JOSE ANGEL GARCIA.

DANIEL VILLARREAL.

Un Sistema es una serie de elementos articulados que forman un conjunto integrado. Cuando algunos de esos elementos se modifica, modifica el conjunto en su totalidad.

Cuando la información está ordenada y articulada, constituye un "Sistema de Información".

Un "Sistema de Información" es un conjunto articulado, integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos, que relevan y procesan datos, transformándolos en información, para ser utilizada por los distintos sectores y personas de la organización, para una mejor toma de decisiones y desarrollo de acciones.

El objetivo del Sistema de Información es proporcionar información para la toma de decisiones y con esto lograr que las metas y objetivos de la organización sean logrados de manera eficiente.

equipos de computación: constituyen lo que se llama hardware, que incluye a todos los componentes electrónicos y electromecánicos de la computadora;

programas del sistema: son lo que se denomina software, que consiste en una serie de órdenes, con el objeto de realizar determinadas tareas. La computadora sería un aparato inútil si no se le instalaran sofware;

los procedimientos: son los distintos pasos a seguir para elaborar la información que necesitamos;

base de datos: es un conjunto de datos almacenados en registros que se interrelacionan.

procesar datos: lo primero que tenemos que hacer es recolectarlos, también hay que seleccionarlos, ya que no todos los datos son útiles. Por ejemplo: los datos sobre la cantidad de lluvia caída durante el verano, es irrelevante para la mayoría de las organizaciones, sin embargo para las organizaciones ganaderas o agropecuarias es un dato importante, útil y procesable;

crear y mantener archivos: es la tarea de ordenar los datos recolectados y procesados para que puedan ser identificados por los usuarios. Por ejemplo: todos los gastos de oficina del mes serán agrupados ordenadamente para que puedan ser acumulados con los de otros meses e identificados con el nombre "gastos de oficina" , de manera que esta información pueda ser recuperada cuando el usuario la requiera;

producir información: es el producto final del proceso de transformar los datos en información.

Toda organización requiere para su desarrollo una administración.

¿Qué es la administración?Es el conjunto de conocimientos que se utilizan para la conducción y gestión de las organizaciones, de modo que éstas puedan alcanzar las metas que se propusieron. Conducir una organización es una tarea compleja que requiere una serie de conocimientos de distinto tipo que constituye lo que se llama "conocimientos administrativos".Administrar una organización es disponer adecuadamente los recursos de la misma, armonizando los intereses de los distintos sectores que la integran.Esta gestión implica también un sistema, que se llama Sistema administrativo.El Sistema administrativo es un conjunto articulado de disposiciones, procedimientos, recursos y personas tendiente a que la organización alcance los fines con eficacia.El Sistema de información es uno de los componentes del Sistema administrativo.

El Procedimiento Administrativo está formado por 6 elementos claramente identificables, tal y como se muestran en la siguiente figura (las puntas de flechas son importantes porque muestran el sentido del flujo de información):

Base de Datos: es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones.

Transacciones: corresponde a todos los elementos que permiten al usuario consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información.

Informes: corresponden a todos los elementos mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico.

Procesos: corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahí que aparezca en línea de puntos).

Usuario: identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema.

Procedimientos Administrativos: corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema.

A una persona individual.:

La información requiere ser utilizada en forma inteligente, con responsabilidad y ética, tanto por quien la trasmite como por quién la recibe.