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Funcionalidad de la herramienta Yucan QM
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Trayecto de evaluación8
Informes de la evaluación17
Trayecto de auditoría22
Informes de la auditoría24
Introducción Yucan QM3
CONTENIDO
Plan de mejora25
Informes plan de mejora30
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GESTIÓN EN LA NUBE – CLOUD COMPUTING
Yucan QM es una aplicación web, distribuida bajo licencia SAAS (Software as a Service)Acceda a la aplicación desde cualquier navegador de internet:
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EMPEZAR A TRABAJAR CON YUCAN QM
En la página de inicio de sesión podrá registrar su organización para el uso de la aplicaciónParticipantes ya registrados pueden acceder a sus evaluaciones desde está página
Acceda a todas sus evaluaciones activas
Registre su organización para el uso de la aplicación
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NOTIFICACIONES AUTOMATIZADAS Y ACCESOS DIRECTOS
Los participantes de la autoevaluación recibirán correos electrónicos, notificándoles de su participación en los procesos de evaluación, de la disponibilidad de informes, de las acciones pendientes, etc.
Notificación del registro como (futuro) participante y datos de inicio
de sesión
Una vez activada la evaluación recibirá una
descripción de su función y un enlace directo a la
evaluación
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PÁGINA DE INICIO
Después de iniciar sesión tendrá acceso a diferentes áreas de la aplicación según los derechos su función
Consulte las evaluaciones en las que participa
Cree una nueva evaluación
Consulte el manual de usuarios
Acceda al área de gestión de participantes, gastos, etc.
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VISTA GENERAL DE LAS EVALUACIONES
La vista general le mostrará todas sus evaluaciones y la función que desempeña en éstas.Puede combinar todas las evaluaciones necesarias, según el tamaño de la organización y las actividades que desempeñe.
La organización puede llevar a cabo múltiples evaluaciones
simultáneas basados en diferentes modelo de gestión
Puede desempeñar varias funciones en las distintas
evaluaciones
Acceda a la evaluación haciendo clic en el enlace
Dependiendo de su función la opción de crear nuevas
evaluaciones estará disponible o no
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TRAYECTO EVALUACIÓN - INICIO
La página de inicio de la evaluación le dará acceso - según los derechos su función - a las diferentes áreas, fases y opciones del proceso de evaluación
Menú de navegación de la evaluación - Según cuál sea
su función, se mostrarán otras funciones en este menú
Menú de contenido - muestra verticalmente el contenido de la evaluación (contraído). Expandido, la vista general muestra todos los criterios incluidos en la evaluación. La vista detallada muestra una vista general de los criterios e incluye las respuestas dadas en la fase activa.
Inicie el proceso de autoevaluación
Menú de fases - muestra las diferentes fases que deben completarse en el proceso de evaluación
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CRITERIOS A CUMPLIR
Al iniciar la evaluación el primer criterio a responder y las posibles respuestas se muestran en la pantalla central.
Utilice los botones
“guardar”, “siguiente” o
“anterior” para guardar su respuesta y
pasar al siguiente criterio a cumplir
Criterio a cumplir – Los criterios se formulan según los requisitos de la organización y podrían incluir
alguna elaboración o
enlaces y descargas para
clarificar el criterio
Posibles respuestas - El
modelo de respuesta es
elaborado según los requisitos de la
organización
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OPCIONES DE RESPUESTA
Respuesta sencilla y respuesta abierta.
Cargue un documento o selecciónelo de la biblioteca para
demonstrar el cumplimiento con el criterio
Respuesta de tipo sencilla
Respuesta de tipo abierta
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OPCIONES DE RESPUESTA
Respuesta múltiple y múltiple-divisible
Respuesta de tipo múltiple
Añade un comentario o
explicación para clarificar su respuesta
Indique las áreas de mejora
necesarias para cumplir con el
criterio
Respuesta de tipo múltiple
divisible
Cargue un documento o selecciónelo de la biblioteca para
demonstrar el cumplimiento con el criterio
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PROGRESIÓN DE PARTICIPANTES
El progreso de participantes muestra la fecha de conclusión de cada fase de todos los participantes en la evaluación.
Fecha de conclusión de las distintas fases
por participante
Desde esta vista también podrá
volver a mandar las invitaciones a
participar
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FASE DE DEBATE – RESPUESTAS DADAS
Tanto el proceso de autoevaluación como el de auditoría puede, o no, incluir una fase de debate en la cual los participantes debatan las respuestas dadas individualmente
Consulte las respuestas dadas
individualmente por los participantes –
las respuestas pueden, o no, ser anónimas. Estas respuestas sólo
serán visibles entre los mismos
participantes
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FASE DE DEBATE - HISTORIAL
Los participantes podrán incluir sus comentarios en los criterios – la aplicación guardará un historial del debate, para facilitar las conclusiones que se sacarán en la próxima fase
Historial del debate
mantenido
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FASE DE CONCLUSION
Posterior a la fase respuesta y debate, la fase de conclusión permite al Director de la Evaluación obtener las conclusiones oportunas de los resultados obtenidos.
El director de la autoevaluación tiene
acceso a las respuestas
individuales y el debate mantenido sobre los criterios individuales para
sacar sus conclusiones
Existe la posibilidad de copiar las
respuesta directamente para la
obtención de los informes, con el
consiguiente ahorro de tiempo
El Director de la Evaluación también podrá consultar los
informes para obtener conclusiones
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CONCLUSIÓN DEL TRAYECTO DE EVALUACIÓN
En base a las respuestas individuales y el debate mantenido el director de la evaluación registra sus conclusiones
Las conclusiones del director de la
autoevaluación, así como sus comentarios
y la documentación justificativa pasa
directamente a los informes necesarios
Las áreas de mejora indicadas durante la fase de conclusión
pasarán directamente al Plan de Mejora
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INFORMES DE LA EVALUACIÓN
Cada fase tiene un apartado con múltiples tipos de informes. Los informes individuales de los encuestados está disponible dentro de la fas de respuesta y una vez abierta la fase de conclusión estarán disponibles los informes de conclusión.
