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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

EMPRESA NACIONAL PROMOTORA DEL DESARROLLO TERRITORIAL

ENTERRITORIO


SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

GRUPO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

JUNIO DE 2019

BOGOTA D.C.



TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN __________________________________________________________ 3

1. CONTEXTO ESTRATÉGICO ________________________________________________ 4

1.1 Misión ___________________________________________________________________ 4

1.2 Visión ____________________________________________________________________ 4

1.3 Principios éticos ____________________________________________________________ 4

1.4 Valores éticos ______________________________________________________________ 5

1.5 Políticas de calidad _________________________________________________________ 5

1.6 Objetivos de calidad ________________________________________________________ 5

2. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ____________________________ 6

2.1 Aspectos críticos y riesgos de la labor archivística _________________________________ 6

2.2 Priorización de aspectos críticos. ______________________________________________ 8

3. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA ________________________________ 10

3.1 Formulación de los objetivos estratégicos. __________________________________ 11 3.1.1 Planes y proyectos asociados a los objetivos estratégicos _____________________________ 12

3.2 Formulación de planes y proyectos ___________________________________________ 13 3.2.1 Anexo Plan - 1 _________________________________________________________________ 13 3.2.2 Anexo Plan - 2 _________________________________________________________________ 14 3.2.3 Anexo Plan - 3 _________________________________________________________________ 15 3.2.4 Anexo Plan - 4 _________________________________________________________________ 16 3.2.5 Anexo Plan - 5 _________________________________________________________________ 17 3.2.6 Anexo Plan - 6 _________________________________________________________________ 18 3.2.7 Anexo Plan - 7 _________________________________________________________________ 19 3.2.8 Anexo Plan – 8, 9, 10, 11. ________________________________________________________ 20

3.3 Mapa de Ruta ____________________________________________________________ 21

3.4 Seguimiento y control ______________________________________________________ 22

4. CONTROL DE CAMBIOS _________________________________________________ 23



INTRODUCCIÓN

El Plan Institucional de Archivos– PINAR es un instrumento para la planeación de la función

archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la

entidad.

Se resalta su importancia como soporte a la planeación estratégica de la entidad en los aspectos

archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico, tomando como

referencia el Decreto 1080 de 2015 donde establece en el artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos

archivísticos para la gestión documental” el Plan Institucional de Archivos – PINAR, el cual es un

instrumento que permitirá planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos la

función archivística de la entidad de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y

oportunidades.

A partir de lo anterior, el Archivo General de la Nación en el desarrollo de la Ley 594 de 2000, la Ley

1712 de 2014 y el Decreto 1080 de 2015 se formula el presente documento con el fin de establecer

el Plan Institucional de Archivos – PINAR al interior de ENTERRITORIO.

Para la elaboración de este instrumento se identificaron las necesidades de mejoramiento,

objetivos, metas y proyectos encaminados para garantizar una adecuada necesidad de la gestión y

conservación de los documentos de la entidad.



1. CONTEXTO ESTRATÉGICO

Empresa Nacional Promotora del Desarrollo Territorial - ENTERRITORIO, tiene por objeto principal

ser Agente en cualquiera de las etapas del ciclo de proyectos de desarrollo, mediante la preparación,

financiación y administración de estudios, y la preparación, financiación, administración y ejecución

de proyectos de desarrollo en cualquiera de sus etapas.

1.1 Misión ENTERRITORIO, es una organización comprometida con el desarrollo del país a través de alianzas

con entidades públicas o privadas orientadas a estructurar y ejecutar con calidad y oportunidad

proyectos estratégicos dirigidos a transformar vidas en beneficio de las Entidades territoriales y de

las Regiones.

1.2 Visión ENTERRITORIO, busca ser motor del desarrollo socioeconómico del país y sus regiones, al ser

reconocido como el estructurador y ejecutor de proyectos estratégicos más efectivo de la nación.

1.3 Principios éticos Los principios son las normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento y la conducta de los

miembros de la organización y que, deben ser tenidos en cuenta por los servidores públicos y

demás colaboradores, en desarrollo de sus funciones y actividades.

Empresa Nacional Promotora del Desarrollo Territorial - ENTERRITORIO, ha adoptado los

siguientes principios:

• El interés general prevalece sobre el interés particular.

• Los bienes y recursos públicos son sagrados.

