factura electrónica
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FACTURA ELECTRÓNICA
1. ¿Qué es la Factura Electrónica?
2. Requisitos de la Factura Electrónica
3. Ventajas de la Factura Electrónica
4. Obligaciones legales para expedidor y destinatario
5. Creación de una Factura Electrónica
6. Integración de la Factura Electrónica
7. Herramientas útiles: gestión, visualización y validación
¿QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA?“Equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la
transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y
telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. “
Condicionantes• Formato: Se necesita un formato electrónico de
factura de mayor o menor complejidad
• Transmisión: Es necesario una transmisión telemática
• Integridad y autenticidad: El formato y la transmisión deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida
REQUISITOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
• Núm. Factura
• Fecha expedición
• Razón Social emisor y receptor
• NIF emisor y “receptor”
• Domicilio emisor y receptor
• Descripción de operaciones (base imponible)
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición) En base al artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido
de una factura
VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
• Ahorro de costes: – supresión del papel– abaratamiento de los medios de comunicación electrónicos– eliminación de los gastos de franqueo
• Mejora de la eficiencia: la liberación de tareas administrativas, permite destinar los recursos humanos a aspectos productivos en las compañías.
• Integración con ERPs (programas de gestión) existentes• Optimización de la tesorería: la automatización permite
cuadrar los apuntes contables y comparar documentos (albarán / factura), minimizando a la vez el margen de error humano.
• Reducción de tiempos de gestión: la inmediatez del envío y recepción de facturas por medios telemáticos convierte este trámite en un elemento que deja de tener sentido. Además, permite solucionar las discrepancias en muy poco tiempo.
OBLIGACIONES LEGALES - I
El expedidor de la Factura Electrónica tiene las siguientes obligaciones:
• Tener el consentimiento previo del receptor.• Creación de la factura mediante aplicación informática con los
datos requeridos• Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas,
mediante el uso de la Firma electrónica reconocida• Remisión telemática• Almacenar copia o matriz de las facturas. • Contabilización y anotación en registros de IVA • Conservación durante el período de prescripción • Garantía de accesibilidad completa: visualización, búsqueda
selectiva, copia o descarga en línea e impresión • Posibilidad de subcontratación a un tercero
OBLIGACIONES LEGALES - II
El receptor de la Factura Electrónica está obligado a:
1. Recepción de la factura por medio electrónico – Verificación de los contenidos mínimos exigibles – Verificación segura de la firma electrónica
2. Contabilización y anotación en registros de IVA
3. Conservación durante el período de prescripción
4. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa
5. Posibilidad Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad
CREACIÓN DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA
1. Mediante firma electrónica de documentos ofimáticos:– MS Excel– MS Word– Adobe PDF, etc
2. Mediante programas de gestión ERP instalados en nuestro equipo:– Factura Plus– Eurowin, etc
3. Mediante plataformas de terceros SaaS– www.eurobits.es– www.isigma.es
FUENTES DE INFORMACIÓN
• http://www.facturae.es• Manual Plan Avanza – Factura Electrónica:
https://www.coloriuris.net/contratos/5a7677550d42b4b618cedadcdfeaeb53