formaciÓn, participaciÓn, de las cuentas...2015/06/30 · conocer y disertar sobre los aspectos...

FORMACIÓN, PARTICIPACIÓN, RENDICIÓN, EXAMEN Y CALIFICACIÓN

DE LAS CUENTAS

Objetivo

Conocer y disertar sobre los aspectos legales de las normas que regulan la

formación, participación, rendición, examen y calificación de las cuentas de

los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus

entes descentralizados.

Fundamentación Legal

Constitución de las República Bolivariana de Venezuela. Ley del Plan de la Patria, Segundo Plan Socialista de Desarrollo Social y

Económico de la Nación. Ley Orgánica de la Administración Pública. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y sus

Reglamentos. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional

de Control Fiscal y su Reglamento Ley Orgánica del Poder Público. Ley Contra la Corrupción. Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Normas para: Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las

Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados.

Normas Generales de Auditoría de Estado. Normas Generales de Control Interno..

Fundamentación Legal

Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente.

Normas para Fomentar la Participación Ciudadana. Normas Generales de emisión de facturas y otros documentos del SENIAT, vigente

para el año examinado. Normas para Regular la Entrega de los Órganos y Entidades de la Administración

Pública y de sus respectivas Oficinas y Dependencias. GO N° 39.229 del 28-07-09. Providencia Administrativa que establece el Clasificador Presupuestario, aplicable a

los órganos y entes del Sector Público, emanada de la Oficina Nacional de Presupuesto, vigente para el año examinado.

Providencia que regula la liquidación y cierre del ejercicio económico financiero del año objeto del examen.

Ley de Presupuesto del Ejercicio Económico Financiero a EXAMINAR. Providencias Administrativas e instrucciones emanadas de la ONCOP, SUNABIP,

SUNAI, ONT entre otras.

ObjetoRegular la formación, participación, rendición, examen, calificación y declaratoria de fenecimiento de las cuentas (Art. 1)

Órganos y Entes a los que competen el ejercicio del PoderPúblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados (Art. 2)

Ámbito Subjetivo

Disposiciones Generales de la Norma para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las cuentas de

los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados

Definición de Cuenta Art. 3

Conjunto de libros, registros, comprobantes, estados financieros y demás documentos que demuestren formal y materialmente los actos de administración, manejo o custodia de los recursos en un ejercicio económico financiero o período determinado, según corresponda, así como la información sobre la programación de las metas y objetivos a alcanzar y los resultados de su ejecución. Ver anexo.

Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las cuentas de los Órganos del Poder Público

Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados

Órganos competentes para realizar el examen de la cuenta (Art. 4)

Órganos de Control Fiscal

Contraloría General de la República

Contraloría de losEstados y Municipios

Contraloría de los Distritos y Distritos Metropolitanos

Contraloría General de la Fuerza

Armada Nacional

Unidades de Auditoría Interna



Recibir y contestar

la participación

Informar cuándo se realizará el

Examen de las Cuentas

Designar a la comisión actuante

Suscribir el informe correspondiente

Declarar el fenecimiento cuando la Cuenta es calificada conforme Calificar las Cuentas

Atribuciones de los Titulares de los Órganos de Control Fiscal (Art. 5)



Atribuciones de la Contraloría General de la República

Podrá asumir en cualquier

momento el Examen de la

Cuenta(Art. 6)

Examinar de manera exclusiva

la Cuenta de gastos destinados a la seguridad y

defensa del Estado. (Art. 8)

La decisión se notificará al

Cuentadante y al titular de la Unidad de

Auditoría Interna.

(Art. 6)



Sujeción y Planificación del Examen de la Cuenta

Están sujetas a las Normas Generales de Auditoría de Estado.

(Art. 9)

Naturaleza de las operaciones que las conforman. Monto de los recursos manejados. Ubicación geográfica. Observaciones contenidas en los informes anteriores. Estimación de Recursos Humano, Financieros y tiempo requerido para el Examen. (Art. 10)

Sujeción

Planificación

Primera disposición final. Las máximas autoridades jerárquicas de los órganos y entes deberán dotar a las Unidades de Auditoría Interna, de recursos humanos, materiales y financieros, razonables y suficientes.



