Centro Universitario y Empresarial CONIN

Administracin de Recursos Materiales

Introduccin

Contar con los recursos materiales adecuados es un elemento clave en la gestin de las organizaciones. La administracin debe tener en cuenta que se debe encontrar un punto ptimo de recursos materiales, lo que no significa que se deba aumentar la cantidad o la calidad de los recursos materiales en exceso, debido a que esto representara un elevado costo de oportunidad. Al mismo tiempo, se debe tener en cuenta que los recursos materiales deben ser adecuados para los recursos humanos con los que cuenta la organizacin. La ubicacin de las plantas productivas y de los puntos de venta tambin juegan un rol fundamental, ya que determinan los recursos humanos con los que se contarn y los costos de transporte de insumos y productos, como tambin los servicios disponibles para la organizacin.

Los temas del programa que se desarrollan son:

I. Introduccin a la Administracin de Recursos MaterialesII. Sistema de Compras.III. Sistema de Inventarios.IV. Sistema de Manejo de Materiales

Unidad 1

Introduccin a la administracin de recursos materiales

Consideraciones generales

Un recurso es un medio de cualquier clase que permite conseguir aquello que se pretende. Un material, es algo perteneciente o relativo a la materia.

Los recursos materiales, en definitiva, son los medios fsicos y concretos que ayudan a conseguir algn objetivo. El concepto es comn en las empresas y en el gobierno.

Produccin: Es el acto intencional de producir bienes o elaborar servicios que resulten tiles para los clientes o usuarios.

*Ningn producto o servicio son tiles si no cumplen con las especificaciones, los requisitos o las expectativas de los clientes y/o usuarios.

Sistema de produccin: es el proceso de conversin por medio del cual los insumos (inputs o entradas), se transforman en productos o servicios (outputs o salidas), que son tiles para los clientes o usuarios.

*Los bienes son productos tangibles que se pueden almacenar, transportar, distribuir y ser comprados por los clientes.

*Los servicios son bienes o productos intangibles que no se almacenan, ya que deben consumirse en cuanto son producidos o elaborados

Operaciones

Las operaciones de un sistema de produccin son un sistema interactivo de varios tipos de insumos (inputs), por ejemplo capacidad humana, trabajo informacin, tecnologa, maquinaria y equipo, que se combinan con otras reas funcionales como Compras, Mercadotecnia, Finanzas, Recursos Humanos, Calidad, Informtica y ventas en una cadena de valor agregado.

Coordinar los procesos de conversin o transformacin en la cadena de valor agregado para producir bienes y servicios.

Administracin de un sistema de produccin:Es la direccin (Planeacin, Organizacin, Direccin y Control) de los procesos de transformacin o de conversin de diversos tipos de insumos en productos que resulten tiles para los clientes y/o usuarios.

Concepto ADRM

Es la forma en cmo se administran las materias primas (insumos), bienes en proceso y/o bienes terminados cunto necesito, cundo lo voy a utilizar, en qu cantidades se va a usar, en qu cantidades lo debo comprar, dnde lo voy a almacenar, a qu precios, cunto debo tener en stock, cul son las cantidades mnimas y mximas que debo tener.

Definicin Recursos Materiales:

Son el conjunto de mquinas, equipos, herramientas u objeto de cualquier clase, necesarios para el desempeo diario de las actividades de los trabajadores de una unidad econmica, con la finalidad de generar bienes o servicios a satisfacer a los consumidores.

Objetivo de la administracin de los recursos materiales.

El objetivo de la administracin de los recursos materiales es abastecer, en cantidad y calidad, los recursos que el sistema productivo requiere, lo ms pronto posible y con el menor costo.

Funcin de la administracin de recursos materiales.

Sus funciones son planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la administracin de los recursos materiales as como la prestacin de los servicios generales de la institucin conforme a las normas y lineamientos establecidos por dicha institucin.

Funciones del Departamento de Recursos Materiales.

A)Necesidades. Conocer las necesidades de recursos materiales, as como de los servicios generales, infraestructura y equipamiento que se requieran en la empresa.

B)Gestin. Gestionar la adquisicin de los materiales, mobiliario equipo, refacciones y artculos en general que se requieran.

C)Supervisar Proporcionar y supervisar los servicios de intendencia en cada una de las reas de la empresa.

D)Adquisicin de materiales; suministro y mantenimiento de equipo. Realizar la deteccin de necesidades de recursos materiales y equipo, as como proporcionar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo.

E)Organizacin. Organizar e implantar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones as como establecer las estrategias pertinentes que permitan la conservacin de los bienes muebles e inmuebles de la empresa.Elementos que integran administracin de recursos materiales

Dinero

Instalaciones fsicas

Maquinaria Equipo Mobiliario

Instrumentos

Materias Primas Transporte

Necesidad de la administracin de los recursos materiales.

