Superintendencia Financiera de Colombia

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Formulación de Indicadores de Gestión

¿Qué es la Superintendencia Financiera de Colombia?

La Superintendencia Financiera de Colombia, es un organismo técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio.

El Presidente de la República, de acuerdo con la ley, ejercerá a través de la Superintendencia Financiera de Colombia, la inspección, vigilancia y control sobre las personas que realicen actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquier otra relacionada con el manejo, aprovechamiento o inversión de recursos captados del público.

La Superintendencia Financiera de Colombia tiene por objetivo supervisar el sistema financiero colombiano con el fin de preservar su estabilidad, seguridad y confianza, así como, promover, organizar y desarrollar el mercado de valores colombiano y la protección de los inversionistas, ahorradores y asegurados.

Formulación de indicadores de gestión

La literatura en la materia indica que un sistema de indicadores de gestión, permite monitorear de forma continua, las variables que son factores críticos de éxito, así como las variables que exigen control, en búsqueda del mejoramiento de las decisiones que sobre el presente y futuro de una empresa se tomen. “Los indicadores deben controlar el cumplimiento de los objetivos, metas y misión, proteger los recursos de la organización, prevenir errores y su reincidencia, establecer desviaciones y adoptar medidas correctivas, monitorear los procesos de gerencia y planeación, identificar las causas de las desviaciones y verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos”1.

Para la Entidad, el Plan Estratégico Institucional es un instrumento dinámico, que se ajusta según los cambios que se van presentando. Esto asegura su vigencia, pertinencia y efectividad. Es por esto que nuestro plan responde a múltiples exigencias, no sólo del entorno, sino también de los «stakeholders» o actores del sistema, quienes cada vez están mejor informados y tienen necesidades cambiantes. En ese orden de ideas, los indicadores que se relacionan con los proyectos de cada Plan Estratégico, permiten adelantar la labor de monitorear “la relación entre las variables (cuantitativas o cualitativas), observando el comportamiento y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstas y resultados esperados; también son fortalecidos y/o ajustados en la medida de lo requerido”2.

1 Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo. (2013). Indicadores de gestión: herramientas para lograr la competitividad. Bogotá, Colombia: 3R Editores.2 Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo. (2013). Indicadores de gestión: herramientas para lograr la competitividad. Bogotá, Colombia: 3R Editores.

Los indicadores formulados para el plan estratégico de la Entidad, coadyuvan al cumplimiento de la misión y objetivos de cada proyecto, convirtiéndose en la mejor herramienta de los líderes, para conseguir un mejoramiento continuo de la calidad de las decisiones que sobre el propio proyecto se tomen.

Así las cosas, tanto nuestros planes, como los indicadores relacionados con dichos planes, son revisados periódicamente y ajustados según los cambios que se van presentando. Esto le ha permitido asegurar, a la Entidad, la vigencia, pertinencia y efectividad de los mismos. Dichas revisiones buscan un análisis profundo y detallado, a nivel de subdirecciones y departamentos, con el propósito de responder adecuadamente a las nuevas coyunturas del entorno que rodea a la Entidad.

Por lo anterior, el marco en el cual se ubican los indicadores está explícitamente establecido por la Entidad; monitoreado, ajustado y verificado de acuerdo a las metas establecidas, y finalmente gestionado y utilizado por los líderes de cada proyecto, quienes se convierten en los usuarios finales y los más interesados en aplicar dicho control a cada uno de sus proyectos.

El conjunto de indicadores opera de una manera coherente con los planteamientos teóricos, permitiendo la correcta planeación y control de sus proyectos, entregando información oportuna y efectiva sobre el comportamiento de las variables críticas para el éxito a través de la medición y el seguimiento de los indicadores previamente definidos. Cuando los indicadores prestan la información mencionada, garantizan que la información que estos generan tiene efecto en los proyectos, y, por ende, en la correcta toma de decisiones, logrando así mejorar los niveles de aprendizaje de la Entidad.

En general, un buen indicador facilita el control y la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlo con cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad.

El levantamiento de indicadores para el Plan Estratégico en la Superfinanciera surte las siguientes etapas para la correcta formulación de los mismos, así3:

Tabla I Cómo se formula un indicador en la Superfinanciera?

