ACCESS: PRÓLOGO

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EJERCICIO PRÓLOGO

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS: TABLAS, CONSUL-TAS, FORMULARIOS E INFORMES

ACCESS es un programa de gestión de bases de datos. Una base de datos es un conjunto estructurado de datos entre los que

existe algún vínculo común. Ejemplos: datos de una empresa (clientes, empleados, proveedores, pro-

ductos...), de una biblioteca (volúmenes, títulos, estanterías, salas...), de un insti-tuto (niveles, grupos, alumnos, profesores...), de un aeropuerto (vuelos, compa-ñías, terminales...). En estos casos, el vínculo común es la empresa, la biblioteca, el instituto o el aeropuerto

Access permite crear una base de datos y gestionarla (es decir, realizar

consultas a dicha base, introducir nuevos datos, suprimir otros, etc.). ACTIVIDAD: La estructura de una base

de datos puede comprobarse abriendo alguna de las plantillas descargables online desde la ventana de presentación del programa. Aquí utilizaremos para ello la base de datos NORTHWIND que se incluye en el apartado Ejemplo.

AC-

CESS ACCESS

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En nuestro caso, para abreviar, puedes descargar directamente en tu pen-drive el archivo Northwind.zip desde la web del módulo y, a continuación, des-comprímelo. Desde el pendrive, abre el archivo descomprimido (doble clic sobre el mismo).

2º.- Al abrirse la base de datos aparecerá el siguiente mensaje de presen-

tación:

Este es un formulario que personaliza la base de datos en función del em-

pleado seleccionado. Pero ahora mismo no nos interesa averiguar cómo funcio-na. Deja el empleado que aparece por defecto y pulsa Iniciar sesión.

La pantalla que aparece es la correspondiente al formulario de Inicio. Tam-

poco interesa demasiado, de momento. Hay que profundizar un poco más para acceder a la estructura básica de la base de datos.

Haz clic en la doble flecha del Panel de exploración para acceder al panel con los objetos de la base de datos..

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El panel de exploración también ha sido personalizado para esta base de datos en concreto. Para visualizar el panel “genérico” hace falta un paso más:

El Panel de exploración adopta este aspecto:

Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos son los obje-

tos típicos de cualquier base de datos. De momento nos limitaremos a los 4 pri-meros.

Cierra el formulario Inicio haciendo clic en

el aspa de la esquina superior derecha de la ventana del mismo

Haz clic en esta flecha y selecciona la opción Tipo de objeto.

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TABLAS:

Incluyen todos los datos que queramos almacenar sobre cualquier elemen-

to: clientes, empleados, artículos...

A continuación, haz doble clic sobre la primera tabla (están en orden alfa-

bético) de la base: Clientes.

Para acceder a las tablas, haz clic en esta flecha

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Tabla Clientes

Todas las tablas de la base tienen la misma estructura. Su creación requiere

una cuidadosa planificación previa, así que lo dejaremos para más adelante.

CONSULTAS:

Son instrucciones que se proporcionan al programa para que extraiga de la

base de datos y muestre sólo aquella información que nos interesa en cada mo-mento.

La información se muestra a su vez en forma de tabla aunque ocupa mucho

menos espacio en el disco que una tabla (ya que lo que se almacena es sólo la instrucción y no los datos).

ACTIVIDAD: Como ejemplo, vamos a hacer una consulta sobre la tabla Empleados que

nos muestre sólo los apellidos y el nombre de los empleados que sean represen-tantes de ventas (pág. sig.):

1º.- Cierra en primer lugar la tabla Clientes, haciendo clic en el aspa de la

ventana correspondiente a la tabla.

Cada uno de los datos almacenados sobre los clientes es un campo. Los campos se disponen en columnas.

Cada cliente de la tabla es un registro. Los registros se disponen en filas

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2º.- Despliega las consultas de la base de datos en el panel izquierdo (To-dos los objetos de Access)

3º.- Selecciona la opción Crear de la cinta de opciones del programa:

Haz clic en el botón Diseño de consulta.

