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2010

INFORMATICA APLICADA AUDIMSS, S.C. AUDIMSS WIN

[MANUAL: COMO PREPARAR ARCHIVOS E IMPORTAR A FORMATO EXCEL DESDE EL

NOI]

Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI

Versión 1.0.0 2

INDICE Páginas

Capitulo 1. Introducción………………………………………………………………………………………………………..4

Capitulo 2. Catálogos a Importar…………………………………………………………………………………………..4

Capitulo 3. Descripción de cada Catálogo………………………………………………………………………………4

1º Catálogo de: Ocupaciones y Oficios……………………………………………………………….4

2º Catálogo de: Departamentos………………………………………………………………………….5

3º Catálogo de: Trabajadores……………………………………………………………………………..6

4º Catálogo de: Incidencias o Movimientos………………………………………………………..10

5º Catálogo de: Percepciones Fijas y Variables……………………………………………………13

Capitulo 4. Recomendaciones……………………………………………………………………………………………….16

Capitulo 5. Catálogos de Ayuda……………………………………………………………………………………………..17

Catálogos AUD#..........................................................................................................18

Catálogos SUA#..........................................................................................................21

Capitulo 6. Características Generales del NOI………………………………………………………………………24

Elegir una Empresa……………………………………………………………………………………………...24

Ubicación de los Datos y Fecha del ejercicio que se va a auditar………………………..25

Aspectos Generales para trabajar con el NOI………………………………………………………27

Personalizar Consultas………………………………………………………………………………………..28

Exportación a Excel de Personalizar Consultas…………………………………………………….31

Ubicación de los Archivos Exportados del NOI a Excel………………………………………….34

Capitulo 7. Exportar los Archivos a Excel………………………………………………………………………………...37

Catálogo Puestos (Oficios)……………………………………………………………………………………39

Catálogo Departamentos………………………………………………………………………………………48

Catálogo Trabajadores…………………………………………………………………………………………..57

Catálogo Movimientos o Incidencias……………………………………………………………………69

Acumulado de Nomina (Percepciones Variables)…………………………………………………..89

Capitulo 8. Construir los Archivos de Excel para AUDIMSS………………………………………………………99

Archivo de Oficios…………………………………………………………………………………………………99

Archivo de Departamentos……………………………………………………………………………………101

Archivo de Trabajadores………………………………………………………………………………………102

Archivo de Incidencias………………………………………………………………………………………….103

Archivo de Percepciones Variables y Fijas……………………………………………………………..112

Capitulo 9. Problemas a Resolver en Excel……………………………………………………………………………….121

Tipo de Formato de las celdas de Excel………………………………………………………………….121


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Capitulo 10. Como Importar los Archivos a AUDIMSS………………………………………………………….124

Paso 1. Seleccionar la Empresa y el Periodo en el que se va a trabajar…………………………124

Paso 2. Retroalimentar a AUDIMSS……………………………………………………………………………….124

1) Catálogo de Ocupaciones u Oficios……………………………………………………………………….124

Importar el Catálogo que es propio de la compañía

(muchas Ocupaciones u Oficios registrados)………………………………………………………………124

Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS

(pocas Ocupaciones u Oficios registrados…………………………………………………………………..127

2) Catálogo de Departamentos………………………………………………………………………………….128

Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS

(pocos Departamentos registrados)……………………………………………………………………………128

Importar el Catálogo que es propio de la compañía

(muchos Departamentos registrados)……………………………………………………………………….129

3) Catálogo de Ayuda de Percepciones…………………………………………………………………...132

4) Los demás Catálogos de Ayuda……………………………………………………………………….……133

Paso 3. Importar Catálogo de Trabajadores……………………………………………………………………134

Paso 4. Movimiento de Inicio……………………………………………………………………………………..….138

Paso 5. Importar Catálogo de Incidencias o Movimientos……………………………………………….140

Paso 6. Importar los Catálogos de Percepciones Fijas y Variables……………………………………..145

Una sola columna……………………………………………………………………………………………………..…152

Capitulo 11. Problemas a Resolver al Importar los Archivos a AUDIMSS………………………………….152

El archivo que se importo tiene encabezados:……………………………………………………………….152

Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es porque su archivo esta en formato

Office 2007………………………………………………………………………………………………………………….153

Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:……………………….154

Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la

columna:…………………………………………………………………………………………………………………….…154

Si la columna fecha se muestra con formato de

texto:…………………………………………………………………………………………………………………………….156

Solo se importan algunos trabajadores:……………………………………………………………………….156


Versión 1.0.0 4

Capitulo 1. Introducción

Para bríndale un mejor servicio al usuario hemos creado este anual con la finalidad, de que los

usuarios de AUDIMSS, puedan importar sus archivos de forma guiada y sencilla, donde estos archivos

serán Exportados del NOI, explicando como exportar de forma guiada dichos archivos.

Capitulo 2. Catálogos a Importar

Los siguientes puntos son los Catálogos que se podrán importar a AUDIMSS y el orden de la

importación:

1. Ocupaciones u Oficios

2. Departamentos

3. Trabajadores

4. Incidencias o Movimientos

5. Percepciones Fijas y Variables

Capitulo 3. Descripción de cada Catálogo

A continuación se describirá cada Catálogo, con sus columnas correspondientes y además una breve

descripción para que el usuario identifique cada columna.

1º Catálogo de: Ocupaciones u Oficios

Tabla Ocupaciones

No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda

1 Clave de la Ocupación u Oficio Texto 4

AUD2 2 Nombre de la Ocupación u O. Texto 40

*Nota: Hay dos tipos de Catálogos de Ayuda SUA# y AUD#

SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso Obligatorio

AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el

usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes.

Columna 1. Clave de la Ocupación u Oficio : Estas es la clave de identificación de cada

ocupación u oficio, siendo esta columna reportada opcionalmente mediante las claves del

catálogo AUD2

Columna 2. Nombre de la Ocupación u Oficio: Este dato es para poder identificar cada una

de las tareas de cada trabajador en los diferentes departamentos en que se puede


Versión 1.0.0 5

clasificar la empresa, siendo esta columna descrita opcionalmente mediante el catálogo

AUD2.

Ejemplo:

Clave de la Ocupación u Oficio Nombre de la Ocupación u Oficio

A Vendedor

B Administrador

C Corredor

D Diseñador

2º Catálogo de: Departamentos

Tabla Departamentos


1 Clave del Departamento Texto 4

AUD1 2 Nombre del Departamento Texto 40



AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el usuario

podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para poder hacer

uso de los mismos.

Columna 1. Clave del Departamento: Estas es la clave de identificación de cada

departamento, siendo esta columna reportada opcionalmente mediante las claves del

catálogo AUD1.

Columna 2. Nombre del Departamento: Este dato es para poder separar las áreas de trabajo

en las que se puede clasificar la empresa, siendo esta columna descrita opcionalmente

mediante el catálogo AUD1.

Ejemplo:

Clave del Departamento Nombre del Departamento

1 Ventas

2 Administración

3 Desarrollo


Versión 1.0.0 6

3º Catálogo de: Trabajadores

Tabla Trabajadores

No. Columna Columna Formato Longitud de la

Columna No. De Catálogo de

Ayuda

1 Numero de Trabajador Texto 8

2 Apellido Paterno Texto 20

3 Apellido Materno Texto 20

4 Nombre Texto 20

5 Fecha de Alta Fecha

(dd/mm/aaaa) 10

6 Cuota Diaria Texto 10

7 NSS Texto 11

8 RFC Texto 13

*9 CURP Texto 18

10 Clave del Sexo Texto 1 SUA1

11 Clave del Tipo de Nomina Texto 1 SUA2

12 Clave del Tipo de Trabajador Texto 1 SUA3

13 Calve del Tipo de Categoría Texto 4 AUD3

14 Clave del Tipo de Salario Texto 1 SUA4

15 Clave del Tipo de Jornada Texto 1 SUA5

16 Calve del Tipo de Ocupaciones Texto 4 Tabla de Ocupaciones /

AUD2

17 Calve del Departamento Texto 4 Tabla Departamento /

AUD1

18 Crédito INF Texto 10

19 Inicio de Descuento (Inicio del Crédito)

Fecha (dd/mm/aaaa) 10

20 Clave del Tipo de Descuento (Tipo de Crédito) Texto 1 SUA6

21 Valor (Valor del Crédito) Texto 10

22 Calve de Pensionados Texto 1 SUA7

*29 Clave del Turno Texto 1 AUD4

*Nota: En Formato Fecha (dd/mm/aaaa) es igual a (día/mes/año) ejemplo 31/12/2010



AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el

usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes.

Columna 1. Número de trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que

se identifica al trabajador.

Columna 2. Apellido paterno: Esta columna se captura el apellido paterno del trabajador.


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Columna 3. Apellido materno: Esta columna se captura el apellido paterno del trabajador

Columna 4. Nombre (s): Esta columna se captura el o los nombre (s) del trabajador.

Columna 5. Fecha de Alta: Fecha en que se registro el trabajador en la empresa, este dato es

muy importante para determinar la antigüedad del trabajador año con año y para hacer el

comparativo con la información de las liquidaciones del SUA del año que se está

dictaminando.

Columna 6. Cuota Diaria: Salario Diario del trabajador y este se toma de la primera nómina del

ejercicio a dictaminar, para los trabajadores que se dan de alta, el dato se toma de la

primera nomina donde está el trabajador, este dato NO se modificará cuando el trabajador

tenga un incremento al salario ya que estos cambios se reflejan en las nominas por medio

de Modificación de Salarios. En esta columna se permitirán 7 enteros con 2 decimales

Ejemplo: 1234567.12

Columna 7. NSS: Número de Seguridad Social de cada Trabajador, pueden traer guiones o no,

lo importante es que tenga el mismo formato , pueden traer guiones o no, lo importante

es que tenga el mismo formato

Columna 8. RFC: Registro Federal de Contribuyentes de cada trabajador

Columna 9. *CURP: Clave Única de Registro de Población de cada trabajador (esta columna por

el momento es optativa)

Columna 10. Clave del Sexo: Se identificará el sexo del trabajador a quien corresponda el

registro, siendo este registro reportado mediante las claves del catálogo SUA1.