Evaluación del Sistema de Control Interno y de la gestión

Sistema de Control Interno implantado. Aplicación de las Normas Generales de Control Interno

(Art. 11)

Sistema de Control Interno Gestión

Verificación del cumplimiento de las metas. Cumplimiento de objetivos programados y alcanzados.

(Art. 11)



Definición de Formación y Cuentadante (Art. 3)

Formación: Consiste en organizar los soportes correspondientes a la cuenta, a los fines de su examen.

Cuentadante: Responsable de la administración, manejo o custodia de recursos de los Órganos y Entes a que se refiere el artículo 2 de estas Normas.



Formación de la Cuenta (Art. 12)

Organizados Enumerados Clasificados

Libros, comprobantes, estados financieros y demás documentos

De acuerdo con las instrucciones de los Sistemas de Contabilidad vigentes



El cuentadante participará por escrito al órgano de control fiscal correspondiente

Que la cuenta se encuentra formada

Participación de la Cuenta (Art. 13)

Dentro de los 90 días continuos a su cierre



Cese del cuentadante antes del cierre de la cuenta y Formación de la cuenta por personas distintas al cuentadante

Consignar al sustituto un corte de la cuenta hasta la fecha del cese, previo a la separación del cargo. Anexar al acta de entrega, los corte de la cuenta. Suscribir el acta de entrega. Remitir copia con sus anexos dentro del 3 días hábiles siguientes al órgano de control fiscal.

Cuando el cuentadante no rinda la cuenta, el titular del órgano de control fiscal ordenará la formación de la misma a los funcionarios de la respectiva dependencia.

Cese del cuentadante (Art. 14)

Persona distinta al cuentadante (Art. 15)



Definición de Rendición de Cuenta Art. 3

Obligación que tiene el cuentadante de demostrar formal y materialmente, a través de libros, registros, comprobantes, estados financieros y demás documentos la corrección de la administración, manejo o custodia de los recursos; así como la presentación de los resultados de la planificación, programación y ejecución vinculados con la cuenta.



Efectuada la participación (Art. 13)

Los Órganos de Control Fiscal realizan la revisión

preliminar, dentro de los 60 días hábiles siguientes.

Rendición de la cuenta (Art. 16)

Constancia de recepción – Cuenta Rendida



Deficiencias en la Formación

Se levanta Acta Fiscal


Se fija 20 días hábiles para que sean subsanadas



Rendida la cuenta

El funcionario designado sellará documentos y comprobantes


Indicando que estos documentos forman parte de la cuenta objeto de examen



Verificación de la correcta formación de la cuenta(Art. 17)

El cumplimiento de las instrucciones contenidas en los sistemas de contabilidad

vigentes en materia de formación de la cuenta.

Estado físico de los documentos que conforman la cuenta.

Los cambios de cuentadantes durante el ejercicio económico financiero o período

de la cuenta, si es el caso.

Cualquier otro aspecto, vinculado con la formación de la cuenta, necesario para

establecer que la misma se encuentra lista para el examen.



Definición de Examen de la Cuenta Art. 3

Consiste en comprobar la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones

realizadas por los cuentadantes; mediante la revisión y análisis de los

documentos correspondientes a la cuenta

Es equivalente a una Auditoría Especial



Designación de los funcionarios para examinar la cuenta(Art. 18)

Identificación de los funcionarios a quienes corresponderá supervisar, coordinar

y realizar el examen de la cuenta.

Ubicación administrativa detallada de la dependencia donde se realizará el

examen.

Período a examinar.

Orientaciones generales y particulares para el trabajo.

Tiempo estimado para la ejecución del examen.



