formación - workflow - día 1 - introducción

8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin

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SAP Business WorkflowIntroduccin


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Objetivos del Curso

ObjetivosSon objetivos de este curso

Explicarla terminologa utilizada en el sistema de workflow

Explicarlas herramientas y conceptos de workflow Explicarlas capacidades del sistema de workflow y lo que realmente puede

proporcionar a la empresa

Explicarlos detalles para definir y mantenerla estructura organizativa de la

empresa

Mostrar como analizarla implementacin de los diferentes workflow de la

empresa Mostrarlos diferentes reportes que permiten monitorizar el sistema de workflow

Permitir encontrar rpidamente la documentacin relacionada con el tema


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Contenidos

Definicin de Workflow

Ventajas al utilizar Workflow

Terminologa Workflow

Arquitectura del Sistema Workflow Ejemplos y Documentacin


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Definicin

Los sistemas de workflow son herramientas que permiten laimplementacin tcnica de procesos de negocio. Permiten darsoporte y agilizar elproceso de negocio ganando tiempo. Permite ala gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejosindependientemente del tiempo y ellugar.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por elsistema de workflow.El control incluye el monitoreo de pasos detrabajo individuales y el inicio de procesos para escalarlas tareasque lleguen a su fecha de vencimiento.

En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente

con las funciones de negocio del sistema R/3 a travs de susBusiness Objects.

Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite suintegracin con la gestin organizacional lo que permite relacionarpersonas o estructuras organizativas a las tareas del workflow.


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Definicin

El sistema de workflow cubre todos los aspectos delproceso

El Flujo(actividades)

La Gente(organizacin)

Los Efectos(informacin)


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Definicin

CaractersticasLas siguientes son caractersticas comunes a todos los workflows

Incluyen un numero finito de actividades

Las actividades siempre se

llevan a cabo de

la misma manera

Involucran a diferentes personas y departamentos

Requieren un alto grado de coordinacin

Otras CaractersticasLos sistemas de workflow controlan los procesos

Basndose en un modelo

Y son particularmente tiles en organizaciones bien estructuradas


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Definicin

Workflow no es:

Un sistema de gestin de documentos (trabaja con ellos)

Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos)

Un sistema de distribucin de datos entre sistemas (para ello workflow

utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etc.) Una transaccin para secuenciarpantallas

Administracin de datos temporales

Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el

sistema (si no se puede ejecutarla funcin manualmente en el sistema,

entonces el sistema de workflow tampoco lo har)


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Contenidos




Arquitectura delSistema Workf

low

Ejemplos


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Ventajas del Workflow

Para los usuarios

Tan pronto como una tarea aparezca se le enviar electrnicamente a su

inbox

La informacin, explicaciones e instrucciones se envan todas juntas en un

mismo documento

El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transaccin

Permite escalar trabajos automticamente y determina los responsables y

superiores directamente utilizando la estructura organizativa

Para la empresa

Aumenta la productividad Agiliza los procesos

Aumenta la satisfaccin de los clientes (mejores flujos de informacin,

mayor rapidez en responder)


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Ventajas del Workflow

CoordinarVisita

Ajustar Limite de Crdito

Cambiar Plan Produccin

Representante de Ventas

Gestin de Crditos

Jefe de Produccin

Nuevo Cliente Importante

Televentas

Cambia el

maestro de

clientes

Evento

Change document

WorkFlow


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Contenidos




Arquitectura del Sistema Workflow

Ejemplos y Documentacin


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Business Object

Paso

Tarea

Evento

Workflow

Business Workplace

Actividad

Papel

Agentes


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Existen 5preguntas clave para cada parte de un proceso de negocio

Quin? Qu?

Cuando?Con que

Objeto?

En qu

orden?


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En qu orden?

El workflow controla el flujo delproceso

Consiste en un conjunto de pasos

Puede serlanzado mediante eventos

La definicin del workflow describe elproceso de negocio a implementar

Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados

Cada paso tiene un tipo y un smbolo propio para que sea mas fcil de leer.

