Asignatura: Fundamentos de administración

Unidad: 2 3. Las áreas funcionales en una organización

Evidencia Definir las áreas funcionales de una empresa

A lo largo de esta asignatura conociste el fundamento administrativo en una organización. En la unidad 1, creaste tu propia empresa, posteriormente le diste base y estructura. Ahora, con base en la información de las actividades mencionadas, es tiempo de definir las áreas funcionales de tu empresa.

Por cada área funcional que exista en la empresa que creaste, menciona:

1. El nombre de los puestos y el número de empleados de cada una.

2. La descripción de las principales funciones por área.

FUNCIONES

DIRECCIÓNPlanear, organizar, establecer, dirigir y evaluar las actividades de la empresa, de acuerdo con los objetivos, leyes, normas, reglamentos y manuales establecidos. Además de realizar, ante los

organismos o autoridades correspondientes, las gestiones convenientes a la Agencia y evaluar permanentemente los distintos departamentos.

GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Es el responsable máximo de las áreas de finanzas, administración y contabilidad de la empresa.Supervisa normalmente las funciones de contabilidad, control presupuestario, tesorería, análisis financiero, las auditorías y, en muchos casos, los sistemas de proceso de datos.Se responsabiliza, directamente o a través de su personal, de la veracidad de las cuentas de la empresa en sus partidas de activo, pasivo y resultados.Elabora, directa o indirectamente, la documentación contable requerida por los organismos oficiales y prepara los datos para la liquidación de los impuestos.Es el encargado de la elaboración de presupuestos que muestren la situación económica y financiera de la empresa, así como los resultados y beneficios a alcanzarse. Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales, formas de pago y créditos.Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de proyectos Manejo del inventarioEncargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos, nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.

GERENTE DE VENTAS

Preparar planes y presupuestos de ventas, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo y los objetivos son a plazos más cortos.Calcular la demanda y pronosticar las ventas.Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas y a estructurar el departamento.Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. (Rec. Humanos, reclute y selecciona previamente, después le presenta al gerente) solo los mejores candidatos serán incorporados a la empresa.Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estándares de desempeño. Compensar, motivar y guiar las fuerzas de venta. Conducir el análisis de costo de ventas. Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. Monitorear el departamento, velar porque todo el procedimiento de ventas, se esté llevando cabo de la forma idónea.

GERENTE DE MERCADOTECNIA

Seguimiento de la evolución del mercado, producto, precio y competencia para sacar conclusiones y optimizar el desarrollo de negocio;Crear todas las herramientas de marketing que faciliten el incremento de ventas y la rentabilidad;Identificar nuevas oportunidades de negocio y desarrollar estrategias de atracción de nuevos clientes;Coordinar campañas de publicidad y promoción;Diseñar y lanzar propuestas para maximizar los objetivos fijados;Comprender la estructura económica del sector industrialIdentificar los segmentos existentes en el mercadoIdentificar la estrategia de marketing que mejor se adapta a la compañíaIdentificar el mercado objetivo

Realizar investigación de mercado para desarrollar perfiles (demográfico, psicográfico y comportamental) del conjunto de tus clientesComprender a tus competidores y sus productosDesarrollar nuevos productosEstablecer mecanismos de control del entorno para detectar amenazas y oportunidadesComprender las fortalezas y debilidades de tu compañíaAuditar la experiencia de los clientes acerca del conjunto de la marcaDesarrollar estrategias de marketing para cada uno de los productos utilizando las variables del marketing mix: producto, precio, distribución y publicidadCrear una ventaja competitiva duraderaComprender dónde deben estar en el futuro las marcas de la compañía y redactar planes de marketing de forma regular para ayudar a conseguirloEstablecer sistemas de retroalimentación (sistemas de información para la dirección) para ayudar a determinar los cambios necesarios para optimizar los procesos de mercadeo y generación de productos medios y terminales.

GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

Elaborar e implantar la política de personal, para conseguir que el equipo humano de la organización sea el adecuado, motivado y comprometido con los objetivos establecidos, profesionalizado y contribuir individualmente y como en equipo a los resultados generales.Diseñar las políticas a seguir en el reclutamiento, selección, formación, desarrollo, promoción y desvinculación, del personal.Determinar una política de retribuciones que sea coherente, equiparativa, competitiva y que motive al personal.Colaborar en la definición de la cultura empresarial, controlando las comunicaciones a nivel interno y facilitando la creación de valores apropiados en cada momento.Coordinar las relaciones laborales en representación de la empresa.Supervisar la administración de personal.Administración de sueldos, prestaciones y beneficios.Procurar que en la empresa exista una comunicación clara, adecuada y eficaz.Controlar y evaluar constantemente el desempeño de los trabajadores, así como su compenetración con el puesto y con la empresa.