La obtencin del mximo de beneficio con el mnimo de costo, es decir, a travs de aplicar la planeacin, la organizacin, la direccin y el control de los recursos materiales se podr tener mejores opciones para el logro del objetivo fundamental de la administracin de cualquier negocio.

Importancia del Departamento De Recursos Materiales.

El xito o fracaso de cualquier empresa depende del departamento de recursos materiales, ya que este se encarga de gestionar, supervisar y controlar la existencia de los recursos materiales tangibles y no tangibles e insumos de la empresa necesarios para el buen funcionamiento de la misma.

Est ntimamente relacionado con los departamentos de ventas y produccin; en relacin con los pronsticos de los mismos, ya que es importante calcular las cantidades exactas de los pedidos de material para evitar tanto un desabasto como el excedente del mismo.

Lograr su mxima productividad con el mnimo de recursos

reas del Departamento De Recursos Materiales

Planeacin y control de materiales.Compras internacionales Compras nacionales y locales TrficoAlmacnControl de calidad.

Clasificacin de los Recursos Materiales

Activo circulante:Existencia en almacn de artculos terminadosMateria prima.

Activo fijo:Edificios y terrenosMaquinariaMobiliario y equipo de oficinaEquipo de transporteEquipo de cmputoActivo diferido:Patentes y marcasGastos de instalacin.

Almacn:

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Responsabilidades del almacenista.

Custodiar las mercancas

Llevar registro de sus movimientos

Salvaguardar que no se deteriore la mercanca

Tener en stock siempre la mercanca que se necesita (ya sea para su venta o consumo del propio negocio) Reducir los costos de almacenaje, as como el inventario de la misma.

Zonas bsicas del almacn.

Existen tres zonas bsicas:

Recepcin.

Almacenamiento.

Entrega.

Acomodo de materiales

El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantera hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologas. La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

1.Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. 2.Tipos de materiales que sern almacenados. 3.Nmero de artculos guardados. 4.Velocidad de atencin necesaria. 5.Tipo de embalaje. 6.Peso de los materiales. 7.Especificaciones especiales de materiales.El Mtodo MRP (Material Requirment Planning)

Es un mtodo para la optimizacin y el control de materiales en el cual se incluye:Un sistema de programa maestro Lista de Materiales El flujo del proceso o sus etapas Requerimiento bruto o la cantidad total necesaria de materiales Requerimientos netos y la cantidad de materiales que deben comprarse El sistema genera la lista de materiales con base en el calendario de produccin de la empresa La lista de materiales especficos, la cantidad y tiempo de requisicin de cada material. La efectividad de la aplicacin de este sistema permite el mantenimiento suficiente de la cantidad y calidad de los materiales, evitando las prdidas; si es por desabasto de material se pierden clientes y por exceso de material se incrementan los gastos por almacenamiento, etc.

Materia prima y el control de inventarios

La Materia prima:Es aquel o aquellos artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en un producto terminado.

Almacn:Espacio destinado a preservar y guardar en forma ordenada la materia prima y productos terminados de una empresa.

En el actual siglo XXI, un gran porcentaje de empresas han ahorrado cantidades considerables al implementar mtodos que les permite dejar en desuso en gran medida la utilizacin de los almacenes. Todo lo anterior es debido a :

Existencia de un mercado globalizado y en extremo competitivo (fenmeno globalizacin)Uso de tecnologas de punta, por el constante desarrollo de las mismas. Implementacin de estrategias acorde a los tiempos actuales.Desarrollo del transporte.

Registro de Inventario:

Existen dos mtodos contables o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artculos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:

1.Sistema de registro de Inventario Peridico o Fsico.

2.Sistema de registros de Inventario Perpetuo.

Tipos de inventarios segn los materiales inventariados:Inventarios de Materia Prima.Inventarios de Produccin en Proceso.Inventarios de Productos Terminados.Inventarios de Materiales y Suministros.

Existen tres mtodos para valuar los inventarios en entidades comerciales, ellos son:

Costos PromediosPrimeras Entradas, Primeras Salidas (P.E.P.S.) ltimas entradas, Primeras Salidas, (U.E.P.S.).

Cada empresa en particular deber escoger para facilitar el trabajo, en pocas deflacionarias se deber elegir el P.E.P.S. y en poca inflacionario el U.E.P.S.

Unidad 2

Sistema de compras

2.1 Concepto e importancia del sistema de compras.

Modelo centralizado: unidad bsica de compras. Se encarga de todas las asignaciones.

Modelo descentralizado: unidad independiente en cada departamento.

El CDP es un modelo de comportamiento de consumidor que descompone los procesos de decisin en los miles de elementos que afectan a las decisiones de ah su importancia: desde las actitudes del consumidor hasta los precios competitivos, desde los mensajes publicitarios hasta las tcticas del vendedor, y desde las emociones del consumidor hasta las caractersticas del producto. Adems, utiliza datos de cientos de decisiones para medir el impacto de determinado elemento en la decisin final de compra.

