TEMA # 6

Técnicas Gráficas

de los

Procedimientos

Administrativos

1

Facilitado por: LIC. GABY R. MALPARTIDA S.

2

El Flujograma o Diagrama de flujo es

una forma de representación gráfica

para demostrar los pasos de un

determinado proceso o procedimiento.

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Se basan en la utilización de diversos

símbolos para representar operaciones

específicas.

Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por

medio de flechas para indicar la

secuencia de la operación.

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Ventajas que ofrece

a. Facilita su empleo (uso)

b. Permite la correcta identificación de

actividades.(destino)

c. Simplifica su comprensión.

d. Permite el acercamiento y coordinación.

e. Se elabora con rapidez y no requiere de

recursos sofisticados.(diagramación)

f. Ilustra el manejo de la información con textos

y dibujos. (escrito o verbal).

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1. El sentido de la información.

2. Las áreas que intervienen.

3. El tipo de operación que integra el circuito.

Información básica del contenido

Técnicas Graficas de los

Procedimientos Administrativos (3)

6

1. El sentido de la información

• Se da mediante líneas que se utilizan conjuntamente con los Símbolos e indican la dirección que estos llevan.

• Los procesos se desarrollan en forma horizontal de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

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2. Áreas de ResponsabilidadSe utilizan tablas ya que estas muestran claramente las delimitaciones de las columnas, así pueden identificarse, departamentos, secciones, o cargos responsables.

8

9

Los símbolos utilizados en los

Diagramas tienen por objeto mostrar el:

Origen – Proceso – Destino, de la

información componente de un sistema.

3. Símbolos Utilizados

Símbolos de la

Norma ANSI

10

11

Símbolos de la norma ASME

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SÍMBOLO REPRESENTA

PROCESO

DECISIÓN

DOCUMENTO

DATO

ALMACENAMIENTO INTERNO

SÍMBOLOS DE LA NORMA ASME

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SÍMBOLO REPRESENTE

DATOS SECUENCIALES

DATOS DIRECTOS

ENTRADA MANUAL

ENTRADA CON TARJETA

PANILLA

SÍMBOLOS DE LA NORMA ASME

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SIMBOLO REPRESENTE

FUNCIONAMIENTO MANUAL

PREPARACIÓN

REFERENCIA DE PÁGINA

CONECTORES

TERMINADOR

Pautas para elaborar un flujograma

- Determinar el procedimiento o proceso que se quiere graficar.

- Identificar los sectores que intervienen en el proceso.

- Identificar el tipo de operaciones o trámites que integran el circuito, representados mediante símbolos adecuados.

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- En cada línea horizontal se debe escribir un paso del procedimiento o proceso, observando el orden del mismo.

- Se deben utilizar frases cortas pero completas.

- Las frases deben comenzar con el verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo.

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Reglas de los diagramas de flujo-- Debe de indicar dónde inicia y dónde termina.

- No usar lenguaje de programación dentro de los símbolos.

- Centrar el diagrama en la página.

- Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

17

18

- Comenzar al margen únicamente cuando sea Necesario.

- No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.

- Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo.

19

CAR WASH

20

DIAGRAMA DE FLUJO CON LA SIMBOLOGÍA DEL ISO 5807

21

MICRO Conclusiones Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten detectar las actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias. También son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentación de los Sistemas de Gestión, pues proveen una descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho más amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto. Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeño de las tareas. Una copia ampliada del diagrama de flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad. Es conveniente emplear programas específicos para la confección de los diagramas de flujo. En general, estos programas son de manejo sencillo y facilitan notablemente la tarea.-- Investigación desarrollada y enviada por: Lic. Ana María Vazquez - Q Grupo Asesor S.A. KEPNERandFOURIE Q GRUPO ASESOR S.A. Address : Roma 1140 City : Olivos State/Province : Buenos Aires Country : Argentina Zip Code : B1636CYR Phone/Fax : 54 11 4711 9110 e-mail : info@qgrupoasesor.com http://www.qgrupoasesor.com

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DIAGRAMA DE FORMATO HORIZONTAL

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FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES

Pide material mediante solicitud

de material

Departamento solicitanteSoicita material mediante requ-

isición de compra

Pide material mediante orden de

compra

Utiliza material Comunica deficiencia al

proveedor

Surte materialSurte material

Surte material

FIN

Departamento solicitanteAlmacén Proveedor

Departamento de comprasAlmacén

¿Material requerido?¿Origen del materia?l

¿Material requerido?

Existencia suficiente

B

A

C

A

A

Comunica deficiencia al

almacén

B

SI

Proveedor

NO

NO

SI

Almacén

SI

NO

DIAGRAMA DE BLOQUE

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FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES

Pide material mediante solicitud

de material

Departamento solicitante

Soicita material mediante requ-

isición de compra

Pide material mediante orden

de compraUtiliza material

Comunica deficiencia al

proveedor

Surte material

Surte material

Surte material

FIN

Departamento solicitante

Almacén

Proveedor

Departamento de compras

Almacén ¿Material requerido? ¿Origen del materia?l

¿Material requerido?

B

A

B

A

Comunica deficiencia al

almacén

B

SI

Proveedor

NO

NO

SI

Almacén

SI

NO

Existencia suficiente

DIAGRAMA DE FORMATO HORIZONTAL

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FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES

Pide material mediante solicitud

de material

Departamento solicitanteSoicita material mediante requ-

isición de compra

Pide material mediante orden de

compra

Utiliza material Comunica deficiencia al

proveedor

Surte materialSurte material

Surte material

FIN

Departamento solicitanteAlmacén Proveedor

Departamento de comprasAlmacén

¿Material requerido?¿Origen del materia?l

¿Material requerido?

Existencia suficiente

B

A

C

A

A

Comunica deficiencia al

almacén

B

SI

Proveedor

NO

NO

SI

Almacén

SI

NO

Departamento Solicitante

Solicitud de Materiales

Revisa Existencias

Elabora Requisición de Compra

Lleva Requisición de Compra

Inspección de Materiales

Surte Materiales

Elabora Orden de Compra

Surte Orden de Compra

Selecciona Proveedor

Almacén Departamento de Compras Proveedor

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