Cada paso del workflow procesa datos que se van pasando de paso a paso a travs

de contenedores.

Un workflow se activa mediante uno o mas eventos.El evento depende del

workflow y debe estar activamente relacionado a l.

El workflow se crea y modela mediante elWorkflow Builder (SWDD)

Workflow


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Qu?

Una actividad puede ser:Ejecutar una transaccin, ejecutar un reporte, ejecutar un modulo defunciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.

Generacin y envo de documentos

Toma de decisiones Control de flujo

Por razones prcticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de lalgica implementada, las actividades siempre utilizan tecnologa orientada aobjetos.

Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (estoultimo requerir de la tcnica de determinacin de agentes).

En tiempo de ejecucin la actividad o tarea se denomina workitem, y le indica alresponsable lo que debe hacer, as como tambin la informacin necesariapara ejecutarla actividad.

Actividad / Tarea


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Con qu objeto? Business Object

Los objetos consisten en un conjunto de informacin relacionada que puede ser

accedida mediante una clave o conjunto de claves

Los objetos se crean en tiempo de ejecucin y son instancias especificas de un tipo

de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores Los componentes de un objeto son;

Atributos (son los campos que identifican el objeto)

Mtodos (indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto)

Eventos (indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado,

eliminado, etc.)

En el workflow se utilizan los mtodos de los tipos de objetos para modelarlas

actividades

A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar

eventos en el workflow.

Los tipos de objeto se crean y definen mediante elBusiness Object Builder (SWO1)


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Quin? Agentes

Todas las tareas requieren la definicin de agentes posibles. Los agentes posibles

son todas aquellas personas que pueden recibiresa tarea, excluyendo de esta

manera a todos los que nunca la recibirn.

Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales.En este tipo detareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.

Luego se definen los agentes responsables.El agente responsable es quien recibir

la tarea en su Business Workplace . Siempre un agente responsable es un agente

posible.

Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles.

En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinara en tiemporeal quien es el usuario del sistema responsable por ejecutarla tarea.Existen varios

tipos de papeles:por competencias, por funcin, por estructura organizativa o por

atributos organizativos.

En la determinacin de agentes juega un papel muy importante la estructura

organizativa de la empresa


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Cundo? Evento

Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido.El workflow a su vez puedereaccionar al evento si la relacin entre ambos esta activada

Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados portodos losworkflows.

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o mas eventos (por ejemplo latarea aprobarpedido puede dejarlos eventos aprobado, rechazado, modificado).Deesta manera el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminosdiferentes.

Existe un tipo de paso que implica esperarpor un evento y otros pasos que permitengenerar eventos

Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por: Porprograma (mediante funciones especificas de la API de workflow)

Mediante documentos de cambio (Change Documents)

Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)

Mediante la gestin de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.)

Mediante el sistema de informacin logstica (alertas)

Mediante documentos de cambio del modulo RH


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Arquitectura del Workflow

Arquitectura General del Sistema de Workflows


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Arquitectura General del Sistema de Workflows

Definition tools

Componentes para implementer una definicin de workflow (Workflow

Builder, Business Object Repository - BOR)

En el tiempo de ejecucin, la definicin del workflow forma las bases de las

ejecuciones de workflows basadas en ello. (workflow instances).

Runtime system

Componentes de ejecucin

Controla y coordina elproceso del workflow (workflow manager)

Para gestionarla ejecucin de los work items individuales (individual work steps)

incluyendo asignaciones a agentes y monitorizando fechas limite (work item

manager)

Para evaluarlos eventos recibidos vnculos de tablas y para gestionarlos eventos

recibidos registrados como un evento (event manager)

Para la gestin de los datos requeridos de la ejecucin de las tareas definidas en

la definicin del workflow.


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Componentes del Sistema Workflow


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Componentes del Sistema Workflow

Business Workplace Interaccin con usuarios en el tiempo de ejecucin

y provision de las funciones de aplicacin.

