Los avances en las tecnologías de la información han sido un elemento

importante para el progreso de la humanidad y por ende en el desarrollo de

los negocios. Jamás en la historia contemporánea de la organización, se

han producido cambios tan numerosos y tan importantes. La mayoría de

estos cambios han obedecido a importantes innovaciones tecnológicas.

De esta manera la era digital o electrónica de la información se empieza a

gestar en la década de los cincuenta. A partir de ello las nuevas

tecnologías son aplicadas en los distintos ámbitos del quehacer cotidiano

del ser humano; dichas tecnologías han revolucionado a la sociedad de

una manera sorprendente.

La tecnología ha cambiado la vida y forma de vivir de los seres humanos. Se

puede decir que los conocimientos e ideas han sido plasmados en

instrumentos tan elementales, que el hombre ha ideado y diseñado para su

propia utilidad y aprovechamiento.

¿QUÉ ES EL SISTEMA ADMINISTRATIVO

EMPRESARIAL (SAE)?

1

Es un software que controla elciclo de todas las operaciones decompra-venta de la empresa enforma segura y confiable.

2

Para Windows es un sistema decómputo que permite lograr unaóptima automatización delproceso administrativo,facilitando la realización de lasprincipales operaciones de laempresa.

3

A través de diferentes procesos lainformación se actualiza “enlínea”, es decir, la información delos catálogos se mantiene “al día”en todo momento, evitándose laduplicidad en la captura deinformación

Mejor control sobre su negocio ,reducción de costos y de tiempo y el margen de error

será mínimo.

Optimizan sus recursos humanos y

tecnológicos

ASPEL SAE

LAS ORGANIZACIONES QUE

INTEGREN:

Con Aspel-SAE se controla la información y los

documentos de:

CLIENTES Y CUENTAS POR COBRAR

FACTURAS

VENDEDORES

INVENTARIOS

PROVEEDORES

CONTROL DE IVA

Clientes y Cuentas por Cobrar

FECHA DE ULTIMA VENTA, VENDEDOR ASIGNADO, DIAS DE REVISION, PAGOS DE DOCUMENTOS, DIAS DE CREDITO, SUSPENSION DE CLIENTES.

CONTROL DE ANTICIPOS, CALCULO DE INTERESES MORATORIOS Y DIVISON DE CARGOS, REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE CLIENTES Y PROSPECTOS

ELABORACION, SEGUIMIENTO Y REPORTES DE RESULTADOS DE CAMPAÑAS DE VENTAS Y TELEMARKETING, ESTADO DE ATENCION A LOS CLIENTES, DESEMPEÑO DE LOS AJECUTIVOS DE VENTA.

CLIENTES Y CUENTAS POR COBRAR.-

Aquí podremos cambiar algunos parámetros de los conceptos que se

manejan las Cuentas por pagar.

COTIZACIONES,PEDIDOS,REMISIONES,FACTURAS Y DEVOLUCIONES

MODIFICACION DE PEDIDOS Y COTIZACIONES

RESTRICCION POR USUARIO DEL CAMBIO DE PRECIO AL MOMENTO DE FACTURAR.

HASTA 5 FOLIOS DIFERENTES PARA CADA TIPO DE DOCUMENTO

CONTROL DEL IVA POR FLUJO DE EFECTIVO DE ACUERDO A LA LEY CORRESPONDIENTE

FACIL BUSQUEDA DE CLIENTES Y PRODUCTOS POR DIFERENTES CRITERIOS .

IMPRESIÓN DE CURP Y RFC EN LAS FACTURAS DEL CLIENTE

CALCULO DE COMISIONES A VENDEDORES

FACTURAS

FACTURAS.-

Los parámetros de las facturas se pueden cambiar o configurar en la

siguiente ventana que a continuación esta ventana es de suma importancia

manejarla adecuadamente ya que aquí se configura el folio del SAT para la

factura electrónica, además de manejar configuraciones para documentos

como Pedidos, Remisiones etc...

Por ejemplo cuando un usuario elabora una factura en el áreade ventas el sistema afecta automáticamente el saldo del cliente yesto lo comprueba en el área de cobranza, el sistema toma lainformación para el cálculo de la comisión del vendedor y sedetecta inmediatamente la salida del producto en movimientosde inventario y se puede disponer de esta información en elmomento que se necesite, para tener una mejor administracióngerencial.

1

• DEFINICION DE GRUPOS DE PRODUCTOS PARA EL MANEJO DE TALLAS Y COLORES

• MANEJO DE PRODUCTOS, SERVICIOS Y KITS.

2

• DOS CLAVES E IDENTIFICACION POR CADA PRODUCTO.

• CONTROL DE PRODUCTOS QUE MANEJAN LOTES,PEDIMENTOS Y NUMERO DE SERIE.

3

• CONTROL DE HASTA 5 LISTAS DE PRECIOS Y CAMBIOS AUTOMATICOS POR PORCENTAJE O MONTO.