Comunicación a la dependencia objeto de examen

El Órgano de Control Fiscal correspondiente le informa: los funcionarios designados; lo relativo a la revisión; alcance; y colaboración sobre cualquier otro aspecto que necesiten los auditores

El Órgano de Control Fiscal comunicará a sus herederos y garantes la oportunidad en que procederá a realizar el examen de la cuenta y los resultados obtenidos

Comunicación a la dependencia objeto de examen (Art 19)

En caso de fallecimiento del cuentadante (Art. 27)



Oportunidad y actuaciones de control para el examen

El examen de la cuenta deberá iniciarse dentro de los 6 meses siguientes a la fecha de emisión de la constancia de recepción de la rendición de cuenta referida en el Art. 16

El Órgano de Control Fiscal para realizar el examen de la cuenta se realizarán las actuaciones de control previstas en los Art. 41 y 46 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

Oportunidad para el examen (Art 20)

Actuaciones de control para el examen de la cuenta (Art. 21)



Objeto del examen de la cuenta (Art. 22)



Comprobar la exactitud, sinceridad y corrección de las operaciones en la administración, manejo o custodia de los recursos, así como la existencia del soporte documental.

Determinar si se han cumplido las disposiciones constitucionales, legales y sublegales correspondientes, incluido el plan de la organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos de control interno.

Determinar si se han cumplido las metas y objetivos vinculados a la cuenta.

Determinar los errores u omisiones que pudieren existir en dichas cuentas.

Calificar la cuenta y declarar o no su fenecimiento.

Determinar si los estados financieros, contables y presupuestarios presentan la información de conformidad con las normas y principios de general aceptación aplicables, según corresponda.

Selección de la muestra a examinar (Art. 23)

MUESTRA

Muestra representativa,

conforme a métodos y técnicas estadísticas

Deberá examinarse la cuenta dentro de los 6 meses de Rendida (Art. 20)

El sello contendrá la identificación del funcionario designado para la muestra del examen, quién los firmará (Art. 24)

Cuantía en Bolívares

Relevancia para la gestión

Denuncias y solicitudes de investigación

Antecedentes de funcionamiento de la

dependencia

Número de operaciones



Detección de presuntas irregularidades (Art. 25)

Detección de presuntas irregularidades

1. Ocurrencia de actos, hechos u omisiones que

hagan presumir:

Violación de una Norma.

Daños al Patrimonio Público.

Procedencia de acciones fiscales.

2. Examen exhaustivo del rubro.

3. Ampliar la muestra a otros rubros.



Papeles de trabajo (Art. 26)

Normas Generales de Auditoría de Estado (Art. 4) Papeles de trabajo (Art. 26)

Compilación documental de la información

obtenida en la auditoría para mostrar de

manera sistemática el trabajo efectuado

por el auditor, las técnicas y

procedimientos que ha seguido y los

resultados logrados.

Constituyen el respaldo del informe del

examen de la cuenta, y deberán contener

las evidencias de los hallazgos y las

observaciones; así como los análisis,

comprobantes, verificaciones e

interpretaciones que lo sustentan.



Papeles de Trabajo (Evidencias)

El auditor deberá obtener las evidencias relevantes, suficientes y competentes, que le permitan tener la certeza razonable de que los hechos revelados se encuentren satisfactoriamente comprobados; que las evidencias son válidas y confiables y que existe relación entre éstas y los hechos que se pretenden demostrar, todo ello con el fin de fundamentar, razonablemente, los juicios, opiniones, conclusiones y recomendaciones que formule.

Evidencia: Información obtenida durante la ejecución de la auditoría, en la cual se basa la certeza de la observación o hallazgo.

Las evidencias documentales deberán obtenerse en original o en copias debidamente certificadas, en aquellos casos en que se aprecien como pruebas o indicios de actos, hechos u omisiones que pudieran acarrear responsabilidad administrativa, civil o penal.

Normas Generales de Auditoría de Estado (Art. 34)

Normas Generales de Auditoría de Estado (Art.4)



Segunda Disposición Final. Los documentos y comprobantes que sustentan las cuentas, en

los cuales no consten derechos o acciones a favor de los órganos y entes sujetos a las

presentes Normas o hayan quedado desprovistos de efectos jurídicos, podrán desincorporarse

o destruirse después de diez (10) años de incorporados a los archivos.



