fundamentos de comunicación escrita en las organizaciones

Fundamentos de comunicación escrita

en las organizaciones

Dra. Patricia Nigro

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La competencia comunicativa

• Lograr antes que nada la claridad.

• Lograr la calidad lingüística que un

profesional debe tener:

• Todo texto es mejorable.

• Los grandes escritores también se

equivocan y corrigen.

• Utilizar la lengua escolarizada escrita

estándar.

• Si se puede hacer una mejor versión del

texto, ha de hacerse.

¿Qué aspectos favorecen el discurso escrito?

• Tener claros los objetivos, el tema y el destinatario.

• Diseñar el espacio de manera legible y apelar a los

recursos gráficos disponibles.

• Utilizar el lenguaje de manera correcta y elegante.

¿Qué aspectos favorecen el discurso escrito?

• Adelantar el tema que se abordará: decir algo importante en el primer párrafo.

• Poner conectores entre párrafos, de modo que las ideas se articulen con naturalidad.

• Cuidar el trato al destinatario en el léxico, el tono y la forma, en que se hace llegar el escrito.

• Revisar.

¿Qué elementos perjudican el discurso escrito?

• Proceder sin un trabajo previo sobre las ideas y su ordenación.

• Presentar un escrito desaliñado tanto en la tipografía como en el espacio.

• Equivocar el trato con el destinatario.

¿Qué elementos perjudican el discurso escrito?

• Comenzar el texto con circunloquios o ideas secundarias.

• Dejar supuestos sin explicación.

• Presentar un texto con errores gramaticales o con erratas.

Lenguaje organizacional: Habla coloquial de nivel culto

• Concisión: brevedad.

• Claridad: frase corta y directa.

• Captación del interés del lector:

- Organización de los datos.

- Lenguaje claro y atractivo.

• Sencillez de la sintaxis: orden lógico.

• Precisión léxica: la palabra exacta.

• Corrección gramatical.

Principios de la comunicación escrita

• Céntrese en el interés del lector.

• Desarrolle una estructura clara:

– organice las ideas y haga un borrador

antes de escribir,

– respete las reglas de la puntuación (cada

párrafo una idea),

– coloque títulos y subtítulos, si el texto es

muy extenso.


• Diga algo al principio:

– capte la atención del lector

desde el comienzo,

– fije claramente el tema y el

objetivo desde el principio,

– ubique las oraciones

importantes al inicio de

párrafo y los conceptos

importantes al inicio de la

oración.


• Sea económico con las

palabras:

– no use más palabras de

las necesarias,

– no use palabras largas o

complejas, si no es

necesario,

– en caso de poder

sintetizar más la idea, use

varias oraciones simples.


• Sea completo en su información:

– indique los antecedentes de lo que escribe,

– responda a las siguientes preguntas al redactar un mensaje: ¿por qué?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿cómo?, ¿quién?

• Escriba con naturalidad:

– no use un estilo rebuscado,

– no ostente erudición.

El proceso de la escritura

• Consta de tres etapas:

• La preescritura (invención).

• La escritura (disposición).

• La revisión (elocución).

• La producción de un texto bien logrado es un proceso largo y que requiere de mucho esfuerzo (Serafini).

La revisión

• Es mucho más que una

técnica o una supervisión final

del escrito: implica una

determinada actitud de

escritura y un estilo de

trabajo.

• Calidad profesional.

• ¿ES ESTA LA MEJOR

VERSIÓN DE ESTE TEXTO

QUE SOY CAPAZ DE

ESCRIBIR?

La revisión

Mejorar la calidad del texto en los siguientes aspectos:

• Adecuación del texto a su clase.

• Correspondencia del texto con sus objetivos.

• Organización del texto.

• Legibilidad.

• Tono.

• Adecuación al lector.

Revisión: para tener en cuenta

• Preferir las palabras

simples a las perífrasis (en

vez de “institución

bancaria”, “”banco”).

• Emplear las palabras

indispensables: el

sustantivo y el verbo. No

abusar de los adjetivos.


• Definir siglas y

abreviaturas.

• No duplicar los

calificativos (“lisa y

llanamente”; “claro y

profundo”): seleccionar

el término más justo.


• Huir de los verbos generales o «baúl»

(hacer, ser, tener, estar); y de las palabras

fáciles (cosa, tema, asunto). No añaden

información y son imprecisos.

• No abusar de los adverbios, y evitar aquellos

terminados en “-mente” (“Oportunamente,

daremos la información pedida”). Variar su

ubicación dentro de la frase.

• Seguir el orden lógico: sujeto + verbo +

complementos.


• Evitar los términos rebuscados, creyendo que

“enriquecen” el texto:

– Es mejor hombre o persona que “individuo”.

– Tomar que “agarrar”.

