fondo rotatorio de la policÍa numeral 4. sistema de gestiÓn de la calidad 4.1. requisitos...

FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA

NUMERAL 4 . NUMERAL 4 . SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1. 4.1. REQUISITOS REQUISITOS GENERALESGENERALES4.2 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIONREQUISITOS DE LA DOCUMENTACION

PuntualidadNo interrumpir

ObjetivosObjetivos

Capacitar a los funcionarios sobre los requisitos generales y de documentación para el SGC.

Comprender los requisitos (debes) de la norma ISO 9001_2000 en el Numeral 4-.

Comprender como se controlan la documentaciòn del Sistema de Gestión de Calidad en el FORPO



4.1. Requisitos Generales 4.1. Requisitos Generales

Establecer, documentar, implementar y mantenerEstablecer, documentar, implementar y mantener un un SGCSGC : :1.1. Procesos necesarios para el SGCProcesos necesarios para el SGC

2.2. Secuencia e Interacción de los procesosSecuencia e Interacción de los procesos

3.3. Criterios y métodos para Operar y ControlarCriterios y métodos para Operar y Controlar

4.4. Disponibilidad y recursos para el apoyo de los procesosDisponibilidad y recursos para el apoyo de los procesos

5.5. Seguimiento medición y análisis de los procesosSeguimiento medición y análisis de los procesos

6.6. Acciones de mejora Acciones de mejora


Manual de C

alidad

Manual de C

alidad

Tratados Internacionales

Constitución Política de Colombia, Leyes, Sentencias, Decretos, Ordenanzas, Circulares, Directivas y Resoluciones Presidenciales o Mindefensa

Acuerdos, resoluciones, convenios, Reglamentos internos y planes

Procesos, Subprocesos y Procedimientos, Instructivos, Directivas Circulares

Registros y datos

Estructura de DocumentaciónEstructura de Documentación


El Manual de Calidad

Documento que describe el Sistema Sistema de Gestión de de Gestión de CalidadCalidad y la interacción entre sus procesos


Como caracterizar un Como caracterizar un proceso ?proceso ?

ProcesoProceso: Conjunto : Conjunto de recursos y de recursos y actividades actividades interrelacionados interrelacionados que trasforman que trasforman entradas en entradas en salidas.salidas.

Nombre del proceso / ObjetivoNombre del proceso / Objetivo

Responsables, requisitosResponsables, requisitos

Como funciona e InterrelacionesComo funciona e Interrelaciones

(Entradas – Actividades – Salidas)(Entradas – Actividades – Salidas)

Recursos para su Recursos para su desempeñodesempeño

Seguimiento y mediciónSeguimiento y medición

Determinando los atributos particulares de modo que claramente se distinga de los demás y arroje un resultado


Caracterización Procesos FORPO


Qué se Busca al Controlar los DocumentoQué se Busca al Controlar los DocumentoDefinir y estandarizar las actividades a realizar

Definir los responsables de revisar y aprobar documentos (nuevos o que se encuentren en modificación)

Identificar el estado de vigencia de los documentos haciéndolo evidente para quienes requieren aplicarlos

Ubicar los documentos en los sitios que requieren su consulta y aplicación

Eliminar con prontitud los documentos que pierden vigencia

Controlar los documentos obsoletos de acuerdo con las necesidades legales o propias de la organización

Permitir el acceso a la información que soporta un requisito

Registrar la naturaleza o motivaciones de los cambios realizados a los documentos, de acuerdo a la normatividad vigente

Controlar documentos de origen externo


Los tipos de documentosLos tipos de documentos

ProcedimientoProcedimiento::manera especificada de manera especificada de realizar una actividadrealizar una actividad

ContiContiene: el ene: el Para Qué / Por QuéPara Qué / Por Qué, , Límites de AplicaciónLímites de Aplicación, , QuéQué, , CómoCómo, , QuiénQuién, , CuándoCuándo y y Dónde lo HaceDónde lo Hace

Información y su medio de soporteInformación y su medio de soporte ((PapelPapel, , MagnéticoMagnético-electrónico, -electrónico, FotografíasFotografías, , VideosVideos, , Muestras FísicasMuestras Físicas...)...)