• La finalidad del Estado es contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de toda la

población.

• La función primordial de los servidores públicos y demás colaboradores es servir a la

ciudadanía.

• Quien administra recursos públicos rinde cuentas a la sociedad sobre su utilización y los

resultados de su gestión.

• Los ciudadanos tienen derecho a participar en las decisiones públicas que los afecten.

• Los servidores públicos y demás colaboradores, actúan con respeto y profesionalismo

en las relaciones con los clientes, proveedores, autoridades, compañeros de trabajo y en

general con las personas y entidades con las que interactúan.



1.4 Valores éticos COMPROMISO: disposición y actitud de servicio que refleja la capacidad y constancia para servir al

interés público y al cumplimiento de la misión y los objetivos de Empresa Nacional Promotora del

Desarrollo Territorial - ENTERRITORIO.

TRANSPARENCIA: independencia, imparcialidad, equidad y el respeto de los derechos de las

personas en cada una de nuestras actuaciones.

HONESTIDAD: cumplimiento de los compromisos de manera recta, clara y leal con la misión de

ENTERRITORIO, procedimiento conforme a los valores y principios institucionales.

RESPONSABILIDAD: rectitud y oportunidad, para reconocer y asumir las consecuencias de los actos

y para toma de decisiones de acordes a la filosofía del Estado y de la Entidad.

EFICIENCIA: compromiso con nuestros clientes y de la sociedad para cumplir con los propósitos

optimizando los recursos.

1.5 Políticas de calidad Empresa Nacional Promotora del Desarrollo Territorial - ENTERRITORIO, está comprometida con

satisfacer las necesidades de sus clientes, mediante la estructuración y ejecución de proyectos, de

acuerdo con las políticas del Gobierno Nacional y el fortalecimiento de las regiones. Mejorando

continuamente su gestión de calidad con eficiencia, eficacia y efectividad. Apoyada en un equipo

humano interdisciplinario enfocado a trasformar vidas.

1.6 Objetivos de calidad

• Incrementar el nivel de satisfacción del cliente cumpliendo sus requerimientos.

• Optimizar y simplificar los procesos de la Entidad mediante la autoevaluación y control.

• Llevar a cabo proyectos con calidad y oportunidad, haciendo la gestión para mitigar los

riesgos.

• Orientar la actividad misional con la estrategia del Gobierno Nacional

• Fortalecer la cultura organizacional de la Entidad orientada al servicio.



2. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Para su creación y desarrollo del presente documento se tomó como referencia el Manual para la formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR, MAP300 Programa de Gestión Documental, procedimientos, Resoluciones de cambios de la estructura organizacional, organigrama y normatividad referente a la función archivística.

2.1 Aspectos críticos y riesgos de la labor archivística Se estudió y evalúo el modelo integrado de planeación y gestión – MIPG, los planes de acción del proceso de Gestión Documental resultado de las auditorías internas, tomando como referencia los informes de las visitas realizadas, para lo cual se identificaron los siguientes aspectos críticos y sus riesgos:

ASPECTOS CRÍTICOS RIESGOS

1 Manejo de la información en papel.

1. Pérdida y/o divulgación de información confidencial.

2. Incumplimiento o inoportunidad en la entrega de respuestas a requerimientos, comunicaciones internas y externas.

2

No se encuentra toda la información digitalizada en el aplicativo de gestión documental ORFEO.

1. Indisponibilidad de los documentos para dar respuesta a los requerimientos de información.


3. Inoportunidad en el cumplimiento dentro de los términos de Ley de las PQRD (Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias), y solicitudes de información pública.

3

Bajo índice de consulta en el aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sobre la información digitalizada.



4

Inadecuado manejo del aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sin el tramite adecuado para su gestión y archivo.

1. Indisponibilidad de los documentos para dar respuesta a los requerimientos de información.

2. Diferencias entre el físico entregado y la comunicación generada en el Aplicativo de Gestión Documental.




4. Alteración o eliminación de la información almacenada en el aplicativo ORFEO.


5 Carencia de un Diagnóstico Integral de Archivos

1. No estar alineados al decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos para la gestión documental” y demás normas aplicables.

6

Finalizar el trámite de elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental – TRD, conforme a la determinación de Grupos dada por la resolución 241 de 2018.

1. Incumplimiento al decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos para la gestión documental” y demás normas aplicables.