– Concretar que “concretizar”.

– Recibir que “receptar” o “recepcionar”.

– Ver que “visualizar” o “visionar”.


• Preferir la voz activa antes que la pasiva (“El equipo realizó el informe”, y no “El informe fue realizado por el equipo”).

• Colocar punto antes de haber llegado a las tres líneas (25 palabras).

• Cambiar de párrafo cuando inserte una

perspectiva o idea diferente.

• Utilizar conectores para enlazar ideas o párrafos: sin embargo, asimismo, por un lado/por otro lado.


• Acercar los modificadores a sus núcleos:

– Así podremos recordar, en un momento

posterior, nuestros objetivos.

• Eliminar expresiones superfluas:

– Se caracterizó a las jóvenes en términos de su

inserción laboral y de su situación al interior de

los hogares.

Componentes de la carta comercial

• Membrete.

• Lugar y fecha.

• Destinatario y dirección.

• Referencia.

• Saludo inicial.

• Introducción.

• Texto.

• Saludo final.

Componentes de la carta comercial

• Firma, aclaración y cargo.

• Adjuntos o anexos.

• Dirección del firmante (si no aparece en el

membrete).

• Iniciales del firmante y del escribiente.

• Iniciales de la frase “con copia” (c.c) seguidas del

nombre de la persona a la que se envía la copia.

Guía de corrección de cartas

organizacionales • Mantener una misma persona gramatical:

primera o tercera.

• Mantener el número: singular o plural.

• Evitar frases hechas y circunloquios.

• Usar un final sobrio evitando ser repetitivo.

• La fórmula de inicio debe ser: “de nuestra

consideración”.

• El destinatario es una sola persona.

Guía de corrección de cartas

institucionales • Usar una diagramación apropiada.

• Usar una puntuación correcta (incluidas las

mayúsculas).

• Evitar ambigüedades o faltas de precisión.

• Usar oraciones completas.

• Usar apropiadamente las preposiciones y las

abreviaturas.

• Mantener el nivel de lengua adecuado a la

situación.

El correo electrónico

• El correo electrónico no es un tipo de texto sino un canal de comunicación. En verdad, se trata de un “mensaje electrónico o carta electrónica”.

• Texto híbrido: inmediatez de la comunicación oral pero permanencia de la comunicación escrita. Punto medio entre el teléfono y la carta.


• Otras características: espontaneidad, facilidad de

reenvío y bajo costo PERO desprolijidad, falta a la

privacidad, desacierto en el tono.

• Importancia de la formalidad en los mensajes

electrónicos de una empresa. Tiene validez en los

tribunales.

• Como canal de transmisión: envío de boletines

informativos, mensajes individuales, breves

cartas, copias de documentos, comunicados de

prensa...


• Cuidado en la redacción del mensaje: gramática,

propiedad del lenguaje, infidencias, adecuación al

destinatario real, a la situación comunicativa,

claridad, brevedad, precisión y concisión,

tipografía, uso de mayúsculas.

• Formato: destinatario y copias a la vista y ocultas;

asunto; encabezamiento; texto, saludo final y

firma.


• Los siete grandes errores:

– pasarlo por alto,

– basarse en supuestos,

– demasiadas palabras,

– desprolijidad,

– falta de tacto,

– fingir no haberlo recibido.

El correo electrónico: consejos

• El “asunto” debe reflejar el contenido. Es un título

informativo.

• Elegir un saludo adecuado.

• Tener en cuenta el punto de vista del receptor.

• Ir al grano.

• Elaborar un guión con la información que se

incluirá.


• Revisar el contenido y la forma del texto: no precipitarse.

• Leer atentamente el mensaje pensando sobre todo en el receptor.

• Preguntarse por su relevancia y por su urgencia.

• No abusar de él ni hacerse “adicto”.

• Responder con historial.


• No realizar envíos

indiscriminados o colectivos ni

incluir direcciones ajenas a

cualquiera.

• No incluir “emoticonos” ni

abreviaturas “caseras”.

• En las firmas automáticas, sólo

incluir los datos esenciales. No

pasarse de las cinco líneas.


• No reenviar “cadenas”.

• Revisar siempre la dirección o las direcciones a

las que se escribe.

• Revisar que estén los textos adjuntos que se

anuncian.

• Preguntarse: “¿hace falta decirlo?, ¿se puede

llamar por teléfono?,¿le interesa esto a mi

receptor?, ¿es una pérdida de tiempo?”

• Nunca criticar a nadie (y menos por escrito).


• Revisar el tamaño de los

adjuntos.

• Tener un buen antivirus.

• Solo responder cuando sea

necesario.

• Organizar los mensajes en

carpetas, por fechas, por

destinadores...

• Pedir confirmación automática

de recepción.

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