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FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 17/02/2020 CÓDIGO: GA VERSION: 3 1
PROCESOSUBPROCESO
(Caracterización)ACTIVIDAD
(Procedimiento)
ARBOL DE PROCESOS DE
(GESTIÓN ADMINISTRATIVA)
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 17/02/2020 CÓDIGO: GA VERSIÓN: 3 2
CONTROL DE AGENCIAS
GESTIÓN DE COMPRAS
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
REEVALUACIÓN
DE PROVEEDORES
EVALUACIÓN
DE PROVEEDORES
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PROCESOSUBPROCESO
(Caracterización)ACTIVIDAD
(Procedimiento)
ARBOL DE PROCESOS DE
(GESTIÓN ADMINISTRATIVA)
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 17/02/2020 CÓDIGO: GA VERSIÓN: 3 3
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN
DE VEHÍCULOS
DESVINCULACIÓN DEL VEHÍCULO
TRASPASO DEL VEHÍCULO
SIN CAMBIO DE EMPRESA
VINCULACIÓN DEL VEHÍCULO
CONTROL Y ACTUALIZACION DE
DOCUMENTOS DE VEHICULOS
TRAMITE DE RENOVACION DE
TARJTAS DE OPERACION
SOPORTE TÉCNICO DE SISTEMAS
ASISTENCIA TÉCNICA A AGENCIAS
MANTENIMIENTO PREVENTIVO E
INVENTARIO TECNOLÓGICO
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
PROCESOSUBPROCESO
(Caracterización)ACTIVIDAD
(Procedimiento)
ARBOL DE PROCESOS DE
(GESTIÓN ADMINISTRATIVA)
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 17/02/2020 CÓDIGO: GA VERSIÓN: 3 4
ADMINISTRACIÓN DE APLICATIVOS
Y BASES DE DATOS
ADMINISTRACIÓN DE
APLICATIVOS
ATENCIÓN A SOLICITUDES
DE APLICATIVOS
ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS
DE REDES Y COMUNICACIONES
ADMINISTRACIÓN DE
BASES DE DATOS
ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO
DE PAGINA WEB
ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS
DE RED (INTERNET)
ADMINISTRACIÓN DE CLAVES
DE ACCESO A APLICATIVOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CARACTERIZACIÓN DE
(GESTIÓN ADMINISTRATIVA)
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 17/02/2020 CÓDIGO: GA VERSIÓN: 3 5
RESPONSABLE SUBGERENTE ADMINISTRATIVO
ALCANCE
Inicia con la adquisición y/o contratación de bienes y servicios su administración y control de los
mismos para garantizar el adecuado desarrollo de las actividades administrativas y
operativas de la empresa y la prestación del servicio; Vinculación, administración y
desvinculación de vehículos para la prestación del servicio,
OBJETIVO
Suministrar de manera oportuna y adecuada bienes y servicios; gestionar y administrar la
infraestructura física, vehículos, , proporcionando los recursos necesarios para el desarrollo
institucional, asegurar la disponibilidad, actualización tecnológica, innovación y operación de los
recursos y servicios tecnológicos.
INDICADOR Ver Tablero de Indicadores
REQUISITOS DOCUMENTOS
• Leyes, Reglamentos, Normas: Ver Matriz de Requisitos legales
• Normas Iso 9001: numerales 5.3, 7.1, 7.1.3, 7.1.5, 8.1, 8.4,
8.4.1, 8.4.2, 8.4.3, 8.7, 9.1, 9.1.3, 10.2, 10.3
• Caracterización de subprocesos
RECURSOS CRÍTICOS HERRAMIENTAS
Recursos Humanos
Recursos Tecnológicos
Recursos Financieros
Recursos de Infraestructura
Parque automotor actualizado
Base de datos de proveedores
CARACTERIZACIÓN DE
(GESTIÓN ADMINISTRATIVA)
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 17/02/2020 CÓDIGO: GA VERSIÓN: 3 6
PROVEEDOR ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS CLIENTE
• Responsables de
procesos y
subprocesos
• Requerimientos de
bienes y servicios
• Necesidades de
proyectos y ejecución de
actividades de gestión
• GESTIÓN DE COMPRAS: Proveer
de bienes, muebles y/o equipos a la
empresa, para ser utilizados en el
desarrollo de las actividades y
funciones propias de la misma,
garantizar el control de las
actividades contratadas con
personas o entidades externas que
inciden en mayor o menor grado en
la prestación de los servicios que
ofrece la empresa.