Disposiciones Finales

Definición de Calificación y Fenecimiento de la cuenta (Art. 3)

Calificación:

Declaración mediante el cual el

órgano de control fiscal que realizó

el examen de la cuenta la califica

conforme u objetada.

Fenecimiento:

Pronunciamiento efectuado por el

OCF correspondiente, con motivo

de la calificación conforme de las

operaciones y de los resultados de

la planificación, programación y

ejecución vinculados con la cuenta.



Calificación de la cuenta (Art. 28)

Calificación de la Cuenta

El resultado del examen de la cuenta se

reflejará en un Informe Definitivo en el que se

expresará la calificación: de conforme, cuando

cumpla los extremos de legalidad, sinceridad,

exactitud numérica y con las metas y objetivos

vinculados a la cuenta; u objetada en caso de

incumplimiento de tales extremos.



Calificación de la cuenta y su fenecimiento

Calificación de la Cuenta y su fenecimiento

Art. 57 (Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Fiscal)

Las cuentas deberán ser examinadas por el Órgano de Control Fiscal en un

plazo no mayor de cinco años contados a partir de la fecha de su rendición.

Si del resultado del examen la cuenta resultare conforme se otorgará el

fenecimiento de la cuenta.

En aquellos casos en que se detecten irregularidades en las cuentas, el

Órgano de Control Fiscal ejercerá, dentro del ámbito de su competencia, las

potestades para investigar y hacer efectivas las responsabilidades

establecidas en la presente Ley.




Calificación de la Cuenta y su

fenecimiento



El fenecimiento de las cuentas operará de pleno derecho, una vez

transcurrido el plazo indicado en el artículo 57 de esta Ley 5 años.

En estos casos, salvo disposición expresa de la ley, no podrán ser

ejercidas las acciones sancionatorias y resarcitorias previstas en

esta Ley, en relación con las operaciones a que se refiera la cuenta,

todo sin perjuicio de la imprescriptibilidad de las acciones judiciales

dirigidas a sancionar los delitos contra el patrimonio público.




Calificación de la Cuenta y su

fenecimiento



Cuando se determinen defectos de forma que no causen perjuicios

pecuniarios, el órgano de control competente formulará las

observaciones pertinentes con el fin de que se hagan los ajustes

correspondientes, sin perjuicio de que se pueda otorgar el fenecimiento.




Auto deFenecimiento

(Art. 29)

Identificación del Órgano del Control Fiscal que otorga el fenecimiento, así como el

Organismo o Ente al que pertenece.

Nombre, firma y cargo del funcionario, con la identificación de la titularidad con la

que actúa.

Identificación del Órgano o Ente al cual pertenece la cuenta examinada.

Identificación de la dependencia examinada.

Ejercicio económico financiero o período al que corresponde la cuenta examinada.

Motivos de hecho y de derecho que lo fundamentan.

Número y fecha de emisión.

Mención expresa que el fenecimiento se otorga sin perjuicio de las acciones

fiscales que pudieran derivarse de otras actuaciones de control.



Fenecimiento de la cuenta objetada. (Art. 33)

La cuenta objetada podrá declararse fenecida cuando sean

desestimadas de manera definitivamente firme las acciones

sancionatorias o resarcitorias ejercidas con ocasión de las operaciones a

que se refiere la cuenta o cuando se evidencie el pago del monto de los

daños que se hubieren ocasionado.



Informe de Resultados

Tipos de informe

Preliminar

Definitivo



Contenido del Informe Preliminar Art. 31

Lugar y fecha del informe. Denominación en la dependencia en donde se realizó el examen. Identificación de la cuenta examinada. Alcance del examen donde se indique el ejercicio económico financiero o período al cual corresponde la cuenta examinada, tipo de análisis realizado, (selectivo o exhaustivo) y criterios utilizados en la selección de la muestra. Procedimientos y técnicas utilizadas para el examen.Observaciones derivadas del análisis, producto de razonamientos fundamentados en las evidencias obtenidas en concordancia con el objetivo del examen. Relación de anexos (actas, evidencias documentales, y otros elementos de sustentación del informe).



