

correspondiente o la opción de menú ARCHIVO->IMPRIMIR. La aplicación muestra una

ventana de opciones de impresión como la que se muestra a continuación.

Figura 19

Se pueden seleccionar los campos que se desea que aparezcan en el listado , destacar los alumnos en función de la calificación o imprimir una hoja con el resumen estadístico de las calificaciones. También se puede seleccionar el campo por que se ordenará ascendentemente el listado.

La aplicación conserva las opciones de impresión de campos de una vez para la siguiente permitiendo así que el usuario incluya fácilmente en sus listados los campos que más comúnmente utiliza.

3 Si bien para la aplicación el separador decimal es indiferente, ha de destacarse que AGORA

espera el carácter “,“(coma) y no otro en el archivo produciéndose un error de carga de la

preacta en caso de no ser así.

4 El separador de registro es obligatorio incluso en el último registro del archivo.


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Figura 20

6.9 Búsqueda en la Preacta

Es posible realizar búsquedas en la preacta sobre determinados campos : Alumno, expediente o DNI. Para ello existe una herramienta de búsqueda en la ventana de gestión de preactas tal como se muestra en la siguiente figura.

Figura 21

Para buscar debe seleccionarse un criterio de búsqueda e introducir la información buscada en el campo de texto. No hace falta introducir el dato completo. Por ejemplo, se puede hacer una búsqueda por alumno del texto “RODRI”. La búsqueda recuperará todos los alumnos con ese texto en su nombre o apellidos. P.ej : RODRIGO y RODRÍGUEZ.

Pulsando el botón BUSCAR se procede a realizar la búsqueda desde la posición de la

cuadrícula donde se halle el cursor. Se detendrá en la primera fila que contenga el dato

buscado. Volviendo a pulsar BUSCAR, se irá a la siguiente fila lo contenga y así. Si se llega al

final de la cuadrícula automáticamente empieza a buscar desde el principio. Si no se encuentra el dato se muestra un mensaje indicando esta circunstancia.

6.10 Ordenación de la Lista de Alumnos

La lista de alumnos puede ordenarse de forma ascendente por apellidos del alumno, expediente , DNI , matrícula o calificación numérica seleccionando la correspondiente opción

en el menú de ordenación ALUMNOS-> ORDENAR que aparece en la siguiente figura.


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Figura 22

El criterio de ordenación que se está usando aparece seleccionado en el submenú.

6.11 Visualización de Columnas

Las columnas de la lista de alumnos pueden ocultarse o cambiarse de tamaño. Para ocultar o

visualizar una columna basta marcarla en el menú ALUMNOS->VER . Si la columna es visible

aparecerá marcada en este submenú. Pulsando sobre una de las opciones del submenú se

pueden ocultar o visualizar las columnas. La opción RESTABLECER COLUMNAS vuelve a hacer

todas visibles.

Figura 23

El tamaño de una columna puede modificarse arrastrando los bordes laterales de la celda donde aparece el nombre de la columna. Al colocar el cursor sobre el borde lateral, cambia a una flecha de dos puntas, indicando así que se puede modificar el tamaño.

Figura 24

7 Ventana de Selección de Ficheros

Cuando es necesario seleccionar una preacta, la aplicación muestra una ventana de selección de archivos como la que se muestra a continuación.

Figura 25


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En esta ventana deben seleccionarse los dos ficheros, el de asignaturas (cabecera) y el de

alumnos, pulsando el correspondiente botón . La selección se confirma pulsando el botón

ACEPTAR.

Si en el directorio dónde se encuentra el archivo de cabecera seleccionado existe un archivo cuyo nombre corresponde es idéntico al de dicho archivo, excepto por los tres primeros caracteres que son “PL_” , la aplicación lo selecciona automáticamente como fichero de alumnos. El usuario puede seleccionar otro si lo desea.

