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Introduccin a WorkflowPresentado por:Nassera A. Saoud - Equipo Internacional de Hyland12BANDEJA DE ENTRADA3

Recuerda las listas de distribucin?

4. o el correo interno?

5Ineficiencia y altos costos de los procesos manuales

Qu problemas tenamos? Riesgos de seguridad

Inadecuada rendicin de cuentas

Uso intensivo de recursos

Implementacin inconsistente de procesos

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Workflow le permite a las organizaciones automatizar y administrar los procesos empresariales.Porqu Workflow? 7Con Workflow, usted podr (de manera automtica):

Distribuir documentos Comparar documentosCalificar documentosIdentificar documentos perdidosActualizar palabras clavesY mucho ms!

Sin interaccin humana!

Qu es automatizar?8Workflow de OnBasees un sistema para administracin transaccional de contenidos y distribucin electrnica de documentos. Workflow hace posible procesar el trabajo de manera ms rpida y eficiente

9Ms de 2000clientes10Nuestros clientes se han duplicado en los ltimos 5 aos! 11

WorkflowAutomatizacin

12010101011010101010101010101011010101011110101101101010010110111010011010111010101011010101010101010101010101010011010100101010101001010010010101010101001001001010101010011100101001011001010101010101010101010101010101001010101010100101010010101011010101010101010101011010101011110101101101010010110111010011010111010101011010101010101010101010101010011010100101010101001010010010101010101001001001010101010011100101001011001010101010101010101010101010101001010101010100101010010101011010101010101010101011010101011110101101101010010110111010011010111010101011010101010101010101010101010011010100101010101001010010010101010101001001001010101010011100101001011001010101010101010101010101010101001010101010100101010010101011010101010101010101011010101011110101101101010010110111010011010111010101011010101010101010101010101010011010100101010101001010010010101010101001001001010101010011100101001011001010101010101010101010101010101001010101010100101010010101011010101010101010101011010101011110101101101010010110111010011010111010101011010101010101010101010101010011010100101010101001010010010101010101001001001010101010011100101001011001010101010101010101010101010101001010101010100101010010101011010101010101010101011010101011110101101101010010110111010011010111010101011010101010101010101010101010011010100101010101001010010010101010101001001001010101010011100101001011001010101010101010101010101010101001010101010100101010010101011010101010101010101011010101011110101101101010010110111010011010111010101011010101010101010101010101010011010100101010101001010010010101010101001001001010101010011100101001011001010101010100101011010101011110101101101010010110111010011010111010101011010101010101010101010101010011010100101010101001010010010101010101001001001010101010011100101001011001010101010101010101010101010101001010101010100101010010101011010101010101010101011010101011110101101101010010110111010011010111010101011010101010101010101010101010011010100101010101001010010010101010101001001001010101010011100101001011001010101010101010101010101010101001010101010100101010010101011010101010101010101011010101011110101101101010010110111010011010111010101011010101010101010101010101010011010100101

ERP

CRM

Enterprise Application

13VERIFICACION DE CREDITODISMINUIR LINEA DE CREDITOSOLUCION DE RECLAMOSMANEJO DE GARANTIASSOLICITUD DE PROYECTOS ESPECIALESINVESTIGACION DE FRAUDEINCREMENTAR LINEA DE CREDITODEMANDA / LITIGIO

VERIFICACION DE CREDITOCLEVELAND Feb. 16, 2010 After a tough couple of years, the financial services industry is getting back on track. For credit unions, lenders and banks, this means refocusing on three of their top challenges: compliance, productivity and customer satisfaction. As they look for answers, theyre learning that they must do a better job of managing their content and processes. Because its a technology proven to help meet their needs, more than 200 financial services organizations chose the OnBase enterprise content management (ECM) software suite in 2009.

Financial organizations know what they have to do, but theyre still exploring

MOSSInteropWeb ServicesJavaUNIX.NetJZEE

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NOTIFICACION CLIENTES

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4-18-2010 8:09Customer preference 692814-17-2010 7:42Warranty renewal691234-17-2010 5:28Purchase Order 5726688824-17-2010 4:22Customer request679014-17-2010 3:41Credit Line Increase677474-17-2010 12:36Customer request659554-17-2010 12:36Customer request653474-17-2010 11:16Customer preference update649784-17-2010 9:28Delivery notification646344-17-2010 9::20Purchase Order 4651638904-17-2010 9:02Credit Check538564-16-2010 4:18Product inquiry535674-16-2010 2:49Customer request523224-16-2010 2:36Customer Survey42324

16Con cuntos procesos cuenta su empresa?17ContabilidadRecursos humanosServicio al clienteGestin de Activos Aprobacin y Control del Presupuesto Requerimientos de Capital de Aprobacin Manejo de Efectivo Reconciliacin de caja Solicitud de Procesamiento de Cheques Colecciones Solicitud de Crdito / Autorizacin Cierre Financiero / consolidacin Planificacin Financiera Contabilidad General Auditora Interna Procesamiento de facturas Cierre mensual Procesamiento de Nminas Propiedad de seguimiento / Contabilidad Administracin de Bienes Races Tiempo y Procesamiento de gastos Indicacin de la hora / de Informacin Tesorera / Manejo de efectivo / Descuentos en Pago anticipados Presupuesto Base CeroAdministracin de BeneficiosComisiones de procesamientoGestin de la CompensacinReclutamiento de candidatosContratacin de candidatosBienvenida y orientacin nuevos empleadosRecontratacin ex empleadoLas transferencias de los empleados / PromocionesGestin de la Educacin ObligatoriaCredenciales Profesional o Tcnico / Certificado de GestinAprendizaje OrganizacionalGestin del RendimientoSupervisin del rendimientoRevisin del DesempeoAcciones DisciplinariasContratacinPlanificacin de la sucesinCapacitacin