InstrucciónInstrucción: : Descripción detallada y Descripción detallada y paso a paso de las acciones que paso a paso de las acciones que componen una actividadcomponen una actividad

Una Operación Una Operación ó ó

Secuencia de OperacionesSecuencia de Operaciones

EspecificaciónEspecificación: D: Documento que ocumento que define las característicasdefine las características y requisitos y requisitos de un producto o servicide un producto o servicioo

Son especificacionesSon especificaciones como como PlanosPlanos, , Fichas TécnicasFichas Técnicas, , FormulaciónFormulación, ,

Descripción de un Producto o ServicioDescripción de un Producto o Serviciocc


Solicitar

Analizar Necesidad

Revisar

EditarDistribuirDifundir

Aplicar

Modificar

AnularCon

trol d

e los D

ocu

men

tos

Elaborar Aprobar

Numeral 4.2.3 Control de documentos


Nuestro procedimiento para Documentar los Documentos del S.G.C

en el FORPO Contenido Contenido

• Procesos y su caracterización Procesos y su caracterización

• Estructura de Documentación Estructura de Documentación

• Contenido Estándar de los Documentos(procedimientos e instructivos)Contenido Estándar de los Documentos(procedimientos e instructivos)

• Parámetros de Edición y CodificaciónParámetros de Edición y Codificación

• Organización y Responsabilidades para DocumentarOrganización y Responsabilidades para Documentar

• Elaboración de Nuevo Documento (E,R,A,Ed, Ap, D, Df)Elaboración de Nuevo Documento (E,R,A,Ed, Ap, D, Df)

• Modificación de Documento (E,R,A,Ed, Ap, D, Df)Modificación de Documento (E,R,A,Ed, Ap, D, Df)

• Actualización y Distribución del Listado MaestroActualización y Distribución del Listado Maestro

• Control de Documentos ObsoletosControl de Documentos Obsoletos

• Manejo de Copias de Respaldo (para documentos en medio magnético)Manejo de Copias de Respaldo (para documentos en medio magnético)


Contenido •Objetivo del procedimiento

• Cobertura

• Dependencia(s) Responsable(s)

• Base Legal

• Glosario

• Descripción de actividades

• Instrucciones

• Formatos

•Registro de Calidad

• Histórico de Actualizaciones

NOMBRE PROCESO Y SUB`PROCESO NOMBRE PROCEDIMIENTO

Código: PG/E-****V**Fecha Levantamiento: dd/mm/aaaaUltima modificación: dd/mm/aaaa

Contenido de los Procedimientos en el FORPO


El Listado Maestro de DocumentosEl Listado Maestro de Documentos


Qué es un Registro ?Qué es un Registro ?

Documento que Documento que suministra suministra evidencia de evidencia de haber efectuado haber efectuado una actividad o del una actividad o del resultado resultado alcanzado.alcanzado.

RegistrosRegistrosFormatos DiligenciadosFormatos Diligenciados

Informes PeríodicosInformes Períodicos

MemorandosMemorandos

Actas de ComitésActas de Comités

Datos en Medio Datos en Medio MagnéticoMagnético

FilmacionesFilmaciones


Qué son datos?Qué son datos?

Cifra o caracter que Cifra o caracter que una vez creado es una vez creado es susceptible de susceptible de cambio y sobre el cambio y sobre el cual es necesario cual es necesario ejercer control de sus ejercer control de sus modificacionesmodificaciones..

UbicaciónUbicaciónSistema de InformaciónSistema de Información

PlanosPlanos

EspecificacionesEspecificaciones

FormulacionesFormulaciones

Fichas TécnicasFichas Técnicas


Numeral 4.2.4 Control de los registros de calidadC

on

trol d

e los R

eg

istr

os

Recolectar

QuiénIndizar

Rotular

Clasificar

Ordenar

Guardar

AlmacenarConservar

Tiempo

Acceder

Consulta

Disponer

Eliminar

Identificar

Cómo


Tablas de retención documental (TRD)Tablas de retención documental (TRD)

Son un listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo

Serie :Serie : conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogeneos emanados de un mismo órgano como consecuencia del ejercicio de sus funciones

Tipo documental :Tipo documental : unidad mínima que reune todas las características necesarias para ser considerada un documento