• DIFERENTES TIPOS DE COSTEO UEPS, PEPS, PROMEDIO E IDENTIFICADO.

4

• NUEVO MANEJO DE NUEMRO DE SERIE;IMPRESIÓN DESDE FACTURAS, COMPRAS E INVENTARIOS SE INCREMENTA LA CANTIDAD DE NUMEROS QUE SE PUEDEN OPERAR Y SE PRESENTA INFORMACION DE CONSULTA QUE FACILITA SU SEGUIMIENTO.

5

• MANEJO DE MULTI-ALMACENES (TRASPASO AUTOMÁTICO)

• PROCESO DE INVENTARIO FÍSICO CON AJUSTES AUTOMÁTICOS.

6

• ASIGNACION Y CONTROL DE HASTA 4 IMPUESTOS POR PRODUCTO

• CONTROL DE OPERACIONES DE COMPRA VENTA DE PRODUCTOS CON DIFERENTES UNIDADES DE ENTRADA Y DE SALIDA

7• DIFERENTES TIPOS DE COSTEO: UEPS, PEPS PROMEDIO E IDENTIFICADO

INVENTARIOS.-

Al igual que los anteriores módulos aquí se pueden configurar

parámetros acerca de los inventarios que se llevan dentro de un

almacén.

DATOS GENERALES Y CONMERCIALES:

• CONTROL DE ANTICIPOS, DIVISION DE CARGOS Y SUSPENSION DE COMPRAS.

• ORDENES DE COMPRA, RECEPCION DE MERCANCIA Y DEVOLUCIONES

• FECHA DE ULTIMA COMPRA, DIAS DE CREDITO.

• HASTA 5 FOLIOS DIFERENTES PARA CADA TIPO DE DOCUMENTO.

• CAPTURA DE GASTOS INDIRECTOS EN LA RECEPCION DE MERCANCIA

• CONTROL DE IVA POR FLUJO DE EFECTIVO; PAGOS DE FACTIRAS EN PARCIALIDADES, REPORTE DE PAGOS DE FACTURA Y DETERMINACION DE IVA DE CADA UNO DE ELLOS.

PROVEEDORES Y CUENTAS POR PAGAR.-

Sección del Sistema donde se le puede cambiar la configuración a este

modulo si es necesario.

COMPRAS.-

De la misma manera que la configuración del modulo de facturación,

compras tiene también la configuración que permite en un momento dado

cambiar los parámetros de este modulo a continuación se muestra la

ventana.

EFICIENTE CONTROL DEL IVA POR FLUJO

DE EFECTIVO

SEGUIMIENTO EXHAUSTIVO A

LAS DIFERENTES DE IVA

CONSULTA, COMPROBANTE

S FISCALES Y REGISTRO CONTABLE

PAGOS DE FACTURAS, COMPRAS EN PARCIALIDADES, IMPRESIÓN DE

COMPROBANTE Y DTERMINACIONN DEL IVA DE CADA UNO DE ELLOS.

CONTROL DEL IVA

DIFRENTES REPORTES CON EL DESGLOSE DE

LOS MONTOS PAGADOS Y LA

TASA DE IVA APLICADA

GENERACION DE LA DECLARACION INFORMATIVA DE OPERACIONES CON

TERCEROS (DIOT) DE ACUERDO AL ART. 32 DE LA LIVA, ASPEL SAE 4.6 GENERA ARCHIVO

MENSUAL REQUERIDA PARA CARGA BATCH

LA FACTURA ELECTRONICA ES UN COMPROBANTE FISCAL DIGITAL QUE UTILIZA LOS ESTANDARES DEFINIDOS

POR EL SAT EN CUANTO A SU FORMA Y CONTENIDO LO QUE GARANTIZA

INTEGRIDAD, AUTENTICIDAD.

REDUCCION EN VOLUEMEN DE

PAPEL, CORREO, FAX,Y OTRO GASTO FIJO.

REDUCCION DE TIEMPOS EN

PROCESOS DE ADMINISTRACION

MEJOR APROVECHAMIENTO DE ESPACIO FISICO.

INSTALACION

Requisitos del Sistema

Para iniciar el uso de este sistema administrativo requiere en su

instalación ciertos requisitos que hay que cubrir para que me deje trabajar

en mi ordenador sin ningún problema a continuación menciono dichos

requisitos:

Requerimiento de equipo

• Procesador Intel Pentium o compatible, de 300 MHz o superior*

• 256 Mb de RAM *

• 220 Mb de espacio libre en disco duro

• Monitor súper VGA (800 X 600) o superior

• Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o superior.

• Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo

que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del

sistema operativo instalado.

• Para una instalación en el servidor es recomendable una configuración

mayor, dependiendo del número de usuarios de empresas a operar en el

mismo servidor.

ASISTENTE DE INSTALACIÓN

El asistente de Instalación nos dará la pauta para empezar a instalar desde

el principio siempre siguiendo las indicaciones mencionadas que muestra

el asistente de instalación como muestra en las imágenes siguientes.