7

Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID

1. No estar alineados al decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos para la gestión documental” y demás normas aplicables.

8

Adoptar cronograma de transferencias de documentos de los archivos de gestión al archivo central

1. Indisponibilidad de los documentos para dar respuesta a los requerimientos de Información.


9

Implementación de los requisitos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos de los documentos electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico.

1. Pérdida y/o divulgación de información confidencial.

2. Diferencias entre el físico entregado y la comunicación generada en el Aplicativo de Gestión Documental.


10

Parametrización de Tablas de control de acceso en el Sistema de Gestión Documental.

1. Pérdida y/o divulgación de información Confidencial.


11

Ausencia de sensibilización y capacitación a funcionarios y contratistas sobre archivos - PGD

1. No estar alineados al decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.14 “Plan de Capacitación.” y demás normas aplicables.



2.2 Priorización de aspectos críticos.

EJES ARTICULADORES

ASPECTOS CRÍTICOS Administración de archivos

Acceso a la Información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos y de seguridad

Fortalecimiento y articulación

TOTAL

1 Carencia de un Diagnóstico Integral de Archivos.

8 7 9 7 10 41

2


8 5 10 7 9 39

3 Parametrización de Tablas de control de acceso en el Sistema de Gestión Documental.

7 5 6 10 9 37

4 Adoptar cronograma de transferencias de documentos de los archivos de gestión al archivo central.

10 6 8 6 6 36

5 No se encuentra toda la información digitalizada en el aplicativo de gestión documental ORFEO.

8 7 8 8 5 36

6 Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental – FUID

6 4 9 6 7 32

7 Implementación de los requisitos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos de

7 5 6 7 5 30



Nota: La valoración responde al número de requisitos cumplidos en la entidad frente a los solicitados por el Archivo General de la Nación – ver tabla 3 criterios

de evaluación. Manual de formulación PINAR

Una vez identificados los aspectos críticos, se evaluó el impacto frente a cada eje articulador. El resultado final en la matriz identifica once (11)

prioridades frente a aspectos esenciales archivísticos de ENTERRITORIO, resaltando como necesidad principal la “Elaboración y utilización del

Diagnóstico Integral de Archivos”

los documentos electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico.

8 Inadecuado manejo del aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sin el tramite adecuado para su gestión y archivo.

8 7 4 6 3 28

9 Ausencia de sensibilización y capacitación a funcionarios y contratistas sobre archivos – PGD

6 7 6 4 5 28

10 Manejo de la información en papel. 7 6 6 1 3 23

11 Bajo índice de consulta en el aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sobre la información digitalizada.

5 7 3 3 3 21

80 66 75 65 65



3. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA De acuerdo con los resultados obtenidos en la priorización de las actividades de los aspectos críticos y los ejes articuladores con mayor impacto, se establece la formulación de la visión estratégica documental de la entidad de la siguiente manera:

NO ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR

1 Carencia de un Diagnóstico Integral de Archivos. 41 Administración de

archivos 80

2


39 Preservación de la

información 75


37 Acceso a la

Información 66


36 Aspectos tecnológicos

y de seguridad 65


36 Fortalecimiento y

articulación 65

6 Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID

32

7


30


28

9 Ausencia de sensibilización y capacitación a funcionarios y contratistas sobre archivos - PGD

28

10 Manejo de la información en papel. 23


21

ENTERRITORIO, garantizara la administración, preservación y el acceso a la información mediante el mejoramiento continuo de la Gestión Documental, por medio de las herramientas archivísticas físicas y tecnológicas, para así brindar un manejo integral del ciclo vital de los documentos, generados y recibidos por la entidad.



3.1 Formulación de los objetivos estratégicos.

No ASPECTOS CRITICOS OBJETIVOS

1 Carencia de un Diagnóstico Integral de Archivos.

Elaborar el Diagnóstico Integral de Archivos, como instrumento para el PGD y PINAR, en cumplimiento de la función archivística.

2


Realizar el proceso actualización, aprobación, tramite de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental - TRD en los nuevos grupos de ENTERRITORIO, dando alcance a las modificaciones originadas por los cambios en los procedimientos, funciones y reestructuraciones.


Definir y parametrizar las tablas de control de acceso y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos


Actualizar los expedientes físicos en el archivo de gestión centralizado y su envió al archivo de custodia externa.