Columna 11. Clave del Tipo de Nomina: Esta columna se refiere a los procesos de las nominas,

siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo SUA2.

Columna 12. Clave del Tipo de Trabajador: Esta columna se refiere a como se clasifican los

trabajadores para el SUA, reportada mediante las claves del catálogo SUA3.

Columna 13. Clave del Tipo de Categoría: Esta columna se refiere a como se clasifican los

trabajadores internamente en la empresa, siendo esta columna reportada mediante las

claves del catálogo AUD3.

Columna 14. Clave del Tipo de Salario: Esta columna se refiere al tipo de montos que se le

pagan al trabajador, siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo

SUA4.

Columna 15. Clave del Tipo de Jornada: Esta columna se refiere a las horas laboradas o días de

la semana laboradas por el trabajador, siendo esta columna reportada mediante las

claves del catálogo SUA5.


Versión 1.0.0 8

Columna 16. Clave del Tipo de Ocupaciones: Estas es la clave de identificación de cada

ocupación u oficio, siendo esta columna reportada mediante las claves de la tabla de

“Ocupaciones u Oficios” mencionada con anterioridad o mediante las claves del catálogo

AUD2.

Columna 17. Clave del Departamento: Estas es la clave de identificación de cada

departamento, siendo esta columna reportada mediante las claves de la tabla de

“Departamentos” mencionada con anterioridad o mediante las claves del catálogo AUD1.

Columna 18. Crédito INF: Se refiere al número que le proporciono el INFONAVIT al otorgarle el

crédito.

Columna 19. Inicio de Descuento (Inicio del Crédito): En el ejercicio dictaminado; esto dato es

el día que inicia el descuento en la empresa que se está dictaminando y por el periodo

dictaminado, para los trabajadores que traen el crédito de ejercicios anteriores al

dictaminado, le fecha deberá ser 01/01/xxxx del año que se está dictaminando.

Ejemplo: si se dictamina 2010 y es un trabajador que esta dado de alta en la empresa a

partir de 2009 y ya trae su crédito del INFONAVIT, la fecha que va en este campo es

01/01/2010. Si se dictamina 2010 y es un trabajador que se da de alta el 10/01/2010 y le

otorgan su crédito el 01/03/2010 esta será la fecha que va en este campo.

Columna 20. Clave del Tipo de Descuento (Tipo de Crédito): Siendo esta columna reportada

mediante las claves del catálogo SUA6.

Columna 21. Valor (Valor del Crédito): Esta columna depende del Tipo de Crédito con el que

cuenta el trabajador.

Ejemplo: si es (1), ejemplo 25%, opción (2) ejemplo 100.00, opción (3) ejemplo 18.50,

opción (4) no aplica valor.

Columna 22. Clave de los Pensionados: Se refiere a la situación de los trabajadores, ya que si

tienen algún tipo de pensión esta puede ser; Pensionado en Invalidez y vida, Pensionado

en Cesantía y vejez. Este dato es muy importante ya que nos afectara en el cálculo de cada

una de las ramas del IMSS, siendo esta columna reportada mediante las claves del

catálogo SUA7

Columna 23. * Clave del Turno: Es el horario en el que el trabajador labora, Siendo esta

columna reportada mediante las claves del catálogo AUD4.


Versión 1.0.0

9

Ejemplo:

NUM.TRAB Apellido Paterno

Apellido Materno

Nombres(s) F.ALTA C.DIARIA NSS RFC SEXO NOMINA

60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 28/03/2005 170.89 11856707887 AUAV670521JT7 M Q

60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 17/10/2005 170.89 43816320717 AASA631219KW2 M Q

60437 ALCALA VAZQUEZ GUADALUPE 05/04/2004 109.27 06845501557 AAVG551106PJ1 F Q 60514 ALVARADO CORONA ARTURO 25/10/2004 170.89 01786042802 AACA6003211SUA9 M Q

60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 17/07/2006 177.73 14927652017 AAASUA760512MX8 M Q

60540 ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 03/01/2005 170.89 24725319362 AAGG530510Q18 M Q

60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25/08/2003 191.44 25927466786 AAVJ740924D30 M Q

60579 ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 02/05/2005 170.89 53917566639 AAOM6505054SUA9 M Q

60826 ARROYO SANCHEZ ISMAEL 08/05/2006 177.73 42007602255 AOSI7602022D8 M Q

60628 AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO

26/09/2005 170.89 06796254131 AIGR620106L46 M Q

T.TRABAJADOR CATEGORIA T.SALARIO T.JORNADA OCUPACION DEPTOS TURNO CREDITO INF.

INICIO DESTO.

TIPO VALOR

1 CON 2 0 ASIS 32 1 1702025255 28/03/2005 1 25

1 CON 2 0 ASIS 31 2

1 CON 2 0 ASIS 38 1

1 CON 2 0 ASIS 31 2 1406075441 25/10/2004 2 20.25

1 CON 2 0 ASIS 29 1

1 CON 2 0 ASIS 33 2

1 CON 2 0 ASIS 31 4

1 CON 2 0 ASIS 31 4

1 CON 2 0 ASIS 10 3

1 CON 2 0 ASIS 22 3 9300724652 26/09/2005 3 200


Versión 1.0.0 10

4º Catálogo de: Incidencias o Movimientos

Tabla Incidencias o Movimientos


1 Numero de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11 4 Clave del Movimiento Texto 3 SUA8

5 Fecha (Fecha de la Incidencia)


6 Cuota Diaria Texto 10 7 Días de Ausentismos Texto 2 8 Días de Incapacidad Texto 2 9 Folio de Incapacidad Texto 8 10 Clave de la Causas de Baja Texto 1 SUA9

Columna 1. Numero de Trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que


Columna 2. Nombre: En esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.

Nota: Estas dos primeras columnas son informativas, ya que no se importaran a AUDIMSS, pero es para

poder hacer una correcta referencia al trabajador


lo importante es que tenga el mismo formato

Columna 4. Clave del Movimiento: Son las claves de los Movimientos Afiliatorios e Incidencias

declaradas como en el SUA , siendo esta columna reportada mediante las claves del

catálogo SUA8

Columna 5. Fecha (Fecha de la Incidencia): Fecha de inicio de la incidencia, como lo reporta las

nominas.

Columna 6. Cuota Diaria: Este campo se refiere al sueldo por día que tiene el trabajador y es

diferente al del Catálogo de trabajadores. Esta columna solo aplica cuando el trabajador

tiene un incremento en el sueldo diario (no se consideran las prestaciones variables). Esta

columna se llena cuando es una clave de MS (modificación de salario) y también cuando

hay una clave de R (reingreso).

Columna 7. Días de Ausentismos: Se refiere a la cantidad de días para aplicar el ausentismo,

este puede ser uno por día o bien el total de ausentismos del mes (máximo 7 ausentismos

al mes).


Versión 1.0.0 11

Columna 8. Días de Incapacidad: Se refiere a la cantidad de días que ampara la incapacidad,

estas no deberán ser mayores a los días del período laborados por el trabajador, si hay una

incapacidad por 35 días, en enero solo se pueden aplicar 31 (si el trabajador esta activo

todo el periodo) y para el archivo de febrero deberán agregar los días que se exceden y

solo se cambia el último dígito del folio ya que no se deberán repetir.

Columna 9. Folio de Incapacidad: Se refiere al documento que ampara cada incapacidad, son

dos letras y seis dígitos. Ejemplo AA123456 y este no se debe repetir en ninguna

incapacidad del ejercicio, en caso de ser incapacidad que afecte a dos periodos, deberán

cambiar el último digito de dicho folio.

Columna 10. Clave de las Causas de Baja: Motivo por el cual el trabajador se da de baja en la

empresa, siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo SUA8


Versión 1.0.0

12

Ejemplo:

N.TRABAJADOR NOMBRE NSS CLAVE MVTO.

FECHA CUOTA DIARIA

DIAS AUS

DIAS INC

FOLIO INC.

CAUSA BAJA

60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 MS 01/01/2007 500.00

60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 AUS 10/01/2007 5

60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 B 01/01/2007 1

60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 R 02/01/2007 250.00

60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 AUS 10/01/2007 0.00 3

60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 AUS 17/01/2007 0.00 4

60437 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 06845501557 MS 25/01/2007 500.00

60514 ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 INC 01/01/2007 5 AH585858

60514 ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 AUS 10/01/2007 7

60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 MS 01/01/2007 500.00

60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 INC 01/01/2007 2 AH123455



60540 ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 24725319362 MS 10/01/2007 500.00

60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 MS 10/01/2007 500.00

60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 MS 20/01/2007 600.00

60579 ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 53917566639 MS 10/01/2007 500.00

60826 ARROYO SANCHEZ ISMAEL 42007602255 MS 01/01/2007 500.00

60628 AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO 06796254131 MS 01/01/2007 500.00


Versión 1.0.0 13

5º Catálogo de: Percepciones Fijas y Variables Catálogo de Percepciones Fijas

Tabla Percepciones Fijas


1 Numero de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11

4 Fecha (Fecha de la Percepción)


5 Percepciones Fijas AUD5



Columna 2. Nombre: Esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.





Columna 4. Fecha (Fecha de la Percepción): Debe ser el primer día del mes que se está

acumulando, ejemplo si es la información de las nominas de Enero del año a dictaminar, la

fecha debe ser 01/01/xxxx.

Columna 5. Percepciones Fijas: para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la

suma de las percepciones del Mes, se refieren al mes que se está trabajando


Versión 1.0.0 14

Catálogo de Percepciones Variables

Tabla Percepciones Variables


1 Numero de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11

4 Fecha (Fecha de la Percepción)


5 Días para Variables Texto 6 Percepciones Variables AUD5



Columna 2. Nombre: Esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.





Columna 4. Fecha (Fecha de la Percepción): Debe ser el primer día del bimestre que se está

acumulando, ejemplo si es la información de las nominas de Noviembre y Diciembre del

año anterior al dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx.

Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables, se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este segundo archivo (si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA.