Un mtodo de investigacin eficaz debe generar la informacin que necesita la empresa sobre los consumidores para disear su estrategia.

Tradicionalmente es el responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido, en la cantidad y calidad requeridas y al precio debido.

Implica saber qu es lo que se compra y por qu se compra, adems de analizar cualquier aspecto de una compra, ya que puede afectar alguna operacin provechosa para la empresa.

Las compras son el eslabn entre una compaa y sus proveedores.La importancia del sistema de compras la seala Peter F. Drucker cuando dice: La clave de una mercadotecnia eficiente y fructfera no es el proveedor sino el comprador.

El sistema de compras tiene la tremenda responsabilidad de conseguir las mercancas y los servicios ms adecuados para la empresa.

2.2 Objetivos del sistema de compras.

Apoyar a la secretaria administrativa en la adquisicin, entrega oportuna y adecuada de las requisiciones de material, mobiliario y equipo a las diferentesreas que conforman la dependencia.

Poco comprendida ha sido la funcin de compras por parte de los ejecutivos no relacionados con ella, probablemente porque esta funcin no tena en tiempos pasados la importancia que est adquiriendo hoy, y porque los compradores no estaban considerados como personal de talento superior en las organizaciones.

Las compras haban estado relegadas a una posicin subordinada a otros departamentos, especialmente al de produccin.

Reconocimiento gradual.

Una labor de compras eficaz requiere de individuos con intereses y conocimientos especializados y con capacidad para hacer frente a las condiciones cambiantes que experimentan los negocios modernos.

Objetivos que se buscan con un buen sistema de compras:Mayor confianza en el producto del proveedor. Mejor servicio del suministroAnlisis de valoresPronsticos de precios a largo plazoAdaptacin a procedimientos automatizados Relaciones comerciales ms eficaces

Introduccin de nuevos materiales y coordinacin de los requisitos de los materiales.

Deben mantenerse los costos de los materiales tan bajos como sea posible sin menoscabar la calidad.

La funcin del sistema de Compras tiene como objetivos:

*Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compaa. *Mantener los inventarios lo ms bajo posible, sin perjudicar la produccin. *Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buenas relaciones con las mismas. *Asegurar la buena actuacin del proveedor, en lo que se refiere a la rpida entrega de los materiales y a una calidad aceptable. *Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requirindose. *Introducir buenos procedimientos, adems de controles adecuados y una buena poltica de compras. *Implantar programas como anlisis de valores y de costos, y decidir si deben comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras. *Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle al mximo su capacidad. *Mantener un departamento, lo ms econmico posible sin desmejorar la actuacin. *Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo, que pueden afectar la utilidad o el buen funcionamiento de la compaa.

2.3Funciones del sistema de compras y su relacin con otros departamentos.

Planear y programar las adquisiciones de bienes y servicios, de acuerdo a las necesidades y asignacin presupuestal del centro.

Elaborar un catlogo de proveedores, previa investigacin, anlisis y evaluacin de las caractersticas y comportamiento de los proveedores en el mercado, en cuanto a la calidad, precio y oportunidad de los bienes y servicios.

Implantar un sistema de control, en el almacn de tiles de trabajo, mobiliario y equipo, desde la recepcin de los materiales, su registro, y la elaboracin de informes mensuales hasta la entrega al usuario, que permita conocer con oportunidades las existencias.

Apoyar a la direccin en la cotizacin y adquisicin del equipo de cmputo

Establecer los mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar adecuadamente los bienes.Establecer polticas y procedimientos para el control del activo fijo.

Supervisar y controlar el uso de los bienes de activo fijo de la dependencia en coordinacin con los responsables de los mismos.

Tramitar las bajas del activo fijo originadas por extravi, obsolescencia, destruccin, donacin, venta o permuta de los bienes inventarales de la dependencia.

Informar al secretario administrativo sobre los movimientos de bienes de activo fijo de la dependencia.

Implementar un sistema de control del activo fijo.

Obtener de la secretaria administrativa la autorizacin presupuestal, previa a la adquisicin de bienes y servicios.

Controlar las entradas y salidas dl equipo.-presentar a la secretaria administrativa el anteproyecto de operacin anual del departamento, con objetivos y metas, as como el costo programado.

Acordar e informar peridicamente a la secretaria administrativa sobre los avances en el cumplimiento de los programas establecidos para este departamento.

La funcin del sistema de compras es proveer de lo necesario a las operaciones de la empresa. En esencia, el sistema de compras cumple con su objetivo, recibiendo informacin y asistencia de otras reas de operacin de la empresa.

El valor de la comunicacin entre las distintas reas de la empresa y en la necesidad de crear lneas claras de autoridad.La gerencia de compras debe fijar sus propias normas de buena actuacin y hacer todo lo que est en sus manos para cumplirlas.

