WorkflowEficacia & Eficiencia

Presentado por:

Ulises GuelfiWilfredo Glasse

¿A que se refiere elWorkflow?

Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio.

Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto.

Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una

adecuada integración con sistemas de información actuales: bases

de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación a la integración de varios

procesos de negocio interrelacionados.

Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de

negocio.

Beneficios del WorkflowSegún los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser: – Ahorro de tiempo, mejora de la productividad y

eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.

– Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.

– Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.

– Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.

– Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.

– Integración de procesos empresariales.

Conceptos

Eficiencia• Se entiende como la relación entre

los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo.

• Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Eficacia• Podemos definirla como el nivel de

consecución de metas y objetivos.

• Está dada por el grado en que se

cumplieron los objetivos previstos en su diseño.

Todos los negocios tienen una

preocupación en común:

La eficacia

y eficiencia de sus empleados.

Sistemas de Flujo de Trabajo • El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, Business

Process Management Systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo.

• Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.

• Existen en el mercado varios productos como FlowMind, open EDMS, wf.com.mx, cardiff, IBM, etc. Existen muchas metodologías que culminan en la implementación de un sistema de este tipo como son diagrama de roles, BPMN, IDEF0, ciclos de trabajo, etc.

Control del Workflow

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

• Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.

• Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

• Actividades de coordinación.

EFICIENCIA EFICACIA

Énfasis en los medios Énfasis en los resultados

Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas

Resolver problemas Lograr objetivos

Ahorrar gastos Aumentar creación de valores

Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados

Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a subordinados

Enfoque reactivo(Del pasado al presente)

Enfoque proactivo(Del futuro al presente)

Pregunta  principal

¿Cómo podemos hacer mejor lo que hacemos?

¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo?

Enfoque Gerencial

Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes.

Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.

Años de ejecuciónde la acción

Tasa de acceso al empleo en ocupaciones

relacionadas con la soldadura

Impacto

Grupo de participantes

Grupo de control

1234

Tasa media empleo Meta propuesta Eficacia

75808570

77.5

90.0

86.1

60556570

62.5

90.0

69.4

1525200

15

16.7

¿Cómo se analiza la eficacia?

El indicador de eficacia se obtiene dividiendo el valor logrado sobre la meta de acceso al empleo que se había previsto: 90%, tanto para el grupo de participantes como para el grupo de control;.

El impacto es la diferencia del indicador entre los dos grupos. En el ejemplo de arriba hay un impacto positivo de 16,7% en la eficacia de esta formación.

Errores de la Eficacia en las organizaciones• Según Peter Drucker, un líder debe tener un

desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva.

• Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan por no concentrarse en la eficacia.– Adicional, Drucker señala errores básicos que

destruyen o impiden la eficacia en las organizaciones. Algunos de ellos son:

No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona.En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno.

En síntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor ejemplo es ser eficaz y obtener resultados.

Stephen R. Covey dice que sus Siete Hábitos son de efectividad porque se basan en principios y brindan los máximos beneficios posibles a largo plazo.

¿Cómo se analiza la eficiencia?Análisis costo-beneficioSe expresa como una relación entre los beneficios obtenidos y los costos incurridos y utiliza como unidad

de medida el dinero. En general, en este tipo de análisis se busca una relación beneficio-costo mayor a uno, justamente cuando los beneficios son mayores que los costos.

• Dentro del análisis costo-beneficio se utiliza el indicador conocido como: Retorno de la Inversión(ROI) para medir el rendimiento de las inversiones que realizan las empresas en capacitación.

• Dentro de los costos se incluyen: pagos a los docentes, salario de los trabajadores separados de sus funciones mientras atendían el curso, el costo de utilizar las instalaciones y el de los demás insumos identificados.

• Como beneficios se toman la disminución de accidentes laborales, la reducción de productos imperfectos, la mejora en productividad.

ConclusionesEl propósito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, business process

management systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo.

Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.