Las tablas de retención documental


La tabla de retención documentalLa tabla de retención documental


EL MANTENER PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS NOS

PERMITE CONTROLAR LOS REGISTROS

IDENTIFICAR REGISTROS

RECOLECCIÓN DE REGISTROS

INDIZACIÓN DE REGISTROS

CLASIFICACIÓN DE REGISTROS

ACCESO DE REGISTROS

ALMACENAMIENTO DE REGISTROS

DISPOSICIÓN DE REGISTROS

CONSERVAR REGISTROS PARA DEMOSTRAR CONFORMIDAD CON REQUISITOS ESPECIFICADOS Y LA OPERACIÓN EFICAZ

CONSERVAR REGISTROS DE LOS CONTRATISTAS

LOS REGISTROS DEBEN SER LEGIBLES Y DEBEN ALMACENARSE Y RETENERSE DE TAL FORMA QUE SE PUEDAN CONSULTAR CON FACILIDAD

ESTABLECER Y REGISTRAR LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN DE LOS REGISTROS

LOS REGISTROS DEBEN ESTAR A DISPOSICIÓN DEL CLIENTE DURANTE UN PERÍODO DE TIEMPO ACORDADO


El Listado Maestro de Registros


Manuales de SistemasManuales de Sistemas

Normas técnicasNormas técnicas

Manuales de ProveedoresManuales de Proveedores

Documentos de Origen ExternoDocumentos de Origen Externo

(Constitución, Leyes, Decretos, Acuerdos)(Constitución, Leyes, Decretos, Acuerdos)

Normas o Legislación del SectorNormas o Legislación del Sector

Especificaciones y Planos del Constructor u otrosEspecificaciones y Planos del Constructor u otros

Documentos ReglamentariosDocumentos Reglamentarios

(Acuerdos, Reglamentos, Resoluciones, Circulares)(Acuerdos, Reglamentos, Resoluciones, Circulares)

Los ProcedimientosLos Procedimientos e Instructivose Instructivos NO SON NO SON los ÚNICOSlos ÚNICOS documentos a controlardocumentos a controlar


Suministrados y/o emitidos por CLIENTES, PROVEEDORES, PARTES INTERESADAS ó EL ESTADO y que afectan el desarrollo de las actividades de la organización y/o que son la base / soporte para documentar los procesos internos

• Manuales de Sistemas

• Manuales de Equipos

• Leyes Aplicables

• Códigos Aplicables

• Planos

• Acuerdos o convenios

• Datos de Entidades del Estado

• Licencias

•Información susceptible de cambio en el tiempo o que muestra un patrón

Qué es un documento externo ?Qué es un documento externo ?


Son lo emitidos internamente por el Director General o quien el delegue y que afectan el desarrollo de las actividades de la entidad y/o que son la base / soporte para documentar los procesos internos

• Resoluciones

•Circulares

•Directivas

•Orden de servicio

•Agenda semanal

• Actas junta coordinación

Qué es un documento interno?Qué es un documento interno?


Contenido Contenido • Tipo de Documentos a ControlarTipo de Documentos a Controlar

• Responsables de RecibirlosResponsables de Recibirlos

• Responsables de Verificar Impacto InternoResponsables de Verificar Impacto Interno

• Acciones a Seguir para Incluirlos en Procedimientos InternosAcciones a Seguir para Incluirlos en Procedimientos Internos

• Responsables de Entregar o Duplicar InformaciónResponsables de Entregar o Duplicar Información

• Método de IdentificaciónMétodo de Identificación

• Listado Maestro para Documentos ExternosListado Maestro para Documentos Externos

Procedimiento para el Control de Procedimiento para el Control de Documentos Externos e InternosDocumentos Externos e Internos


TallerTaller• Hacer grupos de acuerdo al área de trabajo

• El instructor distribuye la plantilla en la que se elaborara un procedimiento relacionado con su área

• Documentar el procedimiento para realizar un evento

• Minima de 10 actividades con su responsable, control, tiempo.

• Debe tener en cuenta los parámetros dados en la metodología y el ciclo PHVA.

• El procedimiento debe describirse en un tiempo de 20 minutos, y exponerse en un tiempo de 5 minutos


GRACIASGRACIAS

fondo rotatorio de la policÍa numeral 4. sistema de gestiÓn de la calidad 4.1. requisitos...

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