Metas (con otras reas) de la funcin de compras:

Compras --- finanzas

*Mantener bajos los costos de funcionamiento. *Mantener una aportacin eficaz a las utilidades mediante anlisis de vala y reduccin de costos.

Compras --- proveedores

*Crear un clima de buena voluntad para la empresa, mediante unas relaciones comerciales cordiales. *Mantener y desarrollar una buena relacin de proveedores que acten en forma eficiente. *Obtener el mejor valor en los materiales comprados y al precio ms bajo posible, sin menoscabo en la calidad.Compras ---produccin---ingeniera

*El departamento de produccin es el punto inicial de la mayor parte de las requisiciones de materiales y el punto final de la corriente de flujo de los insumos. *La principal meta de comunicacin entre el departamento de compras y los departamentos de produccin e ingeniera puede ser, tal vez, el factor comprar o hacer. Se compra o se hace?

Al tomar decisiones sobre la alternativa ms provechosa de comprar o hacer, una lista que puede resultar de ayuda a las metas de los sistemas de compras, produccin e ingeniera es la siguiente:

Comprar:1. Los estudios de costos indican que es ms barato comprar que fabricar. 2. No se dispone de espacio, de equipo, de tiempo y/o de habilidad para llevar a cabo las operaciones necesarias de produccin. 3. Debido al pequeo volumen o a otras necesidades de capital, la inversin para fabricar no resulta atractiva. 4. Se desea que otro encare las demandas estacionales, cclicas o arriesgadas del mercado. 5. La necesidad de tcnicas o de equipo especial hace que sea ms lgico comprar. 6. Es aconsejable que los ejecutivos de la compaa se concentren en su especialidad.7. Se desea una supervisin en las propias operaciones.

8. Las patentes o las relaciones entre clientes y proveedores favorecen comprar.

Fabricar:1.Los estudios de costos indican que es ms barato fabricar que comprar. 2.Fabricar se aviene a los conocimientos, al equipo y la tradicin de la compaa. 3.Se dispone de capacidad para absorber los gatos indirectos. 4.Lo que se esta considerando es raro o complejo; se requiere una supervisin directa para asegurar el control. 5.Fabricar facilitar el control de cambios en las piezas, en los inventarios y en las entregas. 6.La pieza es difcil de transportar. 7.El diseo de la pieza o su fabricacin son confidenciales. 8.No se debe depender de una sola fuente extrema de suministro.

Si para una empresa es ms lgico comprar, comprar; o si le resulta ms econmico fabricar, fabricar. En el mejor de los casos, los sistemas de compras, produccin e ingeniera debern tener en cuenta la ecuacin que marca la pauta en el factor comprar o hacer.Costo de oportunidad = Valor estimado + Valor de servicio.

Estrecha colaboracin y comunicacin.

Compras ---departamento legal

Asesora respecto a requisiciones, facturas, rechazos, crditos, cancelaciones, etc.Clases de contratos, cuando deben de usarse, cmo deben prepararse.

Compras ---mercadotecnia

La informacin que proporciona el sistema de mercadotecnia al analizar los pronsticos de demanda de los productos que fabrica la empresa, es de primordial importancia en la compra y venta de factores futuros. Es decir, la informacin que proporcione el sistema de mercadotecnia al sistema de compras, indicar hasta qu punto es posible comprar por adelantado.

Cuando se necesite realmente ese material para las actividades de produccin, antes del mes futuro, se har una compra en el acto de entrega inmediata y al contado. Simultneamente se concertar una venta para su entrega en el mes futuro. A este tipo de tcnicas de compras especializadas se le llama compra y venta de futuros (en ingls: Hedging). Estas operaciones requieren, naturalmente, de la comunicacin ms sofisticada entre compras y mercadotecnia.

2.4 Tipos de compras.

Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser:

Compras especiales.

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, mquina, mobiliario, vehculos); es decir, no compramos materiales para transformar o artculos para la venta.

La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la decisin de compra es consultada con los usuarios del bien.

Compras anticipadas.

Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

Compras estacionales.

Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior.

Compras rutinarias.

Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo.

Compras oportunidad.

La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio extra.

Compras de urgencia.

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.

Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rpida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

Compras locales; nacionales e internacionales.

Las compras locales hacen referencia cuando se recurre a los proveedores de la misma localidad, mientras que las nacionales, a los proveedores nacionales pero de diferente localidad. Finalmente con las internacionales hay una gran diferencia ya que estas se hacen a travs de las importaciones; se recurre a las internacionales cuando los proveedores nacionales (y/o locales) no satisfacen nuestra demanda.

2.5 Requisicin o peticin de precios.

Requisicin.- La solicitud de compra de bienes o prestacin de servicios que emitan las dependencias gubernamentales, principalmente.