Fortalecer el personal disponible para el desarrollo de la digitalización e indexación en el sistema de gestión documental Orfeo, los documentos físicos pendientes por procesar.

6 Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID

Actualizar el Formato Único de Inventario Documental – FUID, conforme a las especificaciones del acuerdo 042-2002 del AGN.

7


Desarrollar el software sobre el sistema de gestión documental ORFEO y el módulo de portafirmas.


Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado del sistema de gestión documental ORFEO.

9 Ausencia de sensibilización y capacitación a funcionarios y contratistas sobre archivos - PGD


10 Manejo de la información en papel.






3.1.1 Planes y proyectos asociados a los objetivos estratégicos

No

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

ASPECTOS CRITICOS/EJES ARTICULADORES OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

No se encuentra toda la información digitalizada en el

aplicativo de gestión documental ORFEO.

Fortalecer el personal disponible para el desarrollo de la digitalización e

indexación en el sistema de gestión documental Orfeo, los documentos

físicos pendientes por procesar.

Inventario de la documentación de su archivo central en

el Formato Único de Inventario Documental - FUID

Actualizar el Formato Único de Inventario Documental – FUID, conforme a

las especificaciones del acuerdo 042-2002 del AGN.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALParametrización de Tablas de control de acceso en el

Sistema de Gestión Documental.

Definir y parametrizar las tablas de control de acceso y restricciones de

acceso y seguridad aplicables a los documentos

Adoptar cronograma de transferencias de documentos de

los archivos de gestión al archivo central.

Actualizar los expedientes físicos en el archivo de gestión centralizado y su

envió al archivo de custodia externa.

Carencia de un Diagnóstico Integral de Archivos.Elaborar el Diagnóstico Integral de Archivos, como instrumento para el PGD

y PINAR, en cumplimiento de la función archivística.

Finalizar el trámite de elaboración, aprobación,

tramitación de convalidación, implementación y

publicación de la Tabla de Retención Documental – TRD,

conforme a la determinación de Grupos dada por la

resolución 241 de 2018.

Realizar el proceso actualización, aprobación, tramite de convalidación,

implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental - TRD

en los nuevos grupos de FONADE, dando alcance a las modificaciones

originadas por los cambios en los procedimientos, funciones y

reestructuraciones.

Implementación de los requisitos de integridad,

autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad,

preservación y metadatos de los documentos

electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de

Documento Electrónico.

Desarrollar el software sobre el sistema de gestión documental ORFEO y el

módulo de portafirmas.PLAN INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO

Inadecuado manejo del aplicativo de Gestión

Documental (ORFEO), sin el tramite adecuado para su

gestión y archivo.

Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión

documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado

del sistema de gestión documental ORFEO.

PLANES INSTITUCIONALES DE CAPACITACIÓN - PIC

Ausencia de sensibilización y capacitación a

funcionarios y contratistas sobre archivos - PGD




Manejo de la información en papel.




Bajo índice de consulta en el aplicativo de Gestión

Documental (ORFEO), sobre la información digitalizada.






3.2 Formulación de planes y proyectos

3.2.1 Anexo Plan - 1

NOMBRE:

OBJETIVO:

ALCANCE:

RESPONSABLE DEL PLAN:

RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONESGrupo de Servicios

AdministrativosFebrero de 2019 Octubre de 2019

Documento

consolidadoPlan de accion - MIPG

Grupo de Servicios

AdministrativosNoviembre de 2019 Diciembre de 2019

Control de

asistenciaPlan de accion - MIPG

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

Documento elaborado Documento elaborado /

documento aprobadocreciente 100%

TIPO

Humano

Financiero y económico

Tecnológico

Inicia con el levantamiento de la información, de acuerdo a lo establecido en la Normatividad Archivistica Vigente, y finaliza con la entrega del documento consolidado.

Grupo de Servicios Administrativos

ACTIVIDAD

Elaboración diagnóstico integra l de archivos

Divulgación y socia l i zación

PLAN - 1Elaboración del Diagnostico Integral de Archivos.

Elaborar el Diagnóstico Integral de Archivos, como insumo para la actualización de los instrumentos archivisticos PGD y PINAR, en cumplimiento de la función archivística.

INDICADORES

RECURSOS

CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES

N/A Profesional - calificado.

N/AEstimado para la contratación del

recurso humano.

