EL OFICIO

CONCEPTO• Documento protocolar que vincula a los

órganos administrativos de más alta jerarquía.

• Trata asuntos públicos entre autoridades de instituciones estatales, particulares o sociales

• El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial,protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependenciaspúblicas o privadas.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

Facultad para firmar

• Los de circulación externa: son firmados únicamente por el máximo representante legal de una institución.

• Los de circulación interna: son redactados en las unidades interesadas y firmadas por sus respectivos jefes.

UTILIDAD Y FINES DEL OFICIO

UTILIDAD Y FINES • Tiene la función de relacionar a los órganos

administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.

UTILIDAD Y FINES • El oficio se usa para comunicar disposiciones,

consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, decolaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

TIPOS DE OFICIO Oficio Simple o Directo • Este tipo de documento se utiliza cuando el

texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

TIPOS DE OFICIO Oficio Múltiple • Es un documento que se usa cuando un

mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación

TIPOS DE OFICIO Oficio Múltiple • El texto de este tipo de documento está

basado en emitir órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

• El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

TIPOS DE OFICIO Oficio Múltiple La estructura del oficio múltiple, básicamente,

es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que:

1. El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.

2.En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio.

TRANSCRIPCION• La palabra transcripción ya nos indica la finalidad

de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio.

• El trato de relación que se cumple por medio de este documentos de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera.

EL OFICIO Y LA CARTA CUMPLEN FUNCIONES SIMILARES

• El oficio, en las entidades del sector público, es el documento que establece relación formal con instituciones y personas naturales que no trabajan en ellas. De igual manera, la carta cumple esta función en las entidades del sector privado.

• MENBRETE: Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

• NOMBRE DEL AÑO: Nombre que se le da al año actual.• LUGAR Y FECHA: Es donde se escribe el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año.• NUMERACIÓN: En esta parte se escribe tres datos como el memorándum.• DESTINATARIO: Aquí se escribe el nombre completo, el cargo y el lugar a quien se dirige.• ASUNTO: Se indica con claridad el mensaje del texto que se aplica en el cuerpo.• REFERENCIA: Esta palabra también se escribe con mayúsculas y de bajo del asunto.• CUERPO O TEXTO: En esta parte del documento se da a conocer se da a conocer el

mensaje de la comunicación en forma clara y precisa y muy breve.• DESPEDIDA: Es donde debemos mostrar amabilidad y cortesía.• FIRMA Y POSFIRMA: Se coloca el nombre y el apellido de la persona que firma el

documento y su cargo ala vez y el sello.• INICIALES: Se escribe con letras mayúsculas y minúsculas las de las de la persona.• ANEXO: Es una pagina que constituye a un tipo de información relacionada con

artículos. • DISTRIBUCIÓN: Se usa generalmente en los oficios múltiples aquí se menciona el

nombre de la persona y a quienes va dirigido.

Partes de un oficio

"Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"

Huaraz, 31 de Octubre de 2014.

OFICIO MÚLTIPLE Nº 030/CONACI/11.

Señor:..................................................................................Gerente General de .....................................................Presente.-

ASUNTO: OCTAVO CAMPEONATO NACIONAL DE FÚTBOL "INTER-COMUNIDADES INDUSTRIALES". Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para comunicarle que la Confederación Nacional de Comunidades Interindustriales (CONACI) ha organizado el octavo campeonato nacional de fútbol "Intercomunidades Industriales", en colaboración con el Instituto Peruano de Deporte. Dicho certamen lo declarará inaugurado el Sr. Ministro de Educación, el día sábado 05 de noviembre a las 3 p.m, en el Estadio Nacional. Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de conocimiento público esta competencia, cuya fondos serán invertidos en la remodelación de nuestro campo deportivo. Atentamente,

........................................... Daniel Altamirano Torres PRESIDENTE

Anexo:Un programa completo (10 hojas).05 entradas (invitación de honor).Distribución:Diarios : 10Radios : 15Revistas : 07

DAT/zpz.