SECRETARIAS EJECTUVIVAS 4 una por cada gerenciaComunicación constante con las diversas gerencias y departamentos de su competencia.Responsable del recepcionar, registrar y distribuir la correspondencia de gerencia.Emisión de correspondencia bajo numeración correlativa y codificada, de acuerdo al departamento que le ordene, y su remisión inmediata.Mantenimiento de archivos de contratos suscritos por la empresa con terceros.Atención diaria de las agendas de la Gerencia.Atención a las entrevistas personales.Recepción de mensajes telefónicos de gerencia.Control del fondo fijo (Caja chica), de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para tal función.Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa.Mantener actualizados archivos físicos y en base de datos, sobre las facturas generadas y facturas anuladas, clasificándolas ordenadamente por tipo de transacción y número correlativo.Elaborar y presentar periódicamente y a solicitud de las instancias superiores, los reportes adecuados sobre las facturas generadas y en qué estado se encuentran.Elaboración de documentos para licitaciones.

JEFES DE DEPARTAMENTO, CUENTAS Y ARTEDesarrollar sus áreas conforme a los objetivos de la misma, al plan, programas y estrategias, así como a las leyes, normas, reglamentos y disposiciones vigentes. Colaborar con la gerencia en la observancia de las disposiciones que se dicten para cumplir con las tareas del personal para el buen funcionamiento de la empresa.Planear técnicamente sus estrategias de acuerdo al área a que pertenezca, propiciando la iniciativa de su personal para que, junto a la adquisición de conocimientos, desarrollen sus capacidades, hábitos y aptitudes. Integrar los registros e informes necesarios para informar acerca del desarrollo y de la conducta del personal a la gerencia.

CONTABILIDAD (Contador y un Auxiliar Contable)Elaborar la información financiera que refleja el resultado de la gestión.

Examinar y evaluar los resultados de la gestión, con la finalidad de expresar una opinión objetiva sobre los estados financieros y la gestión que los generó apegados a una ética del ejercicio profesional. Diseñar sistemas de información (contable y gerencial) mejorándolos y documentándolos. Analizar los resultados económicos, detectando áreas críticas y señalando cursos de acción que permitan lograr mejoras. Llevar a cabo estudios de los problemas económicos y financieros que aquejen las empresas y las instituciones. Asesorar a la gerencia en planes económicos y financieros, tales como presupuestos. Asesorar en aspectos fiscales y de financiamientos sanos a la gerencia. Crear un banco de información básica que haga posible darle seguimiento económico actualizado a las instituciones, sus planes y cumplimiento de metas.

DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA 2 personasSerá el responsable de liquidar las cuentas por cobrar de los clientes, es decir de recuperar el importe total de las ventas al crédito que la Empresa realiza. Una persona efectuara funciones como: * Cobrador de campo* Cobrador telefónico* Encargado de archivo, administrando facturas y expedientesAdemás del área de Créditos y cobros, donde se planificara las tareas de cobro y autorización de nuevos créditos, así como de tratar los casos críticos de cobro

DEPARTAMENTO DE DISEÑO GRAFICO 3 personasElaborar los artes finales (dibujo y armado).Retocar fotografías, letras y corregir textos.Mantener los estándares de calidad de la producción final.Efectuar los ajustes indicados por el Jefe de Arte.Sugerir técnicas para mejorar la calidad de los artes finales.Realizar artes de calidad, según lo solicitado por el cliente.

DEPARTAMENTO DE MULTIMEDIA Y PROGRAMACION WEB 2 personasGenerar y actualizar los códigos para el funcionamiento de las aplicaciones multimedia tales como páginas web, bases de datos, etc. Planificación, diseño e implementación de un sitio web. La unión de un buen diseño con una jerarquía bien elaborada de contenidos, aumenta la eficiencia de la web como canal de comunicación e intercambio de datos y asignarle una presentación para diferentes dispositivos de salida.

Diseño visual de la información que se desea editar. En esta etapa se trabaja distribuyendo el texto, los gráficos, los vínculos a otros documentos y otros objetos multimedia que se consideren pertinentes, El posicionamiento en buscadores o SEO.

CORRECION DE ESTILO 1 personaCorrige, en los impresos o en las publicaciones digitales, el estilo gramatical y sintáctico de éstas, la ortografía y a la correcta digitación de los textos, la correcta construcción de las frases, de tal suerte que el sentido global del texto sea coherente y agradable para el lector.