Columna 5. Días para Variables: Este dato es opcional, en caso de no importarlo el sistema lo

calcula automáticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y

AUDIMSS no lo modifica. Este campo puede ser días completos o medios días .50

Columna 6. Percepciones Variables: para esta columna la información es “Acumulada” es decir

es la suma de las percepciones del bimestre anterior al que se está trabajando, siendo esta

columna reportada mediante las claves del catálogo SUA10, en el cual se podrán anexar

mas percepciones si es que la empresa maneja otras.


Versión 1.0.0 15

Tipos de Archivos: Varias Columnas y Una Columna:

a) Que las Percepciones estén en varias columnas El campo de Percepciones ya sean Fijas o Variables hace referencia que en cada columna el usuario pondrá en diferentes columnas las Percepciones que se registran en las nomínas. Ejemplo:

NOMBRE NSS FEHCA DIAS PARA VARIABLES

BONO DESPENSA

ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 01/01/2008 55.50 100 1000

ALCALA VVAZQUEZ GUADALUPE 06845501557 01/01/2008 55.50 100 1000

ALCALASANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 01/01/2008 55.50 100 1000

ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 01/01/2008 55.50 100 1000

ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 01/01/2008 55.50 100 1000

ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 24725319362 01/01/2008 55.50 100 1000

ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 53917566639 01/01/2008 55.50 100 1000

AVILA LUFAN JESUS ALONSO 84876918263 01/01/2008 55.50 100 1000

AVILA MARIN CLARO MAXIMINO 21876926607 01/01/2008 55.50 100 1000

AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO 06796254131 01/01/2008 55.50 100 1000

En este ejemplo se colocaron solo dos Percepciones, los BONOS y la DESPENSA, no importa la cantidad de percepciones a importar.

b) Que las Percepciones estén en una solo columna El campo de Percepciones ya sean Fijas o Variables hace referencia que en una sola columna pondrá las percepciones que tiene cada por trabajador pero haciendo referencia a la clave proporcionada por el Catálogo de Ayuda SUA10. Ejempló

FECHA NOMBRE NSS TOTAL CLAVE DIAS PARA VARIABLES

01/01/2008 ACEDO MORENO RAFAEL 11856707887 1598.73 AGIC 55.50

01/01/2008 AGUILAR CUEVAS EDUARDO 06845501557 1000 DVAL 55.50

01/01/2008 ALPIZAR TORNERO FRANCISCA ESTHER 43816320717 850 ONOM 55.50

01/01/2008 ALTAMIRANO SANTANDER MIRIAM DOLORES 01786042802 1598.73 DESS 55.50

01/01/2008 ALVA BUCIO MAURICIO 25927466786 1598.73 ALl3 55.50

01/01/2008 ALVAREZ GARCIA ALBERTO 24725319362 1308 AGUF 55.50

01/01/2008 AMAYA MORALES JUAN DANIEL 53917566459 1060 AIND 55.50

01/01/2008 ARAIZA CARRILLO CLAUDIA GABRIELA 84876918263 1598.73 TRAE 55.50

01/01/2008 ARANA PIÑA FERMIN 21876926607 785.4 DVAL 55.50

01/01/2008 ARGUETA CONTRERAS HUGO 24725319345 1598.73 HABI 55.50

01/01/2008 ARGUETA CONTRERAS HUGO 24725319345 890 DESE 55.50

01/01/2008 ARIAS MARTINEZ RAUL 53917566639 1598.73 PRIO 55.50

01/01/2008 BAEZ CARRERA LUCIA 84876451826 1500 PRE2 55.50

01/01/2008 BAEZ MORALES ERIKA YANET 21636926607 800 COMI 55.50


Versión 1.0.0 16

Como puede observar a cada trabajador se le asigna la percepción que le corresponde por renglón, si s ele asigna otra percepción hay que volver a registrar al trabajador pero cambiando el total y la clave de la percepción que se le asigno con anterioridad. Y en la clave de la precepción es asignada mediante el Catálogo de ayuda SUA10.

Capitulo 4. Recomendaciones

En la Construcción de los Catálogos Anteriores (Departamentos, Ocupaciones u Oficios, Trabajadores, Incidencias y Percepciones Variables), NO importa el orden de cada columna, ya que al importar los catálogos a AUDIMSS, AUDIMSS te permite definir que es cada columna. Solo hacemos referencia a Número de Columna para saber cuántas columnas debe contener cada Catálogo.

Todos los datos que se ingresen a los catálogos deberán ir en Mayúsculas.

Todos los catálogos van sin encabezados o texto debajo de las tablas y con una sola hoja de cálculo

No debe tener caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre

(solo si son apellidos compuestos aplica el espacio). La Longitud de la columna se refiere al número de caracteres que puede poseer esa columna.

Como mínimo un carácter por cada columna y como máximo el número que indique en la longitud de la columna.

El nombre del archivo ustedes lo asignan


Versión 1.0.0 17

Ejemplo:

Capitulo 5. Catálogos de Ayuda

Para una óptima creación de los Catálogos antes mencionados (as) (Departamentos, Oficios u

Ocupaciones, Trabajadores, Incidencias y Percepciones Variables), se ha separado los catálogos en dos

categorías:

SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso

Obligatorio y están en el sistema de AUDIMSS.

AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para poder así hacer uso de los mismos. Estos catálogos los puede localizar el usuario en AUDIMSS en la siguiente ubicación: (Fig. 1)

Sin encabezados

Solo hoja de Cálculo Sin texto debajo de la tabla

El texto en Mayúsculas

Sin espacios, sin caracteres raros


Versión 1.0.0 18

Fig.1 En la Barra de Menú [Catálogos] y [Tablas]

Ejemplos de los Catálogos:

Catálogos AUD#

Catálogo AUD1. Departamentos

Departamentos

Calve Descripción

1 ADMINISTRACION

2 VENTAS

3 CUENTAS POR PAGAR

4 CUENTAS POR COBRAR

5 CONTABILIDAD

6 RECURSOS HUMANOS

7 AUDITORIA

8 SUPERVISION

9 ALAMCEN

10 CONTROL DE CALIDAD

Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.

Catálogos del

Tipo “AUD#”

Catálogos del

Tipo “SUA#”

AUD5


Versión 1.0.0 19

Catálogo AUD2. Ocupaciones u Oficios

Ocupaciones y Oficios

Calve Descripción

1 ESPECIAL UNO

10 ESPECIL DOS

1222 MENSAJERIA

1252 CASO ESPECIAL

1255 SECRETARIAS

1551 CONTADOR

1666 AYUDANTES GENERALES

1777 AYUDANTE ADMINISTRATIVOS

1888 OPERATIVOS

1999 MECANICOS

2000 VENDEDORES

2100 COMISIONISTAS

A011 ADMINISTRATIVOS

A012 EJECUTIVOS

A013 GERENTES ADMINISTRATIVOS

A014 GERENTES OPERACIONALES

A015 PILOTOS


Catálogo AUD3. Categorías

Categorías

Calve Descripción

CON CONFIANZA

ESP ESPECIALES

EVEN EVENTUALES

OBR OBRA

PLA PLANTA

SIN SINDICALIZADOS



Versión 1.0.0 20

Catálogo AUD4. Turnos

Turno

Calve Descripción Horas

1 MATUTINO 07:30

2 MIXTO 8

3 NOCTURNO 7

4 ESP 10


Catálogo AUD5. Percepciones

Percepciones

Clave Descripción

AGIC Aguinaldo Contrato

AGUF Aguinaldo Finiquito

AGUI Aguinaldo

AIND Aguinaldo Individual

ALI1 Alimentación Gratis

ALI2 Alimentación Gratis 2

ALI3 Alimentación Gratis 3

ALIC Alimentación Cobro 20%

BONA Bono de Actuación

BONE Bonificación Especial

COMI Comisiones a Agentes Vendedores

COMM Comisiones Mercantiles

COMP Compensación Especial

COMS Compensación s/Sueldo

COMV Comisiones s/Ventas

CUOS Cuotas Sindicales

DESE Despensa en Efectivo (Fija)

DESF Despensa en Efectivo (Variable)

DESL Despensa en Vales (Variable)

DESS Despensa en Víveres

DESV Despensa en Víveres

DIAD Días Descanso Trabajados

DIAF Días Festivos

DVAL Despensa Vales (Fija)

HABG Habitación Gratis

HABI Habitación Cobro 20%

HEXD Horas Extra Dobles

HEXT Horas Extra Triples


Versión 1.0.0 21

HORE Horas Extra

INCS Incapacidades Sub. Sid. por CIA.

ONOM Onomástico

OTRP Otras Percepciones

PFAS Premio de Asistencia

PPU Premio de Puntualidad

PRE2 Premio de Asist. 2

PERA Premio de Asistencia

PREP Premio de Productividad

PRID Prima Dominical

PRIO Prima Domi. 4 Días

PRIP Prima Vac. Pagada

PRIV Prima Vacacional Dis.

PRON Propinas No Pactadas

PROP Propinas Pactadas

PTU P.T.U.