N/A Los necesarios para su elaboración




NOMBRE:

OBJETIVO:

ALCANCE:


RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES

Grupo de Servicios

AdministrativosMayo de 2019 Julio de 2019

Propuesta Primera

Versión TRD -

ENTERRITORIO

Esta propuesta se incial el montaje con el Proyecto de

Resolución de Grupos, entregada el 10 de mayo del 2019,

por consiguiente de realizarsen cambios en la Resolución

definitiva, se debe reevaluar la propuestas de TRD.

Grupo de servicios

administrativosAgosto de 2019 Agosto de 2019

Acta de aprobación

de Instrumento

Subgenrecia

Administrativa - Gerencia

General

Septiembre de 2019 Septiembre de 2019

Resolución de

Aprobación del

Instrumento

Archivis tico

Grupo de Servicios

AdministrativosSeptiembre de 2019 Septiembre de 2019

Comunicación

envío

Esta comunicacón esta sujeta a la emisón del Acto

Administrativo de aprobación por parte dela Gerencia

General.

Grupo de Servicios

AdministrativosDiciembre de 2019 Diciembre de 2019

Comunicación

Respuesta

Es importante aclarar que el AGN, por Norma tiene 90 dias

para emitir concepto tecnico de evalución.

Grupo de Servicios

AdministrativosEnero de 2020 Enero de 2020

Citación a

Precomite

Esta Citación esta sujeta a la programanción del

precomite evaluador del AGN.

Grupo de Servicios

AdministrativosFebrero de 2020 Febrero de 2020 Citación a Comité

Esta Citación esta sujeta a la programanción del comite

evaluador del AGN.

Archivo General de la

NaciónMarzo de 2020 Marzo de 2002

Certificado de

convalidación

Grupo de Servicios

Administrativos - Grupo

de comunicaciones

Marzo de 2020 Marzo de 2020 Publicacion TRD

Grupo de Servicios

AdministrativosMarzo de 2020 Mayo de 2020

Capacitación y

Pieza de

comunicación

Todos los Grupos de

EnterritorioMarzo de 2020 PERMANTEMENTE

Archivos de

gestión

organizados


Documento elaborado

Documento elaborado /

documento aprobado

AGN

creciente 100%

TIPO

Humano


Tecnológico N/A Los necesarios para su elaboración

ACTIVIDAD

Elaboración de los Instrumentos Archvis ticos : Cuadro

de Clas i ficación Documental y Tablas de Retención

Documental - TRD de ENTERRRITORIO

INDICADORES

RECURSOS


recurso humano.

PLAN - 2



Elaboración, aprobación, tramite de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental – TRD, de ENTERRITORIO, de accuerdo con los

estabelecido en el Decreto 495 de 2019.

Realizar el proceso elaboración, aprobación, tramite de convalidación ante el Archivo General de la Nación, implementación y publicación de la Tabla de Retención

Documental - TRD en los grupos de ENTERRITORIO, dando alcance a las modificaciones originadas por los cambios en los procedimientos, funciones y reestructuraciones.

Emis ión del Acto Adminis trativo de Aprobación del

Instrumento por parte del Representante Legal de la

Entidad


Inicia con las entrevistas cono los productores documentales, la deterninación de series, subseries y tipologías documentales, de acuerdo con los cambios normativos o de

estructura y termina con emisión del certificado de convalidación de las TRD por el AGN y la publicacion en la pagina web de la entidad.

Presentación Ante el Comite de Gestión y Desempeño

Radicación para Eva luación y conval idación ante el

Archivo Genera l de la Nación - AGN

Respuesta a las observaciones del Archivo Genera l de

la Nación.

Publ icación de las TRD en la página wed de la

entidad

Implementación del Instrumento conval idado

Sustentación a l Pre-comite eva luador de Documentos

del Archivo Genera l de la Nación -AGN

Sustentación a l Comite eva luador de Documentos del

Archivo Genera l de la Nación -AGN

Emis ión del Certi ficado de Conval idación por parte

del AGN.

Divulgación y socia l i zación




NOMBRE:

OBJETIVO:

ALCANCE:



Administrativos -

Tecnología de la

información

Agosto de 2019 marzo de 2020 TCA Elaboradas

Previa Aprobación de la TRD, por parte del Comité de

Gestión y desmpeño y de la coonvalidación por parte de

Agn.

