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Formulario Electrónico Dotación Personal No Docente

Manual de Usuario – Proceso 2005

MINISTERIO DE EDUCACIÓN División de Planificación y Presupuesto

Departamento de Estudios y Desarrollo

FORMULARIO ELECTRÓNICO DE DOTACIÓN NO DOCENTE – MANUAL DE USUARIO

Página 2 de 14 DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y DESARROLLO – MINEDUC / Versión 2.0

CONTENIDO Presentación 3 Plazos para el Proceso 2006 3 1. Etapas del proceso de Ingreso de la Información. 4

Etapa 1: Declaración de la Dotación de Personal No Docente, por parte de los Establecimientos.

4

Etapa 2: Ratificación, por parte de los Sostenedores, de la información reportada por los Establecimientos.

4

Etapa 3: Declaración de la Dotación de Personal No Docente, directamente dependiente de los Sostenedores.

5

Etapa 4: Cierre del Proceso. 5 2. Ingreso de Información al Sistema. 6

2.1 Ingreso al Sistema 6

2.2 Ingreso a un Sostenedor (Mediante RUT). 8

2.2.1 Listado de Establecimientos y Funcionarios dependientes de la Administración Central.

8

2.3 Ingreso a un Establecimiento. 9 2.4 Trabajo con datos individuales de los Funcionarios. 10

2.4.1 Agregar nuevos funcionarios al Listado. 10 2.4.2 Datos Individuales Solicitados 10

i. Antecedentes Personales 10 ii. Antecedentes Laborales 11 iii. Desglose Remuneración 12

3. Cierre del Proceso 13

3.1 Cierre proceso por parte del Establecimiento 13 3.2 Cierre proceso para un Establecimiento, por parte del Sostenedor.

13



Presentación. Dentro del sistema escolar no sólo existe personal docente, sostenedores, estudiantes y apoderados. También existe personal No Docente, el cual realiza un valioso apoyo a la labor educacional. Las calificaciones de dicho personal son muy diversas, encontrándose entre ellos desde auxiliares hasta profesionales. Sin embargo, no se ha realizado, hasta ahora, un conteo e identificación profundo de su población. Entonces, se hace necesario contar con información de dicho personal, tanto para estudios, asignaciones y posibles recolecciones futuras. Es por ello que se desarrolló una aplicación que permite llevar a cabo el proceso de recolección de dato de manera expedita y confiable, la cual presentamos a continuación. Plazos para el Proceso 2006. El formulario electrónico para declarar la Dotación del Personal No Docente, estará disponible en el sitio web www.comundiadescolar.cl entre los días miércoles 8 de marzo, y el viernes 31 de marzo de 2006, impostergablemente.



1. Etapas del proceso de Ingreso de la Información. El proceso de ingreso de la información correspondiente a la Dotación del Personal No Docente, consta de las siguientes etapas: Etapa 1: Declaración de la Dotación de Personal No Docente, por parte de los Establecimientos. Paso 1: El encargado que cada establecimiento determine debe ingresar al sistema, mediante el portal www.comunidadescolar.cl, y, desde ahí, ingresar al Formulario Electrónico, donde debe declarar la información de cada funcionario, con el nivel de detalle que se exige en el formulario. Paso 2: Una vez que el Establecimiento haya terminado de ingresar la información de su personal, y de realizar las revisiones correspondientes y eventuales correcciones, éste debe Finalizar el Proceso. Dicho proceso es Irreversible para el establecimiento, por lo tanto, es responsabilidad de cada administración velar por el buen cumplimiento de dicha etapa, cuidando la veracidad y calidad de la información que en el mismo se reporte. Etapa 2: Ratificación, por parte de los Sostenedores, de la información reportada por los Establecimientos. Paso 1: Paralelamente el encargado que cada sostenedor designe, podrá ingresar al sistema, mediante el portal www.comunidadescolar.cl, lugar donde encontrará el acceso al Formulario Electrónico. En dicho formulario aparecerá una lista con todos los establecimientos que dependen del Sostenedor, y podrá observar el estado de avance que cada uno de ellos presenta, los cuales son:

1. En Proceso: Indica que el Establecimiento ha realizado trabajo, es decir ha

grabado, por lo menos una vez, información de su dotación de Personal No Docente, pero no ha concluido con el proceso.

2. Finalizado Establecimiento: Indica que el Establecimiento terminó el trabajo.

Esto significa que éste ya no puede ingresar ni modificar el estado de la información reportada. A partir de esta etapa, el Sostenedor puede modificar los datos entregados para cada establecimiento, si lo estima necesario.

3. Finalizado: Corresponde al estado mediante el cual el Sostenedor cierra la

declaración de un establecimiento determinado. Este proceso es de carácter Irreversible, y constituye la declaración oficial que el Sostenedor realiza respecto del mismo.