Por lo tanto una requisicin de compra es una solicitud escrita que usualmente se enva para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra estn generalmente impresas segn las especificaciones de cada empresa, la mayor parte de los formatos incluye:

-Numero de requisicin -Nombre del departamento o persona que solicita -Cantidad de artculos solicitados -Identificacin del nmero de catlogo -Descripcin del artculo -Precio unitario-Precio total -Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados -Costo total de requisicin -Fecha del pedido y fecha de entrega requerida -Firma autorizada. Orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por una empresa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

-Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido -Nmero de orden de compra -Nombre y direccin del proveedor -Fecha del pedido y fecha de entrega requerida -Trminos de entrega y de pago -Cantidad de artculos solicitados -Nmero de catlogo -Descripcin -Precio unitario y total -Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden -Firma autorizada

El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

2.6 Proceso de compras.

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

Planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa.

Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto.

Negociacin de las Condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del Pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas.

Unidad 3

Sistema de inventarios

3.1 Concepto e importancia del inventario.

Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

De tal forma podemos definir un inventario como un conjunto de artculos que se almacenan con el fin de ser utilizados inmediatamente o a futuro. Los inventarios son recursos con los cuales la empresa cuenta, entre estos se puede mencionar brevemente a materias primas, materiales, equipos, suministros, productos en proceso o semielaborados, productos terminados, etc.

Una industria o negocio mantiene dentro de sus planes la existencia de un inventario para asegurar el continuo e ininterrumpido haber de sus operaciones. Sin embargo, se puede aseverar que la existencia de un inventario representa una inversin de capital ocioso, pero justificable en muchos casos, dado que la existencia del inventario tiene como fin absorber o eliminar los costos incurridos por la escasez del mismo.En resumen, es posible justificar la existencia de un inventario de observar las ventajas que directa e indirectamente se alcanzan:

Cubrir las fluctuaciones de la demanda. Permitir protegerse o aprovechar las fluctuaciones especulativas de precios. Asegurar un proceso continuo en periodos de escasez de materia prima, y de igual forma asegurar el despacho de productos. Disminuir costos de produccin, al ser posible programar corridas de produccin mayores (ahorros de recursos). Disminuir costos de manipulacin y transporte. Mejorar y agilitar el servicio al cliente.

Mientras que las des las desventajas que un inventario inadecuado puede acarrear:

Inmovilizacin de capital que deja de generar ganancias. Generacin de costos para mantener productos perecederos con el riesgo de perderlos. Requerimiento de un rea o espacio adecuado para mantenerlo.

Clases de Inventarios:

De acuerdo a las caractersticas de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios.

Inventario de Mercancas:Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas en camino (las que han sido compradas y no recibidas an), las mercancas dadas en consignacin o las mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de Productos Terminados:Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin:

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todava no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministros de Fbrica:

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.

3.2 Costo de inventario.

Las empresas buscan desarrollar polticas ptimas para el manejo del inventario que incurra en el mnimo costo total del sistema.

Analizando los costos, se aprecia y reconoce los componentes y la importancia de cada uno de los factores que lo componen. Entre estos costos se destacan los siguientes:

Costo de pedido o reaprovisionamiento (K). Costo de compra (C).

Costo de mantener el inventario (h). Costo por dficit (d).

Costo de pedido o aprovisionamiento (K) Se incurre en este costo al poner una orden al proveedor para abastecer el inventario.

Se deben considerar los siguientes componentes del costo de pedido o aprovisionamiento los cuales son: Costos administrativos. Costos de comunicaciones y flujo de informacin. Costos de suministros. Costos de transporte. Costos de recepcin e inspeccin.

Estos costos generalmente poseen componentes variables y fijos. Debido a los componentes variables el costo de pedido o aprovisionamiento es afectado por la cantidad de unidades ordenadas, es decir, el costo de pedido o aprovisionamiento disminuye a medida que la cantidad ordenada aumenta, esto se debe a que se realizan menos pedidos al solicitar rdenes de mayor cantidad de unidades.

En muchos casos se puede considerar los costos de pedidos como mnimos con respecto a los dems costos.

En ciertas gestiones administrativas se puede encontrar casos en que la lentitud en responder a las necesidades internas de la empresa, crean la necesidad de aumentar en un da o ms la inversin que se mantiene en el inventario, para suplir este tipo de ineficiencia operativa.

Costo de compra (c)

Es el costo que se paga por cada artculo adquirido. Para determinar el costo total de compra deben relacionarse las unidades adquiridas, por el precio de compra de cada artculo.

Existen ocasiones en las cuales se accede a descuentos por comprar grandes cantidades del mismo producto, obtenindose as considerables ventajas al adquirir materias primas a menor precio.

