CREACIÓN DE FORMULARIOS E INFORMES EN ACCESS 2010

Luis ParedesComputación Avanzada

INFORME

Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.

¿Qué pueden ofrecer los informes?

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta.

Informes con base de datos web.

Access 2010 proporciona una nueva característica que permite crear una "base de datos web" mediante la publicación de una base de datos de Access en un servidor de SharePoint que ejecuta Servicios de Access. Al crear una base de datos web, los informes de Access se representan en el explorador mediante SQL Server Reporting Services. Esta conversión presenta algunas limitaciones en las características que se pueden usar en los informes que desea representar en el explorador. Sin embargo, si no le preocupa la representación del informe en el explorador, puede usar el conjunto completo de características proporcionado por el diseñador de informes de Access.

Elementos del Informe.En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

• Encabezado del informe: Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

• Encabezado de página: Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

• Encabezado de grupo: Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado. Para obtener más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, vea la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales.

• Detalle: Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

• Pie del grupo: Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

• Pie de página: Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.

• Pie del informe: Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

Crear un nuevo informe.Paso 1: Elegir un origen de registrosEl origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

Si los datos deseados se incluyen en una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe.Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:Continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe y use la herramienta Informe en blanco, o bienCree las tablas o consultas que contienen los datos que desea usar, selecciónelas en el panel de navegación y continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe.Para obtener más información sobre cómo crear tablas o consultas, vea los artículos Introducción a las tablas o Introducción a las consultas.

Para obtener más información acerca de la creación y selección de orígenes de registros, vea el artículo sobre cómo establecer el origen de registros para un informe.

Paso 2: Elegir una herramienta de informeLas herramientas de informes se encuentra en la ficha Crear de la cinta de opciones, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describe brevemente la función de cada una de estas herramientas:

Informes compatibles con webLos informes creados mediante estas herramientas son compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access y se representarán en un explorador. Tenga en cuenta que los objetos compatibles con web se indican por medio del globo en el icono del objeto.

Paso 3: Crear el informeHaga clic en el botón de la herramienta que desea usar. Si aparece un asistente, siga los pasos en él y haga clic en Finalizar en la última página.

Access muestra el informe en vista Presentación.Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado:Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

Formularios de Access

• Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta

• Formulario: consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación

• Diseño del Formulario: abre un formulario en blanco en la Vista de Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en él

Pasos para crear un Formulario

1. Para crear un formulario debes hacer clic en Crear, este botón esta en la barra de opciones.

2. Luego debes hacer clic en Mas formularios y luego en Asistente para formularios.

3. En la pantalla aparecerá una nueva ventana, en esta ventana podrás escoger los campos que deseas incluir en el formulario. Los campos pueden ser de mas de una consulta ó tabla.

4. Has clic en Siguiente.

5. Luego podrás elegir la distribución ó el orden que desea aplicar al formulario.

6. Has clic en Siguiente7. Luego podrás elegir el estilo que deseas aplicarle a tu formulario.8. Has clic en Siguiente9. Luego podrás cambiarle el titulo y después hacer clic en Finalizar.10. El formulario ya esta creado ahora lo puedes guardar y ponerle un

nombre.