TRAE Transporte Efectivo

TRAR Transporte (Reembolsable)

VACD Vacaciones Disfrutadas

VACP Vacaciones Pagadas

VIAR Viáticos (Reembolso)

VIAT Viáticos No Reembolsables


Catálogos SUA#

Catálogo SUA1. Sexo

Sexo

Calve Descripción

F FEMENINO

M MASCULINO

Catálogo SUA2. Tipo de Nomina

Tipo de Nomina

Clave Descripción

C CATORCENAL

D DECENAL

M MENSUAL

Q QUINCENAL


Versión 1.0.0 22

S SEMANAL

Catálogo SUA3. Tipo de Trabajador

Tipo de Trabajador

Calve Descripción

1 PERMANENTE

2 EVENTUAL

3 EVENTUAL DE LA CONSTRUCCIÓN

Catálogo SUA4. Tipo de Salarió

Tipo de Salario

Calve Descripción

0 FIJO

1 VARIABLE

2 MIXTO

Catálogo SUA5. Tipo de Jornada

Tipo de Jornada

Calve Descripción

0 SEMANA COMPLETA

1 UN DIA QUE LABORA

2 DOS DISAS QUE LABORA

3 TRES DIAS QUE LABORA

4 CAUTRO DISAS QUE LABORA

5 CINCO DIAS QUE LABORA

6 MENOR A 8 HORAS POR JORNADA

Catálogo SUA6. Tipo de Descuento (Tipo de Crédito)

Tipo de Descuento

Clave Descripción

1 PORCENTAJE

2 CUOTA FIJA MONETARIA

3 CUOTA FIJA VSMDF

4 SUSPENSIÓN DESCEUNTO


Versión 1.0.0 23

Catálogo SUA7. Pensionados

Tipo de Pensionados

Calve Descripción

0 SIN PENSION

1 PENSIONADO EN INVALIDEZ Y VIDA

2 PENSIONADO ENCESANTIA Y VEJEZ

3 NO DEFINIDO

Catálogo SUA8. Calves de Movimientos

Movimientos Afilia torios e Incidencias

Clave Descripción

MOVIMEINTO DE INICIO

A ALTA

AUS AUSENTISMO

B BAJA

INC INCAPACIDAD

ISM INCREMENTO AL SALARIO MINIMO

MS MODIFICACIÓN AL SALARIO

R REINGRESO

RFI RECTIFICACIÓN A LA FECHA DE INGRESO

RSD RECTIFICACIÓN AL SALARIO DIARIO

Catálogo SUA9. Causas de Baja

Causas de Baja

Calve Descripción

1 TERMINO DE CONTRATO

2 SEPARACIÓN VOLUNTARIA

3 ABANDONO DE EMPLEO

4 DEFUNCIÓN

5 CLAUSURA

6 OTRAS


Versión 1.0.0 24

Capitulo 6. Características Generales del NOI

Este manual e basa en la versión del NOI 4.5, si usted tiene alguna versión anterior, las pantallas

algunas cambiara de ubicación o la misma pantalla cambiara, peor el principio es el mismo.

Elegir una Empresa

Para abrir el Programa NOI, daremos doble click en el Acceso Directo del NOI [ ]

Al abrir el programa nos mostrara una ventana extra, en la cual se ven reflejadas todas las empresas

registradas en el NOI, seleccionaremos la empresa de la cual necesitamos la información, que se

requerirá para AUDIMSS.

En este ejemplo se muestra la empresa demo (EMPRESA INVALIDA S.A. DE C.V.), en la cual les

mostraremos como exportar la información requerida a Excel y ordenarla para la importación de la

misma a AUDIMSS.

Al seleccionar la empresa deseada, le daremos click en [Aceptar] (Fig.1)

Fig.1

Listado de

las

empresas

registradas

en el NOI

Click en

[Aceptar]


Versión 1.0.0 25

Ubicación de los Datos y Fecha del ejercicio que se va a auditar

A continuación aparecerá otra ventana donde nos mostrara la Dirección de Datos (la ruta donde esta

guardada su información y en la cual se van a guardar las modificaciones, los archivos de Excel, etc.) y

la Fecha de la Nómina (esta fecha se usara para poder tener los archivos de manera mensual,

quincenal, semanal como se haya manejado la Nomina de la empresa seleccionada)

Esta ruta es importante copiarla o saber ubicarla para poder extraer la información con mayor

facilidad.

Para este ejemplo, la ruta de los archivos es:

C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Sistemas Aspel\NOI4.50\Ejemplos

Al seleccionar la fecha y ruta deseada, le daremos click en [Aceptar] (Fig.2)

Fig.2

Ruta de los

Archivos

Fecha de

trabajo a

elegir


Versión 1.0.0 26

Aquí se muestra como usted puede elegir la ruta donde esta su información, si en algún momento esta

incorrecta (Fig.3):

Fig.3

En esta ventana se muestra, el listado de las fechas de las nominas las cuales vamos a trabajar (Fig.4):

Nota: Las fechas a elegir dependerán del año a auditar, y de la información que se requerirá

Fig.4


Versión 1.0.0 27

Aspectos Generales para trabajar con el NOI

En esta sección se muestra los botones que se pueden usar para poder cambiar la fecha de trabajo o la

empresa que se está trabajando. (Fig.5)

Fig.5

Periodo en al cual

estamos trabajando

Empresa en la cual vamos a

trabajar

Cambiar periodo,

en el que estamos

trabajando (Fig.2 y

Fig.4)

Seleccionar Empresa (Fig.1)

Cerrar empresa, para poder

trabajar con otra


Versión 1.0.0 28

Personalizar Consultas

Le damos Click en el menú de [Consultas], luego en [Personalizar Consultas]. (Fig.6)

Fig.6

Se mostrara la siguiente pantalla que cuenta con diferentes pestañas, pero para poder formar los

Archivos de Excel de Departamentos, Oficios, Trabajadores e Incidencias nos fijaremos en las

siguientes pestañas: [Trabajadores], [Departamentos], [Puestos], [Movs. Faltas] e [Histórico] (Fig.7)


Versión 1.0.0 29

Fig.7

Ejemplo: Queremos ver el Catálogo de Calendarios.

Abrimos la venta de Personalizar Consultas (Fig.6 y Fig.7) y con la barra de desplazamiento buscamos

la pestaña [Calendarios] y le damos click. (Fig.8)

Barra de

Desplazamiento

Pestañas:

Trabajadores, Departamentos,

Puestos, Movs. de Faltas e Histórico


Versión 1.0.0 30

Fig.8

Si queremos ver el contenido de este Catálogo, le damos doble click en [Catálogo de Calendarios] y se

mostrara la siguiente ventana (Fig.9)

Fig.9

Pestaña:

Calendarios

Listado de Catálogos y

tablas que contiene este

apartado.


Versión 1.0.0 31

Exportación a Excel de Personalizar Consultas

Abrimos la venta de Personalizar Consultas (Fig.6 y Fig.7) y con la barra de desplazamiento buscamos

en las pestañas el apartado deseado para exportar su contenido a Excel.

Se puede Exportar a Excel seleccionando solo el Catálogo o Tabla que deseemos exportar, dando un

click en el botón de Exportar [ ]. (Fig.10)

Fig.10

Al dar click en el botón de Exportar aparecerá la siguiente pantalla. (Fig.11)

2°.- Seleccionamos el Catálogo o

Tabla que deseamos Exportar

3°.- Damos click en Exportar

1°.- En este ejemplo seleccionamos la pestaña de

Trabajadores, que es el apartado que deseamos

Exportar


Versión 1.0.0 32

Fig.11

Seleccionaremos el Formato de Excel y le asigna un Nombré al archivo conservando su extensión, para

el nombre máximo son 8 caracteres + .XLS (Fig.12)

Ejemplo (12345678.XLS).

Nombre

para

identificar el

archivo

Ruta donde

se guarda el

archivo. Es la

misma que se

muestra

después de

elegir la

empresa

(Fig.2 y Fig.3)

Formato en

los que

permite crear

los archivos


Versión 1.0.0 33

Fig.12

Y le damos click en *Aceptar+, aparecerá la siguiente pantalla, donde nos mostrara…. (Fig.13)

Fig.13

Formato

deseado

Nombre para el

Ejemplo

12345678.XLS

Número de

Registros que

se pasaron al

archivo de Excel

del catalogo del

NOI.

El 100% de esta

información se

ha paso

correctamente


Versión 1.0.0 34

Ubicación de los Archivos Exportados del NOI a Excel

Primero obtener la ruta o ubicación de estos archivos (Directorio de Datos) de la siguiente manera.

(Fig.14)

Fig.14

En este ejemplo, la ruta que se obtiene es:

C:\ARCHIV~1\ARCHIV~1\Aspel\SISTEM~1\NOI4.50\Ejemplos\

Vamos a hacer uso de la ruta que acabamos de copiar, abrimos [Inicio] [Mi PC]. (Fig.15)

Ver Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las Fig.2 a la Fig1.5

para confirmar como obtiene dicha ruta.

Seleccionar la ruta y copiarla con las teclas:

Ctrl + C, para poder pegarla en cualquier

ubicación


Versión 1.0.0 35

Fig.15

En la Barra de Dirección, copiaremos la ruta de la Fig. 15 (Fig.16)


Versión 1.0.0 36

“C:\ARCHIV~1\ARCHIV~1\Aspel\SISTEM~1\NOI4.50\Ejemplos\”

Fig.16

C:\ARCHIV~1\ARCHIV~1\Aspel\SISTEM~1\NOI4.50\Ejemplos\

C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Sistemas Aspel\NOI4.50\Ejemplos

Esta es la carpeta donde podrás buscar los archivos que vamos a Exportar a Excel

“Barra de Dirección”


Versión 1.0.0 37

Capitulo 7. Exportar los Archivos a Excel

En este apartado se hará referencia a los puntos anteriores, para poder ir construyendo una mejor

guía de cómo Exportar de manera correcta los Catálogos a Excel en la forma que los necesitara

para AUDIMSS.

Antes de empezar, necesitaremos que cree una nueva carpeta en la ubicación que usted desee,

para este Ejemplo hemos creado la carpeta en el escritorio llamada [Tablas del NOI] y dentro de

esta nueva carpeta hemos creado otras subcarpetas para poder almacenar la información que

Exportemos del NOI a Excel y poder tener un buen orden de ella


Versión 1.0.0 38


Versión 1.0.0 39

Ahora si podremos Iniciar la Exportación los Archivos necesarios para AUDIMSS y poder empezar a

trabajar.

Catálogo Puestos (Oficios)

Paso 1. Ubicáremos la Empresa en la que vamos a trabajar (Fig.1)

Fig.1

Paso 2. Elegiremos el periodo del ejerció que estamos trabajando y obtener la ruta

donde se guardaran los archivos a Exportar (Fig. 2), ejemplo:

Si vamos a subir los archivos del 2008 que es el año que se va auditar, para el

Catálogo de Puestos los queremos actualizado a la última fecha del ejercicio por lo

que tomaremos la ultima fecha de este ejercicio: para este ejemplo fue el

31/12/08. (Fig. 2)

Puede consultar el

Capitulo 6.- Características

Generales del NOI en las

Fig.1 Para confirmar como

se selecciona una Empresa


Versión 1.0.0 40

Fig. 2

Paso 3. Buscar el Catálogo de Puestos en el NOI

Abrimos la venta de Personalizar Consultas y con la barra de desplazamiento

buscamos en las pestañas el apartado de [Puestos]. (Fig. 3)

Puede Consultar el Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las

Fig.2 a la Fig.5 para confirmar como se cambia la fecha.