El workflow managerarranca el tiempo de ejecucin del workflow en

primerlugar y representa funciones de controlpara procesos automticos

a lo largo de los mdulos de aplicacin de R/3:

Control

Monitoring

Coordinacin

Sincronizacin

El workitem managerinteracta con la aplicacin llamada en el mtodo dela tarea.


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Definicin de una Tarea (General)

Las Tareas identifican una accin que necesita ser ejecutada.Ellas siempre serefieren a un mtodo de un tipo de objeto.

La accin puede ser un paso que el sistema ejecuta independientemente en fondo.En este caso, ningn representante/agente es asignado.

La accin puede ser una tarea de dialogo.En este caso, la tarea tiene agentesresponsables.Encontrar la asignacin de los representantes/agentes escogiendola opcin del men Additional data -> Maintain agent assignment.

Las tareas poseen un titulo y una descripcin que se muestra en el work itemprevisto y en el detalle de la visualizacin del work item.

Una notificacin puede ser enviada a la bandeja de entrada de mensajes cuando elprocesamiento del work item est completo.

Si el control o monitorizacin de la fecha limite es activado para un paso delworkflow y Visualizar Texto es activado como reaccin, si las fechas tope no soncumplidas, los textos a enviar deberan ser definidos.

Se pueden incluir variables en todos los textos, los cuales son suministradas convalores desde la interfaz de workflow en el tiempo de ejecucin (runtime).


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Definicin de una Tarea (General)


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Business Objects

Tipo de Objeto (en tiempo de definicin)

Descripcin genrica (definicin) de los componentes (claves, atributos, eventos,

mtodos) de un objeto

Objeto (en tiempo de ejecucin)

Un objeto es un ejemplo de un tipo de objeto (instancia) con particulares valores

atributos.

Los valores atributos son entradas en tabla en la base de datos de R/3, o son

determinados desde valores conocidos en el tiempo de ejecucin.

Puede acceder a un objeto usando una clave de identificacin nica.

Mtodos: Funciones permitidas para un objeto.

Los mtodos encapsulan las funciones familiares y de conjunto del sistema R/3

hacindolas accesibles al sistema de workflow.

Los mtodos del objeto se refieren a la disponibilidad de funciones ABAP

(transacciones, mdulos de funcin, mdulos de dialogo, y dems).


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Business Objects


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Agentes

Un lista de posibles agentes son requeridas para una tarea (TS).Esta lista contiene

los empleados en tu empresa los cuales estn autorizados a recibir este work item

(representacin de una tarea en el tiempo de ejecucin).

Cuando se define la tarea pude crear una "tarea general", o escoger "Asignacin

agente - Crear" y crear una relacin con un objeto organizacional.Cualquier usuariodel sistema puede ejecutar tareas generales.

Los destinatarios del work item son determinados en el tiempo de ejecucin.


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Contenidos







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Ejemplos

Algunos de los Worflows estndares de SAP para ver

Liberacin de un pedido de compras (20000075)

Liberacin general de una solicitud de pedido (20000077)

Algunos desarrollos propios para ver Envo de notificaciones a compras por exceso de importes (90000001)

Liberacin de pedidos de nuevas inversiones grandes reparaciones

(90000006)

Envo de notificaciones a responsables de NI GR (90000007).Este es un

ejemplo de una tarea mltiple aplicada al workflow 90000006.


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Documentacin

Para ver ms Workflows estndares revisarla documentacin de cada mdulo

en SAP o bien entrar en la ayuda de SAP para Workflows y ver escenarios de

Workflows en aplicaciones (http://help.sap.com)

Documentacin General Demos -Tutoriales


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Documentacin

Para mayor informacin acerca de workflow recomiendo leer ellibro SAPPractical Workflow, de Alan Rickayzen. que puede comprarse enhttp://www.sap-press.com o en la pagina de SAP-Shop.

Algunos sitios web de inters www.workflowing.com - Pagina con algunos trucos para WF

www.asug.com Es el grupo de usuarios SAP que tiene un area dedicada a WF

www.e-workflow.org - Informacin de WF en general

www.sap.com/notes

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