Grupo de Servicios

Administrativos -

Tecnología de la

información

Marzo de 2020 marzo de 2020 Acta de Aprobación

Grupo de Servicios

Administrativos -

Tecnología de la

información

Abril de 2020 Diciembre de 2020Tablas de control de

acceso

implementadas


Acciones implementadasAcciones implementadas /

total de acciones a

implementar

creciente 100%

TIPO

Humano


Tecnológico

ACTIVIDAD

Definir las tablas de control de acceso

Presentar documento a l Comité de Gestión y

desempeño

Implementación tablas de control de acceso Al

s is tema de gestion documental ORFEO

PLAN - 3Parametrización de Tablas de control de acceso en el Sistema de Gestión Documental.

Definir y parametrizar las tablas de control de acceso y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

Definir las Tablas de Control de Acceso y aplicarlas en el sistema de gestión documental ORFEO




recurso humano.N/A Los necesarios para su elaboración

INDICADORES

RECURSOS





NOMBRE:

OBJETIVO:

ALCANCE:



Administrativos -

contratista

Definida en el

Cronograma

Definida en el

Cronograma

Base de datos de

transferenciasProceso permanente

Grupo de Servicios

Administrativos -

contratista

Definida en el

Cronograma

Definida en el

Cronograma

Expediente

conformadoProceso permanente

Grupo de Servicios

Administrativos -

contratista

Definida en el

Cronograma

Definida en el

Cronograma

Expediente


Grupo de Servicios

Administrativos -

contratista

Definida en el

Cronograma

Definida en el

Cronograma

Base de datos -

FUIDProceso permanente

Grupo de Servicios

Administrativos -

contratista

Definida en el

Cronograma

Definida en el

Cronograma

Base de datos -

FUIDProceso permanente


Folios incluidos en

expedientes

Folios incluidos en

expedientes / Total de Folios

transferidos

creciente 60%

TIPO

Humano


Tecnológico

ACTIVIDAD

Recepcion de transferencias regis tradas en el

s i s tema de gestión documental ORFEO

Actual ización de los expedientes fís icos en el archivo

de gestión centra l izado.

Ubicación topográfica y organización de las Unidades

Documentales transferidas a l archivo de custodia

externa.

INDICADORES

Real izar los procesos de organización fís ica de los

documentos transferidos a l archivo de gestión

centra l izado.

Di l igenciar y actual izar los Formatos Únicos de

Inventarios Documentales (FUID) de las Unidades

Documentales transferidas a l archivo de custodia

externa.

PLAN - 4

Adoptar cronograma de transferencias primarias de los archivos de gestión al archivo central, e incoporacion de documentos de las series documentales de CONTRATOS,

CONVENIOS Y COMPROBANTES CONTABLES; que se encuentran en custodia por el Grupo de Servicios Administrativos.

Actualizar los expedientes físicos en el archivo de gestión centralizado y su envió al archivo de custodia externa.

Inicia con la recepcion de transferencias registradas en el sistema de gestión documental ORFEO y termina con el envio de la documentacion al archivo de custodia externa.

Grupo de Servicios Administrativos - Persona Natural o Jurídica (Contratista) – Sistema de gestión documental Orfeo


recurso humano.N/A Los necesarios para su elaboración

RECURSOS


N/A Persona Natural o Jurídica (Contratista)




NOMBRE:

OBJETIVO:

ALCANCE:



Administrativos -

contratista

Permanente PermanenteBase de datos de

transferenciasProceso permanente

Grupo de Servicios

Administrativos -

contratista

Permanente PermanenteExpediente


Grupo de Servicios

Administrativos -

contratista

Permanente PermanenteExpediente


Grupo de Servicios

Administrativos -

contratista

Permanente Permanente

Reporte de

imágenes

digitalizadas Orfeo

Proceso permanente


Folios digitalizadosFolios digitalizados / total

de Folios transferidoscreciente 60%

TIPO

Humano


Tecnológico

ACTIVIDAD

Recepcion de transferencias regis tradas en el

s i s tema de gestión documental ORFEO

Real izar los procesos de organización fís ica de los

documentos transferidos a l archivo de gestión

centra l izado (contratos , convenios y comprobantes

contables ).

Digi ta l i zación e indexación de los documentos en el

apl icativo gestión documental ORFEO, (contratos ,

convenios y comprobantes contables ).