DEPARTAMENTO DE CUENTAS 3 ejecutivos

Responsable de estudiar el mercado y las necesidades de sus clientes para desarrollar estrategias efectivas. ofrece servicio de publicidad y mercadeo a las cuentas asignadas. "El ejecutivo de cuentas debe producir una atmosfera agradable, honesta y beneficiosa dentro del personal del servicio de la cuenta, de forma que proporcione efectos saludables a la agencia, al cliente, al director de la cuenta y a él mismo".DEBERES DEL PUESTO:Dar seguimiento a los trabajos solicitados por el cliente.Desarrollar estrategias que sirvan de guía a todos los departamentos.Presentar al cliente las recomendaciones de la agencia de publicidad.Describir detalladamente los costos y planes; además de conocer los planes a corto y largo plazo del cliente.Conocer el negocio de la cuenta que tiene a su cargo.Enviar y dar seguimiento de estimados de producción y medios.Controlar el tiempo y evaluar el trabajo.Enviar y realizar "status reports" al cliente.Asistir a reuniones solicitadas por el cliente o la agencia y redactar luego de estas los reportes.Mantener al cliente informado sobre suplementos, especiales y actividades propias para su producto o servicio.Enviar control de presupuesto al cliente y al departamento de contabilidad.Enviar al cliente estados de cuenta y dar seguimiento al pago de facturas.Durante todo el año confirmar con contabilidad el presupuesto real.Hacer presentaciones anuales, contemplando un análisis se situación del mercado, disciplina publicitaria y toda las recomendaciones de la agencia que ayuden a lograr el objetivo publicitario.

AREA DE SOPORTE TECNICO 1 personaGestionar el manejo de usuarios, plataforma virtual y mensajería instantánea.Administrar la red telefónica institucional.Ejecutar políticas en el servicio de Internet tanto inalámbrico como de red de datos.Apoyar a usuarios en operaciones de implementación o adecuación de servicios informáticos.Detección y eliminación de virus y/o programas espías.Instalación y mantenimiento de software propio o programas comerciales.Instalación y configuración de componentes internos o externos.Recuperación de datos eliminados o destruidos.Elaboración de manuales y guías de funcionamiento.Realización y control de copias de seguridad de la información sensible de la empresa.Inventario y control de Hardware y software.Control de la red.Desarrollo de políticas de uso de Equipos informáticos.Formación de los usuarios.Desarrollo de planes de mantenimiento.Establecer criterios de seguridad.

AREA DE MENSAJERIA 2 personascomo tarea principal entregar y recoger documentos y paquetes en lugares diversos. verificar que la documentación esté completa, que cumpla con los requisitos de identificación necesarios tanto del destinatario como del remitente, así como que haya sido envuelta o empaquetada convenientemente, realizar cobranza, correo directo, pago de servicios, firma de contratos, almacenamiento.Y demás funciones que le sean asignadas

RECEPCION 1 personaEncargada de establecer la comunicación entre los usuarios y los empleados, recibir y entregar la correspondencia que pueda llegar, contestar e-mails, faxes, llamadas registrarlas y distribuirlas (transferirlas) a quien corresponda.Establecer una comunicación eficaz y eficiente  todos los que interactúa, realizar una atención de excelente nivel con el fin de intentar solucionar un problema en primera instancia, evitando en lo posible que el problema avance o llegue al resto del personal, siempre de buen humor y excelente presentación.Realizar el seguimiento de funciones tales como: respuestas, puestas en espera, envío de mensajes, recepción de información, seguimiento y captura de estos, además de la atención a clientes y proveedores si es el caso.La recepcionista debe siempre estar al día de todos los problemas generales que pudieran ocurrir con el fin de proporcionar una buena información y atención al cliente o proveedor.

INTENDENTES 2 personasProporcionar los servicios de intendencia, aseo, mantenimiento, vigilancia, mensajería, custodia, correspondencia y demás comisiones que le sean asignadas por la Dirección General.

La descripción de las principales funciones por área.

En la parte administrativa se emplearía a 1 director general, 4 gerentes, 2 jefes de departamento, 4 secretarias 1 contador, 1 auxiliar contable, 2 personas en crédito y cobranza, 3 diseñadores, 2 programadores multimedia y web, 1 corrector de estilo, 3 ejecutivos de cuenta,1 asistente de soporte técnico, 2 mensajeros, 1 recepcionista, 2 personas para intendencia y 2 vigilantes. Por lo que el total del personal que se desea emplear es de 32 personas.

ES LA CORRECION, ESTA MAS ESTRUCTURADA QUE LA ORIGINAL