Por ejemplo, si se selecciona como fichero de asignatura PA_ASIGNATURA_1.TXT, si en el

mismo directorio dónde se encuentra existe un fichero PL_ASIGNATURA_1.TXT , éste será

seleccionado automáticamente.

8 Ficheros de Asignaturas y Alumnos

8.1 Acerca de los Ficheros de AGORA

La aplicación AGORA genera una pareja de ficheros de texto plano sin tabuladores con los datos de las preactas. El primer fichero contiene los datos de las asignaturas y el segundo los alumnos. Hay que hacer notar que un alumno puede aparecer en el segundo fichero tantas veces como asignaturas pueda presentarse en esa convocatoria.

Dado el tamaño de los ficheros y lo complejo de su manejo (contienen la información de un número elevado de asignaturas) se recomienda NO operar directamente con estos ficheros. Se debe utilizar la Aplicación de Ayuda a la Gestión de Preactas para separar la información de las distintas asignaturas. Luego podrá operarse como se desee , bien directamente sobre los ficheros separados o bien mediante la citada aplicación. Esta última es la opción recomendada.

8.2 Formato de los Ficheros

Los ficheros generados por la Aplicación de Ayuda a la Gestión de Preactas al separar las asignaturas (Ver 5.2) tienen la misma estructura que los obtenidos desde AGORA, la diferencia radica en que el fichero de asignatura contiene un único registro con los datos de una asignatura y el del alumnos asociado sólo contiene los datos de los alumnos que se van a presentar a esa asignatura. A diferencia del fichero de alumnos generado por AGORA un alumno aparece una única vez.

La lista contenida en el fichero de alumnos se asocia con la asignatura a través del código de preacta.

Dentro de cada archivo , cada línea representa un registro de datos (alumno o asignatura) y cada registro se separa del siguiente mediante un salto de línea. La separación de registros es necesaria incluso en el último registro del fichero. En entornos Windows el salto de línea se obtiene con los caracteres RETORNO DE CARRO y LINE-FEED

5 que se generan obtiene

pulsando la tecla ENTER, pero en otros entornos puede ser distinto6.

Esta aplicación se ejecuta en entorno Windows por lo que si un fichero se ha editado en un entorno distinto es posible que se produzca un error al leerlo ya que, aunque el usuario no lo pueda ver, el tamaño del registro es distinto.

5 Aunque no sean visibles por el usuario, un editor de texto como NotePad introduce

automáticamente los dos caracteres cuando se pulsa ENTER

6 P.ej : En entornos UNIX se utiliza un único carácter para el salto de línea.


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8.2.1 Formato del Registro de Asignatura

Este apartado se incluye a título informativo. El fichero de asignatura NO DEBE SER MODIFICADO BAJO NINGUN CONCEPTO, ya que se impediría la carga de los datos en AGORA.

El formato de registro del fichero de asignatura es el que se muestra a continuación :


Año Académico FECHA 7 AAAA-AA

Convocatoria ALFANUMERICO 3

Plan de Estudios ALFANUMERICO 4

Cod.Asignatura NUMERICO 9

Grupo NUMERICO 2

Cod.Preacta NUMERICO 6

Fecha de Envío FECHA 10 AAAA-MM-DD

Nombre Asignat. ALFANUMERICO 100

Tipo de Estudio ALFANUMERICO 3 PSC : 1º y 2º ciclo.

TCL : Doctorado.

Sep. de Registro ESPECIAL

No es visible


Chr(13)+Chr(10)

TOTAL 144 +2 (sep)

Los campos numéricos se justifican con 0 a la izquierda, los alfanumérico con blancos a la derecha. Los campos vacíos se rellenan con blancos

8.2.2 Formato del Registro de Alumnos

El formato de registro del fichero de alumnos es el que se muestra a continuación. Los únicos campos que se pueden editar se muestran en negrita. La modificación de cualquiera de los otros campos puede provocar que AGORA no acepte la calificación.