Actual ización de los expedientes fís icos en el archivo

de gestión centra l izado.

PLAN - 5No se encuentra toda la información digitalizada en el aplicativo de gestión documental ORFEO.

Fortalecer el personal disponible para el desarrollo de la digitalización e indexación en el sistema de gestión documental Orfeo, los documentos físicos pendientes por

procesar.

Inicia con la recepcion de documentación interna , registrada en el sistema de gestión documental ORFEO y termina con la digitalización e indexación de los documentos en

el aplicativo.




recurso humano.


INDICADORES

RECURSOS





NOMBRE:

OBJETIVO:

ALCANCE:



Administrativos -

contratista

Febrero de 2019 Febrero de 2020Base de datos y FUID

actualizado

Grupo de Servicios

Administrativos -

contratista

Marzo de 2020 Marzo de 2020Control de

asistencia

Grupo de Servicios


de comunicaciones

Abril de 2020 Abril de 2020 Publicacion FUID

Grupo de Servicios

Administrativos -

contratista

Permanente PermanenteBase de datos y FUID

actualizadoProceso continuo


Documento elaborado Documento elaborado /

documento publicadocreciente 100%

TIPO

Humano


Tecnológico

ACTIVIDAD

Real izar el levantamiento y consol idación de la

información a di l igenciar en el FUID.

Presentación, aprobación, divulgación y socia l i zación

Publ icación FUID en la página wed de la entidad

Implementar las actual izaciones en el FUID

PLAN - 6Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID

Actualizar el Formato Único de Inventario Documental – FUID, conforme a las especificaciones del acuerdo 042-2002 del AGN

Inicia con la actualización del Formato Único de Inventario Documental – FUID y termina con la publicaciónen la pagina web de la entidad.



recurso humano.


INDICADORES

RECURSOS






NOMBRE:

OBJETIVO:

ALCANCE:



AdministrativosFebrero de 2019 Abril de 2019 Proceso actualizado

Grupo de Servicios


Desarrollo

Organizacional

Mayo de 2019 Mayo de 2019Documento publicado

catálogo documental

Grupo de Tecnologia de la

InformaciónJunio de 2019 Diciembre de 2019

Grupo de Servicios


de Tecnologia de la

Información

Enero de 2020 Febrero de 2020Comunicación con

firma digital


Acciones implementadasAcciones implementadas /

Total de Acciones a

implementar

creciente 100%

TIPO

Humano


Tecnológico

PLAN - 7

Actual izacion procedimiento PAP 327 “Envió y

recepción de comunicaciones internas y externas”

Implementación y paso a producción

INDICADORES

Publ icación catálogo documental y socia l i zacion.

Implementación de los requisitos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos de los documentos electrónicos de archivo en el

Sistema de Gestión de Documento Electrónico.

Desarrollar el software sobre el sistema de gestión documental ORFEO y el módulo de portafirmas.

Inicia con la actualización del procedimiento PAP 327 “Envió y recepción de comunicaciones internas y externas” y termina con la implementación de la firma digital en las

comunicaciones generadas por la Entidad.

Grupo de Servicios Administrativos - Grupo de Tecnologia de la Información - Grupo Desarrollo Organizacional - Persona Natural o Jurídica (Contratista).

ACTIVIDAD


recurso humano.


Desarrol lar el software sobre el s i s tema de gestión

documental ORFEO y el módulo de portafi rmas .

RECURSOS





3.2.8 Anexo Plan – 8, 9, 10, 11.

NOMBRE:

OBJETIVO:

ALCANCE:


RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES

Grupo de Servicios

AdministrativosFebrero de 2019 Diciembre de 2019 Control de asistencia

Grupo de Servicios

Administrativos -

Subgerencia

Administrativa

Febrero de 2019 Diciembre de 2019Piezas gráficas,

correos masivos,

portal web

Grupo de Servicios

Administrativos -

Subgerencia

Administrativa

Febrero de 2019 Diciembre de 2019Piezas gráficas,

correos masivos,

portal web


Personal capacitado

Personal capacitado /

Total de personal

entidad.

creciente 70%

TIPO

Humano


Tecnológico

ACTIVIDADCapacitar trimestra lmente a los colaboradores de la

entidad en el uso adecuado del s is tema de gestión

documental ORFEO y sus funcional idades .