Después de ver la anterior pantalla donde menciona el contrato de licencia

presionamos el botón si y mostrara la siguiente imagen en pantalla.

Información sobre trabajo en red, la siguiente ventana mostrara la

continuación de la instalación paso a paso.

Recuerde donde quedara los archivos de instalación elija correctamente

la ruta como a continuación se muestra.

Por ultimo de este bloque se instalan los archivos comunes DAC.

Seleccionar la carpeta de programas

Estado de Instalación que debe de llegar hasta el 100%

Después seguirá determinar como es el tipo de instalación local o en el

servidor.

Por ultimo terminar la instalación, no seleccionar las cajas de verificación

que muestra esta imagen.

ACTIVACIÓN DEL SISTEMA

Una vez que ha pasado los anteriores pasos ahora es el momento de

activar el sistema al igual son una serie de ventanas que mostrara en el

curso de la activación.

La siguiente ventana es la activación del sistema decidir si activo o no el

sistema en ese momento.

Al empezar la etapa de activación del sistema tenemos que tener a la

mano al numero de serie y el código de activación estos dos vienen en el

certificado de autenticidad junto con el paquete original del programa.

Aquí es donde teclearemos el numero de serie y código de activación.

Después saldrá en pantalla la siguiente ventana una vez que se le

tecleo el numero de serie y código de activación, recuerde marcar la

casilla para no volver a mostrar este mensaje en lo sucesivo.

Entramos a la etapa de configuración de la instalación del sistema, a

continuación se muestra la ventana donde se refiere a que si se han

usado archivos de versiones anteriores del sistema, si requiere

recuperarla tienes que saber donde se encuentran los datos como lo

muestra a continuación.

Si seleccionamos modificar empresa en el punto anterior podemos hacer

cambios en los datos de la empresa.

Oprimiremos el botón de siguiente ya que el de configurar lo veremos en el

tema

configuración de la empresa.

Siguiente ventana es para seleccionar otros parámetros que en un

momento dado se pudieran ocupar en la administración de los inventarios

entre otros.

CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

Traducción

En este menú encontraremos la configuración de los Perfiles de

Usuarios así también los parámetros de la empresa, a continuación

muestro las ventanas que corresponden a la configuración de los

usuarios para niveles de seguridad de la información como algunos

parámetros que necesita el sistema.

Parámetros del Sistema

• El proceso de traducción en la versión 4.0 te permitirá incluir o

trasladar los parámetros definidos en la versión anterior (2x o 3.0), a la

nueva versión.

• Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un

respaldo de los archivos de configuración de la empresa anterior.

GENERALES

ABRIR LA EMPRESA

Aquí se tecla el usuario y la contraseña para accesar al Sistemas SAE

también podemos seleccionar en que empresa trabajaremos si es que

esta dada de alta mas.

Perfiles de UsuarioEste proceso te permite convertir el archivo de perfiles de usuario de

Aspel-SAE generado en las versiones anteriores para hacerlo compatible

con esta nueva versión del sistema.

CONFIGURAR EMPRESA

En la ventana que sigue mostraremos las diversas configuraciones que

tendrá la empresa así como los diferentes módulos, en un momento dado

se pueden definir nuevos parámetros en el manejo del sistema.

Configurar Empresa

PARÁMETROS GENERALES.-

En la siguiente imagen el usuario puede definir otros parámetros diferentes

a como empezó en las herramientas que se ocupan en SAE así como la

configuración de la ruta de acceso a los datos.

CUENTAS CONTABLES.-

Esta sección de configuraciones del sistema en el modulo de cuentas

contables se pueden aplicar las cuentas que se manejan en los diferentes

rubros como lo muestra la siguiente ventana.

APLICACIONES

ASOCIADAS

• Aquí puedes definir las

aplicaciones que se activarán

automáticamente cuando elijas la

opción Calculadora, Editor de

textos (Editor de formatos del

menú Archivos) o solicites una

Hoja de cálculo.

• Estas aplicaciones son

importantes. El contar con una

calculadora te permitirá efectuar

operaciones en cualquier parte del

sistema, esta calculadora es

adicional a la que proporciona el

sistema en los campos de tipo

monto. Uso de la calculadora

dentro de los campos

• El editor de formatos te permite

crear o modificar los formatos que

se utilizan para imprimir los

reportes, y con la hoja de cálculo

puedes establecer un vínculo

dinámico que se actualizará cada

vez que abras un archivo, con

información generada en tu

sistema.

GRAFICAS Y COPIADO ESPECIAL.-

Definir los parámetrospara crear gráficosademás de copiadosespeciales que en sepueden ocupar cuandotrabajemos en SAE coninformación.

CERRAR LA EMPRESA.

Cuando en algún momento queremos dejar de trabajar en el sistemas lo

mas adecuado es cerrar bien la sesión del sistema.