También vamos a requerir que confirmen que el Directorio de Datos sea el

correcto donde se ubican la información de la empresa seleccionada

Fecha correcta: 31/12/08

Confirmar que la ruta sea la

correcta


Versión 1.0.0 41

Fig. 3

Al dar doble click en El [Catálogo de Puestos], se muestra el contenido del mismo.

Paso 4. Exportaremos el Catálogo de Puestos

Daremos click en el Botón de Exportar [ ], y Nombraremos al archivo de Excel

“Oficios” (Fig. 4)

Puede consultar el Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las

Fig.6 a la Fig.9 para confirmar como se accesa a al la opción Personalizar

Consultas y poder elegir el apartado de [Puestos]


Versión 1.0.0 42

Fig.4

Paso 5. Guardar el Archivo de Excel en la nueva carpeta “Tablas del NOI a Exportar a

AUDIMSS” (la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo)

Ubicaremos el archivo en la ruta que nos da el NOI (Fig. 5)

Puede consultar el



Fig. 10 a la Fig.13 para

confirmar como se Exporta

el archivo [Oficios] a Excel

Nombre del archivo “Oficios”,

conservando la extensión del

archivo “.XLS (Archivo en

Formato Excel)”

20 registros se pasaron al

archivo de Excel de 20

registros del NOI.

NOTA: barra de descarga

al 100% no hay ningún

inconveniente.


Versión 1.0.0 43

Fig. 5

Nota: Al abrir el archivo de Excel en una versión de “Microsoft Office Excel 2007” aparecerá el siguiente

mensaje, que solo indica el transformar el archivo a una versión más antigua para poder abrirlo con

todas las propiedades correctas. (Fig..6)

Fig. 2.6

Todos los archivos se verán de la siguiente manera (Fig. 7)


Fig.14 a la Fig.16 para confirmar donde se ubican los Archivos que

exportamos del Exportados del NOI a Excel

Dar doble click en el Archivo “Oficios”,

para poder abrir este archivo de Excel,

Dar click en [Si] para poder continuar


Versión 1.0.0 44

Fig. 7

Al abrir el archivo necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” y

consecuentemente lo guardamos en la ubicación de la carpeta “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS”

(la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo) (Fig. 8)

Nota: EL formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” es necesario para que AUDIMSS pueda reconocer

correctamente los archivos al importarlos a su base de Datos.

Encabezado

s

Una sola hoja de cálculo

“Catalogo de Puestos”


Versión 1.0.0 45

Fig. 8

1.- Dar click

en [Inicio]

2.- Dar click en

[Guardar Como]

Nombre del archivo

“Oficios”

Barra de Desplazamiento

para buscar el formato

Guardar Como, es el formato que vamos a elegir


Versión 1.0.0 46

Dar click en la Barra de

Desplazamiento y mostrara

los diferentes formatos

Buscamos el formato “Libro

de Microsoft Excel 5.0/95”


Versión 1.0.0 47

Y Finalizamos con el de Catálogo Puestos (Oficios)

Al seleccionar El formato correcto, vamos a

guardarlo en la ubicación de la carpeta “Tablas del

NOI a Exportar a AUDIMSS”, en este ejemplo está

ubicada en el “Escritorio”

Carpeta: “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS

Y lo guardamos en la Subcarpeta

Depto. y Oficios

Confirmamos que sea correcto el

Nombre del archivo “Oficios” y

Guardar como Tipo “Libro de

Microsoft Excel 5.0/95”

Damos

click en

[Guardar]


Versión 1.0.0 48

Catálogo Departamentos


Fig.9


donde se guardaran los archivos a Exportar (Fig. 10), ejemplo:


Catálogo de Departamentos los queremos actualizado a la última fecha del ejerció

por lo que tomaremos elegiremos la ultima fecha de este ejercicio: para este

ejemplo fue el 31/12/08. (Fig. 10)

Puede consultar el



Fig.1 o Fig.5 para

confirmar como se

selecciona una Empresa


Versión 1.0.0 49

Fig. 10

Paso 3. Buscar el Catálogo de Departamentos en el NOI


buscamos en las pestañas el apartado de [Departamentos]. (Fig.6)


Fig.2 a la Fig.5 para confirmar como se cambia la fecha.





correcta


Versión 1.0.0 50

Fig.6

Al dar doble click en El [Catálogo de Departamentos], se muestra el contenido del mismo.

Paso 4. Exportaremos el Catálogo de Departamentos

Puede basarse en Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las

Fig.6 la Fig.9 para confirmar como se accesa al la opción Personalizar

Consultas y poder elegir el apartado de [Departamentos]


Versión 1.0.0 51


“Deptos” (Fig.7)

Fig.7

Puede consultar el


Generales en las Fig.10 a

la Fig.13 para confirmar

como se Exporta el archivo

[Deptos] a Excel

Nombre del archivo “Deptos”,



Formato Excel)”



registros del NOI.

NOTA: Estos sucede

cuando hay registros en

el catalogo del NOI en

blanco, pero mientras se

muestre la barra de

descarga al 100% no hay

ningún inconveniente.


Versión 1.0.0 52



Ubicaremos el archivo en la ruta que nos da el NOI (Fig.8)

Fig.8



todas las propiedades correctas. (Fig.9)

Fig.9

Puede basarse en Capitulo 1.- Introducción en las Fig. 1.14 a la Fig. 1.16

para confirmar donde se ubican de los Archivos que exportamos del

Exportados del NOI a Excel

Dar doble click en el Archivo “Deptos”,




Versión 1.0.0 53

Todos los archivos se verán de la siguiente manera (Fig.10)

Fig.10

Al abrir el archivo necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” y lo

guardamos en la ubicación de la carpeta “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS” (la carpeta que

creamos al inicio de este Capítulo) (Fig.11)



Encabezado

s


“Catalogo de Departamentos”


Versión 1.0.0 54

Fig.11

1.- Dar click

en [Inicio]

2.- Dar click en

[Guardar Como]

Nombre del archivo

“Deptos”





Versión 1.0.0 55







Versión 1.0.0 56







Depto. y Oficios

Confirmamos que se correcto el

Nombre del archivo “Deptos” y



Damos

click en

[Guardar]


Versión 1.0.0 57

Y Finalizamos con el de Catálogo Departamentos

Catálogo Trabajadores


Fig.12


donde se guardaran los archivos a Exportar (Fig.13), ejemplo:


apartado de Trabajadores los que requerimos es tenerlo actualizado mes a mes

durante el ejerció (2008) por lo que elegiremos la última fecha de cada mes de este

ejercicio: para este ejemplo la primera fecha será 31/01/08. (Fig.13)

Nota: Este apartado se debe exportar por cada mes que contenga el ejercicio, es

decir: en enero fue 31/01/08 para febrero 28/02/08 y así hasta tener todos los

meses del ejercicio.

Puede consultar el

Capitulo 6.-

Características Generales

del NOI en las Fig.1 o

Fig.5 para confirmar como

se selecciona una Empresa


Versión 1.0.0 58

Fig.13

Paso 3. Buscar Apartado de Trabajadores en el NOI


buscamos en las pestañas el apartado de [Trabajadores]. (Fig.14)

Puede consultar el en Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las

Fig.1.2 a la Fig1.5 para confirmar como se cambia la fecha.





correcta


Versión 1.0.0 59

Fig.14

Para poder crear este archivo, seleccionaremos el botón de [Nuevo]

Y mostrara la siguiente pantalla, dond epodremos crear un archivo personalizado de trabajadores.

Puede basarse en Capitulo 6 Características Generales del NOI en las Fig.6

la Fig.9) para confirmar como se aceza al la opción Personalizar Consultas y

poder elegir el apartado de [Trabajadores]

Este apartado contiene 3 archivos, en los

cuales contiene la información que

necesitaremos por separado, por lo tanto

vamos a crear nuestro propio archivo de

Trabajadores


Versión 1.0.0 60

Catálogos que

contienen la

información de los

trabajadores

En esta fila se pondrán todos los campos deseados

para formar el Catálogo de Trabajadores, como

Nombre del Trabajador, Clave, el NSS, etc.

Aquí se reflejara lo que contiene cada campo, es

decir su formato, longitud y el titulo del campo.

Los campos que

ocuparemos, son los

que se especifican en

el Capitulo 2


Versión 1.0.0 61

Nota: Los campos obligatorios para el Catalogo de Trabajadores son:

Así es como se verá con los Campos seleccionados, con sus descripciones

Damos click en guardar ya que haya finalizado, de poner los campos que el

NOI proporciona, correspondientes a al capítulo 2.


Versión 1.0.0 62

Fig.15

La Primera letra es la que reconoce el Sistema del NOI, de cómo se registro la clave y la siguiente

es la descripción que aparecerá en la columna, ejemplo: MMasculino, M de la palabra registrada,

Masculino es la descripción.

La modificamos para que aparezca de la siguiente manera y coincida con las claves de AUIDMSS

Sexo solo acepta claves de M y F

En el turno su clave es numérica del 1 al 5


Versión 1.0.0 63

Fig.16

Paso 4. Exportaremos el Catálogo de Trabajadores


“01Ctrab” (Fig. 2.24)

Nota: “01” Por el mes de Enero, “Ctrab” para identificar que es el Catálogo de

Trabajadores


Versión 1.0.0 64

Fig. 2.24



Ubicaremos el archivo en la ruta que nos da el NOI (Fig. 2.25)

Puede consultar el

Capitulo 6- Características

Generales del NOI las

Fig. 10 a la Fig. 13 para

confirmar como se Exporta

el archivo [01Ctarb] a Excel

Nombre del archivo “01Trab”,



Formato Excel)”



registros del NOI.