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Cod.Preacta NUMERICO 6 (¡)7

Expediente NUMERICO 7

Plan de Estudios ALFANUMERICO 4

Calif. Alfabética ALFANUMERICO 2 Ver apartado 9

Calif.Numérica NUMERICO 5 NN,NN donde N es un dígito. Es importante la posición del separador decimal ( el carácter

coma ,)8

Num.Matrícula ALFANUMERICO 8

DNI/Pasaporte ALFANUMERICO 15

Primer Apellido ALFANUMERICO 25

Segundo Apellido ALFANUMERICO 25

Nombre ALFANUMERICO 25

Sep. de Registro ESPECIAL.

No es visible


Chr(13)+Chr(10)9

TOTAL 122 + 2(sep)

Los campos numéricos se justifican con 0 a la izquierda, los alfanumérico con blancos a la derecha. Los campos vacíos se rellenan con blancos

8.3 Edición de los Ficheros

Los ficheros de alumnos pueden ser editados por otros medios distintos a la aplicación de preactas, siempre que se respete el formato y estructura indicados en el apartado anterior ya que de otra forma AGORA no aceptaría la preacta.

No se recomienda utilizar procesadores de texto como Word o Wordpad ya que se corre el riesgo de introducir caracteres de control no visible. En este caso ni AGORA ni la Aplicación de Preactas aceptarán el archivo.

9 Códigos de Calificación

Los códigos de calificación aceptados son los definidos en AGORA para la calificación estándar, es decir, se rechazan los códigos de calificación definidos para becas.

7 IMPORTANTE : El código de preacta para cada alumno debe corresponder con el código de

preacta de la asignatura.

8 Si bien para la aplicación el separador decimal es indiferente, ha de destacarse que AGORA

espera el carácter “,“(coma) y no otro en el archivo produciéndose un error de carga de la

preacta en caso de no ser así.

9 El separador de registro es obligatorio incluso en el último registro del archivo.


Versión : 1.3

Fecha : 09/09/2002

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Calificación Nota Código Tipo de Estudio

MATRICULA DE HONOR * M PSC10

SOBRESALIENTE 9.00-10.00 B PSC,TCL

NOTABLE 7.00-8.99 N PSC,TCL

APROBADO 5.00-6.99 A PSC,TCL

SUSPENSO 0-4.99 S PSC,TCL

NO PRESENTADO * P PSC,TCL

Las calificaciones “Matricula de Honor” y “No Presentado” no admiten calificación numérica; si se les asigna , la aplicación las considerará erróneas.

10 Mensajes de Error

Cuando se produce algún error la aplicación muestra una ventana con la explicación del mismo. En la ventana aparece un símbolo que indica la gravedad del mismo. Se distinguen dos tipos de errores.

Errores Controlados: Se trata situaciones controladas por la aplicación, como por ejemplo errores de validación de datos, ficheros que no se encuentran, etc... . Los mensajes de los apartados 10.1 y 10.2 son de este tipo. El error de la Figura 26 se produce porque el formato de nota que se lee del fichero de alumnos no es numérico. Esta situación podría producirse al editar el archivo de alumnos manualmente y no respetar el formato del mismo.

Figura 26

Errores Críticos : Se trata de una situación no controlada por la aplicación. Es muy importante comprobar el texto que acompaña al error ya que dará pistas acerca de su causa que puede ser totalmente ajena a la aplicación. El error de la Figura 27 se produce cuando la aplicación ( a pesar de las comprobaciones que se realizan) no es capaz de leer el fichero de alumnos, por ejemplo por un problema de permisos de acceso al mismo.

10

PSC: Primer y Segundo Ciclo ; TCL : Doctorado.


Versión : 1.3

Fecha : 09/09/2002

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Figura 27

Asimismo, en la parte inferior de las ventanas de gestión de preacta y de archivos AGORA aparece una barra de mensajes. En uno de los recuadros de muestran mensajes de error y en el otro mensajes diversos.