1 Identificación del objetivo cuyo cumplimiento se quiere verificar y la política, programa o proyecto al cual se asocia.

2 Definición de la tipología del indicador de acuerdo al nivel de la cadena de valor en el cual se ubica el objetivo.

3 Redacción del indicador (objeto a cuantificar + condición deseada del objeto) de acuerdo a la estructura del objetivo.

4 Selección de indicadores claros, relevantes, económicos, medibles y adecuados (SMART por sus siglas en inglés).

3 Adaptación de la “Guía metodológica para la formulación de indicadores” del Departamento Nacional de Planeación – DNP.

5 Elaboración de la hoja de vida del indicador con información de identificación, programación, seguimiento y análisis.

El seguimiento y control a los objetivos del Plan Estratégico Institucional de la Entidad, se realiza a través de los indicadores propuestos durante el proceso de planeación del Plan Estratégico, asegurándose que estos procuren su validez, pertinencia y consistencia teniendo en cuenta las siguientes características:

Claros: Deben ser fácil de interpretar por quienes lo evalúan y por quienes lo analizan. Confiables: Las variables seleccionadas deben ser reales, verificables, medibles y representar claramente lo que se pretende

evaluar. Comparables: Los indicadores brindan información cualitativa y cuantitativa, pueden estar conformados por una o más

variables las cuales deben estar relacionadas y su resultado debe poderse confrontar con periodos anteriores y con la meta definida, así como con indicadores similares que hayan formulado otras entidades.

Cuantificables: El resultado de la evaluación debe permitir que se convierta en números, cifras o datos que faciliten el proceso de toma de decisiones.

Excluyentes: deben evaluar un aspecto único de la gestión. Estos aspectos pueden estar enfocados en las dimensiones económicas, sociales, culturales, políticas, etc.

Explícitos: deben definir claramente las variables que lo componen. Precisos: deben medir con un grado aceptable de precisión los resultados que se alcanzan, así como los desfases en relación

con los objetivos y metas propuestas. Esto ayudará a la toma de decisiones que permitan reorientar la gestión. Representativos: Deben permitir evaluar el cumplimiento del objetivo planteado. Oportunos: deben permitir obtener información en tiempo real y de forma adecuada, dependiendo de su periodicidad. Que agreguen valor: Debe proporcionar información suficiente y confiable para la toma de decisiones. Verificables: Los datos obtenidos a través del seguimiento del indicador deben permitir su validación por medio de evidencias

objetivas, documentos, o cualquier otro medio de verificación.

Igualmente, la Entidad siempre tiene en cuenta la alineación del indicador con el objetivo institucional, estrategia o proceso/riesgo a medir, identificando el objetivo del indicador, estableciendo el propósito o fin último de la medición; e identificando la naturaleza del indicador, es decir, si está midiendo eficiencia, eficacia o efectividad.

La Superfinanciera ha encontrado los siguientes beneficios al realizar el seguimiento a partir de la formulación de indicadores: Los indicadores establecen el logro y el cumplimiento de la misión, objetivos, metas, programas o políticas. Evidencian el nivel de cumplimiento de las metas establecidas por la Entidad. Apoyan el proceso de planificación de la Entidad.

Permiten detectar procesos o estrategias cuyo desempeño no es el deseado. Esto se traduce en formulación de oportunidades de mejora encaminadas al logro de los objetivos planteados.

Permiten definir de manera clara y precisa la gestión realizada por la Entidad. Tiene como finalidad evaluar y/o demostrar el progreso de la entidad respecto a las metas establecidas.

Evitan la tendencia de usar series de indicadores “generales” sin un análisis previo de su utilidad específica para el Plan Estratégico propio.

Previenen la construcción de indicadores a la ligera, fuera del contexto de lo que se quiere evaluar. Permiten evaluar el Sistema Integrado de Gestión y son referencia de comparación tanto al interior como al exterior de la

Entidad.

En el marco de la construcción de indicadores el líder de proyecto, siempre propende por atender de manera integral, las siguientes preguntas4:

Tabla II En términos cuantitativos permiten resolver preguntas tales como:

1 ¿Cuánto fue el costo del desarrollo (del proyecto)?

2 ¿Cuántos y cuáles recursos se emplearon?

3 ¿Cuáles y cuántas actividades se realizaron?