En el cuadro Mostrar tabla selecciona la tabla Empleados y haz clic en Agregar. A continua-ción, haz clic en Cerrar.

Doble clic sobre el campo Apellidos. Luego,

haz doble clic sucesivamente sobre los cam-

pos Nombre y Cargo.

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4º.- La mitad inferior de la ventana presenta la forma de una tabla.

5º.- A continuación, indicaremos al programa que sólo queremos mostrar

los vendedores que sean representantes de ventas:

En la mitad inferior de la ventana aparecerán, en diferentes columnas, los campos seleccionados y el nombre

de la tabla a que pertenecen.

En la fila Criterios de la columna Car-go, escribe Representante de ventas y desactiva la casilla Mostrar (dado que todos los empleados serán represen-tantes de ventas, no tiene sentido

mostrar este dato).

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7º.- En el penúltimo paso, ejecutaremos la consulta para ver los resultados:

Los resultados se visualizan en forma de tabla de 2 columnas (ya que sólo

nos interesan dos campos: apellidos y nombre; el campo Cargo lo hemos oculta-do, aunque sirve para filtrar los datos).

Haz clic sobre el botón Ejecutar en la pestaña Diseño de la cinta de opciones

Para guardar la consulta, haz clic sobre el icono de disquete de la barra de Office..

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Cierra la consulta y observa cómo su nombre aparece en la lista de consul-

tas del panel izquierdo. En adelante, para conocer cuáles son los empleados que ocupan el cargo de representante de ventas ya sólo será necesario seleccionar y abrir esta consulta.

Este, no obstante, es ya un ejemplo de cierta complejidad;

convendrá, para ir paso a paso, retroceder un poco y empezar con consultas más simples que no incluyan filtrado de datos ni ocultación de campos (como la anterior).

FORMULARIOS:

No son, en general, más que una forma distinta (más atractiva) de presen-

tar en pantalla los datos de las tablas y facilitan, además, la introducción de da-tos. Suelen incluir botones que permiten ejecutar ciertas acciones.

Los formularios tienen estructura de fichas. A cada registro de la tabla co-

rresponde una ficha. A continuación se muestra el formulario Detalles de Clientes de la base de datos Northwind:

En el cuadro de diálogo en el que se nos pide un nombre para la consulta escribe Repre-sentantes de ventas y pulsa Aceptar

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El formulario Detalles de clientes incluye elementos adicionales, como: bo-

tones asociados a acciones, una lista de búsqueda de clientes y una pestaña adi-cional con un subformulario de pedidos. Todos esos objetos no forman parte, necesaria de un formulario y, de momento, no los trataremos.

ACTIVIDAD: Crear un formulario simple es muy sencillo. Haremos uno que muestre ca-

da producto en una ficha independiente: 1º.- Despliega la lista de tablas en el panel izquierdo Todos los objetos de

Access. Selecciona, sin abrirla, la tabla 2º.- En la cinta de opciones del programa,.selecciona con un solo clic la ta-

bla Productos.

Clic aquí para pasar al si-guiente cliente (registro)

Clic aquí para ir al último cliente (registro)

Clic aquí para añadir un nuevo cliente (registro)

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2º.- En la cinta de opciones del programa, en la pes-taña Crear, haz clic en el botón Formulario

La creación del formulario es inmediata (si bien se trata de un formulario

muy básico, sin formato):

3º.- Para guardar el formulario haz clic en el icono de disquete de la barra

de herramientas; acepta el nombre propuesto (Productos).

Esto es un subformulario, que muestra los proveedores que suministran el producto a la empresa

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Cierra el formulario y despliega la lista de formularios del panel izquierdo Todos los objetos de Access. Observa cómo en la lista aparece el nombre del formulario recién creado. Finalmente, cierra el formulario.

INFORMES:

Presentan los datos de las tablas o de las consultas con un formato ade-

cuado para su impresión y presentación por escrito.

De momento, no crearemos ninguno.