Figura 28

La ventana de archivos AGORA incluye además un cuadro de texto donde se van registrando las distintas operaciones que se van realizando así como errores en caso de que estos se produzcan (Ver apartado 5).

10.1 Mensajes de Error en la Ventana de Archivos AGORA

Los mensajes de error que puede mostrar la aplicación en la ventana de archivos AGORA se detallan a continuación. Estos mensajes suelen ir acompañados de un texto que describe el error con más detalle.

Mensaje : "Error leyendo el fichero"

Causas :

1. No se encuentra el archivo especificado.

2. Se ha producido un error durante la lectura del fichero. El texto que acompaña al mensaje detalla el error. Generalmente se trata de un error de lectura de fichero.

Mensaje : "Los datos no son correctos"

Causas :

Generalmente este error se produce cuando alguno de los datos contenidos en el fichero no es como se espera. P.ej : Se espera un número y se obtiene una cadena alfabética. También puede producirse si hay alguna incoherencia en los datos. P.ej, un alumno está asignado a una preacta que no existe en el fichero de asignaturas .La aplicación muestra un texto con el detalle del error.

Mensaje : "Error"


Versión : 1.3

Fecha : 09/09/2002

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Causa :

Se trata del mensaje de error genérico. Se muestra cuando se produce un error de un tipo no controlado. En este caso toda la información del error la muestra el texto aclaratorio que acompaña a este error.

10.2 Mensajes de Error en la Ventana de Gestión de Preactas

Los mensajes de error que puede mostrar la aplicación en la ventana de gestión de preactas se detallan a continuación. Estos mensajes suelen ir acompañados de un texto que describe el error con más detalle.

Mensaje : "Error leyendo el fichero"

Causas :

1. No se encuentra el archivo especificado.

2. Se ha producido un error durante la lectura del fichero. El texto que acompaña al mensaje detalla el error. Generalmente se trata de un error de lectura de fichero.

Mensaje : "El fichero contiene más de una cabecera de asignatura"

Causa :

En el fichero de asignatura sólo deben aparecer los datos de una asignatura.

Mensaje : "Los datos no son correctos"

Causas :

1. Generalmente este error se produce cuando alguno de los datos contenidos en el fichero no es como se espera. P.ej : Se espera un número y se obtiene una cadena alfabética.

2. También puede producirse si hay alguna incoherencia en los datos. P.ej, La preacta a la que está asignado un alumno no es la que corresponde a la asignatura que se ha leído del fichero de asignatura.

3. Se ha intentado introducir en una de las celdas de la cuadrícula de alumnos un valor incorrecto o incoherente.

La aplicación muestra un texto con el detalle del error. Si es posible indica el expediente del alumno cuyos datos han producido el error o el DNI , si el error se produce durante la importación de calificaciones.. P.ej : EXP-0023012 , o DNI 1231235

Mensaje : "No se han encontrado nuevas cabeceras de asignatura para añadir"

Causa :

Los archivos de cabecera de asignatura inspeccionados no contenían ninguna cabecera que cumpliera los requisitos de búsqueda o bien ya habían sido añadidos a la lista de cabeceras seleccionadas.


Versión : 1.3

Fecha : 09/09/2002

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Mensaje : "Error"

Causa :

Se trata del mensaje de error genérico. Se muestra cuando se produce un error de un tipo no controlado. En este caso toda la información del error la muestra el texto aclaratorio que acompaña a este error.

11 Personal de Apoyo

Puede ponerse en contacto con el personal de apoyo del Servicio de Planificación de Sistemas de Información mediante correo electrónico, en la dirección :

[email protected]

Indique el problema , cómo se produjo , los mensajes que se mostraron, así como la versión de

la aplicación que está usando. La versión aparece seleccionando el menú BUSCAR->ACERCA

DE ... con lo que aparece la siguiente ventana :

Figura 29

gestión de preactas · aplicación de ayuda a la gestión de preactas versión : 1.3 fecha :...

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