Contenido del Informe Definitivo Art. 32



Conclusiones derivadas del análisis de las observaciones formuladas y su incidencia sobre la situación contable, presupuestaria y financiera, así como en los resultados de la gestión examinada.

Recomendaciones.

Calificación de la cuenta como conforme u objetada.

El Informe Definitivo se notificará al cuentadante, a la máxima autoridad jerárquica del Órgano o Ente a que corresponde la cuenta y al Órgano de Control Fiscal externo competente.

Relación de cuentas examinadas Art. 34

El titular del Órgano de Control Fiscal correspondiente, remitirá antes del treinta (30) de enero de cada año a la máxima autoridad jerárquica del órgano o ente y a la Contraloría General de la República, una relación de las cuentas examinadas, con indicación expresa de la calificación de las mismas y el motivo de

la objeción, si fuere el caso.



Competencias

Órganos del Poder Público Nacional, y la

Contraloría de las Fuerza Armada

Nacional (Art. 35)

Les corresponde realizar el examen de la cuenta a partir de la

vigencia de las presentes normas

Cuentas correspondientes a ejercicios económicos anteriores a la

vigencia de la presentes normas, serán examinadas conforme a lo

establecido en las normas derogadas (año 2006).



CompetenciasEntes

Descentralizados del Poder Publico

Nacional(Art. 36)

Les corresponderá realizar el examen de la cuenta a partir de la vigencia de

las presentes normas.

Órganos y Entes del Poder Público

Estadal, Distrital y Municipal.

(Art. 37)

Le corresponderá a las Contraloría de los Estados, Distritos, Distritos

Metropolitanos y de los Municipios:

Realizar el examen de la cuenta a los órganos y entes adscritos a esos

poderes, a partir del año 2014.

Previa evaluación de la Contraloría General de la República y oída

opinión del Órgano de Control Fiscal Externo correspondiente, la

Contraloría General de la República, podrá transferir a la Unidad de

Auditoría Interna del caso, el examen de la cuenta.



Competencias

Banco Central de Venezuela, y

Universidades Públicas(Art. 38)

Corresponderá a las Unidades de Auditoría Interna del Banco Central de

Venezuela y de las Universidades Públicas, cada una en el ámbito de sus

competencias, realizar el examen de la cuenta a partir del ejercicio económico

financiero del año 2014, inclusive.

Examen de la cuenta por la Unidad de

Auditoría Interna del Órgano de

Adscripción o Tutela(Art. 39)

Cuando las Unidades de Auditoría Interna manifiesten debilidades que no les

permiten asumir eficaz y eficientemente el examen de la cuenta:

La Contraloría General de la República considerando la opinión del Órgano

del Control Fiscal Externo podrá autorizar que lo realice la Unidad de Auditoría

Interna del Órgano de adscripción o tutela.



Competencias



Competencias

Contralorias de los Estados, Distritos, Distritos

Metropolitanos y Municipios (Resolución 125 del 24/04/15 G.O. N° 40.688 del 23/06/15)

Corresponderá a las Unidades de Auditoría Interna de las

Contralorías de los Estados, Distritos, Distritos Metropolitanos y

Municipios, cada una en el ámbito de sus competencias, realizar

el examen de la cuenta de los referidos órganos de control fiscal.

Gobernaciones, Procuradurías (Resolución

125 del 24/04/15 G.O. N° 40.688 del 23/06/15)

Corresponderá a las Contralorias de los Estados, realizar el

examen de la cuenta de las Gobernaciones, Procuradurías de los

Estados y Consejos Legislativos de los Estados, bajo el ámbito

de su control.



Competencias

Alcaldías, Concejos Distritales o Municipales,

Sindicatura Distrital o Municipal (Resolución 125

del 24/04/15 G.O. N° 40.688 del 23/06/15)

Corresponderá a las Contralorias de los Distritos, Distritos

Metropolitanos y Municipios, cada una en el ámbito de sus

competencias, realizar el examen de la cuenta de las Alcaldías,

Concejos Distritales o Municipales y de la Sindicatura Distrital o

Municipal.

