FUERZA AÉREA ECUATORIANA

ANÁLISIS PRELIMINAR FORMULARIO DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL, DOCUMENTAL, NORMATIVA Y

SISTEMAS

SECCIÓN A. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO

Nombres y Apellidos: Número de

Teléfono/Extensión:

Correo Electrónico:

Cargo:

SECCIÓN B. IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Unidad administrativa:

Subunidad administrativa:

SECCION C. IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

1)

2)

3)

4)

5)

6)

7)

8)

9)

10)

11)

12)

13)

SECCIÓN D. DESCRIPCION DE LAS SERIES DOCUMENTALES

Serie documental:

Función de la serie documental :

Forma expediente: SI___ NO___

Documentos que forman el expediente Copia Origina l

Organización del expediente o documental dentro de la Serie Documental

Cronológico _____ Numérico _____ Al fabético _____ Al fanumérico _____

¿Se producen estos documentos en la actualidad? SI ____ NO ____

Normativa relacionada con la serie documental:

Procesos relacionada con la serie documental:

Si s temas informáticos relacionados con la serie documental:

Va lor documental de la serie:

Administrativo _____ Histórico _____

Cuanto tiempo debe permanecer en su Archivo de Gestión:

2 ____ 4____ 5 ____ Permanente ____ Otro ____

Disposición final:

Conservación total ____ Digitalización ____ Selección ____ El iminación ____

SECCIÓN E. CONSULTA DE LA SERIES DOCUMENTAL

Usuario de consulta:

Interno ____ Externo ____ ¿Cuáles son los tipos de usuarios?

Frecuencia de consulta:

Diaria ____ Semanal ____ Mensual ____ Esporádica ____ No se consulta ____

SECCIÓN F. DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS

Inventario:

SI ____ NO ____

Campos del Inventario:

Codigo ___ Descripción general ___ Fecha Inicio ___ Fecha Fin___ Rango ___ Otros ___

documentos tienen Calificación:

SI ____ NO ____ ¿Qué tipo de calificación?

SECCIÓN G. CONDICIONES FÍSICAS DE LOS DOCUMENTOS

Equipo utilizado en el archivo de documentos:

Archivadores ____ Archivadores aéreos ____ Estanterías ____ Vitrinas ____ Armarios ____ Mapotecas ____

Otros (explique):

Suministros utilizados en el archivo de documentos

Caroetas de cartulina ____ Biblioratos ____ Caja de archivo ____ Sobre Manila____

Otros (explique):

Estado físico de los documentos

buen estado ____ Deteriorados ____ Sucios ____

Otros (explique):

Seguridades con que cuentan los documentos:

Incendio ____ Robo ____ Humedad ____ Polvo ____

Otros (explique):

SECCIÓN H. DATOS COMPLEMETARIOS DE LOS DOCUMENTOS

de Soporte

Ppel ____ Digital ____ Ambos ____

Cuantas carpetas o cuanta unidades de instalación son generadas a l año ___________