• Base de datos de
proveedores
• Insumos y requerimientos
comprados
• Subcontratistas
seleccionados y
contratados
• Todos los procesos
• Proc. Planeación
estratégica y
seguimiento de la
gestión
• Apertura de licitación de
agencias
CONTROL DE AGENCIAS:
Asegurar el control del proceso de
venta; contratados a través del
agenciamiento comercial de las
oficinas de promoción y venta
• Agentes comerciales
seleccionados y controladas
• Proceso prestación
del servicio
• Proceso promoción y
venta del servicio
• Proc. Planeación
estratégica y
seguimiento de la
gestión
• Proceso planeación del
servicio
• Solicitud de vinculación
de vehículo y/o afiliado
VINCULACIÓN Y
DESVINCULACIÓN DE
VEHÍCULOS: Garantizar para la
vinculación, desvinculación, traspasos
y administración de todos los
vehículos afiliados a Flota Sugamuxi
S.A.
• Archivo parque automotor
actualizado
• Novedades de parque
automotor de la empresa
• Proceso planeación
del servicio
CARACTERIZACIÓN DE
(GESTIÓN ADMINISTRATIVA)
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 17/02/2020 CÓDIGO: GA VERSIÓN: 3 7
PROVEEDOR ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS CLIENTE
• Responsables de
procesos
• Responsable de la
dirección
• Solicitud o requerimiento
de los empleados
administrativos o
agentes comerciales
• Cronograma de
mantenimiento
SOPORTE TÉCNICO DE TICS:
Asegurar que los bienes informáticos
de Flota Sugamuxi S.A operen de
manera óptima, en el apoyo de
actividades administrativas y
operativas, mediante la rehabilitación
y soporte en el menor tiempo posible
de los bienes en mal estado.
• Equipos actualizados
• Organismos Externos
• Todos los procesos
de la empresa
• Entes externos de
control
• Responsables de
procesos y
subprocesos
• Gestión de Talento
Humano
• Solicitud de
requerimiento de
actualización
• Solicitud clave de
acceso a aplicativos
• ADMINISTRACIÓN DE
APLICATIVOS Y BASES DE
DATOS:
Asegurar que los aplicativos y bases
de datos de Flota Sugamuxi S.A
operen de manera óptima, en el
apoyo de actividades
administrativas y operativas,
garantizando su operatividad.
• Software Actualizado
• Permisos de acceso
definidos
• Todos los empleaos
de la organización
• Entes externos de
control
• Responsables de
procesos y
subprocesos
• Solicitud de revision
ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS
DE REDES Y COMUNICACIONES:
Realizar la administración,
adecuación, instalación, aplicación, y
actualización de las redes de
información para agilizar los procesos
administrativos y operativos, para
garantizar que el tráfico de
información y fluidez a los equipos de
Flota Sugamuxi.
• Red en funcionamiento
• IP en servicio
• Todos los empleados
en especial los
conductores de la
empresa
CARACTERIZACIÓN DE
(GESTIÓN ADMINISTRATIVA)
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 17/02/2020 CÓDIGO: GA VERSIÓN: 3 8
REVISADO POR: Ing. Fabián Rodriguez APROBADO POR: Ing. Oscar Javier Cuadros Quiroz
CARGO: Coordinador de Calidad CARGO: Gerente General
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
18/03/2015 2Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del sistema de
gestión.
18/06/2018 3 Se agregan numerales ISO 9001:2015
09/07/2019 3 Revisión y actualización de los documentos controlados.
17/02/2020 3 Se realiza revisión y actualización del documento.