NOTA: barra de descarga

al 100% no hay ningún

inconveniente.


Versión 1.0.0 65

Fig. 2.25

Todos los archivos se verán de la siguiente manera (Fig. 2.26)

Fig. 2.26

Puede basarse en Capitulo 1.- Introducción en las Fig. 1.14 a la Fig. 1.16



Dar doble click en el Archivo “01Trab”, para

poder abrir este archivo de Excel,

Encabezado

s


“Catalogo de Trabajadores”


Versión 1.0.0 66

Al abrir el archivo necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” y de

consecuentemente lo guardamos el la ubicación de la carpeta “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS”

(la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo) (Fig. 2.27)



Fig. 2.27

1.- Dar click

en [Inicio]

2.- Dar click en

[Guardar Como]


Versión 1.0.0 67

Nombre del archivo

“01Trab”








Versión 1.0.0 68









Trabajadores


Versión 1.0.0 69

Y Finalizamos con el de Catálogo Trabajadores

Movimientos de Faltas e Histórico (Catálogo Movimientos o Incidencias)

Catálogo Movs. de Faltas

Paso 1. Ubicáremos la Empresa en la que vamos a trabajar (Fig.2.34)

Fig.2.34


Nombre del archivo “01Ctrab” y



Damos

click en

[Guardar]

Puede consultar el

Capitulo 1.- Introducción

en las Fig.1.1 o Fig1.5

para confirmar como se



Versión 1.0.0 70


donde se guardaran los archivos a Exportar (Fig. 2.35), ejemplo:


Catalogo de Movimientos de Faltas los que requerimos es tenerlo actualizado mes a

mes durante el ejerció (2008) por lo que elegiremos la última fecha de cada mes de

este ejercicio: para este ejemplo la primera fecha será 31/01/08. (Fig. 2.35)



meses.

Fig. 2.35

Paso 3. Buscar el Catálogo de Movimientos de Faltas en el NOI

Abrimos la ventana de Personalizar Consultas y con la barra de desplazamiento

buscamos en las pestañas el apartado de [Movs. de Faltas]. (Fig. 2.36)

Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig.1.2 a la Fig1.5 para

confirmar como se cambia la fecha.





correcta


Versión 1.0.0 71

Fig. 2.36

Al dar doble click en El [Catálogo de Movs de faltas], se muestra el contenido del mismo.

Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig.1.6 la Fig.1.9) para

confirmar como se accesa al la opción Personalizar Consultas y poder elegir

el apartado de [Movs. de Faltas]


Versión 1.0.0 72

Paso 4. Exportaremos el Catálogo de Movs y Faltas


“01CMF” (Fig. 2.37)

Fig. 2.37


Versión 1.0.0 73

Solo aparecera esta pantalla para los archivos que si se guarden, es decir, el periodo que no contenga

informaciòn no lo va exportar por que es irrelevante tener un archivo en cero.

Por ejemplo en este jemplo solo se puedo exportar el mes de Julio


AUDIMSS” (la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo

Puede consultar el


en las Fig. 1.10 a la Fig.

1.13 para confirmar como

se Exporta el archivo

[01CMF] a Excel

Nombre del archivo “01CMF”,



Formato Excel)”

NOTA: Ests sucede

cuando hay registros en

el catalogo del NOI en

blanco, pero mientras se

muestre la barra de

descarga al 100% no hay

ningún inconveniente.


Versión 1.0.0 74


Fig. 2.38



todas las propiedades correctas. (Fig. 2.39)

Fig. 2.39


Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig. 1.14 a la Fig. 1.16



Dar doble click en el Archivo “07CMF”,




Versión 1.0.0 75

Fig. 2.40



creamos al inicio de este Capítulo) (Fig. 2.41)



Encabezado

s


“Catalogo de Departamentos”


Versión 1.0.0 76

Fig. 2.41

1.- Dar click

en [Inicio]

2.- Dar click en

[Guardar Como]

Nombre del archivo

“07CMF”





Versión 1.0.0 77







Versión 1.0.0 78

Y Finalizamos con el de Catálogo de Movimientos de Faltas







Incidencias


Nombre del archivo “07CMF” y


Microsoft Excel 5.0/95” Damos

click en

[Guardar]


Versión 1.0.0 79

Histórico


Fig.2.42


donde se guardaran los archivos a Exportar (Fig. 2.43), ejemplo:


apartado de Históricos los que requerimos es tenerlo actualizado mes a mes

durante el ejerció (2008) por lo que elegiremos la última fecha de cada mes de este

ejercicio: para este ejemplo la primera fecha será 31/01/08. (Fig. 2.43)



meses.

Puede consultar el


en las Fig.1.1 o Fig1.5

para confirmar como se



Versión 1.0.0 80

Fig. 2.43

Paso 3. Buscar el Histórico de Salarios en el NOI


buscamos en las pestañas el apartado de [Históricos]. (Fig. 2.44)

Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig.1.2 a la Fig1.5 para

confirmar como se cambia la fecha.





correcta


Versión 1.0.0 81

Fig. 2.44

Al dar doble click en El [Histórico de Salarios], se muestra el contenido del mismo.



“07H” (Fig. 2.45)

Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig.1.6 la Fig.1.9) para

confirmar como se accesa a la opción Personalizar Consultas y poder elegir

el apartado de [Histórico de salarios]


Versión 1.0.0 82

Fig. 2.45

Puede consultar el




se Exporta el archivo [07H]

a Excel

Nombre del archivo “07H”,



Formato Excel)”


Versión 1.0.0 83

Solo aparecera esta pantalla para los archivos que si se guarden, es decir, el periodo que no contenga

informaciòn no lo va exportar por que es irrelevante tener un archivo en creo.

Por ejemplo en este jemplo solo se puedo exportar el mes de Julio


AUDIMSS” (la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo


Fig. 2.46


para confirmar donde se ubican los Archivos que exportamos del NOI a

Excel

Dar doble click en el Archivo “07H”,



Versión 1.0.0 84




Fig. 2.47




Versión 1.0.0 85

Fig. 2.48






Encabezado

s

Una sola hoja de cálculo “Consulta de

Histórico de Salarios”


Versión 1.0.0 86

Fig. 2.49

1.- Dar click

en [Inicio]

2.- Dar click en

[Guardar Como]

Nombre del archivo

“07H”





Versión 1.0.0 87







Versión 1.0.0 88

Y Finalizamos con el Historico



NOI a Exportar a AUDIMSS”, este ejemplo está




Incidencias


Nombre del archivo “07H” y


Microsoft Excel 5.0/95” Damos

click en

[Guardar]


Versión 1.0.0 89

Acumulado de Nomina (Percepciones Variables)


Fig.2.50

Paso 2. Abrir “Acumulado de Nominas”

En la barra de menú seleccionáremos [Procesos] y luego [Acumulado de Nóminas] (Fig.51)

Puede consultar el

Capitulo 1.-

Introducción en las

Fig.1 o Fig1.5 para

confirmar como se



Versión 1.0.0 90

Fig. 51

Se abrirá la siguiente pantalla donde podremos escoger las percepciones variables que proporciona la

empresa. (Fig. 52)

Fig. 52

Para poder formar el archivo de Percepciones Variables para AUDIMSS, haremos lo siguiente: (Fig. 53)


Versión 1.0.0 91

Periodos: bimestral

Conceptos a consolidar: percepciones variables que tiene el NOI

Tipo de reporte: Base GRAV. IMSS??

Detalle por trabajador:

Fig. 53

AL terminar el proceso de análisis o carga de información aparecerá la información obtenida y

desglosada como la hemos pedido (Fig. 54)


Versión 1.0.0 92

Fig. 54



“02CAN” (Fig. 2.55)


Versión 1.0.0 93

Fig. 2.55



Ubicaremos el archivo en la ruta que nos da el NOI (Fig. 56)

Puede consultar el




se Exporta el archivo

[02CAN] a Excel

Nombre del archivo “02CAN”,



Formato Excel)”


Versión 1.0.0 94

Fig. 2.56




Fig. 2.57





Dar doble click en el Archivo “02CAN”,




Versión 1.0.0 95

Fig. 2.58





correctamente los archivos al importarlos a sus base de Datos.

Encabezado

s



Versión 1.0.0 96

Fig. 2.59

1.- Dar click

en [Inicio]

2.- Dar click en

[Guardar Como]

Nombre del archivo

“02CAN”





Versión 1.0.0 97







Versión 1.0.0 98

Y Finalizamos con el de Catálogo Departamentos







Variables


Nombre del archivo “02CAN” y



Damos

click en

[Guardar]


Versión 1.0.0 99

Capitulo 8. Construir los Archivos de Excel para AUDIMSS

Archivo de Oficios

Archivo de Oficios Exportado del NOI a Excel (Fig.3.1)

Fig.3.1

Se recomienda conservar el archivo original, por lo tanto cuando se realicen los cambios del archivo,

estos cambios se guardarán en otro archivo, guardándolo en la misma ubicación pero con el siguiente

nombre “Oficios_sin_encabezado” (Fig.3.2)

Esta columna señalada, la podemos

eliminar porque es un dato que no

necesita el sistema de AUDIMSS

Estas columnas son las

nos pide el sistema

Este archivó ya solo contiene una única hoja de cálculo


Versión 1.0.0 100

Fig.3.

Seleccionamos la

primera fila y le damos

click Derecho, para que

despliegue las

siguientes opciones.