Paso 2: El Sostenedor deberá revisar, y rectificar de ser necesario, la información declarada por cada Establecimiento de su dependencia. Cuando se muestre conforme con la información reportada por un establecimiento determinado, podrá Finalizar el Proceso para el mismo. Etapa 3: Declaración de la Dotación de Personal No Docente, directamente dependiente de los Sostenedores. Paso 1: El Sostenedor deberá declarar la información, con el nivel de detalle que se exige el formulario, de cada funcionario que depende directamente de él, es decir, que no están asociados administrativamente a un Establecimiento de manera directa. A estos funcionarios se les ha denominado genéricamente como de “Administración Central”. Etapa 4: Cierre del Proceso. Una vez que el Sostenedor termina de ingresar la información correspondiente a los Funcionarios dependientes de Administración Central, y cierra las declaraciones de cada uno de los Establecimientos de su dependencia, quedará cerrado el proceso. La manera de acceder al formulario, la forma en que se concluyen las distintas etapas, y la información requerida para cada funcionario se detallan en los apartados siguientes de este Manual.



2. Ingreso de Información al Sistema. 2.1 Ingreso al Sistema Para ingresar al sistema, Ud. debe ingresar al portal Comunidad Escolar (www.comunidadescolar.cl), y, en el mismo, dirigirse al acceso a la “Zona Privada”, ubicada en la parte superior derecha de la pantalla. Formulario 1 Tabla 1.1: Ingreso al Sistema

En esta pantalla (de aquí en adelante, llamadas “Formularios”), deberá ingresar su RBD o el RUT del Sostenedor, según corresponda. La Contraseña es la misma que utiliza habitualmente en el portal Comunidad Escolar. El sistema detectará automáticamente si los datos ingresados corresponden a un RUT o a un RBD.



Al ingresar como Sostenedor o como Establecimiento al sistema de Comunidad Escolar, aparecerán el nombre del Sostenedor y los servicios que dicho portal ofrece a sus usuarios, tal como se muestra en la imagen1. En la primera sección de dicha zona, llamada Destacados, aparecerá el hipervínculo que lo trasladará hasta el Formulario de Dotación de Personal No Docente. Haga clic en él para poder ingresar al formulario.

• Si Ud. ingresa como Sostenedor, diríjase al punto 2.2 ubicado en la página 8 de este Manual.

• Si Ud. ingresa como Establecimiento, diríjase al punto 2.3 ubicado en la

página 9 de este Manual.

1 La imagen desplegada como ejemplo corresponde a la zona de Sostenedor. La Zona para Establecimientos es muy similar. Tómese ésta sólo como referencia de guía para el ingreso al sistema.



2.2 Ingreso a un Sostenedor (Mediante RUT). 2.2.1 Listado de Establecimientos y Funcionarios dependientes de la Administración Central. A continuación se desplegará la primera pantalla del formulario, la cual contiene la siguiente información: Tabla 2.1 – Información del Sostenedor: Despliega los datos de identificación del Sostenedor. Tabla 2.2 – Listado de Establecimientos: Muestra el RBD y el nombre de todos los establecimientos que dependen del sostenedor. Además, informa del estado de avance de cada Establecimiento. Formulario 2 Tabla 2.1: Información del Sostenedor Tabla 2.2: Listado de Establecimientos dependientes y Estado de Avance



• Para ingresar a un Establecimiento, realice doble clic sobre el RDB del mismo. Para más detalles, diríjase al punto 2.3 ubicado en la página 9 de este Manual.

• Para Ingresar o modificar los datos de un Funcionario de la Administración,

Central (es decir, que no están adscritos a un establecimiento en particular) realice clic en la zona PERSONAL DEPENDIENTE DEL SOSTENEDOR. Para más detalles, diríjase al 2.4 ubicado en la página 10 de este Manual.

2.3 Ingreso a un Establecimiento. A continuación, en la parte superior de la pantalla aparecerán los datos de identificación del establecimiento, como su RBD, Nombre y comuna de ubicación. Más abajo, en la zona media de la pantalla, se ubica una lista con la nómina de los funcionarios No Docentes dependientes de dicho establecimiento. Formulario 3 Tabla 3.1: Información del Establecimiento

Tabla 3.2: Listado de funcionarios No Docentes



2.4 Trabajo con datos individuales de los Funcionarios. 2.4.1 Agregar nuevos funcionarios al Listado. Para ingresar un funcionario a la nómina que depende de un establecimiento o directamente de un sostenedor (“Administración Central”), realice clic sobre el botón < NUEVO >, ubicado en la parte superior derecha de la tabla correspondiente, tal como se indica en la imagen.