Forta lecer los controles de la implementación de los

procedimientos asociados a la gestión documental , a

través de piezas publ ici tarias para campañas

internas

Difus ión del programa de gestión documental de la

entidad y la importancia en su cumpl imiento, a través

de piezas publ ici tarias para campañas internas

PLANES - 8, 9, 10, 11PLAN GENERAL DE CAPACITACIÓN EN EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – ORFEO. (PLANES - 8, 9, 10, 11)

Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado del sistema de gestión

documental ORFEO

sensibilización a colaboradores de la entidad sobre el el programa de gestión documental y del sistema de gestión documental – ORFEO

Grupo de Servicios Administrativos - Subgerencia Administrativa.

N/A N/A


INDICADORES

RECURSOS





3.3 Mapa de Ruta

Corto plazo

(1 año)2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027

1Elaboración y utilización del Diagnóstico Integral de

Archivos

2

Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación,

implementación y publicación de la Tabla de Retención

Documental - TRD.

3 Parametrización de Tablas de control de acceso

4Transferencias de documentos de los archivos de gestión

al archivo central

5No se encuentra toda la información digitalizada en el

aplicativo de gestión documental ORFEO.

6Inventario de la documentación de su archivo central en

el Formato Único de Inventario Documental - FUID

7

Implementación de los requisitos de integridad,

autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad,

preservación y metadatos de los documentos

electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de

Documento Electrónico.

8

Se generan comunicaciones en el aplicativo de Gestión

Documental (ORFEO), sin el tramite adecuado para su

gestión y archivo.

9Sensibilización y capacitación funcionarios sobre

archivos - PGD

10 Envió de la información física a puestos de trabajo.

11Bajo índice de consulta en el aplicativo de Gestión

Documental (ORFEO), sobre la información digitalizada.

No PLAN O PROYECTOMediano Plazo ( 1 a 4

años)Largo plazo (4 años en adelante)



3.4 Seguimiento y control

1 2 3 4

1Elaboración y utilización del Diagnóstico

Integral de Archivos

Documento elaborado / documento

aprobado100%

2

Elaboración, aprobación, tramitación de

convalidación, implementación y

publicación de la Tabla de Retención

Documental - TRD.


aprobado AGN100%

3Parametrización de Tablas de control de

acceso

Acciones implementadas / total de

acciones a implementar100%

4Transferencias de documentos de los

archivos de gestión al archivo central

Folios incluidos en expedientes /

Total de Folios transferidos60% Proceso permanente

5

No se encuentra toda la información

digitalizada en el aplicativo de gestión

documental ORFEO.

Folios digitalizados / total de Folios

transferidos60% Proceso permanente

6

Inventario de la documentación de su

archivo central en el Formato Único de

Inventario Documental - FUID


publicado100%

7

Implementación de los requisitos de

integridad, autenticidad, inalterabilidad,

disponibilidad, preservación y metadatos

de los documentos electrónicos de archivo

en el Sistema de Gestión de Documento

Electrónico.

Acciones implementadas / Total de

Acciones a implementar100%

8

Se generan comunicaciones en el aplicativo

de Gestión Documental (ORFEO), sin el

tramite adecuado para su gestión y archivo.

9Sensibilización y capacitación funcionarios

sobre archivos - PGD

10Envió de la información física a puestos de

trabajo.

11

Bajo índice de consulta en el aplicativo de

Gestión Documental (ORFEO), sobre la

información digitalizada.

Personal capacitado / Total de

personal entidad.70%

PLAN O PROYECTO INDICADORES METAMedición Trimestral 2019

OBSERVACIONES

CUADRO SEGUIMIENTO INDICADORES DE GESTION

No



4. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIO REALIZADO APROBACIÓN

01 2019-01-24 Elaboración Comité Institucional de Gestión y Desempeño

No. 12

02 2019-05-29

Se realiza modificación en las fechas establecidas en el PINAR aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en enero de 2019. Para: El plan #1, Elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos. El plan # 2, Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental – TRD, de ENTERRITORIO, de acuerdo con los establecido en el Decreto 495 de 2019. El plan # 3, Parametrización de Tablas de control de acceso en el Sistema de Gestión Documental. El comité en pleno aprueba las modificaciones a las fechas en el PINAR.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

No. 16

gestiÓn administrativa - enterritorio · gestiÓn administrativa empresa nacional promotora del...

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