Administracin de cuentasCentro de Servicio de llamadasEncuesta del clienteCentro de autoservicio del clienteAdministracin de la instalacinGestin de pedidosServicio Post-VentaProblema de la Resolucin de gestinDevoluciones y reparaciones Gestin de devolucionesServicio de Gestin de AcuerdoServicio de CumplimientoServicio de AprovisionamientoEncuestas y el diseo de la solucinGaranta de gestin

Procesos y ms procesos18Beneficios19Por qu Workflow? Facilita las transacciones empresarialesOptimiza los procesos empresarialesPromueve la administracin de responsabilidadesSe integra con otros sistemas de negocio Impone prcticas empresariales consistentes

20Fcil retorno de inversin21Un proceso manual ineficientepuede costar $20.00 o ms por facturaDuncan Jones. Forrester Research. Best Practices: Invoice-To-Pay Process Automation, 2008.

22Las compaas pueden bajar este costo a $5.00 o menos usando CP-PPFE *

*[Cuentas por pagar, procesamiento y presentacin de facturas electrnicas]Duncan Jones. Forrester Research. Best Practices: Invoice-To-Pay Process Automation, 2008.

23Hasta75% de Ahorro24Cmo funcionael mdulo Workflow de OnBase?25CalificaNo califica

Evaluacin automtica

Entrada inmediataCola de entrada

Ruta automticaProceso de excepcionesDecisiones asistidas

Proceso de desiciones

WorkflowResultados predeciblesAprobacin automticaNegados

Aprobacin ejecutiva

26Estructura de Workflow27Ciclo de vida Workflow28Colas de Workflow29Tareas Ad hoc de Workflow

30Estructura de WorkflowCiclo de vidaColaTareas(Ad hoc/Sistema)Reglas & Acciones31El poder de Workflow est en las reglas y las acciones32

210+ REGLAS y ACCIONESPreviamente integradas30 CONDICIONES y ACCIONESPreviamente integradasOtros principales proveedoresde soluciones ECM Amplitud de Workflow3356 Reglas!El Si condicionalSi el valor de la palabra clave = XSi el tipo de documento = Y Ejecutado en:DocumentosPalabras clavesPropiedadesActualizaciones?34156 Acciones!Eventos ejecutados (automatizacin)

Enve este documento a la cola de Aprobaciones

Aparece tambin el Entonces condicional de la regla

Entonces actualice el valor de la clave a Completado

Ejecutado en:

DocumentosPalabras clavesPropiedadesActualizacionesFormulariosNotificaciones35 Reglas + Acciones = LgicaSi el valor de la palabra clave= Aprobada

Entonces actualice el valor de la palabra clave a Completa

Y enve este documento a la cola de Completos

??36Acciones para Integrar y personalizar

ERPSIS Invocar servicio Web SIS Enviar pedido Web (algunas secuencias de comandos)

37Ejemplo de CxP

Automatizacin del proceso con Reglas y Acciones?38Verifique que la cantidad concuerde con Factura y orden de compra Enva a Gerente CxPEnva correo Gerente CxPActualiza sistema de contabilidadValor >= $15,000?Compare Valor de Palabra clave?Valide el valor de Palabra clave?Llamado al Servicio Web del sistemaDistribucin electrnicaEnva notificacin automticamenteVERDADEROFALSOCPP Pasos en la automatizacin del proceso39Funcionalidadesadicionales40TemporizadoresOpciones: Despus de X cantidad de tiempoA cierta horaCada X cantidad de tiempo

Escalabilidad:Los temporizadores pueden ser asignados a travs de mltiples servidores, para otorgar ptimo soporte a altos volmenes!

41JAVIERCARLOSGABRIELPor prioridadPor determinado porcentajeEn ordenBasadas en una palabra claveAsociando una palabra clave a un nombre de usuarioLa cola con menos asignacionesBasado en reglas

Equilibrio de carga42SMTWThFS123456789101112131415161718192021222324252627282930CalendariosDefine tiempos fuera de la oficina para garantizar coberturas:Das festivosFines de semanaIncapacidades das de enfermedadVacaciones

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OrganigramasEstructuras basadas en roles jerrquicos, para una distribucin apropiada de documentos

44Interfaces para cada necesidad!45

This Queue is used to review all pending automobile claims.Workflow basado en CORE46Para quienes lo necesitan todo!!

Interfaz Workflow en el Cliente Unity47

Clientes Web para ActiveX y HTML48

Clientes Web para Java 49Fcil Acceso!50

Integracin de Outlook con Workflow en el Client Unity51

StatusView del servidor Web52

Monitor de Actividades (BAM)53

El visor de OnBase SharePoint54Workflow para dispositivos mviles

iPadAndroidBlackberryWindowsiPhone55Ms informacin del producto

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56Muchas gracias!lapresales@hyland.com57