Luego de esto, aparecerá el formulario donde podrá ingresar la información detallada del funcionario, como se muestra en la imagen de la página siguiente. 2.4.2 Datos Individuales Solicitados i. Antecedentes Personales Estos datos son de vital importancia, pues con ellos se individualizará a cada funcionario, y permitirá realizar las asignaciones correspondientes. En esta tabla se deben ingresar los siguientes antecedentes personales del funcionario: RUT: Debe ingresar un RUT válido, sin puntos. Procure no ingresar un RUT que se encuentre registrado en el establecimiento, pues, de lo contrario, el sistema lo rechazará. GENERO: Ingrese el género del o la funcionaria. NOMBRES: Ingrese el o los nombres del funcionario. APELLIDO PATERNO: Ingrese el apellido Paterno. APELLIDO MATERNO: Ingrese el apellido Materno. FECHA DE NACIMIENTO: Ingrésela en formato DD-MM-AAAA y el sistema la convertirá automáticamente a DD/MM/AAAA. No se permitirá ingresar al personal menor de edad. TITULO PROFESIONAL: Ingréselo si el funcionario posee un Título Profesional.



Formulario 4 Tabla 4.1: Antecedentes Personales

Tabla 4.2: Antecedentes Laborales ii. Antecedentes Laborales En esta tabla se deben ingresar los siguientes antecedentes laborales del funcionario: AÑOS DE SERVICIO: Indique la cantidad total de años de servicio que posee el funcionario. FECHA INGRESO: Indique la fecha de ingreso del funcionario al servicio del actual empleador. Ingrésela en formato DD-MM-AAAA y el sistema la convertirá automáticamente a DD/MM/AAAA. Verifique que ésta vaya en concordancia con los años de servicio, de lo contrario el sistema rechazará el ingreso. JORNADA: Seleccione el número de horas de contrato semanales del funcionario. PREVISION: Seleccione el tipo de Previsión del funcionario:

• INP • AFP • Otra Caja de Previsión • Renta Vitalicia / Seguro • Ninguna



LUGAR: Seleccione el lugar donde se desempeña el funcionario: • Administración central, si se desempeña en el Departamento de Educación

Municipal (cualquiera sea su denominación) o en la Corporación Educacional

• Establecimiento educacional • Internado (si el contrato es exclusivo para el internado)

TIPO CONTRATO: Seleccione el tipo de contrato que mantiene el funcionario con el empleador.

• Contrato indefinido • Contrato a plazo fijo • Contrato transitorio o de reemplazo • Honorarios

FUNCIÓN: Indique el tipo de función que desempeña el empleado.

• De servicios, auxiliares de servicios (en el establecimiento educacional) • Servicios Generales (dependientes de la administración central del

municipio o corporación) • Administrativos • Técnicos • Profesionales

Tabla 4.3: Desglose Remuneración



iii. Desglose Remuneración En esta tabla se debe ingresar el desglose general de la remuneración bruta de octubre de 2005 del funcionario. La remuneración bruta corresponde al total haber, excluyendo sólo asignaciones familiares. BASE: Indique el sueldo base del funcionario. ANTIGÜEDAD: Indique el monto que percibe por concepto de Antigüedad, si corresponde. LEY 19.464: Indique el monto que percibe por concepto de la Ley 19.464, si corresponde. OTRO(s): Complete sólo si el funcionario percibe en su renta algún monto no contemplado en la lista superior (bonos, asignaciones, etc.). Recuerde que si ingresa algún texto en la casilla “Otros” el sistema le exigirá ingresar el monto asociado correspondiente. Para grabar la información ingresada, presione en < GRABAR >, ubicado en la parte inferior central de la pantalla, tal como se indica en la imagen.



3. Cierre del Proceso

El sistema está diseñado para que se realice de manera escalonada, esto quiere decir que se deben respetar las etapas descritas en el punto 1 de este Manual. Para cerrar los dos niveles del proceso debe presionar el botón adecuado, según se describe a continuación: 3.1 Cierre del proceso por parte del Establecimiento Cuando el Establecimiento haya terminado de ingresar la información, se debe presionar el botón <FINALIZAR ESTABLECIMIENTO> , tal como se muestra en la imagen. Tenga en cuenta que este en un proceso irreversible para el establecimiento, pues sólo el sostenedor puede modificar la información. A la vez, el Sostenedor no puede finalizar un proceso, si el Establecimiento no lo ha hecho primero.

3.2 Cierre del proceso para un Establecimiento, por parte del Sostenedor. Cuando haya terminado de ingresar y/o rectificar la información, se debe presionar el botón <FINALIZAR SOSTENEDOR> , tal como se muestra en la imagen. Tenga en cuenta que este en un proceso irreversible y constituye la declaración de la Dotación de Personal No Docente oficial por parte del Sostenedor.

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