Diferentes tipos de informes a elegir en
función de las necesidades
Puede elaborar un informe de
conclusión con el fin específico de publicación
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CONFIGURACIÓN DE LOS INFORMES
Configura los informes según sus necesidades
Genere informes
resumen de varias
evaluaciones basadas en el
mismo modelo
Configura los elementos a mostrar en el
informe
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TABLA DE RESULTADOS
Una tabla de datos calcula perfectamente el estado de su organización
Un cuadro general de resumen le dará de un solo vistazo el estado de
su organización
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RESULTADOS COMPARATIVOS
Uno de los grandes beneficios es el ahorro de tiempo en la gestión al comparar resultados de manera automática y visual.
Compara resultados de diferentes ejercicios de manera automática y
gráfica
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BIBLIOTECA DE INFORMES GUARDADOS
Una biblioteca especial para almacenar los diferentes informes de varios años y evaluaciones.
Control de la distribución de
informes
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TRAYECTO DE AUDITORÍA
Auditorías e inspecciones pueden llevarse a cabo dentro de Yucan QM
La auditoría se puede completar individualmente
La auditoría también se puede
completar en equipo
Siempre que se haya completado
una fase de autoevaluación, las conclusiones de la evaluación
estarán disponible al auditor
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AMPLIACIÓN DE PROCESO
La auditoría puede ser contratada desde el principio. En el caso de no existir obligación de inspección, también es posible contratar esta fase sólo para aquellas evaluaciones en las que los resultados piden una evaluación externa. En este caso se puede ampliar el proceso.
El administrador de la organización – al ser la única función con derechos
económicos – es la única persona que puede ampliar un proceso
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INFORMES DE LA AUDITORÍA
El modulo de auditoria genera sus propios informes de conclusiones
Informes especiales
resultado del proceso de auditoría
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PLAN DE MEJORA
El esquema básico divide el Plan de Mejora en dos campos, dejando las áreas y las medidas de mejora fácilmente accesibles
Áreas y Medidas de Mejoras fácilmente
accesibles
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ÁREAS DE MEJORA
El plan de mejora recoge todas las áreas de mejora identificados durante las fases de conclusión de la autoevaluación y auditoría
Vea las áreas identificados
por cada criterio y su procedencia
(auto-evaluación o auditoría)
Cree nuevas áreas de mejora fuera de los procesos de
autoevaluación y auditoría
Cree una explicación para incluir una introducción y una conclusión en el informe de
mejora
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CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE MEDIDAS DE MEJORA
Podrá crear acciones de mejora y asignarlas a través de un formulario de proyecto. Este formulario también permite controlar estas acciones durante el año.
Crea nuevas acciones de
mejora
Asigna las acciones de mejora a la
persona encargada
Cree una explicación para incluir una introducción y una conclusión en el informe de
mejora
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PLANIFICACIÓN DE LAS MEDIDAS DE MEJORA
Todas la medidas de mejora propuestas pueden desarrollarse en su planificación
Diferentes fechas de control y
cumplimiento
Campos de planificación y
puesta en marcha la
medida de mejora
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NOTIFICACIÓN AUTOMÁTICA DE LA MEDIDA DE MEJORA
El contratista elegido para realizar la tarea recibe un comunicado automáticamente
Acceda a la evaluación a través del enlace directo.
Sólo podrá ver las medidas que le han sido asignados.
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INFORMES PLAN DE MEJORA
El plan de mejora aporta sus informes diferenciados. Según su función tendrá, o no, acceso a estos informes.
Diferentes tipos de informes
Cada acción de mejora queda perfectamente
registrada y trazada en los informes que se pueden obtener
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YUCAN QM EN DIFERENTES LÍNEAS DE NEGOCIO
La flexibilidad de Yucan QM permite su aplicación en un gran número de sectores e industrias diferentes.
Sector de la EducaciónSector Financiero
Sector Sanidad
Sector Público
Mundo del DeporteSector Franquicias y Grandes
Cadenas
Sector Alimentario
Consultoría Estratégica
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MEJORA CONTÍNUA CON YUCAN QM
Las autoevaluaciones, auditorías y planes de mejora le permite completar el ciclo PDCA año tras año, sea cual sea el modelo de gestión que utilice
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ACERCA DE YUCAN ESPAÑA
Yucan España es la distribuidora oficial de la innovadora SAAS (solución de software como servicio) Yucan QM, la herramienta esencial para sacar el máximo provecho a sus programas de gestión de calidad, de cumplimiento y de planes estratégicos.
La flexibilidad innata de Yucan QM ha garantizado su aplicación actual en todas las áreas relacionadas con los análisis cualitativos, encuestas, gestión del cumplimiento y de calidad y programas de mejora continua.
Para más información sobre Yucan QM software por favor visite: www.yucan.es
o póngase en contacto con las oficinas Yucan España directamente en:
Oficina Málaga:Plaza de los Faroles
Pasaje Las Palmeras, Local 6 y 7
29670 San Pedro de AlcántaraMálaga
+34 951 77 88 46
Oficina Madrid:Edificio Rozas Novas
C./ Castillo de Fuensaldaña, 4, Local 222
28232 Las RozasMadrid
+34 91 125 54 00DEMO: bxbes.yucan.es