Administración de recursos de datos

La información es un recurso vital de las organizaciones, que

tiene que administrarse como cualquier otro

activo importante de un negocio. En la

actualidad, las empresas no pueden sobrevivir o

tener éxito sin información de calidad

acerca de sus operaciones internas y

de su ambiente externo.

Conceptos fundamentales

de los datos

1. Caracteres

2. Campos

3. Registros

4. Archivos y

5. Bases de datos

Es el elemento más básico de los datos lógicos es el carácter, que consiste en un símbolo único alfabético, numérico o de otro tipo. Uno podría argumentar que el bit o el byte es un elemento de dato más básico, pero recuerde que esos términos se refieren a los elementos de almacenamiento físico, proporcionados por el hardware de cómputo. Desde el punto de vista de un usuario (es decir, desde un punto de vista lógico de los datos en contraposición al punto de vista físico o de hardware), un carácter es el elemento más básico de dato que puede ser observado y manipulado.

Carácter

Campo

El siguiente nivel de datos es el campo, o elemento de dato. Un campo consiste en una agrupación de caracteres relacionados. Por

ejemplo, la agrupación de los caracteres alfabéticos del nombre de una persona puede

formar un campo de nombre (o, por lo general, campos de primer apellido, segundo

apellido y nombre) y la agrupación de números de los montos de ventas forma un

campo de monto de ventas. En específico, un campo de información representa un atributo

(una característica o cualidad) de alguna entidad (objeto, persona, lugar o evento). Por

ejemplo, el salario de un empleado es un atributo que es un campo de información

típico utilizado para describir una entidad que es un empleado de una empresa.

Registro

Los campos relacionados de información se agrupan para formar un registro. Por

eso, un registro representa una colección de atributos que describen una entidad. Un ejemplo es el registro de nómina de una persona, el cual consiste en campos de información que describen atributos tales como el nombre de la persona, su

número de seguro social y el monto de su paga. Los registros de longitud fija

contienen un número fijo de campos de información de longitud fija. Los

registros de longitud variable contienen un número variable de campos y de

longitudes de campo.

Un grupo de registros relacionados es un archivo de datos, o tabla. Así, un archivo de empleados contendría los registros de los empleados de una empresa. A menudo, los archivos se clasifican según la aplicación para la cual se utilizan principalmente, como por ejemplo, un archivo de nómina o un archivo de inventario, o por el tipo de datos que contienen, como un archivo de documento o un archivo de imágenes gráficas. Los archivos también se clasifican según su permanencia, por ejemplo, un archivo maestro de nómina, frente a un archivo de transacción semanal de nómina. Un archivo de transacción, por lo tanto, contendría registros de todas las transacciones que ocurren durante un periodo y que puede utilizarse de forma periódica para actualizar los registros permanentes contenidos en un archivo maestro. Un archivo histórico es un archivo maestro o de transacciones obsoleto retenido para propósitos de respaldo o para un almacenamiento histórico a largo plazo llamado almacenamiento de archivo.

Archivo

Una base de datos es una colección integrada de elementos de datos relacionados de manera lógica. Una base de datos consolida los registros almacenados de antemano en archivos separados dentro de un grupo común de elementos de datos, el cual proporciona información para muchas aplicaciones. Los datos almacenados en una base de datos son independientes de los programas de aplicación que los utilizan, y del tipo de dispositivos de almacenamiento en los que están almacenados.

Base de datos

Tipos de bases de datos

Bases de datos operativos

Almacenan datos detallados necesarios para apoyar los procesos y operaciones de negocio de una empresa.

También se les llama bases de datos de áreas temáticas (SADB, siglas del término Subject Area

Databases), bases de datos transaccionales o bases de

datos de producción.

Bases de datos distribuidasMuchas organizaciones reproducen y distribuyen copias o partes de bases de datos a servidores de red en una diversidad de sitios. Estas bases de datos distribuidas pueden residir en servidores de red en Internet, en intranets y extranets corporativas, o en otras redes de la empresa. Las bases de datos distribuidas pueden ser copias de bases de datos operativas o analíticas, de bases de datos de hipermedios o de discusión, o cualquier otro tipo de base de datos. La reproducción y la distribución de las bases de datos se realizan para mejorar el desempeño de base de datos en las estaciones de trabajo de los usuarios finales. Asegurar que la información de las bases de datos distribuidas de una organización sea actualizada de manera consistente y concurrente es un desafío importante de la administración de este tipo de bases de datos.

Bases de datos externasEl acceso a un acervo de información de bases de datos externas está disponible por una tarifa para servicios comerciales en línea, y con o sin cargo desde muchas fuentes en Internet. Los sitios Web ofrecen una variedad infinita de páginas hipervinculadas de documentos multimedia en bases de datos de hipermedios para su acceso. Los datos están disponibles en forma de estadísticas referentes a actividades económicas y demográficas a partir de bancos de datos estadísticos. O se pueden ver o descargar resúmenes o copias completas de cientos de periódicos, revistas, cartas, documentos de investigación y otro material publicado o periódico a partir de bases de datos bibliográficas y de textos completos.

Bases de datos de hipermediosEl rápido crecimiento de sitios Web en Internet y de intranets y extranets corporativas ha incrementado de manera radical el uso de bases de datos de documentos de hipertexto e hipermedios. Un sitio Web almacena dicha información en una base de datos de hipermedios que consiste en páginas multimedia hipervinculadas (texto, gráficas, imágenes fotográficas, segmentos de video, audio, etc.), es decir, desde el punto de vista de la administración de bases de datos, el conjunto de páginas multimedia interconectadas en un sitio Web es una base de datos de elementos interrelacionados de páginas de hipermedios, en lugar de registros de datos interrelacionados [2].

Almacenes de datos y minería de datos

Un almacén de datos guarda datos que se han extraído desde diversas bases de datos operativas, externas y de otro tipo de una organización. Es una fuente central de datos que han sido limpiados, transformados y catalogados, de tal manera que los administradores y otros profesionales de negocios puedan utilizarlos para la minería de datos, el procesamiento analítico en línea y otras formas de análisis de negocio, investigación de mercados y apoyo a la toma de decisiones. Los almacenes de datos pueden subdividirse en mercados de datos, que contienen subconjuntos de datos del almacén y que se enfocan en aspectos específicos de una empresa, tales como un departamento o un proceso de negocio.

Minería de datos

La minería de datos es una aplicación principal de las bases de datos de los almacenes de datos. En la minería de datos, los datos de un almacén de datos se analizan para revelar patrones y tendencias ocultos en la actividad histórica del negocio. Esto puede utilizarse para ayudar a los administradores a tomar decisiones acerca de los cambios estratégicos en las operaciones de negocio, con el fin de lograr ventajas competitivas en el mercado

•Redundancia de datos.• Falta de integración

de datos. • Dependencia de

datos.• Otros problema.

Problemas del procesamiento de archivos

Los usuarios finales y los especialistas en información también pueden emplear varias utilerías proporcionadas por un sistema de datos para el mantenimiento.

Las bases de datos de una organización necesitan ser actualizadas de continuo para reflejar nuevas transacciones de negocio (tales como ventas realizadas, productos fabricados o inventario distribuido) y otros eventos. Otros cambios diversos también deben actualizarse y los datos corregirse (tales como cambios en el nombre y dirección de clientes o empleados), para asegurar la precisión de los datos en las bases de datos.

Mantenimiento de la base de datos

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