4 ¿Cuáles y cuántos servicios se produjeron?

5 ¿Cuáles y de que magnitud fueron los efectos generados?

Tabla III En términos valorativos se pueden identificar aspectos tales como:

1 ¿El costo relacionado con los efectos es razonable?

2 ¿Los recursos que se consumen por “unidades producidas” son adecuados?

3 ¿Cuál es el grado de satisfacción del usuario?

4 ¿Cumple con los estándares técnicos definidos?

5 ¿Es pertinente el producto para solucionar la necesidad?

4 Adaptación de la “Guía metodológica para la formulación de indicadores” del Departamento Nacional de Planeación – DNP.

Por lo anterior, siempre se parte del hecho de la Entidad como un todo, compuesta de entorno externo e interno, del cual los indicadores son solo un componente. Por tal razón, las acciones preventivas o correctivas a que haya lugar y que la Superfinanciera decida realizar, no pueden tomarse exclusivamente basados en indicadores, pues deben complementarse con un estudio de las condiciones generales que llevaron a un determinado resultado, con el fin de analizar la incidencia de fenómenos exógenos.

Finalmente, los indicadores deben reflejar el comportamiento de los “signos vitales” de los proyectos a los que se relacionan o factores claves (factores críticos) que buscan atender. Es por esto, que la clasificación de los indicadores según los factores claves de éxito nos permite establecer la naturaleza con la cual son concebidos. En ese orden de ideas, podemos identificar indicadores de efectividad, de eficacia (resultados, calidad, satisfacción del cliente, de impacto), de eficiencia (actividad, uso de capacidad, cumplimiento de programación, etc.), de productividad.

Tabla IV Interrelación de factores claveCalidad

Eficacia Satisfacción del usuario

Resultado

Efectividad Productividad

Tiempos de procesoEficiencia Costos operativos

Desperdicios

Para estos fines, el Plan Estratégico de la Superfinanciera actualmente es gestionado a través de una herramienta tecnológica que permite registrar los avances de los proyectos, reportar los resultados de los indicadores y contar con información consolidada y actualizada, lo que facilita la correcta toma de decisiones. Dicha herramienta se denomina Sistema de Gestión del Plan Estratégico (SGPE), la cual entró en operación desde el año 2012; y ha permitido la óptima gestión del Plan Estratégico 2010-2014, del Plan Estratégico 2015-2019 “Fortaleciendo la protección de sus ahorros” y del vigente Plan Estratégico 2016-2020.

Esta herramienta permite la integración de los procesos y proyectos que conforman el Plan Estratégico facilitando el análisis y seguimiento del mismo, propendiendo por tomar acciones basados en un “todo” y no, en puntos o proyectos apartados sin tener en cuenta la visión y objetivos estratégicos generales e integrales.

Sumado a lo anterior, la Entidad cuenta con su propia guía metodológica para la “Definición y Formulación de Indicadores de Gestión5”, la cual constituye un instrumento de apoyo conceptual a cada uno de los líderes de proyecto que se enfrentan a la elaboración de indicadores que generen valor al proceso y a la Entidad. Al realizar las revisiones integrales a los avances del Plan Estratégico y sus indicadores, es necesario considerar el mapa del Plan Estratégico Institucional con cada uno de sus proyectos e indicadores que lo componen.

El reporte de actividades y tareas ejecutadas, así como el reporte del avance en los indicadores, se realiza cada trimestre, de acuerdo a las fechas planteadas en el cronograma inicial. Este reporte se realiza por medio de la herramienta tecnológica desarrollada al interior de la Entidad, (SGPE – Sistema de Gestión de Plan Estratégico), como se mencionó anteriormente, donde cada uno de los líderes de los proyectos se encarga de subir la información necesaria para cada uno de los reportes.

El Departamento de Planeación y Proyectos, es el encargado de realizar el seguimiento y control a cada una de las actividades y tareas planteadas en los cronogramas de cada uno de los proyectos, para de esta forma, asegurar el correcto funcionamiento y cumplimiento de los objetivos inicialmente planteados en los proyectos, y de los objetivos estratégicos de la Entidad.

5 Adaptación de la “Guía metodológica para la formulación de indicadores” del Departamento Nacional de Planeación – DNP.