La nueva tendencia de la cadena de suministros est orientada a asegurar la compra al proveedor para acceder a los mismos tipos de descuentos por volmenes, pero con la diferencia de acordar varias entregas durante un periodo. Accediendo de la misma forma a bajos precios en la compra de materias primas y adems, a disminuir los costos de manutencin del inventario, y a postergar el pago de impuestos, que disminuyen la liquidez de toda empresa.

Costo por mantener el inventario (h)

Este tipo de costo se genera por la manutencin de los artculos inventariados y los requerimientos que se necesitan para mantener adecuadamente al inventario.

Se deben considerar los siguientes componentes del costo por mantener el inventario, los cuales son:Costo de almacenamiento, se incluyen los gastos generales de almacenamiento, espacios requeridos, seguros del inventario e inmueble, manejos especializados, mano de obra, costo por obsolescencia, robos, daos. Costo de oportunidad, se incluye dentro de este costo, la oportunidad que el dinero comprendido en el inventario, hubiese podido generar en otra inversin.

El costo por mantener el inventario en muchas ocasiones es proporcional a la cantidad de artculos inventariados, se observa, que este costo aumenta a medida que aumenta la cantidad de artculos inventariados

Cuando s alberga una gran cantidad de productos dentro de un inventario, resulta dificultoso determinar que cantidad de los costos de almacenamiento total pertenece a cada producto.

Costo por dficit (d)

El costo por dficit se genera cuando no se satisface la demanda, por falta de productos en el inventario, ya sea que la venta se pierde, o no se puede satisfacer el pedido.

En este costo se pueden considerar los siguientes componentes:

Costo explcito, se asocia a cada unidad de las que se incurren por dficit en el inventario, que puede ser una cantidad monetaria fija por cada artculo no surtido o venta perdida. Dentro de este costo se encuentran las penalidades de distintos tipos, los valores que se dejan de percibir al perder la venta de una unidad, los desembolsos correspondientes por postergar la entrega, etc.

Costo implcito, se asocia a la no-satisfaccin del cliente. Los costos implcitos son difciles de calcular, esto se debe a lo subjetivo e incierto que resulta valorar el efecto que la no satisfaccin produce en el cliente demandante.

En relacin a esta ltima parte, vale citar una frase del estudio sobre la insatisfaccin del cliente la cual ayuda a comprender lo incierto que resulta valorar los costos implcitos, Cuando un cliente deserta, las utilidades potenciales de muchos aos se van con l

Costo Total (T)Finalmente, de acuerdo con los componentes de los costos arriba mencionados, la funcin de costo total se presenta de la siguiente manera:CT = K+C(C)+C(h)+C(d)Donde,CT: Costo Total del periodoK: Costo de pedido o reaprovisionamiento C(c): Costo de compraC(h): Costo de mantener el inventarioC(d): Costo por dficit

La funcin costo total comprende todos los componentes que representan un costo al poseer un inventario por periodo de anlisis. Dada esta funcin, es factible la obtencin del costo mnimo para el manejo del inventario, el cual es uno de los objetivos primordiales al considerar cualquier modelo, o al disear cualquier sistema.

Finalmente, es importante mencionar sobre la presencia de otras variables, que generan variaciones o fluctuaciones considerables en el costo total. Pese a que estas variables o casos no sern considerados en este estudio, el tratar de generar o explicar modelos complejos que las incluyan puede conllevar a conclusiones errneas al determinar el costo mnimo, es ms el tratar de capturar todos los aspectos de costo bsico que se ha mencionado previamente en ciertos sistemas reales, puede crear modelos analticos muy complejos, difciles de resolver en busca del ptimo.

En resumen, en parte un buen modelo es valioso porque se enfoca en las cosas esenciales simples, ignorando las complejidades del mundo real, podemos establecer que para evitar posibles confusiones es recomendable determinar un lote ptimo de acuerdo a un costo mnimo, que se represente por un bajo coeficiente de variabilidad y una situacin simple sobre el comportamiento del inventario.

Unidad 4Sistema de manejo de materiales4.1 Sistema de manejo de embarque de materiales.

Es la parte que se encarga de dar un tratamiento especfico a los insumos productivos, incluye la determinacin de los procedimientos a seguir y medios materiales y humanos a utilizar para el movimiento de los productos dentro de los almacenes y locales de venta de la propia empresa.

El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la produccin ya que agrega poco valor al producto, consume una parte del presupuesto de manufactura.

Este manejo de materiales incluye consideraciones de: Movimiento Lugar

Tiempo Espacio Cantidad

El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen peridicamente de un lugar a otro. El manejo de materiales debe considerar un espacio para el almacenamiento.

En una poca de alta eficiencia en los procesos industriales las tecnologas para el manejo de materiales se han convertido en una nueva prioridad en lo que respecto al equipo y sistema de manejo de materiales.

Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el mercado. Aspecto importante de la planificacin, control y logstica por cuanto abarca el manejo fsico, el transporte, el almacenaje y localizacin de los materiales.