Versión 1.0.0 101

Archivo de Departamentos

Archivo de Departamentos Exportado del NOI a Excel (Fig.3.1)

Fig.3.1



nombre “Deptos_sin_encabezado” (Fig.3.2)

Fig.3.2

Esta columna

señalada, la

podemos eliminar

porque es un

dato que no

necesita el

sistema de

AUDIMSS


que nos pide el

sistema


Seleccionamos la



despliegue las


Y Seleccionamos

[Eliminar]


Versión 1.0.0 102

Archivo de Trabajadores

Archivo de Trabajadores Exportado del NOI a Excel (Fig.3.1)

Fig.3.1



nombre “01Trab_sin_encabezados” (Fig.3.2)


nos pide el sistema Este archivó ya solo contiene

una única hoja de cálculo


Versión 1.0.0 103

Fig.3.2

Archivo de Incidencias

Este archivo se conforma de los Archivos que Exportamos “Movs. De faltas” e “Histórico”

Fig.3.1

Seleccionamos la



despliegue las


Y Seleccionamos

[Eliminar]


Esta columna señalada, la podemos eliminar

porque es un dato que no necesita el sistema de

AUDIMSS


que nos pide el sistema


Versión 1.0.0 104



nombre “Incidencias_sin_encabezado” (Fig.3.2)

Fig.3.2

Seleccionamos las

columnas donde estén

estos campos “Num.” Y

“A pagar Empresa” y le

damos click Derecho,

para que despliegue las


Y

Seleccionamos

[Eliminar]

Seleccionamos la

columna donde este la

“Descripción”


Versión 1.0.0 105

Creamos otra columna de Días de INC y en esta solo pegamos los días de las personas que tiene

Incapacidad.

Realizaremos este proceso para generar las claves de los movimientos como los considera el SUA en

este caso Incapacidad se sustituye por INC y Ausentismos por AUS

Haciendo lo siguiente:

Seleccionar la Columna “Descripción”, teclear [Ctrl] + [B]

Creamos la nueva

columna,

colocando los días

de Incapacidad


Versión 1.0.0 106

Remplazaremos

Todos:

Ausentismos por AUS

Incapacidad por INC


Versión 1.0.0 107

Terminamos de remplazar y ahora depuraremos el archivo de Históricos, para poder juntar

movimientos con el Histórico.

Ahora abrimos el Archivo de Históricos y realizaremos lo siguiente:

Eliminamos la

columna de salario

IMSS


Versión 1.0.0 108

Primero Filtramos.

Segundo, en la columna

de Movimiento, solo

seleccionamos las Altas

(A)

Seleccionamos

los renglones y

con [Alt] +[ ,],

después click

secundario,

Eliminamos las

Filas

(Renglones)

Seleccionadas


Versión 1.0.0 109

Realizaremos el siguiente proceso para generar las claves de los movimientos como los considera el

SUA en este caso M se sustituye por MS (Modificación de Salario

Haciendo lo siguiente:

Seleccionar la Columna “Descripción”, teclear [Ctrl] + [B]

Al finalizar seleccionáremos todo lo que tenga este archivo y lo copiáremos debajo de Movs. de

Faltas


Versión 1.0.0 110

El Salario diario solo lo

lleva los Reingresos y

las Modificaciones de

Salario

El Titulo lo movemos de esta columna lo

movemos con los demás encabezados

Ahora eliminamos los encabezados que están

demás, es decir, los que pegamos al colar el

archivó de Histórico


Versión 1.0.0 111

Abrimos el archivo de Trabajadores para tenerlo como referencia, para poder realizar lo siguiente

Usáremos la siguiente formula de Excel, para extraer el NSS de cada trabajar del Archivo de

Trabajadores al Archivó de Movimientos y Faltas (Incidencias)

=BUSCARV(Valor buscado, matriz , indicador de columnas, Exactitud con al que se busca el valor)

Valor buscado =Valor con el que hare referencia para buscar otro valor

Matriz = Tabla o pedazo de la tabla en la que va a buscar el valor del NSS

Indicador de columnas = Numero de Columna en la que se encuentra el valor que de seo extraer,

en este caso el NSS

Exactitud con la que buscamos el valor =Falso o Verdadero, en este caso pondremos Falso porque,

queremos que extraiga el valor del NSS exacto

Este es el archivo de Movimientos, donde se coloca la formula.

=BUSCARV(A2,[01Trab.xls]Trabajadores!$A:$H,8,FALSO)

Seleccionamos todas los registros de la

columna menos el encabezado, para

que se nos muerte ese [Icono

Amarillo], para que podamos cambiar

el Formato de la fecha 18/02/08 a

18/02/2008


Versión 1.0.0 112

Archivo de Percepciones Variables y Fijas

Ahora le damos el mismo formato

a todas las demás celdas y

copiamos oda la columna y le

damos pegado especial para copiar

solamente los valores.


Versión 1.0.0 113

Primero filtraremos el archivo,

para poder colocar los nombres

en las celdas faltantes y eliminar

los renglones en importes en

cero

Filtramos en la

columna Nombre,

por las celdas vacías,

para poder colocar

los nombres

faltantes

De la siguiente

manera

EnlLa columna clave escribiremos =A2 y en la

columna Nombre escribiremos =B2


Versión 1.0.0 114

Ahora seleccionaremos todas las celdas para poder copiarlas y luego con click secundario Pegado

Especial, seleccionaremos los puros valores para poder quitar las formulas con la que obtuvimos las

claves y los nombres y así poder tener solo el texto

Seleccionaremos las dos celdas

y solo damos doble click en la

esquina que sobresale, y

después lo filtrmaos por todo

para obtener todos los valores


Versión 1.0.0 115


Versión 1.0.0 116

Ahora que solo tenemos el texto en

las columnas decalve y Nombre,

filtraremos ahora por la Columna de

Total y solos los importes en cero,

para poder eliminar dichos renglones,

ya que estos son innecesarios para

AUDIMSS.


Versión 1.0.0 117

Seleccionamos todos los

renglones y teclearemos lo

siguiente:

[Alt] + [,] Para poder

seleccionar solo las celdas

visibles y las eliminamos con

click secundario, [Eliminar]


Versión 1.0.0 118

Ya se eliminaron los registros

que no deseamos y ahora

filtramos por todos para

volver a visualizar los

registros que me sobran con

sus importes

correspondientes.


Versión 1.0.0 119

Abrimos el archivo de Trabajadores para tenerlo como referencia, para poder realizar lo siguiente

Usáremos la siguiente formula de Excel, para extraer el NSS de cada trabajar del Archivo de

Trabajadores al Archivó de Percepciones

=BUSCARV(Valor buscado, matriz , indicador de columnas, Exactitud con al que se busca el valor)

Valor buscado =Valor con el que hare referencia para buscar otro valor

Matriz = Tabla o pedazo de la tabla en la que va a buscar el valor del NSS

Indicador de columnas = Numero de Columna en la que se encuentra el valor que deseo extraer,

en este caso el NSS

Exactitud con la que buscamos el valor =Falso o Verdadero, en este caso pondremos Falso porque,

queremos que extraiga el valor del NSS exacto

Este es el archivo de Movimientos, donde se coloca la formula.

=BUSCARV(A2,[01Trab.xls]Trabajadores!$A:$H,7,FALSO)


Versión 1.0.0 120

=BUSCARV(A2,'[01DGT.xls]Datos generales de trabajadores'!$A:$G,7,FALSO)

Ahora le damos el mismo formato

a todas las demás celdas y

copiamos oda la columna y le

damos pegado especial para copiar

solamente los valores.

Y por ultimo solo faltaría

remplazar el nombre de la

percepción, por su clave

Lo realizaremos con:

[Ctrl] + [B]


Versión 1.0.0 121

Capitulo 9. Problemas a Resolver en Excel

Tipo de Formato de las celdas de Excel

Suponiendo que este archivo de Excel puede ser cualquiera de nuestros catálogos a importar

(Departamentos, Ocupaciones su Oficios, Trabajadores, Incidencias, Percepciones Fijas o Variables)

(Fig.1)

Fig.1

Seleccionaremos todo el Archivo, damos click derecho y seleccionamos [Formato de Celdas] (Fig.2)


Versión 1.0.0 122

Fig.2

En la ventana de “Formato de Celdas”, seleccionamos la pestaña de *Número+ y seleccionamos el

Formato de [Texto] y damos click en [Aceptar] (Fig.3)

Damos click en esta parte del archivo

para poder seleccionar todo el

documento

Damos click derecho y seleccionamos

“Formato de Celdas”


Versión 1.0.0 123

Fig.3

El Archivo quedara de la siguiente manera (Fig.4)

Fig.4

Esta columna es la fecha, ahora se encuentra en

formato texto, pero no hay ningún inconveniente,

al importar el Catálogo a AUDIMSS, este lo

transforma a formato tipo fecha.


Versión 1.0.0 124

Capitulo 10. Como Importar los Archivos a AUDIMSS

Paso 1. Seleccionar la Empresa y el Periodo en el que se va a trabajar

Fig.1

Paso 2. Retroalimentar a AUDIMSS

1) Catálogo de Ocupaciones u Oficios

AUDIMSS le da la facilidad al usuario de poder importar su propio Catálogo de Ocupaciones u Oficios que se maneja en la empresa o crear dicho Catálogo directamente en AUDIMSS, por lo tanto se les mostrar las dos formas:

Importar el Catálogo que es propio de la compañía (muchas Ocupaciones u Oficios

registrados)

Ingresamos a AUDIMSS, y

seleccionaremos la empresa en la que

vamos a trabajar, dando doble click en

el icono de la empresa a seleccionar

Seleccionaremos el año

y el periodo (mes), en el

que vamos a trabajar

Y damos click en aceptar (la palomita)


Versión 1.0.0 125

Fig.1

En el Acceso directo a la

[Nómina], seleccionaremos

[Importación de la Nómina]

Este botón es el que usaremos

para importar nuestro catalogó

de Ocupaciones u Oficios

Al dar click al botón elegimos

la opción [Ocupaciones y

Oficios]

Abrirá la ventana para

elegir la ubicación del

archivo Damos click este

icono para poder

buscar el archivo

Aparecerá la siguiente

Pantalla, que sirve al

usuario para importar

todos sus Catálogos


Versión 1.0.0 126

Al localizar el archivo,

recordemos que AUDIMSS

requiere el archivo en formato

“Libro de Microsoft Excel

5.0/95” y sin Encabezados.