Entes Descentralizados Funcionalmente de los

Estados, Distritos, Distritos Metropolitanos y Municipios, Servicios Desconcentrados

(Resolución 125 del 24/04/15 G.O. N° 40.688 del 23/06/15)

Se autoriza a las Unidades de Auditoría Interna de los entes

descentralizados funcionalmente de los Estados, Distritos,

Distritos Metropolitanos y Municipios, así como de sus servicios

desconcentrados, cada una en el ámbito de sus competencias a

realizar el examen de la cuenta.

Capacitación

Capacitación en materia del examen de la cuenta. Art. 40

Contraloría General de la República en el ámbito de su

competencia.

La Superintendencia Nacional de Auditoría Interna en los

organismos que integran la administración central y descentralizada

funcionalmente, preparar a las Unidades de Auditoría Interna, y

capacitarlas en materia del examen de la cuenta.



Disposiciones finales

Disposiciones Finales

Tercera Disposición Final. Las situaciones no previstas en las presentes Normas y las dudas que surgieren en su aplicación, serán resueltas por el Contralor o Contralora General de la República.



Flujo del procedimiento del Examen de la Cuenta

Planificación anual del examen de la cuenta

Participación de la formación de la cuenta por parte del cuentadante dentro de los 90 días continuos a su cierre.

El Órgano de Control Fiscal dispone de 6 meses para practicar el examen, a partir de la fecha de la constancia .

El Órgano de Control Fiscal dispone de 60 días hábiles siguientes desde la fecha de la participación de formación de la cuenta, para practicar la revisión preliminar, a los efectos de verificar su correcta formación.

El funcionario administra, maneja o custodia recursos de los órganos y entes

Queda desestimado el examen de la cuenta. Se levanta Acta Fiscal para dejar constancia de tal situación.

NO

SI



¿ Está formada la cuenta ?

NO

SI

Conformación del equipo auditor, presentación de credenciales a las autoridades de la dependencia objeto del examen de la cuenta

Evaluación preliminar de la cuenta para verificar su correcta formación.

Se levanta Acta Fiscal de no recepción, dejando constancia de las deficiencias encontradas



Flujo del procedimiento del Examen de la Cuenta

Se deja constancia de la recepción de la cuenta, en la cual se indican todos los libros, soportes y documentos que la conforman, debe ser suscrita por el funcionario designado para la verificación. Se debe estampar el sello en los documentos y comprobantes.

Evaluación del sistema de control interno, análisis del plan operativo, aplicación de Normas Generales de Control Interno levantamiento de información con los objetivos y metas de la unidad objeto del examen.

Determinación de las ejecuciones presupuestarias y financieras al 31-12, del ejercicio económico financiero objeto del examen.



Selección de la muestra representativa de los documentos y soportes de pago de la cuenta rendida y se deberá estampar el correspondiente sello.

Aplicación de las pruebas de existencia documental, legalidad, sinceridad y exactitud numérica, a la muestra seleccionada. En caso de detección de presuntas irregularidades y levantar acta para dejar evidencia de los resultados.

¿Hay observaciones?

Elaboración y remisión del Informe Definitivo a la unidad objeto del examen y su correspondiente Auto de Fenecimiento.

NO

SI



¿La cuentaestá

conforme?

NO

SI

Elaboración y remisión por parte del Órgano de Control Fiscal del Informe Preliminar contentivo de los resultados a la unidad objeto del examen de la cuenta.

Valoración por parte del Órgano de Control Fiscal de las aclaratorias presentadas por la unidad objeto del examen de la cuenta.

Calificación de la cuenta como objetada.Posibles supuestos de la objeción:1.- No fue presentada respuesta al Informe Preliminar (IP).2.- Las respuesta no subsana las observaciones del IP.Se debe remitir el informe definitivo

Calificación de la cuenta como conforme. Se remite el Informe Definitivo.

Otorgamiento del fenecimiento correspondiente.



MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

formaciÓn, participaciÓn, de las cuentas...2015/06/30 · conocer y disertar sobre los aspectos...

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