Riesgos de un manejo ineficiente de materiales: Sobrestada. Desperdicio de tiempo de mquina. Lento movimiento de los materiales por la planta. Mala distribucin de los materiales. Mal sistema de Manejo de Materiales. Mal Manejo de Materiales. Clientes inconformes. Inseguridad.

El riesgo final un mal manejo de materiales, es su elevado costo.El manejo de materiales, representa un costo que no es recuperable. Si un producto es daado en la produccin, puede recuperarse algo de su valor volvindolo hacer. Pero el dinero gastado en el manejo de materiales no puede ser recuperado. El almacenamiento incluye todas las actividades necesarias para guardar y mantener los productos desde que son fabricados o adquiridos a los proveedores hasta que son vendidos y entregados a los clientes.

El almacenamiento es necesario para regular y compensar las discrepancias que se producen entre la oferta y la demanda.

La funcin de almacenamiento implica tambin la adecuacin entre cantidades compradas y vendidas, lo que requiere la divisin de las compras efectuadas en grandes cantidades en otras cantidades menores adaptadas a las necesidades y hbitos de compra del cliente.

Las decisiones sobre almacenamiento afectan fundamentalmente a la determinacin del nmero, localizacin, tipo y caractersticas de los almacenes necesarios para atender la demanda del mercado. En cualquier caso, los almacenes pueden ser propios o arrendados.

El nmero, localizacin y tamao de los almacenes estarn en funcin del servicio al cliente prestado y de las economas de escala que se puedan producir.

La funcin de almacenamiento se complementa con las actividades de manejo de los materiales y embalaje de los productos.

Inventarios: Es la parte que controla el movimiento (entrada y salida) de insumos o productos para mantener un registro en los flujos de produccin o ventas.

Los inventarios son recursos utilizables que se encuentran almacenados para su uso posterior en un momento determinado. Algunos autores los definen simplemente como bienes ociosos almacenados en espera de ser utilizados.Otros autores los definen como un activo corriente de vital importancia para el funcionamiento de la empresa.

Existen mltiples argumentos para justificar la tenencia o no de inventarios, de los cuales mencionaremos tan solo unos pocos.

Argumentos a favor: Prever escasez. Es preferible ahorrar productos que dinero. Permiten obtener ganancias adicionales cuando hay alzas. Facilitan desfasar (separar) los diferentes procesos de la empresa.

Argumentos en contra: Inmovilizan recursos que podran usarse mejor. Esconden los problemas de la empresa. Disimulan la ineptitud del tomador de decisiones. Facilitan esconder los problemas de calidad.

4.2 Inventario de seguridad.

El inventario de seguridad es una cantidad de artculos predeterminados, que tiene como fin satisfacer la demanda cuando los valores de esta se presentan por encima de lo esperado.

Para determinar este objetivo, se debe establecer un parmetro que mida la satisfaccin de la demanda. Para esto se toma el nivel de servicio como parmetro de medicin de la satisfaccin demanda. Dado que existen varias formas de medir el nivel de servicio, tales como lo son los basados en: Porcentaje de la demanda que se satisface con artculos almacenados durante un periodo determinado. Porcentaje de pedidos satisfechos durante un periodo determinado. Porcentaje de tiempo que el sistema tiene de material. Porcentajes de Otros.

Debe elegirse el nivel de servicio considerado pertinente como parmetro de medicin, para el anlisis.

Para la aplicacin siguiente, determinaremos como parmetro de medicin de la demanda al nivel de servicio que se mide de acuerdo al porcentaje de la demanda que se satisface con los artculos almacenados durante un periodo determinado o tambin llamado cobertura del inventario.

El inventario de seguridad, se asocia con el punto de reorden del inventario, dado que ambos de manera conjunta cumplen con el mismo objetivo.

El inventario de seguridad y punto de reorden se basan en la nocin de una distribucin de probabilidad de la demanda durante el tiempo de entrega, sin embargo para calcular esta probabilidad, es necesario conocer la distribucin de probabilidad estadstica de la demanda, y variancia de la misma durante el tiempo de entrega.

Asumir una distribucin de probabilidad estadstica normal de la demanda es una suposicin bastante realista para muchos problemas de inventarios con demanda independiente. Siguiendo esta recomendacin podemos realizar los clculos correspondientes para determinar el nivel de inventario de seguridad a mantener, para cumplir con el objetivo de cubrir la demanda de acuerdo al nivel de servicio requerido, con la siguiente definicin:

Donde,U = Media de la demanda.S = Inventario de Seguridad.Entonces,Pr = S D x Tiempo de reposicin.SD = (D + SS)SS = Z1 * DDonde,Pr = punto de reorden.SD = inventario esperado + inventario de seguridad.SS = inventario de seguridad para la demanda.D = demanda media.D = desviacin estndar de la demanda.Z1= factor de seguridad para la cobertura del inventario o del nivel deservicio (de acuerdo a la tabla de la normal).En la siguiente tabla se expresan los resultados del desarrollo de las formulas anteriormente expuestas para distintas variancias y niveles de servicios.