Seleccionamos

el Archivo y los

abrimos

Se visualizará la

ruta del archivo

y aceptamos

Se abrirá la pantalla de la Importación de las Ocupaciones u Oficios del documento

seleccionado

Se mostraran las dos

columnas del documento de

Ocupaciones u Oficios

Este apartado es para asignar

a cada que columna a que

concepto pertenece


Versión 1.0.0 127

Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS (pocas Ocupaciones u Oficios registrados)

Fig.1

Para visualizar el Catálogo

de Ocupaciones y Oficios:

Seleccionaremos de la

barra de menú la opción

[Catálogos] siguiendo con

el apartado de [Tablas] y

ubicamos el Catálogo

[Ocupaciones y Oficios]

Después de haber asignado el

concepto a cada columna

podremos importar el archivo

Se nos preguntara si habremos

hecho la asignación correcto, si

estamos seguros le indicamos

que [Sí]


Versión 1.0.0 128

2) Catálogo de Departamentos

AUDIMSS le da la facilidad al usuario de poder importar su propio Catálogo de Departamentos que se maneja en la empresa o crear dicho Catálogo directamente en AUDIMSS, por lo tanto se les mostrar las dos formas:

Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS (pocos Departamentos registrados)

Fig.1

En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunas

Ocupaciones y Oficios con sus claves.

Estos botones sirven para

Colocar una Nueva Ocupación u

Oficio

Borrar Ocupaciones u Oficios ya

existentes

Modificar alguna Ocupación u

Oficio ya existente

Revisar la información que se

importo


de Departamentos:






[Departamentos]


Versión 1.0.0 129

Importar el Catálogo que es propio de la compañía (muchos Departamentos registrados)

Fig.1

En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunos

departamentos y sus claves.

Estos botones sirven para

Colocar una Nuevo Departamento

Borrar Departamentos ya

existentes

Modificar algún Departamento ya

existente

Revisar la información que se

importo





Versión 1.0.0 130




todos sus Catálogos Este botón es el que usaremos

para importar nuestro catálogos

de Departamentos.

Al dar click al botón elegimos

la opción [Departamentos]

Abrirá la ventana para

elegir la ubicación del

archivo Damos click este

icono para poder

buscar el archivo


Versión 1.0.0 131






Seleccionamos

el Archivo y los

abrimos

Se visualizará la

ruta del archivo

y aceptamos


columnas de documento de

Departamentos



concepto pertenece

Se abrirá la pantalla de la Importación de los Departamentos del documento seleccionado


Versión 1.0.0 132

3) Catálogo de Ayuda de Percepciones

Fig.1







que [Sí]


de Percepciones:






[Percepciones]


Versión 1.0.0 133

4) Los demás Catálogos de Ayuda

Fig.1 En la Barra de Menú [Catálogos] y [Tablas]

En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunas

Percepciones con sus claves.

Estos botones

sirven para

Colocar una Nueva

Percepción

Borrar

Percepciones ya

existentes

Modificar alguna

Percepción ya

existente

Este apartado es para la asignación del tipo de variable, y las fórmulas con la cual se

calcula para la AUDITORIA y si esta percepción integra o no integra

Catálogos del

Tipo “AUD#”

Catálogos del

Tipo “SUA#”


Versión 1.0.0 134

Paso 3. Importar Catálogo de Trabajadores

Fig.1

Fig.2








Estamos Seleccionando

los Bonotes y el

Apartado que usaremos

para el Catalogó de

Trabajadores

Damos click este

icono para poder

buscar el archivo


Versión 1.0.0 135






Seleccionamos

el Archivo y los

abrimos

Se visualizará la

ruta del archivo

y aceptamos


columnas del

documento



concepto pertenece

Se abrirá la pantalla de la Importación de los Trabajadores del documento seleccionado


Versión 1.0.0 136

Fig.3




que [Sí]




Se mostrara el Catálogo de

Trabajares

Validaremos que la información

que importamos, correspondan

las claves con los catálogos

anteriores, que el NSS este

correcto, etc.


Versión 1.0.0 137

Si al terminar el proceso de validación hay errores, estos se podrán corregir en esta misma pantalla o bien corregir el archivo de Excel y volver a Importarlo.

Fig.4

Ahora verificaremos el estatus de cada registro, en el estatus se nos mostrara si hay

algún error en el archivo.

Si el estatus

refleja

“Pendiente de

Aplicar a

AUDIMSS”, esto

indica que la

información es

correcta y solo

faltaría

Guardarla en el

sistema

Guardaremos la información dando

click en el botón de [Aplicar

Trabajadores a AUDIMSS]


Versión 1.0.0 138

Paso 4. Movimiento de Inicio

Para poder importar el “Catálogo de Incidencias” antes debemos generar los movimientos de inicio. El cual se genera al ingresar al modulo [Auditoria], [Nomina], [IMSS] como se muestra a continuación

Fig.1

Se mostraran la siguientes pantallas, en las cuales les indicáremos que [NO] cuando sea la primeras

que importan información a AUDIMSS, y [SI] cuando con anterioridad se haya importado información a AUDIMSS

Se mostrara la siguiente pantalla, donde generaremos los Movimientos de inicio

Cuando la información se guardo

correctamente en el estatus

aparecerá [Aplicado a AUDIMSS]


Versión 1.0.0 139

Fig.2

Las siguientes pantallas se muestra al dar click en el Generador del Movimiento de inicio, solo para

confirmar el procedimiento que se va a realizar

Dar click en este

icono para poder

generar el

movimiento de

inicio


Versión 1.0.0 140

Paso 5. Importar Catálogo de Incidencias o Movimientos

Fig.1

Se mostrara el siguiente registro que indica el

Movimiento realizado, por lo tanto ya podemos

subir el Catálogo de Incidencias o Movimientos









los Bonotes y el Apartado

que usaremos para el

Catalogó de Incidencias o

Movimientos


Versión 1.0.0 141

Fig.2

Damos click este

icono para poder

buscar el archivo






Seleccionamos

el Archivo y los

abrimos

Se visualizará la

ruta del archivo

y aceptamos


Versión 1.0.0 142

Se abrirá la pantalla de la Importación de las Incidencias y Movimientos del documento

seleccionado

Se mostraran las dos columnas del

documento

Este apartado es

para asignar a

cada que

columna a que

concepto

pertenece




Estas dos columnas no se

asignan


Versión 1.0.0 143

Fig.3




que [Sí]


Movimientos Hará falta el número

y el nombre del

trabajador, los cuales

ya se importaron con

anterioridad, lo cual

esto permite a

AUDIMSS verificar

que cada NSS le

corresponda un

trabajador ya

registrado

Dar doble click

Izquierdo en

Número, para

poder generar

los datos

faltantes con

los registros ya

existentes


Versión 1.0.0 144

Fig.5

Validaremos que la

información que importamos,

correspondan las claves con

los catálogos anteriores, que

el NSS este correcto, etc.

Se completan

los datos

faltantes

Registrar todos los

Movimientos en el sistema de

AUDIMSS


Versión 1.0.0 145

Paso 6. Importar los Catálogos de Percepciones Fijas y Variables

Fig.1

Cuando la información se guardo

correctamente en el estatus

aparecerá [Aplicado a AUDIMSS]





Versión 1.0.0 146

Fig.2






los Bonotes y el Apartado

que usaremos para el

Catalogó de Percepciones

Damos click este

icono para poder

buscar el archivo


Versión 1.0.0 147

Una sola columna

Fig.7






Seleccionamos

el Archivo y los

abrimos

Se visualizará la

ruta del archivo

y aceptamos


Versión 1.0.0 148

Fig.8

Se mostraran las

columnas del

documento

Este

apartado es

para asignar

a cada que

columna a

que concepto

pertenece

Después de haber

asignado el

concepto a cada

columna podremos

importar el archivo




que [Sí]

Estas dos columnas no se asignan

Se abrirá la pantalla de la Importación de las Incidencias y Movimientos del documento

seleccionado


Versión 1.0.0 149


Percepciones

Hará falta el

número y el

nombre del

trabajador, los

cuales ya se

importaron con

anterioridad, lo

cual esto permite

a AUDIMSS

verificar que cada

NSS le

corresponda un

trabajador ya

registrado

Dar doble click

Izquierdo en

Número, para

poder generar

los datos

faltantes con

los registros ya

existentes


Versión 1.0.0 150

Se completan

los datos

faltantes

Checando el

Status de cada

Registro


Versión 1.0.0 151

Fig.8

Fig.9





correcto, etc.





correcto, etc.


Versión 1.0.0 152

Capitulo 11. Problemas a Resolver al Importar los Archivos a AUDIMSS

El archivo que se importo tiene encabezados:

Solución:

hay que eliminar esa línea, ya que al momento de “Aplicar Trabajadores a Audimss” la información no

se aplica.


Versión 1.0.0 153

Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en formato

Office 2007.

Solución:

Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.

Seleccionar la opción “Guardar como”, seleccionar la primera opción “Libro de Excel” y se muestra la

pantalla para indicar el nombre y “Tipo de archivo”, seleccionar la opción “Excel 5.0/95”


Versión 1.0.0 154

Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:

Solución:

En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja)

seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción “Pegado

especial”, seleccionar la opción “Valores” y aceptar. Guardar el archivo con el formato como se indica

en el punto anterior.

Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la

columna:

Solución:

En el archivo de Excel que está importando, seleccionar la última columna y teclear la función

=concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y teclear la

columna donde está el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo indica la pantalla:


Versión 1.0.0 155

Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de Número de

seguro social y con clic derecho seleccionar la opción “copiar”, seleccionar nuevamente esta nueva

columna y con clic derecho seleccionar la opción “Pegado especial” seleccionar la opción valores y dar

clic en aceptar. Con este último paso la información queda correcta.


Versión 1.0.0 156

Si la columna fecha se muestra con formato de texto:

Solución:

No hay ningún problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a formato

de fecha.

Solo se importan algunos trabajadores:

Solución

La fecha de alta es muy importante, si está trabajando en Enero de 2010, los trabajadores que se

podrán importar son aquellos que se dieron de alta con fecha anterior y hasta el 31 de enero de

2010, para poder importar todos los trabajadores, deberán estar en el mes de Diciembre del año a

dictaminar y el este archivo que es el Catálogo de Trabajadores deberá ser acumulado.

manual: como preparar archivos e importar a formato excel...

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