La tabla anterior, permite conocer que cantidad de inventario extra (inventario de seguridad) sobre el promedio de la demanda (con distribucin normal) se debe mantener para satisfacer el nivel de servicio elegido.Para determinar el nmero de das de reposicin, se aplica de igual forma el procedimiento anteriormente desarrollado, as tenemos:Sea, el comportamiento de la variable tiempo de entrega de tipo normal como se muestra en la figura.

Donde,UE= Media del tiempo de entrega.SE= Unidades de seguridad.

Entonces,

TE = ( E + SE ).SE = Z2 * E

Donde,TE= tiempo de entrega.E = tiempo medio de entrega.SE= tiempo de seguridad para la entrega.E = desviacin estndar del tiempo de entrega.Z2 = factor de seguridad para la cobertura del tiempo de entrega o del nivel de servicio (de acuerdo a la tabla de la normal).

As, se puede determinar el inventario de seguridad o punto de reorden de acuerdo al nivel de seguridad predeterminado, de la siguiente forma:

Pr = S D * TESD = (D + Z1D)TE = (E + Z1E)

Donde,Pr = punto de reordenTE = tiempo de entregaSD = inventario esperado + inventario de seguridadSS = inventario de seguridad para la demanda.D = demanda media.E = tiempo medio de entrega.SE = tiempo de seguridad para la entrega.D = desviacin estndar de la demanda, durante el tiempo de entrega.E = desviacin estndar del tiempo de entrega.Z1= factor de seguridad para la cobertura del inventario (de acuerdo a la tabla de la normal)Z2= factor de seguridad para la cobertura del tiempo de entrega (de acuerdo a la tabla de la normal)

Cantidad a ordenar: nmero de unidades de un producto que se adquiere, mediante compra o fabricacin, para reabastecer el inventario.

Tiempo de entrega: cantidad de tiempo entre la colocacin de una orden y su recepcinPunto de reorden: nivel de inventario en el cual se coloca la ordenSistema de revisin continua: es un sistema de inventario cuyo nivel actual est vigilado de manera continua.Sistema de revisin peridica: es un sistema de inventario cuyo nivel slo se verifica en forma peridica.4.4 Sistemas bsicos de reabastecimiento.

Entre las hiptesis del modelo EOQ bsico se ha supuesto que el tiempo de entrega es nulo. Si se relaja esta hiptesis, no se ven modificados el coste anual de mantenimiento ni el de hacer pedidos, por lo que la cantidad econmica de pedido no vara. Sin embargo, la cuestin que se plantea ahora es cuando debe hacerse el pedido para evitar que se presente escasez en el inventario. Esta claro que se debe ordenar el pedido en el instante preciso para que ste llegue justo cuando se agote el inventario.

Una forma de determinar este instante es calcular el nivel de inventario adecuado para satisfacer la demanda durante el tiempo que tarde en llegar el pedido. A este nivel de existencias se le denomina punto de reabastecimiento y se denota por R*.

Para calcular el punto de reabastecimiento distinguiremos tres casos, dependiendo del tiempo L que tarda en llegar el pedido y la longitud de ciclo de inventario ptima T*.

Si L < T*, el punto de reabastecimiento es R* = LD.Si L > T*, la demanda durante el tiempo de entrega es mayor que q*, lo que implica que el pedido debe hacerse en algn periodo anterior a aquel en cuya finalizacin esperamos recibir el pedido. En concreto, si m es la parte entera deL/T*, entonces L = L - mT* es menor que T* y el punto de reabastecimiento esR* = LD = (L -mT*)D = LD mq*:

Si L = T*, entonces debemos realizar el pedido cada vez que el inventario se agota, aunque este llegar a al final del ciclo que se inicia.

Se debe escoger si el reabastecimiento se har a intervalo fijo o si se expresa segn una cantidad de inventario determinada (punto de reorden o reabastecimiento).

4.4.2 Sistemas de pedidos peridicos.

rdenes o pedidos fijos: bajo cualquier sistema de rdenes o pedidos se ordenara siempre la misma cantidad. El tiempo de poner la orden puede variar de acuerdo a las fluctuaciones en el uso de material. El objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es suficiente para cubrir la demanda mxima.

Resurtidos peridicos. Se utiliza cundo se tiene un control perpetuo de inventarios.

Cundo pedir?A intervalos de tiempo (T) iguales.Cunto pedir?Se pide la cantidad q (puede variar por pedido).

T: unidades de tiempo entre dos revisionesL. Tiempo de entrega en unidades de tiempo: demanda promedio durante una unidad de tiempo z: nmero de desviaciones estndar para una probabilidad de servicio